This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Hr Policies and Procedures'.


Service Instruction 0659: Paternity 
 
Service Instruction 0659 
 
Paternity 
 
 
 
Document Control 
Description and Purpose 
This document is intended to give guidance to managers and parents regarding the benefits provided by 
the Authority in relation to paternity leave and pay. 
 
 
Active date 
Review date 
Author 
Editor 
Publisher 
July 2010 
10.05.19 
Amanda Cross 
Nick Mernock 
Sue Coker 
Permanent 

Temporary 
 
If temporary, review date must be 3 months or less. 
 
Amendment History 
Version  

Date 
Reasons for Change 
Amended by 
Old 
WLB  unknown  Updated because of equality legislation 
A cross 
booklet 
1.1 

14.07.11 
Updated in line with the APL 
A Cross 
1.2 
09.05.14 
Update to Govt website names and future developments 
A Cross 
1.3 
Jan 2015 
Updates to SHPL regulations 
A Cross 
1.4 
Feb 2017  Annual review – Review date change only 
A Cross 
1.5 
10.05.18 
General Data Protection Regulation update 
Amanda Cross 
 
Equalities Impact Assessment 
Date  

Reviewed by 
Document location 
June 2010 
DAG 
E&D Portal/EIA 2014/POD 
 
 
Related Documents 
Doc. Type  Ref. No. 

Title 
Document location 
Policy 
PODPOL03  Work life balance 
Portal 
SI 
SI 0658 
maternity 
Portal 
SI 
SI 0661 
Parental 
Portal 
SI 
SI 0654 
Adoption 
Portal 
 
Contact 
Department 

Email 
Telephone ext. 
POD 
xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx 
0151 296 4358 
 
Target audience 
All MFRS 


Ops Crews 
 
Fire Protection 
 
Fire Prevention 
 
Principal officers 
 
Senior officers 
 
Non uniformed 
 
 
 
 
 
Relevant legislation (if any) 
Equality  Act 2010, Children and Families  Act, Shared Parental Leave Regulations 2014, Maternity and d 
adoption  Leave(  Curtailment  of  Statutory  Rights  to  Leave)  Regulations  2014  The  Shared  Parental  Pay  ( 
General ) Regulation’s 2014 
 
 
 
 
Version 1.5 
Review Date 10.05.19 
Page 1 of 12 

Service Instruction 0659: Paternity Leave 
PATERNITY LEAVE 
 
Introduction  
There are 2 types of paternity leave: ordinary and shared parental leave (SHPL). 
 
Ordinary Paternity Leave is a period of one weeks’ leave or two weeks taken together for 
fathers or partners (including same sex partners) to take following the birth or adoption of a 
child. It may also be granted to the partner or nominated carer of an expectant mother at or 
around the time of birth or adoption.  
 
Shared Parental Leave allows parents to have flexibility in when to take time off to care for the 
new baby or child, if placed via adoption. Shared parental leave replaces the current paternity 
processes for babies due on or after 5 April 2015 or children placed with adopters after this 
date. The mother can choose to end her maternity or adoption leave early, at any time after the 
compulsory two weeks leave period following the birth of the child, the time the child has been 
placed has been taken. The parents can then choose how to split up the remaining weeks of 
leave between them. Shared parental leave can be taken by each parent separately or at the 
same time. 
 
For the ease or reading : “ mother “ is used to denote the birth mother or primary adopter 
regardless of the sex of this partner, “father” is used to denote the biological father, or other 
parent regardless of the sex of this partner. 
 
Eligibility 
 
Births 

An employee will qualify for Paternity Leave on the birth of a baby, regardless of length of 
service, if they: 
  Have or expect to have responsibility for the baby’s upbringing. 
  Are the biological father of the baby and/or the mother’s husband/ partner (including same-
sex partner or civil partner).  A partner is someone who lives with the mother of 
the baby in a family relationship but is not an immediate relative. 
Version 1.5 
Review Date: 10.05.19 
Page 2 of 12 

Service Instruction 0659: Paternity Leave 
  Have notified the Service of their intention to take Paternity Leave – please see section 
below 
 
Adoptions 
All employees will qualify for two weeks Paternity Leave when adopting a child, regardless of 
length of service, if they: 
 
  Are either one of two parents jointly adopting a child or the partner of someone adopting a 
child individually. 
  Have or expect to have responsibility for the child’s upbringing with the other joint adoptive 
parent or the individual adopter 
  Are Surrogate parents who have been granted a “parental order” 
  Continue to work for the Authority up to the date of the child’s placement or entry to the UK 
  Have given the correct notification as detailed below. 
 
Exigencies of the Service may mean that there may be practical difficulties for operational 
employees to take this leave at particular times.  Each case will be viewed on its particular 
circumstances and discussed with the individual along with their trade union representative if 
they so wish. 
  
Notification and Applying for Paternity Leave 
An application form is available on the portal. Employees should send their complete form via 
e-mail to the “Attendance Management” email address. The Authority treats personal data 
collected in accordance with its data protection policy and related service instructions. 
Information about how your data is used and the basis for processing your data is provided in 
the Authority’s employee privacy notice 
 
Births 
An employee must apply as above no later than the end of the 15th week before the expected 
week of childbirth (EWC), or inform the Service as soon as is reasonably practicable of: 
  The expected date of the baby’s birth 
Version 1.5 
Review Date: 10.05.19 
Page 3 of 12 

Service Instruction 0659: Paternity Leave 
  Whether they wish to take one or two weeks’ leave 
  When they intend to take their leave. 
 
Applications should be accompanied by a certificate from a registered medical practitioner or a 
certified midwife stating the EWC.  This is known as a Mat B1 form.  If only 1 copy is issued, a 
second copy can be requested from the midwife. 
 
Adoptions 
  UK Adoptions 
An employee must apply, as above, no more than 7 days after the adopter is notified they 
have been matched with a child by an adoption agency giving details of: 
o  Their intention to take Paternity Leave 
o  Whether they wish to take one or two weeks 
o  When they want their leave to start 
o  The date the adopter was notified they had been matched with the child 
o  The  date,  from  the  matching  certificate,  that  the  child  is  expected  to  be  placed  for 
adoption 
 
  Overseas Adoptions 
Employees adopting from overseas must give the Authority notice in writing three stages  
o  From the date the child enters the UK 
o  From a fixed date which is later than the date the child enters the UK 
o  Leave must be taken within 56 days of the date the child enters the UK. 
 
 
Surrogate Parents 
The  intended  parents  should  supply  a  copy  of  the  parental  order  in  line  with  the  MatB1 
timescales above. 
 
Nominated Carers 
Employees  who  are  applying  for  Paternity  Leave  as  a  nominated  carer  will  be  required  to 
follow the procedure to apply for leave following the same process for Births. 
 
Version 1.5 
Review Date: 10.05.19 
Page 4 of 12 

Service Instruction 0659: Paternity Leave 
NB For further advice and guidance please see Service Instruction SI 0654 Adoption. 
 
 
How much Paternity Leave am I entitled to?  
All  eligible  employees  are  entitled  to  two  weeks  Ordinary  Paternity  Leave  and  can  chose  to 
take a single bock of either one or two weeks leave.  It cannot be taken as odd days or as two 
separate weeks 
When can an employee start their leave? 
Births 
An employee cannot  start their leave until the birth of  the baby.  Otherwise, an employee can 
chose to start their leave: 
  On the actual date of the baby’s birth 
  On  a  date  –  as  the  employee  has  notified–  falling  a  specified  number  of  days  after  the 
actual birth date 
  On a date – as the employee has notified– falling after the first day of the EWC.  If the baby 
is born later than this date, they must delay their leave until the date of the actual birth. 
 
Leave must be taken within 56 days of the actual birth date 
 
Adoptions 
  UK Adoptions 
An employee who has adopted a child from the UK can chose to start their leave on one of 
the following: 
o  The date on which the child is placed with the adopter, even if this is earlier or later than 
the expected date of placement 
o  A predetermined date after the expected date of placement. 
o  A date falling a specified number of days after the expected date of placement. 
o  Leave must be taken within 56 days of the date that the child is placed with the parent. 
 
  Overseas Adoptions 
An employee who has adopted a child from overseas can choose to start their leave on one 
of the following: 
Version 1.5 
Review Date: 10.05.19 
Page 5 of 12 

Service Instruction 0659: Paternity Leave 
o  From the date the child enters the UK 
o  From a fixed date which is later than the date the child enters the UK 
o  Leave must be taken within 56 days of the date the child enters the UK. 
 
Changing the Start Date for leave 
A  baby  may  arrive  prematurely  or  late.  If  an  employee  wishes  to  change  the  start  date  for 
leave to commence, they must give the Authority as much notice as practicably possible. 
 
Definition of a weeks leave for Paternity 
For Uniformed operational employees on the Wholetime duty system, one week will be classed 
as four consecutive duty shifts or equivalent for employees working an agreed flexible duty 
system.   
For uniformed operational employee’s working self rostering duty systems one week will 
equate to 48 hours or 4 duty shifts of work. 
 
For uniformed day staff one week will be 5 consecutive days. 
For Non Uniformed employees, one week will be one contracted week of your employment 
pattern. For part time employees one week will be for the number of contracted days. 
 
Paternity Pay 
Paternity Leave will be paid as follows: 
 
Week One 
All employees are entitled to the first week of leave on full pay. 
 
Week Two 
The second week of Ordinary Paternity Leave will be paid at rate of Statutory Paternity Pay 
(SPP) rate which is revised by the Government each year.  
 
The second week of Paternity Leave must be taken immediately following the first week of 
Paternity Leave. For shift-based employees this will be the next tour of duty. Paternity leave 
must be taken before the parents can utilise Shared Parental Leave. 
 
Version 1.5 
Review Date: 10.05.19 
Page 6 of 12 

Service Instruction 0659: Paternity Leave 
Benefits during Paternity Leave 
An employee’s contract of employment continues throughout the leave period. 
 
During leave,  an employee has a statutory right  to continue to benefit from all the terms and 
conditions of employment which would have applied to them had they been at work  – except 
for the terms relating to wages or salary during the second week
 
Other Information 
 
Multiple births 
Paternity Leave is two weeks regardless of the number of children resulting from a single 
pregnancy. 
 
Death of a baby and stillbirth. 
In  the  unfortunate  event  that  the  baby  dies  or  is  still  born  after  24  weeks  pregnancy,  the 
scheme  will  apply  and  the  Authority  will  offer  appropriate  additional  support.  If  a  miscarriage 
occurs  before  24  weeks,  sympathetic  consideration  will  be  given  to  individual  circumstances 
and  where  necessary,  discretionary  leave  or  sick  leave  will  be  granted  in  respect  of  the 
individual needs of the employee and medical opinion have been considered.  
 
Shared Parental Leave (SPL) 
 
If a mother decides not to take her full maternity/adoption leave entitlement, she and the father 
will be able to opt into shared parental leave. 
 
Eligibility criteria 
The Service is required to ask employees who wish to take shared paternity leave to provide 
evidence that both parents meet the eligibility criteria. 
  They must have been continuously employed for at least 26 weeks by the end of the 15th 
week before the expected week of childbirth. 
  Their partner must meet the “Work and Earnings” criteria- (their partner must have been in 
26  weeks  of  employment/self-employment  in  the  66  weeks  before  the  expected  week  of 
Version 1.5 
Review Date: 10.05.19 
Page 7 of 12 

Service Instruction 0659: Paternity Leave 
childbirth (EWC) and have earned an average weekly salary of £30 over 13 weeks in  the 
66 weeks before the EWC). 
  They  must  remain  continuously  employed  until  the  week  before  any  period  of  shared 
parental leave starts. 
  They already have or expect to have main responsibility for caring for the child. 
  The mother is entitled to statutory maternity leave. 
  The  mother  has  reduced  her  entitlement  to  maternity  leave  or  has  returned  to  work 
”curtailing”. 
  They  have  provided  their  respective  employers  with  notice  of entitlement  and  intention  to 
take SPL (see below). 
The employee should provide any evidence requested by their respective employer within 14 
days of the request. Depending on the reason for paternity leave this may include: 
  A copy of the birth certificate,  
  Or  a  declaration  from  the  parents  confirming  the  date  and  place  of  the  child’s  birth  if  the 
birth certificate is not yet available,  
  A matching certificate or the parental order  
   the name and address of the other parent’s employer.  
 
SPL will also be available to a father where the mother works, but does not qualify for statutory 
maternity leave, such as where she is self-employed. Where the mother has received statutory 
maternity pay or maternity allowance during a period of not working, the father can still qualify 
for shared parental leave if this maternity pay period is ended early.  
Amount of shared parental leave available  
The maximum amount of leave that can be shared between the parents is 50 weeks. The 
leave can be taken during the 12 months following the birth of the child, but cannot begin 
earlier than two weeks following the child’s birth. 
SPL only becomes available once the mother has given notice to end ”curtail” her entitlement 
to maternity leave, this is binding. As a result, any period of maternity leave taken by the 
Version 1.5 
Review Date: 10.05.19 
Page 8 of 12 

Service Instruction 0659: Paternity Leave 
mother will be deducted from the period of 50 weeks’ SPL, with the balance available to be 
shared between the parents.  
The leave can be taken by the parents separately or at the same time, subject to the following 
requirements: 
  The minimum period of leave must be one week, 
  The leave must be taken in multiples of complete weeks, and 
  The leave may be taken as one continuous period or discontinuous periods. However, 
where a temporary employee has been employed to back fill a maternity leave it might not 
be possible to grant discontinuous leave. 
If both parents take SPL off together they need to be aware that they will use up the remaining 
leave time at twice the rate. For example, if one parent takes 1 week of SHL off this counts as 
one week, if both parents are off together they have used 2 weeks from their allowance. 
Notice to end maternity leave 
The mother must give the Service (or her employer) eight weeks’ notice to curtail her 
entitlement to maternity leave early. This notice can be given before or after the birth. If it is 
given after the birth, the notice is binding.  
However, if notice is given before the birth, the mother is able to revoke the notice up to six 
weeks after the birth – this is in case an unplanned situation arises following the birth of the 
child. 
Notice of entitlement and intention to take shared parental leave 
If one or both parents wish to take SPL they must submit a written ’notice of entitlement’ at 
least eight weeks before the start of the first period of shared parental leave. This forms part of 
the audit trail and may be shared with the other employer for accuracy. 
The notice should include the following information, including: 
  The mother’s and father’s names and national insurance numbers, 
  The start and end date of any period of statutory maternity leave taken/to be taken by the 
mother to calculate the remaining leave allowance and therefore the total amount of shared 
parental leave available, 
Version 1.5 
Review Date: 10.05.19 
Page 9 of 12 

Service Instruction 0659: Paternity Leave 
  The amount of any statutory maternity pay or maternity allowance received or to be 
received by the mother . 
  The expected week of childbirth and/or actual date of birth of the child, 
  Confirmation that the mother/father is sharing child care responsibilities with their partner, 
  A non-binding indication of how much shared parental leave both parties intend to take with 
the proposed start and end dates of such leave, and 
  A  signed declaration from each parent confirming that:  
o  The mother satisfies the eligibility criteria, 
o  The father satisfies the eligibility criteria, 
o  That the information given is accurate, and 
o  That if either parent ceases to meet the conditions of entitlement to shared parental 
leave then they will immediately notify the service. 
 
An online form for parents to assist them to submit this information can be located on the 
People and Organisational Development pages in the forms section 
 
The parents may vary the amount of SPL they intend to take by giving written notice to their 
employers.  
Period of leave notice 
Parents must also provide their employers with a written ’period of leave’ notice by giving the 
requested start and end dates of the periods of leave. This notice triggers a discussion with the 
Service to agree the leave. It, 
  Must be given not less than eight weeks prior to the requested start date. 
  Can be for one or more periods of leave. 
  If the notice has been given before the child is born then the start date may be expressed 
as a number of days from the date the child is born. 
 
Only three period of leave notices in total can be given by each parent, including requests to 
vary a period of leave that has already been arranged. 
Version 1.5 
Review Date: 10.05.19 
Page 10 of 12 

Service Instruction 0659: Paternity Leave 
 
Continuous periods of shared parental leave: 
If an employee simply requests one period of continuous shared parental leave, they are 
entitled to take that period of leave. 
Discontinuous periods of shared parental leave: 
Agreement is necessary if an employee requests discontinuous periods of shared parental 
leave – meaning two or more periods of leave separated by periods at work. Within two weeks 
of the date of the period of leave notice the Service may: 
  Agree to the periods of leave requested, 
  Propose alternative dates, or 
  Refuse the leave without proposing alternative dates. 
 
If the parties can agree the periods of leave within this two week period then the employee is 
entitled to take that leave on the agreed dates.  
If the parties cannot agree the periods of leave then the employee may either withdraw the 
request or take the total amount of leave requested as one continuous period of leave.  
The default position is that leave should be taken in a single block commencing on a date 
specified by the employee but with at least eight weeks’ notice to the Service.  
Where employees have been recruited as cover for maternity leave, the Service may not be 
able to grant discontinuous leave to the mother. 
 
Entitlement to shared parental pay (ShPP) 
A maximum of 37 weeks of shared parental pay will be available to be shared between the 
parents, depending on what entitlement the mother has left from her maternity pay.  
Statutory shared parental pay is paid at the lower of the statutory prescribed rate (which is 
advised on Gov.uk) or 90 per cent of the relevant parent’s normal weekly earnings (subject to 
the lower earnings limit as advised by Gov.uk).  
The remaining 13 weeks of SPL are unpaid. 
Statutory shared parental pay is paid at the lower level throughout the leave period, even if the 
mother returns from maternity leave after only two weeks, during the period she could have 
Version 1.5 
Review Date: 10.05.19 
Page 11 of 12 

Service Instruction 0659: Paternity Leave 
received the higher level of maternity pay. Employees should therefore consider whether it is 
financially prudent to forfeit enhanced maternity pay for Shared parental pay. 
The Service reserves the right to contact the other parent’s employers to ensure that the 
correct amount of pay and leave is being administered. 
 
Pension Considerations 
The parents should contact pay and pensions to discuss how SPL affects their pension 
contributions. For example, if a parent takes SPL during the 13 weeks unpaid window they will 
need to make up their contributions and those that the employer would normally make. 
 
Shared Parental Leave in Touch Days (SPLIT) 
An employee can agree to attend work or work related training for up to 20 days during their 
SPL without bringing their SPL to an end. Any work carried out on a day or part of a day 
constitutes a day’s work for these purposes. 
 
Returning to work after SPL 
The employee will have agreed a return to work date with the Service. If they are unable to 
attend work due to an absence they are expected to comply with the Authority’s Absence 
Management process. In any other case later return without prior permission will be treated as 
unauthorised absence. 
Version 1.5 
Review Date: 10.05.19 
Page 12 of 12