This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Hr Policies and Procedures'.


Service Instruction 0657: Flexible Working 
 
Service Instruction 0657 
 
Flexible Working 
 
 
Document Control 
Description and Purpose 
This document is intended to give guidance to Managers and employees who wish to apply for flexible 
working
 
 
Active date 
Review date 
Author 
Editor 
Publisher 
Nov 2010 
10.05.19 
Amanda  Cross 
Nick Mernock 
Sue Coker 
Permanent 

Temporary 
 
If temporary, review date must be 3 months or less. 
 
Amendment History 
Version  

Date 
Reasons for Change 
Amended by 
Old WLB bklet 
 
Updated  to  reflect  the  flexible  working  e-  mail  address  Amanda Cross 
and the work of the panel 

1.1 
03.05.13 
Update of review date 
Amanda Cross 
1.2 
13.05.14 
Ensure policy reflects new Children & Families Act 2014 
Amanda Cross 
1.3 
17.08.15 
Updated to reflect POD re-structure 
Sara Williams 
1.4 
08.02.17 
Update to reflect new team name only 
Amanda Cross 
1.5 
10.05.18 
General Data Protection Regulation update 
Amanda Cross 
 
Risk Assessment (if applicable) 
Date Completed 

Review Date 
Assessed by 
Document location 
Verified by(H&S) 
 
 
 
 
 
 
Equalities Impact Assessment 
Date  

Reviewed by 
Document location 
 17.09.15 
  
 E&DPortal/EIAs/POD/EIA262 
 
Civil Contingencies Impact Assessment (if applicable) 
Date 

Assessed by 
Document location 
 
 
 
 
Related Documents 
Doc. Type  Ref. No. 

Title 
Document location 
Policy 
PODPOL3  Work life balance policy 
Portal/POD/Policies 
 
Contact 
Department 

Email 
Telephone ext. 
POD 
xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx  0151 296 4358 
 
Target audience 
All MFRS 


Ops Crews 
 
Fire Protection 
 
Fire Prevention 
 
Principal officers 
 
Senior officers 
 
Non uniformed 
 
Fire Control 
 
 
Relevant legislation (if any) 
Equalities Act 2010, Children and Families Act 2014 
 
 
 
Version 1.5 
Review Date: 10.05.19 
Page 1 of 8 

Service Instruction 0657: Flexible Working 
 
FLEXIBLE WORKING 
 
Introduction  
The Authority is committed to improving the working lives of all employees regardless of age, disability, 
gender reassignment, family circumstance, marriage or civil partnership status, pregnancy or maternity, 
race,  religion  or  belief,  sex  or  sexual  orientation.  It  aims  to  help  employees  to  achieve  a  balance 
between the demands of work and personal lifestyle.  
 
The Authority recognises that  all employees may have personal  and individual needs to work a “non-
standard” working pattern. The right to request flexible working gives all employees the statutory right to 
request  a  contract  variation  for  flexible  working  arrangements,  but  does  not  create  right  to  have  a 
flexible  working  pattern.  There  will  be  circumstances  when  the  Authority  will  be  unable  to  meet  a 
desired working pattern. 
 
The Authority will not refuse a request for flexible working without reasonable consideration and giving 
justifiable business reasons in writing for doing so; details of the business reasons can be found later in 
this chapter. 
 
Making a Request 
Employees  must  discuss  their  application  to  work  flexibly  with  their  line  manager  before  submitting  a 
formal  request.  This  is  to  enable  the  requests  to  be  considered  in  practical  terms  in  relation  to  the 
impact on the department and alternative options can be explored at this stage.  It may also be helpful 
to discuss the impact on salary with the People Services Team in the first instance. 
 
A formal request must be submitted on the Flexible Working Application Form (FW1) via e-mail to the 
Flexible Working email box. This form can be located on the People and Organisational Development 
page  on  the  portal.  Employees  must  ensure  that  they  read  all  supporting  documentation  before 
submitting a request. The team will confirm receipt of the application.  
 
Each request wil  be dealt with individually, taking into account the employee’s personal circumstances, 
the likely effects that the proposed changes to working hours or place of work are likely to have on the 
Authority, the work of the employee’s department and the impact on their colleagues.  
 
Version 1.5 
Review Date: 10.05.19 
Page 2 of 8 

Service Instruction 0657: Flexible Working 
Agreeing to one employee’s request wil  not set a precedent or create a right for another employee to 
be granted a similar change to their working pattern. Each case will be considered in light of its impact 
on both the employee and MFRA. 
 
It is useful for the employee to consider how any potentially negative impacts might be accommodated 
and to consider alternative options. 
 
Employees  should  advise  the  panel  if  the  request  is  made  in  relation  to  one  of  the  protected 
characteristics of the Equality Act 2010, for example as a reasonable adjustment for a disability. 
 
It is recommended that the Flexible Working Application form (FW1) is submitted well in advance of the 
intended date of when the flexible working arrangement is to begin.  The form must be fully completed 
and should include all relevant information about the flexible working pattern requested and reasons for 
the request. 
 
The Authority treats personal data collected in accordance with its data protection policy and 
related service instructions. Information about how your data is used and the basis for 
processing your data is provided in the Authority’s employee privacy notice 
 
 
 Examples of Flexible Working 
Some examples of flexible working include: 
 
  Changing the hours or times that an employee works 
  Changing the location the employee works 
  Part-time working – working less than basic full time hours.  
  Job-Share – two or more people share a full-time job so that all the functions are divided 
and allocated between the employees. Each of them has a range of duties as in a full time 
job, but does that job at a different time than the other job sharing partners. Job sharing is 
essentially a partnership or collaboration between the job sharers and its success therefore 
depends on the partners working well together with co-operation between them. 
  Term  time  working/Part  year  working.    Term  time  working  is  an  arrangement  when 
employees have blocks  of unpaid leave usually during school holidays.  Part year  working 
allows  employees  to  have  agreed  blocks  of  time  off.  The  most  common  arrangement  for 
Version 1.5 
Review Date: 10.05.19 
Page 3 of 8 

Service Instruction 0657: Flexible Working 
part  year  working  and  term  time  working  allows  for  the  annual  salary  to  be  reduced 
according to the amount of unpaid leave. This allows the same monthly rate to be received 
throughout  the  year.  Annual  leave  and  public  holidays  are  allocated  pro  rata  to  hours 
worked. 
  Career/Sabbatical breaks – employees are granted significant unpaid time off to 
undertake another activity.   There is a separate SI to deal with this topic. 
 
When a request is submitted from an employee there is no guarantee when accommodating a 
request that the employee will be able to return to their previous location. 
 
Flexible  arrangements  must  comply  with  the  law  on  working  time  and  where  appropriate  be 
subject  to  an  assessment  using  the  risk  fatigue  index.    Any  requests  will  also  be  subject  to 
working practices extant in the Authority. For further information or further clarification on any 
of the above please contact the POD department or your representative body. 
 
Contractual Issues 
Agreed  flexible  working  arrangements  usually  constitute  a  permanent  change  to  the 
employee’s terms and conditions of employment and the employee will not have an automatic 
right to alter or change back to their previous pattern of work.  
 
When requesting a reduction to working hours and/or days,  before submitting an application, 
employees  are  encouraged  to  consider  any  impact  this  change  will  have  on  some  of  their 
contractual terms and conditions of employment, such as: 
 
  Salary – e.g. any request for a reduction of hours will reduce the salary the employee 
receives pro-rata to the full time rate 
  Holiday Entitlement & Flexi – the holiday entitlement and flexi allowance for employees 
reducing their working hours will be pro-rated according to their contractual hours. 
  Pension- Any changes in salary will have an impact on pension contributions and pension 
entitlements.  The Authority urges individuals to seek independent financial advice when 
considering pension matters.   There may also be an impact on the benefits an employee 
receives. 
 
Version 1.5 
Review Date: 10.05.19 
Page 4 of 8 

Service Instruction 0657: Flexible Working 
For operational employees who reduce or change their working pattern, there is a requirement 
to  maintain  their  competence  and  attend  training  events.    This  may  include  a  request  by  the 
employer  for  the  employee  to  agree  to  attend  training  on  a  day  that  will  be  outside  of  the 
agreed  hours  requested.   When  training  takes  place  outside  the  hours  normally  worked  and 
the employee agrees to the request time off in lieu will be granted. In all other circumstances 
arrangements will be made for training to take place within the employee’s hours of work. 
 
Process 
Applications are considered jointly by the Authority’s Flexible Working Panel which is made up 
of  representatives from  other  appropriate  sections  including  POD,  Equality  and  Diversity  and 
Time and Resource Management along with the employee’s line Manager who will provide a 
business/operational overview and present the employee’s case. 
The panel will discuss  the practicalities  of the requested working arrangements  and consider 
suitable  alternative  arrangements  weighing  the  benefits of  the  changes  in  working  conditions 
for  both  the  employee  and  the  Authority  against  any  costs  associated  with  implementing  the 
changes. 
 
Where  a  request  can be accommodated  a meeting  with  the  individual  is not  needed and  the 
panel  will  confirm  this  in  writing  to  the  employee.  The  commencement  date  of  the  new  work 
pattern, the review date (if applicable) and new hours and salary details (if applicable) will be 
confirmed. This will usually be a permanent change to their contract.  
  
The employee should fully discuss the request with their line manager who will bring the details 
to  the  panel  meeting,  however  there  may  be  occasion  where  further  clarification  is  required 
from  the  employee,  for  example,  regarding  the  hours  requested  or  the  considerable  of 
alternative  solutions.  In  such  cases  the  flexible  working  panel  will  contact  the  employee  to 
request more details. 
 
As a local agreement there may a trial period to check the suitability of the proposed working 
arrangement  prior  to  the  application  being  submitted.  Advice  can  be  sought  from  the  flexible 
working  panel  to  establish  whether  a  flexible  working  application  is  a  suitable  solution  for  an 
employee or whether a short term review of working hours is a more practicable response. 
 
Version 1.5 
Review Date: 10.05.19 
Page 5 of 8 

Service Instruction 0657: Flexible Working 
Where a request involves child care or elder care a review date may be included in the pattern 
to ensure that it is still fit for purpose after a 1 or 2 year period. 
 
All employees will be notified of the decision within a  “decision period” of three months of the 
application or longer is this is agreed. 
 
Refusing an Application  
There  may  be  circumstances  where  due  to  business  and  operational  requirements  the 
Authority is unable agree to a request.  In these circumstances the employee will be notified of 
these reasons in writing. 
 
 
Where a request cannot be accommodated a member of the flexible working panel will arrange 
a  meeting  with  the  employee.    The  employee  and  his/her  work  colleague  or  trade  union 
representative  will  be  invited  to  the  meeting  to  discuss  this  matter  with  the  Panel’s 
representative. 
 
There  are  eight  business  grounds  on  which  the  Authority  may  refuse  a  request  for  flexible 
working which include: 
 
  The burden of additional costs 
  A detrimental  effect on ability to meet customer demand 
  Inability to reorganise work among existing employees 
  Inability to recruit additional staff 
  A detrimental impact on quality 
  A detrimental impact on performance 
  Insufficiency of work during periods the employee proposes to work and 
  Planned structural changes. 
 
 
Appeals 
Version 1.5 
Review Date: 10.05.19 
Page 6 of 8 

Service Instruction 0657: Flexible Working 
The Authority has provided a right of appeal against any decision about  Flexible Working.   A 
written appeal should be submitted to the Director of People and Organisational Development 
within 14 days of receiving the outcome detailing the grounds for making the appeal. 
 
An  appeal  meeting  will  be  organised  within  a  reasonable  time  of  receiving  the  appeal.  The 
appeals process may take the form of a full meeting or a review of the case. 
 
If an appeal is rejected, the employee will receive a written decision within a reasonable time of 
the  appeal  meeting.  The  letter  will  state  the  grounds  for  the  decision  and  provide  an 
explanation as to why the grounds for refusal apply in these circumstances.  
 
The employee will not be able to make another formal request until 12 months after the date of 
their original application, unless there are exceptional circumstances. 
 
Withdrawal of Application 
An employee can withdraw their application at any time prior to any decision being reached by 
the Flexible Working panel and must be put in writing.   
 
The  request  may  be  deemed  to  be  withdrawn  where  the  employee  fails  to  attend  a  meeting 
more  than  twice  without  reasonable  cause,  or  unreasonably  refuses  to  provide  information 
which  can  be  used  to  assess  the  request.  However,  the  Authority  will  be  flexible  where  -  on 
both occasions - the employee cannot attend due to unforeseen circumstances. The Authority 
will confirm in  writing the withdrawal of the application. In these circumstances the employee 
may not submit a further application for another 12 months. 
 
Reviewing a flexible working pattern 
 
There may be some situations where a review is built in to the flexible working agreement, for 
example term time working pattern dates, trial periods, agreements for child care, elder care/ 
caring responsibilities or time off to study. These will ensure that an employee has an 
agreement which is still relevant to potentially changing circumstances. 
 
Version 1.5 
Review Date: 10.05.19 
Page 7 of 8 

Service Instruction 0657: Flexible Working 
The Authority also reserves the right to review flexible working agreement where there is a 
significant business reason to do so, for example as a response to organisational change, 
changes to duty systems, restructures or redundancies. 
 
In such cases the employees will be invited to a formal meeting where they can be 
accompanied by a work colleague or trade union representative to discuss the feasibility of the 
continuance of the flexible working agreement in light of the changed business needs. All 
efforts will be made by the Authority to limit any alterations to flexible working patterns to those 
that complement the new working patterns and the employee’s personal needs. 
 
If the Authority is unable to approve a request in an environment where a number of other 
employees are already working flexibly because any further flexible working arrangements will 
impact adversely upon the business, the flexible working panel will consider calling for 
volunteers from existing flexible working employees to change their contracts back to other 
arrangements thereby creating capacity for granting new requests to work flexibly. 
Version 1.5 
Review Date: 10.05.19 
Page 8 of 8