This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Coordinate Location Systems for Emergency Call Centre Use'.


 
 
 
 
 
5th December 2019  
 
REVISED RESPONSE 
 
 
Freedom of Information Request Reference No: FOI 003222/19 
 
I write in connection with your request for information received by Norfolk Constabulary on the 5th 
September 2019 in which you sought access to the following information: 
 
With  reference  to  various  social  media  posts  that  have  been  made  recently,  I  would  like 
some information about your use and promotion of the What3Words system. 
 

Has  the  "What3Words"  system  been  integrated  in  any  way  with  the  systems  that 
your emergency call handlers use? If so, please provide some basic details of what 
this involves. 
 

Are there any financial costs to the police associated with any integration above, or 
the ongoing use of the What3Words system? If so, please provide a rough guide to 
the costs involved as both one-off and ongoing payments. (The number of digits in 
the amount in pounds would suffice here.) 
 

Has  there  been  any  other  agreement  (either  formal  or  informal)  between  the 
constabulary  and  What3Words,  whereby  the  police  will  provide  any  non-monetary 
consideration, such as agreeing to publicise or promote the system? 
 

Prior  to  deciding  to  use  and  promote  What3Words  for  emergency  use,  what 
evaluation  of  other  systems  (e.g.  lan/lon,  OS  Grid  references,  Mapcodes,  Open 
Location  Codes,  or  AML/ELS)  was  carried  out  or  reviewed?  In  particular,  was  any 
analysis  done  as  to  the  effectiveness  of  conveying  a What3Words  location  versus 
an  OS  grid  reference  over  a  poor  phone  line,  and  how  one  or  other  parties  being 
non-native English speakers might affect things? 
 

Do  your  control  room  staff  have  access  to  AML/ELS  location  data  (see 
https://en.wikipedia.org/wiki/Advanced_Mobile_Location)  from  smartphones,  and 
how is this information available to them? Is this available from all 999, 911 and 112 
calls made from compatible smartphones? If not, why not? 
 

Please  provide  a  copy  of  any  Guidelines  or  Standard  Operating  Procedures  for 
control room staff who need to find the location of a caller on a mobile phone. Are 
staff able to  interpret OS Grid references and/or Open Location Codes if the caller 
provides these? 
 

In  the  case  described  at  https://twitter.com/skipptg/status/1165928846702579712  , 
which  was  recently  retweeted  by  the  Norwich  Police  twitter  account,  can  you 
confirm  that  the  incident  happened  as  described,  and  explain  why  an  AML/ELS 
location was not available from the original call? 
 
Response to your Request 
 
The response provided below is correct as of 12th September 2019. 
 

Norfolk Constabulary has considered your request and our response is below:- 
 
Q1 
The  facility  to  use  an  Application  Programme  Interface  (API)  is  available  for  free  from 
what3words.    This  has  been  utilised  within  the  Constabulary’s  Computer  Aided  Dispatch 
(CAD)  system  which  is  maintained  by  the  ICT  Department.    This  allows  the  function  to 
validate  a  location  on  an  incident  using  the  what3words  location  and  we  can  also  search 
and view the locations on the CAD mapping system.  
 
Q2 
The API is free of charge and requires no maintenance.  It was installed as part of routine 
updates.  The Constabulary has an existing agreement with Sopra Steria, who supplies the 
CAD system, with regard to software updates. 
 
Q3 
We have a written agreement with what3words regarding the use of the application on force 
devices, to comply with relevant Information Standards.  We do not have any agreement in 
place relating to providing publicity or promotion of the system.  
 
Q4 
No evaluation or analysis of other systems was conducted, therefore no information is held.     
 
Q5 
Smartphone technology is not available to Control Room Operators.  No information is held 
in relation to the reasons for this.   
 
Q6 
There are many reasons why a Control Room Operator may need to find the location of a 
caller  on  a  mobile  phone.    For  example,  a  missing  person  or  an  abandoned  call.    The 
original response included a Standard Operating Procedure (SOP) on ‘999 & Other Calls – 
Abandoned, Accidental, Nuisance & Silent’.  The SOP provided a narrative box that stated 
‘Consider  Immediate  subscriber  check  through  CCR  Supervisor  &  ‘Golden  Hour’  checks.  
The training provided to Control Room Operators is, in these circumstances, to contact the 
Duty Control Room Inspector. 
 
 
In relation to the second part of the question, the response is Yes, staff are able to interpret 
OS Grid references and/or Open Location Codes, if the caller provides these. 
 
Q7 
This was retweeted by the Norwich Police twitter account. 
 
 
Searches have been undertaken to locate the incident.  It cannot be guaranteed but a CAD 
was  located  which  best fits the  description, IE  a motorcycle  road traffic  collision  in  a  rural 
location  using  what3words  to  identify  the  location.    The  incident  identified,  happened  as 
described in the tweet. 
 
 
No information is held.  The Control Room received a call from the Ambulance Service and 
not the motorcyclist direct.     
 
 
This response will be published on the Constabulary’s web-site under the Freedom of Information 
pages:- 
 
https://www.norfolk.police.uk/about-us/our-data/disclosure-log 
 
Should you have any further queries concerning this request, please contact Amanda Gibson, FOI 
Decision Maker, quoting the reference number shown above. 
 
A full copy of the Freedom of Information Act (2000) can be viewed on the ‘Office of Public Sector 
Information’ web-site; 
http://www.opsi.gov.uk/ 
 

Norfolk Constabulary is not responsible for the content, or the reliability, of the website referenced. 
The Constabulary cannot guarantee that this link will work all of the time, and we have no control 
over the availability of the linked pages. 

Your Right to Request a Review of Decisions Made Under the Terms of the  
Freedom of Information Act (2000). 
 
If  you  are  unhappy  with  how  your  request  has  been  handled,  or  if  you  think  the  decision  is 
incorrect, you have the right to ask Norfolk Constabulary to review their decision. 
 
Ask Norfolk Constabulary to look at the decision again. 
 
If  you  are  dissatisfied  with  the  decision  made  by  Norfolk  Constabulary  under  the  Freedom  of 
Information Act (2000), regarding access to information, you must notify Norfolk Constabulary that 
you  are  requesting  a  review  within  40  days  of  the  date  of  its  response  to  your  Freedom  of 
Information request.  Requests for a review should be made in writing and addressed to: 
 
Freedom of Information Decision Maker 
Information Management Department 
Norfolk Constabulary 
Operations and Communications Centre 
Jubilee House 
Falconers Chase 
Wymondham 
Norfolk NR18 0WW 
OR 

 
 
 
 
Email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx.xxxxxx.xx  
 
In  all  possible  circumstances  Norfolk  Constabulary  will  aim  to  respond  to  your  request  for  us  to 
look at our decision again within 20 working days of receipt of your request for an internal review. 
 
The Information Commissioner. 
 
After lodging a request for a review with  Norfolk Constabulary, if you are still dissatisfied with the 
decision, you can apply to the Information Commissioner for a decision on whether the request for 
information has been dealt with in accordance with the requirements of the Act. 
 
For  information  on  how  to  make  application  to  the  Information  Commissioner  please  visit  their 
website at www.ico.org.uk or contact them at the address shown below: 
 
The Information Commissioner’s Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire 
SK9 5AF 
Telephone: 01625 545 700