This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Human Sciences "Course manual"'.


 
 
 
 
 
 
 
Human Sciences Admissions 
 
Introduction 
 
This  document  is  a  guide  to  the  admissions  process  for  Human  Sciences  and  sets  out  agreed 
procedures. It also gives information specific to the Human Sciences pages on ADSS  
 
Contact Details 
 
If you have any queries about the system or admissions in general, please contact in the first instance 
the  Admissions  Co-ordinator.  If  you  have  technical  queries  about  ADSS  please  refer  to  the  main 
reference manual available from the ADSS website for contact details and telephone support hours. 
 
 
 
Admissions Co-ordinator 
Data Captain 
  
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
Overview of Admissions Process 
 
Monday 15th October (Week 2) 
Deadline for applications to be received by UCAS 
Monday 15th October (Week 2) 
Deadline for candidates to register for the TSA 
Tuesday23nd October (Week 3) 
ADSS Web view goes live 
Wednesday 31st October  (Week 4) 
Thinking Skills Assessment Test  (TSA) sat 
Thursday 15th November (Week 6) 
TSA results released 
Monday 19th November (Week 7) 11:00 
Short-listing Meeting 
Thursday 22nd November (Week 7) 
Short-listing deadline 
Week 8 
Directors of Studies enter interview times for 1st 
and 2nd candidates 
Wednesday 5th and Thursday 6th December 
College Interviews 
(Week 9) 
Thursday 6th December c. 6 pm  
Places Meeting (Interview scores should be 
entered on ADSS prior to this meeting) Decisions 
will be entered at the meeting. 
Friday 7th December (Week 9) 
Panel interviews in the Pauling Centre 
Monday 10th December 
Directors of Studies to check status of candidates 
on ADSS and list of candidates made an offer will 
be circulated to colleges. 
Wednesday 9th January 
Decision date for shortlisted applicants. Offers 
and rejections sent by colleges and UAO (to 
UCAS) 
Monday 12th August 
A level results release under embargo to 
departments and colleges. Confirmation of offers 
by colleges and college allocation of Open Offer 
applicants by department 
Thursday 15th August 
A level results day 
 
 

 

 
 
 
The process of selection 
 
Details  of  all  students  applying  to  Human  Sciences,  a  record  of  marks  awarded  and  any  relevant 
comments are stored on the admissions website, ADSS. The details of the website are discussed in 
the second part of this guide. 
 
UCAS forms  
 
Your  College  Admissions  Officer  will  provide  UCAS  forms  for  each  of  your  first  choice  applicants. 
UCAS forms for all candidates are available to view on-line by clicking on the candidate name on the 
candidate summary page to bring up their form. You will also be able to print individual UCAS forms 
as  a  PDF  from  this  page  by  clicking  ‘Print  this  Candidate’  (select  two  pages  per  A4  page  and  print 
double-sided to produce a version identical to that produced by your College Admissions Officer).  
 
If you wish to print batches of UCAS forms (e.g. for your second choice candidates), you can print a 
PDF of the UCAS forms of all candidates on your screen at any one time by clicking on the ‘Print all 
Candidates’ button (selecting ‘All’ on the ‘College 1’ filter and your college on the ‘College 2’ filter will 
bring up a list of your second choice candidates). 
 
Overseas candidates 
 
If candidates are unable to attend for interview in Oxford, the college considering their application 
may choose to interview the candidate by telephone or Skype. 
 
Candidates from the EEA are expected to come to Oxford for interview.   
 
Thinking Skills Assessment (TSA) 
 
All candidates are obliged to take the TSA.  Their scripts will be marked externally and the marks for 
the critical thinking and problem solving together with an average of the two scores will be provided 
for  each  applicant  on  ADSS  on  the  TSA  Results  Screen.  ADSS  will  also  store  each  candidate’s  TSA 
essay which will be available to read and print off. 
 
Shortlisting Meeting and Deselection 
 
After the TSA results have been received and uploaded to ADSS a process will be run within ADSS to 
calculate  a  Pre-Interview  score  based  on  the  TSA  results  and  contextualized  GCSE  Scores.  Equal 
weighting will be given to the TSA result and contextualized GCSE score but where a candidate has no 
contextualized  GCSE  score,  the  Pre-Interview  Score  will  be  calculated  solely  from  the  TSA  result. 
Candidates will be ranked on the Pre-Interview score. These scores and rankings will be visible on the 
HS-Candidates Pre-Interview Scoring Screen. 
 
A meeting will be held on Monday of Week 7 (19th November) of all Directors of Studies to decide 
which  candidates  to  short-list  for  interview.  The  number  of  candidates  shortlisted  will  be 
approximately  three  times  the  number  of  college  places  available.  Candidates  with  a  ‘Widening 
Participation’  flag  (see  below)  will  not  be  deselected  unless  the  reasons  are  overwhelming.  These 
decisions will be entered on ADSS and Directors of Studies will need to communicate these to their 
college admissions office as soon as possible and before Thursday 22nd November. 
 
Following this meeting, a procedure will be run on ADSS, which will allocate all short-listed 
candidates a second choice college. This will be done taking into account the relative number and 
strength (measured by the pre-interview score) of first choice candidates in colleges to ensure that 
the number of candidates a college is interviewing is in proportion to the number of places it is 
offering. That is, the total number of interviews (first and second) a college would be expected to 

 

 
 
 
carry out will be approximately six times the number of places it is offering. For most colleges this 
will be slightly more as university policy is those candidates below the cut-off point but who are 
being interviewed for other reasons (e.g. because they are flagged) are supernumerary. 
 
If there is a serious imbalance between in the ratios of first choice candidates to places, first choice 
candidates may be reallocated subject to discussion with the colleges concerned.  
 
 
This is what our website says 
 
Tutors responsible for admitting undergraduates in Human Sciences will be looking at all the available 
information from past and predicted examination results. Colleges normally require grades of AAA in 
A-levels  or  the  equivalent  in  other  exams  such  as  Scottish  Highers,  national  or  International 
Baccalaureate  etc.*  School  reports,  personal  reports  and  interviews  are  also  used  with  a  view  to 
assessing  the  individual  candidate's  potential  to  benefit  from  the  academic  courses  provided  by 
Oxford in Human Sciences. Evidence of your ability to cope successfully with both the quantitative and 
the essay-based components of the course will be an advantage. 
 
*The requirement for candidates taking the IB is 38 with 6 or 7s in higher level subjects; for Scottish 
Advanced Highers it is AAB (or AA plus a grade A in an additional Standard Higher course taken in 
year 6 where a student is not able to take three Advanced Highers); and for the Cambridge Pre-U a 
D3 grade equates to a A grade at A level (and a D2 to an A*) Details of international  qualifications 
considered equivalent to AAA, given by country can be found at 
https://www.ox.ac.uk/admissions/undergraduate/international-students/international-qualifications  

 


 
 
 
Further information on Contextual data including a link to the above quick reference guide 
can be found at https://www.ox.ac.uk/uao-handbook/applications/contextual-data  
 
 

 

 
 
 
Interviews 
First and second choice colleges are displayed on ADSS. Interviews are held on Wednesday  5th and 
Thursday 6th December. Candidates need to be notified of their interview times in advance, so please 
enter your first choice interview timetable as soon as possible to allow 2nd choice college interviews 
to be arranged and notified in good time. In timetabling your interviews please be aware of the need 
to enter interview scores on ADSS and arrive promptly at the Places Meeting at 6pm ion Thursday 6th 
December  in  the  Pauling  Centre.  Candidates  have  been  told  to  arrive  by  10am  on  Wednesday  5th 
December, but some may be invited up on Tuesday 4th December if necessary. 
 
NB***  IF  YOU  WISH  TO  HAVE  A  MEETING  WITH  ALL  APPLICANTS  BEFORE  THE  INTERVIEWS  START 
YOU WILL HAVE TO NOTIFY YOUR COLLEGE ADMISSIONS OFFICE TO ENSURE THAT THE CANDIDATES 
ARE TOLD.   
 
If your college gives 2 interviews please reconcile the scores. Enter one final college score – enter a 
comment if necessary.  Possible scores are between 1 and 20, where 20 is the highest score. Please 
do  not  enter  decisions  on  places  at  this  time.  Places  will  be  allocated  at  the  Places  meeting  on 
Thursday evening. A sheet for recording the interview assessment is included as Appendix 1. 
 
Interview Marks scale, Human Sciences 2018 
Qualitative comments are indicative suggestions to help in deciding marks: not all need apply for such a mark 
to be awarded. 
Candidates with marks of 14 and above should be in serious consideration for places. 
Candidates  with  marks  of  17  and  above  should  be  found  a  place  if  at  all  possible:  award  of  such  a  mark 
indicates willingness to take the candidate at the marker’s own college if a place is available
. 
 
20 
Truly exceptional 
(A++) 
78+ 
A candidate such as only rarely encountered 
19 
Outstanding 
(A+) 
72-77 
Unambiguously first class 
17-18 
Excellent 
(A) 
68-72 
Clear  suggestions  of  first  class  potential:  highly 
competent  in  response  to  tests;  highly  articulate; 
relevant  knowledge  going  beyond  what  one  might 
expect;  thoughtful  and  insightful  in  discussion,  taking 
the conversation further than the norm 
14-16 
Very good 
(AB) 
63-67 
Clearly capable of gaining a 2.1 degree: competent in 
response to tests; articulate; sound relevant 
knowledge; enthusiastic about Human Sciences 
12-13 
Competent 
(B) 
58-62 
Competent  overall,  but  some  suggestion  of  weakness: 
some inaccuracies or difficulty in response to tests or in 
discussion  of  relevant  issues;  gaps  in  relevant 
knowledge; some lack of enthusiasm for the subject 

 

 
 
 
10-11 
Borderline acceptance 
(BC) 
54-57 
Signs  of  potential,  but  also  clear  signs  of  weakness: 
inaccuracies  or  difficulty  in  response  to  tests  or  in 
discussion  of  relevant  issues;  not  as  articulate  as 
tutorial  discussion  generally  requires;  gaps  in  relevant 
knowledge; lack of enthusiasm for the subject 
8-9 
Weak 
(C) 
48-53 
Too  weak  to  consider  for a  place:  failures  in  the  tests; 
failure to sustain a discussion; worrying gaps in relevant 
knowledge; lack of enthusiasm for the subject 
4-7 
Very weak 
 
21-47 
As above, but to a greater degree 
0-3 
Exceptionally weak 
 
0-20 
Failure  to  navigate  the  tests  and  sustain  a  discussion; 
unacceptable gaps in basic knowledge; unenthusiastic 
 
NB  This is what we say about the interview: 
 
‘The  interview  is  aimed  primarily  at  assessing  the  candidate's  potential  for  independent  thinking, 
ability to follow  an argument,  skill in communication and listening. It is not  a  test of knowledge  in 
isolation  from  context,  or  of  verbal  facility.  Interviewers  will  be  looking  for  evidence  of  ability  to 
respond in a thoughtful way to unpredictable questions and ideas, intellectual curiosity, openness of 
mind  and  independent  thinking.  They  will  be  looking  for  enthusiasm  for  their  current  studies  or 
activities,  but  also  evidence  that  the  candidate's  interest  goes  beyond  their  current  academic 
training, and that they are able to deploy their knowledge in ways that show initiative.' 
 
College tutors are asked to enter the interview scores for their candidates as soon as possible and 
to e-mail 

 to let her know when all their scores have been entered. 
This will allow her to run a process to automatically calculate the average interview scores for each 
candidate. 
 
Average Score
 
 
The average interview score will appear on the Enter Interview Score screen once the calculation has 
been run and will be the average of the two scores given by the colleges. 
 
Places Meeting 
 
The Places meeting will be held at the Pauling Centre after 6.00pm on Thursday 6th December. (The 
time will be confirmed by email.)  All colleges MUST have a representative who can make decisions at 
this  meeting  who will  arrive  promptly  at  the  meeting.  Decisions  for  each  candidate will  be  logged. 
The representative of each college will confirm their interview scores  and discuss their candidates’ 
performance with the representatives of other colleges.  
 
Candidates to whom a college wishes to give a place but whose average interview score is lower than 
candidates still unplaced must explain this decision. 
 
In deciding places and candidates for panel interviews for open offer places, all relevant information 
will be taken into consideration. At this meeting, colleges will declare to which candidates they will 
be  awarding  places.  A  limited  number  of  exceptional  candidates  who  have  not  received  a  college 

 

 
 
 
place will be selected for a panel interview. The number of open offer places will be decided at the 
Places meeting. 
 
Panel Interviews 
 
Panel interviews will take place on Friday 7th December at the Pauling Centre.  
 
Possible  candidates  for  panel  interviews  will  be  any  unplaced  candidate  with  a  very  high  average 
interview score. Candidates can be sorted by average interview score and those candidates who, at 
this  stage,  are  unplaced,  and  have  the  highest  average  interview  scores  will  be  eligible  for  panel 
interviews.  It  will,  however,  be  possible  to  interview  only  a  limited  number  of candidates  at  panel 
stage, commensurate with the time and number of open offer places available. 
 
Open Offer Pool  
 
The ‘Pool’ procedure is that some candidates are offered a guaranteed place on the course but their 
College  assignment  is  only  confirmed  as  agreed  candidates  are  lost  through  unforeseen 
circumstances  or  by  failing  the  conditions  set.  Open  offer  candidates  are  made  Open  conditional 
offers by the college to which they originally applied.   
 
When  the  results  are  released  in  August  the  open  offer  candidates  who  have  made  their  grades 
MUST be taken in place of any candidate who has not achieved their set conditions. Only minimal 
exceptions  can  be  made  to  this  rule,  e.g.  pre-notified  special  circumstances  affecting  exam 
performance.  See  the  guidance  for  colleges  when  considering  clemency  for  candidates  who  have 
missed their conditional offers in the UAO handbook. Candidates who are marked for rejection on e-
vision  by  colleges  will  need  to  be  confirmed  by  the  Institute  before  the  college  can  confirm  the 
rejection.  
 
Colleges who are part of the Open Offer Scheme cannot refuse to take an Open Offer  Candidate 
where they have a candidate who has missed an offer. Colleges will not be able to choose which 
Open Offer candidate is allocated to them although consideration will be given to the college the 
candidate applied for and was interviewed at when allocating Pool candidates. 
 
In the event of there being fewer candidates with Open Offers than there are missed/declined offers, 
the following will be taken into consideration when allocating Open Offer candidates. 
 
  It is not desirable for a college to be left with a single student in a year group. 
  Colleges who have more than one candidate failing to meet their offer/take up their place 
will  be  given  priority  over  those  with  a  single  candidate  failing  to meet their offer/take  up 
their place (after the above has been taken into account) 
  Subject to the above, a college which a candidate applied to may have priority over other 
colleges. 
 
 
In the  event that candidates  remain unplaced after filling vacancies  then the remaining open offer 
candidates will be assigned to a college from the list below. 
 
Mansfield 
Magdalen 
St Hugh’s 
St John’s 
St Catz 
Hertford 
Wadham 

 

 
 
 
St Benet’s 
Keble 
 
Each year the  first  named college goes  to the bottom of the list,  together with any college further 
down the list forced to take an extra candidate. This means that with a pool of four, in the extremely 
unlikely event that no candidate falls out, Mansfield, Magdalen, St Hugh’s, and St John’s must  each 
take  an  extra  candidate  and  St  Catz  will  be  top  of  the  list  next  year.  If  there  are  no  open  offer 
candidates to be assigned, Mansfield goes to the bottom of the list and  Magdalen will be top next 
year. A college cannot refuse to take a candidate from the Open Offer  Pool if there are unplaced 
candidates after spaces from missed or declined offers have been filled. 
 
Remarks 
If  a  candidate  with  a  missed  offer  has  a  successful  remark  so  that  they  meet  their  offer,  and  the 
remark is notified by 31 August, the college who made the offer must honour the place. If an Open 
Offer candidate with a missed offer receives a successful remark and meets their offer by 31 August, 
the college nearest the top of the underwriting list (given above) which has not already been asked 
to take an additional candidate from the pool will be asked to take the candidate, unless there is a 
college which is able to take the candidate because it has an unfilled place.  
 
Conditional Offers 
 
The standard conditional offer is AAA. For candidates  taking IB a score of 38 could be modified by 
specifying a top grade  in some  subject or a bottom grade  filter. For other  assessment  systems the 
Admissions Co-ordinator can advise.  
 
English Language Requirements 
 
There  is  a  formal  requirement  for  applicants  for  undergraduate  courses  to  demonstrate  their 
proficiency in the English language. This does not apply to students who are native English speakers, 
nor  to  those  who  have  been  educated  in  the  medium  of  English  language  during  their  two  most 
recent  years  of  study.  Other  students  applying  this  year  will  need  to  satisfy  English  language 
requirements. Details of level required can be found at: 
 
http://www.ox.ac.uk/admissions/undergraduate_courses/courses/courses_and_entrance_requirem
ents/english_language.html  
 
 
 
 
Using ADSS 
Usernames 
 
Your Single Sign-on username and password will allow you access to ADSS. This will be what you use 
to  access  Nexus  Webmail or  Weblearn.  Directors of Studies  will  be  contacted  in  September  to  ask 
who in their college needs access to ADSS and  level of access required i.e. whether ‘read/write’ or 
‘read only’ access is needed. 
 
If you are representing more than one college, you will need to inform 

 
If you do not currently have a username and password for Single Sign-on (or have forgotten them) 
you will need to go to 
 , which has information about the 
system and how to go about activating and re-activating accounts. 
 

 

 
 
 
Logging in 
 
NB The material is confidential and you should ensure that no unauthorised access is permitted. Do 
not send UCAS data by e-mail or share your interview comments with colleagues by e-mail. 
 
The log in address is: 
 
 
 
 
 
 
Having entered your log-in details successfully, you will see a screen confirming your log-in, and you 
should now click on the ‘Continue to Student System’ button. You will be asked to select a team from 
the dropdown list on the right. When you have done this you will be taken to the Home page.  
 
Display pages include  
  HS-Candidate summary: showing a list of candidates and summary of key information 
  HS Candidates Pre-Interview Scoring: Shows a pre-interview score and ranking based on TSA 
score and contextualised GCSEs. 
  HS-Deselection decisions: to enter deselection decisions 
  HS-Interview times: to enter interview times 
  HS-Enter Interview scores : to enter interview scores 
  HS-Panel interviews : to show candidates who have a status of Panel interviews (this will only 
be  populated after  the  Admissions meeting on Thursday  evening of Week  9 until decisions 
about candidates interviewed by the panel have been made). 
  HS-Places awarded shows candidates who have been awarded places 
  HS-View Deselected Candidates shows candidates who have been deselected 
  HS-TSA Results: Shows candidates’ TSA results 
 
The options at the top of the left hand side of the screen allow you to select a page to view. When 
the  page  comes  up  you  can  chose  to  display  the  details  of  students  at  their  first  choice  college 
(college 1) or 2nd choice college (college 2) by choosing from the drop-down menu of colleges or all 
applicants (all). Clicking ‘apply filter’ activates the selection.  
 
Candidate Summary Page 
The Candidate Summary Page provides an overview of the most important information about each 
candidate.  
 
Flags 
Several categories are indicated by a flag, the meaning of each symbol is shown by placing the cursor 
over the letter.  Eg: Deferred candidates are flagged ‘E’.  
 
Qualifications 
Qualifications  have  been  entered  centrally  and  will  be  displayed  on  candidate  summary  screens. 
Upper case letters are achieved scores, lower case letters are predicted grades.  Information about 
unfamiliar 
qualifications 
can 
be 
found 
on 
the 
university 
website: 
http://www.admissions.ox.ac.uk/int/quals.shtml  
 
School GCSE scores are given to indicate one measure of the standard of the school. 
 
School information 
Schools and school type are given. 
 
10 
 

 
 
 
Full UCAS information 
If you double-click on the candidate surname the information contained in their UCAS forms comes 
up. 
 
School performance indicators 
These  statistics  relate  to  the  schools  specified  on  the  candidate’s  UCAS  form  and  are  provided  for 
your  information  and  can  be  used  to  place  students’  achievements  in  the  context  of  their  school 
background.  
 
Pre-16 School Score  
For England, Northern Ireland and Wales, ‘5+ GCSEs at grade A*-A’ N/A for Scotland. 
 
Contextualised GCSE 9/8/A* Score (see above) 
Candidates individual performance on the basis of their Pre-16 school performance – calculated within 
ADSS from the GCSE A*/9/8 count (GCSEs > 5) 
 
Post-16 School Score 
For  England,  ‘average  score  per  Level  3  examination  entry’;  for  Northern  Ireland,  %  year  14  pupils 
achieved  3  or  more  A  levels  (including  equivalents)  at  grades  A*–C;  for  Wales,  ‘average  total  score 
obtained by each pupil; for Scotland, %  S6 year group from two years previously  achieving 5+  SCQF 
Level 6 or better. 
 
Deselection decisions 
This screen allows candidates to be marked for deselection and it will be used during the shortlisting 
meeting. 
 
Interview times 
To enter interview days and times for your candidates, click in the box in the College 1 interview time 
(or College 2 interview time as appropriate), a pop-up calendar will appear. Click on the date of the 
interview (e.g. 5th or 6th December). To move to the month of December use the arrow buttons at 
the top of the calendar. To select the time, slide the hour or minute button along until the desired 
time appears (this uses a 24 hour clock). 
 
Enter Interview Scores 
All interview scores should be entered on this page: the columns should be self-explanatory. Please 
note that the Average Interview Score will be calculated after all interview scores have been entered 
for all candidates. Please notify 
 when all your interview scores have 
been entered. ‘Final Decision’ column will be filled in at the Places Meeting on Thursday evening. 
 
More detailed manuals are available to download in PDF format from the ADSS Home screen. 
11 
 

 
 
 
Human Sciences Admissions 2018 
 
Name   
 
 
 
 
 
year  19    20 
 
School type 

 
 
Relevant info: 
 
College 1 

 
 
            College 2 
 
20 
Truly exceptional 
(A++)  78+ 
A candidate such as only rarely encountered 
 
 
19 
Outstanding 
(A+) 
72-
Unambiguously first class 
77 
 
 
17-18 
Excellent 
(A) 
68-
Clear  suggestions  of  first  class  potential:  highly  competent  in  response  to 
72 
tests;  highly  articulate;  relevant  knowledge  going  beyond  what  one  might 
expect; thoughtful and insightful in discussion, taking the conversation further 
than the norm 
 
 
14-16 
Very good 
(AB) 
63-
Clearly capable of gaining a 2.1 degree: competent in response to tests; 
67 
articulate; sound relevant knowledge; enthusiastic about Human Sciences 
 
 
12-13 
Competent 
(B) 
58-
Competent  overall,  but  some  suggestion  of  weakness:  some  inaccuracies  or 
62 
difficulty  in  response  to  tests  or  in  discussion  of  relevant  issues;  gaps  in 
relevant knowledge; some lack of enthusiasm for the subject 
 
 
10-11 
Borderline acceptance 
(BC) 
54-
Signs of potential, but also clear signs of weakness: inaccuracies or difficulty in 
57 
response  to  tests  or  in  discussion  of  relevant  issues;  not  as  articulate  as 
tutorial  discussion  generally  requires;  gaps  in  relevant  knowledge;  lack  of 
enthusiasm for the subject 
 
 
8-9 
Weak 
(C) 
48-
Too  weak  to  consider  for  a  place:  failures  in  the  tests;  failure  to  sustain  a 
53 
discussion;  worrying  gaps  in  relevant  knowledge;  lack  of  enthusiasm  for  the 
subject 
 
4-7 
Very weak 
 
21-
As above, but to a greater degree 
47 
0-3 
Exceptionally weak 
 
0-20 
Failure  to  navigate  the  tests  and  sustain  a  discussion;  unacceptable  gaps  in 
basic knowledge; unenthusiastic 
 
12