This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Operational guidance for benefit advances'.

Short Term Benefit Advances 
06 STBA Completing the Request Template 
Completing the STBA Template 
Introduction 
1. These instructions explain how to complete the Short Term Benefit Advance 
(STBA) request Template. 
2. Accurately completing the STBA Template with the required information and 
necessary level of detail, at each stage of the STBA process, is essential to the 
effective delivery of STBAs. 
3. The STBA Template is an Excel spreadsheet containing the following five tabs: 
  Tab 1 – Data Capture 
  Tab 2 – Benefit Processing 
  Tab 3 – Affordability 
  Tab 4 – Decision  
  Tab 5 – Continuation Sheet 
Tab 1 – Data Capture 
Data Capture tab action 
4. The member of staff taking the STBA request completes the sections in the Data 
Capture tab as follows: 
  
Step  Action 

Open the STBA Template and select ‘enable macros’. 
Note: Only the Data Capture tab and the relevant area of the Continuation 
Sheet tab will be available at this stage. 
5. All mandatory fields are marked with *. When these fields are completed in the 
correct format the * will disappear. You will not be able to save the data until all the 
mandatory fields are complete. 
Completing Section 1 – DWP staff details 
  
Step  Action 

Check that the date and time fields have been pre-populated. 

Enter your name, job title and office location. 
Completing Section 2 – Claimant Details 
  
Step  Action 

Record the claimant’s National Insurance Number (NINO). 
Note: Where the claimant does not have a NINO use QQ123456C. 

Select the benefit type from the dropdown list. 

Record the claimant’s surname, postcode and house number/name. 
Completing Section 2a – Partner Details 
  

Step  Action 

Answer the question "Does Claimant have a partner? Yes or No”. 

If appropriate record the partner’s surname. 

Record the partner’s NINO. 
Note: Where the claimant does not know their partner's NINO leave the entry 
blank. 

If the partner is in receipt of benefit, record which benefit here. 
If they do not have a benefit in their own right type “None”. 
Completing Section 3 – Claimants Preferred Contact Number 
  
Step  Action 

Record the claimant’s preferred contact telephone number. 

Record any additional contact information supplied by the claimant such as: 
  alternative contact telephone numbers 
  times when the claimant may be unavailable 
  third parties that may be contacted. 
Completing Section 4 – Financial Need 
  
Step  Action 

Complete the free text box to capture why the claimant needs an STBA, this 
may be a verbatim record or a summary of the relevant points from the 
conversation. It is essential that the information in this box: 
  provides information on the nature of the serious risk to health and/or 
safety that the claimant describes 
  is populated with as much detailed and relevant information to support 
the Benefit Processor and Decision Maker in their determination on 
whether an STBA may be paid. 
Note: It is important that the discussion with the claimant includes questioning 
to determine the circumstances surrounding the serious risk to health and/or 
safety that has led to a financial need. 
The questions may link to additional information provided in Section 5 for 
example, if they: 
  have a partner – do they have benefits/earnings to assist? 
  have friends/family – are they able to assist? 
  have a bank/savings account – how much is in the account, do they 
have a credit card or an overdraft facility? 
  receive tax credits/other benefits – how have these been spent? 
  have they been working – if so what have their wages been spent on? 

After asking the claimant why they need an STBA, record the claimant’s 
explanation in the free text box provided. 
Note: The amount of money we could offer you is usually 60% of your 
Personal Allowance.
 

Record the period the STBA is for in the ‘From’ and ‘To’ boxes. 
Completing Section 5 – Additional Information 
6. This section captures additional details from the claimant that may be helpful to the 
Benefit Processor or Decision Maker in determining whether an STBA may be paid. 

7. To complete the Additional Information section, take the following action: 
  
Step  Action 

Select Yes or No from the dropdown list alongside each box after asking 
claimant if they have access to any money or help from: 
  Partner 
  Work 
  Bank / Savings 
  Other Benefits 
  Family 
  Friends 
  Tax Credits 
  Other Income. 

Complete the supporting information box with any additional information the 
claimant provides for example, rapid reclaims. 

Select the appropriate radio button for “What are your current living 
arrangements”. 

If you have selected ‘Other’ use the box below to explain the claimant’s living 
arrangements. 

If ‘Yes’, this will be pre-populated from the dropdown list for the question: 
“The current legacy details have been confirmed with the claimant?” 
If you have access to Legacy systems and can check that the claimant 
information is the same as on the STBA Template and the records do not 
match, select ‘No’ and answer the following four questions by selecting ‘Yes’ 
or ‘No’: 
  There are no details on legacy 
  Address has changed 
  Partner details have changed 
  Bank account details are different. 
If any of the details on legacy have changed follow business as usual ‘change 
of circumstances’ actions to update the relevant details on Legacy before 
sending the STBA Template to the Decision Maker. 

When all of the mandatory fields on the Data Capture tab are completed, the 
button at the end of the tab will change from “Save Not Available” to “Save”: 
click the “Save” button. 
When the ‘STBA system message’ window appears: click ‘Yes’ to continue. 
This will lock the Data Capture tab and prevent any further amendments 
to the data collected.
 
The box will then change to “Section Complete”. 
The Benefit Processing tab will become available for completion and the 
Excel file will close. 
Tab 2 – Benefit Processing 
Benefit Processing tab action 
8. The member of staff considering the ‘likely benefit entitlement’ criteria completes 
the sections in the Benefit Processing tab as follows: 
  
Step  Action 

Open the STBA Template and select ‘enable macros’. 
Note: only the Benefit Processing tab and the relevant area of the 

Continuation Sheet tab will be available at this stage. 
9. All mandatory fields are marked * when these fields are completed in the correct 
format the * will disappear. You will not be able to save the data until all mandatory 
fields are complete. 
Completing Section 1 – DWP Staff Details 
  
Step  Action 

Check that the date and time fields have been pre-populated. 

Enter your name and job title. 

Select your office location from the dropdown list. 
Completing Section 2 - Claim details 
  
Step  Action 

Select ‘Yes’ or ‘No’ from the dropdown list to confirm if the benefit claim can 
be processed and paid. 

Enter the date that the claim to benefit was made or the date from which the 
change of circumstances is made. 

Enter the date of the request for an STBA. 

If the benefit type is JSA or ESA: select ‘Yes’ or ‘No’ from the dropdown list to 
confirm “Do waiting days apply?” 

If benefit type is JSA, ESA, IS or IB the following fields will be pre-populated 
but can be manually overwritten: 
  1st Benefit Week Ending Date 
  2nd Benefit Week Ending Date 
  3rd Benefit Week Ending Date. 
For all other benefits these fields will remain blank and can be completed 
manually. 

Complete any additional information to help the Decision Maker to determine 
Financial Need such as: 
  part time earnings 
  other income 
  other benefits in payment 
  run on for other benefits. 
Use the Continuation Sheet if required. 
Completing Section 3 – Entitlement 
  
Step  Action 

Select ‘Yes’ or ‘No’ from the dropdown list to confirm if the claimant is likely to 
satisfy the conditions of entitlement. 

Enter an explanation of how you have reached your decision on whether the 
claimant is likely to satisfy the conditions of entitlement, use the Continuation 
Sheet if required. 

When all of the mandatory fields on the Data Capture tab are completed, the 
button at the end of the tab will change from “Save Not Available” to “Save”: 
click the “Save” button. 
When the ‘STBA system message’ window appears: click ‘Yes’ to continue. 

This will lock the Data Capture tab and prevent any further amendments 
to the data collected.
 
The box will then change to “Section Complete”. 
The Benefit Processing tab will become available for completion and the 
Excel file will close. 
Tab 3 – Affordability 
Affordability tab action 
10. The member of staff considering the Affordability criteria completes the sections 
in the Affordability tab, as follows: 
  
Step  Action 

Open the STBA Template and select ‘enable macros’. 
Note: Only the ‘Affordability’ tab and the relevant area of the Continuation 
Sheet will be available at this stage 
11. All mandatory fields are marked * when these fields are completed in the correct 
format the * will disappear. You will not be able to save the data until all mandatory 
fields are complete. 
Completing Section 4 - Affordability 
12. There are two parts to this section, complete: 
  Part 1 if you are considering an STBA before the claimant’s 1st Benefit Week 
Ending (BWE) date or where the 1st BWE date falls on a waiting day, or 
  Part 2 if you are considering an STBA on or after the claimant’s 1st BWE date, 
including where you are considering an STBA of 100% plus an additional 60% 
for the next BWE period. 
13. To complete either Part 1 or Part 2 take the following action: 
  
Step  Action 

Select the radio button for ‘Complete Part 1’ or ‘Complete Part 2’. 
Note: Only the Part that you have selected will be available for data input. 
Part 1 – Request received before 1st BWE date: 
  
Step  Action 

Weekly Benefit Rate (Personal Allowance): 
Enter the amount of benefit the claimant would receive each week excluding 
any premiums that may be payable. 

Social Fund (SF) Deductions (Weekly): 
Enter the amount of SF repayment which will be recovered each week from 
the claimant’s benefit – if nil enter “0”. 

Existing STBA/UC Deductions (Weekly):  
Enter the weekly repayment amount for existing STBAs or Universal Credit 
(UC) Advances being recovered from the claimant’s benefit. 
If nil enter “0”. 

Applicable Benefit Rate – calculated automatically. 
This box shows the claimant’s weekly benefit payment less SF, STBA and UC 
deductions. 

STBA Start Date: 

Enter the date from which an STBA is being considered, this date may have 
been pre-populated depending on benefit type but may be overwritten if 
appropriate. 
Note: Where an STBA request is made before the 1st BWE date the earliest 
start date will be the date benefit entitlement starts or the date an STBA is 
requested, whichever is the later date. The STBA start date cannot be during 
the waiting day period, as there is no benefit entitlement, nor is it possible to 
backdate an STBA request. 

STBA End Date: 
Enter the last day for which an STBA is being considered. 
This is likely to be the 1st or 2nd BWE date depending on the claimant’s 
circumstances. 

Days to be Paid at 60% – calculated automatically. 
This box shows the number of days for which an STBA may be paid at 60% of 
the weekly benefit rate. 

STBA Available – Potential maximum (if affordable) – calculated 
automatically. 
This box shows the maximum potential value of an STBA provided that it is 
affordable for the claimant. 

Repayment Period  set value to 12. 
10 
Weekly Repayment – calculated automatically. 
This box shows the amount the claimant will need to repay each week based 
on the potential maximum and repayments set at 12 weeks. 
11 
Deduction %age – calculated automatically. 
This box shows the percentage of the claimant’s weekly benefit that would be 
deducted if they were to receive the potential maximum STBA – if this 
exceeds 25% it is unlikely an STBA would be affordable. 
12 
Maximum Amount Affordable at 25%  calculated automatically. 
Where the deduction percentage at Box 13 is greater than 25%, the figure in 
Box 14 represents the maximum STBA the claimant may receive in order not 
to exceed the 25% deduction rate. 
Where the deduction percentage at Box 13 is less than 25%, this box will 
remain blank. 
13 
Value of Advance Requested – populated automatically. 
This box is the value of STBA requested by the claimant and captured on the 
Data Capture tab. 
Compare the amount of STBA the claimant has asked for in the ‘value of 
STBA requested’ (Box 15) with the amount shown in the ‘STBA Available’ 
(Box 10) of the Benefit Processing tab. 
If Box 10 is: 
  greater than or equal to Box 15 – the STBA is affordable 
  less than Box 15 and no amount is shown in Box 14 – the STBA is not 
affordable 
  less than Box15 and there is a value in Box 14 – the amount of the 
STBA requested is not affordable but a lesser amount is. 
15 
Supporting Information: 
Include any further details on the calculations performed that may be relevant 
for the Decision Maker. 
If no further information is appropriate enter “n/a”. 
Part 2 – Request received on or after 1st BWE date 
  
Step  Action 

Weekly Benefit Rate (Personal Allowance)

Enter the amount of benefit the claimant would receive each week excluding 
any premiums that may be payable. 

Social Fund (SF) Deductions (Weekly): 
Enter the amount of SF repayment being made each week from the claimant’s 
benefit. 
If nil enter “0”. 

Existing STBA/UC Deductions (Weekly): 
Enter the weekly repayment amount for existing advances or Universal Credit 
advances being recovered from the claimant’s benefit. 
If nil enter “0”. 

Applicable Benefit Rate – calculated automatically. 
This box shows the claimant’s weekly benefit payment less Social Fund, 
STBA and UC deductions. 

STBA Start Date: 
Enter the date from which an STBA is being considered, this date may have 
been pre-populated depending on benefit type, but may be overwritten if 
appropriate. 
Note: Where a request for an STBA is received on or after the 1st BWE date it 
may be backdated to the date of claim taking account of waiting days as 
applicable, and where benefit cannot be paid. 

1st Benefit Week Ending Date: 
Enter the 1st BWE date. 

Days to be Paid at 100% – calculated automatically. 
This box shows the number of days for which an STBA may be paid at 100% 
of the weekly benefit rate. 

STBA Available at 100% – calculated automatically. 
This box shows the value of an STBA payable at 100% of the weekly benefit 
rate for the period from the start date up to the 1st BWE date. 

Where the value in Box 21c is insufficient to meet the claimant’s 
immediate needs 
– for example, where we are only able to make a part week 
payment: 
Complete Box 22 with the next BWE date. 
This will provide additional information on the amount that may be payable for 
the next BWE period based on 60% of the weekly benefit rate. 
10 
STBA End Date
Enter the last day for which an STBA is being considered. 
Note: This is likely to be a BWE date. 
11 
Days to be Paid at 60% – calculated automatically. 
This box shows the number of days for which an STBA may be paid at 60% of 
the weekly benefit rate. 
12 
STBA Available – Potential maximum (if affordable) – calculated 
automatically. 
This box shows the maximum potential value of an STBA for the period after 
the 1st BWE date at a rate of 60% of the weekly benefit rate. 
13 
Repayment Period  set value to 12. 
14 
Weekly Repayment – calculated automatically. 
This box shows the amount the claimant will need to repay each week based 
on the potential maximum and repayments set at 12 weeks. 
The weekly repayment shown here only applies to that part of the STBA that 
is made at the 60% of weekly benefit rate. 
15 
Deduction %age  calculated automatically. 
This shows the percentage of the claimant’s weekly benefit that would be 
deducted if they were to receive the potential maximum STBA – if this 
exceeds 25% it is unlikely an STBA is affordable. 

The deduction percentage shown here only applies to that part of the STBA 
that is made at the 60% of weekly benefit rate. 
16 
Maximum Amount Affordable at 25% – calculated automatically. 
This shows the maximum STBA a claimant may have in order not to exceed 
the 25% deduction rate. 
If Box 28 is blank the claimant has not exceeded the 25% deduction rate. 
17 
Value of Advance Requested – populated automatically. 
This box is the amount of STBA the claimant has asked for, recorded on the 
Data Capture tab. 
18 
Total STBA Available  
When each of the boxes is completed click ‘Calculate STBA’. 
19 
if Box 24 is green: add the value in Box 21c to Box 24 and place this value in 
Box 30. 
If Box 28 is green: add the value in Box 21c to Box 28 and place this value in 
Box 30. 
If neither Box 24 nor Box 28 are green: enter the value of Box 21c into Box 
30. 
If you amend any information: click ‘Calculate STBA’ again to re-calculate 
the correct values. 
20 
Compare the amount of STBA the claimant has asked for in the ‘value of 
STBA requested’ (Box 29) with the amount shown in the ‘Total STBA 
Available’ (Box 30) of the Benefit Processing tab. 
If Box 30 is: 
  greater than or equal to Box 29 – both elements of the STBA (100% of 
the benefit due + 60% of the next benefit period) are affordable 
  less than Box 29 and no amount is shown in Box 28 – only the value in 
Box 21c (100% of the benefit due) may be paid 
  less than Box 29 and there is a value in Box 28 – the amount of STBA 
(100% benefit due) plus the amount shown in Box 28 (60% of the next 
benefit period) may be payable. 
21 
Affordability Criteria met: 
Select yes or no from the dropdown list provided to confirm affordability. 
If you are unable to determine Affordability seek guidance from your Team 
Leader or a colleague to confirm ‘Yes’ or ‘No’. 
22 
Supporting information: 
Complete the free text with any additional information that will help the 
Decision Maker to decide whether an STBA can be paid. 
23 
Decision Maker site: 
Select the relevant DM site that will complete the financial assessment on the 
STBA request. 
24 
When all of the mandatory fields on the Data Capture tab are completed, the 
button at the end of the tab will change from “Save Not Available” to “Save”: 
click the “Save” button. 
When the ‘STBA system message’ window appears: click ‘Yes’ to continue. 
This will lock the Data Capture tab and prevent any further amendments 
to the data collected.
 
The box will then change to “Section Complete”.  
The Benefit Processing tab will become available for completion and the Excel 
file will close. 

Tab 4 – Decision 
Decision tab action 
14. The member of staff making the decision on the STBA request completes the 
sections in the Decision tab as follows: 
Step  Action 

Open the STBA Template and select ‘enable macros’. 
Note: only the Decision tab and the relevant area of the Continuation Sheet 
will be available at this stage. 
15. All mandatory fields are marked * when these fields are completed in the correct 
format the * will disappear. You will not be able to save all the data until all 
mandatory fields are complete. 
Note: As the process requires a conversation with the claimant at this stage, a “Part 
Save Available” button allows the Decision Maker to save the information input part 
way through the decision making process. 
16. The “Save Not Available” button will only change to “Save” when you have 
completed all of the appropriate fields and discussed and agreed the STBA amount 
and repayment period with the claimant. 
Completing Section 1 – DWP staff details 
Step  Action 

Check that the date and time fields have been pre-populated. 

Enter your name and job title. 

Select your office location from the dropdown list. 
Completing Section 2 – Likely benefit entitlement confirmed 
Step  Action 

Select ‘Yes’ or ‘No’ from the dropdown list to confirm whether the claimant 
has likely benefit entitlement based on the information provided by the Benefit 
Processor. 

Complete the ‘Supporting Information’ box to provide further information to 
support the Decision Maker. 
Note: This is a mandatory field. 
Completing Section 3 – Affordability confirmed 
Step  Action 

Select ‘Yes’ or ‘No’ from the dropdown list to confirm whether the claimant 
can afford to repay an STBA based on the information provided by the Benefit 
Processor. 

Complete the ‘Supporting Information’ box to provide further information to 
support the Decision Maker. 
Note: This is a mandatory field. 

Boxes 1 & 2: 
Complete these with varying values and repayment periods to inform the 
discussion with the claimant and decision. 
If these are not required, enter ‘0’ in Box 1 and select any number from the 
dropdown list at Box 2, as these fields are mandatory. 

Boxes 3 & 4: 

These will be populated with the weekly repayment value and percentage 
deduction based on the data entered in boxes 1 & 2. 
Completing Section 4 – Financial Need confirmed 
Step  Action 

Select ‘Yes’ or ‘No’ from the dropdown list to confirm the claimant’s financial 
need based on the information provided by the claimant to describe their 
circumstances. 

Use the ‘Supporting Information’ box to provide any further information to 
support your decision. 
Completing Section 5 – Decision 
Step  Action 

Select ‘Awarded’ or ‘Rejected’ from the dropdown list to confirm the decision 
on whether to award an STBA. 

Use the ‘Supporting Information’ box to provide a summary of the discussion 
with the claimant and the terms agreed on the STBA amount and repayment 
period. 
STBA awarded 
Step  Action 

Box 5 – Total value of Advance be Paid: 
Enter the value as agreed with the claimant. 

Box 6 – Advance to be Paid at 100%: 
Enter the value of the STBA agreed for the period up to and including the 1st 
BWE date. 

Box 7 – Advance to be Paid at 60%: 
Enter the value of the STBA agreed for the period after the 1st BWE date. 

Box 8 – Repayment No. of WEEKS: 
Enter the number of weeks agreed with the claimant over which the STBA to 
be paid at 60% will be recovered. 

Box 9 – Weekly Repayment rate – calculated automatically. 

1st contact attempt: 
Enter the time and date you contacted the claimant and select ‘Yes’ or ‘No’ 
from the drop down list to record whether the contact was successful. 

2nd contact attempt: 
Enter the time and date you contacted the claimant and select ‘Yes’ or ‘No’ 
from the drop down list to record whether the contact was successful. 

Claimant Response: 
Select ‘Accepted’, ‘Refused’ or ‘n/a’ from the dropdown list to indicate whether 
the claimant accepted the terms of the STBA, rejected the STBA or ‘n/a’ if the 
claimant was not contactable. 
If both of the attempts at contact are marked as unsuccessful the dropdown 
defaults to ‘n/a’. 

Notification Issued: 
Enter the time and date that the notification letter was issued to the claimant. 
10 
Standard Text: 
Select the appropriate reason code from the dropdown list. See Recording the 
Decision on Notepad. 

STBA rejected 
Step  Action 

Box 5 – Total value of Advance be Paid: 
Insert ‘0’. 

Box 6 – Advance to be Paid at 100%: 
Insert ‘0’. 

Box 7 – Advance to be Paid at 60%: 
Insert ‘0’. 

Box 8 – Repayment No. of weeks: 
Leave blank. 

Box 9 – Weekly Repayment rate – calculated automatically. 

1st contact attempt: 
Enter the time and date you contacted the claimant and select ‘Yes’ or ‘No’ 
from the drop down list to record whether the contact was successful. 

2nd contact attempt: 
Enter the time and date you contacted the claimant and select ‘Yes’ or ‘No’ 
from the drop down list to record whether the contact was successful. 

Claimant Response: 
Select ‘refused’. 

Notification Issued: 
Enter the time and date that the notification letter was issued to the claimant. 
10 
Standard Text: 
Select the appropriate reason code from the dropdown list. See Recording the 
Decision on Notepad. 
11 
When all of the mandatory fields on the Data Capture tab are completed, the 
button at the end of the tab will change from “Save Not Available” to “Save”: 
click on the “Save” button. 
When the ‘STBA system message’ window appears: click ‘Yes’ to continue. 
This will lock the Data Capture tab and prevent any further amendments 
to the data collected.
 
The box will then change to “Section Complete”.  
The Benefit Processing tab will become available for completion and the 
Excel file will close. 
Completing the ‘Benefit Processor Actions’ section 
Step  Action 

FF100 (or appropriate authority) Completed: 
If a payment is to be made: enter the date and time that the payment authority 
was completed. 
If no payment is to be made: enter 01/01/2001 as a dummy date and 00:00 as 
a dummy time – it is recognised that no payment will be made but the current 
Template requires these fields to be completed. 

All relevant details entered in notepad: 
Using the Reason Code provided by the Decision Maker enter the time and 
date that the relevant Notepad was updated. 

When all of the mandatory fields on the Data Capture tab are completed, the 
button at the end of the tab will change from “Save Not Available” to “Save”: 
click the “Save” button. 
When the ‘STBA system message’ window appears: click ‘Yes’ to continue. 
This will lock the Data Capture tab and prevent any further amendments 
to the data collected.
 

The box will then change to “Section Complete”. 
The Benefit Processing tab will become available for completion and the 
Excel file will close. 
Completing the Recovery Action Input section 
Step  Action 

Recovery Action Input: 
Enter the date and time that the recovery action is input. 

When all of the mandatory fields on the Data Capture tab are completed, the 
button at the end of the tab will change from “Save Not Available” to “Save”: 
click the “Save” button. 
When the ‘STBA system message’ window appears: click ‘Yes’ to continue. 
This will lock the Data Capture tab and prevent any further amendments 
to the data collected.
 
The box will then change to “Section Complete”.  
The Benefit Processing tab will become available for completion and the 
Excel file will close. 
Tab 5 – Continuation Sheet 
Continuation Sheet tab action 
17. The Continuation Sheet is divided into four discrete areas and should be used 
where there is not enough space, in the other parts of the Template, to capture all the 
necessary information. 
18. The Continuation Sheet four areas are: 
  Data Capture 
  Benefit Processing 
  Affordability 
  Decision Making. 
19. Only the relevant area of the Continuation Sheet will be available as each section 
of the Template is completed. 
20. If you add information to the Continuation Sheet, clearly head all entries so that it 
is easy to identify which field the data refers to. For example, in the: 
  Data Capture area – type the heading “Section 4 Financial Need”, or 
  Decision area – type the heading “Section 2 Entitlement Confirmed”.