This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'TMB Minutes and Papers'.



 
 
   
   
  
 
 
 

Formatted: Font color: Dark Red
Longsands Academy 
Behaviour Management 
Policy 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
 

 
This policy will be reviewed in March 2020 
 
Statement of Principles and Outline Practice on  
Behaviour and Discipline 
 
(Based  on  guidance  for  Governing  Bodies  published  by  the  Department  for  Education  in 
November 2011, incorporating amendments in the Education Act 2011 to the provisions on 
the Education and Inspections Act 2006, the Education Act  of 2002, the Schools Standards 
and  Framework  Act  of  1998  and  the  Independent  Schools  Standards  regulations  2010  for 
Academies and Free Schools). 
 
Context 
 
In  accordance  with  statutory  requirements,  the  Trust  Board  of  Astrea  Academy  Trust  has 
formulated  this policy in order to support the  maintenance of good order within  Longsands 
Academy (and for those students educated at our alternative provision  – Prospect House). 
The  Principal  and their  respective  Senior Leadership  team are  responsible for  deciding on 
the  standards  of  behaviour  expected,  setting  the  rules  and  determining  the  rewards  and 
sanctions systems. 
 
This  policy  incorporates  guidance  given  to  the  Principals  by  the  Trust  Board  on  particular 
matters  of  implementation.  The  Trust  Board  has  authorised  the  Principals  to  issue  further 
position  statements,  where  necessary,  which  clarify  the  Trust’s  response  to  particular 
situations. 
 
  
Principals’ Statement on Behaviour and Discipline 
 
Academy Discipline 
 
The  Trust  Board,  Principals  and  staff  of  the  Trust  are  dedicated  to  upholding  the  high 
standards of student conduct which are essential if students are to learn effectively and fulfil 
their potential. The partnership between staff, parents, students and the wider community is 
of central importance. This policy seeks to clarify the position of staff in terms of what actions 
are appropriate to maintain effective discipline and to uphold the standards that underpin the 
Trust.  These  include  the  powers  to  search,  to  use  reasonable  force  and  to  discipline 
students for misbehaviour outside school. 
 
The  Statement  of  Purpose,  Values  and  Outcomes  of  Astrea  Academy  Trust  expresses 
our  commitment  to  securing  and  upholding  the  best  possible  experience,  learning  and 
outcomes  for  each  young  person  for  whom  we  have  responsibility,  aiming  to  encourage 
students to: 
  be safe and healthy; 
  give and receive respect as an individual; 
  enjoy and achieve in school and beyond; 
  develop the confidence, skills and attitudes necessary for economic well-being; 
  understand their rights and responsibilities as citizens and the importance of making a 
positive contribution to society; 
  develop moral awareness, cultural understanding and appreciation of diversity. 
 
 


The Trust believes that the Statement of Purpose, Values and Outcomes may be most 
effectively supported by: 
 
  setting clear expectations of student behaviour; 
  encouraging students to take responsibility for their own behaviour ; 
  encouraging staff to adopt a fair and consistent approach when dealing with  
inappropriate student behaviour; 
  providing a positive learning environment, with lessons which engage and motivate 
all students; 
  promoting effective reward systems which both encourage good behaviour and 
recognise improvement in attitude to learning shown by students of all ages (for 
attitude to learning, see appendix 4); 
  encouraging all members of the Trust to demonstrate respect for each other and for 
themselves; 
  effective communication with parents. 
 
Students may demonstrate their understanding of the Academies’ Purpose, Values 
and Outcomes 
by being able to: 
 

  understand the need for appropriate structures to support positive behaviour; 
  recognise what behaviour is or is not appropriate in different contexts; 
  accept when their behaviour is inappropriate and to take steps to remedy it; 
  recognise the purpose of rewards and sanctions in maintaining positive behaviour 
patterns; 
  understand that their behaviour has consequences for both themselves and others. 
 
In  summary,  our  aims  can  be  achieved  by  encouraging  positive  student  behaviour  in  the 
following forms: 
 
Objectives for Student 
Student Behaviour in Practice (Examples) 
Behaviour 
To foster mutual care, respect 
Showing respect for all 
Avoiding disrespectful actions, 
and trust between members of 
people; being trustworthy and  including rude or abusive 
the Trust communities in a 
reliable. 
conduct, racist comments or 
manner which creates safe and 
actions and bullying. 
supportive environments. 
To encourage each student to 
Presenting a smart 
Not blaming others for his/her 
build a positive self-image by 
appearance, including correct  own actions or dishonesty. 
having self-respect and taking 
uniform. 
open and honest responsibility for  Exercising self-discipline and  
his/her own actions. 
taking responsibility. 
To encourage each student to 
Showing respect, care, 
Never acting or appearing to 
behave with care and 
courtesy and consideration 
act as a bully. 
consideration towards people and  for all people.  
Avoiding unsafe conduct 
property. 
 
and/or possession or use of 
Showing a positive regard for 
harmful substances. 
the health, safety and well-
Avoiding disrespectful actions 
being of self, other students, 
towards property, e.g. graffiti; 
staff and visitors and the 
vandalism. 
Academy as a whole. 
To develop the best possible 
Following instructions 
Avoiding disruptive behaviour. 
working relationships between 
ensuring behaviour 
Not playing one person off 
students, parents and teachers. 
expectations are followed 
against another. 
and display a positive 
Attitude to Learning’. 

To ensure that students complete  Keeping their log book up to 
 
assigned work 
date and making use of the 
VLE as directed for 
homework assignments. 
 
 
Partnership with Parents 
 
Effective  home-school  liaison  is  one  of  the  best  means  of  ensuring  that  each  individual 
student can work  happily and  successfully and  that  the Academy  as  a whole can function 
well. The principles of this are embodied in the  Home-School Agreement (see appendix 3). 
Form Tutors, Mentors and Key Stage teams work together with parents, for example in the 
formulation  of  PSPs  (Pupil  Support  Programmes).  Day-to  day  communication  between 
parents and school is facilitated by the use of the student log book, the availability of email 
and text messaging, and the VLE (Virtual Learning Environment). 
 
It should be noted, however, that the Education and Inspections Act 2006 makes it clear that 
the right to regulate students' conduct and impose sanctions does not depend on individual 
parental permission. The right derives from being a member of the Academy staff or being 
an authorised volunteer on Academy business such as trips and visits, and may extend to 
students’ behaviour beyond the Academy itself. Parents also have a duty to encourage their 
children’s good behaviour at school. 
 
Reward Systems 
 
The Trust recognises that good behaviour contributes positively to the learning and teaching 
environment and to the well-being of both students and staff. It endorses the use of informal 
praise  and  the  comprehensive  use  of  formal  reward  systems,  tailored  appropriately  to 
students  in  different  year  groups  and  Key  Stages  in  the Academy, for  example  the  use of 
achievement points (guidance can be found in appendix 1) , “praise postcards”, the awarding 
of  badges    and  celebratory  assemblies.  The  reward  systems  should  be  used  as  often  as 
possible to reinforce positive behaviour.  
 
Rewarding  good  behaviour  is  a  vital  and  integral  aspect  of  behaviour  management 
strategies in the Academy, but occasions will arise where less desirable behaviour must be 
dealt  with,  using  warnings  and  sanctions  appropriate  to  the  occasion;  this  may  include 
restorative  approaches  for  disruptive  and  challenging  behaviour  where  it  is  considered 
appropriate.  It  is  a  statutory  requirement  that  the  range  of  sanctions  should  be  clearly 
outlined in this policy; despite the comparative brevity of the above section on rewards, the 
importance of reinforcing good behaviour should be emphasised.  
 
The  use  of  rewards  and  sanctions  is  monitored  in  SIMS  (the  electronic  Management 
Information System in use in the Academy) and by use of internal reporting systems such as 
the  Student  Information  Slips  (SIS).  Tutors,  Subject  Leaders  and  Pastoral  teams  in  the 
Academy are active in monitoring, supporting and managing behaviour. 
 
Sanctions 
 
There is an expectation that parents who have accepted a place for their son or daughter at  
the Academy will uphold the Trust’s Behaviour Management Policy and will encourage their 
child  to  adopt  positive  and  considerate  behaviour,  both  on  and  off  the  premises  (see 
appendix 5 for behaviour expectations). 
 
The  Education  and  Inspections  Act  2006  gives  any  member  of  staff  in  lawful  control  of 
students  the  right  to  regulate  their  conduct  and  to  impose  sanctions.  If  a  student 
misbehaves, breaks a school rule or fails to follow a reasonable instruction, the teacher can 

impose  a  punishment.  This  power  may  be  extended  to  volunteers  in  charge  of  children. 
Where  reasonable, this power  extends  to  the  management  of  students’ conduct  outside of 
school, eg on a school trip. 
 
The  purpose  of  sanctions  is  to  express  the  disapproval  of  the  Academies’  communities 
towards  unacceptable  behaviour  and  to  deter  students  from  adopting  similar  types  of 
conduct. The main forms of intervention and sanction are indicated in Appendix 1. In certain 
circumstances,  the  application  of  restorative  approaches  may  be  a  more  appropriate  and 
effective strategy than the imposition of sanctions. 
 
The sanctions must: 
 
  be  decided  on  the  school  premises  or  while  the  student  is  under  the  charge  of  the 
member of staff; 
  be  reasonable,  taking  into  account  individual  student  circumstances  such  as  age, 
disability, Special Educational Needs, and human rights, in line with the general duty to 
eliminate discrimination under section 149 of the Equality Act 2010.  
 
Corporal punishment is illegal in all circumstances. 
 
The  Principal  may  limit  the  power  to  apply  particular  punishments  to  certain  staff  e.g. 
authorisation for imposing a period of internal exclusion is delegated to members of the SLT 
(Senior Leadership team). 
 
The  Safeguarding  Policy  is  followed  if  the  behaviour  under  review  gives  cause  to  suspect 
that  a  child  is  suffering,  or  is  likely  to  suffer,  significant  harm;  in  the  case  of  persistent 
disruptive behaviour, consideration is given to whether the student’s behaviour may be the 
result of unmet educational or other needs, meriting a multi-agency assessment. 
 
A  variety  of  sanctions  are  available  for  use  by  Trust  staff  which  include  behaviour  points, 
detentions and for more serious matters, internal and external exclusion. Academy staff are 
issued with stickers to be worn on the back of their identification badges as an aide memoir 
for the staged behaviour system. 
 
Detentions 
 
Teachers have a specific legal power to impose detention on pupils aged under 18. 
 
The following staff have been authorised by the Principal to impose detentions: 
 
  all teachers including trainee teachers; 
  cover supervisors. 
 
The  Education  Act  of  2011  removed  the  obligation  to  give  parents  24  hours’  notice  of  an 
after-school  detention,  so  that  same-day  after-school  detentions  may  legitimately  be 
imposed. In the interests of student safety, however, it may be advisable to inform parents 
that the detention has been set, so that appropriate arrangements may be made to ensure 
that the student is able to get home safely afterwards.  
 
Parents  may  be  informed  either  by  telephone,  by  text  or  by  email  (where  parents  have 
agreed  to  be  contacted  by  use  of  these  media).  If  the  detention  is  not  scheduled  for  the 
same day, it may be appropriate for the teacher to inform parents via a note in the student 
log book. 
 
 
 

Particular Issues 
 
The  Trust  may  from  time  to  time  offer  guidance  to  the  Principal  on  particular  issues. 
Currently, this advice includes: 
 
Allegations against staff by a student(s) 
All  allegations  will  be  fully  investigated  in  line  with  the  Trust  complaints  procedure.  If  an 
allegation against a member of staff is proven to be unfounded and malicious, then the Trust 
authorises the use of extreme sanctions such as fixed term or permanent exclusion. 
 
Bullying 
This is dealt with more fully in the Trust’s Preventing and Tackling Bullying Policy, which sets 
out in detail the procedures followed in dealing with incidents involving bullying. 
 
Misuse of Drugs 
The Trust has issued specific guidance to the Principals on this issue. Consideration of the 
particular circumstances of each case will be undertaken in the light of general expectation 
of: 
 
  possession or use on site and/or being under the influence of drugs (including school 
trips and visits): fixed term exclusion (except for repeated offences); 
  supplying drugs to others: fixed term or permanent exclusion
  selling drugs: permanent exclusion. 
 
Uniform and Appearance 
The Trust has authorised the Principal to rule on issues not explicitly covered by regulations 
on  uniform.  In  particular,  the  Trust  would  expect  intervention  to  occur  when  hairstyle, 
clothing or any other factor affecting a student’s appearance is likely to draw undue attention 
to the student or otherwise cause a problem within the Academy concerned. 
 
The power to use reasonable force or make other physical contact with students 
 
No  member  of  staff  has  the  right  to  punish  a  student  using  physical  force.  However,  this 
does  not  mean  that  staff  cannot  use  force  to  control  or  restrain  a  student  when 
circumstances demand it. In accordance with the   Education and Inspections Act 2006    all 
members  of  Academy  staff  have  been  authorised  by  the  Principal  to  use  such  force  as  is 
reasonable  in  the  circumstances  for  the  purpose  of  preventing  a  student  from  doing  (or 
continuing to do) any of the following: 
 
  committing an offence; 
  causing personal injury to or damage to property of any person (including the student 
him/herself): 
  engaging in any behaviour prejudicial to the maintenance of good order and discipline. 
 
This authorisation also applies to volunteers accompanying a school trip or visit, who have 
been  given  responsibility  for  the  supervision  of  students.  The  above  should  not  be 
confused with corporal punishment, which is not allowed in law. 

 
The most obvious example is when a teacher or member of the support staff intervenes to 
break up or prevent a fight. A less frequent but equally valid example is when a member of 
staff intervenes to prevent a student from causing injury to him/herself or to others.  
 
Further information on the use of force is available in the related policy which can be found 
in Appendix 2 
 
 

The Power to Confiscate or Search 
 
Teachers  have  the  right  to  confiscate  articles  of  students’  property.  Such  items  include: 
mobile ‘phones, personal media players when used or worn inappropriately, most notably in 
lessons;  chewing  gum;  cigarettes;  jewellery,  any  dangerous  items  including  penknives,  or 
any other item which has been banned in school. 
 
Such  items  will  normally  be  returned  at  the  end  of  the  school  day.  However,  other 
arrangements  may  be  made  or  imposed  according  to  particular  circumstances,  e.g.  times 
when  an  individual  or  all  students  have  already  been  warned  about  items  that  co uld  be 
confiscated. School staff can search pupils,  with their consent, for any item which is banned 
by the school rules. 
 
The  Principal  and  staff  authorised  by  him  have  the  right  to  search  a  student  without  their 
consent
 for knives, other offensive weapons, alcohol, illegal drugs and stolen items and may 
use reasonable force if necessary – where they have reasonable suspicion that a prohibited 
item is concealed. The Principal has stipulated that any such searches must be carried out in 
the presence of at least two members of staff, including one of the same gender as a student 
and one who is a member of the senior leadership team or student support leadership team. 
In  some  circumstances,  the  police  will  be  asked  to  give  assistance.  However,  the  search 
may proceed without  the  presence of  the police and  in  accordance with the  Violent  Crime 
Reduction  Act  2006
.  Such  events  are  extremely  rare,  and,  in  practice,  the  assistance  of 
police  is  usually  requested.  Nevertheless,  the  legal  powers  under  the  Education  and 
Inspections Act 2006
 and Violent Crime Reduction Act 2006 should be noted. 
 
Weapons and knives will be handed over to the police.  
 
Students  should  note  that  possession  of  an  offensive  weapon  is  likely  to  lead  to  a 
fixed term or permanent exclusion.
 
 
At Longsands Academy, the safety and wellbeing of every student is an absolutely top 
priority, and we take great care to ensure that our academies are safe and enjoyable 
environments for everyone. We, therefore, have a robust policy of immediate exclusion of 
any child who brings offensive weapons, including knives, into school; this is highly likely to 
be permanent. 
  
Formatted: Left, Adjust space
Consideration  will  be  given  to  all  of  the  circumstances,  including  motivation  and  intent, 
between Latin and Asian text, Adjust
space between Asian text and numbers
surrounding a breach of the behaviour policy 
 
Formatted: Font: (Default) Tahoma,
10 pt, Font color: Black
The power to discipline beyond the Academy gates 
 

Formatted: Font: Arial, 11 pt, Not
Italic, Font color: Black, English (U.S.)
Academy disciplinary measures may legitimately be applied in response to any non-criminal 
bad behaviour and bullying which occurs off the school premises and which is witnessed by 
Formatted: Font color: Black, English
(U.S.)
a member of  the  staff or  reported  to  the  Academy  by  a  member  of  the  public,  even  out of 
school-hours, especially: 
 
  when on the way to and from school; 
  when  participating  in  work  experience  placements,  educational  visits  or  sporting 
events; 
  when  wearing  school  uniform,  or  being  otherwise  identifiable  as  a  member  of  the 
Academy; 
  if the behaviour poses a threat to another student, member of staff or member of the 
public  (which  may  be  a  physical  threat,  or  a  threat  to  emotional  well-being,  such  as 
abusive use of internet, text or social media), especially when there is a link to being a 
member of the Academy or the Trust as a whole; 
  when the behaviour could adversely affect the reputation of the Academy. 

 
 
Restorative Approaches
 
 
In the Learning Behaviour Report (April 2009), Sir Alan Steer recommends that schools have 
in  place  systems  to  address  bad  behaviour  that  are  “…swift,  intel igent  and  effective.  The 
interventions must protect the interests of the majority while aiming to change the behaviour 
of  those  causing  difficulty.”  Steer  also  states  that  “…  tough  love  towards  children  can  be 
appropriate, but a purely punitive approach is immoral, damaging to society and doomed to 
failure.” 
 
Restorative  Approaches  in  Schools  (RAiS)  provides  schools  with  a  range  of  practices 
which promote mutually respectful relationships and manage behaviour and conflict, address 
bullying and absences and build community cohesion.  Restorative approaches are not new, 
but  offer a framework upon which  to build  on  existing  good  practice.    There is a wealth of 
evidence that shows how the use of Restorative Approaches alongside Social and Emotional 
Aspects of Learning (SEAL) helps to develop more resilient and self-regulating learners, thus 
creating positive learning environments.  
 
The  Restorative  Approach  is  to  challenge  those  who  behave  inappropriately  to  find  a 
solution  that  is  meaningful  and  meets  the  needs  of  those  harmed.  It  is  solution  focused, 
personal and more likely to build bridges.   
 
The  Restorative  Approach  has  become  embedded  when  all  members  of  the  school 
community see incidents where harm has occurred as ‘teachable moments’ to be learnt from 
and  seek  opportunities  to  facilitate  conversations  in  which  harm  can  be  repaired,  thus 
empowering all those involved to own the situation, and find the solution.  
 
Restorative questioning allows those involved to tell their story, from their perspective and to 
be listened to in a way which assures no pre-judgement.  
 
The Five Questions: 
 
 
What's happened?  
 
What were you thinking at the time?  
 
Who has been affected?  
 
In what way?  
 
What needs to be done to make things right? 
 
A restorative intervention is voluntary for all those involved.  Paradoxically, it is the voluntary 
nature of the approach that encourages people to participate. 
 
Once participants have found a way forward, they agree on the best way for the harm to be 
repaired and what outcome would best meet their needs and ensure that the incident will not 
be repeated. The agreed actions form an outcome agreement.  
 
 

Appendix 1: Interventions and Sanctions 
 
 
Sanction 

Notes 
Behaviour Points 
Recorded on SIMS by the teacher/cover supervisor in the lesson where 
any level of action has been taken to modify behaviour that does not 
meet expectations. The points are centrally monitored by student 
support teams. An SIS form will be completed where a teacher has 
requested support from a more senior member of staff. 
Short detentions - 
These may be imposed on the same day as the offence and do not 
Break-time or 
require notification to parents.      
lunchtime 
                   
Duration: up to 10 minutes (Break) or 25 minutes (lunch-time) This 
timing guidance is given to ensure students are able to eat and 
take a comfort break. 

 
After-school 
The  Education  and  Inspections  Act  2006  gives  legal  backing  to  the 
detention 
detention  of  students  on  disciplinary  grounds  at  the  end  of  a  school 
session,  without  the  consent  of  parents;  The  Education  Act  2011 
removed the obligation to give 24 hours’ notice to parents, but it is good 
practice  to  ensure  that  parents  are  notified  of  the  detention  by  email, 
text or telephone in the case of a same-day detention or by means of a 
letter or the student planner where there is a sufficient time interval. 
 
Detentions will  be  reasonable  and  proportionate to  the  offence.  In  the 
event  of  dispute,  the  Principal  or  another  member  of  the  Senior 
Leadership Team is authorised to issue a ruling. There is no legal right 
of appeal against detentions.     
                           
Where there is particular difficulty about transport home, the timing and 
date of a detention may be the subject of negotiation between parents 
and teachers but this does not remove the right to detain. 
 
Duration: up to one hour 
 
Internal exclusion 
Students may be withdrawn from lessons, breaks or lunchtimes in order 
 
to work on their own or in the internal exclusion room. There is no legal 
right  of  appeal  against  internal  exclusion.  Students  may  also  be 
excluded  from  one  academy’s  learning  community  and  placed  in  the 
Reflection Room of the partner academy. This ensures that learning is 
uninterrupted and restorative work can be conducted. 
 
 
Behavioural Reports  Aspects of progress and conduct, including attendance, homework and 
Pupil Support 
behaviour,  are  monitored  by  use  of  a  variety  of  targeted  reports, 
Programme 
including Departmental, Head of School/Year, and SLT reports.  
(PSP) 
 
 
These  are  intended  primarily  as  forms  of  support  which  give  students 
 
additional opportunities to demonstrate responsibility. There is a strong 
 
expectation that students on report will make significant improvement in 
 
the area or areas being monitored. 
 
 
A  PSP  is  a  more  formal  document,  available  for  use  with  students 
identified  to  be  at  risk  of  significant  underachievement  and/or 
permanent exclusion. It records the behavioural improvement required 

and sets deadlines for review. In normal circumstances, a PSP will be 
drawn up at a meeting involving staff, parents and the student. A multi-
agency  assessment  may  be  considered  for  students  who  display 
continuous disruptive behaviour.   
 
Failure to meet the targets set in a PSP is a serious matter that could 
warrant fixed term or permanent exclusion.  
Fixed Term or 
Serious  incidents  of  indiscipline  or  repeated  lower  level  misconduct 
Permanent 
may result in: 
Exclusion 
 
 
Fixed Term Exclusion from school. A student may be excluded for up 
to 45 days in any one school year.  
 
A  Managed  Move  (or  alternative  provision)  will  be  arranged  in 
partnership  with  the  District  Team.  A  full  risk  assessment  will  be 
completed before any move is finalised. 
 
Permanent  Exclusion
  may  be  imposed  in  response  to  the  most 
serious  forms  of  misconduct,  including  proven  malicious  allegations 
against staff, and/or in situations where fixed term exclusions have not 
brought about a required change in a student’s conduct. 
 
Only  the  Principal  or,  in  his  absence,  the  Deputy  Head,  may  exclude 
students.    In  practice,  exclusions  are  usually  considered  and 
recommended to the Principal by other senior staff. 
 
There  is  a  legal  right  of  appeal  against  all  forms  of  fixed  term  and 
permanent exclusion.   This is restated in letters to parents concerning 
exclusions.    Further  details  are  readily  available  from  the  Academy 
and/or the local authority 
 
The Trust receives termly reports on exclusions and deals with matters 
of appeal and review through members of the Procedures Committee. 
 


Recording Achievements on SIMS 
 
From the register highlight the student (or multiple students by holding down the Ctrl button), 
right click your mouse and select Add Achievement and select either Attitude to Learning 
or Academic Excellence
 
 
 
 
 
A message box will then appear to confirm this has been created. 
 
Students can accumulate as many points as they are capable of over the year- there are no 
limits  – and certificates and corresponding prizes are then awarded publicly in assemblies. 
The number of achievement points a student has received will also be reported home each 
term,  and  each form’s total wil   be added  to  the Academy’s website. For  Key Stage  3,  the 
achievement  point  totals  go  towards  each  school’s  total  points  as  they  compete  for  the 
prestigious  Key  Stage  3  Points  Cup.  For  Key  Stage  4,  achievement  points  are  totalled  up 
each week and the Form with the most points for the half-term are rewarded. 
 
 
NUMBER OF 
HOW IS IT 
ACHIEVEMENT 
CERTIFICATE 
AWARDED? 
POINTS 
By Head of 
50 
BRONZE 
School/Head of Year in 
assembly 
By Head of 
100 
SILVER 
School/Head of Year in 
assembly 

By Head of Key Stage 
150 
GOLD 
3/4 in assembly  
LONGSANDS 
By Principal in 
200 
OUTSTANDING 
assembly 
ACHIEVEMENT AWARD 
 
 
Departments are still free to incorporate their own rewards into this system  – we would ask 
that whenever a department award has been issued, an achievement point is also added to 
the  system.  Department  rewards  range  from  displaying  work,  use  of  praise  postcards 
(distributed  now  directly  to  the  student  by  the  class  teacher,  Head  of  Department  or  form 
tutor) congratulatory emails home, or awards distributed in assemblies.  
 
 
Reporting Low Level Behaviour  
 
It is important that we centralise how teachers deal with low level disruption and record when 
this has been done.  
Low  Level  disruption  constitutes  behaviours  which  are  not  overtly  confrontational  or 
challenging,  but  nevertheless  interrupt  the  teaching  and  learning  environment.  This  could 
include: 
 
  Persistent chattering or whispering 
  Lack of correct equipment 
  Out of seat 
  Tapping, fidgeting, eating 
Before  logging  this  on  SIMS,  it  is  vital  that  the  teacher  talks  to  the  student  about  this  low 
level disruption. 
 
Should  this  pattern  of  behaviour  continue,  it  is  expected  the  Head of  Department is  made 
aware through an SIS (Student Information Sheet) and that contact is made with the parents 
by  the  class  teacher.  Any  extreme  case  of  student  behaviour  should  be  communicated 
through the SIS system, and sent to the Head of Department in the first instance.  
 
From the register highlight the student (or multiple students by holding down the Ctrl button), 
right click your mouse and select Add Behaviour and select Failure to meet expectations 
> Monitor 
 
 


 
 
A message box will then appear to confirm this has been created. 
The number of lessons where a student fails to meet expectations will be monitored by each 
key stage. Tutors will be asked to monitor this each week and talk to students where this is 
necessary.  
 
Who deals with what? 
 
The general practice is as follows:  
 
  minor  incidents  which  occur  during  the  course  of  a  lesson,  or  homework  issues, 
should be dealt with by the teacher, involving the Head of Department if further action 
is  required.  All  such  incidents  should  be  recorded  on  SIMS.  Where  support  is 
requested from a more senior member of staff, the incident  will need to be reported on 
a  Student  Information  Slip  (SIS),  though  in  most  cases  this  will  be  simply  to  notify 
Student Support of action taken at departmental level, so that an overview of student 
behaviour can be developed; 
  incidents which happen outside of lesson times are dealt with by Student Support 
staff. 
 
Except in the most serious cases, problems are not simply passed on for  someone else to 
deal  with,  but  are  shared  so  that  the  individual  teacher  gains  the  support  of  his/her 
colleagues  in  resolving  the  problem.  Student  Support  staff  may  lend  assistance  to 
departments, but should not be used as the first port of call when departmental involvement 
would be more appropriate. 
 
 
Bullying 
 
The  Academy  has  a  separate  Preventing  and  Tackling  Bullying  policy,  to  which  reference 
should be made. 
 

 
Appendix 2  
 

The Use of Reasonable Force to Control or Restrain Students 
 
Introduction 
 
Longsands Academy is committed to securing and upholding the best possible experiences, 
learning and outcomes for all students in Longsands Academy (and for Academy students 
who are educated at Prospect House, our alternative provision). The Health, safety  and well-
being of students and staff are of prime importance. 
 
Students are encouraged to: 
 
  take responsibility for their own actions; 
  have respect for themselves, their peers and  staff; 
  behave with care and consideration towards people and property;  
  have  a positive  regard for  the health,  safety  and well-being of  self, other  students, 
staff and visitors. 
 
Teachers  and support staff  recognise  that creating  a calm  environment that minimises  the 
risk  of incidents is a  desirable  end in itself.  Nevertheless, occasionally circumstances  may 
arise which require physical intervention by members of staff in order to defuse a situation or 
to avoid possible injury. The purpose of this policy is to provide guidance for the  exceptional 
occasions  when  the  use  of  force  by  staff  to  control  or  restrain  students  may  become 
advisable.  
 
The  use of ‘reasonable force’ covers the broad range of actions used by most teachers at 
some point in their career that involve a degree of physical contact with students. 
 
Principles 
 
Force  is  only  to  be  used  as  a  last  resort  or  when  circumstances  are  such  that  immediate 
physical intervention is necessary. Specifically, force is used either to control1 or to restrain2
It  can  range  from  guiding  a  student  to  safety  by  the  arm,  through  to  more  extreme 
circumstances  such  as  breaking  up  a  fight  or  where  a  student  needs  to  be  restrained  to 
prevent violence or injury.  
 
In all cases, the objective should be to do one of the following: 
 
  maintain the safety and well-being of students and/or staff; 
  prevent serious breaches of school discipline; 
  prevent serious damage to property; 
  prevent disorder. 
 
 
 

                                            
1  Control’ means  either  passive  physical contact, such as standing  between students or blocking  a student’s 
path, or active physical contact such as leading a pupil by the arm out of a classroom. 
 
2 ‘Restrain’ means to hold back physically or to bring a student under control. It is typically used in more extreme 
circumstances, for example when two students are fighting and refuse to separate without physical intervention.  
 

 
Authorisation 
 
No member of staff has the right to punish a student using physical force, but all members of 
Academy  staff who are authorised  by  each  Principal  to have control  or charge  of  students 
automatically  have  the  statutory  power  to  use  reasonable3  force,  in  accordance  with  the 
above principles.  Authorised staff include: 
 
  teachers, supply teachers; 
  cover supervisors, teaching assistants and support staff; 
  midday supervisors; 
  voluntary helpers on trips and visits; 
  other adults who are legitimately involved in working directly with students. 
 
The force used must be the minimum necessary and controlled. 
 
Training 
 
Where it is known that a student may, on occasion, require physical intervention, appropriate 
training will be provided for relevant staff by accredited trainers. 
 
In  such  cases,  risk  assessments  will  be  undertaken.  Where  possible,  any  physical 
intervention techniques to be employed will be agreed with the student, his/her parent/carer 
and/or external agencies. Any concerns or disputes may be referred to external agencies as 
appropriate. 
 
Relevant Circumstances 
 
No member of staff has the right to punish a student using physical force, but all members of 
Academy  staff  have  a  legal  power  to  use  ‘reasonable  force’.  This  term  covers  a  range  of 
actions which may involve a degree of physical contact with students, but the difficulty lies in 
interpreting  what  can  be  considered  as  ‘reasonable’,  i.e.  ‘using  no  more  force  than  is 
needed’. 
 
Specifically, reasonable force may be used to prevent pupils/students hurting themselves or 
others, from damaging property, or from causing disorder. Force is used either to  control or 
to restrain.  
There  is  no  legal  definition  of  when  it  is  reasonable  to  use  force.  The  reasonableness  or 
otherwise  of  any  action  will  always  depend  on  the  precise  circumstances  of  the  individual 
case. The force needs to be in proportion to the consequences it is intended to prevent. The 
degree  of  force  used  should  be  the  minimum  needed  to  achieve  the  desired  result.  The 
decision on whether or not to intervene physically is down to the professional  judgement of 
the staff member concerned and should always depend on individual circumstances. Trivial 
misdemeanours do not justify the use of force.  
 
Examples of situations which particularly call for judgements of this kind include: 
 
  to prevent a student from attacking a member of staff or another student;  
  to stop a fight which could result in injury to other students or to themselves; 
  to restrain a student at risk of harming themselves through physical outbursts; 
  to  stop  a  student  from  committing,  or  continuing  to  commit,  deliberate  damage  to 
property; 
                                            
3 ‘Reasonable’ means ‘reasonable in the circumstances’  - using no more force than is needed. 

  to prevent a student from behaving in a dangerous way which could cause injury or 
damage  by  accident,  rough  play  or  misuse  of  dangerous  objects  or  materials  e.g. 
reckless behaviour in a science laboratory or a technology workshop; 
  to remove a disruptive student from the classroom where they have refused to follow 
an instruction to leave the room; 
  to  prevent  a  student  from  leaving  the  room  where  this  would  be  a  risk  to  their,  or 
another’s safety. 
 
In  the  above  examples,  the  use  of  force  would  be  reasonable  and  lawful,  but  wherever 
possible alternative action should be used  – for example calling for assistance from senior 
colleagues.  
 
Staff should also take into account the particular needs of students with known behavioural 
and/or  special  needs  (Equality  Act  2010)  which  may  have  contributed  to  the  particular 
context of the incident and could be directly relevant in the choice of methods of handling an 
incident. 
 
Reasonable Action 
 
Reasonable action should not lead to injury (though this may occur on occasion) or involve 
indecent or otherwise inappropriate contact.  Intervention may involve: 
 
  physically interposing between students; 
  blocking a student’s path; 
  holding, pushing, pulling or leading by the arm;  
  shepherding using a hand placed on the back. 
 
In  exceptional  circumstances,  where  there  is  serious  risk  of  injury,  more  forceful  restraint 
may  be  required.  Staff  should  not intervene in a manner  that is  likely  to put  themselves  at 
significant risk. Instead, they should use the relevant Academy’s communication systems to 
summon assistance. 
 
The following should not be used: 
 
  holding by the neck or collar, the hair or ear; 
  any action that restricts breathing; 
  slapping, punching, kicking, twisting a joint, tripping; 
  holding a student face down on the ground. 
 
When possible, the ‘audience’ for any events and the individual student(s) wil  be separated. 
 
As  far  as  possible,  force  should  not  be  used  until  another  responsible  adult  is  present  t o 
support,  observe,  or  call  for  further  assistance.  Should  circumstances  warrant  it,  the 
assistance of the Police will be requested. 
 
Infrequency 
 
The  use  of  force  as  set  out  by  this  document  should  be  regarded  as  an  extremely  rare 
occurrence.  
 
 
 
 
 


Recording Incidents 
 
Whenever force has been used, the member of staff  must  immediately report the incident, 
preferably to a member of the SLT, or to Head of Department or Head of Year if SLT are not 
available. The circumstances must be put in writing and copied to the Executive Principal or 
Academy Director and the member of staff who will be liaising with parents. 
 
A signed and dated account with witness details (staff and/or students) should be completed 
in the Physical Intervention Record Book as soon as possible after any action taken under 
this policy4. 
Appropriate advice, guidance and other support will be made available to the students and 
staff  involved.  This  may  involve  informal  discussion,  debrief  and  follow -up  or  further 
intervention  such  as  external  counselling  or  the  use  of  restorative  techniques.  Where 
possible, any action that could be taken to prevent recurrence will be identified and taken. 
 
Staff may well find it useful  to discuss the incident with  a  senior colleague  and  report it  to 
their  professional  association,  which  may  advise  on  the  completion  of  the  report.  The 
member of staff should keep a copy of the document. 
 
Depending on the circumstances, the CEO or  Principal may find it necessary to carry out a 
full investigation to determine whether or not the action was appropriate. Suspension will not 
be  an  automatic  response  when  a  member  of  staff  has  been  accused  of  using  excessive 
force.  The  Trust  should  consider  whether  a  staff  member  has  acted  within  the  law  when 
reaching  a  decision  on  whether  or  not  to  take  disciplinary  action  against  the  teacher,  and 
appropriate  support  should  be  provided  to  any member  of  staff who  is  subject  to a formal 
allegation following a use of force incident. 
 
Complaints 
 
Complaints  by  parents  or  students  will  be  investigated  following  the  Trust  Complaints 
Procedure if reported to the Academy. All staff should be aware, however, that a parent or 
student  may  complain  directly  to  the  Police  or  Social  Services  and  this  could  lead  to  an 
investigation over which the Trust has no control. 
 
 
 
 
 
                                            
4 The full details of the information required are: 
 
the name(s) and the job title(s) of the member(s) of staff who used reasonable force; 
 
the name(s) of the student(s) involved; when and where the incident took place;  
 
names of staff and/or students who witnessed the incident; 
 
the reason the force was necessary; 
 
the progress of the incident. Include details of : 

student behaviour leading up to the incident 

any attempts to resolve the situation 

what was said by staff and students 

the degree of force used 

how it was applied 

how long it was used for 
 
the student’s response and the eventual outcome; 
 
details of any injury suffered by staff or students; 
 
details of any damage to property; 
 
details of any medical treatment required (an accident form should be completed); 
 
details of any follow-up. Including contact with the parents or carers of the student(s) involved; 
  any other relevant details e.g. the involvement of any other agency e.g. the Police. 

Physical Contact with Students in Other Circumstances 
 
It is not illegal to touch a student. There are times when other forms of physical contact are 
appropriate  or,  indeed,  necessary.  Certain  activities  in  PE  or  Music,  for  instance,  may 
require physical contact as will giving First Aid treatment. 
 
Students  in  distress  may  also  benefit  from  physical  contact  but,  whenever  possible,  this 
should be avoided. Some students may find any form of physical contact unwelcome. 
 
The guidance that staff should have in mind is: if physical contact can be avoided, it should 
be. 
 
References 
 
The principal reference for this policy is the Department for Education guidance entitled  Use 
of  Reasonable  Force  –  advice  for  Headteachers,  staff  and  governing  bodies  (July  2013)  
 
http://www.education.gov.uk 
 
 


Appendix 3 
Home – Academy Agreement 
 
 
 
 
 
As a student, you can expect the Academy to: 
  provide a supportive and caring environment for you and other students; 
  promote  a  positive  approach  to  learning  and  value  and  celebrate  all  forms  of 
achievement; 
  support your educational achievement and personal development; 
  encourage high standards of behaviour and a sense of personal responsibility; 
  set, mark and monitor class work and homework; 
  let  your  parents  know  about  any  concerns  or  problems  that  may  affect  your  work  or 
behaviour; 
  send home regular assessments;  
  arrange opportunities for your parents to meet staff, during which your progress will be 
discussed; 
  keep  your  parents  informed  about  Academy  activities  through  letters,  newsletters,  the 
website and the VLE.  
 
The Academy can expect you, as a student, to: 
  attend school and lessons regularly and on time; 
  complete  your  classwork  and  homework/coursework  on  time  and  to  the  best  of  your 
ability; 
  bring all the equipment, books and kit you need each day; 
  wear the Academy uniform and take a pride in your appearance; 
  be polite and helpful to others; 
  be respectful to other students, staff and the fabric of the building; 
  keep the Academy and its neighbourhood free from litter and graffiti; 
  impress people in and out of Academy with your good behaviour; 
  observe  the  Academy  ‘Ready  to  Learn’,  ‘Attitudes  to  Learning’  and  ‘Preventing  and 
Tackling Bul ying’ policies. 
 
The Academy can expect you, as a parent, to: 
  Sign the logbook weekly; 
  Support the Academy in the implementation of all policies and procedures; 
  work in partnership with staff at the Academy in supporting the teaching and learning  
of students; 
  support our ethos of mutual respect in all communications with the Academy. 
 
 
 
 


Appendix 4 
Attitude to Learning descriptors 
 
AtL 1: Always demonstrates an exemplary attitude to learning: this is likely to result in 
excellent progress 

  Shows high levels of effort and engagement in lessons at all times and consistently 
makes more than expected progress; always aims high and responds to challenges. 
  Tasks are always completed to a very high standard (relative to ability). 
  Responds  effectively  to  all forms of feedback; meets targets, can  explain progress 
and capitalises on advice given about steps need for further progress to be made. 
  Home learning and test preparation are completed thoroughly to meet deadlines and 
learning challenges are accepted with enthusiasm. 
AtL 2: Usually demonstrates an exemplary attitude to learning: this is likely to result 
in good progress 

  Shows considerable effort and engagement in lessons and is often making more than 
expected progress; usually aims high and responds to challenges. 
  Tasks are usually completed to a good standard (relative to ability) and at times this 
standard is exceeded. 
  Responds  well  to  feedback;  meets  most  targets,  understands  progress  made  and 
how to approach the next steps that will enable further progress. 
  Home learning and test  preparation are completed to  meet deadlines and are of a 
consistently good standard. 
AtL  3:  Sometimes  demonstrates  an  exemplary  attitude  to  learning:  this  is  likely  to 
result in minimal progress 

  Shows variable effort and engagement in lessons and is making minimum expected 
progress: more is possible.    Needs  to aim  higher  and  respond  to  the challenges of 
learning with greater levels of motivation and resilience. 
  Tasks  are  completed  to  a  variable  standard  (appropriate  to  ability);  at  times  the 
standard achieved has been disappointing. 
  Responds to feedback on some occasions but isn’t capitalising ful y on the support 
and guidance offered to meet targets or act on next steps advice. 
  Home learning and test  preparation are completed to  meet deadlines and are of a 
consistently good standard. 
AtL 4: Rarely demonstrates an exemplary attitude to learning: this is likely to result in 
inadequate progress 

  Shows a lack of motivation and effort in lessons and is making less than expected 
progress and is at risk of underachieving.  A more positive and resilient attitude to the 
challenges of learning needs to be taken. 
  Tasks are regularly completed to a low standard (relative to ability) or not completed 
at all. 
  Rarely  responds  to feedback, and makes limited  use  of  advice  about ways  targets 
could  be  met  to  enable  progress.    There  has  been  very  limited  engagement  and 
response to next steps advice and guidance. 
Home  learning  and  test  preparation  are  often  incomplete,  or  completed  to  an  inadequate 
standard. 

 
 
 
Appendix 5 
 

Academy Behaviour Expectations 
 
  Wear the correct uniform;  
 
  mobile phones and ear phones not to be visible in the building except at breaks or 
lunchtimes in social areas only; 
 
  logbooks must be signed, and with you, should you exit a lesson; 
 
  eat at break and lunch in designated areas only; 
 
  fill water bottles at break and lunch NOT in lessons/registration; 
 
  use the bins provided, don’t drop litter; 
 
  behave appropriately in corridors and when walking through the Academy; 
 
  use appropriate language at all times; 
 
  follow all instructions – first time, and without question;      
 
  line up in a quiet and orderly manner whilst waiting for your teacher; 
 
  ensure you fol ow your teacher’s seating plan; 
 
  listen and respond appropriately in all lessons; do not distract others. 
 
 
Beyond the Academy 
 
  Behave appropriately on the journey to and from school; 
 
  use social media responsibly; 
 
  be a positive role model; 
 
  be an ambassador for the Academy when representing us at events and on trips.  
Behavioural Reports  Aspects of progress and conduct, including attendance, homework and 
Pupil Support 
behaviour,  are  monitored  by  use  of  a  variety  of  targeted  reports, 
Programme 
including Departmental, Head of School/Year, and SLT reports.  
(PSP) 
 
These  are  intended  primarily  as  forms  of  support  which  give  students 
additional opportunities to demonstrate responsibility. There is a strong 
expectation that students on report will make significant improvement in 
the area or areas being monitored. 
 
A  PSP  is  a  more  formal  document,  available  for  use  with  students 
identified  to  be  at  risk  of  significant  underachievement  and/or 
permanent exclusion. It records the behavioural improvement required 
and sets deadlines for review. In normal circumstances, a PSP will be 

 
 
drawn up at a meeting involving staff, parents and the student. A multi-
agency  assessment  may  be  considered  for  students  who  display 
continuous disruptive behaviour.   
 
Failure to meet the targets set in a PSP is a serious matter that could 
warrant fixed term or permanent exclusion.