This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Hr Policies and Procedures'.


Service Instruction 0852: Absence and Attendance 
 
Service Instruction 0852 
 
Absence and Attendance 
 
 
Document Control 
Description and Purpose 
This document is intended to give guidance to managers and employees regarding the process to follow 
if an employee is unable to attend work and the approach to be taken upon their return.      
             
 
 
Active date 
Review date 
Author 
Editor 
Publisher 
October 15 
22.09.19 
Gemma Smith 
Philomena Dwyer 
John Fielding 
Permanent 
 
Temporary 
 
If temporary, review date must be 3 months or less. 
 
Amendment History 
Version   Date 

Reasons for Change 
Amended by 
1.1 
08.10.15 
Updated information 
Amanda Cross 
1.2 
10.05.18 
General Data Protection Regulation update 
Amanda Cross 
1.3 
01.08.18 
Amends to self rostering system information  
Mike Cummins 
 
Risk Assessment (if applicable) 
Date Completed 

Review Date 
Assessed by 
Document location 
Verified by(H&S) 
 
 
 
 
 
 
Equalities Impact Assessment 
Date  

Reviewed by 
Document location 
 
 
E&DPortal/EIAs/POD/EIA270 
 
Civil Contingencies Impact Assessment (if applicable) 
Date 

Assessed by 
Document location 
 
 
 
 
Related Documents 
Doc. Type 

Ref. No. 
Title 
Document location 
Instruction  SI 0853 
Capability 
Portal/POD/Policies & SIs 
Instruction  SI 0624 
Part Shift Absences 
Portal/POD/Policies & SIs 
Instruction  SI 0589 
Other Duties 
Portal/POD/Policies & SIs 
Instruction  SI 0660 
Secondary Employment 
Portal/POD/Policies & SIs 
Instruction  SI 0623 
Specialist Health Screening 
Portal/POD/Policies & SIs 
Instruction  SI 0206 
Third Party Claims – On or Off Duty Accidents 
Portal/POD/Policies & SIs 
Instruction  SI 0782 
Positive Mental Health and Wellbeing 
Portal/POD/Policies & SIs 
Instruction  SI 0855 
Medical Discharge Procedure 
Portal/POD/Policies & SIs 
Instruction  SI 0854 
Conduct 
Portal/POD/Policies & SIs 
 
Contact 
Department 

Email 
Telephone ext. 
Professional Standards 
Professional Standards 
0151 296 4307 
 
Target audience 
All MFRS 


Ops Crews 
 
Fire Protection 
 
Fire Prevention 
 
Principal officers 
 
Senior officers 
 
Non uniformed 
 
 
 
 
Relevant legislation (if any) 
The Employees Relations Act 1999 & The Equality Act 2010 
 
Version 1.3 
Review Date: 22.09.19 
Page 1 of 12 

Service Instruction 0852: Absence and Attendance 
 
Introduction 
Merseyside Fire & Rescue Authority (MFRA) recognises the importance that its people and their 
performance have on the continued success of the Organisation. As a result it places great importance 
on an employee’s ability to undertake their role in a manner which meets the needs and expectations of 
the Authority. 
 
This Service Instruction and the process contained within it, form part of and is aligned directly to the 
Capability Procedure. The procedure is applicable to all employees bound by the Authority’s terms and 
conditions. With the implementation of a Capability procedure, the Authority has introduced a fair, 
impartial and reasonable process, to ensure that the Authorities’ statutory duties are met within an 
agreed organisational framework.  
 
An employee’s attendance for work is a basic term of their contract of employment. 
 
Absence is regularly monitored and measured by the organisation and can be benchmarked with other 
like organisations. The Authority has set specific absence targets and 'trigger points' for action for all 
groups of employees. 
 
The organisation takes the view that all absence which is linked to ill health or a medical condition is 
genuine and in acknowledging this the organisation will take all reasonable steps to support individuals 
back to work as expediently as possible.  
 
The Authority recognises that not every individual who receives support under this process will be 
capable of sufficient improvement to meet the agreed organisational standards. 
 
The Authority recognises that such a situation may arise through no fault of the individual or the 
Authority; however the Authority has a responsibility to manage each situation accordingly, on an 
individual basis, fairly and consistently. It will implement and follow the appropriate policy and 
procedure to its logical conclusion. 
 
 
Improved Attendance 
Improved attendance enhances the Authority’s ability to meet its aims and objectives in order to provide 
the best possible service to the communities we serve and to respond to emergencies in a safe and 
effective manner.  
 
The application of this Service Instruction will:-  
  Promote improved attendance and a positive attitude towards recognising good attendance. 
 
  Identify causes of absenteeism and take effective remedial action. 
 
  Identify  and  monitor  the  absence  levels  of  individuals  and  the  impact  on  the  performance  of  the 
Service. 
 
  Ensure  that  Line  Managers  are  implementing  the  Service  Instruction  policy  and  acting  in 
accordance with their responsibilities. 
 
  Ensure employees benefit from the extensive level of support that the Service provides  
 
Version 1.3 
Review Date: 22.09.19 
Page 2 of 12 

Service Instruction 0852: Absence and Attendance 
Sickness/ Absence and Notification: 
For every period of absence due to sickness or injury, all employees must ensure that Time and 
Resource Management (TRM) are contacted in order to record their absence.  
 
DAY 1: 
Employee Initial notification
 
 
 
 
0151 296 4300 
All calls to TRM are recorded for Time and Resource Management purposes as well as other Human 
Resource activities. In the case of an operational member of the Service/shift related Fire Control staff 
this must be done at least one hour before the duty tour concerned is due to commence. In exceptional 
circumstances where this is not possible then the employer should be informed as soon as possible. 
 
In the case of operational / Fire Control staff on day duties and support staff then TRM should be 
notified by 8.00 am on the first date of sickness absence.  
 
Completion of Notification of Sickness Form 
In  all  cases  employees  need  to  provide  the  following  information  in  order  for  TRM  to  complete  a 
Notification of Sickness Form.  
  Name and Service number. 
  Location and watch. 
  Rank/Designation and Call sign (if applicable) 
  Nature of Sickness. (Compulsory) 
  Type – Sickness due to Service, Sickness not due to Service. 
  Estimated period of sickness 
  Line Manager 
  Driver (Y/N) Ops Only 
  Overtime (Y/N) Ops Only 
  Retained (Y/N) Ops Only 
  Contact telephone number 
 
TRM  will  advise  the  individual’s  Line  Manager  and  the  Occupational  Health  Team.  For  operational 
employees TRM will forward the form via email to the relevant Manager(s) and then delete the section 
of symptoms presented for privacy reasons before forwarding the form to station login e.g. (station 33 
Southport). This is to ensure all the appropriate managers are made aware of any personnel who are 
absent. 
 
DAY 4: 
Employee Second Notification:   
 
 
0151 296 4300 
 
All employees are required to contact the Service on their fourth day of absence. Employees should 
contact TRM as per their requirements for day one.  
 
For all employees day four is the trigger for Statutory Sick Pay to commence. (This figure also includes 
non-working days) 
Version 1.3 
Review Date: 22.09.19 
Page 3 of 12 

Service Instruction 0852: Absence and Attendance 
 
DAY 8: 
All  employees  are  required  to  contact  the  Service  on  their  eighth  day  of sickness.  Employees  should 
contact TRM. 
  
For all staff from this point in their sickness absence employees are required to obtain and submit a 
General Practitioner (GP) Medical Certification (Fit Note). Failure to provide such certification may 
result in the cessation of payment of sick pay. 
 
NB All GP Fit Notes should be sent directly to the Occupational Health Team at Service Headquarters. 
When sending notes to the Occupational Health Team, please do not use the internal mail system. 
Send either via the external post clearly marked “Confidential” or where possible bring in person to 
Reception at SHQ, where a member of the team will collect the note from you. 
 
 
DAY 14: 
Employee to Contact Occupational Health 
Notification  0151 296 4336 09.30—15.30 Mon to Fri 
All employees absent for two weeks are required to contact the Occupational Health Nurse, 
Occupational Health Medical Suite at Service Headquarters. 
 
This contact provides the opportunity for employees to access early medical advice from a 
professionally qualified Occupational Health medical practitioner, and can facilitate a referral into the 
Occupational Health support services offered by the Service, such as physiotherapy.  
 
All staff that have fourteen continuous days or more days absent must be declared fit to resume duties 
by either their own GP or the Service Medical Officer.  
 
This must be in the form of a “GP Fit Note”, for employees who have not attended an Occupational 
Health Medical Appointment, or certification by Occupational Health practitioner stating that the 
employee is now capable of resuming work.  
 
Employees should make every effort to attend Occupational Health appointments. 
 
Please note that failure to attend an Occupational Health practitioner  appointment after being required 
to do so by the Authority without twenty four hours prior notice may result in an invoice being raised for 
the cost of the appointment, the Service may also withdraw payment of Occupational sick pay until a 
further medical appointment can be arranged
 
Employees who fail to comply with the requirements of the absence procedure will have the payment of 
their sickness pay reviewed and the Service may cease payment of Occupational sick pay. 
 
 
Service Contact with the employee: 
An employee’s manager must initiate contact within the first three days of their sickness absence or as 
soon as reasonably practical. Contact must also be made once a month by that manager if the 
employee is off longer than twenty eight sick days. This is the timescale after which an employee is 
considered long term sick. Following that contact information regarding it must be sent to the 
Occupational Health Welfare update mailbox. 
Version 1.3 
Review Date: 22.09.19 
Page 4 of 12 

Service Instruction 0852: Absence and Attendance 
 
When an employee is absent due to an injury, on or off duty, then the Occupational Health Nurse is 
notified by the Manager. Under the Service’s early intervention procedures the Nurse shal  where 
appropriate, contact the employee offering the provision of physiotherapy by a practice approved by the 
Service. 
 
If an employee reports absent sick due to stress, anxiety, depression or a similar problem they shall be 
referred under the Service’s positive mental health and wellbeing Service Instruction, for a medical 
assessment, and appropriate advice and assistance will be offered. 
 
 
Non notification of Absence: 
If the individual has not notified TRM before the start of their working day/shift, the Line Manager should 
attempt to contact the employee via telephone. Should the manager fail to make contact with the 
individual the Line Manager should visit (or arrange for a manager located closer) to visit the individual 
at their home address where this is practicable and before the end of the first day of absence.  
 
If all attempts to contact the individual fail by the second day of unauthorised absence then the 
Professional Standards Manager should be advised who will consider stoppage of pay. 
 
If employees do not comply with any stage of the notification procedure and a reasonable explanation 
cannot be given, the payment of occupational sick pay may be suspended (with the employee being 
notified in writing) and the matter considered with under the conduct procedure. 
 
 
Resumption of Duties: 
 
Booking Fit   

 
 
 
 
 
0151 296 4300 
 
All employees must book fit as soon as they are aware of the date they shall be returning to work. For 
operational members of the Service this must be at least one hour before the duty is due to start.  
 
If after a Medical examination by the Occupational Heath Doctor, if an employee has been found unfit 
for any duties, they may not return to normal duties until the Occupational Health Doctor so certifies. 
 
Where there is a difference of opinion between the Occupational Health Doctor and the employee’s GP 
regarding the fitness for duty, the Occupational Health Doctor will take all appropriate steps to liaise 
with the employee’s GP to resolve the differences in line with the Service Instruction for Divergence of 
Medical Opinion.  
 
In the case of Green and Red Book employee’s where there is a difference of opinion between the 
Occupational Health Doctor and the employee’s GP, the opinion of the Occupational Health Doctor 
shall prevail. 
 
 
Return to Work interviews 
This interview must be completed on the employee’s first day back at work.This is an informal 
discussion with a suitable line manager and the employee.  
 
The manager will speak to the employee about their attendance and discuss any issue with the 
employee. They will record this as per the requirements of the Service. (Appendix A). The manager 
Version 1.3 
Review Date: 22.09.19 
Page 5 of 12 

Service Instruction 0852: Absence and Attendance 
should ensure that employees are clear of the expected outcomes and the process by which they will 
be achieved.  
 
Personnel who return to work on Other Duties’ must undergo a Return To Work’ interview at the 
location they report to on their immediate return following absence.  
 
It is the employee’s responsibility to notify their Line Manager of their return to work to ensure that an 
interview takes place. The Line Manager has an obligation to conduct this interview expediently. 
 
The manager should in all cases complete a Return to Work Form AM2. This form is to be emailed to 
the Absence Management Team mailbox and a copy given/e-mailed to the staff member. A further 
copy can be passed to the Station Manager/Section Manager if requested. The return to work informal 
meeting will be held to discuss / confirm with the employee the following:  
  Manage the employee’s return back to work  
  Ensure that they are fit to resume duties  
  Ensure that they understand the necessity for good attendance,  
  Identify if they require any additional or on-going support,  
  A review of previous absence from AM1 records/ STaRS,  
  To confirm if absence targets have been exceeded.   
 
Copies of all the required forms are located on the portal. All relevant paperwork must be submitted to 
the Absence Management Team.  
 
The Authority treats personal data collected in accordance with its data protection policy and related 
service instructions. Information about how data is used and the basis for processing  data is provided 
in the Authority’s employee privacy notice. 
 
 
Longer term absences 
Where an employee has been absent from work for a lengthy period it may be advisable for the 
Occupational Health team to facilitate a meeting prior to the employee’s first day back to agree what 
considerations or reasonable adjustments can be made to assist the employee to return to work. 
 
Absence Targets/Triggers 
Absence from work places a significant strain on the Authority both in financial and operational terms.  
If as a result of persistent short term or continual long-term absences, an employee is failing to attend 
for duty, then the Authority has a responsibility to take appropriate action. 
 
Where an employee’s sickness absence is sustained over a long term and renders the individual 
incapable of satisfactorily carrying out his or her duties, this may ultimately result in the Authority being 
unable to continue to sustain their employment. 
 
Employees with frequent or patterned absence will be managed under either the conduct or capability 
procedure whichever is appropriate, once the facts have been ascertained. 
 
Personnel who trigger specific targets wil  be dealt with under the Authority’s Capability Procedure. 
 
Version 1.3 
Review Date: 22.09.19 
Page 6 of 12 

Service Instruction 0852: Absence and Attendance 
 
The Authority has set absence targets providing 'trigger points' for action for all groups of employees, 
as follows: these can be any or all of the below 
 
Sickness absence resulting in a total of 8 working days/shifts/retained cover periods in any 
consecutive preceding 12-month period (or pro rata for part time staff) or determined by the 
Improvement Note  in line with the capability Service instruction. 
 
3 separate instances of sickness absence, or unavailability for retained cover periods, in 
preceding 12 months or as determined by the Improvement Note in line with the Capability 
Service Instruction. The Service will actively monitor periods of absence to identify trends. 
 
The Authority will actively monitor periods of absence to identify trends. 
 
Where patterns/trends of sickness absence are identified or sickness absence is deemed excessive, 
then management may request the employee obtains and provides a GP Fit Note in respect of further 
absences on the grounds of sickness, in order that the employee may qualify for occupational sick pay 
in respect of such absences.  
 
In such circumstances, the Authority shall refund the cost of a GP Fit Note. 
 
 
Alternative Duty Systems/ Work Locations 
 
Self Rostering System’s (24HRWTR, DCWTR & LLAR) 
 
Where an individual is absent through sickness within a self rostering system the following will 
apply over the current reference period:  
 
An hourly or shift credit will be made for all contractual shifts planned within the system up until the 
end of the reference period. 
 
Voluntary Additional Hours planned but not completed will not result in any hourly credit. 
 
For absence monitoring purpose only contractual shifts that have been planned will be counted as 
duty days. 
 
Should sickness extend into the following reference period regardless of whether shifts have been 
planned or not;  
 
Individuals will be credited with base contractual hours for each day of sickness e.g. staff on a 42 
hour week will be credited 6 hours for every day record as sick. This will ensure that an individual 
absent over a reference period will achieve their full contractual requirement averaging 42 hours 
per week.  
 
For absence monitoring purpose a system mirroring the 2,2,4 system will be followed i.e. the first 4 
shifts of sickness (in a new eight week reference period) wil  count as ‘duty days and the fol owing 
4 shifts will be classed as rota.   
 
 
Version 1.3 
Review Date: 22.09.19 
Page 7 of 12 

Service Instruction 0852: Absence and Attendance 
 
Out of Service Area Secondments 
All staff seconded from the Service to other locations or agencies, e.g. the Fire Service College, must 
still follow all Service procedures for booking sick/injured and fit. This is in addition to any procedures 
imposed at their seconded location.  
 
It is the responsibility of the seconded person to ensure their manager at their temporary location is 
aware of their responsibilities. Guidance should be taken using the aide memoire and Z cards. An AM2 
must be completed for all periods of sickness and this should be completed by the seconded staff 
members Line Manager and sent to:   xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Disregard of Certain Absences  
Absences due to disability (as defined under the Equality Act 2010 and advised by the Occupational 
Health Doctor or the employee’s GP) and pregnancy related absences wil  be disregarded for the 
purposes of redundancy selection and internal recruitment and selection processes. Employees in 
these circumstances will be required to provide a GP Fit Note for all such absences that states the 
reason for absence as being pregnancy/disability related, in order for the days not to be counted under 
the procedure. If applicable the Service will reimburse the cost of the certificate. 
 
Where an employee initially attends work (or is initially available for retained cover), but subsequently 
goes off duty during a shift/work day then: 
 
  If  the  employee  has  worked  for  more  than  50%  of  the  shift/day  before  going  absent,  then  the 
employee will not be regarded as being absent.  
 
  TRM  should  be  contacted  and  informed  of  the  part  shift  absence  immediately  the  staff  member 
becomes unavailable.  
 
  If the employee remains absent the following day then they must inform TRM of on 0151 296 4300. 
Their absence day’s count wil  commence from this point. 
 
Please see service instruction SI 0624 Part Shift Absence for more information.  
 
If an employee has a prearranged hospital appointment which extends over half a shift, then for certain 
medical conditions additional leave may be allowed. An application for Specialist Health Screening 
leave should be submitted for consideration, along with all supporting documentation, in advance of the 
appointment. 
 
Please see service instruction SI 0623 Specialist Health Screening for more information. 
 
Non-Essential Surgical Procedures 

Time needed by employees for elective/cosmetic surgery appointments and procedures without a 
medical reason, including recuperation periods must be taken from either their annual leave entitlement 
or as unpaid special leave.  
 
Absences and Annual leave
 
Employees who are absent prior to their annual leave should contact Attendance Management for 
information on booking fit or submitting Fit notes to ensure that the employee receives the correct 
payments. 
 
Version 1.3 
Review Date: 22.09.19 
Page 8 of 12 

Service Instruction 0852: Absence and Attendance 
When an employee has been granted annual leave this will be reallocated to the employee and taken 
at a time agreed between the employee and TRM, subject to the other relevant conditions of the Annual 
Leave Service instructions being complied with.  
 
Employees who wish to book a holiday during a period of absence should inform the Occupational 
Health team.  
 
An employee who becomes ill during pre-arranged annual leave can stop their annual leave by 
notifying Attendance Management on their first day of sickness absence, and booking fit when they are 
no longer ill. The remainder of their annual leave will then be taken later in agreement with Attendance 
Management. In order to have the leave re-allocated the request should be supported in all cases by a 
medical certificate.  
 
Sickness or injury relating to secondary employment  
The Authority will not pay for any absence from duty or sick leave caused by outside employment. Any 
injury, illness or medical condition sustained during off duty employment or any exposure to hazardous 
substances whilst carrying out secondary employment must be reported to the Occupational Health 
Team as soon as possible. Failure to report such injuries, illnesses or medical conditions will be 
regarded as a disciplinary matter. 
 
An  employee  who  works  for  another  party  or  on  a  self-employed  basis  whilst  on  sick  leave  will  be 
regarded as working without  permission and this will be considered under the conduct procedures as 
detailed in the Service instruction. Where an employee is undertaking voluntary work, this should also 
be  suspended  unless  the  Service’s  Occupational  Health  Doctor  specifically  states  that  this  be  would 
beneficial to the employee’s recovery. 
 
Please see Service Instruction SI 0660 Secondary Employment for more information. 
 
Probationary Employees
 
Employees who have had unsatisfactory attendance and/or timekeeping may not be confirmed in their 
position. New employees who trigger 2 absences in their 6 month probation (Green Book) or 4 in 12 
months (Grey Book) period may have their contacts terminated. Please see SI 0827 Probation for 
details on this. 
 
Third Party Claims 
The Litigation Department must be notified of all off duty injuries caused by a third party. In accordance 
with the conditions of service sick pay, will be reclaimed by the Authority from any damages awarded to 
the employee. 
 
Please see Service Instruction SI 0206 Third party Claims - On or Off Duty Accidents
 
 
Additional support 
 
‘Z’cards 
The Absence Management Team issue guidance in a number of ways including the issue of a ‘z-card’ 
and an aide memoire.  
 
Version 1.3 
Review Date: 22.09.19 
Page 9 of 12 

Service Instruction 0852: Absence and Attendance 
A ‘Z card’ provides the employee a step by step guide to how to book themselves sick or fit and what 
number to contact. There is a list of numbers available from occupational health for further help and 
support (e.g. the Service Employee Assistance Programme provider, Healthassured. 
 
Misplaced or lost ‘z card’ can be replaced by contacting the Absence Team on ext. 4574 
 
 
Occupational Health Management Team 
 
0151 296 4917 
 
The objective of the Occupational Health Team is to promote and facilitate the maintenance of the 
highest possible standards of health and fitness, both physical and mental, for Service employees. 
 
The Occupational Health team shall provide advice to the Service and its employees on their capacity 
to work and will continually seek to provide support and assistance to ensure that employees are fit to 
perform their usual role.  
 
The provision of medical services shall be provided by suitably qualified Occupational Doctors and 
Nurses that the Authority shall directly contract with for their professional services. 
Version 1.3 
Review Date: 22.09.19 
Page 10 of 12 

Service Instruction 0852: Absence and Attendance 
Appendix A 
 
Appropriate levels to complete the Informal Stage: Return to Working interview 
 
Grey Book Return to work interview 
 
Employee 

 
Manager 
Fire-fighter 
 
Crew/Watch Manager 
Crew Manager 
 
Watch Manager 
Watch Manager 
 
Watch Manager 
Station Manager 
 
Station Manager 
Group Manager 
 
Group Manager 
Area Manager 
 
Brigade Manager 
 
Green Book return to work interview 
 
Employee 

 
Manager 
Grade 2 
 
Grade 5 or above 
Grade 3 
 
Grade 5 or above 
Grade 4 
 
Grade 5 or above 
Grade 5 
 
Grade 5 or above 
Grade 6 
 
Grade 6 or above 
Grade 7 
 
Grade 7 or above 
 
The same applies for the rest of the roles/scales.  
 
At Grade 5 or Watch Manager level Return to Work interview can be carried out by a colleague 
of the same role or above and does not need to be your line manager.  
 
  Grey Book staff this applies to the Crew Managers and above. 
  Green Book staff this applies to Grade 5 and above. 
 
A Return to Work interview is an informal meeting to ensure the employee is well and fit for 
work. If further help and support is needed to improve their recovery, the Occupational Health 
and People Services team are there to provide support. 
 
If you return to work on other duties an AM2 (Return to Work interview) must still be carried 
out and sent to the absence team mailbox.  It is the employee’s responsibility to notify their 
Line Manager of their return to work to ensure that an interview takes place and the Line 
Manager has an obligation to conduct this interview expediently. 
 
Version 1.3 
Review Date: 22.09.19 
Page 11 of 12 

Service Instruction 0852: Absence and Attendance 
Managers must ensure the capability process is followed particularly in relation to staff who 
return to work on other duties as they may not be at their substantive location and the primary 
focus is to assist the employee to return to full duties.  
 
Link to Capability 
Employees should be aware that attendance will be managed via the capability procedure and 
information regarding the process is referenced in the Capability Service Instruction. 
 
 
Version 1.3 
Review Date: 22.09.19 
Page 12 of 12