This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Hr Policies and Procedures'.


Service Instruction 0658: Maternity  
  
Service Instruction 0658 
Maternity 
 
 
 
Document Control 
Description and Purpose 
This  document  is  intended  to  give  guidance  to  Managers  and  Employees  regarding  the  maternity 
benefits the Authority provides
 
 
Active date 
Review date 
Author 
Editor 
Publisher 
March 2016 
28.03.17 
Amanda Cross 
Nick Mernock 
Sue Coker 
Permanent 

Temporary 
 
If temporary, review date must be 3 months or less. 
 
Amendment History 
Version   Date 

Reasons for Change 
Amended by 
1.1 
03.05.13 
Update to document control & review date 
Amanda Cross 
1.2 
09.05.14 
Updated with relevant case law 
Amanda Cross 
1.3 
Jan 2015 
Updated with new statute law 
Amanda Cross 
1.4 
Mar 2016 
Updated  to  reflect  breastfeeding  guidance  &  Resource  team  Amanda Cross 
role 

 
Risk Assessment (if applicable) 
Date  

Assessed by 
Document location 
Verified (H&S) 
June 2010 
K Longshaw 
Portal/Ops Response/H&S/Risk Assessments/Non-Op 
Yes 
 
Equalities Impact Assessment 
Initial 

Full 
Date  
Reviewed by 
Document location 
 

June 2010 
DAG 
E&D Portal/EIA forms 2014/POD 
 
Related Documents 
Doc. 

Ref. No. 
Title 
Document location 
Type 
Policy 

PODPOL03  Work life balance 
Portal/POD/Policies 
SI 
SI 0654 
Adoption 
Portal/Service Instructions 
SI 
SI 0659 
Paternity 
Portal/Service Instructions 
SI 
SI 0661 
Parental Leave 
Portal/Service Instructions 
 
Contact 
Department 

Email 
Telephone ext. 
POD 
xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx  0151 296 4358 
 
Target audience 
All MFRS 


Ops Crews 
 
Fire Protection 
 
Fire Prevention 
 
Principal officers 
 
Senior officers 
 
Non uniformed 
 
 
 
 
 
Relevant legislation (if any) 
Equality Act 2010, The Children’s and Families Act 2014, The Shared Parental leave Regulations 2014 
 
Version 1.3 
Review Date: 28.03.17   
Page 1 of 13 

Service Instruction 0658: Maternity  
 
MATERNITY 
This  Service  Instruction  sets  out  the  procedures  for  women  employees  and  their  line  managers 
when the employee is pregnant, on maternity leave or when returning from maternity leave. It sets 
out  the  health,  safety  and  welfare  requirements  in  relation  to  the  pregnant  employee  and  the 
entitlements for the pregnant employee in terms of maternity leave, pay and other conditions. It also 
provides guidance on the options for returning to work.  
 
This document applies to all employees and nothing contained within the policy shall be construed 
as providing rights less favourable than statutory rights. 
 
Notification  
The  Authority  would  prefer  to  have  as  much  notice  as  possible  of  a  woman’s  pregnancy.  This 
enables  the  Authority  to  plan  resource  allocation,  but  more  importantly  allows  the  Authority  to 
undertake  full  and  proper  continuous  specific  risk  assessments  of  the  woman  and  her  role.  The 
Authority  recognises  that  every  woman,  every  role  and  every  pregnancy  is  different  and  that  this 
needs to be factored into the risk assessment. 
 
A woman should advise her line manager and/or Time and Resource Management (TRM) as soon 
as reasonably practical that she is pregnant. If the female employee does not wish to inform her line 
manager  as the first  point  of  contact,  she  may  instead  inform  an  HR  Manager. This  may  be  done 
off-duty if preferred. Whilst the Service's policy will be observed, the person they have contacted will 
meet with the individual and discuss the best way of keeping the matter as confidential as possible 
and  set  out  the  options  for  the  way  forward.  The  employee  may  be  accompanied  by  a 
colleague/representative at this meeting.  
 
In order to qualify for statutory maternity pay and leave, the woman must provide the Authority, on 
or  before  the  15th  week  before  her  Expected  Week  of  Childbirth
  (EWC)  with  the  following 
information:  
 
  Confirmation that she is pregnant by submitting her MatB1 certificate from a registered medical 
practitioner or a certified midwife. The MATB1 is normally provided after the 21 week. 
  The date she intends to start her period of Maternity Leave. This date cannot be earlier than the 
11th week before the EWC; and 
  The Expected Week of Childbirth.  
 
Upon  receipt  of  this  notification,  TRM  will  advise  the  Resourcing  team  to  make  the  necessary 
arrangements.  TRM  will  also  notify  the  Health  and  Safety  department  in  order  that  a  specific  risk 
assessment may be undertaken.  
 
Within  28  days  of  receiving  this  notice,  the  Authority  will  write  to  the  employee  setting  out  her 
entitlements  and  stating  the  date  she  will  be  expected  to  return  including  ordinary  (paid)  and 
additional (unpaid) maternity leave.  
 
The date the employee is expected to return to work will be one day after her maternity leave ends. 
However,  it  remains  the  choice  of  each  woman  whether  or  not  she  takes  up  all  of  her  available 
maternity leave entitlement to 52 weeks. The employee may change the date that she intends her 
period of Maternity Leave to start or finish providing that she provides notice of this. Details of the 
notice required can be found later in this document. 
 
 
 
Version 1.3 
Review Date: 28.03.17   
Page 2 of 13 

Service Instruction 0658: Maternity  
 
 
Health and Safety  
 
The Management of Health and Safety at Work Amendment Regulations (1999) require employers 
to  carry  out  risk  assessments  for  all  employees.  The  regulations  specifically  require  particular 
account to be taken of the risks to the health and safety for new and expectant mothers.  
 
The Authority has a generic risk assessment available on the intranet or on request from the Health 
and Safety department that identifies the risks for employees who may become pregnant. 
 
Any  employee  who  is  considering  becoming  pregnant  or  who  believes  she  might  be  pregnant 
should  review  the  specific  risk  assessment  applicable  to  their  role  and  take  such  steps  as 
immediately  necessary  to  remove  or  reduce  any  risks.    The  list  of  current  risk  assessments  is 
included at the end of this Service Instruction. 
 
As soon as the employee notifies her line manager or TRM  of her pregnancy, the line manager or 
TRM  will  notify  the  Health  and  Safety  department  to  arrange  for  a  specific  risk  assessment  to  be 
carried out. The employee will be provided  with a copy of the risk assessment and encouraged to 
discuss  it  with  her  medical  advisors.  The  views  of  the  employee  and  her  medical  advisors  will  be 
factored into subsequent risk assessments throughout the employee’s pregnancy. 
 
For operational fire fighters and subject to the risk assessment, the employee will not be permitted 
to attend any further emergency incidents but will remain on her watch and continue normal training 
and development activities. 
 
Where an operational employee notifies her line manager or  HR Management of her pregnancy in 
circumstances where the Health and Safety department are unavailable, for example on a weekend 
or  on  a  night  duty,  the  line  manager  should  detail  the  employee  to  undertake  non  -operational 
duties. In so doing the line manager should consider that the employee may wish to keep the fact 
that  she  is  pregnant  confidential  and  should  exercise  as  much  discretion  as  possible  in  the 
circumstances.  The  line  manager  should  immediately  arrange  for  a  risk  assessment  to  be 
conducted  by  a  Manager  with  a  NEBOSH  qualification  in  order  to  assess  the  extent  of  the  duties 
that  the  woman  can  do  until  such  time  as  the  Health  and  Safety  department  can  undertake  a  full 
assessment.  The  underlying  principles  will  be,  in  conjunction  with  the  employee,  to  assess  the 
duties  that  she  is  able  to  do,  not  just  what  she  is  not  able  to  do  in  order  to  ensure  that  wherever 
possible  she  will  be  provided  with  work  that  enables  her  to retain  her  operational  skills  levels  and 
that she stays on duty with her watch.  
 
Risk  assessments  will  be  ongoing  through  the  pregnancy.  Ongoing  risk  assessments  will  be 
conducted as close after antenatal appointments as practicably possible. All employees should keep 
their line manager informed of any medical issues identified by a GP or midwife.  
 
Where  risks  are  identified  the  Authority  will  take  practical  steps  to  remove  or  reduce  any  risks 
identified.  If  this  is  not  possible,  the  Authority  will  meet  with  the  employee  along  with  her 
colleague/representative and seek to agree with the employee to reduce the hours of work without 
any  reduction  in  existing  salary  such  that  monthly  pay  will  remain  as  that  prior  to  the  reduction  in 
hours; or offer her alternative work. After all other avenues have been explored, and as a last resort, 
the Authority may place the employee on safety leave with full pay on maternity grounds for as long 
as it is necessary to protect her, i.e. until such time as there are no longer risks to her health and 
safety. The underlying principle is that the employee’s pay and where practicably possible her terms 
and conditions of employment (for example in terms of location) during her pregnancy shall not be 
less favourable than her normal employment.  
 
Version 1.3 
Review Date: 28.03.17   
Page 3 of 13 

Service Instruction 0658: Maternity  
 
Maternity leave 
After providing notification to the Authority the employee may change her mind about the intended 
start  date  of  her  Maternity  Leave  as  long  as  she  notifies the  Authority  of  the  new  start  date.    She 
must do this in writing, by whichever is the earlier of: 
 
  28 days before the date she originally intended to start her leave 
  28 days before the new date she wants to start her leave 
 
There may be situations where this is not always possible and request that as much notification is 
provided as the employee is able to provide. 
 
Maternity leave will start automatically if the employee is absent from work for a pregnancy related 
illness during the 4 weeks before the start of her EWC regardless of when she has said she wishes 
for her maternity leave to commence. 
 
If the baby is born early the maternity leave starts the day after the birth. Employees are required to 
provide a birth certificate or a document signed by a Dr or midwife that confirms the actual date of 
birth.  On receipt  of this the  Resourcing  team  will  write  out  the  mother  to advise  her  of  her  correct 
entitlements. 
 
Statutory Maternity Leave 
All  employees,  regardless  of  length  of  service  are  entitled  to  52  weeks  Statutory  Maternity  leave 
(SML).  Al  employees must take a minimum of two weeks’ compulsory maternity leave following the 
birth of their child.   
 
Maternity leave can start at any time from the beginning of the 11th week before the expected week 
of childbirth or the time of childbirth if that is earlier. 
 
SML will remain at 52 weeks regardless of the number of children resulting from a single pregnancy. 
Mothers  may  reduce  their  maternity  leave  in  order  to  share  the  unused  portion  of  the  maternity 
leave with the father via Shared Parental Leave (see below) 
 
 
Time Off for Ante-Natal Care etc 
Employees will be given reasonable time off with pay (including travelling time) to attend ante-natal 
care  appointments.  Except  for  the  first  appointment,  women  may  be  asked  to  produce  proof  that 
appointments have been made.  
 
Partners  of  pregnant  women  may  also  be  permitted  time  off  with  pay  to  attend  up  to  2  parent 
craft/relaxation classes/exercise classes provided they produce evidence of enrolment and details of 
future  appointments.  However,  every  attempt  should  be  made  to  arrange  attendance  at  such 
classes outside normal duty hours. 
 
Annual and PH Leave prior to going on Maternity Leave 

Where possible the Authority encourages expectant mothers to plan to use their leave time prior to 
commencing  maternity  leave.  It  is  advisable  that  the  employee  contacts  the  TRM  team  to  ensure 
that the correct leave entitlements are clarified 
Version 1.3 
Review Date: 28.03.17   
Page 4 of 13 

Service Instruction 0658: Maternity  
 
 
Pay during Maternity Leave 
The Authority is committed to being a family friendly employer and has an enhanced maternity pay 
scheme over and above the statutory minimum.  
 
 
 
Statutory Maternity Pay (SMP) 
 
In order to qualify for SMP an employee should have: 
 
  At least 26 weeks’ continuous employment with the Authority extending into the 15th week before 
the EWC 
  Average weekly earnings at or above the lower earnings limit for NI contributions that applies at 
the end of the qualifying week. 
 
SMP is made up of: - 
 
  6 weeks at the higher rate ( 90% of salary), followed by 
  33 weeks SMP at the lower rate, followed by  
  13 weeks unpaid leave 
 
The  lower  rate  of  SMP  changes  annually  and  is  governed  by  DWP,  details  regarding  the  current 
lower earnings limit and current SMP rate can be obtained from Gov.uk. 
 
Occupational Maternity Pay 
 
In addition, employees with 1 year or more of continuous service with the Authority (at the beginning 
of  the  11th  week  before  the  EWC)  are  entitled  to  half  their  pay  from  week  7  to  week  39  of  their 
maternity leave. This means that they receive:  
 
  6 weeks SMP at the higher rate (90% of earnings) 
  33 weeks SMP  at the lower rate PLUS 50% of Salary 
  13 unpaid leave 
 
Employees with less than 26 weeks service as at the 15th week prior to the Expected week of 
Childbirth: 
 
Employees  will  not  be  entitled  to  Statutory  Maternity  Pay  (SMP)  or  Occupational  Maternity  pay.  
However, they may apply directly for Maternity Allowance from the Benefits Agency.  
Where  the  employee  receives  contractual  maternity  pay,  it  is  on  the  understanding  that  they  will 
return to employment for a period of at least three months (which may be varied by the Authority on 
good cause). In the event of her not doing so, the employee  may be required to repay the monies 
paid above the level of SMP, however this remains at the discretion of the Fire Authority. 
Employees should contact the Resourcing team directly once the baby is born to ensure the correct 
payments are processed for them.  
 
Contact with Employees whilst on Maternity Leave 
The Authority may make contact with the woman employee from time to time during the maternity 
leave period (for example to discuss her return to work)  
 
Version 1.3 
Review Date: 28.03.17   
Page 5 of 13 

Service Instruction 0658: Maternity  
Prior  to  commencing  maternity  leave  the  employee  will  meet  with  the  Resourcing  team  for  a  pre-
maternity meeting and will additionally be offered an opportunity to meet with the Occupation Health 
Nurse who will provide them with additional information relating to maternity, the birth and her health 
and wellbeing. 
 
The services of the Occupational Health Nurse can be accessed by the employee when she is on 
maternity leave if support, advice and guidance are required, or if the employee wishes to discuss 
any health concerns they may have prior to resuming work. Where appropriate and with consent of 
the employee, the Occupational Health Dr may liaise with the employee’s GP to ensure that there is 
a suitable support to assist the employee to return to her role. 
 
Whilst employees are absent on maternity leave, the Resourcing Team will send them copies of any 
relevant  literature  concerning  job  advertisements  and  information  circulars  etc.    They  will  also  be 
entitled to apply for promotion opportunities that may arise during this time. 
 
The  Resourcing  team  should  be  kept  informed  of  any  changes  to  dates  to  ensure  the  correct 
information and payment can be made. 
 
Keeping In Touch Days 
The Authority may make contact with the woman employee from time to time during the maternity 
leave period (for example to discuss her return to work).  
 
An employee on maternity leave may carry out  up to  and including 10  days  work for the  Authority 
during her statutory maternity leave period without bringing the leave to an end and without any loss 
to  maternity  pay.  This  may  be  worked  as  single  days  or  consecutive  days  at  any  time  during 
maternity leave after the 2 weeks compulsory maternity leave, regardless of the length of maternity 
leave  taken.   Any  days  worked  will  not  extend  the  total  duration  of  the  statutory  maternity  leave 
period.  
 
There  is  no  right  or  any  requirement for  the  woman  to  work  during  her maternity  leave.  Any  work 
undertaken  will  be  agreed  in  advance  between  the  woman  and  her  line  manager.  “Work”  may 
include training or any activity undertaken for the purposes of keeping in touch with the workplace.  
 
Any work done on a KIT day counts as one KIT day.  Therefore, if an employee comes in for a one-
hour training session and does no other work that day, she will have used up one of her KIT days.   
 
Payment  is  at the  employee’s  normal  daily  rate  of  pay.  Fol owing  completion of  a KIT  Day,  a KIT 
Day Claim Form should be forwarded to the Pay and Pensions Team in order for the time worked to 
be included in her monthly pay.  
 
Benefits during Maternity Leave 
Annual Leave 
Whilst absent on Ordinary Maternity and Additional Leave,  expectant and new mothers will accrue 
leave. It is likely that during an employee’s absence on maternity leave, one annual leave year wil  
end and a new one will commence. 
 
For employees whose leave is scheduled to be taken at fixed points during the year and where this 
leave is scheduled to take place when the employee is absent on maternity leave, it may be carried 
into the following leave year, where it must be taken upon their return to work. This will normally be 
taken as an extension to the employee’s period of maternity/additional leave 
 
For employees whose annual leave entitlement is not scheduled to be taken at fixed points, holiday 
may be carried over with agreement with TRM. The employee can also opt to take any annual leave 
for the new leave year immediately on their return to work. (Annual leave scheduled for later in that 
year can be brought forward for this purpose). 
Version 1.3 
Review Date: 28.03.17   
Page 6 of 13 

Service Instruction 0658: Maternity  
 
If  the  employee  gives  birth  before  the  date  she  intended  to  begin  her  maternity  leave,  maternity 
leave  will  commence  on  the  following  day.  Where  this  occurs  any  leave  that  was  intended  to  be 
taken but was not, it will be carried forward and taken upon their return to work.  
 
Where the  employee  has  been  absent from  work  due  to  illness  during  her  pregnancy  and missed 
periods of scheduled leave, the Authority may, with agreement, re-instate this leave. Each case will 
be  treated  on  its  merits.  The  Authority  has  a  duty  of  care  to  ensure  that  all  employees  take 
meaningful leave each year and therefore all re-instated leave must be taken prior to the individual 
taking maternity leave where there is opportunity to do so. 
 
Essential Car User Allowance or use of an Authority vehicle 
Where an employee is entitled to Essential Car User Allowance, this will be paid for the period of the 
Maternity Leave.  
 
Where  an  employee  has  use  of  an  Authority  vehicle  as  part  of  their  everyday  duties  and  some 
private  use  of  the  vehicle  is  accepted  as  part  of  the  arrangement,  the  use  of  this  vehicle  may 
continue  through  the  period  of  maternity  leave.  The  Authority  does  have  the  right  to  provide  an 
alternative vehicle should the particular vehicle be required for operational or other purposes or pay 
the employee essential user allowance for the period of ordinary maternity leave if a vehicle cannot 
be provided.    
 
Any fuel used for non-business related purposes must be paid for by the employee. 
 
Uniform/Corporate Wear for Pregnant Employees  
Where  the  employee  is  provided  with  a  uniform  as  part  of  her  job,  the  Authority  will  ensure  that 
maternity  wear  is  available  in  line  with  corporate  identity.  Where  appropriate  the  Authority  will 
provide a maternity version of the uniform or corporate wear on request. Where this is not possible, 
the Authority may reimburse any costs (up to £200) incurred for the purchasing of suitable maternity 
wear  which  is  subject  to  tax.  Such  claims  should  be  forwarded,  with  the  relevant  receipts,  to  the 
Operational Equipment Manager for authorisation. 
 
 
RETURNING FROM MATERNITY LEAVE 
Unless  the  mother  advises  that  she  wishes  to  end  her  maternity  leave  early  and  opt  into  Shared 
Parental leave; the date on which an employee will return to work will normally be the first working 
day 52 weeks after her maternity leave began. 
 
An employee exercising her right to return to work after absence because of pregnancy or childbirth 
will continue to be employed in the same role/grade as before. 
 
The Authority recognises that circumstances change and is prepared to waive the legal requirement 
to alter a return date from an 8 week notification period. However employees wish to return to work 
before or after the originally agreed date MUST provide the Authority with at least 21 days’ notice. 
 
If an employee gives notice that she intends to return to work but: 
  subsequently fails to do so, the Authority will be entitled to operate its normal procedures for 
unauthorised absence or sickness absence as appropriate, or 
  Subsequently decides to resign, she will have no right to return to work with the only exception 
relating to still births.  Please see that section for more details. 
 
 
Employees who do not wish to return to work after maternity leave
 
Employees  who  do  not  wish  to  return  to  work  after  her  maternity  leave  must  give  the  Authority 
notice  as  required  by  her  contract  of  employment.    Please  refer  to  the  section  regarding  the 
Version 1.3 
Review Date: 28.03.17   
Page 7 of 13 

Service Instruction 0658: Maternity  
repayment of contractual maternity pay if an employee does not return to work following maternity 
leave. 
 
The current notice periods required are as follows: 
 
Grey Book Employees 
Operational Fire fighters and Control room employees 
 28 days 
 
Green book Employees 
Grade 1 to Grade 9 (Scale 1 to SO2)   
 
 
1 month 
Grade 10 to Grade 13 (PO1 to PO3)  
 
 
2 months 
Grade 13 and above (PO4 and above) 
 
 
3 months 
 
 
Red Book Employees 

All employees working under the Red book their notice period that they are required to provide the 
Authority is 1 month 
 
Risk Assessments 
On  return to  work from maternity  leave  a  woman  must  have  a  risk  assessment  carried  out  by  the 
Health and Safety Department to ensure that all reasonable adjustments can be made to facilitate a 
timely return to work.  
 
Medical Examination - Operational Employees 

Before  the  date  on  which  the  employee  is  due  to  return  to  work,  the  Authority  will  make 
arrangements  for  an  appointment  with  the  Medical  Officer,  the  employee  can  also  request  this 
appointment.  If  the  employee  is  considered  by  the  Authority’s  Medical  Officer  to  be  able  return  to 
work,  but  not  to  resume  full  operational  duties,  arrangements  will  made  for  alternative  work, 
commensurate with role etc. Where possible, this will involve returning to the work and location that 
the employee carried out prior to maternity leave.  
 
Breast Feeding 
If  the  mother  advises  that  she  is  breastfeeding,  she  should  provide  written  notification  to  the 
Authority at least 8 weeks before the expected return to work date.  The mother will be invited into 
work using a KIT day for a risk assessment to assess if there are any identified issues with returning 
to work to her substantive post and the agreed time scales for any temporary adjustments ( up to a 
maximum of twelve weeks). 
 
The Authority will ensure that suitable facilities are available for expressing and storing milk during 
working  hours.  Further  information  is  available  from  the  Breastfeeding  pathway  for  operational 
firefighters  located  on  the  Pod  and  Equality  pages  of  the  portal,  from  the  Diversity  Team  or 
representative bodies. 
 
Fit to Ride 
Once notified of the return to operational duties, the Station Manager with operational responsibility 
for the employee should, with the employee, consider any particular training needs arising. This may 
depend on the length of absence and be in line with Service procedures in place at the time. 
 
Flexible Working 
The Authority will consider flexible working requests in line with Service procedures and legislative 
requirements and will endeavour to facilitate these where it is practicable and meets the exigencies 
of the Authority.  An employee may make a request to work flexibly prior to returning from Maternity 
Version 1.3 
Review Date: 28.03.17   
Page 8 of 13 

Service Instruction 0658: Maternity  
Leave.   Further  information  about  requesting  flexible  working  are  set  out  in  the  Flexible  Working 
Service Instruction SI 0657 Flexible working
 
Parental Leave 

Parents  of  children  under  the  age  of  18  are  entitled  to  18  weeks  unpaid  Parental  leave.    Further 
information can be found in the Parental leave Service Instruction. 
 
 
Additional information 
 
IVF 
 
The  Authority  wishes  to  be  supportive  of  employees  and  partners  going  through  the  IVF  or  other 
fertility treatment and recognises that this can be a difficult and stressful time for those concerned.  
Each  case  will  be  treated  individually  and  the  Authority  will  seek  to  be  flexible  with  regards  to 
facilitating time off or flexible working for employee and partners during this time if they confidentially 
inform their Manager or an HR Manager that they are going through this treatment. Please see SI 
0862 IVF
  
 
Premature Births
 
Should  a  woman  give  birth  prematurely  and  her  child  remains  in  hospital  after  she  has  been 
discharged, the Authority wil  consider extending the woman’s maternity leave by a period of special 
leave which may be unpaid to allow her to care for her child when the baby is allowed home. Each 
case will be considered on its merits. 
 
Death of a baby and stillbirth 

In the unfortunate event that the baby dies or is still born after 24 weeks pregnancy, the employee, if 
eligible,  will  remain  entitled  to  maternity  pay  and  leave  as  outlined  above  and  full  support  will  be 
provided by the Authority.  
 
If  the  employee  has  resigned  and  there  is  an  unexpected  change  of  circumstances,  such  as 
stillbirth, the Service will normally allow the employee to return to work by offering re-employment. 
 
If  a  miscarriage  occurs  before  24  weeks,  sympathetic  consideration  will  be  given  to  individual 
circumstances  and  where  appropriate  discretionary  leave  or  sick  leave  will  be  granted  after  the 
needs of the employee and medical opinion have been considered. 
 
Specific Risk Assessments.  
The Health and Safety Department have produced separate risk assessments pertaining to 
individual groups of workers.These are regularly reviewed to ensure that all relevant groups are 
covered by a specific assessment: 
 
1.  NO 0029 Operational Personnel – New and Expectant Mothers.  
2.  NO 0030 Office/Admin Personnel – New and Expectant Mothers.  
3.  NO 0031 Cleaning Staff – New and Expectant Mothers.  
4.  NO 0032 Kitchen Staff – New and Expectant Mothers.  
5.  NO 0033 Instructional Staff – New and Expectant Mothers.  
6.  NO 0034 Driver/Delivery Personnel – New and Expectant Mothers.  
7.  NO 0035 Advocate Personnel – New and Expectant Mothers.  
 
Shared Parental Leave (SPL) 
Shared parental leave is a way that parents can share statutory leave and pay on the birth of their 
child. The mother can choose to end her maternity leave early, at any time after the compulsory two 
Version 1.3 
Review Date: 28.03.17   
Page 9 of 13 

Service Instruction 0658: Maternity  
weeks leave period following the birth of the child has been taken. The parents can then choose 
how to split up the remaining weeks of leave between them. Shared parental leave can be taken by 
each parent separately or at the same time. 
 
Eligibility criteria 
If a woman decides not to take her full maternity leave entitlement, she and the father will be able to 
opt into shared parental leave. Both parents must meet a set of eligibility criteria, which are: 
  They must have been continuously employed for at least 26 weeks by the end of the 15th week 
before the expected week of childbirth. 
  Their partner must meet the “Work and Earnings” criteria- (their partner must have been in 26 
weeks of employment/self-employment in the 66 weeks before the expected week of childbirth 
(EWC) and have earned an average weekly salary of £30 over 13 weeks in the 66 weeks before 
the EWC). 
  They must remain continuously employed until the week before any period of shared parental 
leave starts. 
  They already have or expect to have main responsibility for caring for the child. 
  The mother is entitled to statutory maternity leave. 
  The mother has reduced her entitlement to maternity leave or has returned to work “curtailing”. 
  They have provided their employers with notice of entitlement and intention to take SPL (see 
below). 
They should provide evidence requested by the Service within 14 days of the request. This may 
include, 
  A copy of the birth certificate,  
  Or a declaration from the parents confirming the date and place of the child’s birth if the birth 
certificate is not yet available, 
   the name and address of the other parent’s employer. 
Amount of shared parental leave available  
The maximum amount of leave that can be shared between the parents is 50 weeks. The leave can 
be taken during the 12 months following the birth of the child, but cannot begin earlier than two 
weeks following the child’s birth. 
SPL only becomes available once the mother has given notice to curtail her entitlement to maternity 
leave, this is binding. Therefore, any period of maternity leave taken by the mother will be deducted 
from the period of 50 weeks’ SPL, with the balance available to be shared between the parents. 
If both parents take SPL off together they need to be aware that they will use up the remaining leave 
time at twice the rate. For example, if one parent takes 1 week of SHL off this counts as one week, if 
both parents are off together they have used 2 weeks from their allowance. 
Version 1.3 
Review Date: 28.03.17   
Page 10 of 13 

Service Instruction 0658: Maternity  
The leave can be taken separately or at the same time, subject to the following requirements: 
  The minimum period of leave must be one week, 
  The leave must be taken in multiples of complete weeks, and 
  The leave may be taken as one continuous period or discontinuous periods. However, where a 
temporary employee has been employed to back fill a maternity leave it might not be possible to 
grant discontinuous leave 
Notice to end maternity leave 
The mother must give the Service eight weeks’ notice to end her entitlement to maternity leave 
early. This notice can be given before or after the birth. If it is given after the birth, the notice is 
binding. However, if notice is given before the birth, the mother is able to revoke the notice up to six 
weeks after the birth – this is in case an unplanned situation arises following the birth of the child. 
Notice of entitlement and intention to take shared parental leave 
If one or both parents wish to take SPL they must submit a written ’notice of entitlement’ at least 
eight weeks before the start of the first period of shared parental leave. The notice should include 
the information, 
  The mother’s and father’s names and national insurance numbers, 
  The start and end date of any period of statutory maternity leave taken/to be taken by the 
mother, and therefore the total amount of shared parental leave available, 
  The amount of any statutory maternity pay or maternity allowance received or to be received by 
the mother, 
  The expected week of childbirth and/or actual date of birth of the child, 
  Confirmation that the mother/father is sharing child care responsibilities with their partner, 
  A non-binding indication of how much shared parental leave both parties intend to take and the 
proposed start and end dates of such leave, and 
  A declaration from each parent  confirming that:  
o  The mother satisfies the eligibility criteria, 
o  The father satisfies the eligibility criteria, 
o  That the information given is accurate, and 
o  That if either parent ceases to meet the conditions of entitlement to shared parental leave 
then they will immediately notify the Service. 
The parents may vary the amount of SPL they intend to take by giving written notice to their 
employers.  
An online form for parents to assist them to submit this information can be located on the People 
and Organisational Development pages in the forms section 
Period of leave notice 
Parents must also provide their employers with a written ’period of leave’ notice by giving the 
requested start and end dates of the periods of leave . The period of leave notice triggers a 
discussion with the Service to agree the leave. It 
Version 1.3 
Review Date: 28.03.17   
Page 11 of 13 

Service Instruction 0658: Maternity  
  Must be given not less than eight weeks prior to the requested start date. 
  Can be given at the same time as the notice of entitlement referred to above, or can be given 
later. 
  The notice can request one or more periods of leave. 
  If the notice has been given before the child is born then the start date may be expressed as a 
number of days from the date the child is born. 
Only three period of leave notices in total can be given by each parent, including requests to vary a 
period of leave that has already been arranged. 
 
Continuous periods of shared parental leave: 
If an employee simply requests one period of continuous shared parental leave, they are entitled to 
take that period of leave. 
 
Discontinuous periods of shared parental leave: 
Agreement is necessary if an employee requests discontinuous periods of shared parental leave – 
meaning two or more periods of leave separated by periods at work. Within two weeks of the date of 
the period of leave notice the Service may: 
  Agree to the periods of leave requested, 
  Propose alternative dates, or 
  Refuse the leave without proposing alternative dates. 
 
If the parties can agree the periods of leave within this two week period then the employee is 
entitled to take that leave on the agreed dates. If the parties cannot agree the periods of leave then 
the employee may either withdraw the request or take the total amount of leave requested as one 
continuous period of leave. The default position is that leave should be taken in a single block 
commencing on a date specified by the employee but with at least eight weeks’ notice to the 
Service.  
Where employees have been recruited as cover for maternity leave, the Service may not be able to 
grant discontinuous leave to the mother. 
Entitlement to shared parental pay (ShPP) 
A maximum of 37 weeks of shared parental pay will be available to be shared between the parents, 
depending on what entitlement the mother has left from her maternity pay. 
Statutory shared parental pay is paid at the lower of the statutory prescribed rate (which is advised 
on Gov.uk) or 90 per cent of the relevant parent’s normal weekly earnings (subject to the lower 
earnings limit as advised by Gov.uk).  
The remaining 13 weeks of SPL are unpaid. 
However, statutory shared parental pay is paid at the lower level throughout the leave period, even 
if the mother returns from maternity leave after only two weeks, during the period where the higher 
level of maternity pay would have been available to her. Employees should therefore considered 
whether it is financially sensible to forfeit enhanced maternity pay for Shared parental pay. 
Pension Considerations 
The parents should contact payroll to discuss how SPL affects their pension contributions. For 
example, if a parent takes SPL during the 13 weeks unpaid window they will need to make up their 
contributions and those that the employer would normally make. 
Version 1.3 
Review Date: 28.03.17   
Page 12 of 13 

Service Instruction 0658: Maternity  
 
Shared Parental Leave in Touch Days (SPLIT) 
An employee can agree to attend work or work related training for up to 20 days during their SPL 
without bringing their SPL to an end. Any work carried out on a day or part of a day constitutes a 
day’s work for these purposes. 
Returning to work after SPL 
The employee will have agreed a return to work date with the Service. If they are unable to attend 
work due to an absence they are expected to comply with the Authority’s Absence Management 
process. In any other case later return without prior permission will be treated as unauthorised 
absence. 
 
 

 
Version 1.3 
Review Date: 28.03.17   
Page 13 of 13