This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Tube Union agreements & policies'.

 
 
LONDON UNDERGROUND  LIMITED 
 
HARASSMENT & 
BULLYING 
PROCEDURE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
LU Employee Relations 
24 th  M a y 2018 



 
Harassment & Bullying Procedure 
 
 
 
 
 
 
 
1.0 
INTRODUCTION AND OBJECTIVES 
1.1 
Every  employee  has  the  right  to  a  supportive  working  environment  free  from 
harassment  and  bullying. We  all  share  responsibility to  create  safe  and  supportive 
working  environments  and  this  includes  behaving  in  a  responsible,  moderate  and 
sensitive manner in all dealings with others. 
1.2 
The  overarching  aim  of  LU  is  to  develop  work  environments  that  support  and 
encourage all staff to be relaxed and confident in whatever role they perform, by: 

Discouraging and removing harassment & bullying from the workplace; and 

Raising awareness of language, behaviour and conduct that has the potential 
to cause offence or upset colleagues. 
1.3 
Where harassment or bullying matters arise, the objective is to: 

Encourage prompt and decisive management action; 

Minimise the risk of entrenchment and counter claim; 

Provide an escalation route for individuals impacted by continuing issues. 
2.0 
SCOPE 
2.1 
This  procedure  covers  all  LU  employees  and is  relevant  for matters  that  fall within 
the definitions of harassment and bullying. 
2.2 
If in any doubt the decision as to whether a matter is harassment or bullying will be 
determined  by  an  accredited  manager  after  discussion  with  the  complainant. 
Complaints  that  do not  fall within  the  agreed definitions will  be dealt with  under the 
Individual Grievance Procedure. 
3.0 
DEFINITIONS 
3.1 
Harassment  is  unwanted  conduct  affecting  the  dignity  of  employees  in  the 
workplace.  It  may  be  related  to  age,  sex,  race,  disability,  religion,  sexuality, 
nationality  and  may  be  persistent  or  an  isolated  incident.  The  conduct  may  be 
physical,  verbal  or  non-verbal  and  has  the  purpose  or  effect  of  violating  another 
person’s  dignity  or  creating  an  offensive,  intimidating,  hostile,  degrading  or 
humiliating environment. 
3.2 
Bullying  is  offensive,  intimidating, malicious  or insulting behaviour,  or  an  abuse  or 
misuse  of  power  or  authority  through  means  intended  to  undermine,  humiliate  or 
denigrate  the  recipient  or  which  could  be  reasonably  perceived  by  the  recipient  to 
be so intended. 
3.3 
If  an  employee  makes  a  complaint  it  will  be  assumed  at  the  outset  this  has  been 
made  in  good  faith  and  that  the  employee  genuinely  believes  they  have  been 
harassed  or  bullied.  In  all  cases,  the  perception  of  the  recipient  and  whether  this 
perception is  reasonable will  be taken  into consideration.  It is  acknowledged that in 
some cases, the recipient’s perception could be unreasonable. 
 
 
 
 
 
 
 
 
LU Employee Relations 
Page | 2 
 
 
 
 



 
Harassment & Bullying Procedure 
 
 
 
 
 
4.0 
HOW CAN HARASSMENT & BULLYING BE RECOGNISED? 
4.1 
Harassment and bullying do not just arise from face to face contact, they may be by 
written  communications,  electronic  (e)mail,  social  media,  phone,  or  automated 
supervision methods. 
4.2 
The  source  of  harassment  or  bullying  may  be  a  single  colleague,  several 
colleagues,  a  manager  or  a  contractor.  Examples  of  what  would  be  regarded  as 
unacceptable behaviour may include: 
- spreading malicious rumours, or insulting someone (particularly on the grounds of 
race, sex, disability, age, ethnicity, sexual orientation and religion or belief) 
- ridiculing or demeaning someone 
- picking on others or setting others up to fail 
- exclusion or victimisation 
- unfair treatment 
-  overbearing  supervision  or  misuse  of  power  or  position  (including  threats  or 
comments about job security without foundation) 
- unwelcome sexual advances 
- touching, standing too close, display of offensive materials 
5.0 
PRINCIPLES 
5.1 
Complaints of harassment and bullying are to be dealt with in confidence and every 
effort should be made to resolve complaints informally and swiftly. 
5.2 
The  individual’s  view  as  to  how  their  complaint  is  to  be  managed  is  paramount. 
Employees  may  seek  support  and  advice,  in  confidence,  from  Management, 
Harassment & Bullying Advisers or Trade Union representatives. 
5.3 
Serious  or persistent  harassment  or  bullying  is  regarded  as  gross  misconduct  and 
may  result in summary  dismissal. Documentation  for such  disciplinary  hearings  will 
be prepared by Accredited Managers. Disciplinary and appeal hearings considering 
cases  involving  harassment  or  bullying  will  be  chaired  by  an  independent 
Accredited Manager. 
5.4 
No  complaint will  be considered  to  have  been  made in  bad  faith  simply because it 
was judged to be unfounded after investigation. Nevertheless, where a complaint is 
believed  to  have  been  made  in  bad  faith, maliciously or  vexatiously,  the  employee 
who made the complaint and those who provide evidence in support will be subject 
to investigation and thereafter possible disciplinary action. 
5.5 
In  cases  where  informal  action  is  appropriate  or where  the  disciplinary outcome  is 
not  dismissal,  support  and/or  counselling  will  be  given  to  those  found  to  have 
harassed  or  bullied  others,  to  encourage  change  of  behaviour  and  attitudes. 
Support  and/or  counselling  will  also  be  offered  to  those  found  to  have  been 
harassed or bullied. 
5.6 
Complainants  have  the  right  to  seek  an  independent  review  by  an  Accredited 
Manager if initial formal management interventions are ineffective. 
 
 
 
 
LU Employee Relations 
Page | 3 
 
 
 
 



 
Harassment & Bullying Procedure 
 
 
 
 
 
5.7 
Details  of  cases  will  be  recorded  in  respect  of  equality,  grade,  time  taken  and 
outcome  in  order  to  measure  the  effectiveness  of  the  procedure  and  enable 
continuous improvement. 
6.0 
ROLES AND RESPONSIBILITIES 
6.1 
Employees should: 
a) 
Highlight concerns  as  early as  possible  and make all  efforts  to support  early 
and local resolution of matters. 
b) 
Co-operate  with  formal  and  informal  processes  and  investigations  as 
requested. 
c) 
Treat colleagues with dignity and respect throughout. 
6.2 
Employing Managers should: 
a) 
Intervene  promptly  and  decisively  when  issues  arise,  respect  indicated 
timescales  as  far  as  is  practicable,  and  be  proactive  and  determined  to 
ensure the issues are appropriately dealt with. 
b) 
Minimise  the  risk  of  escalation  and  entrenchment  through  positive  and 
authoritative  support  for  corrective  behavioural  change  (including  use  of 
mediation). 
c) 
Seek advice promptly from accredited managers where appropriate to do so. 
d) 
Ensure those complaining of or responding to alleged harassment or bullying 
are aware of the support that is available to them. 
e) 
As far as is reasonable, respect the preferences and rights of all involved. 
6.3 
Accredited Managers (AM) should: 
a) 
Provide  expertise  and  encourage  consistency  through  advice  and  guidance 
to individuals and managers to effectively manage and resolve issues 
b) 
Undertake  investigations  and  chair  disciplinary  and  appeal  hearings  where 
the issue has arisen under the harassment & bullying procedure. 
c) 
Ensure  appropriate  disciplinary  action  is  taken  where  serious  or  persistent 
instances of harassment or bullying are identified. 
d) 
Ensure  appropriate  action is taken  in the event  a  complaint is found  to have 
been made in bad faith, maliciously or for vexatious reasons. 
e) 
Work to indicated timescales as far as is practicable. 
f) 
Maintain knowledge, skills and expertise. 
7.0 
RAISING A COMPLAINT 
7.1 
Whatever is decided upon, the purpose of this procedure is to focus on finding a 
resolution for the complainant that removes the risk of continuing harassment or 
bullying. 
 
7.2 
In some instances, the alleged harassment or bullying may be such that an informal 
intervention is not appropriate. If in any doubt complainants are encouraged to seek 
advice from their Employing Manager.   In the rare instance that the manager feels 
 
 
 
LU Employee Relations 
Page | 4 
 
 
 
 



 
Harassment & Bullying Procedure 
 
 
 
 
 
that the harassment or bullying reported is of a serious nature and must be dealt with 
formally, but the complainant is opposed to this, the manager must override the 
wishes of the complainant and ensure it is formally reviewed. 
 
8.0 
INFORMAL RESOLUTION 
 
8.1 
Should an employee identify an issue that they believe constitutes less serious 
harassment or bullying, they are encouraged to raise the matter in the first instance 
directly with the other party or parties, to resolve the situation between them if at all 
possible.  In so doing, the complainant and respondent may wish to seek advice and 
support from a harassment & bullying adviser, a TU representative, workplace 
colleague, or a manager. 
 
8.2 
Where a course of action to resolve the matter is agreed: 
 
Management will work with individuals as necessary to ensure that the agreed 
informal action is taken. 
 
The  relevant  Manager  and  the  Complainant  should  meet  after  an  agreed 
interval and review whether the action has been successful or not. 
8.3 
If informal intervention is successful in resolving the matter, the Complainant should 
complete the relevant monitoring form and send to xxx@xxxx.xxx.xxx.xx 
 
9.0 
FORMAL RESOLUTION 
 
9.1 
A formal complaint is the appropriate step to take in the event the matter remains 
unresolved following informal intervention, or where the individual or their Employing 
Manager believes the matter to be so serious that formal intervention is required. 
 
9.2 
The Complainant may be represented by a workplace colleague or a TU 
representative at meetings held as part of the formal process.  The employee who is 
the subject of the complaint may be similarly represented if they are suspended from 
duty ahead of looking into the complaint. 
 
9.3 
Step  1  –  The  complaint  must  be  made  in  writing  and  submitted  to  the  Employing 
Manager  or  PMA,  ideally  within  28  days  of  the  issue  arising  or  informal  action 
having  failed  if  at  all  practicable  (there  is  however  no  formal  time  limit  for 
submission of complaints). 
9.4 
Step 2 – The Employing Manager to ensure a meeting is held with the complainant 
as  soon  as  is  practicable,  and  in  any  event  within  7  days  of  the  complaint  being 
received,  to  explore  what  actions  might  resolve  the  matter,  and  enable  discussion 
as  to:  (a) whether  the issue raised meets  the  definition of  harassment or  bullying; 
(b)  the  seriousness  of  the matter  and  how  it  is  to  be  dealt with;  (c)  whether  risks 
arise that need consideration. In so doing the Manager should bear in mind: 
(i) 
Advice  may  be  sought  from  an  AM  (or  PMA where  trained  as  AM) as  to  the 
seriousness  and  relevance  of  the  matter  raised.  Advice  to  be  given  within  5 
days. 
 
 
 
LU Employee Relations 
Page | 5 
 
 
 
 



 
Harassment & Bullying Procedure 
 
 
 
 
 
(ii) 
In  more  serious  cases,  the  immediate  working  arrangements  must  be 
reviewed  to  separate,  where  necessary,  the  parties  involved.  This  could 
involve the respondent being stood down or suspended pending completion of 
the  review  (in  accordance  with  the  Discipline  at  Work  Procedure).  The 
necessity for such action to continue should be regularly reviewed throughout 
the subsequent process. 
(iii)  If  the  matter  directly  implicates  or  involves  the  Employing  Manager,  or  the 
Manager  and/or  Complainant  believe  that  it  is  potentially  so  serious  that  it 
would  be  better  considered  by  an  AM,  then  the  Employing  Manager  must 
ensure  the  matter  is  referred  without  delay  to  an  independent  AM  (via  the 
PMA) for review on their behalf. 
9.5 
Step 3 – The Manager (or AM) reviews the complaint, and conducts any follow-up 
enquiries necessary. 
 
9.6 
Step  4  –  The  Employing  Manager  (or  AM  if  9.4  (iii)  applies)  to  provide  to  the 
complainant,  ideally  within  28  days  of  the  initial  meeting  (or  referral  to  AM)  their 
decision  and  recommended  action  seeking  to  address  the  matter  and  prevent 
further issues arising. 
9.7 
IF the outcome is that there  is evidence  of harassment or bullying,  then  one of the 
following would normally apply: 
-  a  referral  to  the  disciplinary  procedure  for  Gross  Misconduct  (for  serious  or 
persistent harassment or bullying) or Misconduct (for less serious instances); and/or 
-  other  formal  (or  informal)  action  to  resolve/address  the  underlying  concern  (for 
example, training, support, mediation, behavioural change). 
9.8 
IF the outcome is that there is not evidence of harassment or bullying, the Manager 
(or  Accredited  Manager)  will  meet  with  the  Complainant  (and  their  Trade  Union 
representative  or  workplace  colleague  if  appropriate),  and  separately  with  the 
Respondent,  to  explain  their  conclusion.  This  will  then  be  confirmed  in  writing  to 
both parties. This does not preclude other action (for example, mediation) that may 
be appropriate to address ongoing relationship issues. 
9.9 
The  Manager  (or AM) will  then complete  the  relevant  monitoring  form  and send  to  
xxx@xxxx.xxx.xxx.xx 
10.0 
Appeal 
10.1 
The complainant has the right to appeal. 
 
The appeal must be made in writing to the PMA within 7 calendar days of the 
decision being received in writing, stating why they disagree with the decision 
or action taken. 
 
The  appeal will be  reviewed by an independent  AM not previously involved  in 
the case. 
 
The  AM  will meet with  the Complainant within  7 days, and  then  carry out  any 
further enquiries deemed necessary. 
 
The  AM  will  inform  the  Complainant  of  the  outcome  of  the  appeal  within  28 
days  of  the  appeal  meeting,  ideally  face  to  face,  and  confirm  this  in  writing. 
 
 
LU Employee Relations 
Page | 6 
 
 
 
 



 
Harassment & Bullying Procedure 
 
 
 
 
 
Where  the  appeal  overturns  an  earlier  management  decision,  any  further 
action now required will be progressed by a manager not previously involved. 
 
The  AM  to  complete  the  relevant  monitoring  form  and  send  to  
xxx@xxxx.xxx.xxx.xx 
11.0  VEXATIOUS / MALICIOUS COMPLAINTS 
11.1 
Vexatious complaints are persistent complaints of harassment or bullying where the 
perception  held  is  not  justified  and  the  AM  view  is  that  a  reasonable  employee 
would see that to continue with the complaint is unreasonable. 
11.2 
Malicious  complaints  are  one-off  complaints  of  harassment  or  bullying  where  the 
perception  held  is  not  justified  and  the  AM  view  is  that  the  employee  has 
deliberately set out to damage the reputation of the other party. 
11.3 
In  the  event  an  AM  decides there  is  evidence  that indicates  a  complaint may have 
been made in bad faith, maliciously or for vexatious reasons, the AM must: 
 
Decide  whether  this  requires  formal  or  informal  action  and  feed  this  back  to 
the original complainant and their employing manager; 
 
If  informal  action,  provide  suitable  advice  including  recommendations  for 
action as necessary; 
 
If sufficiently serious to warrant formal action, initiate a fact find in accordance 
with  the  disciplinary procedure,  and  as  part  of  this provide  opportunity for the 
original respondent to explain the impact on them of the original complaint; 
 
Oversee the preparation of disciplinary brief and papers; 
 
Ensure  that  records  of  the  original  harassment  complaint  are  updated  to 
include the eventual outcome. 
12.0  Privacy and data protection 
12.1 
TfL will comply with privacy and data protection legislation relating to the processing 
of your personal data.  
12.2 
TfL  will  process  your  data  primarily  to  enable  us  to  perform  our  contract  with  you 
(including  to  perform  this  policy),  and  to  enable  TfL  to  comply  with  our  legal 
obligations.  
12.3 
Disclosure of records   
12.4 
Any reports and interview notes will be disclosed as outlined within the policy above. 
To protect the legal rights of all individuals involved in the investigation and fulfil TfL's 
duty of care as an employer, and comply with data protection and privacy legislation, 
TfL may need to remove information that may lead to the identification of employees 
and/or members of the public.  
12.5 
Retention periods 
12.6 
Any letters, reports and interview notes will be retained for seven years from the date 
the matter was formally closed.  When deciding upon any appropriate sanction, only 
warnings that are live will be disclosed or considered.  
12.7 
For further details, please refer to the TfL website.  
 
 
LU Employee Relations 
Page | 7