This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Copies of periodic communications between the Vice-Chancellor and staff'.


 
 
 
Our Reference: FOI.2019.09.413 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
     Legal Services 
 
 
 
Director 
James Murphy 
Mrs C M E Pike LLB 
What Do They Know 
Solicitor 
 
(By Email) 
 
 
 
 
15 October 2019 
 
 
 
 
 
 
 
Dear Mr Murphy 
 
Re: request for information under The Freedom of Information Act. 
 
Further  to  your  request  for  information  dated  9  September  2019,  please  find 
attached  the  University  of  Birmingham’s  response.    If  you  have  any  queries  with 
regard to this letter, please do not hesitate to contact us. 
 
Please note our statement in respect of Copyright, which is also attached. 
 
If  you  are  dissatisfied  with  the  manner  in  which  your  request  has  been  dealt  with, 
you  may  ask  for  an  internal  review.    The  University’s  Complaints  and  Appeals 
procedure is available at  
http://www.birmingham.ac.uk/university/governance/policies-
regs/information/index.aspx 
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
 
Freedom of Information Team 
University of Birmingham  
 
Encs
University of Birmingham  Edgbaston Birmingham  B15 2TT  United Kingdom 
T: 0121 414 3916  F: 0121 414 3200  E:xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxxx.xx.xx  w:www.bham.ac.uk 
 
 

University of Birmingham 
 
2019.09.413 
Freedom of Information Request – James Murphy 
 
 
  Your request for information reads: 
   
   I am writing to request copies of periodic communications between the Vice-
  Chancellor of your institution and all staff working at the University.  These circulars 
  might be sent by email and/or placed on the university intranet and may be 
  described as Vice Chancellor’s Updates or something similar.  Could you please 
  provide all such communications for the last 5 years or as long as you have 
  recorded if this is shorter? 
   
   
 
    
The
   University of Birmingham responds: 
 
The  University  of  Birmingham  is  required  to  respond  to  a  request  made  under  the 
Freedom  of  Information  Act  2000  (“the  Act”)  if  it  holds  the  information  being 
requested, unless it is appropriate to apply one of the limited exemptions set out in 
the Act.  
 
The  Vice-Chancellor  routinely  writes  a  column  for  “Buzz” the University’s magazine 
and these are available, from 2011 onwards, on line at  
https://intranet.birmingham.ac.uk/staff/buzz/editions/index.aspx.   
 
Refusal Notice 1 explains why you are being referred to the website for this data and 
Refusal  Notice  2  explains  why  the University is not providing any  additional  data in 
response to this request. 
 
 
Refusal Notice 1 
 
Reasons for non-disclosure 
 
Section  21  –  Freedom  of  Information  Act  2000  –  Information  reasonably 
accessible by other means 
 
The  information  you  have  requested  is  available  to  the  public  on  the  University’s 
website.  Therefore, under Section 21 of the Act, the University has not provided this 
information.    More  information  about  this  exemption  is  available  on  the  Information 
Commissioner’s Office’s website. https://ico.org.uk/. 
 
 
Refusal Notice 2 
 
Reasons for non-disclosure 
 
Section  12  –  Freedom  of  Information  -  The  Freedom  of  Information  and  Data 
Protection (Appropriate Limit and Fees) Regulations 2004.
   
 
Having  circulated  your  request  to  colleagues,  it  has  been  confirmed  that  the 
exemption in Section 12 of the Act applies as it will take more than 18 hours to  
 


University of Birmingham 
 
2019.09.413 
Freedom of Information Request – James Murphy 
 
  Determine  whether  the  University  holds  the  information  that  you  have 
requested; 
  Find the requested information, or records containing the information; 
  Retrieve the information or records; and 
  Extract the requested information from records.  
 
This  is  because  the  University  does  not  have  a  central  repository  of  all  the  Vice-
Chancel or’s staff communications.  It is estimated that this will take in excess of 18 
hours in total to provide details of staff communications sent by the Vice Chancellor. 
 
The University is unable to suggest a way in which your request could be revised so 
that the information you are seeking could be provided within 18 hours.   
 
Therefore, in accordance with Section 12 of the Act and the Freedom of Information 
and  Data  Protection  (Appropriate  Limit  and  Fees)  Regulation  2004,  the  University 
has not provided the information you have requested.   
 
More  information  about  this  section  of  the  Act  is  available  on  the  Information 
Commissioner’s Office’s website. https://ico.org.uk/  
 


 
 
 
 
The University of Birmingham 
 
 
This  documentation  has  been  produced  in  response  to  a  request  made  under  the 
terms of the Freedom of Information Act 2000. 
 
The copyright in this documentation will be held by the  University of Birmingham, a 
wholly owned subsidiary company of the University, or a third party associated with 
the University. In the absence of a notice to the contrary, it should be assumed that 
the copyright is held by the University of Birmingham. 
 
Except  as  otherwise  permitted  under  the  Copyright  Designs and Patents Act 1988, 
and  subsequent  related  legislation,  this  documentation  may  only  be  reproduced, 
stored  or  transmitted  in  any  form  or  means,  with  the  prior  permission  of  the 
University of Birmingham (or other rights holders). 
 
Enquiries  concerning  reproduction  outside  the  terms  of  the  legislation  should  be 
made to: 
 
Legal Services, The University of Birmingham, Edgbaston, Birmingham B15 2TT 
 
 
 
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