This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Hr Policies and Procedures'.


Service Instruction 0782: Positive Mental Health and Wellbeing 
 
Service Instruction 0782 
 
Positive Mental Health and Wellbeing 
 
 
 
Document Control 
Description and Purpose 
This document is intended to give guidance to all Service staff on Positive Mental Health and Wellbeing 
and the support they can expect
 
 
Active date 
Review date 
Author 
Editor 
Publisher 
19/12/2012 
09.04.19 
Paul Blanchard-Flett 
Kelly Patterson 
Sue Coker 
Permanent 

Temporary 
 
If temporary, review date must be 3 months or less. 
 
Amendment History 
Version  

Date 
Reasons for Change 
Amended by 
1.1 
09.04.15  Update to information 
Paul Blanchard-Flett 
1.2 
24.03.17  Review date/ update of contact details 
Kelly Patterson 
 
Risk Assessment (if applicable) 
Date Completed 

Review Date 
Assessed by 
Document location 
Verified by(H&S) 
 
 
 
 
 
 
Equalities Impact Assessment 
Date  

Reviewed by 
Document location 
06/08/12 
  
E&DPortal/EIAs/POD/OccupationalHealth/EIA386 
 
Civil Contingencies Impact Assessment (if applicable) 
Date 

Assessed by 
Document location 
 
 
 
 
Related Documents 
Doc. Type 

Ref. No. 
Title 
Document location 
Instruction  SI 0853 
Capability 
Portal/POD/Policies & Service Instructions 
Policy 
PODPOL07  Positive Mental Health Wellbeing 
Portal/POD/Policies & Service Instructions 
 
 
 
 
 
Contact 
Department 

Email 
Telephone ext. 
Occupational Health Team 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx 
0151 296 4917 
 
Target audience 
All MFRS 


Ops Crews 
 
Fire Protection 
 
Fire Prevention 
 
Principal officers 
 
Senior officers 
 
Non uniformed 
 
 
 
 
 
Relevant legislation (if any) 
 
 
Version 1.2 
Review Date: 09.04.19 
Page 1 of 8 

Service Instruction 0782: Positive Mental Health and Wellbeing 
 
POSITIVE MENTAL HEALTH & WELLBEING 
Merseyside Fire & Rescue Authority’s Positive Health and Wellbeing Policy have been developed to 
promote and encourage positive health and wellbeing at work.  
 
This Service Instruction has been produced in accordance with our Mission and Values and recognises 
that it is the policy of the organisation to:  
 
Promote health and wellbeing through its management policies, support services, information networks 
and health promotions, including alcohol awareness, healthy eating, physical activity, self-management, 
and by liaising with external agencies such as local health providers. 
 
Prevent, so far as is practicable, those circumstances detrimental to mental health and wellbeing  
 
The Service recognises that mental health is as important as physical health. This Service Instruction 
applies to all staff employed by Merseyside Fire & Rescue Service and aims to ensure that all staff feel 
supported in their work. 
 
The Service aim to:  
 
  Promote good practice in both physical and mental health & wellbeing activities and share 
successes across the organisation  
  Provide training for all managers and supervisory staff in good management practices appropriate 
to this policy  
  Ensure all necessary resources are provided to enable managers to implement the organisation’s 
agreed health & wellbeing strategy  
  Identify those circumstances that may contribute to work-related stress and conduct stress risk 
assessments to eliminate or control the risks from such stress. These circumstances and risk 
assessments will be kept under regular review  
  Consult with relevant trade union safety representatives and other stakeholders, where appropriate, 
on all proposed action relating to staff wellbeing and the prevention of workplace stress  
  Provide confidential counselling for staff whose wellbeing is affected by either work or external 
factors  
 
Responsibility of the Health, Safety and Welfare Committee 
The Committee has a responsibility to: 
  Promote an emphasis towards good physical and mental health and wellbeing  
  Provide support, resources and advisory services  
  Produce and disseminate guidance notes to the policy  
  Offer practical support and guidance  
  Provide training to staff  
  Monitor the effectiveness of the policy through annual reporting  
 
Version 1.2 
Review Date: 09.04.19 
Page 2 of 8 

Service Instruction 0782: Positive Mental Health and Wellbeing 
Responsibility of the Strategic Management Group  
Strategic Managers will:- 
  Establish effective monitoring processes so as to be able evaluate the impact of the policy  
  Make recommendations following consultation with staff on developments and improvements to the 
policy  
  Ensure the promotion of the policy throughout the organisation  
  Provide support and guidance for individuals  
  Allocate resources necessary to allow managers to deliver the agreed strategy on reactive 
response, promotion of health and wellbeing activities and health referrals for expert opinion.  
 
In addition to the general duties of all managers, Strategic Managers influence the culture in their part 
of the organisation. Their specific responsibilities include:  
 
  Setting an example by adopting and adhering to the agreed health & wellbeing strategy  
  Actively promoting the principles and behaviours contributing to positive staff wellbeing  
  Awareness of employees’ personal circumstances and offering additional support where 
appropriate to members of staff experiencing risks to their wellbeing derived from outside work, e.g. 
bereavement or separation  
  Ensuring effective communication between management and staff, particularly where there are 
organisational and procedural changes  
  Ensuring that bullying, harassment and discrimination are not tolerated 
  Referring employees (with their consent) to the Occupational Health Team or counselling services  
  Working with managers to initiate staff wellbeing focus groups where appropriate  
  Conducting any investigation necessary to protect staff wellbeing – with input from the most 
appropriate line manager in the circumstances.  
 
Responsibility of Line Managers  
All line managers and those with supervisory responsibility for other employees are required to:  
 
  Facilitate risk assessments relating to staff wellbeing, and implement agreed findings  
  Ensure staff are fully trained to discharge their duties  
  Ensure staff are provided where practicable with meaningful developmental opportunities  
  Monitor workloads to ensure staff are not overloaded  
  Monitor working hours to ensure staff are not overworking, and monitor holidays to ensure staff are 
taking their full entitlement  
  Attend relevant training as required, including management training and health and safety training  
  Ensure any potential staff wellbeing issues are communicated to a member of the Occupational 
Health team as soon as possible in order to secure appropriate advice and support  
  Ensure effective measures are in place for monitoring all sickness absences for stress-related 
absence  
Version 1.2 
Review Date: 09.04.19 
Page 3 of 8 

Service Instruction 0782: Positive Mental Health and Wellbeing 
  Ensure absence patterns are monitored, and anomalies are reported to Senior Management.  
  Ensure regular contact is maintained for welfare purposes with staff absent from work due to ill 
health 
 
Responsibility of Staff  
All staff are expected to:  
 
  Treat each member of staff with dignity and respect  
  Take advantage of training and information sources  
  Recognise the limits to what they can do and seek advice at the earliest opportunity  
  Share ideas for promoting health and wellbeing in the workplace 
  Raise issues of concern with their line manager, the occupational health team, their health & safety 
representative or member of the strategic management group.  
  Accept opportunities for occupational health review or counselling when recommended.  
 
Responsibility of the Occupational Health Team 
Occupational Health Early Intervention 
For  Service  employees  who  become  unfit  for  work  through  either  illness  or  injury  the  Occupational 
Health  Team  can  offer  early  intervention  to  enable  employees  to  access  treatment  and  assistance  to 
aid their recovery. 
 
On  receipt  of  referral  when  an  employee  has  booked  sick  due  to  mental  ill  health  (this  is  employees 
booking unfit for work due to stress, anxiety, depression or  similar  ill health issues), the Occupational 
Health team will take the following steps: 
 
  Ascertain  more  information  from  the  Line  Manager  and  when  appropriate  make  contact  with  the 
employee 
  Offer relevant support services and advice 
  Refer on to the Occupational Health medical team 
  On advice from the Occupational Health medical team, a rehabilitative return to work/ other duties 
or the Psychological Support Pathway of Care may be considered 
 
Occupational Health Services, supported by the Health and Safety Department, are responsible for the 
monitoring and support for employees’ mental health and wellbeing.   
 
This is done by: 
  Health & Wellbeing promotion and training 
  The  training  for  managers  and  supervisors  on  Stress  Risk  Assessments  and  how  to  identify  the 
early warning signs and symptoms of stress  
  The introduction of an individual stress risk assessment 
  The provision of Counselling Services and Employee Assistance Programme 
Version 1.2 
Review Date: 09.04.19 
Page 4 of 8 

Service Instruction 0782: Positive Mental Health and Wellbeing 
 
Employees  experiencing  difficulties  due  to  stress,  anxiety,  depression,  or  a  similar  problem  may  be 
referred  to  the  Service  Counsellor  via  the  Occupational  Health  Team.    Those  experiencing  difficulty 
following bereavement may also be referred to a Bereavement Counsellor. 
 
Employees and their families living at the same address can access counselling and advice services by 
contacting the Service employee assistance programme at any time, all year round. 
 
Pathway of Care  
Psychological Support Pathway of Care (PSPC) 
In  cases  considered  appropriate  by  the  Occupational  Health  Medical  team  the  Service  will  consider 
placing an individual who is experiencing poor mental health on a PSPC.  
 
An employee at any time based on their circumstances may request a referral into Occupational Health 
in order to be placed on a PSPC. 
 
This Pathway of Care will seek to ensure that they access mental health services available through the 
NHS and the Service. The employee’s role in the workplace wil  be modified to ensure their wellbeing. 
 
The  employee  will  have  an  individual  stress  risk  assessment  and  will  attend  Occupational  Health 
medical  reviews  at  regular,  initially  weekly,  intervals.  They  will  be  directed  to  seek  support,  and 
probably  medication,  from  their  General  Practitioner.  They  shall  also  be  directed  to  access  the 
wellbeing support services such as the Employee Assistance Programme. The pastoral care services 
of the Service Chaplain will be offered to the employee. 
 
There will be regular reviews with the employee to ensure they are (on the basis of the formal review) 
receiving appropriate support and formal reviews will be set on an individual case basis. A return to the 
employee’s  full  duties  will  be  considered  by  management  based  on  medical  advice  from  the  Service 
Occupational Health medical team. 
 
The  Occupational  Health  team  shall  continue  to  undertake  clinical  checks  on  an  employee  following 
their time on the Pathway to ensure their continued wellbeing in the workplace. 
 
The Service may utilise the Pathway of Care to support an employee in cases where it is considered 
more appropriate than utilising the capability or conduct procedures. Alternatively the employee may be 
placed on a Pathway of Care following a sanction to support them in their rehabilitation. 
 
The  Pathway  of  Care  will  be  used  on  occasions  to  formalise  the  support  available  to  an  individual 
accessing this support.   
 
The Chaplain and Chaplaincy Team 
The Service Chaplain is available for staff who may be seeking assistance.  It should be stressed that 
the  Chaplain  and  the  Chaplaincy  team  are  there  for  all  personnel  irrespective  of  whether  they  have 
religious  beliefs  or  not.    The  Service  Chaplain  is  available  any  time  to  chat  and  listen  to  groups  i.e. 
watches or crews, or individuals. 
 
Version 1.2 
Review Date: 09.04.19 
Page 5 of 8 

Service Instruction 0782: Positive Mental Health and Wellbeing 
 
Confidentiality  
While all dealings with staff are subject to the organisation’s policy on confidentiality this policy is often 
of  great  importance  with  regard  to  those  experiencing  mental  health  difficulties.  Confidentiality  would 
only  be  breached  by  necessity,  for  example  where  the  individual  is  deemed  to  be  a  risk  either  to 
him/herself, to other people or  to the Authority. In cases of doubt; the safety of the individual and the 
safety of our community take precedence over confidentiality.  
 
 
Wellbeing Indicators 
Experience demonstrates that organisations which adopt a positive approach to improving health and 
wellbeing across the organisation, may achieve substantially reduced costs associated with:  
 
A healthy workforce 
 
Low rates of accidents and injuries to Service employees 
 
An engaged, high performing workforce 
 
Low levels of absence, discipline, absenteeism and staff turnover 
 
 
 
 
 
 
 
Version 1.2 
Review Date: 09.04.19 
Page 6 of 8 

Service Instruction 0782: Positive Mental Health and Wellbeing 
Appendix A 
 
Employee Wellbeing Occupational Health Contacts: 
 
Occupational Health Services Team Office Number  
 
0151 296 4917 
Paul Blanchard-Flett - OH Manager               
 
 
0151 296 4339/ 07977 218 474 
Kelly Patterson– Senior OH Officer                  
 
 
0151 296 4340  
Wendy Stanley – Occupational Health Officer 
 
 
0151 296 4344 
Bill Pirrie – Service PTI 
 
 
 
 
 
0151 296 4407/ 5032 
Alice Laybourne OH Administration Clerical Officer   
 
0151 296 4338 
 
(The Medical Team should be contacted only via the Occupational Health Services Team). 
 
 
 
Reverend Bill Sanders - Service Chaplain    
 
 
07970 669160 
 
Health Assured - Freephone number (available 24/7 365)   
0800 030 5182 
Employee Assistance Programme      
 
 
Further Information and resources 
 
Wellbeing Charter  
 
 
 
 
 
 
www.wellbeingcharter.org.uk  
NICE Public Health Guidelines on workplace  
 
 
www.nice.org.uk  
  Mental health 
Mindful Employer Charter 
 
  
 
 
 
www.mindfulemployer.net  
Time2Change anti-stigma campaign   
 
 
 
www.time-to-change.org.uk  
MIND employer resources 
 
 
   
 
 
www.mind.org.uk  
Mental Health Foundation  
 
 
 
 
 
www.mentalhealth.org.uk   
Sainsbury Centre for Mental Health    
 
 
 
www.scmh.org.uk  
 
'Health,  work  and  wellbeing'  (Department  for  Work  and  Pensions  2005;  2008).  'Dame  Carol  Black's 
review of the health of Britain's working age population  
 
Working for  a  healthier  tomorrow'  (Department for Work  and  Pensions  and  the  Department  of  Health 
2008).  
 
'Mental  health  and  employment  strategy'  (Department  for Work  and  Pensions  and  the  Department  of 
Health 2009).  
 
Healthy Lives, Healthy People PH White Paper 2010   
 
www.dh.gov.uk  
 
This Policy shall be reviewed every 12 months to assess the requirement for updates. 
 
 
 
 
 
 
 
Version 1.2 
Review Date: 09.04.19 
Page 7 of 8 

Service Instruction 0782: Positive Mental Health and Wellbeing 
Appendix B 
Definition and Terminology  
 
The  term  “mental  health”  is  one  which  encompasses  a  wide  range  of  experiences  which  affect  an 
individual’s ability to balance his/her life. The difficulties can range from stress and anxiety through to 
serious mental health conditions diagnosed and treated by the health services.  
 
The organisation’s duty of care towards its staff is determined externally by legislation such as  
 
Health and Safety at Work Act (1974)  
 
Human Rights Act (1988)  
 
Data Protection Act (1988)  
 
Equality Act (2010) 
 
The  Equality  Act  defines  disability  as  “a  physical  or  mental  impairment  which  has  a  substantial  and 
long-term adverse effect on the ability to carry out normal day to day activities” and defines “long-term” 
as “12 months or more”. Certain mental health difficulties may fall under this definition and wil  therefore 
qualify as disabilities. 
 
 
 
 
 
 
Version 1.2 
Review Date: 09.04.19 
Page 8 of 8