This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'FOI: bereavement services'.


 
  
Headquarters Joint Force Development  
Defence Academy of the UK 
Shrivenham 
Swindon SN6 8LA 
United Kingdom 
 
E-mail: xxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xx 
 
Ref: FOI2019/07750/07751/07752 
 
Ms Poppy Damon 
                                     30 July 2019 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
Dear Ms Damon, 
 
Thank you for your email of 3 July 2019 in which you request the following information:  
 
“I’m looking for information regarding the bereavement services which are available in your 
university or college [Royal College of Defence Studies, Joint Services Command and Staff 
College and the Defence College of Management and Technology]. Please could you answer the 
following:  
 
1. 

Do you offer special provisions for counselling services for students specific to 
bereavement? Y/N  
2. 

Do you offer any support or counselling services for students? Y/N  
3. 
Do you have an institution wide policy/guidance regarding caring for students following a 
bereavement? Y/N  
4. 

Do your policies or practices exclusively relate to support for students who have lost 
parents or does your support factor in other forms of bereavement, such as losing a sibling? 
5. 

Can you tell me what special provision you have for offering extensions and academic 
breaks in study after a bereavement?  
6. 

How much money did you allocate to counselling and support services for bereavement per 
year (Jan 2016-Jan 2019)? 
7. 

If you feel you would like to offer an opinion, would you say your institution feels you are 
offered enough from the Government in order to support students who have experienced 
bereavement while studying?” 
 

We are treating your correspondence as a request for information under the Freedom of Information Act 
2000 (FOIA). We have now completed a search of our records for the information you requested, and 
we can confirm that information within scope of your request is held.  
 
We should begin by explaining that the Royal College of Defence Studies (RCDS), the Joint Services 
Command and Staff College and the Defence College of Management and Technology (now the 
Technology and Business School) are all colleges within the Defence Academy of the United Kingdom 
(DefAc).  We are therefore answering in a single response to your three requests. 
 
Because DefAc is a Ministry of Defence establishment you can hopefully appreciate that the 
bereavement system is somewhat different to that of a civilian university or college in the way it deals 
with death or bereavement.  Firstly, all the students are over the age of 18 and are in full time 
employment in the Armed Forces or Civil Service.  Secondly, the military, by nature of their employment, 
are routinely exposed to traumatic events on operations, during training and military exercises but it is 
also recognised that off duty incidents can also be traumatic for individuals, including bereavement.  
Management of traumatic stress related problems is primarily a chain of command responsibility, with 
medical and welfare services in support as required. 
 
 

 
Trauma Risk Management (TRiM) is a strategy for providing support to Armed Forces personnel 
involved in a traumatic event; a traumatic incident is any event that can be considered to be outside of 
an individual’s usual experience, and which has the potential to cause physical, emotional or 
psychological harm.  It is a chain-of-command function that depends on good leadership and robust 
Human Resource management and is supported by specialist medical agencies.  It is conducted by 
members of the individuals’ peer group in the first instance, rather than by medical or welfare specialists. 
The intention is to help individuals use their own coping mechanisms in order to keep them 
operationally effective, and to identify if further support is needed. 
 
We will now address each of your questions in turn: 
 
1.  No.  DefAc has adopted the TRiM model in order to support its personnel, both staff and 
students.  Please see the attached leaflet that is handed out to personnel after an incident or 
a death, that would include family members.  It does not employ trained councillors but does 
have many bereavement aware individuals who can sign post to the right external agency if 
an issue is identified (ie CRUSE).  The Academy does have a dedicated Padre on site who is 
qualified, and a Welfare Officer, who is a military officer and has a small team in support. 
 
2.  As Q1. 
 
3.  No, not specific to bereavement and not specific to DefAc.  TRiM is Defence wide and 
covering all traumatic events. 
 
4.  We support an individual who has been involved in a traumatic event including parents, 
siblings, friends etc. 
 
5.  If they were removed from a course and signed off work for more than 14 days after a 
recommendation from the Senior Medical Officer after consultation with a Community 
Psychiatric Nurse (CPN), the chain of command would remain responsible for contacting the 
individual on a weekly basis and the Medical Officer and CPNs would continue to assess 
them.  This is called the Wounded Injured Sick Management System. 
 
6.  Counselling provision for bereavement is generally provided by the third sector. 
 
7.  The FOI Act gives a general right to recorded information held by or on behalf of a public 
authority. It does not oblige us to respond to requests for unrecorded opinions or create new 
information to fulfil the request. 
 
If you have any queries regarding the content of this letter, please contact this office in the first instance.  
Following this, if you wish to complain about the handling of your request, or the content of this 
response, you can request an independent internal review by contacting the Information Rights 
Compliance team, Ground Floor, MOD Main Building, Whitehall, SW1A 2HB (e-mail CIO-FOI-
xx@xxx.xxx.xx)
. Please note that any request for an internal review should be made within 40 working 
days of the date of this response.  
 
If you remain dissatisfied following an internal review, you may raise your complaint directly to the 
Information Commissioner under the provisions of Section 50 of the Freedom of Information Act. Please 
note that the Information Commissioner will not normally investigate your case until the MOD internal 
review process has been completed. The Information Commissioner can be contacted at: Information 
Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF. Further details of 
the role and powers of the Information Commissioner can be found on the Commissioner's website at 
https://ico.org.uk/. 
 
Yours sincerely, 
 
JFD Secretariat 
 
 
 
 
 

 
Encl: Defence Academy of the UK Trauma Risk Management (TRIM) Handout.