This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Revised inspection and maintenance requirements'.


 
 
 
 
 
Asset Delivery Asset Maintenance 
Requirements v1.0 
 
 
 
Summary 
Revised document - February 2019 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Feedback and Enquiries 
Users of this document are encouraged to raise any enquiries and/or provide feedback on the content and usage 
of  this  document  to  the  dedicated  Highways  England  team.  The  email  address  for  all  enquiries  and  feedback  is: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx.xx  
 
This is a controlled document. 

link to page 4 link to page 4 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 5 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 10 link to page 11 link to page 11 link to page 12 link to page 12 link to page 13 link to page 13 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 14 link to page 18 link to page 18 link to page 19 link to page 19 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 20 link to page 21 link to page 21 link to page 21 link to page 21 link to page 21 link to page 21 link to page 21 link to page 21 link to page 21 link to page 21 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 22 link to page 23 link to page 23 link to page 23 link to page 23 link to page 24 link to page 24 link to page 53 link to page 53 link to page 55 link to page 55    Revision 0 
Contents 
 
 
Contents 
Release notes 
3 
Foreword 
4 
Publishing information ............................................................................................................................................. 4 
Contractual and legal considerations ................................
...................................................................................... 4 
Introduction 
5 
Background ............................................................................................................................................................. 5 
Assumptions made in the preparation of the document ................................
.......................................................... 5 
Abbreviations 
6 
Abbreviations ........................................................................................................................................................... 6 
Terms and Definitions 
7 
E/1. Maintenance Requirements - General Principles 
9 
Objectives ................................................................................................................................................................ 9 
Framework ................................
............................................................................................................................... 9 
Preventative Maintenance ................................
....................................................................................................... 9 
Intelligence-Led Maintenance 
................................................................................................................................. 9 
Intelligence-Led Approach to Defect Prioritisation  ................................................................................................ 10 
Asset Data Sources  .............................................................................................................................................. 11 
Outcome Based Structure  .................................................................................................................................... 12 
Risk Based Methodology  ...................................................................................................................................... 13 
Risks to safety  .............................................................................................................................................. 13 
Risks to customer service. 
 ............................................................................................................................ 13 
Risks to availability 
 ....................................................................................................................................... 13 
Maintenance Requirements Plan  .......................................................................................................................... 13 
Sustainability Requirements  ................................................................................................................................. 17 
Governance  .......................................................................................................................................................... 18 
E/2. Inspection Requirement  
19 
General  ................................................................................................................................................................. 19 
Inspection Approach  ..................................................................................................................................... 19 
Inspection Types 
 .......................................................................................................................................... 19 
Inspector Competency 
 .................................................................................................................................. 19 
Inspection Process  ....................................................................................................................................... 20 
Inspections for Network Safety  ............................................................................................................................. 20 
General  ........................................................................................................................................................ 20 
Safety Patrols 
 ............................................................................................................................................... 20 
Safety Inspections 
 ........................................................................................................................................ 20 
Lighting Operational Inspections  .................................................................................................................. 21 
Network Risk Categorisation and Inspection Frequency 
 .............................................................................. 21 
Targeted Inspections 
 .................................................................................................................................... 21 
Inspections for Network Condition  ........................................................................................................................ 21 
General  ........................................................................................................................................................ 21 
Asset Condition Grades ................................................................................................................................ 22 
Grade Condition 
 ........................................................................................................................................... 22 
E/3. Asset Maintenance Requirements  
23 
E/4. Normative References  
52 
E/5. Informative References  
54 


link to page 56 link to page 56 link to page 56 link to page 56 link to page 56 link to page 56 link to page 56 link to page 56 link to page 56 link to page 56 link to page 57 link to page 57 link to page 57 link to page 57 link to page 57 link to page 57 link to page 58 link to page 58 link to page 58 link to page 58 link to page 59 link to page 59 link to page 59 link to page 59 link to page 60 link to page 60 link to page 60 link to page 60 link to page 60 link to page 60 link to page 60 link to page 60 link to page 61 link to page 61 link to page 61 link to page 61 link to page 61 link to page 61 link to page 61 link to page 61 link to page 62 link to page 62 link to page 62 link to page 62 link to page 62 link to page 62 link to page 63 link to page 63 link to page 63 link to page 63 link to page 65 link to page 65 link to page 67 link to page 67 link to page 71 link to page 71 link to page 73 link to page 73 link to page 75 link to page 75 link to page 78 link to page 78 link to page 81 link to page 81 link to page 83 link to page 83 link to page 85 link to page 85 link to page 91 link to page 91    Revision 0 
Contents 
 
 
Appendix E/A. Inspection Requirements  
55 
E/A1 Introduction  .................................................................................................................................................. 55 
E/A1.1 Series 0300 - Fences, Walls, Screens & Environmental Barriers  ..................................................... 55 
E/A1.2 Series 0400 - Road Restraint Systems 
 ............................................................................................. 55 
E/A1.3 Series 0500 – Drainage and Service Ducts 
 ...................................................................................... 55 
E/A1.4 Series 0600 – Geotechnical Assets  .................................................................................................. 56 
E/A1.5 Series 0700 – Paved Areas 
 .............................................................................................................. 56 
E/A1.6 Series 1200 – Road Markings & Studs 
 ............................................................................................. 56 
E/A1.7 Series 1200 - Traffic Signs  ................................................................................................................ 57 
E/A1.8 Series 1300 - Lighting 
 ....................................................................................................................... 57 
E/A1.9 Series 1700 - Structures  ................................................................................................................... 58 
E/A1.10 Series 3000 & 3100 – Ecological & Biodiverse Habitats and Soft Estate Landscape ..................... 58 
E/A1.11 Series 4000 - Sweeping & Cleaning  ............................................................................................... 59 
E/A2 Miscellaneous  .............................................................................................................................................. 59 
E/A2.1 Asbestos Management  ..................................................................................................................... 59 
E/A2.2 Technology & Traffic Signals 
 ............................................................................................................. 59 
Appendix E/B. Baseline Maintenance Requirements  
60 
E/B1 Introduction  .................................................................................................................................................. 60 
E/B2 Approach to Routine Maintenance 
 ............................................................................................................... 60 
E/B2.1 Intelligence-Led Maintenance  ........................................................................................................... 60 
E/B2.2 Cyclic Maintenance  ........................................................................................................................... 61 
E/B2.3 Repair Maintenance 
 .......................................................................................................................... 61 
E/B3 Operational Considerations  ......................................................................................................................... 61 
E/B4 Maintenance Requirements  ......................................................................................................................... 62 
E/B4.1 Series 0300 – Fences, Screens and Environmental Barriers  ........................................................... 62 
E/B4.2 Series 0400 - Road Restraint Systems  ............................................................................................. 64 
E/B4.3 Series 0500 – Drainage and Service Ducts  ...................................................................................... 66 
E/B4.4 Series 0600 - Geotechnical Assets  ................................................................................................... 70 
E/B4.5 Series 0700 - Paved Areas  ............................................................................................................... 72 
E/B4.6 Series 1200 - Traffic Signs and Road Markings / Studs  ................................................................... 74 
E/B4.7 Series 1300 - Lighting  ....................................................................................................................... 77 
E/B4.8 Series 1700 - Structures  ................................................................................................................... 80 
E/B4.9 Series 2200 - Tunnels  ....................................................................................................................... 82 
E/B4.10 Series 3000 - Landscape and Ecology  ........................................................................................... 84 
E/B4.11 Series 4000 - Sweeping and Cleaning  ........................................................................................... 90 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


  Revision 0 
Release notes 
 
 
Release  notes 
 
Version 
Date 
Details of amendments 
1.0 
March 2019 
First release 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
Foreword 
 
 
Foreword 
 
Publishing information 
 
This document is published by Highways England 
 
Contractual and legal considerations 
 
This document forms part of the works specification. It does not purport to include all the necessary 
provisions of a contract. Users are responsible for applying all appropriate documents applicable to 
their contract. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
Introduction 
 
 
Introduction 
 
Background 
 
This document (hereinafter referred to as asset delivery asset maintenance requirements (ADAMr)) 
sets out the Highway England asset delivery specific requirements in relation to the carrying out of 
cyclic and repair maintenance activities on the Affected Property. 
 
It provides for an intelligence-led approach to cyclic and repair maintenance activities, under which 
network knowledge, asset information and customer insight may be used to vary the maintenance 
activities as appropriate. This approach is called intelligence-led maintenance. 
 
Cyclic and repair maintenance is carried out to prolong asset life, deliver sustained performance and 
keep assets safe for customers. 
 
Highways England has legal duties with respect to the maintenance and operation of the network. 
These legal duties are derived from the following enabling legislation; 
 
1)  Highways Act 1980 [Ref 10.N] 
2)  Infrastructure Act 2015 [Ref 11.N] 
 
Assumptions made in the preparation of the document 
The assumptions made in GG 101 [Ref 16.N] apply to this document. 
The approach set out in GG 104 [Ref 25.N] applies to this document. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
Abbreviations 
 
 
Abbreviations  
 
 
 
 
Abbreviation
 
 
Definition 
 
 
 
ADAMr 
Asset Delivery Asset Maintenance Requirements 
 
ADMM 
Asset Data Management Manual 
 
 
APTR 
All Purpose Trunk Roads 
 
 
CCTV 
Closed Circuit Television 
 
 
DAS 
Departures Approval Systems 
 
DLE 
Drainage Liaison Engineer 
 
 
DMRB 
Design Manual for Roads and Bridges 
 
 
DNO 
Distribution Network Operator 
 
 
EMP 
Environmental Management Plan 
 
 
EqIA 
Equality Impact Assessment 
 
 
GeoAMP 
Geotechnical Asset Management Plan 
 
HE 
Highways England 
 
 
HADDMS 
Highways England Drainage Data Management System 
 
 
HAPMS 
Highways England Pavement Management System 
 
 
ILM 
Intelligence-Led Maintenance 
 
 
LAMMM 
Lighting Asset Management and Maintenance Manual 
 
LAMP 
Lighting Asset Management Plan 
 
 
MCHW 
Manual of Contract Documents for Highways Works 
 
 
MRP 
Maintenance Requirement Plan 
 
 
O&MM 
Operation and Maintenance Manual 
 
 
RDD 
Regional Divisional Director 
 
 
RTMC 
Regional Technology Maintenance Contract 
 
RLoS 
Required Level of Service 
 
 
SCADA 
Supervisory Control And Data Acquisition 
 
 
TCB 
Tension Corrugated Beam 
 
 
TMMM 
Technology Management and Maintenance Manual 
 
 
TSRGD 
Traffic Signs Regulations and General Directions 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
Terms and Definitions 
 
 
Terms  and  Definitions 
 
 
 
Term 
Definition 
 
The lengths of trunk road and/or motorway (including carriageways, 
 
hard shoulders, slip roads, roundabouts and access roads) and the 
Affected Property 
associated premises, infrastructure and other amenities to be 
maintained and operated. 
 
The web-based system for submitting and seeking approval for 
 
Departures from performance-based requirement or method 
DAS 
requirement. A legislative requirement which reflects a statutory 
obligation must be fulfilled in all cases. 
Defect 
A Defect to the asset is that it: 
 
1)  Causes an unintended hazard, nuisance or danger to the users 
of the highway. 
2)  Represents a deterioration from the normal condition 
3)  Prevents an item from acting in the intended manner 
4)  Is damaged 
5)  Is likely to increase the rate of deterioration of another item 
 
Deliverable 
An output delivered by the processes that contributes to the 
achievement of the Outcomes. 
 
Any variation or waiving of a performance-based requirement or 
Departure 
method requirement contained within the Asset Delivery Asset 
Maintenance (ADAM) documents. 
 
Nationally-designated sites comprise: Sites of Special Scientific 
 
Interest; Local sites, Nature Reserves; Areas of Outstanding Natural 
 
Beauty. Internationally-designated sites cover those with European 
Designated Sites 
designations including Special Areas of Conservation and Special 
Protection Areas; and those with international designations, such as 
Ramsar sites of wetland importance. 
 
Distribution 
The operator of the power supply to the Affected Property. 
Network Operator 
 
A nominated person who is responsible for all drainage surveys, 
Drainage 
maintenance and renewals, and is the key point of contact for all 
Liaison Engineer 
drainage related matters. 
 
 
An Environmental Management Plan is a document (or set of 
 
documents), which set out agreed procedures and standards for the 
Environmental 
implementation of identified environmental management actions. It is 
Management Plan 
developed to address the adverse and beneficial environmental 
impacts arising from planning and design, construction and 
maintenance and operation of the Affected Property. 
 
Flood Champion 
The person responsible for integration and coordination of flood risk 
management. 
 
The accumulation or passage of water at the ground surface where it is 
Flood Event 
not normally experienced. 
 
 


 
Terms and Definitions 
 
 
Terms (continued) 
 
Flood Hotspot 
A location at high risk of repeated flooding. 
Geotechnical Asset 
As defined in the Design Manual for Roads and Bridges HD 41 or CS 
Management Plan 
641 [Ref 21.N]. 
Injurious Weeds 
As defined by the Weed Act 1959. 
 
As defined by the Wildlife and Countryside Act 1981 (as amended), 
Invasive Species 
Part l, Clause 14: Introduction of New Species etc., and Schedule 9 
[Ref 3.I]. 
 
 
Works carried out under a street works licence as defined in the New 
Licensee Works 
Roads and Street Works Act 1991 [Ref 2.I]and any associated 
secondary legislation. 
Lighting Asset 
The manual which sets out the policies and guidance for the whole 
Management and 
lifecycle relating to road lighting systems on the Strategic Road 
Maintenance Manual 
Network. 
Lighting Asset 
The document describing what maintenance activities are planned (and 
Management Plan 
when) for the lighting asset for the next 12 months. 
Local Highway Authority 
An authority responsible for local roads under relevant legislation. 
Maintenance Requirement 
A Requirement relating to maintenance service delivery. 
Maintenance 
Highways England document that details the requirements necessary 
Requirements Plan 
to deliver the maintenance activities. 
 
 
Network Information is information which is in the document of that 
 
name referred to in the Contract Data Part One and which describes 
Network Information 
the Affected Property, the Regional Technology Network and the Traffic 
Technology Systems and their surroundings and provides information 
pertaining to them and the Overseeing Organisation's assets. 
Operation and 
For tunnels: the manual, specific to each tunnel, which sets out 
Maintenance Manual 
operation, maintenance and emergency response procedures. 
 
An outcome required to be achieved in relation to a specific 
Outcome 
Maintenance Requirement. 
Principal Inspection 
Has the meaning given in the Design Manual for Roads and Bridges. 
 
Those assets which, if poorly managed or inadequate, pose a risk to 
Priority Drainage Asset 
either the safety or journey time reliability of road users, or to adjacent 
property, or to the water environment (or any combination of these). 
 
The frequency of cyclic maintenance intervention (baseline or 
Regional Level of Service 
intelligence lead) that shall be undertaken to maintain the asset in line 
with statutory requirements. 
Scope 
The extent of the work encompassed by a Maintenance Requirement. 
Structures 
As per Maintenance Manual given in Volume 3 of the Design Manual 
Maintenance Manual 
for Roads and Bridges. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
E/1. Maintenance Requirements - General Principles 
 
 
E/1. 
Maintenance  Requirements  -  General  Principles 
 
Objectives 
 
E/1.1 
These requirements shall be for areas and regions that are applying asset delivery. 
 
E/1.2 
The Asset Delivery Asset Maintenance Requirements (ADAMr) shall be underpinned by a number of 
key objectives: 
 
1)  Improve safety for those travelling or working on the Affected Property. 
2)  Provide a high-quality experience for customers. 
3)  Stabilise maintenance and renewal costs through the use of emerging methods. 
4)  Delivery of capital improvements to the Affected Property. 
 
NOTE 
Effective maintenance and operation of the Affected Property is essential in achieving these key 
objectives.
 
 
E/1.3 
The Affected Property shall be maintained to reasonable standards. 
 
NOTE 
The current provisions for maintaining the Affected Property to a reasonable standard are incorporated 
in the Highways Act 1980, Section 41 (duty to maintain) and Section 58 (special defence in actions for 
damages for non-repair) [Ref 1.I]. The importance of Section 58 is that it provides the defence "that the 
authority had taken such care as in all the circumstances was reasonably required to secure that the 
part of the highway to which the action relates was not dangerous for traffic".
 
 
E/1.4 
All actions shall be taken to ensure that the Affected Property is maintained and operated to no lesser 
standard than is appropriate for a highway of the character of the Affected Property. 
 
Framework 
 
E/1.5 
ADAMr describe the outcomes that shall be achieved. Each requirement is read in conjunction with the 
general principles. 
 
E/1.6 
These general principles shall be read in conjunction with all other parts of ADAMr. 
 
E/1.7 
When maintenance works are identified, the method utilised to meet the required deliverable shall 
support compliance with these ADAMr and the Maintenance Requirements Plan (MRP). 
 
E/1.7.1 
Innovation should be encouraged in establishing the method by which the outcomes are achieved. 
E/1.7.2 
This should be reinforced by the implementation of ongoing continual improvement. 
 
Preventative Maintenance 
 
E/1.8 
Preventive maintenance is a planned recurrent intervention which shall be designed to eliminate the 
cause of a potential defect or mitigating a potential risk impacting on safety, customers or the 
performance of the asset. 
 
E/1.8.1 
Preventative maintenance interventions should be scheduled and prioritised to meet asset and 
customer needs by sustaining the availability, safety, performance, operation, reliability and longevity of 
our physical assets. 
 
NOTE 
Appropriate preventative maintenance brings benefits of reduced whole of life costs, and improved 
customer service through lower network occupancy requirements.
 
 
Intelligence-Led Maintenance 
 
E/1.9 
Intelligence-Led Maintenance (ILM) shall be driven by network characteristics, asset intelligence and 
customer, safety and delivery needs. 
 
E/1.10 
The application of ILM shall deliver cyclic and repair maintenance activities on all assets, whilst 
ensuring compliance with statutory duties. 
 
 


 
E/1. Maintenance Requirements - General Principles 
 
 
E/1.11 
Baseline cyclic maintenance frequencies have been set out in this ADAMr for all sub-asset cyclic 
maintenance activities and shall be the default requirement for each sub asset. 
 
NOTE 
The baseline cyclic maintenance frequencies for each sub-asset activity are set out in Appendix E/B. 
 
E/1.12 
Intelligence shall be applied to identify and demonstrate if an alternative frequency is more appropriate 
to deliver required outcomes. 
 
NOTE 
The application of intelligence could result in a maintenance intervention changing from a cyclic activity 
to a repair activity.
 
 
E/1.13 
If intelligence determines that a different frequency to the baseline is required, the exception and 
justification for the variance shall be recorded in the MRP. The MRP is to be updated when conditions 
change and at least annually. 
 
Intelligence-Led Approach to Defect Prioritisation 
 
E/1.14 
Inspections of the asset shall be undertaken as detailed in E/2 Inspection Requirements and set out in 
Appendix E/A. This includes inspections for both network safety and network condition. 
 
E/1.15 
Understanding the risk of any Defect is critical in determining the appropriate intervention and timescale 
that shall be applied. 
 
NOTE 
Defects that require prompt attention are those identified because there is an immediate or imminent 
risk of either one or more of the following occurring:
 
 
1)  Injury to any party using or repairing the network; 
2)  Failure of an asset to fulfil its intended function where such an asset protects the road user and or 
facilitates the safe use of the network; 
3)  Failure of an asset necessary to effectively enforce the compliance with a mandatory or prohibitory 
requirement; 
4)  Liable to leave the Secretary of State in breach of one or more of his statutory duties; and 
5)  Offence to road users from graffiti that is obscene, blasphemous or otherwise offensive. 
 
E/1.15.1 
Defects may be identified from inspections, incidents, third party reports or those identified through the 
collaborative custodianship of the Affected Property (see figure below). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
10 


 
E/1. Maintenance Requirements - General Principles 
 
 
 
Figure E/1.15.1 Repair Identification Workflow 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
schem 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
NOTE 
Rectification can range from making safe the defect to a permanent repair of the asset. 
 
Asset Data Sources 
 
E/1.16 
All asset data requirements are set out in the Asset Data Management Manual (ADMM). The asset 
data shall be utilised throughout the different activities and stages of the asset's life cycle. These 
activities and stages in the operate and maintain life cycle are as follows to ensure the asset functions 
as intended: 
 
1)  Assuring maintenance operations are carried out appropriately; 
2)  Defect reporting – recording and responding to asset defects; 
3)  Maintenance management; and 
4)  The processes, systems and information on the occurrence, effectiveness and costs of various 
regimes of maintenance applied to the infrastructure assets. 
 
E/1.17 
When reviewing asset intelligence, the details of the sources of the intelligence including the 
identification of any asset gaps and the mitigation approach shall be used to inform any variance of the 
cyclic frequency from the baseline maintenance requirements in Appendix E/B. 
 
E/1.18 
To embed ILM it is imperative that accurate and reliable asset data shall be available to determine the 
most effective maintenance regime and to enable the ongoing review and evolution of the MRP. The 
ongoing review of this data will, over time, ensure the most effective maintenance regime is in place 
and identify areas where a scheme is required to reduce maintenance interventions further. 
 
 
11 


 
E/1. Maintenance Requirements - General Principles 
 
 
E/1.19 
When cyclic and repair maintenance is undertaken, feedback shall be captured to enable continual 
review of asset needs / cyclic frequencies and updating the MRP. 
 
Outcome Based Structure 
 
E/1.20 
The individual maintenance requirements for each asset are structured and detailed as Scope; 
Outcomes; Deliverables; Processes; and Procedures. 
 
 
Figure E/1.20 Outcome Based Structure 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
UNAPPROVED
on 
highway 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
E/1.21 
The Delive use 
rables, Processes and Procedures detailed for each asset are not exhaustive and are the 
minimum requirements. Additional Deliverables, Processes and Procedures shall be established as 
required to meet the general principles and Outcomes, and comply with all relevant legislation and 
standards. 
 
 
 
for 
12 
 
ot 

 
E/1. Maintenance Requirements - General Principles 
 
 
E/1.22 
Any failure to deliver an Outcome, Deliverable, Process or Procedure shall be deemed to be a 
nonconformity, and will require root cause analysis and corrective action. 
 
E/1.23 
Notwithstanding the preceding paragraph, a failure to deliver an Outcome shall not be a nonconformity 
if, and only if, the relevant Procedures, Processes and Deliverables and the root cause of the failure is 
due to circumstances that are wholly outside the control of, and could not reasonably have been 
foreseen by, an organisation experienced in highways maintenance and operations. 
 
Risk Based Methodology 
 
E/1.24 
In the context of these ADAMr, an intelligence-led approach means that when prioritising and targeting 
activities a risk assessment is required. Intelligence-led decisions shall then be made in determining 
where and when maintenance activities are undertaken to ensure the Affected Property is managed 
and operated in accordance with the risk tolerance. 
 
E/1.25 
All risks shall be controlled so that residual risk exposure for any person or to any asset is tolerable as 
per GG 104 [Ref 25.N] having regard to the regulatory framework, other obligations, policies and 
objectives. 
 
E/1.26 
Risks to the identified imperatives shall be identified, assessed, evaluated and managed as below: 
 
Risks to safety 
 
E/1.27 
Any risk to safety shall be controlled so that residual risk exposure for any person is tolerable having 
regard to the regulatory framework and other obligations, policies and objectives. 
 
E/1.28 
Risks to safety shall be controlled to ensure that the Affected Property is not dangerous to traffic and 
provides a 'special defence' under Section 58 of the Highways Act 1980 [Ref 1.I]. 
 
Risks to customer service. 
 
E/1.29 
Any risk to customer service shall be mitigated to ensure that the maintenance of the assets improve 
the services provided to its customers. This includes: 
 
1)  Minimising delay; 
2)  Effectively and efficiently maintaining the assets; and 
3)  Developing and maintaining sustainable relationships with customer and communities. 
 
 
Risks to availability 
 
E/1.30 
Any risk to availability shall be mitigated, having regard to necessary obligations, policies and 
objectives, to secure the expeditious movement of traffic on the affected property and facilitates the 
expeditious movement of traffic on road networks for which another authority is the traffic authority. 
 
Maintenance Requirements Plan 
 
E/1.31 
The MRP shall contain the baseline maintenance requirements and intelligence led maintenance 
requirements for any variances. It details the cyclic and repair activities that will contribute to the 
delivery of the outcomes as set out in the ADAMr. The cyclic and repair maintenance requirements are 
to be set out in tabulated form as detailed in tables below: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
13 

 
Table E/1.31 Baseline maintenance requirements outline 
 
Baseline maintenance requirement: Description of the maintenance requirement (from ADAM) 
Scope: 
The specific assets covered by the requirement 
 
Out of Scope: 
The specific assets not covered by the requirement 
 
Cyclic Maintenance: 
Repair Maintenance: 
Scheduled activities that are required to be delivered to contribute to the outcomes 
 
Activity: 
Baseline Frequency: 
Activity: 
Sub-Asset 
Specific maintenance activity to be 
Occurrence of activity that relates directly to the 
Specific repair maintenance activity to be 
Type 
undertaken 
asset need 
undertaken 
14
 
E/1
. Mai
n
te
n
an
ce
 Req
u
ir
e
m
ents
 - Gen
e
ra
l Pri
n
c
ipl
e
s
 

 
 
 
NOTE 
The baseline maintenance requirements are included in Appendix E/B. 
 
E/1.32 
The Information used as a justification for decision making as part of intelligence led maintenance 
requirements shall be recorded. 
 
E/1.33 
The table below shows the minimum fields that shall be required as part of the justification and audit 
trail for intelligence led decisions. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
15 

 
Table E/1.33 Intelligence-led maintenance requirements 
 
Intelligence-Led Maintenance: 
Intelligence-Led Maintenance (ILM) shall be driven by network characteristics, asset intelligence and customer, safety and delivery needs. 
 
 
 
 
Justification: 
Residual Risk and 
Sub- 
 
Ac-   
Justification for varying the baseline frequency, either up or down. 
Lo- 
Mitigation 
As- 
tiv- 
Baseline 
ca-   
 
 
 
 
 
set 
ity: 
Frequency 
Asset 
Deliver-  Last 
Cu- 
Delivery 
tion 
Network Ch- 
Customer 
Safety Risk 
Revised 
Tre- 
Saf- 
type 
Intelli- 

main- 
sto- 
(including 
aracteristics 
Experience 
Assessment 
frequency  nd 
ety 
gence 
needs 
tained 
mer 
Availability) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
16
 
E/1
. Mai
n
te
n
an
ce
 Req
u
ir
e
m
ents
 - Gen
e
ra
l Pri
n
c
ipl
e
s
 

 
 
 
NOTE 
1)  Location - Location on the network to which the exception has been applied. Detailed enough to 
programme the work required. 
2)  Network Characteristics - Rationale where the exception is justified by local network knowledge, 
including the new required frequency. 
3)  Asset Intelligence - Rationale where the exception is justified by asset information, including the new 
required frequency. 
4)  Customer Experience - Rationale where the exception is justified by customer experience (i.e. what 
the customer has encountered/identified) including the new required frequency. 
5)  Safety Risk Assessment - Assessment in accordance with GG 104 [Ref 25.N] principles, including 
the new required frequency and justification. 
6)  Delivery Need - Rationale where the exception is justified by delivery needs, including the new 
required frequency. 
7)  Last Maintained - date when maintenance last undertaken 
8)  Trend - Increase or decrease in cyclic frequency 
9)  Residual Risk and Mitigation - For key Highways England business risks (safety, customer services 
and delivery (including availability) 
 
E/1.34 
Delivery of the MRP shall not in itself be determinative of compliance with the Outcomes described in 
the ADAMr. 
 
E/1.35 
Due regard shall be paid to this part of the ADAMr when developing the detail of the MRP and the 
following points are to be considered -: 
 
1)  Details from available sources of information about condition data, including the identification of 
asset data gaps and a mitigation approach 
2)  Detail of risk assessments of the Affected Property (refer to identify maintenance requirements 
quality process) and assumptions made about categorisation and prioritisation of defects 
3)  Response and repair timescales covering defect response and repair 
4)  How work is packaged to minimise network occupancy (including road space booking requirements, 
traffic management requirements and temporary traffic regulation orders). 
5)  Details of planned preventative maintenance including programme frequency of operations, 
timescales. 
 
E/1.36 
An overarching safety risk assessment shall be required for the MRP and requires updating as the 
MRP is reviewed. 
 
E/1.37 
The Regional Director shall be accountable for assuring delivery of the outcomes defined in ADAMr 
and for assuring the development and delivery of the MRP. 
 
E/1.38 
The Head of Planning and Development shall be responsible for the development of an MRP that 
meets the requirements of ADAMr. 
 
E/1.39 
The Head of Service Delivery shall be responsible for the delivery of the MRP. 
E/1.39.1 
The MRP should be reviewed at least annually. 
 
Sustainability Requirements 
 
E/1.40 
The four key sustainability principles shall be adopted for delivery of the ADAMr: 
E/1.41 
Resources shall be used efficiently including: 
1)  Reduction in material consumption 
2)  Implementation and promotion of energy saving procedures. 
E/1.42 
The impact on the environment shall be mitigated including: 
 
 
17 

 
 
 
1)  Implementation and promotion of a reduction in waste including preparation and implementation of 
Site Waste Management Plans in accordance with current regulations 
2)  Implementation and promotion of the reuse and recycling of materials 
3)  Effective use and application of design objectives / principles to prevent negative environment 
impacts. 
 
E/1.43 
Climate change resilience shall be developed including: 
 
1)  Implementation and promotion of a reduction in carbon emissions 
E/1.44 
Inclusion principles shall be operated including: 
1)  Implementation of diversity and equal opportunity principles 
2)  Implementation of a skills / apprenticeships policy. 
 
Governance 
 
E/1.45 
When considering network characteristics, asset intelligence and customer insight, safety risk and 
delivery needs to vary the baseline frequency, either up or down, justification for why that change has 
been made will need to be recorded in the MRP against the location and asset type. A GG 104 [Ref 
25.N] safety risk assessment and EqIA for the variance shall be completed to ensure that statutory 
duties are met. 
 
E/1.46 
For any amendment to this document, including Scope, Outcomes, Deliverables, Processes and 
Procedures, and baseline maintenance requirements, a Departure shall be submitted in accordance 
with the departures submission guidance. 
 
E/1.46.1 
The latest version of submission guidance may be downloaded from the Highways England DAS 
website (departures.highwaysengland.co.uk). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
18 

 
E/2. Inspection Requirement 
 
 
E/2. 
Inspection  Requirement 
 
General 
 
E/2.1 
Inspections for network safety and network condition of the Affected Property shall be utilised to gather 
data that informs asset management decisions. 
 
NOTE 
Inspection regimes and procedural requirements are included in Appendix E/A. 
 
E/2.2 
Highways England must comply with its legal duties and other obligations set out in Section 5 of the 
Infrastructure Act 2015 [Ref 11.N]. 
 
NOTE 
This Act states that all reasonable steps are be taken to ensure the continued availability and resilience 
of the network as a strategic artery for national traffic, and as an effective part of the wider road and 
transport system.
 
 
E/2.3 
Highways England must comply with its legal obligation to maintain public highways to reasonable 
standards. These duties are contained in the Highways Act 1980 [Ref 1.I], Section 41 (duty to maintain) 
and Section 58 (special defence in actions for damages for non-repair). 
 
E/2.4 
As part of Highways England Licence Agreement it shall also demonstrate in its Road Invest Strategy 
Delivery Plan how it aims to comply with the general duty to maintain. 
 
E/2.5 
The inspection regime shall provide an important means by which claims relating to loss or damage 
caused by defects can be defended and repudiated by proving: 
 
1)  It had in place acceptable policies and procedures to maintain the highway: 
2)  The policies and procedures were being performed; and 
3)  There was no prior knowledge of a defect before the incident date. 
 
E/2.6 
All risks shall be controlled so that residual risk exposure for any person or to any asset is tolerable as 
per GG 104 [Ref 25.N] having regard to the regulatory framework, other obligations, policies and 
objectives. 
 
E/2.6.1 
The processes and procedures should provide a robust, auditable assurance of such compliance. 
 
Inspection Approach 
 
E/2.7 
Inspections shall be undertaken to maintain a safe network and to monitor and manage asset condition. 
The inspections are to be undertaken with a focus on improving customer satisfaction. 
 
E/2.7.1 
To establish a thorough and documented understanding of the character of the Affected Property and 
the traffic expected to use, it is necessary to have an assessment and knowledge of the condition of the 
Affected Property including risks, defects and potential defects. To support the delivery of this approach 
and necessary prioritisation clear processes and procedures should be developed. 
 
NOTE 
The safe and effective identification and control of defects is a key aspect of these requirements. 
 
Inspection Types 
 
E/2.8 
These requirements recognise that different types of inspections that shall be undertaken to mitigate 
safety risks and asset condition risks. To do this, the following inspection types are implemented; 
 
1)  Network Safety - safety patrols and safety inspections will predominantly focus on ensuring the 
network is safe and serviceable and lighting operational inspections checking for outages of 
illuminated signs and lighting; and 
2)  Network Condition - asset condition inspections will look at the longer-term condition of all asset 
items. 
 
E/2.9 
Additional targeted inspections shall be introduced to address specific local risks e.g. flooding hotspots 
immediately before and after severe weather, high risk structures. 
 
 
19 

 
E/2. Inspection Requirement 
 
 
Inspector Competency 
 
E/2.10 
All personnel undertaking safety patrols and safety inspections shall be responsible and competent for 
the task undertaken, have received suitable training and be fully conversant with the relevant 
inspection requirements and guidance documents. 
 
Inspection Process 
 
E/2.11 
Inspections shall be undertaken in accordance with the requirements of this document and all relevant 
asset-specific DMRB and quality management system processes. 
 
E/2.12 
Asset data shall be collected and recorded in accordance with the requirements of the Asset Data 
Management Manual ADMM [Ref 3.N]. 
 
E/2.13 
An intelligence led approach to Defect prioritisation shall be undertaken and is described in the general 
principles. 
 
Inspections for Network Safety 
 
General 
 
E/2.14 
The knowledge of the character of the Affected Property (including traffic and condition) and the 
requirements of this document shall be used to establish an inspection regime. 
 
E/2.15 
Inspection frequencies shall vary depending on the type of inspection and the network characteristics. 
 
E/2.16 
The optimum frequencies for safety patrols and safety inspections shall be established to ensure that 
the network is safe and serviceable. 
 
E/2.16.1 
Additional targeted inspections may be carried out as required. 
 
E/2.17 
The methodology for undertaking inspections shall depend upon the network characteristics, its 
accessibility and the safety of inspecting. For some locations it may be necessary or appropriate for the 
inspection to be undertaken on foot. 
 
E/2.18 
A risk-based approach shall be taken to setting the appropriate inspection frequencies and the 
methodology for inspecting. This needs a thorough understanding of the character of the Affected 
Property and the traffic expected to use it. 
 
E/2.18.1 
Undertaking an analysis and risk assessment using asset data and other intelligence should establish a 
risk category and inspection frequencies for each inspection link. 
 
E/2.19 
Inspections shall be carried out in a safe manner with appropriate risk controls in place. 
 
E/2.19.1 
Where additional activities are required, e.g. short stops, these should only be carried out only after 
completion of the appropriate dynamic risk assessment and are to be undertaken in line with local 
arrangements. 
 
NOTE 
The competencies, systems and resources used for undertaking and recording these inspections are to 
ensure an effective and robust Section 58 defence [Ref 10.N].
 
 
Safety Patrols 
 
E/2.20 
These shall be carried out at the safe prevailing traffic speed and will focus on ensuring the network is 
safe, serviceable and meet our customers’ expectations by ensuring as far as possible that defects and 
imminent defects are identified to be made safe. 
 
Safety Inspections 
 
E/2.21 
A safety inspection shall include all the duties of a safety patrol, and extends to include identification of 
defects before they become hazardous. 
 
E/2.22 
Safety inspections shall be carried out from vehicle or on foot as necessary to examine the network 
adequately. It may be necessary to undertaken short stops. 
 
20 

 
E/2. Inspection Requirement 
 
 
E/2.22.1 
Whilst undertaking a safety inspection, the inspector may undertake additional duties such as carrying 
out a visual check of work operating on the Affected Property. 
 
Lighting Operational Inspections 
 
E/2.23 
A lighting operational inspection shall be carried out at night at safe prevailing traffic speed to check for 
outages of illuminated signs and lighting in accordance with the requirements of TD 23 [Ref 38.N]. 
 
Network Risk Categorisation and Inspection Frequency 
 
E/2.24 
The frequency of safety patrols and safety inspections shall be determined by the risk categorisation of 
the particular link of the network. 
 
E/2.24.1 
The risk categorisation should be assessed in accordance with GG 104 [Ref 25.N] considering factors 
including a combination of traffic flow data, percentage HGVs, accident data, occurrence of significant 
reactive defects and local knowledge of area specific issues. 
 
E/2.25 
The network risk category shall to be re-assessed periodically using the latest data. 
 
E/2.26 
For each risk categorisation (high, medium, low) the minimum safety patrol and safety inspection 
frequencies shall be as set out below: 
 
1)  High Risk Links 
a)  Safety patrol: daily (but not on days that a safety inspection is undertaken) 
b)  Safety inspection: weekly 
2)  Medium Risk Links 
a)  Safety patrol: weekly (but not on weeks when a safety inspection is undertaken) 
b)  Safety inspection: fortnightly 
3)  Low Risk Links 
a)  Safety patrol: fortnightly (but not on fortnights that a safety inspection is undertaken) 
b)  Safety inspection: four weekly 
 
Targeted Inspections 
 
E/2.27 
Targeted inspections shall be carried out at any time to address specific local risks as determined 
appropriate by level of risk. They may be incorporated within a safety patrol or safety inspection or 
carried out as a separate activity. 
 
Inspections for Network Condition 
 
General 
 
E/2.28 
The principal focus of network condition inspections shall be to gather data on the long-term 
performance of the asset, ensuring they continue to meet our customers’ expectations. 
 
E/2.29 
A condition inspection includes all the duties of a safety inspection and any safety defects shall to be 
picked up and addressed in the same way as they would be for safety patrols and safety inspections. 
 
E/2.30 
Unplanned asset condition inspections of particular assets shall be instructed at any time to address 
urgent safety needs e.g. following an incident or report of a damaged asset. 
 
E/2.31 
Data collated from condition inspections shall be recorded in accordance with the requirements of 
ADMM [Ref 3.N] and the relevant asset inventory databases. 
 
E/2.32 
A detailed condition inspection is required for all links. The frequency of the condition inspections shall 
be in accordance with DMRB where appropriate, otherwise as defined in Appendix E/A. 
 
E/2.32.1 
Traffic management support, or additional specialist support (such as structures or environmental) 
should be utilised where required. 
 
E/2.33 
All planned and dynamic risk assessments shall be completed prior to inspection. 
 
21 

 
E/2. Inspection Requirement 
 
 
E/2.34 
Appropriate methods of data collection shall be used. 
 
Asset Condition Grades 
 
E/2.35 
Condition grades shall inform the planning and generation of future renewals schemes. 
 
E/2.36 
The following asset types shall be assessed and graded in accordance with DMRB and additional 
guidance as follows: 
 
1)  Geotechnical; 
2)  Structures; 
3)  Drainage; 
4)  Environmental / ecology; 
5)  Road lining and road studs; and 
6)  Lighting. 
 
E/2.37 
Where no asset grading system exists in DMRB, the assets shall be assessed against the 5-point 
condition grading scale set out below. 
 
Grade Condition 
 
E/2.38 
The condition shall be visually assessed using the grading definitions and a grade assigned to each 
asset. 
 
Table E/2.38 Grade condition definitions 
 
Grade 
Condition 

As new 

Superficial damage / deterioration with no loss of performance 

Some damage/deterioration and performance may be slightly reduced 

Significant damage/deterioration and performance severely reduced 

Significant damage/deterioration/missing/failed, no longer fulfils its intended purpose 
 
NOTE 1 
Where the inspection of an asset has been attempted, but it was not possible to assess the condition 
(for example due to access problems), a grade of 9 is assigned.
 
 
NOTE 2 
Where the assessment of the asset's condition has not been attempted, a grade of 0 is assigned. 
Examples of this could include: 
 
1)  The asset record not being produced during a field survey; 
2)  Recording of that asset's condition is irrelevant (e.g. for ghost nodes); and 
3)  The previously recorded asset could not be found in the field. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
22 

 
E/3. Asset Maintenance Requirements 
 
 
E/3. 
Asset  Maintenance  Requirements 
 
E/3.1 
Series 0300 - Fences, screens and environmental barriers 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
23 

 
Table E/3.1 Fences, screens and environmental barriers maintenance requirements 
 
Scope: 
All types of fences, screens and environmental barriers (as detailed in HA 65 [Ref 5.N]) within the Affected Property, inclusive of walls, stock proofing, netting 
and wildlife fences. 
Out of Scope: 
The structural maintenance of fences, walls, screens and environmental barriers classified as structures (to BD 2 [Ref 32.N]). All types of fences, screen and 
environmental barriers that are owned and maintained by third parties or adjacent landowners. 
Outcomes: 
 
1)  Fences, screens and environmental barriers are safe and stable and fulfil their intended safety purpose. 
2)  Fences, screens and environmental barriers are managed to identify defects that would adversely impact upon their intended functional purpose. 
3)  Fences, screens and environmental barriers are maintained such that they are not breached by animals particularly in areas close to public spaces/ parks 
where pets are likely to be present. 
Deliverables: 
 
1)  Prepare and instruct the implementation of the MRP with regards to fences, screens and environmental barriers 
2)  Where inspections identify third parties or adjacent landowner's fences, screens or environmental barriers as defective, the responsible party shall 
24
immediately be informed of their obligation to rectify defects. 
 
3)  Rectification of defects which prevent the fence, screen or environmental barrier from fulfilling its intended safety purpose shall be undertaken. 
4)  Rectification of defects which impact on the safety or stability of the fence, screen or environmental barrier shall be undertaken. 
Processes: 
 
1)  Work in accordance with the quality management system. 
E/3
Procedures: 

 
Asse
1)  Record asset data as defined in the  ADMM [Ref 3.N] 

2)  Ensure rectification of defects complies with specifications for the fences, screens and environmental barrier assets as set out in relevant parts of  MCHW 
Mai
[Ref 22.N]. 
ntenance
 Req
uire
m
ents
 

 
 
 
E/3.2 
Series 0400 - Road Restraint Systems 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
25 

 
Table E/3.2 Road restraint systems maintenance requirements 
 
Scope: 
All vehicle restraint systems and pedestrian restraint systems within the Affected Property, including: vehicle safety barriers, safety barrier gates, crash 
cushions, terminals, transitions, pedestrian guard rails, vehicle parapets, combined vehicle and pedestrian parapets on bridges and other structures, arrester 
beds, cattle grids. 
Outcomes: 
 
1)  Road restraint systems (vehicle and pedestrian) are managed and maintained to function in accordance with their intended design and performance 
requirements. 
Deliverables: 
 
1)  Prepare and instruct the implementation of the Maintenance Requirements Plan (MRP) with regards to road restraint systems maintenance requirements. 
2)  Rectification of defects to be undertaken 
Processes: 
 
1)  Work in accordance with the quality management system. 
26
Procedures: 
 
 
1)  Where defects result in an incident, a risk based approach shall be adopted for road restraint system repairs. 
2)  Rectification of defects in non-proprietary safety barrier systems in accordance with  BS 7669-3 [Ref 40.N],  BS EN 1317 [Ref 27.N] and  BS 7818 [Ref 
30.N]. 
3)  Rectication of defects in proprietary road restraint systems in accordance with the manufacturer's recommendations. 
4)  Maintain barrier tension in accordance with manufacturer's recommendations, or, in the absence of manufacturer's recommendations (e.g. on 
E/3
non-proprietary safety barrier systems), in accordance with  BS 7669-3 [Ref 40.N]. Replace all post screws when re-tensioning tension corrugated beam 
.
(TCB) safety barriers. 
 Asse
5)  Maintain arrester beds to TD 19  [Ref 31.N]. 
t Mai
ntenance
 Req
uire
m
ents
 

 
 
 
E/3.3 
Series 0500 - Drainage and Service Ducts 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
27 

 
Table E/3.3 Drainage and Service Ducts Maintenance Requirement 
 
 
Scope: 
The system within the Affected Property which removes water from trafficked surfaces, sub-layers and other parts of the highway asset, open surface 
channels, drainage within structures and any components from the point at which water drains from paved or other areas to the outfall. 
 
Out of Scope: 
Structural maintenance of culverts with a clear span or internal diameter greater than 0.9m (which are included in the structures maintenance requirements) 
and pumping stations. 
Outcomes: 
 
1)  The drainage system shall be managed and maintained to minimise the risk of Flood Events on trafficked surfaces, adjoining lands and third-party land to 
remove standing water from trafficked surfaces within the Affected Property. 
2)  The drainage system shall be managed and maintained to remove sub-surface water to enhance the longevity of paved areas, associated earthworks 
and structures. 
3)  The drainage system shall be managed and maintained to minimise the risk of pollution to receiving surface and ground water. 
Deliverables: 
28
 
 
1)  Prepare and instruct the implementation of the MRP drainage maintenance requirements. 
2)  Validate the risk status of priority drainage assets in descending order of priority from risk status A to D. Those culverts confirmed as priority A or B shall 
be mitigated, and those outfalls and soakaways confirmed as priority A, B or C shall be mitigated. 
3)  Nominate individual(s) to fulfil the roles of Drainage Liaison Engineer and Flood Champion. 
4)  Record details of flood events in accordance with (HD 43)  CD 535 [Ref 7.N]. 
5)  Identify and validate the risk status of flood hotspots identified in the drainage data management system (HADDM). Those Flooding Hotspots confirmed 
E/3
as risk status A1, A or B shall be mitigated 

6)  Make safe drainage system defects. 
Asse
7)  Ensure drainage system components are maintained in accordance with the MRP. 
t Mai
Processes: 
ntenance
 
1)  Work in accordance with the quality management system. 
 Req
uire
m
ents
 

 
Table E/3.3 Drainage and Service Ducts Maintenance Requirement (continued) 
Procedures: 
1)  Verify asset risk status in accordance with  CD 535 [Ref 7.N]. 
2)  The Drainage Liaison Engineer to be key point of contact for drainage related matters, and to assume responsibility for drainage surveys, maintenance 
and renewals. 
3)  Comply with all specifications and requirements for the drainage asset as set out in the relevant parts of  MCHW [Ref 22.N]. 
4)  Manage the minimisation of pollution risk in accordance with  HD 45 [Ref 26.N]. 
5)  Ensure that drainage waste arisings are controlled such that they comply with legislation at the point of disposal. 
6)  Record asset data as defined in the  ADMM [Ref 3.N]. 
29
 
E/3
. Asse
t Mai
ntenance
 Req
uire
m
ents
 

 
E/3. Asset Maintenance Requirements 
 
 
E/3.4 
Series 0600 - Geotechnical Assets 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
30 

 
Table E/3.4 Geotechnical Assets Maintenance Requirement 
 
Scope: 
Geotechnical assets within the Affected Property, comprising: embankment and cuttings on which the pavement and other assets are founded, and 
noise/landscape bunds. 
 
Out of Scope: 
Physical services (incl. surveys and renewals) beyond short term management of safety critical defects. 
Outcomes: 
 
1)  Potential Defects with geotechnical assets are identified. 
2)  Defects are managed to minimise risks to road users. 
3)  Defects are managed to minimise risk of damage to other assets. 
Deliverables: 
 
1)  Prepare and instruct the implementation of the MRP with regards to geotechnical assets, which will include the Geotechnical Asset Management Plan 
(GeoAMP). 
2)  Develop and implement a GeoAMP. 
31
3)  The rectification of geotechnical asset defects which adversely affect the stability, integrity or operation of other assets, including but not limited to, paved 
 
areas, drainage, communications cables. 
Processes: 
 
1)  Work in accordance with the quality management system. 
Procedures: 
E/3
 
.
1)  Undertake activities in accordance with (HD 41)  CS 641 [Ref 21.N]. 
 Asse
2)  Manage geotechnical risks in accordance with (HD 22)  CD 622 [Ref 20.N]. 

3)  Record asset data as defined in the  ADMM [Ref 3.N] 
Mai
ntenance
 Req
uire
m
ents
 

 
 
 
E/3.5 
Series 0700 – Pavements and Paved Areas 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
32 

 
Table E/3.5 Pavements and paved areas maintenance requirement 
 
Scope: 
Paved areas, comprising: trafficked areas, hard shoulders, footways, cycle tracks, bridleways, footpaths, paved pedestrian areas, hard-standing paved 
areas, paved central reserves, traffic islands and cross-overs, gratings, frames, boxes, kerbs, edgings and preformed channels which fall within the Affected 
Property. 
Outcomes: 
 
1)  The paved area provides a safe, comfortable and even surface for all road users. 
Deliverables: 
 
1)  Prepare and instruct the implementation of the maintenance requirements plan with regards to paved areas. 
2)  Undertake activities to warn road users of the condition of the highway in relation to defects that could cause danger to users of the highway. 
3)  Rectification of defects 
Processes: 
 
1)  Work in accordance with the quality management system. 
33
 
Procedures: 
 
1)  The rectification of defects relating to the asphalt or concrete carriageways in accordance with MCHW,  HD 31 [Ref 17.N] or  HD 32 [Ref 18.N] 
respectively and the associated DMRB Volume. Note that this includes response to diesel spillage. 
2)  The rectification of defects relating to asphalt or concrete footways and cycle tracks in accordance with  HD 39 [Ref 9.N] and the associated DMRB 
Volume. 
3)  The implementation of warning of slippery conditions in accordance with  HD 28 [Ref 29.N]. 
E/3
4)  Record asset data as defined in the  ADMM [Ref 3.N] 
. Asse
t Mai
ntenance
 Req
uir
e
m
ents
 

 
 
 
E/3.6 
Series 1200 - Traffic Signs and Road Markings / Studs 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
34 

 
Table E/3.6 Traffic Signs and Road Markings / Studs Maintenance Requirement 
 
Scope: 
Traffic signs within the Affected Property, including all posts, supports, fastenings and fixings; all bollards; mechanical variable message signs; and marker 
posts. Traffic signs mounted on structures within the scope of BD 63 [Ref 15.N] or lighting columns. Road markings and road studs in all materials within the 
Affected Property. 
 
 
Out of Scope 
 
1)  The lighting and electrical elements of road traffic signs, and illuminated bollards (which are included in lighting asset type); 
2)  Structural aspects of road traffic signs classified as structures in  BD 63 [Ref 15.N] (which are included in structures asset type); 
3)  Management of soft estate to preserve road users' visibility of road traffic signs (which is included in the soft estate landscape asset type); 
4)  Regulatory and variable message signs associated with light signals and within the scope of  TD 24 [Ref 1.N]. 
5)  Light emitting variable message signs (which are included in the technology management and maintenance manual); and, 
6)  Proprietary motorway service area signs. 
Outcomes: 
 
35
1)  Road traffic signs are safe and clear and maintained in order to preserve their original effectiveness as detailed in TSM Chapter 1 [Ref 37.N]. 
 
2)  Regulatory road traffic signs give effect to regulatory provision. 
3)  Road markings and road studs are safe and visible during the day and night. 
Deliverables: 
 
1)  Prepare and instruct the implementation of the MRP with regards to road traffic signs, road markings and road studs maintenance requirements. 
E/3
2)  The rectification of defects. 

3)  Manage deterioration of road markings and road studs such that they give effect to regulatory provision in the Traffic Signs Regulations and General 
Asse
Directions  TSRGD [Ref 36.N]. 

4)  Identify manufacturing faults or defects falling within a sign's warranty period and proactively pursue warranty claims. 
Mai
5)  Remove signs (and posts) ceasing to have effect and/or are obsolete. 
ntenance
Processes: 
 
 Req
1)  Work in accordance with the quality management system. 
uire
m
ents
 

 
Table E/3.6 Traffic Signs and Road Markings / Studs Maintenance Requirement (continued) 
Procedures: 
1)  Regulatory provision for road traffic signs is given in the Traffic Signs Regulations and General Directions  TSRGD [Ref 36.N] and includes those specially 
authorised by the secretary of state under section 64 and 65 of the Road Traffic Regulation Act  [Ref 28.N], signs ceasing to have effect as defined in 
regulation 14, and those which are obsolete as defined in  TD 25 [Ref 13.N]. 
2)  Manage identified defects in accordance with  TD 25 [Ref 13.N] and TD 26 [Ref 12.N]. 
3)  Repair or replace signs in accordance with  TD 25 [Ref 13.N]. 
4)  Cleaning of signs in accordance with  TD 25 [Ref 13.N] and manufacturers' instructions. 
5)  Record asset data as defined in the  ADMM [Ref 3.N]. 
36
 
E/3
. Asse
t Mai
ntenance
 Req
uire
m
ents
 

 
 
E/3. Asset Maintenance Requirements 
 
 
E/3.7 
Series 1300 - Lighting 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
37 

 
Table E/3.7 Lighting Maintenance Requirement 
 
Scope: 
Lighting equipment within the Affected Property, specifically: 
 
1)  Luminaires, including their internal control, photocells, central management system components, lamps, lenses, ballasts and drivers. 
2)  Belisha beacons and vertical wig wag signs at school or animal crossings. 
3)  Lighting columns, including but not limited to attached accessories such as embellishment kits, projection arms. 
4)  Road traffic sign lighting including illuminated bollards and pedestrian refuge lighting. 
5)  Other access lighting such as pedestrian walkways, cycle ways, subway and underpass lighting. 
6)  The electrical and optical elements of catenary lighting systems and high mast lighting systems in excess of 20m in height. 
7)  Electrical supplies, including ducting, chambers, cables, feeder pillars, associated switch gear, control equipment (including photocell, central 
management system components), monitoring equipment, heaters, thermostats, froststats. 
8)  Alternate energy sources such as solar panels or wind turbines etc. used for the purpose of road lighting or sign lighting. 
9)  Any energy saving equipment, i.e. midnight switch off equipment and / or dimming equipment. 
10)  Any power distribution cables downstream of the distribution network operator (DNO) connection point. 
11)  Additional points for maintenance including cables and ducting. 
38
12)  Asset labels 
 
Out of Scope: 
1)  Lighting situated in road tunnels. 
2)  Road traffic control signals. 
3)  The non-electrical and structural elements of catenary lighting systems and high mast lighting systems (20m or more in height) which are classified as 
structures. 
E/3
4)  Management of soft estate to ensure illumination / lumination from lighting is not obscured (which is included in the soft estate landscape asset type); 

 
Asse
Outcomes: 
 
t Mai
1)  Lighting does not present a hazard to the road user, road worker or third parties. 
ntenance
2)  Road lighting continues to fulfil its intended purpose as an accident reduction intervention. 
3)  Other lighting continues to fulfil its intended purpose: road traffic signs lighting to highlight the location of a road traffic sign, gantry lighting to highlight the 
presence of the sign and to help read the sign, and other lighting (subway & access) is to provide route guidance and hazard identification. 
 Req
uire
m
ents
 

 
Table E/3.7 Lighting Maintenance Requirement (continued) 
 
Deliverables: 
 
1)  Prepare and instruct the implementation of the MRP with regards to lighting maintenance requirements. 
2)  Develop and implement an annual lighting asset management plan (LAMP) to demonstrate how the outcomes and deliverables will be achieved in the 
forthcoming year. Review this annually. 
3)  In the annual LAMP, develop and implement a risk based methodology to govern the frequency of: 
a)  road lighting electrical testing interval (5 years desirable - 6 years maximum); 
b)  road lighting structural inspection interval (5 years desirable starting around 15 years after installation); 
c)  road lighting optical maintenance (bulk lamp change and lens cleaning as a minimum) - (5 years desirable minimum); 
d)  electrical test, structural inspection & optical maintenance to be completed at least once at each site during the initial term of contract. 
4)  The rectification of defects. 
5)  Manage the maintenance of road lighting. 
Processes: 
 
1)  Work in accordance with the quality management system. 
39
 
Procedures: 
 
1)  Undertake an analysis using a risk based approach to undertaking of the painting of columns 
2)  Design the annual LAMP, in accordance with the principles of the LAMMM. 
3)  Record asset data and energy consumption data as defined in the asset data management manual. 
4)  Maintain the energy consumption inventory in accordance with  BSCP520 [Ref 39.N]. 
5)  Maintain the effectiveness of energy saving equipment. 
E/3
.
6)  Re-use lamps with more than 25% of residual design life remaining. 
 Asse
7)  Meet the unmetered energy user obligations to the district network operator. 

8)  Road lighting is maintained in accordance with  TD 23 [Ref 38.N] and manufacturers' instructions excluding Safety Inspections. 
Mai
9)  Illuminated road traffic signs are maintained in accordance with TD25 and manufacturers' instructions excluding Safety Inspections. 
ntenance
 Req
uire
m
ents
 

 
E/3. Asset Maintenance Requirements 
 
 
E/3.8 
Series 1700 - Structures 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
40 

 
Table E/3.8 Structures Maintenance Requirement 
 
Scope: 
A structure (as contained in BD 2 [Ref 32.N]) within the Affected Property, situated under, over or adjacent to the Strategic Road Network. 
 
Out of Scope: 
 
1)  Transmission stations. 
Outcomes: 
 
1)  Structures and their constituent parts are managed and maintained to minimise risks to road users. 
Deliverables: 
 
1)  Implement the Maintenance Requirements Plan (MRP) with regards to structures maintenance requirements. 
2)  Execute inspections in accordance with  BD 63 [Ref 15.N] 
3)  Identify where a need for special inspections exists; 
4)  Make safe defects. 
5)  Review and update interim measures for the management of substandard structures. 
41
 
Processes: 
 
1)  Work in accordance with the quality management system. 
Procedures: 
 
1)  Execute inspections in accordance with  BD 63 [Ref 15.N]. 
E/3
2)  Manage sub-standard structures in accordance with  BD 79 [Ref 34.N]. 
. Asse
3)  Undertake maintenance in accordance with appropriate parts of DMRB, manufacturers' instructions, and the relevant structures maintenance manual or 
structures file. 
t Mai
4)  Record asset data as defined in the  ADMM [Ref 3.N]. 
ntenance
 Req
uire
m
ents
 

 
 
 
E/3.9 
Series 2200 – Tunnels 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
42 

 
Table E/3.9 Tunnels Maintenance Requirement 
 
Scope: 
Tunnels within the Affected Property, including associated mechanical and electrical equipment, and supervisory control and data acquisition (SCADA) 
systems as set out in BD 78 [Ref 6.N]. 
 
Out of Scope: 
Roadside technology equipment as defined in the scope of the technology management and maintenance manual. 
Outcomes: 
 
1)  Tunnels are managed, maintained and operated to ensure that they are safe in normal operational and emergency situations and are structurally sound. 
Deliverables: 
 
1)  Prepare and implement the MRP with regards to tunnels maintenance requirements. 
2)  Operation and maintenance of the tunnel in accordance with the operation and maintenance manual (O&MM). 
3)  Review and update the tunnel's O&MM to include specific requirements for the operation, emergency response, safe evacuation during an emergency, 
service activities, and to identify safety critical components and ensure that these specifically operate as intended. Ensure O&MM revisions and updates 
include operational risk assessments which will determine the minimum safe operational requirements and associated minimum intervention times when 
defects are identified. Update the O&MM following a serious or disruptive Incident. 
43
 
4)  The rectification of defects which pose a hazard to road users. 
5)  The cleaning and maintenance of tunnel surfaces to maintain light reflectance, and avoid accumulation of toxic, corrosive and flammable deposits. 
6)  The rectification of defects which pose a hazard to road users. 
Processes: 
 
1)  Work in accordance with the quality management system. 
E/3
. Asse
Procedures: 
 
1)  Manage, maintain and operate tunnels in accordance with  BD 53 [Ref 14.N],  BA 72 [Ref 19.N] and  BD 78 [Ref 6.N]. 
t Mai
2)  Manage pollutant levels within the tunnel in accordance with exposure limits set out in the O&MM and  BD 78 [Ref 6.N]. Note that exposure limits for 
ntenance
oxides of nitrogen (NOx) given in  BD 78 [Ref 6.N] are no longer applicable following withdrawal by HSE of mandatory exposure limits relating to this 
pollutant. Instead, there is a requirement to control exposure. 
3)  Comply with the road tunnels safety regulations 2007 in addition to  BD 53 [Ref 14.N] where they apply (i.e. to tunnels over 500m in length and which 
 Req
form part of the trans-European road network). 
uire
4)  Record tunnels asset data in accordance with the  ADMM [Ref 3.N]. 
5)  Conduct electrical inspection and testing in accordance with BS 7671 [Ref 24.N] – requirements for electrical installations. 
m
ents
 

 
 
 
E/3.10 
Series 3000 – Landscape and Ecology 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
44 

 
Table E/3.10 Landscape and Ecology Maintenance Requirement 
 
Scope: 
The semi-natural, improved / semi-improved and landscaped parts within the Affected Property, including biodiversity, cultural heritage assets and hard 
landscaping areas. 
This includes existing landscape, amenity, screening functions and/or other commitments where these have been raised by existing Public Inquiries, Planning 
Consents, Protected Habitats/Species, Designated Sites (International, National) or cultural heritage assets. 
 
Outcomes: 
 
1)  Soft estate landscape condition shall be managed and maintained to minimise risks to road users, road workers and adjacent affected parties. 
2)  Soft estate shall be managed and maintained to protect and maintain protected designated and protected habitats / species, improved / semi-improved / 
landscaped parts. 
3)  Soft estate shall be managed and maintained to meet legislative requirements and existing commitments to public inquiries, planning consents, third 
parties, protection of designated sites (international, national), or protected habitats / species, and not at the detriment of its aesthetic value. 
4)  Soft estate shall be managed and maintained within the wider landscape to maximise the Affected Property's potential to link and enhance habitats. 
5)  Affected Property is managed and maintained in order to benefit the species, habitats and sites of nature conservation importance. 
6)  Affected Property is managed and maintained in order to contribute to the establishment of coherent ecological networks and delivery of the Highways 
England Biodiversity Plan. 
45
 
E/3
. Asse
t Mai
ntenance
 Req
uire
m
ents
 

 
Table E/3.10 Landscape and Ecology Maintenance Requirement (continued) 
Deliverables: 
1)  Develop and annually update the Environmental Management Plan (EMP) in accordance with  IAN 183 [Ref 8.N]. 
2)  Prepare and implement the MRP with regards to soft estate maintenance requirements 
3)  Maintain road users' sight lines and stopping distance, this includes but not limited to junctions, access points, curves, bends and central reserve. 
4)  Maintain road users' visibility of road traffic signs and signals. 
5)  Ensure illumination / lumination from lighting is not obscured. 
6)  Maintain CCTV camera operational visibility splays. 
7)  Maintain soft estate to minimise risk of fire hazards. 
8)  Manage soft estate by the removal of obstructions that prevent safe access, inspection and maintenance of technology equipment. This includes but not 
limited to roadside equipment cabinets and cable joint chambers, cable troughs, CCTV camera sites, message sign sites, meteorological equipment. 
9)  Manage soft estate the removal of obstructions that prevent use of customer facilities. This includes but not limited to emergency roadside telephones 
and emergency refuge areas. 
10)  Manage soft estate the removal of obstructions that prevent safe access to and use of footways, footpaths, cycle tracks, bridle ways and paved 
pedestrian areas. This includes but is not limited to the removal of vegetation and weeds. 
11)  Minimise the risk of trees or vegetation falling that could represent safety risk, obstruction or nuisance. This includes but is not limited to trafficked or 
46
 
pedestrian areas and adjacent property. 
12)  Manage the soft estate by instructing activities to control the spread or increase of instances of Injurious, Invasive non-native species. 
13)  Manage soft estate by instructing activities to minimise the risk of adversely affecting the stability, integrity or operation of other highway assets. 
14)  Manage soft estate by instructing activities to meet existing landscape, amenity, screening functions and/or other commitments where these have been 
raised by existing public enquiries, planning consents, protected habitats / species or designated sites (international, national). 
15)  Maintain and update knowledge and records of semi-natural assets, improved / semi- improved, landscaped, protected habitats / species present or likely 
E/3
to be present within the soft estate. 

16)  Manage soft estate to ensure that a strip from each edge of the carriageway remains unobstructed by vegetation throughout the year. 
Asse
17)  Manage soft estate to ensure amenity areas remain unobstructed by vegetation throughout the year. 
t Mai
18)  Maintain habitats and species within the soft estate in accordance with EMP. 
ntenance
19)  Maintain Nature Improvement areas in accordance with the EMP. 
 Req
uire
m
ents
 

 
Table E/3.10 Landscape and Ecology Maintenance Requirement (continued) 
Processes: 
1)  Work in accordance with the quality management system. 
2)  The MRP shall define the execution of EMP outputs in the maintenance of the soft estate to provide a strip (minimum 2 metre width) from each edge of 
carriageway, so that it remains unobstructed by vegetation. Amenity cuts shall be timed as to minimise the height and density of vegetation throughout 
the year. 
3)  The MRP shall define the execution of maintaining the soft estate to ensure vegetation is removed from the central reserve. 
 
Procedures: 
 
1)  Record asset data shall be recorded using the appropriate asset data management system as defined in the  ADMM [Ref 3.N]. 
2)  The EMP shall be developed in accordance with  IAN 183 [Ref 8.N],  HA 108 [Ref 33.N] and Highways England environment strategy and managing our 
approach to environmental performance. 
47
 
E/3
. Asse
t Mai
ntenance
 Req
uire
m
ents
 

 
 
E/3. Asset Maintenance Requirements 
 
 
E/3.11 
Series 4000 - Sweeping and Cleaning 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
48 

 
Table E/3.11 Sweeping and Cleaning Maintenance Requirement 
 
Scope: 
 
1)  Sweeping and cleaning of all motorways and their surrounds within the Affected Property; 
2)  Sweeping and cleaning of APTR and their surrounds for which the responsibility lies with Highways England. 
3)  Sweeping and cleaning of APTR and their surrounds through agreement with the local authority. 
4)  Cleaning and servicing of amenity facilities within the Affected Property. 
5)  Removing graffiti within the Affected Property. 
6)  Removing fly tipping within the Affected Property. 
7)  The management of animal fatalities within the Affected Property. 
Out of Scope: 
1)  Initial response to Incidents involving or giving rise to debris, detritus or animal carcasses (see Incident Response requirements). 
2)  Sweeping and cleaning of APTRs and their surrounds where no local authority agreement exists. 
 
Outcomes: 
 
49
1)  The Affected Property shall be predominantly free from litter, refuse and detritus and fly tipping. 
 
2)  Amenity facilities shall be safe and serviceable. 
3)  The functionality of the Affected Property shall not be impeded by litter, debris, refuse, detritus, fly tipping or animal carcasses. 
4)  All graffiti shall be managed to ensure that the adverse impact on our customers experience of the Affected Property is minimised. 
5)  Animal fatalities discovered within the Affected Property shall be removed, identified, stored and the owners sought and informed of the fatalities. 
E/3
. Asse
t Mai
ntenance
 Req
uire
m
ents
 

 
Table E/3.11 Sweeping and Cleaning Maintenance Requirement (continued) 
Deliverables: 
1)  Prepare and instruct the implementation of the MRP with regards to sweeping and cleaning maintenance requirements. 
2)  Implementation of a risk based sweeping and cleaning intervention regime to mitigate adverse effects of litter, fly-tipping, refuse, or detritus on the 
appearance, stability, integrity or operation of highway assets. 
3)  Implementation of a risk based sweeping and cleaning intervention regime to mitigate adverse effects of debris, bird droppings and animal carcasses on 
the stability, integrity or operation of highway assets. 
4)  Removal from sight of all graffiti within the Affected Property and its surrounds. 
5)  The maintenance of paved areas (carriageway, paved verges and paved central reservations of motorways and APTRs) to Grade A as defined in the 
DEFRA Code of Practice on Litter and Refuse  [Ref 4.N]. 
6)  Maintenance of paved areas (motorway and APTR roundabouts and lay-bys, approach and slip roads) to Grade A as defined in the DEFRA Code of 
Practice on Litter and Refuse  [Ref 4.N]. 
7)  Maintenance of all other parts of the Affected Property (non paved) to grade B as defined in the Code of Practice on Litter and Refuse  [Ref 4.N]. 
8)  Implement a risk based intervention regime to manage, maintain and clean amenity facilities. 
9)  Notify other highway authorities responsible for sweeping and cleaning on APTRs where no local authority agreement exists, where it is apparent that 
they are not maintaining their sections of the Affected Property to an acceptable grade of cleanliness. 
50
10)  The deployment of a sweeping and cleaning rapid response as required. 
 
11)  The emptying of litter bins prior to them over spilling. 
12)  The clearance of any incidence of fly-tipping. 
13)  The recovery, identification, recording, storing and disposal of animal fatalities discovered within the Affected Property. 
14)  Identify and inform the owner of any domesticated animal fatality, including and not limited to utilising; collar/tags, ear tattoos and by scanning for 
microchips. Owners shall be given opportunity to their collect animal/pet remains from the storage depot. 
E/3
15)  Report all canine fatalities to the local authority dog warden and/or police. In situations where no positive identification can be made of a canine fatality, a 
description shall be provided. 
. Asse
16)  Place all animals, where appropriate, in cold storage prior to disposal. In instances of unidentified canine fatalities, following notification to the dog warden 
and/or police, if the owner does not come forward within a seven-day period the remains can be deposed of. 
t Mai
17)  Record all animal fatalities, including but not limited to date, animal type and location, and any trends. 
ntenance
 
Processes: 
 
1)  Work in accordance with the quality management system. 
 Req
2)  Animal fatalities shall be recovered separately from other litter, debris, refuse, detritus or fly tipping. 
uire
m
ents
 

 
Table E/3.11 Sweeping and Cleaning Maintenance Requirement (continued) 
Procedures 
1)  Develop the MRP to manage sweeping and cleaning to comply with the standards of cleanliness given in the DEFRA Code of Practice on Litter and 
Refuse  [Ref 4.N]. 
2)  Assess Affected Property acceptable grade of cleanliness as described in the DEFRA Code of Practice on Litter and Refuse  [Ref 4.N]. 
3)  The sweeping and cleaning rapid response will incorporate all sweeping, cleaning, fly-tipping or litter picking required to restore the specific area identified 
to Grade A cleanliness for paved areas, and Grade B cleanliness for all other parts of the Affected Property (as described in the DEFRA Code of Practice 
on Litter and Refuse  [Ref 4.N]). Note that sweeping and cleaning rapid response includes removal of all graffiti where that falls within the specified area. 
4)  Animal fatalities involving, farm stock, wild animals or game animals, shall be managed in accordance with guidance provided by the department for the 
environment, food & rural affairs and the animal and plant health agency. 
5)  Establish and execute measures to manage any occurrence of fly-tipping on the network so that it is removed. Details of fly-tipping occurrences shall be 
recorded to enable action to be taken against offenders. 
51
 
E/3
. Asse
t Mai
ntenance
 Req
uire
m
ents
 

 
E/4. Normative References 
 
 
E/4. 
Normative  References 
 
The following documents, in whole or in part, are normative references for this document and are 
indispensable for its application. For dated references, only the edition cited applies. For undated 
references, the latest edition of the referenced document (including any amendments) applies. 
 
Ref 1.N 
Highways England. TD 24, 'All-purpose Trunk Roads Inspection and Maintenance of 
Traffic Signals and Associated Equipment' 
Ref 2.N 
Highways England. GD 5, 'Asbestos Management in Trunk Road Assets' 
Ref 3.N 
Highways England. ADMM, 'Asset Data Management Manual' 
Ref 4.N 
Defra. 'Code of Practice on Litter and Refuse' 
Ref 5.N 
Highways England. HA 65, 'Design Guide for Environmental Barriers' 
Ref 6.N 
Highways England. BD 78, 'Design of Road Tunnels' 
Ref 7.N 
Highways England. CD 535, 'Drainage asset data and risk management' 
Ref 8.N 
Highways England. IAN 183, 'Environmental Management Plans' 
Ref 9.N 
Highways England. HD 39, 'Footway and Cycleway Design ' 
Ref 10.N 
'Highways Act 1980 (as amended)' 
Ref 11.N 
gov.uk. 'Infrastructure Act 2015' 
Ref 12.N 
Highways England. TD 26, 'Inspection and Maintenance of Road Markings and Road 
Studs on Motorways and All-Purpose Trunk Roads' 
Ref 13.N 
Highways England. TD 25, 'Inspection and Maintenance of Traffic Signs on Motorway 
and All-Purpose Trunk Roads' 
Ref 14.N 
Highways England. BD 53, 'Inspection and Records for Road Tunnels' 
Ref 15.N 
Highways England. BD 63, 'Inspection of highway structures' 
Ref 16.N 
Highways England. GG 101, 'Introduction to the Design Manual for Roads and 
Bridges' 
Ref 17.N 
Highways England. HD 31, 'Maintenance of Bituminous Roads' 
Ref 18.N 
Highways England. HD 32, 'Maintenance of concrete roads' 
Ref 19.N 
Highways England. BA 72, 'Maintenance of road tunnels' 
Ref 20.N 
Highways England. CD 622, 'Managing geotechnical risk' 
Ref 21.N 
Highways England. CS 641, 'Managing the maintenance of highway geotechnical 
assets' 
Ref 22.N 
Highways England. MCHW, 'Manual of Contract Documents for Highway Works' 
Ref 23.N 
DfT. NRSWA, 'New Roads and Street Works Act 1991. Specification for the 
Reinstatement of Openings in Highways.' 
Ref 24.N 
BSI. BS 7671, 'Requirements for Electrical Installations, IET Regulations' 
Ref 25.N 
Highways England. GG 104, 'Requirements for safety risk assessment' 
Ref 26.N 
Highways England. HD 45, 'Road Drainage and the Water Environment' 
Ref 27.N 
BSI. BS EN 1317, 'Road restraint systems.' 
Ref 28.N 
The Stationery Office. 'Road Traffic Act 1988' 
Ref 29.N 
Highways England. HD 28, 'Skidding Resistance' 
 
 
 
52 

 
E/4. Normative References 
 
 
 
Ref 30.N 
BSI. BS 7818, 'Specification for pedestrian restraint systems in metal ' 
Ref 31.N 
'TD 19 Requirements for Road Restraint Systems - DUPLICATE OF EXISTING 
REFERENCE' 
Ref 32.N 
Highways England. BD 2, 'Technical approval of highway structures' 
Ref 33.N 
Highways England. HA 108, 'The Landscape Management Handbook' 
Ref 34.N 
Highways England. BD 79, 'The Management of Sub-standard Highway Structures' 
Ref 35.N 
Standards for Highways - Williams Lea Tag. Highways England. TMMM, 'The 
Technology Management and Maintenance Manual' 
Ref 36.N 
The Stationery Office. TSRGD, 'The Traffic Signs Regulations and General Directions 
2016' 
Ref 37.N 
The Stationery Office. TSM Chapter 1, 'Traffic Signs Manual Chapter 1 - Introduction' 
Ref 38.N 
Highways England. TD 23, 'Trunk Roads and Trunk Road Motorways Inspection and 
Maintenance of Road Lighting' 
Ref 39.N 
Elexon. BSCP520, 'Unmetered supplies registered in SMRS' 
Ref 40.N 
BS 7669-3, 'Vehicle restraint systems. Guide to the installation, inspection and repair 
of safety fences' 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
53 

 
E/5. Informative References 
 
 
E/5. 
Informative  References 
 
The following documents are informative references for this document and provide supporting 
information. 
 
Ref 1.I 
UK Government. 'Highways Act 1980' 
Ref 2.I 
'New Roads and Street Works Act 1991' 
Ref 3.I 
The Stationery Office. 'Wildlife and Countryside Act 1981' 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
54 

 
Appendix E/A. Inspection Requirements 
 
 
Appendix  E/A.  Inspection  Requirements 
 
 
 
E/A1 
Introduction 
 
These inspection requirements are to be read in conjunction with section E/2 of ADAMr and include 
inspection regime and procedural requirements detail. 
 
E/A1.1 
Series 0300 - Fences, Walls, Screens & Environmental Barriers 
 
Inspection regime to assess and record asset condition and purpose of the fences, walls, screens and 
environmental barriers asset with the following frequencies; 
 
1)  Integrity - 6 months 
2)  Structural condition and purpose - 2 years 
 
E/A1.1.1 
Procedural requirements 
 
Inspect barriers to determine if any defects impact on the safety or stability of the fence, screen or 
environmental barrier. 
 
Where inspections or third parties identify adjacent landowner's fences, screens or environmental 
barriers as defective, immediately inform the responsible party of their obligation to rectify defects. 
 
Inspection should ensure that rectification of defects complies with specifications for the fences, 
screens and environmental barrier assets as set out in relevant parts of MCHW Volumes 1, 2 and 3 
MCHW [Ref 22.N]. 
 
E/A1.2 
Series 0400 - Road Restraint Systems 
 
Inspection regime to assess and record asset condition of road restraint systems shall be as defined in 
BS 7669-3 [Ref 40.N]. 
 
E/A1.2.1 
Procedural requirements 
 
Inspections are to establish a programme of routine maintenance and are to be undertaken in 
accordance with BS 7669-3 [Ref 40.N]. 
 
Inspections shall ensure that maintenance of barrier tension is in accordance with manufacturer's 
recommendations, or, in the absence of manufacturer's recommendations (e.g. on non-proprietary 
safety barrier systems), in accordance with BS 7669-3 [Ref 40.N]. 
 
Inspection should ensure that rectification of defects in non-proprietary safety barrier systems is in 
accordance with BS 7669-3 [Ref 40.N]. 
 
Inspection should ensure that rectification defects in proprietary road restraint systems is in accordance 
with the manufacturer's recommendations. 
 
E/A1.3 
Series 0500 – Drainage and Service Ducts 
 
Inspection regime to assess and record asset condition of drainage assets in accordance with DMRB, 
with the following frequencies; 
 
1)  Piped drainage systems and piped grips - 10 years, 10% a year 
2)  Balancing ponds (structural & service condition), retention tanks - every 2 years 
3)  Ecological condition of ditches and balancing ponds to be considered as an environmental inspection 
4)  Pumps, valves, penstocks and other specialised equipment - in line with manufacturer's instructions 
5)  Soakaways, manholes, catchpits every 10 years, 10% visual inspection a year (non-intrusive 
inspection) 
6)  Ditches - 5 years, 20% a year 
 
55 

 
Appendix E/A. Inspection Requirements 
 
 
7)  Linear drainage systems, grassed surface water channels, grips, gullies, grit traps, cross c/w 
culverts (less than 900mm), headwalls and tidal flaps, aprons, pump wet wells - annually 
8)  Interceptors, vegetative treatment systems, sluices and tidal flaps - annually 
 
E/A1.3.1 
Procedural requirements 
 
Verify asset risk assessments and investigate risk status A priority drainage assets in accordance with 
guidance documentation hosted on the downloads section of www.haddms.com. 
 
Comply with specifications for the drainage asset as set out in relevant parts of MCHW Volumes 1, 2 
and 3 MCHW [Ref 22.N]. 
 
E/A1.4 
Series 0600 – Geotechnical Assets 
 
Inspection regime to assess and record asset condition of the geotechnical asset in accordance with 
DMRB, with the following frequencies; 
 
1)  Routine inspection – frequency based on risk assessment 
2)  Principal inspection – frequency based on risk assessment 
 
E/A1.4.1 
Procedural requirements 
 
Undertake activities in accordance with CS 641 [Ref 21.N] 
Manage risks in accordance with CD 622 [Ref 20.N]. 
 
E/A1.5 
Series 0700 – Paved Areas 
 
Inspection regime to assess and record asset condition of paved areas with the following frequencies; 
 
1)  Motorways/rural all-purpose trunk road (APTR) carriageways - 1 year 
2)  Urban APTR carriageways/footways/cycle tracks - 6 months 
3)  Rural APTR footways/ cycle tracks - 3 years 
 
E/A1.5.1 
Procedural requirements 
 
Identification of defects relating to asphalt or concrete carriageways in accordance with the MCHW [Ref 
22.N], HD 31 [Ref 17.N] or HD 32 [Ref 18.N] respectively and the associated DMRB volume. Note that 
this includes response to diesel spillages. 
 
Identification of defects relating to asphalt or concrete footways and cycle tracks in accordance with HD 
39 [Ref 9.N] respectively and the associated DMRB volume. 
Implement the installation of signs, warning of slippery conditions in accordance with HD 28 [Ref 29.N]. 
Statutory undertakers or licence holders who are governed by the New Roads and Street Works Act 
1991 NRSWA [Ref 23.N] may execute minor repairs to paved areas. In the event that completed 
repairs are defective within the guarantee period as defined in 'Specification for the Reinstatement of 
Openings in Highways (3rd ed.)', inform the statutory undertaker of the defects using the procedure 
contained in chapter 4 of the 'Code of Practice for Inspections (2nd ed.)'. If immediate risks are posed 
to persons, rectify defects and recover costs from the statutory undertaker. 
 
Record asset data using the appropriate system defined in ADMM [Ref 3.N]. 
 
E/A1.6 
Series 1200 – Road Markings & Studs 
 
Inspection regime to assess and record asset condition of road markings and studs with the following 
frequencies; 
 
1)  Thermoplastic road markings – every 2 years 
2)  Other road markings - 1 year 
3)  Road studs - 6 months 
 
56 

 
Appendix E/A. Inspection Requirements 
 
 
The inspection regime is to demonstrably deliver the requirements of TD 26 [Ref 12.N]. This will ensure 
the effectiveness of all road markings and studs, being clearly visible to road users, both day and night. 
 
A risk based inspection regime for road markings and studs shall result in the identification and 
rectification of defects by the times identified in TD 26 [Ref 12.N]. 
 
E/A1.6.1 
Procedural requirements 
 
The inspection regime will support the proactive management of the deterioration of road markings and 
road studs such that they give effect to regulatory provision in the TSRGD [Ref 36.N]. 
 
Inspect the road markings and road studs to obtain asset inventory and condition data; as defined in 
TD 26 [Ref 12.N]. 
 
Capture through effective inspection the need to correct or make safe all defects (as defined in TD 26 
[Ref 12.N]). 
 
E/A1.7 
Series 1200 - Traffic Signs 
 
Inspection regime to assess and record asset condition of signs with the following frequencies; 
 
1)  Moving parts electrical safety and operation (visual inspection including opening of doors) - 2 years 
2)  Electrical testing in accordance with the relevant British Standard - 6 years 
3)  General inspection of other parts - 1 year 
 
E/A1.7.1 
Procedural requirements 
 
In accordance with TD 25 [Ref 13.N], inspect road traffic signs to obtain asset inventory and condition 
data. 
 
Inspect signs to identify manufacturing faults or defects falling within a sign's warranty period and 
instigate proactive pursuit warranty claims. 
 
Regulatory provision for road traffic signs is given in TSRGD [Ref 36.N], and includes those specially 
authorised by the secretary of state under Section 64 of the Road Traffic Regulation Act [Ref 28.N], 
signs ceasing to have effect as defined in Regulation 3, and those which are obsolete as defined in TD 
25 [Ref 13.N] are to be identified for removal. 
 
Identify Defects in accordance with TD 25 [Ref 13.N]. 
 
Inspect repair or replacement of signs ensuring executed is in accordance with TD 25 [Ref 13.N]. 
 
E/A1.8 
Series 1300 - Lighting 
 
Inspection regime to assess and record asset condition of the lighting asset with the following 
frequencies; 
 
1)  Lighting - 1 year 
2)  Electrical testing in accordance with the relevant British Standard – 6 years 
3)  Records contained in feeder pillars, switch rooms and other electrical equipment (including 
corresponding centrally held records) are up to date and in good condition - 1 year 
4)  Electrical testing to all assets and structural testing of lighting columns less than 20m in height is to 
be undertaken every 6 years. 
 
E/A1.8.1 
Procedural requirements 
 
Develop and implement an annual Lighting Asset Management Plan (LAMP) to demonstrate how the 
Outcomes and Deliverables will be achieved in the forthcoming year. Review this annually. 
 
In the annual LAMP develop and implement a risk based methodology to govern the frequency of 
inspection to ensure that; 
 
 
 
57 

 
Appendix E/A. Inspection Requirements 
 
 
1)  road lighting electrical testing interval (5 years desirable - 6 years maximum) has been delivered 
effectively 
2)  road lighting structural inspection interval (5 years desirable starting around 15 years after 
installation) has been delivered effectively 
3)  inspection that road lighting optical maintenance (bulk lamp change and lens cleaning as a 
minimum) - (5 years desirable minimum) has been delivered effectively 
4)  electrical test, structural inspection & optical maintenance to be completed at least once at each site 
during the initial term of the M&R Contractor term 
 
E/A1.9 
Series 1700 - Structures 
 
Inspection regime to assess and record asset condition of structures in accordance with DMRB, with 
the following frequencies; 
 
1)  General inspection (not using ancillary equipment) – 2 years 
2)  Principal inspection (including use of ancillary equipment) – 6 years 
3)  Monitoring - as required 
 
E/A1.9.1 
Procedural requirements 
 
Execute principal inspections, general inspections and specialist inspections in accordance with BD 63 
[Ref 15.N]. 
 
Ensure Inspector competency in line with BD 63 [Ref 15.N]. 
 
Identify (and execute inspection) where a need for special inspections exists. 
 
E/A1.10 
Series 3000 & 3100 – Ecological & Biodiverse Habitats and Soft Estate Landscape 
 
For the purposes of condition inspection, the soft estate is defined as the natural or any vegetated part 
of the highways estate. This comprises of vegetation that is captured by the landscape element 
inventory within Highways England databases (as directed by DMRB and ADMM [Ref 3.N]) and the 
swathe width and visibility splay plots required for operational safety / accessibility purposes. 
 
The soft estate is required to be managed so as to achieve, maintain and promote the environmental 
functions(s) assigned to individual landscape elements, whilst at the same time ensuring vegetation 
does not compromise the function of the Affected Property nor the safety of road users and road 
workers. 
 
Environmental function codes are used to designate the purpose of landscape elements and what they 
are intended to achieve, in environmental terms, towards attaining the government's environmental 
objectives. 
 
Inspection regime are to be developed using a risk based approach and will be based on tiers of 
environmental sensitivity. This will facilitate greater use of general inspection team and focus specialist 
environmental inspections on those assets requiring specialist knowledge. 
 
Condition inspection involves assessment of the physical properties of a landscape element and 
whether these are impacting on its ability to meet its intended purpose. 
 
Inspection regime to assess and record asset condition of the ecological and biodiverse habitats and 
soft estate landscaping, in accordance with DMRB, with the following frequencies; 
 
1)  Tiered inspection regime will be carried out as set out below. 
a)  Assess and record condition of trees within the Affected Property and those within falling 
distance of the highway boundary every 3 years 
b)  Tier 3 – general asset condition, including visibility splays 
c)  Tier 2 – general soft estate types that require more specific management 33% annually (all asset 
to be inspected at least once every 3 years. 
 
 
58 

 
Appendix E/A. Inspection Requirements 
 
 
d)  Tier 1 – environmentally sensitive sites. 
 
Assess and record condition of trees within the Affected Property and those within falling distance of 
the highway boundary – identify on a risk based approach with all trees inspected on a minimum of 5 
years (legal requirement). 
 
E/A1.10.1 
Procedural requirements 
 
Inspection regime to support the management of the soft estate in accordance with DMRB Volume 10. 
 
E/A1.11 
Series 4000 - Sweeping & Cleaning 
 
Inspection regime to assess and record condition of paved and non-paved areas on the Affected 
Property annually. 
 
E/A1.11.1 
Procedural requirements 
 
The Inspection process will actively support the management of sweeping and cleaning to comply with 
the standards of cleanliness given in the code of practice on litter and refuse (DEFRA, 2006) [Ref 4.N]. 
 
Inspections will assess and record the Affected Property's grade of cleanliness as described in the 
code of practice on litter and refuse. 
 
Inspection will support the identification specific area where reactive repair, sweeping and cleaning is 
required. (The reactive repair, sweeping and cleaning, will incorporate all sweeping, cleaning or litter 
picking required to restore the area to A grade cleanliness for paved areas, and B grade cleanliness for 
all other parts of the Affected Property (as described in the code of practice on litter and refuse [Ref 
4.N]). 
 
Sweeping and cleaning rapid response includes removal of offensive graffiti where that falls within the 
specified area. 
 
E/A2 
Miscellaneous 
 
E/A2.1 
Asbestos Management 
Inspection regime to assess and record asset condition in accordance with DMRB GD 5 [Ref 2.N]. 
Known asbestos containing materials will have their condition assessed by a competent person in line 
with all requirements of DMRB GD 5 [Ref 2.N]. 
 
E/A2.1.1 
Procedural requirements 
 
Inspection regime in accordance with DMRB GD 5 [Ref 2.N]. 
 
E/A2.2 
Technology & Traffic Signals 
 
All technology is to be inspected in accordance with the requirements of the technology management 
and maintenance manual (TMMM) [Ref 35.N]. 
 
Traffic signals inspections are to be undertaken in accordance with TD 24 [Ref 1.N]. 
 
All other traffic signal maintenance is carried out by the Regional Technology Maintenance Contract 
(RTMC). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
59 

 
Appendix E/B. Baseline Maintenance Requirements 
 
 
Appendix  E/B.  Baseline  Maintenance  Requirements 
 
 
 
E/B1 
Introduction 
 
Highways England's role is to operate, maintain, and modernise the Strategic Road Network in the 
interests of customers. Our Strategic Business Plan, in response to the Government's Road 
Investment Strategy, sets out our main activities and strategic Outcomes, describing how we will go 
about delivering the Investment Plan and meeting of our Performance Specification Requirements. 
 
The Strategic Business Plan outlines how we will improve capacity and performance of the network 
through better and more efficient modernisation, maintenance and operation, all of which will contribute 
to our three imperatives: 
 
1)  Safety 
2)  Customer Service 
3)  Delivery 
 
Efficient maintenance of the asset and responding to defects in a safe and timely manner will make a 
significant contribution to the delivery of the strategic Outcomes 
 
Highways England's requirements for the delivery of routine maintenance to the assets are set out in 
the Asset Delivery Asset Maintenance Requirements (ADAMr). 
 
E/B2 
Approach to Routine Maintenance 
 
The ADAMr provides for an intelligence-led approach to routine maintenance activities, under which 
network characteristics, asset intelligence and customer insight, safety risk or delivery needs can be 
used to vary the baseline cyclic maintenance requirements, as appropriate. 
 
These baseline maintenance requirements provide a framework under which the level of service 
required to deliver the ADAMr can be established. It outlines the approach to routine maintenance 
(cyclic maintenance activities and frequencies along with defect repair prioritisation assumptions) and 
operational considerations. 
 
Taking the baseline maintenance requirements and overlaying with the locations where intelligence has 
varied the maintenance frequency determines the area specific Maintenance Requirements Plan 
(MRP) which is issued to the contractor for delivery. 
 
The contractor carries out its activities as instructed and in a manner, that supports Highways England 
in providing a 'special defence' under Section 58 of the Highways Act 1980. 
 
Environmental and other legislative constraints are to be considered and allowed for when planning 
and delivering any routine maintenance activity. 
 
It should be noted that the undertaking of any cyclic and repair activity to one sub-asset cannot affect 
the integrity and / or operation of any other sub-asset. 
 
This document sets the high-level requirements of Highways England. The Procedures add information 
about the requirements, but this document does not attempt to reproduce the full specification, method 
of work or item coverage for each Item. It should be read in conjunction with DMRB, MCHW, other 
standards, requirements and guidance as set out elsewhere within the contract. 
 
E/B2.1 
Intelligence-Led Maintenance 
 
Intelligence-Led Maintenance (ILM) shall be driven by network characteristics, asset intelligence and 
customer, safety and delivery needs. 
 
The application of ILM shall deliver cyclic and repair maintenance activities on all assets, whilst 
ensuring compliance with statutory duties. 
 
The baseline cyclic maintenance frequencies for each sub-asset activity are set out below. 
 
60 

 
Appendix E/B. Baseline Maintenance Requirements 
 
 
Intelligence shall be applied to identify and demonstrate if an alternative frequency is more appropriate. 
This is achieved by taking the outcomes of the ADAMr along with the baseline frequencies below and 
assessing those for each location and sub asset, on the network, to determine if the cyclic maintenance 
frequency should be varied, from the baseline. 
 
If intelligence determines that a different frequency to the baseline is required, the exception and 
justification for the variance shall be recorded in the MRP. The MRP is to be updated when conditions 
change and at least annually. 
 
The application of intelligence could result in a maintenance intervention changing from a cyclic activity 
to a repair activity. 
 
When the contractor undertakes routine maintenance, it is essential that the feedback, from the 
contractor, is captured to enable future development of the asset needs / cyclic frequencies are 
continually reviewed and this intelligence will also inform the ongoing evolution of the area specific MRP. 
 
E/B2.2 
Cyclic Maintenance 
 
Cyclic maintenance covers activities that are carried out on individual sub-assets to maintain the 
integrity of the asset. The cyclic frequency is driven by the asset needs using the intelligence gained 
from above to deliver the outcomes from the ADAMr. The MRP shall determine the actual cyclic 
maintenance frequency at each location on the network against each sub-asset to enable the work to 
be programmed. 
 
Utilising the MRP the contractor programmes the cyclic activities throughout the year to meet the 
maintenance requirements and in accordance with the Network Occupancy Requirements. Where an 
activity is required to be undertaken a predefined number of times per year, the contractor plans the 
delivery at the most appropriate times to provide the optimum performance of the asset. 
 
E/B2.3 
Repair Maintenance 
 
Repair maintenance covers activities that are a result of a Defect identified by the Highways England's 
inspection requirements, Incidents, third party reports or those identified through the collaborative 
custodianship of the Affected Property. Repair activities are always instructed by Highways England 
and specify a corresponding repair period which the contractor uses to programme the works. 
Rectification can range from making safe the Defect to a permanent repair of the asset. 
 
E/B3 
Operational Considerations 
 
The Network Occupancy Requirements set out how the contractor will support Highways England's 
management of network occupancy. In turn this will contribute to the delivery of the performance 
requirements by minimising disruption to customers and efficiently optimising occupancy. 
 
Highways England's objectives, which are set out in the Network Occupancy Requirements, are that: 
a)  All occupancy shall be managed to secure the expeditious movement of traffic on the network 
and facilitate the expeditious movement of traffic on road networks for which another authority is 
the traffic authority. 
b)  Works layout and timing shall be optimised. 
c)  Works shall be coordinated with other works to minimise occupancy demand. 
d)  Coordination requirements should be subject to cost and programming scrutiny. 
e)  Data shall be provided as required to enable the correct population of NOMS. 
 
Achieving these Objectives will provide timely and accurate data for road users and other stakeholders 
and provide details of how occupancy opportunities will be identified to the contractor for cyclic and 
repair maintenance activities. 
 
Throughout the occupancy booking process Highways England will ensure that all activities have been 
optimised and co-ordinated with other activities/works on the Area Network and amend the programme 
as Highways England deems necessary. The contractor is required to facilitate this in accordance with 
the spirit of collaboration required throughout the contract. 
 
61 

 
Appendix E/B. Baseline Maintenance Requirements 
 
 
There is a requirement that all the contractor activities and occupancy should be identified proactively 
and will be collaboratively delivered to take place with other activities/works on the Affected Property 
whenever this offers an opportunity to reduce the impact on the road users, as well as reducing risk 
road workers. 
 
E/B4 
Maintenance Requirements 
 
E/B4.1 
Series 0300 – Fences, Screens and Environmental Barriers 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
62 

 
Table E/B.1 
 
Maintenance requirements: Series: 0300 - Fences, Screens and Environmental Barriers 
Scope: 
All types of fences, screens and environmental barriers (as detailed in HA 65) within the Affected Property, inclusive of walls, stock proofing, netting and 
wildlife fences. 
 
Out of Scope: 
The structural maintenance of fences, walls, screens and environmental barriers classified as structures (to BD 2). All types of fences, screen and 
environmental barriers that are owned and maintained by third parties or adjacent landowners. 
 
Cyclic Maintenance: 
Repair Maintenance: 
Scheduled activities that the client require delivering to contribute to the client 
Repair activity to be instructed by 
Outcomes 
Highways England 
 
Activity: 
Baseline Frequency: 
Activity: 
Sub-Asset Type 
Specific maintenance activity to 
Occurrence of Activity that relates directly 
Specific repair maintenance activity to 
be undertaken 
to the asset need 
be undertaken 
 
 
 
Fences, walls, netting and 
N/A 
N/A 
Rectify Defects as instructed 
environmental barriers 
63
Procedures: 
 
 
1)  Ensure rectification of Defects complies with specifications for the fences, screens and environmental barrier assets as set out in relevant parts of MCHW. 
Ap
2)  Provide fences, walls, screens and environmental barriers repair maintenance Item data to demonstrate/evidence the services in accordance with the 
pend
requirements of the Asset Data Management Manual (ADMM). 
3)  In delivering a fences, walls, screens and environmental barriers cyclic or repair maintenance Items, report problems or potential problems of the asset 
ix 
type and of other asset types to the Client for consideration. 
E/B
4)  Make recommendations to the Client to optimise the delivery of the fences, walls, screens and environmental barriers repair maintenance Items in order 
. Ba
to minimise non-value adding elements. 
s
eline
 M
a
in
tenance
 Re
qu
iremen
ts 

 
 
 
E/B4.2 
Series 0400 - Road Restraint Systems 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
64 

 
Table E/B.2 
 
Maintenance requirements: Series: 0400 - Road Restraint Systems 
Scope: 
All vehicle restraint systems and pedestrian restraint systems within the Affected Property, including: vehicle safety barriers, safety barrier gates, crash 
cushions, terminals, transitions, pedestrian guard rails, vehicle parapets, combined vehicle and pedestrian parapets and pedestrian parapets on bridges and 
other structures, arrester beds and cattle grids. 
 
Cyclic Maintenance: 
Repair Maintenance: 
Scheduled activities that the Client require delivering to contribute to the 
Repair activity to be instructed by 
Client Outcomes 
Highways England 
 
Activity: 
Baseline Frequency: 
Activity: 
Sub-Asset Type 
Specific maintenance activity to be 
Occurrence of Activity that relates 
Specific repair maintenance 
undertaken 
directly to the asset need 
activity to be undertaken 
 
Road restraint systems, and all barrier 
Tighten or replace screws and bolts 
Entire network every 2 years (50% 
 
systems (excl. concrete barriers) 
and re-tension barrier. 
per year) 
Rectify Defects as instructed 
All restraint systems 
N/A 
N/A 
Procedures: 
65
 
1)  Where Defects result from a incident, a risk based approach shall be adopted for road restraint system repairs. 
 
2)  Rectify Defects (as instructed) and maintain barrier tension of non-proprietary road restraint systems in accordance with BS 7669-3. 
Ap
3)  Rectify Defects (as instructed) and maintain barrier tension of proprietary road restraint systems in accordance with manufacturer's recommendations. 
pend
4)  Maintain barrier tension in accordance with manufacturer's recommendations, or, in the absence of manufacturer's recommendations (e.g. on 
non-proprietary safety barrier systems), in accordance with BS 7669-3, BS EN 1317 and BS 7818. Replace all post screws when re-tensioning tension 
ix E/B
corrugated beam (TCB) safety barriers. 
.
5)  Maintain arrester beds to TD19. 
 B
as
6)  Provide road restraint systems cyclic and repair maintenance Item data in accordance with the requirements of the ADMM. 
eline
7)  In delivering road restraint systems cyclic or repair maintenance delivery Items, report problems or potential problems of the asset type and of other asset 
 
types to the Client for consideration. 
M
a
in
8)  Make recommendations to the Client to optimise the delivery of the road restraint systems cyclic and repair maintenance Items in order to minimise 
tenance
non-value adding elements. 
 Re
qu
iremen
ts 

 
 
 
E/B4.3 
Series 0500 – Drainage and Service Ducts 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
66 

 
Table E/B.3 
 
Maintenance requirements: Series: 0500 - Drainage and Service Ducts 
Scope: 
The system within the Affected Property which removes water from trafficked surfaces, sub-layers and other parts of the highway asset, open surface 
channels, drainage within structures and any components from the point at which water drains from paved or other areas to the outfall. 
 
Out of Scope: 
Structural maintenance of culverts with a clear span or internal diameter greater than 0.9m (which are included in the Structures Maintenance Requirements) 
and pumping stations. 
 
Cyclic Maintenance: 
Repair Maintenance: 
Scheduled activities that the Client require delivering to contribute to the Client 
Repair activity to be instructed by 
Outcomes 
Highways England 
 
Activity: 
Baseline Frequency: 
Activity: 
Sub-Asset Type 
Specific maintenance activity to be 
Occurrence of Activity that relates 
Specific repair maintenance 
undertaken 
directly to the asset need 
activity to be undertaken 
Gullies 
Gully emptying including clearing of covers  Every 2 years 
 
 
Gully covers 
Gully covers cleared 
 
N/A 
67
 
 
 
 
High pressure / low volume combined kerb 
 
 
Every 2 years 
 
 
and drainage system jetting and proving 
 
Ap
 
 
 
Low pressure / high volume combined kerb  Every 2 years
pend
Linear drainage systems 
 
 
and drainage system jetting and proving 
 
ix
Clear slot drains 
Every 2 years 
Rectify Defect as instructed 
 E/B
Sweep/clear concrete 'V' channel 
Every 2 years 
. Ba
 
 
s
Grips and counterfort drains 
Clear/re-cut grips and counterfort drains, 
Every 2 years 
eline
clear weed growth and debris 
 
Catch pits 
Clear/empty silt and debris from catch pits 
Annually 
M
a
 
 
in
Clear ditches by removing all material that 
tenance
Ditches 
Every 5 years 
could impair operation 
 Re
qu
iremen
ts 

  Table E/B.3  (continued) 
 
Maintenance requirements: Series: 0500 - Drainage and Service Ducts 
 
Outfalls, including infiltration 
 
 
Clear outfalls by removing all material that 
 
tanks/stilling basins and/or 
Every 5 years 
could impair operation 
 
settlement 
 
 
 
 
Interceptors 
Clean/empty trapped material from 
 
N/A 
interceptors 
 
 
 
Soakaways (lagoon/ infiltration, 
Clean priority soakaways 
N/A 
 
pond, borehole and trench) 
 
Clean non-priority soakaways 
N/A 
 
 
 
 
Clear manholes by removing all material 
Manholes 
N/A 
 
that could impair operation 
 
 
 
 
De-silt and remove all material that could 
Culverts 
Every 5 years 
 
impair operation 
 
 
 
Edge scrapes and cut back and remove all   
Rectify Defect as instructed
 
 
build up from edge of carriageway through  Every 5 years (Apr-Jun) 
Filter drains 
to filter material that could impair operation 
68
 
Weed spray 
Every 2 years 
 
 
Clear silt and all material that could impair 
Ap
 
Every 10 years 
Balancing/attenuation ponds 
operation 
pend
Cycle isolation valves 
Every 2 years 
ix E/B
Vortex grit separator 
 
N/A 

Geocellular tanks 
 
N/A 
Ba
s
Service ducts and chambers 
N/A 
N/A 
eline
 
Ancillary items (PCDs, siphons, 
 
 
Clear all material that could impair 
M
trash 
Every 2 years 
a
operation and ensure fit for operation 
in
screens, penstocks, cattle grids) 
tenance
 Re
qu
iremen
ts 

  Table E/B.3  (continued) 
 
Maintenance requirements: Series: 0500 - Drainage and Service Ducts 
Procedures: 
1)  Comply with specifications for the drainage asset as set out in relevant parts of MCHW. 
2)  Minimise pollution risk in accordance with HD 45. 
3)  Contractor to control drainage waste arisings such that they comply with legislation at the point of disposal. 
4)  Provide drainage and service ducts cyclic and repair maintenance delivery of Item data in accordance with the requirements of the ADMM. 
5)  In delivering a drainage and service ducts cyclic or repair maintenance Item, report problems or potential problems of the asset type and of other asset 
types to the Client for consideration. Make recommendations to the Client to optimise the delivery of the 
0ptdrainage and service ducts cyclic and repair maintenance Items in order to minimise non-value adding elements. 
69
 
Ap
pend
ix E/B
. Ba
s
eline
 M
a
in
tenance
 Re
qu
iremen
ts 

 
Appendix E/B. Baseline Maintenance Requirements 
 
 
E/B4.4 
Series 0600 - Geotechnical Assets 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
70 

 
Table E/B.4 
 
Maintenance requirements: Series: 0600 - Geotechnical Assets 
Scope: 
Geotechnical assets within the Affected Property, comprising: embankment and cuttings on which the pavement and other assets are founded, and 
noise/landscape bunds. 
 
Out of Scope: 
Physical services (incl. surveys and renewals) beyond short term management of safety critical Defects. 
 
 
Repair Maintenance: 
Cyclic Maintenance: 
Repair activity to be instructed by Highways 
Scheduled activities that the Client require delivering to contribute to the Client Outcomes 
England 
 
Activity: 
Baseline Frequency: 
Activity: 
Sub-Asset Type  Specific maintenance activity to be 
Occurrence of Activity that relates directly to the 
Specific repair maintenance activity to be 
undertaken 
asset need 
undertaken 
Embankments, 
 
 
 
cuttings and 
N/A 
N/A 
Rectify defect as instructed 
bunds 
71
Procedures: 
 
 
1)  Undertake activities in accordance with HD41. 
Ap
2)  Provide geotechnical repair maintenance Item data to demonstrate/evidence the services in accordance with the requirements of the ADMM. 
p
e
3)  In delivering a geotechnical cyclic or repair maintenance Items, report problems or potential problems of the asset type and of other asset types to the 
nd
Client for consideration. 
ix E/B
4)  Make recommendations to the Client to optimise the delivery of the geotechnical cyclic and repair maintenance Items in order to minimise non-value 
adding elements. 
. Ba
s
eline
 M
a
in
tenance
 Re
qu
iremen
ts 

 
 
 
E/B4.5 
Series 0700 - Paved Areas 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
72 

 
Table E/B.5 
 
Maintenance requirements: Series: 0700 - Pavements/Paved Areas 
Scope: 
Paved areas, comprising: trafficked areas, hard shoulders, footways, cycle tracks, bridleways, footpaths, paved pedestrian areas, hard-standing paved 
areas, paved central reserves, traffic islands and cross-overs, gratings, frames, boxes, kerbs, edgings and preformed channels which fall within the Affected 
Property. 
 
Cyclic Maintenance: 
Repair Maintenance: 
Scheduled activities that the Client require delivering to contribute to the Client 
Repair activity to be instructed by 
Outcomes 
Highways England 
 
Activity: 
Baseline Frequency: 
Activity: 
Sub-Asset Type 
Specific maintenance activity to be 
Occurrence of Activity that relates directly to 
Specific repair maintenance activity to be 
undertaken 
the asset need 
undertaken 
 
 
 
Pavement and paved 
N/A 
N/A 
 
areas 
 
 
Ironwork 
N/A 
N/A 
 
 
 
Covers, gratings, frames 
Rectify defect as instructed 
N/A 
N/A 
and boxes 
73
 
Kerbs and edgings 
N/A 
N/A 
Footways and cycle tracks 
N/A 
N/A 
Ap
pend
Procedures: 
 
1)  Rectify Defects relating to carriageways in accordance with the MCHW, HD 31 or HD 32 respectively and the associated DMRB volume. Note that this 
ix E/B
includes response to diesel spillage. 
.
2)  Rectify Defects relating to Footways and Cycle Tracks in accordance with HD 39 or respectively and the associated DMRB volume. 
 Ba
3)  Implement warnings of slippery conditions in accordance with HD 28. 
s
eline
4)  Provide pavements/paved area repair maintenance Items data to demonstrate/evidence the services in accordance with the requirements of the ADMM. 
 M
5)  In delivering a pavements/paved area cyclic or repair maintenance Items, report problems or potential problems of the asset type and of other asset types 
a
in
to the Client for consideration. 
tenance
6)  Make recommendations to the Client to optimise the delivery of the pavements/paved area cyclic and repair maintenance Items in order to minimise 
non-value adding elements. 
 Re
qu
iremen
ts 

 
 
 
E/B4.6 
Series 1200 - Traffic Signs and Road Markings / Studs 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
74 

 
Table E/B.6 
 
Maintenance requirements: Series: 1200 - Traffic Signs and Road Markings / Studs 
Scope: 
Traffic signs within the Affected Property, including all posts, supports, fastenings and fixings; all bollards; mechanical variable message signs; and marker 
posts. Traffic signs mounted on structures within the scope of BD 63 or lighting columns. Road markings and road studs in all materials within the Affected 
Property. 
 
Out of scope: 
 
1)  The lighting and electrical elements of road traffic signs, and illuminated bollards (which is included in lighting asset type); 
2)  Structural aspects of road traffic signs classified as structures in BD 63 (which is included in structures asset type); 
3)  Management of soft estate to preserve road users' visibility of road traffic signs (which is included in the soft estate landscape asset type); 
4)  Regulatory and variable message signs associated with light signals and within the scope of TD 24. 
5)  Light emitting variable message signs (which are included in the technology management and maintenance manual); and, 
6)  Proprietary motorway service area signs. 
 
 
Repair Maintenance: 
Cyclic Maintenance: 
Repair activity to be instructed by Highways 
75
Scheduled activities that the Client require delivering to contribute to the Client Outcomes 
England 
 
 
Activity: 
Baseline Frequency: 
Activity: 
Sub-Asset 
Ap
Specific maintenance activity to be 
Occurrence of Activity that relates directly to the 
Specific repair maintenance activity to be 
Type 
pend
undertaken 
asset need 
undertaken 
 
 
 
ix
Traffic signs 
Clean all traffic sign faces and 
Every 2 years 
 
 E/B
reference numbers. 
 
 
 
 
. Ba
Marker Posts  Clean all post faces and reference 
Every 2 years 
numbers. 
 
s
eline
Rectify defects as instructed 
Bollards 
Clean bollards 
Annually 
 
 
 
M
Road 
a
N/A 
N/A 
in
markings 
tenance
Road studs 
N/A 
N/A 
 Re
qu
iremen
ts 

 
Table E/B.6  (continued) 
 
Maintenance requirements: Series: 1200 - Traffic Signs and Road Markings / Studs 
Procedures: 
1)  Rectify Defects in accordance with TD 25 and TD 26. 
2)  Where repair or replacement of signs, road markings or studs is instructed this will be in accordance with TD 25 and TD26. 
3)  Clean signs in accordance with TD 25 and manufacturers' instructions. 
4)  Provide traffic signs cyclic and repair maintenance Item data in accordance with the requirements of the ADMM. 
5)  In delivering a traffic signs cyclic or repair maintenance Items, report problems or potential problems of the asset type and of other asset types to the 
Client for consideration. 
6)  Make recommendations to the Client to optimise the delivery of the traffic signs cyclic and repair maintenance Items in order to minimise non-value 
adding elements. 
76
 
Ap
pend
ix E/B
. Ba
s
eline
 M
a
in
tenance
 Re
qu
iremen
ts 

 
 
Appendix E/B. Baseline Maintenance Requirements 
 
 
E/B4.7 
Series 1300 - Lighting 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
77 

 
Table E/B.7 
 
Maintenance requirements: Series: 1300 - Lighting 
Scope: 
Lighting equipment within the Affected Property, specifically: 
 
1)  Luminaires, including their internal control, photocells, central management system components, lamps, lenses, ballasts and drivers. 
2)  Belisha beacons and vertical wig wag signs at school or animal crossings. 
3)  Lighting columns, including but not limited to attached accessories such as embellishment kits, projection arms. 
4)  Road traffic sign lighting including illuminated bollards and pedestrian refuge lighting. 
5)  Other access lighting such as pedestrian walkways, cycle ways, subway and underpass lighting. 
6)  The electrical and optical elements of catenary lighting systems and high mast lighting systems in excess of 20m in height. 
7)  Electrical supplies, including ducting, chambers, cables, feeder pillars, associated switch gear, control equipment (including photocell, central 
management system components), monitoring equipment, heaters, thermostats, froststats. 
8)  Alternate energy sources such as solar panels or wind turbines etc. used for the purpose of road lighting or sign lighting. 
9)  Any energy saving equipment, i.e. midnight switch off equipment and / or dimming equipment. 
10)  Any power distribution cables downstream of the Distribution Network Operator (DNO) connection point. 
78
11)  Additional points for maintenance including cables and ducting. 
 
12)  Asset labels. 
Ap
Out of Scope: 
pend
1)  Lighting situated in road tunnels. 
ix
2)  Road traffic control signals. 
 E/B
3)  The non-electrical and structural elements of catenary lighting systems and high mast lighting systems (20m or more in height) which are classified as 

structures. 
Ba
s
4)  Management of soft estates to ensure illumination / lumination from lighting is not obscured (which is included in the soft estate landscape asset type); 
eline
 M
 
Cyclic Maintenance: 
Repair Maintenance: 
a
Repair activity to be instructed by 
in
Scheduled activities that the Client require delivering to contribute to the Client 
tenance
Outcomes 
Highways England 
 
Activity: 
Baseline Frequency: 
Activity: 
Sub-Asset Type 
 
Specific maintenance activity to 
Occurrence of Activity that relates directly 
Specific repair maintenance activity 
Re
be undertaken 
to the asset need 
to be undertaken 
qu
iremen
ts 

 
Table E/B.7  (continued) 
 
Maintenance requirements: Series: 1300 - Lighting 
 
 
SWITCHED Lamps (PL-L, PL-S, 
 
Bulk lamp clean and change 
Every 2 years 
 
SOX) 
 
 
 
SWITCHED Lamps (CDM-T, 
Rectify defect as instructed 
Bulk lamp clean and change 
Every 6 years 
CDO, SON/T) 
SWITCHED Lamps (GLS) 
Bulk lamp clean and change 
6 times per year 
 
 
UNSWITCHED Lamps (PL-L, PL-
 
Bulk lamp clean and change 
Annually 
 
S, SOX) 
 
 
 
 
UNSWITCHED Lamps (CDM-T, 
Bulk lamp clean and change 
Every 3 years 
 
CDO, SON/T) 
 
 
Lamps (LED) for Road Lighting 
Bulk lamp clean and change 
Every 6 years 
 
 
 
 
Lamps (LED) for Illuminated Signs  Clean translucent surfaces 
Every 2 years 
 
and Bollards 
Rectify defects as instructed 
 
 
Other lamp type not covered 
N/A 
NA 
79
elsewhere 
 
 
 
Network cabling and electrical 
Electrical testing 
Every 6 years 
components 
Ap
 
 
pend
Lighting columns (<20m in height) 
Structural testing from 15 years 
Every 6 years 
old 
ix 
Feeder pillars 
N/A 
Every 6 years 
E/B
.
Procedures: 
 Ba
 
s
1)  Input into the energy consumption inventory in accordance with BSCP 520. 
eline
2)  During electrical testing check and clean Identification markers on lighting equipment. 
 M
3)  Road lighting is maintained in accordance with TD23 and manufacturers' instructions excluding safety inspections. 
a
in
tenance
4)  Illuminated road traffic signs are maintained in accordance with TD25 and manufacturers' instructions excluding safety inspections. 
5)  Provide lighting cyclic and repair maintenance Items data in accordance with the requirements of the ADMM. 
6)  In delivering a lighting cyclic or repair maintenance Item, report problems or potential problems of the asset type and of other asset types to the Client for 
 Re
consideration. 
qu
iremen
7)  Make recommendations to the Client to optimise the delivery of the lighting cyclic and repair maintenance Items in order to minimise non-value adding 
elements. 
ts 

 
Appendix E/B. Baseline Maintenance Requirements 
 
 
E/B4.8 
Series 1700 - Structures 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
80 

 
Table E/B.8 
 
Maintenance requirements: Series: 1700 - Structures 
Scope: 
A structure (as contained in BD 2) within the affected property, situated under, over or adjacent to the Strategic Road Network. 
Out of Scope: 
 
1)  Transmission stations. 
 
Cyclic Maintenance: 
Repair Maintenance: 
Scheduled activities that the Client require delivering to contribute to the Client 
Repair activity to be instructed by 
Outcomes 
Highways England 
 
 
 
Activity: 
 
Baseline Frequency: 
Activity: 
Sub-Asset Type 
Specific maintenance activity to 
Occurrence of Activity that relates directly to the  Specific repair maintenance activity to be 
be 
asset need 
undertaken 
undertaken 
 
 
Structures and 
Carry out maintenance Items as 
As per SMIS 
Rectify defect as instructed 
81
constituent parts 
per SMIS 
 
Procedures: 
1) Maintain substandard structures in accordance with BD 79. 
Ap
2) Undertake maintenance in accordance with appropriate parts of DMRB, manufacturers' instructions, and the relevant structures maintenance manual or 
pend
structures file. 
3) Provide structures cyclic and repair maintenance item data in accordance with the requirements of ADMM. 
ix 
4) In delivering structures cyclic or repair maintenance Item, report problems or potential problems of the asset type and/or of other asset types to the Client 
E/B
for consideration. 
. Ba
5) Make recommendations to the Client to optimise the delivery of structures cyclic and repair maintenance Items in order to minimise non-value adding 
s
elements. 
eline
 M
a
in
tenance
 Re
qu
iremen
ts 

 
 
 
E/B4.9 
Series 2200 - Tunnels 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
82 

 
Table E/B.9 
 
Maintenance requirements: Series: 2200 - Tunnels 
Scope: 
Tunnels within the Affected Property, including associated mechanical and electrical equipment, and Supervisory Control And Data Acquisition (SCADA) 
systems as set out in BD 78. 
 
Out of Scope: 
Roadside technology equipment as defined in the scope of the technology management and maintenance manual. 
 
 
Repair Maintenance: 
Cyclic Maintenance: 
Repair activity to be instructed by Highways 
Scheduled activities that the Client require delivering to contribute to the Client Outcomes 
England 
 
Activity: 
Baseline Frequency: 
Activity: 
Sub-Asset Type 
Specific maintenance activity to be 
Occurrence of Activity that relates directly to the 
Specific repair maintenance activity to be 
undertaken 
asset need 
undertaken 
 
 
Remove toxic, corrosive and 
 
 
 
 
flammable 
 
Tunnel surfaces 
N/A 
deposits and maintain light 
 
reflectance. 
Rectify defect as instructed 
83
 
 
Electrical 
 
Electrical testing 
N/A 
components 
Ap
Procedures: 
pend
 
1)  Maintain tunnels in accordance with BA 72 and BD 78. 
ix E/B
2)  Comply with the Road Tunnels Safety Regulations 2007 where they apply (i.e. to tunnels over 500m in length and which form part of the Trans-European 
Road Network). 
. Ba
3)  Conduct electrical inspection and testing in accordance with BS 7671 – Requirements for electrical installations. 
s
eline
4)  Provide tunnels cyclic and repair maintenance Item data in accordance with the requirements of the ADMM. 
 
5)  In delivering tunnel cyclic or repair maintenance Item, report problems or potential problems of the asset type and/or of other asset types to the Client for 
M
a
consideration. 
in
tenance
6)  Make recommendations to the Client to optimise the delivery of tunnel cyclic and repair maintenance Items in order to minimise non-value adding 
elements. 
 Re
qu
iremen
ts 

 
 
 
E/B4.10 
Series 3000 - Landscape and Ecology 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
84 

 
Table E/B.10 
 
Maintenance requirement: Series: 3000 – Landscape and Ecology 
Scope: 
The semi-natural, improved / semi-improved and landscaped parts within the Affected Property, including biodiversity, cultural heritage assets and hard 
landscaping areas. This includes existing landscape, amenity, screening functions and/or other commitments where these have been raised by existing Public 
Inquiries, Planning Consents, Protected Habitats/Species, Designated Sites (International, National) or cultural heritage assets. 
 
Cyclic Maintenance: 
Repair Maintenance: 
Scheduled activities that the Client require delivering to contribute to the 
Repair activity to be instructed by 
Client Outcomes 
Highways England 
 
Activity: 
Baseline Frequency: 
Activity: 
Sub-Asset Type 
Specific maintenance activity to be 
Occurrence of Activity that 
Specific repair maintenance activity to 
undertaken 
relates directly to the asset need 
be undertaken 
85
 
Ap
pend
ix E/B
. Ba
s
eline
 M
a
in
tenance
 Re
qu
iremen
ts 

  Table E/B.10  (continued) 
 
Maintenance requirement: Series: 3000 – Landscape and Ecology 
Shrubs / trees 
N/A 
N/A 
 
 
 
 
 
 
Trim hedgerows. Maintain and 
 
 
 
preserve clear carriageway width, sight   
 
Hedgerows 
lines and stopping distance, including 
N/A 
 
junctions, access points, curves and 
 
bends 
 
Rectify Defects as instructed 
Woodland 
Thin/coppice 
Every 7 years 
Wildflower Grassland 
Cut and remove arisings 
Annually (Apr-Sep) 
 
 
 
Maintain and preserve' sight lines and   
 
stopping distance, including junctions, 
3 times per year (Apr- Sep) 
 
access points, curves, bends and 
 
central reserve. 
 
 
 
Grass and vegetation 
Maintain and preserve CCTV camera 
Annually (Apr-Sep) 
 
operational visibility splays 
 
 
86
Maintain and preserve road users' 
 
 
 
visibility of road traffic signs and 
Annually (Apr-Sep) 
 
signals. 
 
Ap
 
 
Rectify Defects as instructed 
Ensure illumination/lumination from 
pend
 
Annually (Apr-Sep) 
 
lighting is not obscured. 
i
 
 
x
Remove obstructions and/or maintain 
 E/B
 
 
 
vegetation to facilitate safe access for 
Annually (Apr-Sep) 

 
inspection and maintenance of 
Ba
Grass and vegetation 
technology equipment 
s
eline
 
 
Remove obstructions and maintain 
 
 
 M
vegetation to provide safe access to 
 
 
a
and use of footways, cycle tracks, 
Annually (Apr-Sep) 
Rectify Defects as instructed 
in
tenance
bridleways, footpaths and paved 
pedestrian areas. 
 Re
qu
iremen
ts 

  Table E/B.10  (continued) 
 
Maintenance requirement: Series: 3000 – Landscape and Ecology 
 
 
 
 
Undertake amenity cut of amenity 
 
 
 
grass areas, including gate way 
 
8 times per year (Mar - Oct) 
 
features, village verges and special 
 
 
landscape features. 
 
 
 
 
 
 
Undertake 2m wide swathe cut of all 
 
 
 
highway verges to ensure strip 
 
 
 
Grass and vegetation 
remains unobstructed by vegetation 
Annually (Apr-Sep) 
Rectify Defects as instructed 
throughout the year (in addition to 
visibility splay maintenance). 
 
Grass cut the central reserve. Spray 
 
selective herbicide to control weeds 
 
and broad leaf species. 
Annually (Apr-Sep) 
Spray grass growth retarder after first 
cut of season. 
 
 
 
 
Remove obstructions and/or maintain 
 
 
87
 
vegetation to facilitate safe use of 
 
 
 
 
customer facilities. This includes but 
 
 
N/A 
not limited to emergency roadside 
 
 
telephones and emergency refuge 
 
Ap
Grass and vegetation 
Rectify Defects as instructed 
areas. 
pend
Remove vegetation affecting the 
 
i
 
x
stability, integrity or operation of 
 E/B
N/A 
structures or other Affected Property 

assets. 
Ba
s
 
Maintain Affected Property to control 
 
Control spread of previously 
eline
Injurious Weeds 
the spread or increase of identified 
Annually (May-Sep) 
unidentified populations of Injurious 
 
instances of Injurious Weeds 
M
Weeds 
a
in
 
Maintain Affected Property to control 
 
Control spread of previously 
tenance
Invasive Plant Species 
the spread or increase of identified 
Annually (May-Sep) 
unidentified populations of Invasive 
instances of Invasive Plant Species. 
Plant Species 
 Re
qu
iremen
ts 

  Table E/B.10  (continued) 
 
Maintenance requirement: Series: 3000 – Landscape and Ecology 
 
 
 
Grassland 
Maintain habitat integrity, including 
Every 5 years 
 
removal of scrub encroachment. 
 
 
 
 
Maintain habitat integrity, including 
 
 
Heath and Moorland 
removal of scrub encroachment and 
Every 5 years (Sept - Feb) 
Rectify Defects as instructed 
tree saplings throughout. 
 
Maintain habitat integrity including 
 
Conservation Grassland / Wildflower 
removal of scrub encroachment and 
Annually (Sept, Oct) 
grassland 
undesirable weed species 
 
 
 
Rock Scree 
Removal of scrub encroachment. 
Every 3 years 
Rectify Defect as instructed to meet 
existing commitments 
 
 
 
Shrubs 
Maintain habitat integrity, including 
Every 3 years (Sept - Feb) 
 
removal of scrub encroachment. 
 
 
Woodlands – Highways management 
Maintain in line with EMP. 
Annually (Sept - Feb) 
 
 
 
Woodlands and trees, including 
Maintain habitat integrity, including 
88
Every 5 years (Sept - Feb) 
 
veteran trees 
removal of scrub encroachment 
 
 
 
 
 
Hedgerows 
Maintain habitat integrity, including 
Every 3 years 
 
removal of undesirable species. 
Ap
 
pend
 
 
Waterbodies- Attenuation/ highways 
Maintain in line with current guidance, 
Annually (Sept - Feb) 
 
management 
seek guidance of an ecologist. 
ix
 
 E/B
 
 
Rectify Defects as instructed
Waterbodies and wetlands – inc 
 
Maintain habitat integrity 
Every 3 years 
.
reedbeds, marsh and wet grassland 
 Ba
 
 
s
Remove all material that could impair 
eline
Wildlife Structures and Tunnels 
Every 1 year 
operation. 
 M
 
Protected Habitats or Designated 
Maintain in line with current statutory 
a
Every 1 year 
in
Sites 
body requirements 
tenance
 
Maintain in line with current 
 
Protected Species 
species-specific legislation and current  Every 1 year 
 Re
mitigation guidance 
qu
Nature Improvement Areas 
N/A 
N/A 
iremen
ts 

  Table E/B.10  (continued) 
 
Maintenance requirement: Series: 3000 – Landscape and 
Ecology Procedures: 
1)  Carry out woodland thin / coppice according to objectives of the specific plots as detailed in the Client's systems. 
2)  Instances of Invasive Animal Species are reported to the Client. 
3)  Undertake all cyclic Items commensurate with the particular species present and the appropriate seasonal requirements for each species. 
4)  Provide soft estate cyclic and repair maintenance delivery item data in accordance with the requirements of the ADMM. 
5)  In delivering soft estate cyclic or repair maintenance items, report problems or potential problems of the asset type and of other asset types to the Client 
for consideration. 
6)  Make recommendations to the Client to optimise the delivery of the soft estate cyclic and repair maintenance Items in order to minimise non-value adding 
elements. 
89
 
Ap
pend
ix E/B
. Ba
s
eline
 M
a
in
tenance
 Re
qu
iremen
ts 

 
 
Appendix E/B. Baseline Maintenance Requirements 
 
 
E/B4.11 
Series 4000 - Sweeping and Cleaning 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
90 

 
Table E/B.11 
 
Maintenance requirements: Series: 4000 - Sweeping and Cleaning 
Scope: 
 
1)  Sweeping and cleaning of all motorways and their surrounds within the Affected Property; 
2)  Sweeping and cleaning of APTR and their surrounds for which the responsibility lies with Highways England as detailed in the Litter Strategy 
3)  Sweeping and cleaning of APTR and their surrounds through agreement with the local authority. 
4)  Cleaning and servicing of amenity facilities within the Affected Property. 
5)  Removing graffiti within the Affected Property. 
6)  Removing fly tipping within the Affected Property. 
7)  The management of animal fatalities within the Affected Property. 
Out of Scope: 
1)  Initial response to Incidents involving or giving rise to debris, detritus or animal carcasses (see Incident Response requirements). 
2)  Sweeping and cleaning of APTRs and their surrounds where no local authority agreement exists. 
 
Cyclic Maintenance: 
Repair Maintenance: 
91
Repair activity to be instructed by 
 
Scheduled activities that the Client require delivering to contribute to the 
Client Outcomes 
Highways England 
 
 
 
Ap
Activity: 
 
Activity: 
Baseline Frequency: 
pend
Sub-Asset Type 
Specific repair maintenance 
Specific maintenance activity 
Occurrence of Activity that relates 
activity 
to be undertaken 
directly to the asset need 
ix
to be undertaken 
 E/B
Running lanes 
Full sweep 
N/A 
 
.
 
 Ba
 
 
 
s
Paved non-running areas 
Full sweep 
2 times 
 
eline
per year 
 
 
Rectify defect as instructed 
 
Carriageway, paved areas and paved central 
M
Litter pick to maintain to grade  Annually 
a
reservations of motorways and APTRs 

in
tenance
 
Motorway and APTR roundabouts and 
Litter pick to maintain to grade  Annually 
lay-bys, approach and slip roads 

 Re
qu
iremen
ts 

 
Table E/B.11  (continued) 
 
Maintenance requirements: Series: 4000 - Sweeping and Cleaning 
 
Verges, non-paved central reservations and 
 
 
 
 
 
amenity grass areas, including gate way 
Litter pick to maintain to grade  Annually 
 
features, village verges and special 

 
landscape features. 
 
 
 
All other parts of the Affected Property 
Litter pick to maintain to grade  N/A 
Rectify defect as instructed 
(non-paved, excluding amenity areas) 

 
 
Amenity areas 
Litter pick to maintain to grade  Annually 

 
 
Toilet Blocks 
Clean and maintain toilet 
Daily 
blocks 
Procedures: 
 
1)  Comply with the standards and grades of cleanliness given in the Code of Practice on Litter and Refuse (DEFRA, 2006). 
2)  Animal fatalities involving, farm stock, wild animals or game animals, are managed in accordance with guidance provided by the Department for the 
Environment, Food & Rural Affairs and the Animal and Plant Health Agency. 
92
3)  When domesticated animal fatalities are being recovered the following information is required: Date, location recovered from the network, animal type, 
 
colour, 
0pt details of any collars / tags / ear tattoos and scanned for microchips with details recorded, location the animal has been recovered to and submitted to 
Ap
the client. The animal shall be placed in cold storage and disposed of when instructed. 
pend
4)  Provide sweeping and cleaning cyclic and repair maintenance Item data in accordance with the requirements of the ADMM 
ix
5)  In delivering a sweeping and cleaning cyclic or repair maintenance Item, report problems or potential problems of the asset type and/or of other asset 
 E/B
types to the Client for consideration. 
. Ba
6)  Make recommendations to the Client to optimise the delivery of the sweeping and cleaning cyclic and repair maintenance Items in order to minimise 
s
non-value adding elements. 
eline
 M
a
in
tenance
 Re
qu
iremen
ts 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
© Crown copyright 2019. 
You may re-use this information (not including logos) free of charge in any format or medium, under the terms of the 
Open Government Licence. To view this licence: 
visit      www.nationalarchives.gov.uk/doc/open-government-licence/
write to the Information Policy Team, The National Archives, Kew, London TW9 4DU
or email xxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xxx.xx