This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Systems Information'.





 
Response and Information Unit 
Crown Office 
25 Chambers Street 
Edinburgh EH1 1LA 
 
 
 
PRIVATE AND CONFIDENTIAL 
 
 
Tel: 
0300 020 3000 
Carol Smith 
Text Relay prefix: 18001 
 
 
By email: 
 
 
                    
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
Our ref:  R021375 
 
 
2 August 2019 
 
 
 
 
 
Dear Carol Smith, 
 
I refer to your e-mail of 16 July 2019 in which you requested information for 2019 
under the Freedom of Information (Scotland) Act 2002 (FOISA). 
 
For clarity I have inserted our response after each of your questions and the 
individual question lists.  
 
 
1.        Number of Sites 
 
A:  
50 
 
 
2.        Number of Employees 
 
A:  
1,880 (current) 
 
 
3.        Number of IT Staff 
 
A:  
53.5 
 
Please note this is the number of COPFS employees and does not include 
contractors, temporary staff or partners working for ISD. 
 
 
4.        Annual IT Budget for current financial year 
 
A: 
£3.6m (Operating costs) 
 
 
 
 




www.copfs.gov.uk                         
 




 
 
5.         Number of Datacentres and locations, owned or third party 
 
A: 
Two; Central Belt of Scotland; owned 
 
 
6.         What storage vendor(s) and model do you currently use? 
 
A: 
Pure Storage Solution  
 
Please note we have provided details of our storage vendor solution but cannot 
provide/publish specific model details of our IT Infrastructure to protect our cyber 
resiliency and hardware management. Its disclosure could prejudice substantially 
the effective conduct of public affairs e.g. security. This information therefore is 
exempt under section 30(c) of FOISA. 
 
a.  When was the installation date of above storage vendor(s)? 
 
 
A: 
November 2018  
 
b.  When is your planned (or estimated) storage refresh date? (Month/year) 
 
 
A: 
November 2024, subject to future business needs 
 
c.  What is your estimated budget for the refresh? 
 
 
A: 
Not yet known 
 
d.  What date does your storage support contract end? (Month/year) 
 
 
A: 
November 2024 
 
e.  What is the value of your storage support contract? 
 
 
A:  
£298k 
 
f.  What is the capacity of the storage data in TB? 
 
 
A:  
76TB 
 
g.  Is your storage hosted by a third party or onsite? 
 
 
A:  
Onsite 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 




www.copfs.gov.uk                         
 




 
7.  
What backup software and hardware do you use? 
 
 
A:  
EMC Solution 
 
a.  How much data do you backup in TB? 
 
 
A:  
140TB 
 
b.  When is your planned (or estimated) backup software refresh date? 
(Month/year) 
 
 
A:  
Not yet confirmed 
 
c.  What is the estimated budget for your backup software refresh? 
 
 
A:  
Not yet known 
 
d.  When does your backup support contract end? (Month/year) 
 
 
A:  
March 2020 
 
e.  What is the value of your backup support contract? 
 
 
A:  
£198k 
 
f.  Is your backup hosted by a third party or retained onsite? 
 
 
A:  
Onsite  
 
 
8. What compute vendor(s) and model do you currently use? 
 
 
A:  
Various Wintel devices  
 
a.  Number of servers? 
 
A:  
200 
 
b.  What operating system(s) do you use? 
 
 
A:  
Windows; Linux 
 
c.  What percentage is virtualised? 
 
 
A:  
75% 
 
d.  Virtualisation platform? 
 
 
A:  
VMware Solution 
 
 
 




www.copfs.gov.uk                         
 




 
e.  When is your planned (or estimated) compute refresh date? 
(Month/year) 
 
 
A:  
Ongoing 
 
f.  When does your compute support contract end? (Month/year) 
 
 
A:  
Several IT compute support contracts in place 
 
g.  What is the value of the compute support contract? 
 
 
A:  
£500k 
 
h.  Is this hosted by a third party or onsite? 
 
 
A:  
Onsite 
 
 
9. If you outsource your IT works, please provide who it is with and when the 
contract started and ends 
 
 
A:  
N/A 
 
 
10. Do you use cloud services, eg Azure/AWS? 
 
 
A:  
No 
 
 
11. How much do you spend per year on the above service? 
 
 
A:  
N/A 
 
 
12. In addition, please provide a copy of your current IT Strategy and an 
organisation chart depicting the IT department with contact names and 
telephone numbers. 
 
Our current Digital Strategy is published on the COPFS website at: 
 
https://www.copfs.gov.uk/images/Documents/Publications/Strategies/COPFS%20Di
gital%20Strategy%2030JAN17.pdf 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 




www.copfs.gov.uk                         
 





 
Functional organisation chart of COPFS’ IT Department: 
 
 
 
Keith Dargie is our Chief Digital Officer and is the most senior person in the IT 
Department and the principle point of contact. He can be contacted via our National 
Enquiry Point details of which are accessible at www.copfs.gov.uk/contact-us.  
 
If you are dissatisfied with the way in which your request has been handled, you do 
have the right to ask us to review it. Your request should be made within 40 working 
days of receipt of this letter and we will reply within 20 working days of receipt. If 
you require a review of our decision to be carried out, please e-mail 
xxx@xxxxx.xxx.xx 
 
The review will be undertaken by staff not involved in the original decision making 
process. 
 
If our decision is unchanged following a review and you remain dissatisfied with 
this, please note that although generally under section 47(1) of FOISA there is a 
right of appeal to the Scottish Information Commissioner, where the information 
requested is held by the Lord Advocate as head of the systems of criminal 
prosecution and investigation of deaths in Scotland, under section 48(c) no 
application can be made as respects a request for review made to the Lord 
Advocate.  The information you have requested appears to fall into that category, 
although ultimately it would be for the Commissioner to decide whether that was the 
case should you refer the matter to him. 
 
In circumstances where section 48(c) does not apply and the Commissioner 
accepts an appeal, should you subsequently wish to appeal against that decision, 
there is a right of appeal to the Court of Session on a point of law only. 
 
Yours sincerely 
 
H Hart 
Response and Information Unit 
 
A Register of FOI responses is published on the FOI page on the COPFS website: 
www.copfs.gov.uk. 
 
 




www.copfs.gov.uk