This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'IMB Feltham records'.


 
Sarah Walsh 
FOI Officer 
Independent Monitoring Boards Secretariat 
Post Point 2 
10 South Colonnade 
Canary Wharf 
London, E14 4PU 
 
 
  
 
Steven Allen 
 
By email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
   
19 August 2019 
 
 
 
Dear Steven Allen, 
 
 
Freedom of Information Act (FOIA) Request  
 
Thank you for your request dated 4 August to the Independent Monitoring Board (IMB) at HMP 
YOI Feltham which you asked: 
 
Please release: 
 
- A list of all members of Feltham IMB in the last ten years.  
- All meeting minutes between members of Feltham IMB and HMP/YOI Feltham 
Management in the last 10 years.  
- All notes taken in formal and informal meetings between members of Feltham IMB and 
HMP/YOI Feltham Management in the last 10 years.  
- All correspondence, including any electronic correspondence, between members of 
Feltham IMB and HMP/YOI Feltham Management in the last 10 years. 
- All correspondence, including electronic correspondence, between members of Feltham 
IMB and the Ministry of Justice in the last 10 years. 
- A list of visits by IMB Feltham members to HMP/YOI Feltham broken down by member, 
date, time, purpose, in the last 10 years.  
- A list of complaints investigated by members of IMB Feltham specifying member(s) 
investigating, date, subject, staff implicated and outcome in the last 10 years. 
- All notes taken by members of IMB Feltham during visits to HMP/YOI Feltham in the last 
ten years.  
 
Your request has been dealt with under the Freedom of Information Act (FOIA) 
 
The IMB at HMP YOI Feltham confirms it holds some of the information requested, however it 
will not be providing it because the request exceeds the cost limit set out in the FOIA. 
 
Section 12(1) of the FOIA means public authorities are not obliged to comply with a request for 
information if it estimates the cost of complying would exceed the appropriate limit. The 
appropriate limit for IMBs is set at £450. This represents the estimated cost of one person 
spending 18 hours determining whether the board holds the information, and locating, retrieving 
and extracting the information.  
 
The record retention period for IMB records is seven years. The board does not hold records 
beyond this date. In respect of the records held, as this includes email accounts, handwritten 
note books, Rota reports, annual reports and all other records held by the board for the period 
Monitoring fairness and respect for people in custody 

specified, even with conservative estimates of the time required to undertake this search, it is 
our assessment that this would far exceed the time limits set by the Act.   
 
Although we cannot answer your request at the moment, we may be able to answer a refined 
request within the cost limit. You may wish to consider, for example, specifying a narrower 
period of time or a particular type of record. Please note that all IMB Annual reports are 
published online at https://www.imb.org.uk/reports/  
 
Please be aware that we cannot guarantee at this stage that a refined request will fall within the 
FOIA cost limit, or that other exemptions will not apply. 
 
If you are not satisfied with this response you have the right to request an internal review by 
responding in writing to the addresses at the top of this letter within two months of the date of 
this response.  
 
You do have the right to ask the Information Commissioner’s Office (ICO) to investigate any 
aspect of your complaint. However, please note that the ICO is likely to expect internal 
complaints procedures to have been exhausted before beginning their investigation. 
 
You can contact the Information Commissioner’s Office at the following address: 
 
Information Commissioner’s Office, 
Wycliffe House, 
Water Lane, 
Wilmslow, 
Cheshire 
SK9 5AF 
 
Internet address: https://www.ico.gov.uk/Global/contact_us.aspx 
 
Yours sincerely 
  
  
SARAH WALSH 
On behalf of the Independent Monitoring Board HMP YOI Feltham