This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Hr Policies and Procedures'.


Service Instruction 0853: Capability 
 
Service Instruction 0853 
 
Capability 
 
 
 
Document Control 
Description and Purpose 
This  document  is  intended  to  advise  Managers  and  employees  of  the  procedure  to  follow  where 
employees are unable to meet the Authority’s expectations of them because of capability issues. 
 
 
Active date 
Review date 
Author 
Editor 
Publisher 
09.04.2015 
10.05.2019 
Amanda Cross 
Nick Mernock 
Sue Coker 
Permanent 

Temporary 
 
If temporary, review date must be 3 months or less. 
 
Amendment History 
Version  

Date 
Reasons for Change 
Amended by 
1.1 
28.04.15  Amends to page 10 / 12 and 18 
Amanda Cross 
1.2 
07.04.16  Review date change only 
Amanda Cross 
1.3 
10.05.18  General Data Protection Regulation update 
Amanda Cross 
 
Risk Assessment (if applicable) 
Date Completed 

Review Date 
Assessed by 
Document location 
Verified by(H&S) 
 
 
 
 
 
 
Equalities Impact Assessment 
Date  

Reviewed by 
Document location 
12.04.16 
 
E&DPortal/EIAs/EIA2014/POD/Capabilities 
 
Civil Contingencies Impact Assessment (if applicable) 
Date 

Assessed by 
Document location 
 
 
 
 
Related Documents 
Doc. Type 

Ref. No. 
Title 
Document location 
Policy 
PROPOL11  Conduct & Capability  
Portal/POD/Policies & Service Instructions 
Instruction  SI 0738 
Values Based Appraisals 
Portal/POD/Policies & Service Instructions 
Instruction  SI 0827 
Probation 
Portal/POD/Policies & Service Instructions 
Instruction  SI 0854 
Conduct 
Portal/POD/Policies & Service Instructions 
Instruction  SI 0852 
Absence and Attendance 
Portal/POD/Policies & Service Instructions 
Instruction  SI 0855 
Medical Discharge procedure 
Portal/POD/Policies & Service Instructions 
 
Contact 
Department 

Email 
Telephone ext. 
POD 
xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx 
0151 296 4358 
 
Target audience 
All MFRS 


Ops Crews 
 
Fire Protection 
 
Fire Prevention 
 
Principal officers 
 
Senior officers 
 
Non uniformed 
 
 
 
 
 
Relevant legislation (if any) 
 
 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.19 
Page 1 of 25 

Service Instruction 0853: Capability 
 
Introduction  
Merseyside  Fire  &  Rescue  Authority  (MFRA)  recognises  the  importance  that  its  people,  and  their 
performance has on the continued success of the Service, as a result it places great importance on an 
employee’s ability to undertake their role in a manner which meets the needs and expectations of the 
Authority. 
 
In adopting this process the Authority will ensure that all employees understand and are appropriately 
supported  to  achieve  and  maintain  the  standards  of  performance  and  attendance  expected  by  the 
Authority. 
 
The  Authority  will  ensure  the  process  is  applied fairly,  impartially  and  reasonably  in  order  to  address, 
any issues or concerns regarding an employee’s capability in the workplace.  
 
Terminology 
In the application of this procedure; 
 
Capability refers to an individual’s skil s, ability, aptitude and knowledge in relation to the job that he or 
she is employed to do. Capability is defined in the Employment Rights Act 1996 S.98 (3) (a) as 
“capability assessed by reference to skil , aptitude, health or any other physical or mental quality”.  
 
Performance is the accomplishment of a given task measured against a set of pre-determined known 
standards. Performance may include a number of factors and common measures of performance may 
relate to accuracy, adherence, completeness, cost, speed or achieving individual or organisational 
targets.  
 
  A job description or role map provides an example of performance measures expected by the 
Authority of an individual’s role and their ability to maintain a consistent level of performance. 
 
  Objectives agreed in appraisals provide specific, measurable, achievable reviewable targets. 
Development activities enable these objectives to be achieved. 
 
The measure of an individual’s performance may also be compared against established work place 
processes and procedures where their ability to provide a standard range of skills over a period of time 
can be measured against required organisational expectations. 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.19 
Page 2 of 25 

Service Instruction 0853: Capability 
 
Performance is also deemed to be the fulfilment of a task, duty or responsibility, as deemed appropriate 
by the line manager or is an implied term under a contract of employment. 
 
Attendance is a statutory term of the contract of employment and as such is covered by this 
procedure.  
 
Absence impacts on both the performance and the ability of the individual to undertake a set of tasks 
and has a direct impact on the service levels and the capability of the organisation to undertake its 
statutory duties. 
 
In the interests of brevity, poor attendance is not covered in detail in this procedure as it is extensively 
covered in the Absence and Attendance Service Instruction, the Medical Discharge Procedure and the 
current procedures operated by the Authority with regard to firefighter fitness; however poor attendance 
is linked directly to capability and should be considered in accordance with this procedure. 
 
It may be considered unusual to consider ill health as a capability matter; however the purpose of these 
interventions is to be corrective and supportive to enable an employee through targeted actions and 
additional support to meet organisational expectations. 
 
Responsibilities 
An employee is expected to achieve and retain the skills, ability, aptitude and knowledge in relation to 
the role for which they are employed and to work with their manager in seeking early resolutions to any 
issues or concerns which have been identified. 
 
Employees have a duty to take care of themselves and those affected by their work and to co-operate 
and comply with Authority’s policies and procedures and seek guidance and advice on any health, 
safety and welfare issues or concerns.  
 
 
Employees are encouraged to regularly reflect on their own performance, in relation to achieving and 
maintaining the Authority’s standards regarding their ability to fulfil the tasks, duties or responsibilities, 
pertinent to their role, contract of employment, job descriptions and/or via the appraisal process. 
 
Managers are responsible for setting realistic and achievable performance and attendance targets 
which reflect the standards set by the Service. They are also responsible for ensuring that those are 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.19 
Page 3 of 25 

Service Instruction 0853: Capability 
communicated to their employees so they are aware of the organisational expectations placed upon 
them. 
 
Managers are also responsible for supporting and assisting an employee’s development. 
 
 
Managers should broach the subject of absence, poor performance or wider capability issues with the 
employee directly using specific examples in order to address any issues promptly and proportionately.   
 
Managers and employees will agree any work objectives or targets’, discussing what training is 
available and providing appropriate advice to the employee with continual reviews. 
 
Managers are encouraged to keep in touch with employees who are absent from work and offer 
opportunities of support which would assist them return to work. 
 
Where appropriate managers can seek advice and support from the People and Organisational 
Development Team, Professional Standards and/or Occupational Health Team as soon as a capability 
issue is identified to ensure a suitable approach is taken as each case will be different and require a 
bespoke solution. 
 
What is capability? 
Capability can include situations affecting the individual or team performance.  For example, an 
employee reaches or passes an absence trigger point or their performance falls below a level or 
standard of performance reasonably expected of their role. The employee’s capability may be 
diminished or be un-sustained and can be clearly identifiable when measured against the agreed 
Service standards or organisational or individual performance targets. 
 
It can be difficult to determine initially whether an issue is one of conduct or capability. For example, an 
employee may have poor attendance. In one case a person may want to attend work but is medically 
unfit to do so, as a result this is a capability issue. Alternatively, an employee may choose not to attend 
work although they could or they may manage the trigger system, and this would be a conduct issue. 
Both cases would be handled very differently.  
 
 
 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.19 
Page 4 of 25 

Service Instruction 0853: Capability 
Levels of Management 
Stage 
Manager 
Informal 
First line manager 
Formal Stage One 
First/second line manager 
Formal Stage Two 
Second/third line manager 
Formal Stage Three (Final) 
Area Manager/Director 
 
 
Dealing with capability issues – informal 
 
The manager should always adopt an informal approach in the first instance of capability issues.  
 
Early intervention by the Manager should ensure that an employee understands what is required of 
them; both in terms of the duties and the standards to which those duties must be performed. This 
approach by the Manager should proactively reduce the possibility of capability issues arising. 
 
The manager and the employee should discuss the situation to identify the necessary activity which 
needs to take place to bridge the capability gap. At this point key outcomes and milestones should be 
agreed with realistic timescales agreed for future meetings. 
 
The Manager must create a record of the discussion, which should capture both the issues and the 
improvements, which have been identified and agreed. 
 
During each review meeting, Managers should encourage the employee to compare their own 
attendance/performance or abilities with the requirements and standards set by the service to identify 
for themselves the gaps. Reasons for the poor attendance/performance should be explored, with the 
employee being encouraged to identify any issues which may have had an adverse effect on their 
ability to attend/perform. 
 
At the end of the review period, the Manager must determine if the necessary improvement has been 
achieved by the employee. The employee should be made aware that the consequences of not 
achieving this improvement may result in an escalation to the formal stage of the capability process. 
 
The informal process should be no longer than six months, but there may be extenuating 
circumstances which extend this period. For example, this may be due to the cancellation of an 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.19 
Page 5 of 25 

Service Instruction 0853: Capability 
important event, such as a training course or a hospital appointment and as such, the circumstances 
are beyond the control of the Manager and the employee. 
 
Dealing with capability - Formal  
The  aim  is  to  correct  a  situation  and  secure  sustained  improvement.  There  are  three  formal  meeting 
stages in the Capability procedure. 
 
Stage one- First formal meeting 
This stage should be used where informal support and action has not resolved the issue.  
 
Professional Standards will be responsible for organising a capability meeting as soon as possible after 
the review of the informal activity and any relevant information should be submitted to the Meeting 
Manager and employee at least 10 working days before the meeting is scheduled to take place. 
 
Professional Standards will advise the employee, in writing, that the meeting may result in a sanction in 
the form of an Improvement Note. As this is a formal meeting an employee has the right to be 
accompanied by a work colleague or a Trade Union representative. 
 
If the outcome of the formal meeting is that an Improvement Note is issued then this should formally 
communicate to the employee what they need to do to improve their performance or attendance, the 
support available, the timescales for achieving this improvement and the consequences of not doing so. 
 
A maximum period of six months would be considered a reasonable timescale to comply with the 
requirements of Stage one. 
 
The employee will be informed of their right of appeal. 
 
Stage two- Second Formal meeting 
The Meeting Manager should review the information from the stage one meeting and determine if the 
necessary improvement has been achieved. 
 
If the issues and concerns highlighted in the first formal meeting remain or have increased during the 
monitoring periods then the Meeting Manager may escalate to stage two of the capability process. 
 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.19 
Page 6 of 25 

Service Instruction 0853: Capability 
The employee will be informed at the end of the monitoring period that the process is being escalated 
and this will be confirmed in writing. Each formal meeting will take the same format as detailed in the 
first formal meeting. 
 
A maximum period of 18 months would be considered a reasonable timescale to comply with the 
requirements of Stage two. 
 
Stage three -Third and Final formal meeting (potential dismissal)  
If capability is still an issue or concern after the previous two stages then Professional Standards will 
appoint a Capability Manager. The Service must ensure that all reasonable considerations have been 
made, reasonable adjustments applied and medical advice sought or applied. This should then allow 
the Capability Manager to convene the final meeting and consider the circumstances regarding the 
employee’s continued employment.  
At this final stage the Capability Manager may consider dismissal on the grounds of capability, or as an 
alternative to dismissal, redeployment or demotion to a more suitable role in which the employee can 
meet the required standards.  
Area Managers and Directors, or above, have delegated powers to dismiss. 
Consideration may only be made to dismiss on the grounds of medical incapability if guidance or advice 
has been sought from the Occupational Health team. Where an employee has a disability the Equality 
and Diversity Manager will be involved to consider if reasonable adjustments can be made. 
Redeployment or demotion would be considered only if there were current vacancies or there was an 
Organisational need to recruit. 
If redeployment or demotion was agreed then the employee would have to adopt the terms and 
conditions commensurate with the new role. In addition to the redeployment or demotion, there may be 
a need to agree upon an Improvement Note; this may involve either, extending the existing one, or 
agreeing on a new Improvement Note. 
Appeals 
An employee has a right of appeal against any formal Improvement Note. Appeals should be registered 
within fourteen days of the decision being communicated to them. 
 
The appeal must include the specific grounds of appeal. These will normally be one of the following:  
 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.19 
Page 7 of 25 

Service Instruction 0853: Capability 
• There was a defect in the application of the process, 
• The issue is not proven on the balance of probabilities, 
• The Improvement Note was too severe  
• New evidence has come to light since the meeting which will have an impact on the decision 
 
The appeal hearing should be held within twenty eight days of its submission unless this is altered by 
mutual agreement. 
It should be noted that the conclusion of the appeal is final and there is no further right of internal 
appeal. 
Appeals against dismissal will be heard by Principal Officers. 
 
Monitoring Periods 
If necessary there may be a period of informal monitoring and support on occasions when an employee 
satisfies the criteria laid down in the Improvement Note.  This will be a maximum of six months for the 
first formal stage and a maximum of up to eighteen months for the second formal stage. 
The monitoring period will be determined on a case by case basis to reflect the ongoing support the 
employee requires and to ensure that the capability issue does not return once the formal process has 
concluded. 
If the Manager holds a reasonable belief and concern that progress is not being met they can move to 
the next level, if appropriate. 
 
Mitigating circumstances 
An employee’s unsatisfactory performance may be subject to external or non-employment related 
influences. If this is the case the Meeting Manager may wish to refer the employee to appropriate 
internal/external support.  
 
The following are some examples of support which may be considered:  
 
  Alcohol, Drug and Substance Misuse pathway of care 
  Fit for Work Health Plan 
  Employee Assistance Programme 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.19 
Page 8 of 25 

Service Instruction 0853: Capability 
  Occupational health support, such as physiotherapy 
  Employee Counselling Services 
  NHS Stop Smoking Helpline  
This type of intervention may support the employee in achieving the required performance levels as 
early as possible in the capability process.  
 
If it is clear that the unsatisfactory performance was as a result of ill health or a disability, advice should 
be sought from the Occupational Health team who will consider whether any reasonable adjustments 
are required to support the employee to meet the required standards.  
 
Where ill health or a disability has been confirmed any subsequent actions regarding capability should 
be considered in conjunction with the Occupational Health team and medical advisers and handled with 
the appropriate sensitivity relative to each individual case.    
 
Medical Discharge 
The capability procedure is managed independently of the Medical Discharge Procedure although on 
some occasions it may be necessary for both processes to run alongside each other based on advice 
from the Occupational Health team. If this is the case then the two processes should not conflict with 
one another, at any point in the proceedings. 
 
Neither process should be unnecessarily delayed by the other, before appropriate action is taken or 
support measures are implemented. For example, medical reports and assessments may be requested 
from the Occupational Health team and used to support either process and at any stage in the 
proceedings. 
 
The outcome of each process is considered independently from the other and will be considered 
through the appropriate channels. For example, an Improvement Note may still be issued whilst an 
employee is awaiting the outcome of the Medical Discharge Procedure. 
 
Genera Data Protection Act 
 
The Authority treats personal data collected in accordance with its data protection policy and 
related service instructions. Information about how your data is used and the basis for 
processing your data is provided in the Authority’s employee privacy notice 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.19 
Page 9 of 25 

Service Instruction 0853: Capability 
 
Capability Guidance 
This  Guide  does  not  form  part  of  the  capability  procedure,  and  should  not  be  regarded  as  such. 
Capability  is  the  responsibility  of  line  managers,  and  the  guide  has  been  designed  to  offer  practical 
advice to managers regarding best practice in handling capability issues at work.  
 
The aim of this procedure is to be a positive and preventative process. 
 
The purpose of managing capability is to be corrective and supportive to enable an employee through 
targeted actions and additional support to meet organisational expectations. As with any process it is 
important  to  help  an  employee  understand  the  consequence  of  what  could  potentially  happen  if  the 
expected standards are not met or maintained. A Manager is expected to handle every capability issue 
in a supportive way with sensitivity especially when the underlying issue is a medical one. 
 
The capability procedure is used where there is a genuine lack of capability. A deliberate failure on the 
part of the employee to meet the expected standards is a conduct issue and will be dealt with via the 
conduct procedure. 
 
The law states that in determining for the purposes of the Employment Rights Act (ERA) 1996, whether 
the dismissal of an employee is fair or unfair, it is for the employer to show the reason (or, if more than 
one, the principal reason) for the dismissal, and that it is either a reason falling within subsection (2) or 
some  other  substantial  reason  of  a  kind  such  as  to  justify  the  dismissal  of  an  employee  holding  the 
position  which  the  employee  held.  Capability  is  defined  in  the  ERA  1996  S.98  (3)  (a)  as  “capability 
assessed by reference to skil , aptitude, health or any other physical or mental quality”.  
 
 
Setting Standards 
It is important to understand that line managers have the right to set reasonable standards of 
performance, attendance and ability for their employees and to manage their teams to ensure these are 
met. 
 
By ensuring that an employee knows what is required of him/her; both in terms of the duties and the 
standards to which those duties must be performed, the manager will proactively reduce the possibility 
of capability issues arising.  
 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.19 
Page 10 of 25 

Service Instruction 0853: Capability 
If the standards are to be fully effective, they need to be clearly and effectively communicated to all 
employees, understood by them, and accepted as reasonable.  
 
Standards of acceptable capability can be made clear in a number of different ways: 
 
During recruitment  
It  is  important  to  make  prospective  employees  aware  of  the  standards  expected  in  terms  of  job 
performance, attitude, attendance as well as  wider  capability issues. In this  way, they  will understand 
before  accepting  an  offer  of  employment  what  conditions  they  will  be  working  under  and  what 
standards they will be expected to maintain.  
 
Job Descriptions / Role Maps 
It is important that employees have access to their job description/role map and that the contents are 
discussed with their line manager to clarify the expectations required.  
 
Probation 
When joining the Service or upon appointment to a new role, every employee will have a structured set 
of probationary meetings where the expectations of the organisation and Manager are explained and a 
training plan put in place to ensure the employee understands how to discharge their duties in the 
required manner and with the expected levels of attendance. 
 
Appraisal Meetings 
It  is  a  fundamental  management  duty  to  hold  appraisal  meetings  with  their  employees.  Appraisals 
assist to: 
 
•  Re-enforce expected standards, set future objectives and identify development needs. 
•  Recognise what has been done well, and what could be done better or differently. 
•  Identify problems either in work or externally that might create problems before they become major 
difficulties or impact adversely on work. 
•  Build relationships that enable difficult conversations to be had in an open, trusting manner. 
•  Create a culture of improvement and feedback. 
 
 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.19 
Page 11 of 25 

Service Instruction 0853: Capability 
Responsibilities 
Employee 
 
Employees have an implicit contractual obligation to perform to a satisfactory standard and will be given 
support and encouragement to do so. These responsibilities also include: 
 
  Proactively and constructively taking part in appraisals and appraisal reviews. 
  Taking part in training and other measures that help improve performance and/or attendance. 
  Ensuring fitness and attendance levels are to the required standards. 
  Raising any issues that could affect their performance with their manager. 
  Asking if something is unclear. 
 
Line Manager 
Line managers have a responsibility to supervise and manage the allocations of work, and to monitor 
the ability of their employees. 
 
Managers should, 
 
  Identify  areas  where  the  employee  is  failing  to  meet  the  standards  and  create  plans  with  the 
employee to improve these areas; 
  Identify areas where standards are met and give recognition to these. 
  Agree realistic targets through appraisals and ensure the employee understands those 
  Identify training, coaching or mentoring as appropriate to meet the performance gap.  
 
Informal Action  
It is normal practice for a line manager to discuss any matters of concern with their employee on a day 
to  day  basis.  The  aim  is  to  offer  positive  advice,  assistance  and  guidance  to  help  the  employee 
overcome any issue of capability.  
 
The  informal  stage  is  a  fundamental  feature  of  the  Service’s  approach  to  capability  and  should  be 
implemented at the earliest opportunity. It provides a way of effectively:-  
 
•  Letting people know what standards are expected of them.  
Version 1.2 
Review Date: 10.05.19 
Page 12 of 25 

Service Instruction 0853: Capability 
•  Helping  and  encouraging  those  people  who  are  not  meeting  the  standards  through  agreeing 
appropriate courses of remedial action, for example via additional training.  
•  Providing additional support at an early stage. 
•  Reviewing  regularly  and  offering  praise  for  achievements  met  but  also  letting  people  know  the 
consequences of not meeting or maintaining the standards.  
•  Lessening  the  need  for  formal  action  via  the  issuing  of  Improvement  Note,  by  tackling  problems 
before they escalate. 
 
These initial discussions may raise a number of issues: 
 
  The employee may not be aware of the standards expected of them. 
  The standards may not be reasonably attained. 
  The standards may have changed and the employee may not be aware of them. 
  A genuine lack of capability may have been present for some time but only recently identified. 
  Capability issues may have become apparent because of, for example, changing job content, new 
systems, personal factors or the employee’s health. 
 
Informal discussions are essentially a two-way problem-solving exercise, where the emphasis is placed 
on finding ways in which any shortcomings can be remedied. 
 
It is important for everyone involved to recognise that no formal action should be taken at this stage. 
Every effort should be made by both the line manager and employee at this stage to prevent the 
situation from progressing to the formal meeting stages. 
 
There is no need for trade union representation at this stage, because such meetings should be an 
integral part of the line manager/employee relationship. 
 
How to conduct an informal discussion  
Preparation 
•  Prepare for the  discussion  by checking  the facts  on  the  required  standards  and have those facts 
and documents available (e.g. attendance records, job/role description etc.).  
•  Organise a mutually convenient time to see the person, ensuring that the discussion is conducted in 
private.  
•  Allow them adequate notice to prepare; three days or earlier with mutual agreement.  
 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.19 
Page 13 of 25 

Service Instruction 0853: Capability 
The discussion 
•  Explain the reasons for meeting. 
•  Encourage the employee to discuss the situation helping them to identify their shortfalls by adopting 
a coaching style. 
•  Listen to what the employee has to say.  
•  Focus on the facts and outcomes required. Employees may take the comments personally and it is 
important to therefore use specific examples to help to illustrate the points and concentrate only on 
the specific area (s) requiring improvement.  
•  Try to establish why there have been any shortcomings and explore those reasons.  
•  Discuss  whether  the  job  requirements  or  standards  of  capability  are  unclear,  out  of  date,  or 
unreasonable.  
•  Ask  the  employee  what  the  organisation  or  line  manager  can  do  to  assist  them  and  reduce  or 
remove the issue 
•  Agree activities for support and make a record of the discussion. 
 
Support Forms 
When it is appropriate to use an Support Form careful consideration should be given to the design and 
implementation of it as the plan, providing opportunities for the employee to meet the standards 
required and to provide reasonable timescales.  
 
The employee should be encouraged to contribute their own ideas or potential solutions and 
meaningful consideration should be given to these, and where practicably possible, these would be 
incorporated in the activites/ timescale. 
 
The Support Form must be underpinned and supported with regular reviews and/ or supervisory 
meetings in the subsequent monitoring period as required. If the employee is absent, the manager 
should keep in touch with the employee and welfare meetings should be planned and undertaken at an 
agreed location.  
 
In the case of long term absence where the employee cannot return to work because of ill health 
Occupational Health will ensure Medical Referral Interviews will be arranged. Considerations must be 
given to any reasonable adjustments and these should be discussed at agreed intervals with the 
employee.  
 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.19 
Page 14 of 25 

Service Instruction 0853: Capability 
It is recommended that the Line Manager gains agreement from the employee regarding their support 
form, however this is not essential in order for it to be implemented and the timescales commenced.  
 
For some issues the timescales may be out of the employee’s/ Authority hands, and therefore the 
prescribed support and monitoring period is determined by other factors. For example, availability on an 
external course or a consultant appointment in a hospital or post-operative recuperation may be 
planned but not completed; there should still be regular contact between the employee and Manager 
regarding how the employee is performing in other aspects of the role or in their recovery and general 
wellbeing. 
 
Formal Action 
Formal meetings 
The purpose of the formal meetings is to:  
 
•  Set out clear and specific details outlining the capability issue. 
•  To  listen  to  the  employee’s  view  of  the  capability  issue  and  what  they  have  done  in  relation  to 
meeting the required standards. 
•  To discuss and agree what improvements are required ensuring these are clearly explained. 
•  To set the time frame for improvements.  
•  To  inform  the  employee  of  the  possible  consequences  of  not  meeting  and  maintaining  these 
required standards.  
 
There are three formal meeting stages and each stage re-enforces the necessity to improve and meet 
the required standards.  
 
Meeting attendees and formal stages 1 and 2: 
  The employee has the right to be accompanied to formal meetings by an employee representative 
or Trade Union Representative who may ask questions for clarifications and make statements, but 
should not answer on behalf of the employee. 
 
  The  employee’s  Line  Manager  will  provide  the  facts  relating  to  the  process  that  has  been 
undertaken so far and present the Improvement Note(s) and evidence regarding the extent to which 
the standards have been met.  
 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.19 
Page 15 of 25 

Service Instruction 0853: Capability 
  The  Meeting  Manager (appointed  by  Professional  Standards)  will  listen  to the facts  presented  by 
the  Line  Manager  and  their  responses  and  request  contributions  from  the  employee  to  examine 
their position and views. 
 
  At each formal stage the Meeting Manager will discuss the effectiveness of the remedial measures 
with the employee and Line Manager to ascertain if they should continue or if additional measures 
are required. 
 
  The Meeting Manager may ask questions of both parties to allow for an accurate summary of the 
points raised. 
 
  The Meeting Manager may adjourn the meeting to consider specific points. 
 
  The employee will be advised of the meeting outcome (s) 
 
It is important that the employee is given an opportunity to respond to all the points raised and explain 
any issues that they may be experiencing. They must be involved in the discussion so that at the end of 
the meeting an agreed approach to gaining improvement is reached. 
 
If the Meeting Manager considers sufficient improvement has been achieved and maintained, this will 
be confirmed in writing and the information placed on the employee’s personal file. The employee 
should continue to be supported and reviewed on a regular basis through normal supervision and 
appraisal.  
 
If the Meeting Manager determines that the capability issue remains they will issue a formal 
Improvement Note. (See below) The decision will be confirmed in writing and a new or updated Support 
Form will be devised to meet the gap. Where the improvement required is of a technical nature this may 
be devolved back to the line manager or their line manager if appropriate in order to develop a suitable 
Support Form focussed on improvement. 
 
If after considering all the facts and views the Meeting Manager concludes that there is sufficient 
mitigating circumstance which prevented the standards being met in the agreed timescale, the 
employee will remain at the same stage and the review period may be extended for a maximum of 
twelve weeks.  
 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.19 
Page 16 of 25 

Service Instruction 0853: Capability 
An extension time is to complete training or a development activity, or to have pre-planned medical 
treatment that was planned but had fallen out of the monitoring timeframe and which could potentially 
resolve matters and conclude the process. After the extension the formal meeting will be re-convened 
to determine whether the standards have been met or whether the issue requires more time or 
escalation. 
 
Stage three-Third and Final Formal meeting 
If the desired improvement has not be made or maintained, a final meeting will be convened which may 
result in the employee being dismissed on the grounds of capability. As a result there is an additional 
meeting attendee as one of the HR team will attend the meeting to offer further advice and guidance.  
 
This Manager, named the Capability Manager will decide on the evidence provided, and on the balance 
of probabilities whether there is any likelihood of the employee meeting the required standards. 
 
There will be an examination of each stage of the process including:  
 
  Of all the Improvement Notes, informal and formal plans 
  Every review undertaken in the previous monitoring periods, 
  Of all the support offered, and whether it was utilised 
  Any reasonable adjustments that have been made to date. 
 
If it is decided that that the capability issues will not be resolved the Capability Manager may decide,  
 
  To dismiss on the grounds of capability  
 
Or as an alternative to dismissal 
 
  To re-issue a Third and final Improvement Note 
  Demote to a more suitable role,  
  Redeploy to a more suitable role 
 
Redeployment or demotion will only occur if there is a suitable post and the employee would need to 
move onto the terms and conditions for those roles.  
 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.19 
Page 17 of 25 

Service Instruction 0853: Capability 
Consideration of dismissal on medical grounds on capability can only be made where advice has been 
sought from the Occupational Health team and all reasonable adjustments have been implemented and 
reviewed. Where the capability is caused by a disability the Equality and Diversity Manager’s advice will 
be sought. 
 
 
Dismissal   
If  the  Capability  Manager  decides  to  dismiss  on  the  grounds  of  capability,  the  employee  shall  be 
provided, within 5 working days, with notice in writing stating: 
 
•  The date of termination 
•  The full and specific reasons for termination  under the grounds of capability  
•  The last day of service (including any contractual notice period or Pay in lieu of Notice  which may 
be granted at the Authority’s discretion) 
•  The  employee’s  right  of  appeal,  how  she/he  may  exercise  that  right,  the  time  limit  for  lodging  an 
appeal and the right to representation. 
 
 
Appeals 
An appeal may be made in writing after the formal stages of the capability process. The reasons for the 
Appeal must be stated clearly in the written submission from the employee 
 
Any Appeal should be made in fourteen days of receipt of the outcome. 
 
The Appeal hearing will be convened and heard as soon as reasonably possible after the written 
Appeal has been received. 
 
Examples of an appeal lodged by the employee may be in relation to: 
 
•  The issue of the standards required of the individual  being considered as reasonable  
•  The severity of a the decision implemented  
•  The  validity  of  the  supportive  measures  i.e.  relevance  of  Improvement  Notes  put  in  place,  the 
timescales to achieve standards being appropriate.  
•  Finally whether capability processes have been followed. 
 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.19 
Page 18 of 25 

Service Instruction 0853: Capability 
Improvement Notes 
The Improvement Note is the formal notification to the employee that they have not met the required 
standards and what they need to do to reach and maintain those standards over a monitored period of 
time. An Improvement Note will include all details of the assistance that is being provided by the 
Manager. Although they are not called disciplinary sanctions as the focus is on improvement; they do 
carry the weight and importance of a warning as they advise the employee what the consequences of 
insufficient improvement may be. 
 
The Improvement Note has a date by which the expected standards of performance or attendance 
should be reached. These will be tailored to meet the specific needs of the employee but will be clear 
regarding the default position and minimum standards expected within a specific time frame.  
 
For example, an employee who has had eight working days from work due to absence will be offered 
support and help to ensure they attend work in line with their contractual obligation and their attendance 
should improve with immediate affect; in additional however they will also be expected to comply with 
the Improvement Note during the monitoring period. This will be reviewed by the line manager. 
 
Consideration will be given to: 
 
 
  Evidence that the employee had been informed and understood what the issues were.  
  Whether  the  organisational  or  line  manager’s  expectations  or  standards  were  reasonable  and 
achievable.  
  Whether the time scales for improvement were realistic, 
  Whether  there  was  consideration  of  the  employee’s  circumstances  and  their  ability  to  meet  the 
standards.  
  If the improvements had been previously discussed and understood by the employee. 
  What support measures were considered and their implementation.  
  Whether the employee utilised the opportunities which were made available to them 
  The  regularity  of  reviews  with  the  line  manager  and  whether  the  employee  received  written 
confirmation of the outcome of those reviews. 
  Whether Occupational Health guidance regarding any potential adjustments were implemented. 
  Any other mitigating circumstances.  
  Whether it was clear to the employee what the consequences of no improvement would be. 
  The employee’s explanations in line with their right to reply. 
 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.19 
Page 19 of 25 

Service Instruction 0853: Capability 
At each stage of the process the employee should be informed verbally and in writing of their position in 
the  process,  with  a  clear  indication  of  the  consequences  of  no/  sustained  improvement.  Each 
Improvement Note will act as a formal stage in the process thus warning the employee of the potential 
next stage if sustained improvement is not maintained, and this could potentially lead to their contract 
being terminated on the grounds of capability. 
 
Monitoring progress and review  
Having  agreed  on  the  note,  it  is  extremely  important  that  the  Manager  monitors  and  reviews  to 
ascertain  whether  the  improvement  has  been  achieved  and  sustained.  Managers  must  make  it  clear 
that  they  want  the  employee  to  succeed  and  that  the  employee  will  be  given  appropriate  help  and 
encouragement during this monitoring period. At the end of each meeting the next review date should 
be agreed in advance: 
 
  The monitoring period for the informal action is for a maximum of six months 
  For Stage 1 the monitoring window will last for a maximum of six months  
  For Stage 2 the monitoring window will last for a maximum of eighteen months. 
 
Managers should be aware that the monitoring period should be appropriate to the individual’s 
particular circumstances and therefore each case may have a different length of monitoring and review. 
 
The only exception to these timescales will be on the professional advice of Occupational Health. 
 
At the end of the monitoring period there are three potential outcomes to be considered 
 
  The  improvements  have  been  achieved  and  the  process  does  not  need  escalating  to  the  next 
stage.  In  this  case  recognise  the  improvement,  and  confirm  the  expectation  that  those 
improvements will be maintained.  
  The improvements have not been achieved and the process needs to be escalated. 
  That  the  employee  is  on  course  for  achieving  the  standards  but  a  short  extension  may  be 
appropriate ( for example a course was postponed by the supplier) 
 
If the desired improvement has been achieved and maintained at the end of the monitoring period, this 
will be confirmed in writing and the information sent to Professional Standards. The employee should 
continue to be supported and reviewed on a regular basis through normal supervision and appraisal.  
 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.19 
Page 20 of 25 

Service Instruction 0853: Capability 
Line Managers do not have to wait until the end of the monitoring period before moving the employee to 
the next stage of the procedure  if there is sufficient cause for concern. 
 
 
Recording 
All notes and copies of the formal Improvement Notes will be held by Professional Standards and may 
be referenced if the process is escalated. The line manager should therefore be accurate in recording 
the content of meetings and agreements made. Once the monitoring period has been completed the 
documentation will be expunged. 
 
The line manager will clarify in writing any or all of the points below where relevant to the employee. 
 
•  The reason for conducting the informal or formal discussion. 
•  A summary of the discussion. 
•  The agreed Improvement note including the assistance offered with clear measurable targets to be 
achieved and the desired outcome. 
•  The length of the monitoring period and review dates. 
•  The consequences of a failure to improve. 
 
Support and Assistance 
Throughout the process the line manager and employee should identify and discuss support, training or 
development. The line manager must give careful consideration to any reasonable requests for training 
adjustments or suggestions made by the employee, which relate to the role and the opportunity to 
achieve the required standards and discuss how support or guidance may best be delivered and by 
whom. 
 
Any initial support coaching or training undertaken should be documented on the improvement note. 
 
Options to consider at any stage in the process include: 
 
•  Counselling the individual with regard to the difficulties being experienced. 
•  Providing for, or making arrangements for refresher or other forms of training; 
•  Providing closer supervision and support for an appropriate period of time; 
•  Regular reviews at appropriate intervals; if an employee is absent regular contact is essential  
Version 1.2 
Review Date: 10.05.19 
Page 21 of 25 

Service Instruction 0853: Capability 
•  Arranging an assessment of capability ( for example literacy testing or testing for dyslexia) 
•  Providing other sources of support for example a buddy, coach or mentor 
•  Arranging  a  change  in  duties  for  the  employee,  modifying  or    re-designing  some  of  their  work 
activities either permanently or for a temporary period 
•  Modifying work patterns or location 
•  Seeking Occupational Health Advice and guidance  
•  Individual Assistance Programmes or Pathway interventions 
•  Considering reasonable adjustments within a specific area of the role and set time scales 
•  Considering  external  self  help  and  support  groups,  for  example  smoking/dietary  advice/  Fire 
Fighters Charity provision such as Jubilee House, or  the Citizens Advice Bureaux 
 
The examples above are not exhaustive.  
 
Management support 
A  HR  Advisor  will  be  available  to  provide  guidance  to  the  manager  at  both  the  informal  and  formal 
stages. The following areas should be discussed to ensure; 
 
•  That the unsatisfactory areas were clearly explained to the individual verbally and in writing. 
•  Whether  the  organisational  or  line  manager’s  expectations  or  standards  are  reasonable  and 
achievable. 
•  Whether the timescales for improvement are reasonable. 
•  A fair and consistent approach is taken considering the individual’s circumstances and their abilities 
to meet the standards.  
•  Whether the support measures were implemented as agreed.  
•  Whether the individual made use of the opportunities available to them 
•  Frequency of the reviews 
•  Occupational Health guidance and any potential adjustments are implemented. 
•  Any other mitigating circumstances. 
•  The employee understands the consequences of no improvement or no sustained improvement. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.19 
Page 22 of 25 

Service Instruction 0853: Capability 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.19 
Page 23 of 25 

Service Instruction 0853: Capability 
  
Appendix 1 Capability informal letter template 
 
 
[Sender's name] 
[Sender's address] 
[Sender's town] 
[Sender's postcode] 
[Date] 
[Recipient's name] 
[Recipient's address] 
[Recipient's town] 
[Recipient's postcode] 
Dear [ ] 
I refer to our informal discussion on [ ] during which we discussed [summary of the 
unsatisfactory capability]. 

We agreed at the meeting that you would strive to improve your performance/ attendance/ 
attitude
 in the workplace in order to reach the standards expected of you. In particular, as we 
discussed, you now need to improve your performanceetc.in the following ways: [set out 
details]. 
[It was also agreed that you would receive further [external/internal] [coaching/training/ support
from [name].  
If you think that there are additional ways in which we can help you to improve your absence/ 
performance
, please speak to me.] 
I will continue to monitor your performanceattendance/ attitude on an ongoing basis and I will 
review your progress in [ ] [weeks’ time and, at similar intervals thereafter. 
Please note that our discussion was intended informally to assist you in improving your 
performance and does not form part of the Company's formal capability procedure. 
Nevertheless, I must advise you that a failure sufficiently to improve your performance is likely 
to lead to formal capability action being instituted against you 
I do hope that our discussions [and the additional measures that we are putting in place to 
assist you] will lead to a sufficient sustained improvement in your performance so that such 
action will not be necessary. 
If you wish to discuss any aspect of this letter, please do not hesitate to contact me. 
Yours sincerely 
 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.19 
Page 24 of 25 

Service Instruction 0853: Capability 
Appendix 2 Example of a formal letter 
[Sender's name] 
[Sender's address] 
[Sender's town] 
[Sender's postcode] 
[Date] 
[Recipient's name] 
[Recipient's address] 
[Recipient's town] 
[Recipient's postcode] 
Dear [ ] 
Following  the  formal  capability  meetings  held  on  [  ]  at  [  ],  this  letter  is  to  confirm  that  the 
outcome  of  the  formal  proceeding  is  that  you  have  been  given  a  second  stage  Improvement 
Note. 
The  circumstances  giving  rise  to  the  issue  of  this  Improvement  Note  were  [summary  of  the 
unsatisfactory capability
).  
We  discussed  the  matter  fully  at  the  hearing  and,  after  considering  your  explanation,  have 
concluded that your performance/ attendance justify a Stage Two Improvement Note. This is in 
accordance with the Authority’s capability procedure.  
It  was  agreed  at  the  hearing  that  you  would  [improve  your  performance/  attendance/attitude 
etc.
 by completing the attached Support Form  
We  have  also  agreed  to  implement  the  following  reasonable  adjustments  (detail  as 
appropriate
) which I hope will enable you to meet and maintain the expected standards. 
I will continue to monitor your performanceattendance/ attitude on an ongoing basis and I will 
review your progress in [ ] [weeks’ time and, at similar intervals thereafter. 
You were also informed that a failure to improve or maintain the expected standards within  4-
18 months
 is likely to lead to the next stage in the procedure, i.e. a third and final stage formal 
hearing and this may result in the termination of your contract on the grounds of capability. 
I  do  hope  that  our  discussions  [and  the  additional  measures  that  we  are  putting  in  place  to 
assist  you]  will  lead  to  a  sufficient  sustained  improvement  in  your  performance  etc.  so  that 
such action will not be necessary 
This  Improvement  Note  will  remain  active  on  your  file for  a  period  of  weeks from  the date  of 
this letter, after which it will lapse. 
Yours sincerely 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.19 
Page 25 of 25