This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Sick leave contract'.


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

CITY OF YORK COUNCIL 
 
 
 
 
 

Attendance Management Policy and 
Procedure 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
 
 
 
 
ATTENDANCE MANAGEMENT POLICY 
 
1. 

Introduction  
 
As  an  organisation  we  aim  to  maximise  attendance  at  work  whilst  recognising  that 
employees will from time to time be unable to come to work due to sickness. We will look 
to minimise absence due to sickness through early intervention, employee support and 
through the promotion of health, safety and well-being initiatives.  
 
This policy and procedure details the Council’s approach to encourage attendance at work 
through managing short and long term sickness absence.  
 
Other policies are in place, which deal with absence from work for other reasons such as 
Dependant care leave, Special leave and Compassionate leave. 
 
2. 
Scope 
 
This policy applies to all City of York Council employees.  
 
It is our policy to ensure that: 
 
  As  an  organisation  we  are  sensitive  and  supportive  to  those  suffering  from  the 
effects of ill health. 
 
  Discussion and constructive dialogue with employees will take place to support and 
resolve attendance issues. 
 
  Return to work interviews are conducted and recorded appropriately following each 
period of sickness absence.  
 
  There is a procedure which sets out how employees who are absent from work for 
a short or long period of sickness must notify and certificate their absence, which 
identifies  how  sickness  absence  from  work  will  be  managed  and  ensures 
employees are warned of the possible consequences of continuing unsatisfactory 
attendance. 
 
  Trigger points are established to guide when formal review meetings should take 
place, to ensure fair and consistent application.  
 
Revision Number 

 
Date of Issue 
Reviewed and updated September 2019 
Page 
Page 2 of 19 
 


 
 
 
 
  Occupational Health services are available and employees may be requested to 
consent to be examined by the Occupational Health service and agree to allow the 
advisor to provide a medical report to the Council, where reasonably asked to do 
so. Similar referrals could be made to the Osteopath Service under the same terms 
of the Occupational Health contract. 
 
  All  sickness  absence  is  accurately  recorded  identifying  the  reasons  for  the 
absence. 
 
  Records of all absences, discussions, medical certificates and information relating 
to  an  employee’s  health  are  kept  confidential  and  in  accordance  with  the 
requirements  for    special  categories  of  personal  data  under  the  General  Data 
Protection Regulation (2016/679 EU) (GDPR) and Access to Medical Reports Act 
1988.  
 
  Managers  are provided  with appropriate training in  managing sickness absence 
and promoting wellbeing, to support and deal effectively with absence. 
 
  Employees have the right to be accompanied by a Trade Union representative or 
work colleague at any Formal meeting. 
 
  There is an appeals process through which employees can raise concerns about 
the application of the Formal stages of the procedure.  
 
  Employee’s receive payment in accordance with their pay and conditions of service 
during  any  period  of  absence,  conditional  upon  complying  with  the  Council’s 
procedure  for  notifying  of  absence,  provision  of  ongoing  medical  evidence  / 
certification and attendance at Occupational Health and Osteopath appointments 
when referred. 
 
  That employees and managers are aware of their responsibilities in accordance 
with  the  Equalities  Act  2010,  Health  and  Safety  Act  1974  and  other  relevant 
employment legislation and codes of practice.  
 
 
 
 
 
Revision Number 

 
Date of Issue 
Reviewed and updated September 2019 
Page 
Page 3 of 19 
 


 
 
 
 
 
ATTENDANCE MANAGEMENT PROCEDURE 
 

 
The following procedure applies to all employees of the Council, in accordance with the 
Council’s Attendance Management Policy.  
 
1. 
Notifying of Sickness Absence 
 
1.1. 
An  employee  must  notify  the  City  of  York  Council’s  Absence  Line  on  01904 
809584
 if they become  unwell whilst  at  work and need to leave early. Similarly 
any illness which may affect the ability to carry out normal duties must be reported 
to  the  City  of  York  Council’s  Absence  Line  on  01904  809584  and  to  your  line 
manager. 
 
The City of York Council’s Absence Line is led by trained call handlers and where 
required, employees will have access to OH Nurses, who will provide employees 
with access to 24/7 medical advice for the early intervention of sickness absences. 
 
1.2. 
When an employee is unable to attend work because they are ill or injured, they 
are required to follow the reporting procedure set out below: 
 
 
Notify the  City of  York Council’s Absence Line on  01904 809584 on the first 
day of absence by their normal start time, but no later than one hour after this, 
stating the reason for the absence and the possible date of return. Or as per 
local reporting procedures where alternatives are in place, such as reporting 
absences  an  hour  before  normal  start  times  if  minimum  staffing  levels  and 
cover is required. 
 
 
In exceptional circumstances only, if you are unable to telephone in person to 
report the absence on the first day, arrange for someone else to telephone in 
on your behalf. Beyond the first day,  you personally  have a duty to maintain 
regular contact with your line manager. 
 
 
If the absence is a result of an accident or an injury sustained at work then this 
information  must  be  made  known  during  your  initial  call  to  the  City  of  York 
Council’s Absence Line and when completing the Return to Work Form process 
on-line. You must also ensure that the accident/incident has been recorded on 
the H&S Portal.  
 
 
Where  the  absence  continues,  as  a  minimum  you  must  contact  your  line 
manager  on  the  4th day  of absence  giving  an  update on the  reasons for  the 
absence and possible date of return.  If the absence continues, you and your 
Revision Number 

 
Date of Issue 
Reviewed and updated September 2019 
Page 
Page 4 of 19 
 


 
 
 
 
line  manager  should  agree  the  frequency  for  continued  contact  on a  regular 
basis and as a minimum, every two weeks. 
 
 
As soon as a return to work date is known you must inform your line manager, 
providing  as  much  notice  as  is  reasonably  practical  but  at  least  one  day’s 
notice. If you have been signed off by a GP Fit Note and expect to return to 
work on a phased return, you must provide sufficient notice for your manager 
to seek medical advice and guidance on the content of the phased return to 
work from Occupational Health or the Osteopath. 
 
 
You  must  also  contact  the  City  of  York  Council’s  Absence  Line  on  01904 
809584
 to confirm the details of your return to work. 
 
The City of York Council’s Absence Line will:- 
 
 
Ask you to confirm your Payroll Number, Post Title, Department and your Line 
Manager’s name. 
 
If you have more than one post / contract with The  City of York Council, you 
must  provide  details  of  each  post  title,  department  and  line  manager  and 
confirm whether you are unfit for work in each of the posts. 
 
Clarify  the  reasons  given  for  your  absence  and  provide  any  initial  medical 
advice, intervention or signposting.  
 
Confirm  the  absence  is  actually  sickness  related  and  does  not  fall  under  a 
different leave policy, for example Dependant Care Leave.  
 
Establish how long you expect to be absent. 
 
Ensure that you are aware of the Attendance Management policy & procedure. 
 
Agree  further  contact  required,  in  line  with  notifying  of  absence  policy  & 
procedure. 
 
Confirm  if  the  absence  is  related  to  an  injury/incident  at  work  and  therefore 
needs reporting on the H&S Portal. 
 
2. 
Certification & Fit Notes 
 

2.1. 
Every  absence  has  to  be  certified  to  ensure  prompt  and  correct  payment  of 
Occupational (OSP) and Statutory Sick Pay (SSP).  
 
 
For 1 to 7 calendar days of any absence an employee, on return to work, must 
complete the Return To Work on-line process with their line manager.  
 
 
From  the  8th  calendar  day  onwards,  including  Saturday  and  Sunday,  the 
employee  must  obtain  a  ‘Statement  of  Fitness  for  Work’  (Fit  Note)  from  a 
Revision Number 

 
Date of Issue 
Reviewed and updated September 2019 
Page 
Page 5 of 19 
 


 
 
 
 
medical practitioner/hospital. Fit Notes must be sent to the line manager and 
they are then scanned and emailed to the HR Business Support for recording 
on the employee’s personal file. If you have more than one post / contract with 
The City of York Council your Fit Note must confirm your fitness to work in each 
post. 
 
 
Where there is continuing sickness absence the employee must submit to their 
line  manager  on  time,  concurrent  fit  notes  to  cover  the  whole  period  of  the 
absence,  including  weekends,  bank  holidays,  non-working  days  and  school 
holidays. 
 
 
An Occupational Health report that confirms that an employee is unfit to attend 
for  work  is  sufficient  to  maintain  payments  of  OSP  and SSP  until  a  GP’s  Fit 
Note is received. 
 
2.2 
It should be noted that failure to follow the reporting and certification procedures 
set  out  above  may  lead  to  the  absence  from  work  being  considered  as 
unauthorised absence, resulting in loss of pay and possible disciplinary action. 
 
3. 
Sickness during Annual leave 
 

3.1. 
Employees  who  are  on  annual  leave  and  become  sick  during  that  time  will  be 
regarded as being on sick leave from the date a ‘Fit Note’ is provided. In addition 
to this note, you should advise the City of York Council’s Absence Line on 01904 
809584
 as per the notifying of sickness absence procedure detailed above. 
 

3.2. 
Employees  who  have  an  annual  leave  entitlement  may  request  to  take  annual 
leave during periods of long term sickness. Any such requests should be made to 
your  line  manager  and  they  will  be  considered  in  accordance  with  the  Annual 
Leave policy.  
 
 
 
4. 
Maintaining contact 
 

4.1. 
After the initial call to the City of York Council’s Absence Line on ‘Day One’ of the 
period of sickness absence, the employee has a duty to keep their line manager 
regularly updated on their situation throughout the period of absence. They will 
give them as much information as possible about the absence, any treatment that 
they have had or are planning to have and any indication of a return to work date. 
Revision Number 

 
Date of Issue 
Reviewed and updated September 2019 
Page 
Page 6 of 19 
 


 
 
 
 
This should be done by telephone or as per an alternative agreement with their 
line manager.  
 

4.2. 
If  an  absence  becomes  long  term,  regular  contact  must  be  maintained,  the 
method  and  frequency  to  be  agreed  between  the  line  manager  and  employee 
dependent upon the circumstances.  
 
5. 

Recording & Monitoring sickness absence levels 
 
5.1. 
All  absences  and  the  reasons  for  them  will  be  recorded  accurately  on  the 
Council’s Payroll system. 
 
5.2. 
This information will be used to monitor the Council’s sickness absence levels and 
identify any causes for concern.  
 
5.3. 
When an employee contacts the City of York Council’s Absence Line on day one 
of the absence, the absence will be opened by Business Support on the Payroll 
system.  
 
5.4. 
When the employee contacts the City of York Council’s Absence Line to confirm 
a  return  to  work  date,  the  absence  will  be  closed  by  Business  Support  on  the 
Payroll system.  
 
5.5. 
Line managers will maintain contact throughout all absences with their employees 
and must monitor sickness absence levels for their team and take any action as 
necessary  when  trigger  points  are  reached  and/or  where  there  are  concerns 
about an employee’s absence levels.  
 
6. 
Return to Work  
 
6.1. 
Following all periods of sickness absence a return to work interview will be held 
with the employee by their line manager. This will ideally be held on the first day 
of the return to work but must be held within three calendar days of the return to 
work.  
 
 
6.2. 
The purpose of the meeting is to: 
 
 
Discuss the reasons for the absence and ensure the member of staff is fit to 
return to work. Records of all absences, discussions and medical certificates 
will be kept confidential. 
 
 
Check that the necessary certification has been completed and provided.  
 
Revision Number 

 
Date of Issue 
Reviewed and updated September 2019 
Page 
Page 7 of 19 
 


 
 
 
 
 
Discuss the details of the return to work, based on any advice given by a GP 
in the Statement of Fitness for Work.  
 
 
Explore  the  need  for  specific  support  or  workplace  adjustments  and  where 
appropriate consider a referral to Occupational Health for advice. 
 
 
Establish if the sickness is work-related and whether there are any health and 
safety issues or work related factors that need to be addressed.  
 
 
Provide an update on workplace developments  including how the work has 
been  covered  in  their  absence  and  how  the  workload  can  be  organised  to 
accommodate any backlog. 
 
 
Clarify  expected  standards  of  attendance  including  absence  triggers  and 
possible consequences where standards are not met.  
 
 
As appropriate identify and raise any concerns regarding absence levels and 
triggers and consequences where standards are not met. 
 
 
It is worth noting that the date that the employee reports that they were fit to 
return  to  work  may  be  prior  to  their  next  working  day.  For  example  if  an 
employee works Monday, Tuesday and Wednesday and report sick for those 
3 days, they may report themselves as being fit for work on the Thursday. 
 
6.3. 
The return to work interview should be recorded by the line manager on the Return 
To Work on-line system. 
 
 
 
 
7. 

Underlying Personal Circumstances 
 
7.1. 
Should it be established that the employee’s sickness is related to their personal 
or domestic life,  the employee will be made aware of the services and support 
that can be provided through the Council and Occupational Health’s counselling 
service, the Employee Assistance Programme (EAP). 
 
8. 
Occupational Health Referrals 
Revision Number 

 
Date of Issue 
Reviewed and updated September 2019 
Page 
Page 8 of 19 
 


 
 
 
 
 
8.1. 
It may be necessary to refer an employee to Occupational Health to:- 
  
 
determine an employee’s fitness for carrying out their job; 
 
 
determine  whether  the  employee  is  fit  to  return  to  work  after  a  period  of 
sickness absence, or when this might be the case; 
 
 
prevent discrimination against employees on the grounds of disability or assess 
the need to make reasonable adjustments to the working environment; or 
 
 
prevent a significant risk to the health and safety of the worker, or others; 
 
 
comply with other legal obligations; 
 
 
Obtaining a medical report on an employee involves processing an employees 
personal  data  under  the  General  Data  Protection  Regulation  (2016/679  EU) 
(GDPR). 
 
8.2. 
As part of an employee’s conditions of employment, all employees are required 
to  attend  an  Occupational  Health  or  Osteopath  appointment  when  requested. 
Where an employee is unable to attend a particular appointment they must let 
their manager know immediately so that alternative arrangements can be made.  
 
8.3. 
Where  an  absence  lasts  for  four  weeks  or  is  expected  to,  the  employee  will 
normally be referred to Occupational Health.  
 
8.4. 
Where a referral to Occupational Health is made, the manager will complete an 
online  Occupational  Health  referral  form  ensuring  that  as  much  relevant 
information as possible is given to the Occupational Health provider. All referrals 
and the reasons for  them will be made in consultation with the employee who 
will  be  made  aware  of  the  content  of  the  referral  prior  to  appointment. 
Occupational Health will determine the appropriate form of assessment, be it by 
telephone consultation or a face to face appointment with an occupational health 
advisor or physician.  
 
8.5. 
Appointment times for which are notified via the employees line manager. Where 
an  employee  is  unable  to  attend  an  appointment,  they  must  contact  their 
manager  at  the  earliest  opportunity  to  discuss  the  reasons  and  ensure  the 
appointment is re-arranged.  
 
8.6. 
If an employee refuses or fails to attend an interview with Occupational Health 
or does not provide their consent for a medical report to be obtained from their 
GP, their entitlement to OSP and SSP may be suspended. Failure to attend the 
Revision Number 

 
Date of Issue 
Reviewed and updated September 2019 
Page 
Page 9 of 19 
 


 
 
 
 
Occupational Health service on a second occasion will lead to an investigation 
into the reasons and disciplinary action may be taken. 
 
8.7. 
In  addition  the  Council  will  proceed  to  hold  appropriate  review  meetings  and 
make decisions regarding the employees’ absence without the benefit of medical 
advice.  
 
9. 
Disability 
 
9.1. 
An employee is classed as disabled under the Equality Act 2010 if they have a 
physical or mental impairment that has a ‘Substantial’ and ‘Long-term’ negative 
effect on their ability to do normal daily activities. 
 
9.2. 
‘Substantial’ is more than minor or trivial, eg it takes much longer than it usually 
would to complete a daily task like getting dressed. 
 
9.3. 
‘Long-term’ means 12 months or more, eg a breathing condition that develops as 
a result of a lung infection. 
 
9.4. 
In such cases ‘reasonable adjustments’ will be considered and provided to help 
support and maintain the employee’s employment. 
 
9.5. 
The type of adjustment provided to support a disability will vary on a case by case 
basis  depending  on  the  medical  condition  or  impairment  identified  and 
suggestions made by Occupational Health and / or the employee could include: 
 
 
Changes to the workload, work practices or work pattern environment, either 
as part of phasing the employee back to work or on a permanent basis. 
 
 
Provision of physical adaptations or aids. 
 
 
Other additional support identified e.g. counselling. 
 
 
Exploring flexible working opportunities. 
 
 
A variation to a formal review period. 
 
 
Additional time off for a reason directly related to their disability. 
 
 
More generous and flexible trigger points for absences relating to the specific 
disability. 
 
Revision Number 

 
Date of Issue 
Reviewed and updated September 2019 
Page 
Page 10 of 19 
 


 
 
 
 
9.6. 
The Council aims to support disabled people in a positive and proactive way to 
eliminate and avoid any discrimination and disadvantage. 
 
10. 
Management of Sickness Absence  
 
10.1. 
Where absence levels become a cause for concern, due to trigger points being 
reached, this procedure must be invoked to ensure a fair and consistent approach 
to the management of sickness absence.  
 
10.2. 
The Council recognises that there are many different types of absence which can 
be generally categorised as: 
 
Short Term Absences   
Defined as an episode which  does not exceed 4 calendar weeks (i.e. repeated 
days of full or partial absence, frequent or persistent in nature); 
 
Long Term Absences 
Defined as a continuous absence of four calendar weeks or more.  
 
10.3. 
This procedure applies to all types of sickness absences. 
 
11. 
Trigger points  
 
11.1. 
During  every  return  to  work  interview  the  overall  levels  of  absence  should  be 
assessed. If it is determined that one of the trigger points below has been reached 
then either an informal or formal review meeting should be arranged as detailed 
below. The triggers are:  
 
 
Three periods of absence in a rolling three month period. 
 
 
Four periods of absence in a rolling six month period. 
 
 
10  or  more  working  days  in  a  twelve  month  period  or  pro-rata  for  part-time 
employees  and  those  on  compressed  hours  or  other  flexible  working 
arrangements. The 10 days is based on a full-time employee working 37 hours 
per week equally over 5 days from Monday to Friday. For a part-time employee 
who only works Monday and Tuesday the pro-rata trigger is 4 working days, so 
2/5ths of the 10 working days trigger. 
 
 
A trend of an unacceptable pattern of absence e.g. regular Mondays / Fridays. 
 
Revision Number 

 
Date of Issue 
Reviewed and updated September 2019 
Page 
Page 11 of 19 
 


 
 
 
 
 
A period of continuous absence lasting 4 weeks or more.  
 
12. 
Exceptions to the trigger point system 
 
12.1. 
Absences due to pregnancy or related illness will be discounted when calculating 
the levels of attendance for the purposes of taking action under this procedure.  
 

12.2. 
Absences due to disability related illnesses are recorded. However managers will, 
when considering sickness absence in relation to disabled employees, consider 
appropriate  ‘reasonable  adjustments’.  One  adjustment  maybe  to  accept  some 
level  of  absence  from  work  for  absences  connected  with  the  disability  only. 
Managers should seek advice from Human Resources in all instances when you 
are considering these adjustments. 
 
13. 
Review Meetings and Stages 
 
13.1. 
There are four stages to the sickness absence procedure, as noted below: 
 
 
Informal Meeting. 
 
 
First Formal Review meeting. 
 
 
Second Formal Review meeting. 
 
 
Final Formal Review meeting. 
 
13.2. 
The purpose of the review meeting is to investigate the reasons for the absence, 
identify support to facilitate a sustained improvement in attendance, or where a 
return to work is not foreseeable consider what other action can be taken.  
 
13.3. 
Once a meeting has taken place and the evidence considered, the manager may 
issue a warning to improve attendance and agree a timescale for improvement.  
Alternatively, mitigating factors may make it inappropriate to issue a warning and 
to instead extend a current warning.  
 
13.4. 
A  formal  warning  is  live  for  a  specified  period  during  which  the  employees 
absence  will  be  monitored.  If  the  employee  fails  to  attain  the  improvements  in 
attendance set or they hit a further trigger at any point during the warning period, 
the  manager  will  progress  to  the  next  stage  in  the  absence  management 
procedure. They will not wait until the end of the warning period to take action. A 
warning will cease to be ‘live’ for the periods detailed in the summary table below, 
Revision Number 

 
Date of Issue 
Reviewed and updated September 2019 
Page 
Page 12 of 19 
 


 
 
 
 
however the warning  will remain  on the employees personal file as a record of 
their employment history. 
 
Stages 
Review  Meeting  Convened  Held By? 
Potential 
Appeal 
When? 
Warning  And  Its  Held By? 
Length   
Informal 
A trigger point is reached / as  Line Manager  Informal  Warning  No  right  of 
Meeting  
part  of  the  return  to  work 
to  be  noted  on  appeal 
interview. 
Self 
Certificate  against  an 
(Return  To  Work)  Informal 
form. 
Warning. 
First 
Another 
trigger 
point 
is  Line Manager  First 
Formal  Line 
Formal 
reached  and/  or  there  has  or  nominated  Warning 
lasting  Manager’s 
Review  
been 
no 
significant  manager  by  12 months. 
or  Hearing 
 
Chief Officer. 
 
Manager’s 
improvement  in  attendance 
Requires 7 
Letter  confirming  Manager.  
calendar 
following 
the 
informal 
outcome 
sent 
days 
warning, 
or 
where 
the 
within  7  calendar 
notice 
of  absence  continues  for  more 
days. 
the 
than  four  weeks  and  there  is 
 
meeting. 
no sign of a return to work. 
Second 
Further trigger point has been  Line Manager  Final 
Formal  Line 
Formal 
reached  and/  or  there  has  or  nominated  Warning 
issued  Manager’s 
Review  
been 
no 
significant  manager  by  lasting 12 months  or  Hearing 
 
Chief Officer. 
 
Manager’s  
improvement in attendance at 
Requires 7 
Letter  confirming  Manager. 
calendar 
any point during the 12 month 
outcome 
sent 
days 
review period following a First 
within  7  calendar 
notice 
of  Formal Warning.  
days. 
meeting
A  return  to  work  cannot  be 
foreseen or is not sustained in 
the agreed timescales.  
Final 
No significant improvement in  Chief  Officer  Dismissal (or ) 
Appeals 
Formal 
attendance at any point during  or  nominated  Extension  to  a  against 
Review  
the  12  month  review  period  Head 
of  ‘final warning’ and  dismissal 
 
service 
by  or 
Ill 
health  are 
heard 
following  a  Second  Formal 
Requires 
Chief Officer. 
retirement 
in  by 
the 
14 
Warning. 
 
cases 
of  Corporate 
calendar 
A  return  to  work  cannot  be  Chair  of  2nd  permanent 
Appeals 
days 
foreseen or is not sustained in  Formal 
incapacity 
Committee 
notice 
of  the agreed timescales. 
Review 
 
Comprising 
meeting. 
Where  options  to  enable  the  Meeting 
Letter  confirming  of  3  elected 
employee 
to 
remain 
in  presents  the  outcome 
sent  members. 
management 
within  7  calendar  Appeals 
employment 
are 
either  case. 
days. 
against 
unreasonable,  inappropriate   
warning 
or have been unsuccessful.  
 
extensions 
Revision Number 

 
Date of Issue 
Reviewed and updated September 2019 
Page 
Page 13 of 19 
 


 
 
 
 
are 
heard 
by  the  Line 
Manager  or 
Hearing 
Manager’s 
Manager. 
 
 
14. 

Formal Review Meetings 
 
14.1. 
Formal review meetings will normally take place sequentially in stages after an 
informal  discussion  or  the  Return  to Work  Interviews  have  failed  to  attain  the 
improvements in attendance required or a further trigger has been reached. 
 
 
First Formal Review. 
 
 
Second Formal Review. 
 
 
Final Formal Review. 
 
14.2. 
The exception to this is when managing long term sickness, please see Section 
17 below.  
 
14.3. 
Before  a  Formal  Review  Meeting  is  convened,  medical  advice/opinion  on  the 
employee’s  health  issues  will,  in  most  cases,  be  sought  through  a  referral  to 
Occupational Health or the Osteopath Service.  
 
14.4. 
An  employee  must  be  referred  to  Occupational  Health  for  an  up  to  date 
Occupational  Health  report  prior  to  any  review  meeting  that  considers 
termination of employment.  
 
14.5. 
Review meetings will  be held by the employee’s line manager except for final 
review meetings which will be held by a Chief Officer as per the summary table 
above. In all cases a Chief Officer can nominate another manager to carry out 
the review as business needs dictate.  
 
14.6. 
The employee will be invited to attend the review meeting, informing them of the 
reasons  for  the  meeting  and  of  their  right  to  be  accompanied  by  a  workplace 
colleague or trade union representative. 
 
Revision Number 

 
Date of Issue 
Reviewed and updated September 2019 
Page 
Page 14 of 19 
 


 
 
 
 
14.7. 
The employee will be provided with: 
 
 
Advance notice of the meeting. A minimum of 7 calendar days notice for a first 
and second review meeting and 14 calendar days for a final review meeting. 
 
 
A letter which sets out the date, time, venue, reasons why the meeting is taking 
place and possible outcomes. 
 
 
The  right  to  be  accompanied  by  a  Trade  Union  representative  or  work 
colleague. 
 
14.8. 
Where  an  employee  or  their  chosen  representative  is  not  available  at  the 
scheduled time an alternative meeting will be re-arranged within 7 calendar days 
of the original meeting.  
 
 
 
15. 

At the meeting 
 
15.1. 
The  manager  holding  the  review  will  explain  the  reasons  why  the  meeting  has 
been arranged, detailing absence issues and the investigatory action undertaken 
to  date  e.g.  the  return  to  work  interview,  medical  advice  obtained  through 
Occupational Health/Osteopath  and or statements of fitness received. 
 
15.2. 
The employee and their representative  will be given the opportunity to respond 
and discuss the current situation regarding their absence. 
 
15.3. 
The  meeting  will  be  adjourned  whilst  the  line  manager  decides  what  action  is 
appropriate. The employee will then be informed as to what, if any, action will be 
taken,  such  as  warnings  issued,  targets  to  improve  attendance  and  the 
implications of hitting further trigger points. 
 
15.4. 
A  representative  from  the  HR  Department  may  be  present  at  any  stage  of  the 
formal procedure. 
 
15.5. 
The employee will receive written confirmation of the outcome of the formal review 
meeting within 7 calendar days of the meeting taking place. This will include the 
level of any warning issued to improve attendance, how attendance is expected 
to  improve  and  any  other  remedial  action/support  agreed.  Where  a  warning  is 
Revision Number 

 
Date of Issue 
Reviewed and updated September 2019 
Page 
Page 15 of 19 
 


 
 
 
 
issued, the right of appeal against the warning will be stated with details of how 
this can be raised. If further information is required before a final decision can be 
made, the outcome letter may be issued later than the 7 days outlined above. 
 
15.6. 
A  copy  of  all  documentation  relating  to  the  review  meeting  will  scanned  and 
emailed to Business Support be put on the employee’s personal file.  
 
16. 
Final Formal Review Meeting  
 
16.1. 
Where there are continuing concerns regarding short term absences and previous 
warnings have been given, or where in the case of long term absence, options to 
enable  the  employee  to  remain  in  employment  are  either  unreasonable, 
inappropriate or have been unsuccessful the employee will be asked to attend a 
Final Review Meeting. 
  
16.2. 
The  purpose  of  a  Final  Review  Meeting  is  to  consider  whether  there  are  any 
further actions that the Council can take to assist the employee in continuing their 
employment  or  whether  employment  should  be  ended  due  to  the  employee’s 
incapability to undertake their duties effectively because of ill health. 
 
16.3. 
A Chief Officer or nominated Head of Service, advised by a member of the Human 
Resources department, will hear the final review.  
 
16.4. 
Others involved in the employees’ case such as the manager will also be asked 
to provide information on what action has been taken. 
 
16.5. 
When reaching a decision on whether or not to end an employee’s employment, 
the Hearing Manager will consider issues such as: 
 
 
The employees complete absence record. 
 
 
What actions have been taken to attempt to enable the employee to continue 
in employment. 
 
 
The warnings received. 
 
 
The medical advice received. 
 
 
A  recommendation  for  ill  health  retirement  and  whether  the  employee  is  a 
member of LGPS and fulfils the criteria to access the pension scheme. 
 
Revision Number 

 
Date of Issue 
Reviewed and updated September 2019 
Page 
Page 16 of 19 
 


 
 
 
 
 
The impact of the employees’ absence and ill health on other employees and 
service delivery. 
 
 
The ongoing costs of providing cover for the employee. 
 
 
Any other relevant information presented by the employee and their individual 
circumstances. 
 
16.6. 
This list is not exhaustive and the weight attached to each will depend upon the 
circumstances of the case, whilst balancing the needs of the employee and the 
Council. 
 
16.7. 
Where  it  is  decided  that  rather  than  dismissal,  further  action  is  an  appropriate 
sanction the Hearing Manager may extend the ‘final warning’ for up to a further 
one  year  period  advising  that  dismissal  may  arise  if  there  is  not  a  sustained 
improvement in attendance or a return to work. 
 
16.8. 
The employee will be informed of the decision in writing within 7 calendar days of 
the  meeting.  Where  a  decision  to  dismiss  is  made,  the  letter  will  inform  the 
employee of notice of termination of employment and their right of appeal.  
 
16.9. 
If the Final Formal Review Meeting is considering short term sickness triggers and 
the  decision  is  taken  to  dismiss  the  employee,  the  dismissal  is  enacted  with 
immediate effect and notice paid in lieu, based on their contractual notice. 
 
16.10.  If  the  Final  Formal  Review  Meeting  is  considering  long  term  sickness  absence 
and  the  employee  is  permanently  unfit for  their  substantive  post  and any  other 
post  in  the  Council  and  the  decision  is  taken  to  dismiss  the  employee,  the 
dismissal is enacted with immediate effect and notice paid in lieu, based on their 
contractual notice. 
 
16.11.  If  the  Final  Formal  Review  Meeting  is  considering  long  term  sickness  absence 
and the  employee  is  permanently  unfit for  their  substantive  post  but  may  be fit 
enough  to  consider  redeployment  opportunities  and  the  decision  is  taken  to 
dismiss the employee, the employee is issued with contractual notice of dismissal, 
during which time redeployment will be considered. Employees should be placed 
back on full pay for their period of notice, if their pay has reduced. 
 
17. 
Long Term Sickness 
 
17.1. 
Whilst  the  procedure  remains  the  same  as  managing  absence  for  short  term 
sickness, it is recognised that in the case of long term sickness not all stages in 
Revision Number 

 
Date of Issue 
Reviewed and updated September 2019 
Page 
Page 17 of 19 
 


 
 
 
 
the  procedure  may  be  needed and  the procedure  can  be  entered at  any  level. 
This will be dependent upon the individual employee’s circumstances. As part of 
the formal review process, a meeting will be arranged to discuss the likely date of 
a return to work and what duties if any the employee could undertake. The review 
meeting will: 
 
 
Establish the likely duration of the sickness absence and an indication of when 
the employee will be able to return to work and/or the anticipated next steps in 
their treatment. 
 
Consider medical, Occupational Health or other external advice. 
 
Review actions or reasonable adjustments that can be taken to support a return 
to work. 
 
 
Explore why the employee has been unable to return to work or alternatively 
not perform to the new arrangements that may have previously been agreed. 
 
Establish if retirement on the grounds of ill health may be a consideration. This 
only applies to employees in the Local Government Pension Scheme. 
 
Provide  information  to  keep  the  employee  updated  on  what  is  happening  at 
work during their absence. 
 
Provide  an  update  on  the  employee’s  status  of  pay.  The  Human  Resources 
Business Centre can provide you with this information. 
 
17.2. 
In  limited  circumstances  and  providing  that  all  the  consultation  stages  are 
documented and a final Occupational Health report supports dismissal, it maybe 
appropriate  to  only  implement  the  First  and  Final  Formal  Review  stages  of  the 
procedure.  For  example  where  ill  health  retirement  with  full  acceptance  by  the 
employee is the likely outcome. Managers must  seek the advice  of  the Human 
Resources department in these circumstances.  
 
18. 
Right of Appeal against Formal Action 
 
18.1. 
An employee has the right to appeal against any formal warning or dismissal on 
the grounds of ill health/attendance.  
 
18.2. 
In order to exercise this right, the employee must write to the manager who made 
the decision within 14 calendar days of receipt of the letter/notice of termination 
of employment. In their letter the employee must state their grounds of appeal.  
 
Revision Number 

 
Date of Issue 
Reviewed and updated September 2019 
Page 
Page 18 of 19 
 


 
 
 
 
18.3. 
The  council  will  arrange  for  the  appeal  to  be  held  following  receipt  of  the 
employee’s appeal letter. Details of who hears an appeal is outlined in the table 
on pages 13-14. 
 
18.4. 
The  employee  has  the  right  to  be  represented  at  an  appeal  by  a  Trade  Union 
representative or work colleague.  
 
18.5. 
During  the  appeal  hearing,  the  Council  and  the  employee  and/or  their 
representative  will  have  the  opportunity  to  state  their  case  and  provide  any 
documentary evidence.  
 
18.6. 
The Chief Officer will communicate their decision in writing, within 7 calendar days 
of  holding  the  appeal.  The  decision  of  the  appeal  is  final  within  the  Council’s 
internal procedures. 
Revision Number 

 
Date of Issue 
Reviewed and updated September 2019 
Page 
Page 19 of 19