This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'agreement with amazon for the NHS/Alexa work'.


 
 
Freedom of Information Team  
 
Department of Health and Social Care  
 
39 Victoria Street 
 
London 
 
SW1H 0EU  
www.gov.uk/dhsc 
 
 
Mr Sam Smith 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
31 October 2019 
Dear Mr Smith, 
 
Freedom of Information Request Reference FOI-1182708 
 
Thank you for your request dated 10 July in which you asked the Department of Health and Social 
Care (DHSC):  
 
“Dear Department of Health and Social Care, 
 This morning the Secretary of State promoted work by Amazon to make NHS information 
available via Alexa smart speakers. 
 We understand there is an agreement in place between Amazon and DHSC/NHS covering some 
aspects of this feature 
 Please provide a copy of that agreement, and any referenced documents within it which are not 
otherwise in the public domain (such as an impact assessment or business case for doing any 
custom work on the NHS side) ”  
   
Your request has been handled under the Freedom of Information Act (FOIA). 
 
I can confirm that the Department holds information relevant to your request.  A redacted version of 
the agreement with Amazon can be found at: 
 
https://www.contractsfinder.service.gov.uk/Notice/919533b2-4d46-4c72-bf2b-4e320cff572e 
 
You will note that a limited number of clauses have been redacted (blacked out) from the 
agreement.  We consider that this information is exempt under Section 43(2) of the FOIA, which 
exempts information where the release would, or would be likely to, prejudice the commercial 
interests of any entity, including the public authority holding the information.  This information has 
therefore been redacted from the agreement that is published on Contracts Finder.   
 
In this case, we consider that the release of the redacted clauses would be likely to prejudice the 
commercial interests of Amazon on the basis that it would make public the non-standard terms that 
Amazon has been willing to enter into in respect of this agreement.  We consider that this would 
harm Amazon’s negotiating position when entering into agreements with other parties in the future, 
which in turn would be likely to prejudice their commercial interests.  Additionally, disclosure of the 
redacted clauses is likely to prejudice existing agreements between Amazon and other parties, 
which could result in other parties challenging Amazon over the terms and conditions of their 
agreements.   

 

  
Section 43 is a qualified exemption and, as such, we are required to consider whether the public 
interest falls in favour of releasing or withholding the information.   
 
We recognise that there is a general public interest in the disclosure of this agreement given its 
high-profile nature and the general obligation of government to act with transparency and 
accountability.  There is also a public interest in securing the best use of public resources and in 
ensuring fair commercial competition.   
 
As mentioned above, the redactions to the agreement withhold certain commercially sensitive 
information that is exempt under section 43(2) FOIA, as to disclose that information would be likely 
to prejudice the commercial interests of Amazon, both for future negotiations and potentially for 
existing agreements with other parties.   
 
In the case of this agreement, there is a general public interest in protecting the commercially 
sensitive information from disclosure.  We consider that disclosure would be likely to cause third 
parties to be reluctant to enter into agreements with public authorities if they knew that 
commercially sensitive information contained within agreements could be disclosed and therefore 
prejudice their commercial position.   
 
The public interest in the disclosure of the agreement with Amazon is largely focussed on the issue 
of sharing personal data.  The redacted clauses in the agreement cover unrelated commercial 
issues and therefore do not advance the public understanding of the issue of sharing personal 
data.   
 
Although there is public interest in understanding the arrangements between the DHSC and 
Amazon, we determine that this will have been achieved by the unredacted information about the 
agreement that has been published, because of the reasons set out above.  It is therefore our view 
that the public interest in withholding the redacted information outweighs the public interest in 
supplying it.  In addition, certain personal information, will also be redacted in the agreement. This 
information is exempt from disclosure under Section 40(2) of FOIA as disclosure of this personal 
information would breach the data protection principles.  In particular, we consider that the 
disclosure of this personal information would be unfair and breach the first data principle. 
 
If you are not satisfied with the handling of your request, you have the right to appeal by asking for 
an internal review.  This should be submitted within two months of the date of receipt of the 
response to your original letter and should be addressed to the address at the top of this letter, or 
the email address at the end of this letter. 
   
Please remember to quote the reference number above in any future communications.  
 
If you are not content with the outcome of your internal review, you may complain directly to the 
Information Commissioner (ICO) who may decide to investigate your concerns.  Generally, the ICO 
cannot make a decision unless you have already appealed our original response, and received our 
internal review response.   The ICO will not usually investigate concerns where there has been an 
undue delay in bringing it to their attention.  You should raise your concerns with them within three 
months of your last meaningful contact with us. 
 
 
 
The ICO can be contacted at:  
  
 
 


The Information Commissioner's Office  
Wycliffe House 
Water Lane  
Wilmslow 
Cheshire  
SK9 5AF  
 
https://ico.org.uk/concerns/ 
 
 
Yours sincerely, 
 
Ed Franklyn 
Freedom of Information Officer 
 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx