This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Copies of periodic communications between the Vice-Chancellor and staff'.


UNIVERSITY OF OXFORD 
University Offices, Wellington Square, Oxford OX1 2JD
Ref. FOI/2019/September
22 October 2019 
Reply to request for information under Freedom of Information of Act 
Your Ref 
Email dated 10 September 2019 
Address 
WhatDoTheyKnow 
_
Request 
I am writing to request copies of periodic communications between the Vice-
Chancellor of your institution and all staff working at the University.  These circulars 
might be sent by email and/or placed on the university intranet and may be described 
as Vice Chancellor’s Updates or something similar.  Could you please provide all such 
communications for the last 5 years or as long as you have recorded if this is shorter? 
Dear Mr Murphy, 
I write in reply to your email dated 10 September 2019, requesting the information shown above. 
The information requested is attached. 
We have redacted one item of personal information, which is not publically available (page 5 of the Pdf). 
This information is exempt under section 40(2) of the Freedom of Information Act (FOIA). Section 40(2) 
provides an exemption from disclosure for information that is the personal data of an individual other than 
the requester, where disclosure would breach any of the data protection principles in Article 5 of the General 
Data Protection Regulation (GDPR). We consider that disclosure of the information requested would breach 
the first data protection principle, which requires that personal data is processed lawfully, fairly and in a 
transparent manner. Disclosure would be unfair to the individual concerned, as it would be contrary to their 
reasonable and legitimate expectations. They would not reasonably expect that information about their 
employment that is not in the public domain would be made public under the FOIA without their consent. 
For the disclosure of personal data to be lawful, it must have a lawful basis under Article 6 of the GDPR. There 
are six possible lawful bases in Article 6; we do not consider that any of them would be satisfied in respect of 
the disclosure. The exemption in section 40(2) is an absolute exemption and is not subject to the public interest 
test provided for in section 2(2)(b) of the FOIA. 
INTERNAL REVIEW 
If you are dissatisfied with this reply, you may ask the University to review it, by writing to the Head of 
Information Compliance at the following address: 
University Offices 
Wellington Square 
Oxford 
OX1 2JD 
General Enquiries Tel: +44 (0)1865 270000 
Fax: +44 (0)1865 270222 Email: xxx@xxxxx.xx.xx.xx Web: www.ox.ac.uk 


Alternatively, you may request a review by e-mailing xxx@xxxxx.xx.xx.xx
THE INFORMATION COMMISSIONER 
If, after the internal review, you are still dissatisfied, you have the right under FOIA to apply to the 
Information Commissioner for a decision as to whether your request has been dealt with in accordance with 
the FOIA. The Information Commissioner’s address is: 
Information Commissioner  
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
SK9 5AF 
Tel:  0303 123113 
Further information for submitting complaints to the Information Commissioner is available at 
http://www.ico.gov.uk/complaints.aspx
Yours sincerely 
(Max Todd) 
FOI OXFORD