This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'PIP Contract Meetings - Minutes & Change Requests'.


OFFICIAL – SENSITIVE 
 
Minutes 
 
 
 
Title: 
PIP Independent Assessment Services Lot Performance Group (Lot 1 and Lot 3) 
Date:S38 
Wednesday 28th November 2018 11:00am to 15:00pm 
Location:S38 
Lotus Room, Five Ways House, Islington Row, Birmingham B15 1SL 
Chair:S40(2) 
Steve Jones 
DWP Contracted Health & Employment Services 
Attendees:S40(2)  Jon Morgan 
DWP Contracted Health & Employment Services 
Idrees Mohammed 
DWP Contracted Health & Employment Services 
Lorraine Wheatley 
DWP Contracted Health & Employment Services 
Lee Howard 
DWP Commercials 
Suzanne Williams 
DWP Disability Services, Disputes & Resolution 
 
Directorate  
Sharon Brown 
DWP OED Service Design & Management 
Simon Bartlett 
DWP PIP Service Centre Cluster Manager 
 
 
Stuart Paterson 
IAS Future Delivery/Performance 
Andy Cadley 
IAS PIP Client Reporting & Service Level Manager 
Regan Ridings 
IAS PIP Head of Clinical Delivery 
Katie Parrott 
IAS PIP HR Business Partner 
 
 
 
Notes:S40(2) 
Jayne Collins 
DWP Contracted Health & Employment Services 
Observers:S40(2)  Paul Neate 
DWP Contracted Health & Employment Services 
Wendy Beckett 
DWP Contracted Health & Employment Services 
Alison Best 
DWP Contracted Health & Employment Services 
1.  Welcome and Introductions 
Steve S40(2) thanked everyone for attending.  
The minutes from the previous meeting were signed off as an accurate reflection of that meeting. 
2.  Action Points 
Jayne S40(2) took the attendees through all the outstanding action points (see Action Point Log for 
further details of all outstanding actions).  
3.  IAS Performance Update 
Katie Parrott S40(2)  talked through the presentation, additional information as follows;      
     Recruitment 
  51 S43 new starters in November, resulting in a forecast FTE of 706 by the end of December.  
  Trainers and mentors have been recruited to cover the additional training course in December, 
IAS are confident that plans are in place to handle the number of new starters in the business. 
  An update on Pymetrics S43 will be available in December. 
     
 

OFFICIAL – SENSITIVE 
 Absence  
  Slight increase in October by 0.6% on previous month. 
  NW region is reducing month on month and the SE is beginning to see a reduction. 
  Process maps have been issued to help Managers manage short term absences. 
  Figures are not available for supply chain partners. Emma Thornhill S40(2) will be invited to the 
January meeting to provide an update on recruitment, sickness & attrition. (AP01 28-11-18) S30 
  Katie S40(2) to talk through the Predictive Model S43 at the next meeting and share the analysis. 
(AP02 28-11-18) S30 
  Attrition  
  There has been a significant decrease in ‘Front Office’ attrition with 23 S43 leavers and 7 S43 
staff reducing hours.  
  IAS will confirm attrition for September as the current dashboard reports 54, S43 and the 
previous months dashboard reported 47 S43 for the same month. (AP03 24-10-18) S30 
It was noted that figures are not translating into FTE numbers, and specifically Lot 3. IAS stated 
that they are confident of future positive growth with the number of activities currently taking 
place. 
     Forward Look on Performance  
Stuart S40(2)  talked through the presentation, additional information as follows;      
  DWP to share sight of the AR Postcode scan in December (AP04 24-10-18) S30 
  Lot 1 expect an improved performance in SLA4a in January 
  Lot 3 will see a reduction in the How from Jan-Mar and significant improvements in performance 
of SLA4a from April 
  IAS are on course to achieve the November clearance forecast 
  The SLA4 Tracker will be refreshed with revised plans to include a forward look until July 2019. 
(AP05 24-10-18) S30 
  Cases over 100 days - 40 cleared and 13 have appointments booked 
  Cases over 55 days - 7,132 outstanding. IAS expect this number to begin to reduce by the end of 
November to under 6k and under control during Jan/Feb 
  Steve Jones S40(2) asked what contingency plans are in place.IAS stated that overtime is a 
contingency and has not been included in forecasts 
  Jon Morgan S40(2) requested early sight of any issues that may arise going forward  
o   
4.  CHES Performance Review – October 18 
     In addition to the Performance Update from IAS   
     Lot 1 Performance: 
  FTA - Rate increased to 9.4%. This is though in part to be attributed to school half term 
  SLA4 - 68.6% post mitigation 
  Cases over 40 Days - Increase to 6,986 
 

OFFICIAL – SENSITIVE 
  Cases over 55 Days - Inceased from 1,599 to 2,046 
  Clearances - 40,778 cases were cleared which has resulted in a reduction in the How to 52,364 
  SLA1 - 3.5% in month with a rolling month figure of 3.2% 
  SLA14 - Although volumes are small, IAS to share further details on cases that have failed the 
target and discussions will be had going forward to consider whether future mitigation is 
appropriate. (AP06 24-10-18) S30 
     Lot 3 Performance:  
  FTA - Rate increased to 9.7%.  
  SLA4 - 44% post mitigation 
  Cases over 40 Days - Increase to 14,303 
  Cases over 55 Days - Inceased from 2,997 to 5,083 
  Clearances - 35,748 cases were cleared which has resulted in a reduction in the How to 55,164 
  SLA1 - 3.5% in month with a rolling month figure of 3.5% (IAS are awaiting decision on sample 
size which could affect September performance and rolling 3 month figure) 
  SLA14 - As in Lot 1 IAS will  share details of cases that have failed the target. 
5.  DWP Operations Update 
 
  Sharon S40(2) updated the meeting regarding the two test & learns linked to FTA cases and 
appointment bookings. A telekit has been arranged with Capita for further discussion. 
  MH is ongoing. Of the 1.8M cases ,139,612 cases have been actioned by Case Managers. In 
addition,  222 MR cleared and 162 outstanding.  Approx 4 per week are overturned. S43 
  OM affects PIPRA cases only when they have failed to comply or attend.  These cases will be 
put back into the PIP journey and DLA will be reinstated. Numbers are very low. S43 
  AR cases, there are 300,000 cases which are enhanced enhanced without the max 10 year 
review, it is expected around two thirds of these cases with have their review date extended. 
 
6.  A.O.B 
 
  Service Level Exception Report & Heat Maps - Andy S40(2) asked if DWP still consider these 
reports to be of value and wish to continue to receive them. (AP07 24-10-18) S30 
  Future LPG Meetings - DWP will review the agenda and in particular the Quarterly standing 
items going forward. Steve S40(2) confirmed that  documents were still required for the 
December meeting. (AP08 24-10-18) S30 
  Regan S40(2)  requested details of DWP staffing over the Christmas period. Suzanne will 
provide details for DWP ops and MOU. (AP09 24-10-18) S30 
Next Meeting: 
Thursday 20th December 2018 (1pm - 3pm) via Telekit S30 
Contact: 
Jayne Collins S40(2) 
Email: 
Jayne.collins S40(2) @dwp.gsi.gov.uk