This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Contracts related to building work completed at Gloucestershire Heritage Hub'.


 
The Town and Country Planning General Regulations 1992 
 
Development by the Gloucestershire County Council 
 
 
Take Notice that pursuant to Regulation 3 of the above-mentioned Regulations on  
10th November 2015 the Commissioning Director: Communities & Infrastructure using 
delegated powers decided that planning permission be GRANTED for the under-mentioned 
development:- 
 
 
 
Planning Reference No.: 15/0058/GLREG3 
Date Application Valid: 24th July 2015 
 
 
District Authority: Gloucester City Council 
District Reference No.: 15/01037/DCC 
 
 
Site: 
Gloucester Records Office, Clarence Row, Alvin Street, Gloucester, 
 
Gloucestershire, GL1 3DW. 
 
Proposal:  Refurbishment of the Gloucestershire Archive including erection of three new 
 
strongrooms, a meeting/training suite & internal re-organisation of public access 
spaces. Demolition of two HORSA huts & associated ancillary external 
structures. Car park re-organisation, re-surfacing & soft landscaping works. 
 
Applicant:   Property Strategy Lead, Gloucestershire County Council, Shire Hall, Gloucester, 
GL1 2TG. 
 
 
Conditions:-  
 
1. 
Commencement 
 
 
 
The development hereby approved shall begin not later than 3 years beginning 
with the date of this permission.  
 
 
 
Reason:  To comply with the requirements of Section 91 of the Town and 
Country Planning Act 1990 as amended by Section 51 of the Planning and 
Compulsory Purchase Act 2004. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Nigel Riglar 
 
Commissioning Director: 
 
Communities and Infrastructure 
 
 
Duly authorised in that behalf 
Permission Date:  17th November 2015 
 
 
 
Note:  Pursuant to Regulation 9 of the above mentioned Regulations the permission hereby granted 
enures for the benefit of Gloucestershire County Council only, except in the case of development 
to be undertaken jointly with any other person named in the application, in which case the 
permission shall enure for the County Council and that other person. 
 
DEC NOTICE REG3 CONSENT/WW 
Gloucester Records Office 
1 of 10 

15/0058/GLREG3 
 
 
2. 
Prior Notification 
 
 
 
The main contractor shall ensure that at least 7 days prior notification of the date 
of commencement of the development detailed in this application shall be given 
in writing to the County Planning Authority. 
 
 
 
Reason:  To enable the County Planning Authority to monitor the operations and 
to ensure compliance with this permission. 
 
3. 
Scope of the Development 
 
 
 
The development hereby approved shall be carried out in complete accordance 
with the application as submitted, together with accompanying Stage D Report, 
incorporating Design and Access Statement and associated Appendices 1 to 14 
dated July 2015; Archaeological Evaluation produced by Cotswold Archaeology 
dated June 2015; Archaeological Desk-Based Assessment produced by 
Cotswold Archaeology dated April 2015; Ecological Appraisal produced by All 
Ecology dated June 2015 and approved plans [drawing number]:  
 
 
 
-  6408/SK09: Proposed Location Plan dated 07.09.2015 
 
-  6408/SK10D: Proposed Floor Plan dated July 2015 
 
-  6408/SK14A: Existing Building Elevations dated July 2015 
 
-  6408/SK12A: Existing Floor Plan dated 02/25/14 
 
-  6408/SK18A: Proposed Sections dated 26.06.2015 
 
-  6408/SK19A: 3D Cutaway dated 05/15/15 
 
-  6408/SK13A: Proposed Elevations dated 26.06.2015 
 
-  6408/SK15A: Existing Site Plan dated 07/10/15 
 
-  6408/SK16A: Site Plan Proposed dated 01/07/2015 
 
-  6408/SK20: Proposed Roof Plan dated 07/07/15 
 
 
 
and specifications with any scheme, working programme or other details 
submitted for the prior written approval of the County Planning Authority in 
pursuance of any condition attached to this permission. 
 
 
 
Reason:  For the avoidance of doubt and to secure a satisfactory form of 
development, the amenities of neighbouring residents and the environmental 
quality of the site and surrounding area in accordance with policies A.1(a), A.2 nd 
L.6 (a) of the adopted City of Gloucester Local Plan 1983, along with policies 
BE.1, BE.2, BE.4, BE.5, BE.6, BE.7, BE.8, BE.12, BE.20, BE.21, BE.29, BE.30, 
BE.31, BE.33, BE.34, BE.37, C.1, CS.1, CS.2, FRP.6, FRP.9, FRP.10, ST.1, 
ST.5, ST.7, TR.1, TR.9, TR.11, TR.12 and TR33 of the Second Deposit City of 
Gloucester Local Plan (2002), Policy WCS1 and WCS2 of the adopted 
Gloucestershire Waste Core Strategy, National Planning Practice Guidance and 
the aims and interests that the National Planning Policy Framework seeks to 
protect and promote with regard to community facilities, amenity, design, 
ecology, biodiversity and flood risk. 
 
 
 
 
 
 
 
 
DEC NOTICE REG3 CONSENT/WW 
Gloucester Records Office 
2 of 10 

15/0058/GLREG3 
 
 
4. 
Hours of Demolition and Construction 
 
 
 
The hours of working on site during the demolition and construction phases of 
the development shall be restricted to 07:30 to 18:00 hours Mondays to Fridays, 
08:00 to 13:00 hours on Saturdays and no working shall take place on Sundays, 
Bank or Public Holidays. The term 'working' shall, for purpose of clarification of 
this condition include: the use of any plant or machinery (mechanical or other), 
the carrying out of any maintenance/cleaning work on any plant or machinery, 
deliveries to and from the site and the movement of construction vehicles within 
the curtilage of the site. 
 
 
 
Reason:  To safeguard the residential amenity of the area in accordance with 
policy BE.21 and FRP.10 and FRP.11 of the Second Deposit City of Gloucester 
Local Plan (2002), along with the aims and interests that paragraph 17 of the 
National Planning Policy Framework seeks to protect and promote. 
 
5. 
Drainage 
 
 
 
 
Prior to the commencement of any drainage works on site a complete detailed 
drainage design and schedules (manhole, pipes and connections) for the 
disposal of surface water and foul sewage shall be submitted to and approved in 
writing by the County Planning Authority. The scheme shall subsequently be 
completed in accordance with the approved details before the development is 
first brought into use/occupied. 
 
 
Reason:  To ensure that the development is provided with a satisfactory means 
of drainage as well as to reduce the risk of creating or exacerbating a flooding 
problem and to minimise the risk of pollution in accordance with policy FRP.6 of 
the Second Deposit City of Gloucester Local Plan (2002), along with the aims 
and interests that paragraph 103 of the National Planning Policy Framework 
seeks to protect and promote. 
 
6. 
Ecology 
 
 
 
No roof, tree or shrub removal works shall commence between 1st March and 
31st August inclusive unless it is confirmed that there is no presence or use of 
roofs by nesting birds. If these species are present the works cannot commence 
until a scheme to protect any nesting bird on the site is submitted to and 
approved in writing by the County Planning Authority. The scheme shall then be 
implemented as approved. 
 
 
 
Reason:  To ensure that wild birds building or using their nests are protected as 
required by law and in accordance with ODPM Circular 06/2005 plus National 
Planning Policy Framework paragraphs 109 and 118. 
 
7. 
The measures of the Tree Protection Plan and Arboricultural Method Statement 
are approved and shall be implemented as set out in the Arboricultural Report 
within Appendix 9 of the Design and Access Statement dated July 2015. 
 
 
Reason:  To ensure that biodiversity and amenity is conserved and in 
accordance with ODPM Circular 06/2005 plus National Planning Policy 
Framework paragraphs 17, 109 and 118. 
 
 
DEC NOTICE REG3 CONSENT/WW 
Gloucester Records Office 
3 of 10 

15/0058/GLREG3 
 
8. 
Soft Landscape and Aftercare Scheme 
 
 
 
Within three months of the commencement of the development a scheme 
detailing soft landscaping, biodiversity enhancement and aftercare management 
shall be submitted to the County Planning Authority.  
 
 
The scheme shall include details of: 
 
 
-  species, number, density and size of new native trees and shrubs; 
-  species, number and/or density of herbaceous plants rich in nectar and/or 
seed or berries; 
-   species within grass seed or turfing; and 
-  a small bird feeding station for the garden area. 
 
 
 
Upon written approval from the County Planning Authority the approved scheme 
shall be implemented prior to the occupation of the development or within the first 
planting season, whichever is sooner. All plants that fail to thrive or which die 
within the first five years after completion should be replaced with species of, as 
a minimum, the same size as those planted. 
 
 
 
Reason:  In the interests of the visual amenity of the area in accordance with 
Policies BE.4 and BE.12 of the City of the Second Deposit Gloucester Local Plan 
(2002) and paragraphs 17 and 109 of the National Planning Policy Framework. 
This is also in accordance with Section 40 of the Natural Environment and Rural 
Communities Act 2006, which confers a general biodiversity duty upon Local 
Authorities. 
 
9. 
Archaeology 
 
The type and depth of foundations, drainage and services shall be approved in 
writing by the local planning authority prior to the commencement of the 
development. 
 
Reason: To ensure that significant heritage assets are conserved, in accordance 
with paragraph 129 of the National Planning Policy Framework. 
 
10. 
No development shall take place within the application site until the applicant, or 
their agents or successors in title, has secured the implementation of a 
programme of archaeological work in accordance with a written scheme of 
investigation which has been submitted by the applicant and approved in writing 
by the County Planning Authority. 
 
Reason: To make provision for a programme of archaeological mitigation, so as 
to record and advance understanding of any heritage assets which will be lost, in 
accordance with paragraph 141 of the National Planning Policy Framework. 
 
11. 
Highways 
 
 
 
No construction work shall commence on the development until details of the 
parking, loading and unloading of construction vehicles, the storage of plant, 
machinery and materials, the parking of site operative vehicles and vehicle wheel 
cleaning have been submitted to and approved in writing by the County Planning 
Authority.   
 
 
 
DEC NOTICE REG3 CONSENT/WW 
Gloucester Records Office 
4 of 10 

15/0058/GLREG3 
 
The approved details shall be implemented prior to the commencement of 
development and retained, as approved, for the duration of the building works. 
 
 
 
 
Reason:  To minimise disruption, congestion and hazards on the public highway, 
in the interests of highway safety and to ensure that no long-term impacts are 
created on the surrounding environment in accordance with Chapter 4 of the 
National Planning Policy Framework. 
 
12. 
Vehicular Parking and Turning Facilities 
 
 
 
The development hereby permitted shall not be occupied until the vehicular 
parking and turning facilities have been provided in accordance with the 
submitted plan drawing No.6408/SK16/A, and those facilities shall be maintained 
and made available for those purposes for the duration of the development 
hereby approved. 
 
 
 
Reason:  To ensure that a safe, suitable and secure means of access for all 
people that minimises the conflict between traffic and cyclists and pedestrians is 
provided in accordance with paragraph 35 of the National Planning Policy 
Framework. 
 
13. 
Cycle Storage 
 
 
 
The development hereby permitted shall not be brought into use until the cycle 
storage facilities have been made available for use in accordance with the 
submitted plan drawing no. 6408/SK16/A, and those facilities shall be retained in 
situ for the duration of the development hereby approved. 
 
 
 
Reason:  To ensure that adequate cycle parking is provided, to promote cycle 
use and to ensure that the opportunities for sustainable transport modes have 
been taken up in accordance with paragraph 35 of the National Planning Policy 
Framework. 
 
14. 
Highway Protection 
 
 
 
No mud, debris and materials shall be deposited on the highway from 
construction and commercial vehicles leaving the site. 
 
 
 
 
 
Reason:  In the interests of highway safety and to prevent mud, debris and 
materials getting on the highway, in accordance with the aims and objectives of 
Chapter 4 of the National Planning Policy Framework. 
 
15. 
External Lighting 
 
 
 
Prior to the installation of any external lighting within the curtilage of the red line 
shown on drawing No.6408/SK09 a Lighting Scheme shall be submitted to and 
approved in writing by the County Planning Authority. The Scheme is to be based 
on the External Lighting Strategy on page 15 of Appendix 2 of the Stage D 
Report, incorporating Design and Access Statement dated July 2015. The 
Scheme shall include the following details: 
 
 
 
 
 
DEC NOTICE REG3 CONSENT/WW 
Gloucester Records Office 
5 of 10 

15/0058/GLREG3 
 
 
-  the position, height and type of all external lighting; 
-   the intensity of external lighting and spread of light (Lux plans); 
-  the measures proposed to minimise impact of the lighting on the environment 
including commuting bats and neighbouring residents. 
 
The approved scheme shall be implemented for the duration of the development 
and maintained thereafter in accordance with the scheme. 
 
Reason:  To ensure the foraging and commuting of bats are not discouraged at 
this location and in accordance with ODPM Circular 06/2005 plus National 
Planning Policy Framework paragraphs 109 and 118 and Section 40 of the 
Natural Environment and Rural Communities Act 2006 which confers a general 
biodiversity duty upon Local Authorities whilst exercising their functions. Such 
details are also required in the interests of the amenity of the area in accordance 
with policies BE.6, BE21, FRP.9 and ST.1 of the Second Deposit City of 
Gloucester Local Plan (2002) and paragraph 17 of the National Planning Policy 
Framework. 
 
16. 
Materials 
 
 
 
 
Samples of all external facing, roofing and hard landscaping materials to be used 
in the construction of the development hereby approved shall be submitted to 
and approved in writing by the County Planning Authority prior to such materials 
being used within the development. 
 
 
 
 
The development shall not be undertaken other than in full accordance with such 
approved details, which shall be implemented in full prior to the development 
hereby approved being brought into use/occupation.  Thereafter, the approved 
details shall be retained in situ for the duration of the development. 
 
 
 
 
Reason:  In the interests of the amenity of the area in accordance with 
paragraph 17 of the National Planning Policy Framework and policies BE.1, 
BE.6, BE.20, BE21 and ST.1 of the Second Deposit City of Gloucester Local 
Plan (2002). 
 
17. 
Dust 
 
 
 
Prior to the commencement of the development hereby permitted, a scheme for 
the management of dust during the demolition and construction phase of the 
development shall be submitted to and approved in writing by the County 
Planning Authority.  This approved scheme shall be implemented and maintained 
for the entire demolition and construction phase of this development. 
 
 
 
Reason:  In order to ensure that materials are handled and properly discharged 
in the interests of the amenities of residential property in the locality in 
accordance with policy BE.21 and FRP.11 of the Second Deposit City of 
Gloucester Local Plan (2002). 
DEC NOTICE REG3 CONSENT/WW 
Gloucester Records Office 
6 of 10 

15/0058/GLREG3 
 
18. 
Noise 
 
 
 
Prior to the commencement of the development hereby permitted, a scheme for 
the management of noise from the demolition and construction phase of the 
development shall be submitted to and approved in writing by the County 
Planning Authority.  This approved scheme shall be implemented and maintained 
for the entire demolition and construction phase of this development. 
 
Reason:
  In order to ensure that materials are handled and properly discharged 
in the interests of the amenities of residential property in the locality in 
accordance with policy BE.21, FRP.10 and FRP.11 of the Second Deposit City of 
Gloucester Local Plan (2002). 
 
19. 
Vibration 
 
 
 
Prior to the commencement of the development hereby permitted, a scheme for 
the management of vibration from the demolition and construction phase of the 
development shall be submitted to and approved in writing by the County 
Planning Authority.  This approved scheme shall be implemented and maintained 
for the entire demolition and construction phase of this development. 
 
 
 
Reason:  In order to ensure that materials are handled and properly discharged 
in the interests of the amenities of residential property in the locality in 
accordance with policy BE.21 and FRP.11 of the Second Deposit City of 
Gloucester Local Plan (2002). 
 
20. 
Additional Information 
 
 
 
 
Details of the following matters set out in the schedule below shall be submitted 
to and approved in writing by the County Planning Authority prior to their 
installation or erection.  The development shall be implemented in full and in 
complete accordance with the approved details prior to the extensions hereby 
approved being occupied or brought into use. 
 
 
 
 
Schedule:- 
 
 
 
a.  Mechanical and electrical installations, including flues, ventilation equipment 
and any air conditioning units or air source heat pumps; 
b.  Bin Store; 
c.  Any external CCTV system/s to be installed; 
d.  Access controls for external pedestrian and vehicle gates; 
e.  Delineation of car parking spaces; 
f.  Profile of external door and window frames, including cills; 
g.  Salvage of architectural features resulting from either the demolition or as 
may be required to facilitate the extensions and alterations hereby approved. 
 
 
 
 
The development shall not be undertaken other than in full accordance with such 
approved details. 
 
 
Reason:  Insufficient details were submitted for these matters to be fully and 
properly considered in respect of the approval hereby granted and policies BE.5, 
BE.6, BE.8, BE.21, BE.22 and ST.1 of the Second Deposit City of Gloucester 
Local Plan (2002), along with the aims and interests that the National Planning 
Policy Framework seeks to protect and promote. 
DEC NOTICE REG3 CONSENT/WW 
Gloucester Records Office 
7 of 10 

15/0058/GLREG3 
 
 
21. 
Mechanical and Electrical 
 
 
 
 
Details of any noise attenuation measures as may be required by condition 20 (a) 
shall be submitted to and approved in writing by the County Planning Authority 
before such works are undertaken. Any such approved measures shall be fully 
implemented before the development hereby approved is occupied or brought 
into use. 
 
 
 
 
Reason:  To ensure an acceptable noise level for the residents in Virginia Close 
and neighbouring properties in accordance with policy BE.21 and FRP.10 of the 
Second Deposit City of Gloucester Local Plan (2002), along with the aims and 
interests that the National Planning Policy Framework seeks to protect and 
promote. 
 
22. 
Bin Store 
 
 
 
 
Details of the Bin Store required by condition 20 (b) of this permission shall be 
implemented in full in accordance with the approved details prior to any part of 
the extensions being brought into use. 
 
 
 
 
The approved Bin Store facility is to be retained for the duration of the 
development. 
 
 
 
 
Reason:  To ensure the satisfactory provision of this necessary facility in 
accordance with the aims and interests that the National Planning Policy 
Framework seeks to protect and promote. 
 
 
Asbestos Removal and Disposal 
 
23. 
No development shall take place including site clearance until an asbestos 
management report relating to the demolition of the on-site HORSA buildings and 
refurbishment of the existing Gloucestershire Archives is submitted to and 
approved in writing by the County Planning Authority.  The report shall include a 
remediation scheme to deal with the asbestos contaminant identified in the 
submitted Asbestos Executive Summary in Appendix 7 of the submitted Stage D 
Report, incorporating Design and Access Statement, including an implementation 
timetable, monitoring proposals and a remediation verification methodology. The 
verification methodology shall include a sampling and analysis programme to 
confirm the adequacy of decontamination and an appropriately qualified person 
shall oversee the implementation of all remediation. 
 
The construction of the extensions hereby approved shall not commence and the 
areas of the existing Gloucestershire Archives building where remediation of 
asbestos has taken place shall not be brought into use until the investigator has 
provided a report, which shall include confirmation that all remediation measures 
have been carried out fully in accordance with the scheme. The report shall also 
include results of the verification programme of post-remediation sampling and 
monitoring in order to demonstrate that the required remediation has been fully 
met, together with a discovery strategy for dealing with any unexpected 
contamination which might be found. 
 
 
 
 
 
 
DEC NOTICE REG3 CONSENT/WW 
Gloucester Records Office 
8 of 10 

15/0058/GLREG3 
 
 
Reason:
  To protect the environment and prevent harm to human health by 
ensuring that where necessary, the land is remediated to an appropriate 
standard in order to comply with paragraphs 120 and 121 of the National 
Planning Policy Framework (NPPF). 
 
 
1. 
Advice Notes: 
 
 
 
Ecology 
 
 
1.  Advice Note - In accordance with the Ecological Appraisal the contractors 
should be advised to adhere to the following procedures in the unlikely event 
bats are found during the demolition of buildings on site: 
 
 
-    If a bat roost is still in a structure and bats are not injured, stop work and 
contact a licensed ecologist. If help is not available, allow bats to fly out of 
harm's way. 
 
 
-  If material containing a roost has been removed, the roost is not exposed and 
the bats are not injured, temporarily seal and isolate the roost, stop work and 
seek advice from a licensed ecologist. If advice is not readily available, re-
open it and allow bats to relocate of their own accord. 
 
 
-  If a roost has been exposed, and especially if bats have been injured, stop 
work, collect bats in a secure box or bag (using a glove) and contact a 
licensed ecologist. 
 
2.  Advice Note - Further biodiversity enhancement could be considered and 
secured by incorporating new roosting opportunities for bats and/or nesting 
opportunities for house sparrows or possibly swifts. See paragraphs 4.7, 4.8, 
4.12 to 4.13 of the Ecological Appraisal for further details. 
 
 
Network Rail 
 
 
3.  Safety - No work should be carried out on the development site that may 
endanger the safe operation of the railway or the stability of Network Rail's 
structures and adjoining land.  In view of the proximity of these proposed 
works to the railway boundary the developer must contact Network Rail on 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx.xx before works begin. 
 
Asbestos Removal and Disposal 
 
 
4.  Licensed Contractors only are permitted to remove asbestos which must be 
transferred to a licensed site. A H.S.E licensed asbestos removal contractor 
should be employed to carry out the demolition process, removal from site 
and safe disposal of asbestos material arising from the demolition of the 
HORSA buildings or the refurbishment of the existing Gloucestershire 
Archives building. 
DEC NOTICE REG3 CONSENT/WW 
Gloucester Records Office 
9 of 10 

15/0058/GLREG3 
 
 
 
 
Summary reason for granting approval 
 
 2. 
The proposal makes provision for proposed refurbishment of the Gloucestershire 
Archive including erection of three new strongrooms, a meeting/training suite & 
internal re-organisation of public access spaces. Demolition of two HORSA huts 
& associated ancillary external structures. Car park re-organisation, re-surfacing 
& soft landscaping works. 
 
 
 
The proposed extensions, due to their scale and location, would not result in any 
adverse visual impact or other harm to local residents.  The only impact on 
amenity would be during the construction period and this would be controlled 
through approval of a Construction Method Statement, which would include 
details of vehicle type and numbers, control over noise, dust and vibration, 
parking and hours of operation. 
 
 
 
By virtue of its design, size and siting the County Planning Authority is of the 
opinion that the proposed development would have no adverse impact upon the 
amenity of neighbouring residents or the character of the street scene and the 
Worcester Street Conservation Area by reason of its design, appearance, scale 
and siting in accordance with policies A.1(a), A.2 and L.6 (a) of the adopted City 
of Gloucester Local Plan 1983, along with policies BE.1, BE.2, BE.4, BE.5, BE.6, 
BE.7, BE.8, BE.12, BE.20, BE.21, BE.29, BE.30, BE.31, BE.33, BE.34, BE.37, 
C.1, CS.1, FRP.6, ST.1, ST.5, ST.7, TR.1, TR.9, TR.11 and TR.12 of the Second 
Deposit City of Gloucester Local Plan (2002), Policy WCS1 and WCS2 of the 
adopted Gloucestershire Waste Core Strategy and the aims and interests that 
the National Planning Policy Framework seeks to protect and promote.  The 
County Planning Authority is mindful of the wider public gains the development 
will bring to the community and that any perceived harm to the character and 
setting of the Gloucestershire Archives building and wider street scene is not so 
detrimental as to warrant refusal. 
 
 
 
In determining this planning application, the County Planning Authority has 
worked with the applicant in a positive and proactive manner based on seeking 
solutions to any potential problems arising in relation to dealing with the planning 
application by liaising with consultees, respondents and the agent, and by 
discussing outcomes, findings and comments with the applicant where 
considered appropriate or necessary.  This approach has been taken positively 
and proactively in accordance with the requirement in the National Planning 
Policy Framework, as set out in the Town and Country Planning (Development 
Management Procedure) (England) (Amendment No.2) Order 2012. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
DEC NOTICE REG3 CONSENT/WW 
Gloucester Records Office 
10 of 10