This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Hr Policies and Procedures'.

Service Instruction 0867: Grievance Procedure 
Service Instruction 0867 
Grievance Procedure 
Document Control 
Description and Purpose 
This document is intended to give guidance to all employees regarding the processes to use to resolve 
employee relations matters.  It includes sections on individual and collective grievances.         
Active date 
Review date 
Amanda Cross 
Philomena Dwyer 
Sue Coker 
If temporary, review date must be 3 months or less. 
Amendment History 

Reasons for Change 
Amended by 
Minor amend from MFRS to MFRA page 3 
Amanda Cross 
General Data Protection Regulation update 
Amanda Cross 
Risk Assessment (if applicable) 
Date Completed 

Review Date 
Assessed by 
Document location 
Verified by(H&S) 
Equalities Impact Assessment 

Reviewed by 
Document location 
Civil Contingencies Impact Assessment (if applicable) 

Assessed by 
Document location 
Related Documents 
Doc. Type  Ref. No. 

Document location 
SI 0854 
PODPOL09  Bullying and Harassment 

Telephone ext. 
Professional Standards  0151 296 4607 
Target audience 

Ops Crews 
Fire Protection 
Fire Prevention 
Principal officers 
Senior officers 
Non uniformed 
Relevant legislation (if any) 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.2019 
Page 1 of 12 

Service Instruction 0867: Grievance Procedure 
Merseyside Fire and Rescue Authority is committed to being an Employer of Choice. This 
means treating people fairly, openly with respect and with dignity. The purpose of the 
grievance procedure is to ensure that employees who feel aggrieved about the way they 
believe they have been treated, either by the Authority, Management or by colleagues, have a 
means to raise those issues and are given every opportunity to have their grievances resolved 
internally in a confidential and just matter. 
Grievances are concerns, problems or complaints that employees raise with their employers.  
These may include (but are not limited to) issues relating to: 
  Terms and conditions of employment 
  Health and safety 
  Working relationships 
  New working practices 
  The working environment 
  Bullying and Harassment 
  Discrimination 
All parties have a personal responsibility to make every effort to resolve issues raised under 
the grievance procedure expeditiously, in good faith, and where possible as close to the 
source of the grievance. The procedure is not to apportion blame or to apply punishment but to 
find appropriate and positive resolutions. 
This procedure has been written to comply with the ACAS guidelines and the National 
Conditions of Service (grey, green and red books). 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.2019 
Page 2 of 12 

Service Instruction 0867: Grievance Procedure 
Scope of the Procedure 
The procedure covers all employees. Employees might raise concerns about matters that are 
not within the control of the Authority, for example, in a member of the public’s home or on a 
secondment.  These issues should be treated in the same way as grievances within the 
Authority and investigation and action will be undertaken as far as practicably possible. The 
Authority will make it very clear to all parties that grievances will be taken seriously and action 
will be taken to protect their employees.  
Employees who leave during the course of a grievance should note that the grievance 
procedure will continue to the end of the grievance procedure and a written response will be 
provided to the ex-employee. 
Grievances should be raised within 3 months of the source of the issue unless otherwise 
This procedure covers individual grievances and collective grievances (2 or more people or 
Service wide implications). However, grievances arising from Collective Agreements relating to 
issues which are the subject of negotiation and consultation with the Representative bodies will 
be discussed via the Joint Secretaries processes.  
This procedure should not be used for: 
  Complaints that an employee may have about any formal disciplinary action taken 
against them, these should be dealt with as an appeal under the conduct procedure. 
  Issues dealing with a medical matter for example, an IQMP outcome. 
  Where it relates to an employee’s pay grade in which case the Job Evaluation process 
should be followed. 
  Where the grievance relates to pay or terms and conditions which MFRA cannot 
exercise discretion, for example, National pay increases. 
  Any matter which relates to collective disputes whether local or national. 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.2019 
Page 3 of 12 

Service Instruction 0867: Grievance Procedure 
Where an employee raises a grievance during a conduct process the disciplinary may be 
temporarily suspended in order to deal with the process, however the Service is not obligated 
to stop the conduct process and instigate the grievance process.  Insofar as a grievance has 
any bearing on the conduct proceedings, it can be raised as a relevant issue in the course of 
those proceedings. It may be appropriate to deal with both cases concurrently. 
Where there is a counterclaim/allegation it will be dealt with, as will all related issues, as part of 
the one resolution procedure. After discussion consideration will be made as to whether this 
counter claim is vexatious or malicious and it may be dealt with via the conduct procedure if 
there are reasonable grounds and a reasonable belief for doing so. 
Making the complaint 
Formal complaints must be set out in writing. This forms the basis of the subsequent hearing 
and any investigations, so it is important that it explains clearly the nature of the grievance and 
indicates the outcome that employee is seeking. If the grievance is unclear, the employee may 
be asked to clarify the complaint before any meeting takes place. 
The complaint should be headed “Grievance" and sent to the line manager and copied to 
Professional Standards for recording purposes. If the complaint relates to the way in which a 
line manager is treating an employee, the complaint may be sent to the “grandparent” 
Manager, i.e. their Line Manager’s Manager or Professional Standards who will appoint an 
appropriate person to deal with it.  
Attempts may be made to resolve the matter informally, depending on the nature of the 
complaint. However, if the employee is not satisfied with the outcome, they may request the 
matter proceeding to a full grievance hearing. 
Following the receipt of the written grievance, Professional Standards will identify whether 
similar grievances have been raised before and if so, how these have been resolved, and any 
follow up actions taken. This ensures that every best effort is made by the Authority to apply 
consistent decisions/ resolutions where circumstances or issues are raised are of a similar 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.2019 
Page 4 of 12 

Service Instruction 0867: Grievance Procedure 
Stages in the grievance 
Informal stage 
In the first instance, where appropriate, every effort should be made to resolve the matter on 
an informal basis before resorting to the formal stages of the Grievance Procedure. Most 
issues can be resolved in this way.  
Grievances often arise through misunderstandings and issues can be resolved swiftly and 
without escalation with open and constructive discussion with the Manager (or other 
appropriate person if raising it with the Manager causes local difficulty, for example a Trade 
Union Representative). 
Managers have a personal responsibility to manage effectively and appropriately.  They have 
should be allowed to exercise their right to manage and where a grievance concerns the Line 
Manager the employee should be aware that part of a Managers role is to:  
  Set targets and objectives for employees and monitor their performance 
  Set standards at work and to address conduct and capability matters to ensure employees 
understand what is expected of them 
  Issue instructions to employees and to ensure they are observed 
  To review how work is  carried out and alter working methods to ensure there is the best 
use of resources 
If an employee has a concern regarding any of these circumstances it is recommended that 
they seek clarification and understanding with their line Manager to resolve problems before 
they develop into difficulties for all concerned. 
During the discussion with the employee it may be appropriate to take a note of the meeting 
and a copy will be provided to the employee.  If employees are not satisfied with the outcome 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.2019 
Page 5 of 12 

Service Instruction 0867: Grievance Procedure 
of this initial stage, and after informal discussions, the matter is not resolved, they may move to 
the next stage of a formal hearing. 
It may be appropriate for the matter to be dealt with by way of mediation depending on the 
nature of the grievance. This involves the appointment of a third party mediator who will 
facilitate a structured dialogue between the parties to the grievance to allow them to resolve 
the problem/issues that have given rise to the grievance. Mediation will only be used where all 
parties involved, including the mediator agree. Please see the Mediation policy for further 
Some issues, however, are considered to be so sensitive, for example, bullying cases due to a 
protected characteristic, victimisation and/or harassment cases that is may be appropriate to 
progress directly to the formal stage.  
Formal Stage 
This must be in writing providing sufficient information to allow the grievance to be fully 
investigated. It should include why attempts to resolve it informally have been unsuccessful, 
providing evidence where appropriate. 
If in exceptional circumstances if there is a difficulty in raising the grievance in writing, for 
instance due to disability or language issues, then appropriate support will be offered to the 
The notification should also indicate what form of redress the employee is seeking.  If the 
employee is not able to provide this information the grievance may not be progressed or there 
may be delays in the process. Both parties are expected to work towards seeking mutually 
acceptable resolutions where possible and understanding the aggrieved employee’s 
expectation is a critical part of this process. 
The grievance will be thoroughly investigated and the employee will be given the opportunity to 
put forward their case at any hearing where they have the right to be accompanied by a 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.2019 
Page 6 of 12 

Service Instruction 0867: Grievance Procedure 
Conducting the grievance procedure 
The Service recognises that a formal grievance procedure can be a stressful and upsetting 
experience for all parties involved. Everyone involved in the process is entitled to be treated 
calmly and with respect. These rights extend to external and internal trade union 
representatives, elected representatives and any other employee representatives who act on 
behalf of employees and witnesses.  The Service will not tolerate abusive or insulting 
behaviour from anyone taking part in or conducting grievance procedures and will treat any 
such behaviour as misconduct under the conduct procedure.  
At no time will any person pursuing or participating in a grievance be challenged on related 
matters by management as a result of the grievance, unless there is evidence that their action 
is malicious or intended to harm another employee. In these circumstances consideration will 
be given to invoking the conduct procedures. 
The grievance hearing 
The hearing will be held as soon as is reasonably practicable and, subject to any need to carry 
out prior investigations, from the receipt of the written complaint. It will be conducted by an 
appropriate manager and if required an HR representative. At this formal meeting the 
employee has the right to be accompanied by a companion which may be a colleague or trade 
union representative. At the meeting, the employee will be asked to explain the nature of the 
complaint and what action the employee feels should be taken to resolve the matter. Where 
appropriate, the meeting may be adjourned to allow further investigations to take place. 
Employees should ensure their attendance at the meeting at the specified time. If any party is 
unable to attend because of circumstances beyond their control, they should inform the 
Hearing Manager as soon as possible. If the employee fails to attend without explanation, or if 
it appears that they have not made sufficient attempts to attend, the hearing may take place in 
their absence. 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.2019 
Page 7 of 12 

Service Instruction 0867: Grievance Procedure 
Following the meeting, the employee will be informed in writing of the outcome within seven 
working days and told of any action that the Service proposes to take as a result of the 
grievance. The employee may discuss this outcome informally with either their manager or 
Representative body. 
If they are dissatisfied with the outcome, they may make a formal appeal. 
The appeal should be made in writing to Professional Standards. It should clearly state the 
grounds of the appeal, i.e. the basis on which it is believed that the result of the grievance was 
wrong or that the action taken as a result was inappropriate. This should be done within seven 
days of the written notification of the outcome of the grievance. An appeal meeting will be 
arranged to take place within   “good time”   and the employee will be notified of the date of the 
meeting within 7 working days. 
The Appeal hearing will be conducted by a Manager appointed by Professional Standards who 
has not previously been involved in the case and is in a more senior role who has the authority 
to review and change the original decision. The Appeal Manager will consider the grounds put 
forward and assess whether or not the conclusion reached in the original grievance hearing 
was appropriate.  
The  appeal  is  not  intended  to  be  a  rerun  of  the  original  grievance  hearing,  but  rather  a 
consideration of the specific areas detailed in the appeal. The Appeal Manager conducting the 
appeal may therefore confine discussion to those specific areas detailed in  the appeal rather 
than reconsider the whole matter afresh. The grounds of the appeal must be specific to assist 
the Appeal Manager or it will be returned to the individual. 
Following the appeal meeting, the employee will be informed of the outcome within ten days. 
The outcome of this meeting will be final. 
Cases of an exceptionally serious nature only, (such as allegations of bullying, harassment, 
racism or other unlawful discrimination which implies major problems in relation to culture or 
management style that remain unresolved), may be referred by the Appeal Manager for further 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.2019 
Page 8 of 12 

Service Instruction 0867: Grievance Procedure 
consideration to the Joint Secretaries, (or their nominee) The local joint secretaries will decide 
whether a grievance heard at the appeals stage, but where the complainant remains 
dissatisfied, is one of a serious nature and may allow further appeals to be considered . The 
decision will be final at this stage. There is no further right of appeal.  
The right to be accompanied 
Employees have the right to be accompanied by a companion at formal meetings. This may be 
a fellow worker or a Local or Regional Trade union representative at any grievance meeting or 
subsequent appeal. A trade union official need not be an employee of the Service, but if 
he/she is not a fellow worker or an employee of his/her union, MFRS may insist on him/her 
being certified by the union as being experienced or trained in accompanying employees at 
grievance hearings. This is usually achieved by the production of certification card. 
The choice of companion is a matter for the employee, however companions are not obligated 
to accompany colleagues. Companions will be given appropriate paid time off to allow them to 
accompany colleagues at a grievance hearing or appeal hearing. 
At any hearing or appeal hearing, the chosen companion will be allowed to address the 
meeting, respond on the employee’s behalf to any view expressed in the hearing, and sum up 
the case on the employee’s behalf. However, both the hearing and appeal hearing are 
essentially meetings between the employer and the employee, so any questions put directly to 
the employee should be dealt with by the employee and not the companion. 
Where the chosen companion is unavailable on the day scheduled for the meeting or appeal, 
the meeting will be rescheduled, provided the employee proposes an alternative dates within 
five working days of the scheduled date. 
Withdrawal of grievances 
Where a grievance is withdrawn prior to the grievance meeting, the Line Manager will ensure 
that the person concerned confirms this in writing. Where a grievance is withdrawn, the Line 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.2019 
Page 9 of 12 

Service Instruction 0867: Grievance Procedure 
Manager should ensure that there are no unresolved issues that require further action. The 
Line Manager will advise all involved parties, if previously notified, of the withdrawal. 
Collective grievances 
If more than two employees have identical grievances and all employees wish them to be 
addressed in the same grievance process, the colleagues can raise a grievance via the 
collective grievance procedure. Employees who are not in a trade union or representative body 
may elect a spokesperson to act on their behalf. Where employees are in a Trade union or 
Representative body it is recommended that the employees seek advice from the Trade Union 
or collective body in advance as representations may have already been raised on the issue at 
All colleagues raising the collective grievance must agree to do this. The participating 
colleagues will be entitled to only one grievance hearing and (if applicable) one appeal 
The participating colleagues will be notified individually of the outcome at each stage of the 
process. If the colleagues do not all voluntarily agree to this arrangement or if the grievances 
are not identical, the Service will arrange to hear the grievances using the procedure for 
individual grievances detailed above. 
If the colleagues are all members of the same trade union or representative body, their 
representative can present the grievance on the employees’ behalf. If the colleagues wish to 
be represented by their trade union representatives on an individual basis, the organisation will 
arrange to hear those grievances under the organisation's normal grievance procedure. If 
employees are not in a representative body they can agree to nominate one of the group to act 
on behalf of the group. 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.2019 
Page 10 of 12 

Service Instruction 0867: Grievance Procedure 
Making the complaint 
Where practically possible all grievances should be heard at the informal stage to allow 
problems and concerns to be raised and settled as a matter of course. This allows for most 
issues to be resolved during the course of everyday working relations in a quick and low key 
If it is not possible to resolve a grievance informally, or where a grievance is serious or an 
employee has attempted to raise a problem informally without success, the employee should 
raise it formally with management in writing. 
The grievance should be headed "Formal collective grievance" and sent to the line manager 
and copied to Professional Standards. It can be submitted on one document, but it must: 
  Identify each employee who wishes to raise the grievance; 
  Identify the nominated trade union  or companion to represent the aggrieved colleagues; 
  State that all aggrieved colleagues have all consented to use the collective grievance 
procedure; and 
  Confirm that the colleagues understand that the grievance will give each employee the right 
to only one collective grievance meeting, one identical outcome and (if applicable) one 
appeal meeting and one identical appeal outcome. 
  If the group wish to submit individual grievance letters, each of the letters must contain the 
information set out above and they must all be sent to the same manager and copied to 
professional standards. 
The process will then follow that outlined above. 
Where an issue relates to a local or nationally agreed decision which has progressed through 
agreed Consultation or Negotiation protocols, employees may raise their complaint via their 
Trade union or Representative body who can discuss the issue as part of the structured 
employee relations process via the local or National Joint Secretaries.  This will comply with 
the National and local Schemes of Conditions of Service.  
Version 1.2 
Review Date: 10.05.2019 
Page 11 of 12 

Service Instruction 0867: Grievance Procedure 
Equality and Diversity Monitoring 
To identify trends and to maintain compliance with current legislation, and in keeping with good 
practice, all cases will be monitored in terms of equality and diversity. 
Recording of Grievance Matters 
At the conclusion of the formal stages of the grievances all papers will be sent to the 
Professional Standards team and securely filed. No papers are allowed to be retained by 
Managers, officers, employees or witnesses to the case.   
All grievance and mediation documentation, other papers or accounts connected with a 
grievance will at all times be treated in confidence. It must be accepted that in the process of 
resolving grievances, disclosure, may be made to suitably qualified personnel on a need to 
know basis to ensure appropriate solutions, monitoring for training, development and policy 
issues are implemented. 
Where any person involved in this procedure willfully fails to maintain reasonable 
confidentiality, or seeks to unduly influence any party to the grievance, such action may be 
interpreted as harassment, particularly if victimization results as a consequence and will be 
subject to the conduct procedure.   
Failure to maintain confidentiality by any parties involved may be considered as Gross 
Misconduct and may result in formal action under the conduct procedure. 
The Authority treats personal data collected in accordance with its data protection policy and 
related service instructions. Information about how data is used and the basis for processing  
data is provided in the Authority’s employee privacy notice 
Version 1.2 
Review Date: 10.05.2019 
Page 12 of 12