This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Consultation on Scotland's census 2021'.


                                                                                       HM General Register House 
 

                                                                    2 Princes Street  
 
                                                                          Edinburgh EH1 3YY  
 
                                                                                 T: +44(0)131 334 0380 
 
                                                                                 www.nrscotland.gov.uk 
                                                                  
Our ref: FoI/19/01963 
 
Name: H Swan 
Address: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
11 September 2019 
 
Dear H Swan 
 
Request under the Freedom of Information (Scotland) Act 2002 (FOISA) 
 
Thank you for your request 18 August 2019 under the Freedom of Information 
(Scotland) Act 2002 (FOISA). 
 
Your request 
You asked for:  
1.  Please list all individuals and organisations consulted on the 2021 census sex 
and gender identity/transgender status  questions, between 1 January 2015 and 17 
August 2019.  
 
2.  For the same period, please provide a list of all meetings to discuss these 
questions, stating which individuals/organisations attended, and on what date. 
 
3.  For each meeting listed, please state which census question was discussed (sex, 
transgender identity, or both). Please also indicate the main purpose of each 
meeting (for example, to discuss draft questions). 
 
4.  For the same period, please provide copies of all correspondence between NRS 
and these individuals/organisations on this topic.  
 
Response to your request  
The answer to your questions are: 
 
1. Individuals and organisations who responded to the 2015 Topic Consultation and 
their responses can be found at the following link https://consult.gov.scot/national-
records-of-scotland-survey/scotlands-census-2021-topic-consultation/ 
 
NRS have also had meetings with the following groups/organisations in relation to 
the sex, gender identity and trans status questions.  
 
 

 
 

 
                                                                                             
 
DSD Families 
Equality Network  
For Women Scotland 
LGBT Youth Scotland 
Murray Blackburn Mackenzie 
PAMS – Population and Migration Statistics User Group 
Scottish Trans Alliance 
Stonewall Scotland 
Scottish Women 
 
2, 3.  
 
Date 
Meeting/event description 
Question(s) 
Purpose 
24/1/2017 
Sexual orientation and 
Sex, gender 
Sexual 
gender identity stakeholder 
identity 
Orientation and 
meeting 
Gender Identity - 
Stakeholder 
Meeting 

19/4/2017 
Meeting with Equality 
Sex, gender 
Follow up 
Network 
identity, trans 
meeting to 
status 
discuss issues 
raised at January 
stakeholder 
meeting 
6/9/2017 
Meeting with Equality 
Sex, gender 
Discussion of 
Network, STA and Stonewall 
identity and trans  testing, privacy 
status 
and 
confidentiality 
22/11/2018  Census questions and 
All questions 
Update on 
outputs event – Edinburgh 
including sex and  question 
trans status 
development 
Public event 
following 

 

 
 

 
                                                                                             
 
29/11/2018  Census questions and 
publication of 
outputs event – Aberdeen 
Plans for 
Scotland’s 
Public event 
Census 2021 
5/12/2018 
Census questions and 
outputs event – Glasgow 
Public event 
17/1/2019 
MBM Policy, Scottish 
Sex and trans 
Discussion of 
Women, For Women 
status 
concerns 
Scotland 
following Stage 1 
of Census 
(Amendment) 
(Scotland) Bill 
24/1/2019 
DSD Families 
Sex and trans 
Discussion of 
status 
concerns 
following Stage 1 
of Census 
(Amendment) 
(Scotland) Bill 
28/1/2019 
Engender 
Sex and trans 
Update on 
status 
question 
development and 
legislative 
process 
28/3/2019 
Equality Network/Scottish 
Sex and trans 
Legislation 
Trans Alliance (STA), LGBT 
status 
update and 
Youth Scotland, Stonewall 
question 
Scotland 
guidance 
24/1/2019 
For Women Scotland 
Sex and trans 
Discussion of sex 
status 
question at 
request of For 
Women Scotland 
1/5/2019 
Population and Migration 
Sex and trans 
Update on 
Statistics (PAMS) 
status 
question 
development 

 

 
 

 
                                                                                             
 
30/5/2019 
MBM Policy 
Sex and trans 
Discussion of 
status 
proposed 
question testing 
at request of 
MBM Policy 
3/6/2019 
DSD Families 
Sex and trans 
Feedback on 
status 
question 
guidance 
14/8/2019 
Update on Scotland’s Census  Sex and trans 
Update on 
2021 – Sex question 
status 
legislative 
process, update 
Public event 
on question 
testing, 
stakeholder 
feedback on 
question 
guidance for 
testing. 
16/8/2019 
Update on Scotland’s Census  Sex and trans 
Update on 
2021 – Sex question 
status 
legislative 
process, update 
Public event 
on question 
testing, 
stakeholder 
feedback on 
question 
guidance for 
testing. 
 
4. While our aim is to provide information whenever possible, in this instance we are 
unable to provide the information you have requested because the cost of locating, 
retrieving and providing this information would be greater than £600. Under section 
12 of FOISA public authorities are not required to comply with a request for 
information if the authority estimates that the cost of complying would exceed the 
upper cost limit, which is currently set at £600 by Regulations made under section 
12. We estimate that the cost of preparing this information for release would occupy 
166 hours of staff time.  
 

 

 
 

 
                                                                                             
 
This includes the time needed to carry out redactions of personal information. An 
exemption under section 38(1)(b) of FOISA (personal information) will apply to the 
personal data of third parties because disclosing it would contravene the data 
protection principles in Article 5(1) of the General Data Protection Regulation and in 
section 34(1) of the Data Protection Act 2018. This exemption is not subject to the 
‘public interest test’, so we would not be required to consider if the public interest in 
disclosing the information outweighs the public interest in applying the exemption. 
 
You may wish to consider reducing the scope of your request in order that the costs 
can be brought below £600, by for example requesting correspondence with specific 
organisations or narrowing the timeframe. Please be aware, however, that additional 
exemptions may apply to any correspondence we locate and retrieve in response to 
subsequent requests you may make. This is likely to be the case if information was 
provided to enable a free and frank exchange of views for the purposes of 
deliberation, or if the release of the information would cause substantial prejudice to 
the effective conduct of public affairs.    
 
Your right to request a review 
If you are unhappy with this response to your FOI request, you may ask us to carry 
out an internal review of the response, by writing to: 
 
Information Governance Team 
National Records of Scotland  
Ladywell House  
Ladywell Road  
Edinburgh  
EH12 7TF  
Email: xxx@xxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Your review request should explain why you are dissatisfied with this response, and 
should be made within 40 working days from the date when you received this letter.  
We will complete the review and tell you the result, within 20 working days from the 
date when we receive your review request.   
 
If you are not satisfied with the result of the review, you then have the right to appeal 
to the Scottish Information Commissioner.  More detailed information on your rights 
is available on the Commissioner’s website at: 
http://www.itspublicknowledge.info/YourRights/Unhappywiththeresponse/Appealingto
Commissioner.aspx 
 
 
 
 

 

 
 

 
                                                                                             
 
Yours sincerely, 
 
Amy Wilson 
 
Head of Statistical Services 
National Records of Scotland