This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Fostering allowance and skills payments'.

TABLE OF CONTENTS 
 
Page  
SECTION ONE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
INTRODUCTION   
 
 
 
 
 
 
 
  
 
  6      
USEFUL TELEPHONE NUMBERS & ADDRESSES   
 
 
 
 
  7    
STATEMENT OF PURPOSE 
 
 
 
 
 
 
 
 
15     
FOSTERING  SERVICES  REGULATIONS  &  NATIONAL  MINIMUM  STANDARDS  FOR 
FOSTERING SERVICES   
 
 
 
 
 
 
 
  
29   
THE FOSTER CARERS CHARTER 
 
 
 
 
 
 
  
39 
CHILDREN IN CARE PLEDGE   
 
 
 
 
 
 
  
44 
WHERE DOES THE FOSTERING SERVICE FIT IN THE COUNTY COUNCIL?    
46 
EQUAL OPPORTUNITIES POLICY 
 
 
 
 
 
 
 
51     
SECTION TWO - FOSTER CARERS 
APPROVAL   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
52     
FOSTER CARER AGREEMENT   
 
 
 
 
 
 
     
52 
DBS & MEDICAL UPDATES  
 
 
 
 
 
 
 
     
52 
PAYMENT FOR SKILLS   
 
 
 
 
 
 
 
    
52 
SUPERVISION & SUPPORT OF CARERS 
 
 
 
 
 
     
53 
ROLE OF FOSTERING SOCIAL WORKERS   
 
 
 
 
  
53 
SUPERVISION POLICY   
 
 
 
 
 
 
 
    
53 
YOUR OWN SUPPORT WITH CHILD CARE   
 
 
 
 
  
54 
SUPPORT CARERS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
55 
SUPPORT GROUPS 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
55 
SONS & DAUGHTERS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
56 
FOSTER CARERS ADVISORY GROUP 
 
 
 
 
 
 
56 
KEEP & KEEP SAFE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
56 
FOSTER CARERS FORUMS 
 
 
 
 
 
 
 
 
57 
FOSTER CARERS ASSOCIATION  
 
 
 
 
 
 
 
57     
TRAINING & DEVELOPMENT 
 
 
 
 
 
 
 
  
57 
INDUCTION   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
57 
CHILDREN'S WORKFORCE DEVELOPMENT COUNCIL STANDARDS   
 
57 
PERSONAL DEVELOPMENT PLANS   
 
 
 
 
 
 
58 
POST APPROVAL TRAINING 
 
 
 
 
 
 
 
 
58 
FOSTER CARERS ONLINE FORUM 
 
 
 
 
 
 
 
59 
MENTORING SCHEME   
 
 
 
 
 
 
 
 
59  
EMERGENCY DUTY SERVICE (EDS)   
 
 
 
 
 
  
60 
Last updated August 2018 
 
  1 

CHILD AND ADOLESCENT MENTAL HEALTH SERVICE (CAMHS) 
 
  
60 
SUSTAIN    
 
 
 
 
 
 
 
 
  
  
61 
NSPCC 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
62 
FAMILY RIGHTS GROUP  
 
 
 
 
 
 
 
 
62 
GRANDPARENTS ASSOCIATION 
 
 
 
 
 
 
 
62 
FOSTERING NETWORK   
 
 
 
 
 
 
   
 
62  
FOSTER CARER ANNUAL REVIEW 
 
 
 
 
 
 
 
63  
DE-REGISTRATION - CEASING TO FOSTER   
 
 
 
 
  
64 
FOSTERING PANEL 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
64 
QUALIFYING DETERMINATION   
 
 
 
 
 
  
  
64 
INDEPENDENT REVIEW MECHANISM  
 
 
 
 
 
 
65 
CHANGES TO YOUR HOUSEHOLD/NEW PARTNERS 
 
 
 
 
65 
ACCESS TO YOUR FOSTER CARER FILE 
 
 
 
 
 
  
65 
COMPLIMENTS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
66  
COMPLAINTS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
66 
RECORDING 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
68 
INCIDENT NOTIFICATION FORM 
 
 
 
 
 
 
 
74 
INTERNET SAFETY AND STORAGE OF INFORMATION ELECTRONICALLY    
75 
KEEPING  CHILDREN  &  YOUNG  PEOPLE  SAFE  AGAINST  RADICALISATION  & 
EXTREMISM - ADVICE FOR FOSTER CARERS 
 
 
 
 
 
82 
HEALTH & SAFETY ADVICE & GUIDANCE 
 
 
 
 
 
  
84 
POLICY & GUIDANCE ON SMOKING IN FOSTER CARE   
 
 
  
92 
GUIDANCE ON YOUNG PEOPLE'S CONSUMPTION OF ALCOHOL 
 
 
94 
SAFE CARING PLAN 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
96 
SECTION THREE - FOSTER CHILDREN  
PLACING CHILDREN WITH YOU 
 
 
 
 
 
 
 
98  
RISK ASSESSMENT 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
98 
PLACEMENT PLAN 
 
 
 
 
 
  
 
 
 
98 
INITIAL HEALTH ASSESSMENT  
 
 
 
 
 
 
 
98 
BEDROOM SHARING 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
99 
DELEGATED AUTHORITY 
 
 
 
 
 
 
 
 
100 
U PACS 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
 
 
100 
CHILDREN'S REVIEW 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
100 
CONTACT   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
101 
INDEPENDENT VISITORS 
 
 
 
 
 
 
 
  
101 
CHILD'S SOCIAL WORKER 
 
 
 
 
 
 
 
  
101 
VISITING PATTERN 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
101 
Last updated August 2018 
 
  2 

UNANNOUNCED VISITS   
 
 
 
 
 
 
 
  
102 
POSITIVE OUTCOMES FOR CHILDREN 
 
 
 
 
 
  
102 
BEING HEALTHY   
 
 
 
 
 
 
 
 
  
102 
STAYING SAFE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
104 
ENJOYING & ACHIEVING 
 
 
 
 
 
 
 
  
104 
MAKING A POSITIVE CONTRIBUTION  
 
 
 
 
 
  
105 
ACHIEVING ECONOMIC WELL-BEING  
 
 
 
 
 
  
105 
POCKET MONEY   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
105 
PROMOTING POSITIVE BEHAVIOUR   
 
 
 
 
 
  
106 
PHYSICAL INTERVENTION 
 
 
 
 
 
 
 
 
108 
PROTOCOL TO REDUCE THE PROSECUTION OF LOOKED AFTER CHILDREN 
109 
BULLYING   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
112 
CHILDREN WHO GO MISSING   
 
 
 
 
 
 
  
113 
OVERNIGHT STAYS 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
115 
HOLIDAYS   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
116 
EDUCATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
116 
PERSONAL EDUCATION PLANS 
 
 
 
 
 
 
 
116 
VIRTUAL SCHOOL  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
117 
PARENT PARTNERSHIP   
 
 
 
 
 
 
 
           120 
OTHER EDUCATION 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
120 
EMPLOYMENT OF CHILDREN   
 
 
 
 
 
 
 
120  
PRESERVING MEMORIES 
 
 
 
 
 
 
 
 
123  
MOVING ON 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
123 
THROUGHCARE TEAMS   
 
 
 
 
 
 
 
 
124 
NYAS (NATIONAL YOUTH ADVOCACY SERVICE)   
 
 
 
 
126 
FOSTER CARERS WISHING TO ADOPT CHILDREN IN PLACEMENT   
 
126 
FOSTER CARERS WISHING TO BECOME SPECIAL GUARDIANS 
 
 
126 
STAFFORDSHIRE'S YOUNG PEOPLE'S SERVICE   
 
 
 
           126 
YOUTH OFFENDING SERVICE   
 
 
 
 
 
 
 
127  
END OF PLACEMENT REPORT  
 
 
 
 
 
 
  
127 
PROMOTING EQUALITY & DIVERSITY 
 
 
 
 
 
  
127 
CHILDREN & YOUNG PEOPLE'S VOICE PROJECT   
 
 
 
  
128 
NSPCC ADVOCACY SERVICE   
 
 
 
 
 
 
 
129  
SECTION FOUR - SAFEGUARDING  
PROTECTING CHILDREN & ADULTS   
 
 
 
 
 
 
130  
DISCLOSURES 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
131 
ALLEGATIONS AGAINST FOSTER CARERS   
 
 
 
 
 
131  
Last updated August 2018 
 
  3 

INVESTIGATION PROCESS 
 
 
 
 
 
 
  
 
132 
SUITABILITY PROCESS   
 
 
 
 
 
 
 
 
133 
SUPPORT DURING INVESTIGATIONS    
 
 
 
 
 
  
134 
SECTION FIVE - MEDICAL MATTERS    
CONSENT TO TREATMENT 
 
 
 
 
 
 
 
  
135 
MEDICATION GUIDANCE 
 
 
 
 
 
 
 
  
135 
SELF ADMINISTRATION OF OVER THE COUNTER MEDICINCES 
 
 
136 
SELF MANAGEMENT OF MEDICATION 
 
 
 
 
 
 
136 
ACCIDENTS & EMERGENCIES   
 
 
 
 
 
 
  
137 
HIV & HEPATATIS   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
137 
STRENGTHS & NEEDS ASSESSMENT 
 
 
 
 
 
  
139 
HEALTH BOOKLET FOR CHILDREN IN CARE 
 
 
 
 
 
139 
SECTION SIX - FINANCE  
FOSTERING ALLOWANCES 
 
 
 
 
 
 
 
  
140 
WHAT THE BASIC ALLOWANCE COVERS 
 
 
 
 
 
  
140 
ADDITIONAL PAYMENTS 
 
 
 
 
 
 
 
  
141 
PAYMENT FOR SKILLS   
 
 
 
 
 
 
 
  
146 
JOINT FINANCE UNIT PAYMENT DETAILS   
 
 
 
           
154 
INCOME TAX RELIEF FOR FOSTER CARERS 
 
 
 
 
           155 
BENEFITS   
 
 
 
 
 
 
 
 
           
155 
DISABILITY LIVING ALLOWANCE 
 
 
 
 
 
 
 
156 
NATIONAL INSURANCE   
 
 
 
 
 
 
           
159 
PENSIONS (HOME RESPONSIBILITY PROTECTION) 
 
 
           
159 
FOSTER CARERS INSURANCE  
 
 
 
 
 
 
 
160 
EQUIPMENT 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
161 
DISABILITY FOSTERING TEAM PAYMENTS   
 
 
 
 
 
161 
REMAND PAYMENTS 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
162 
EMERGENCY DUTY SERVICE FOSTERING   
 
 
 
 
           162 
LOANS TO FOSTER CARERS   
 
 
 
 
                      
162 
SECTION SEVEN - DISABILITY FOSTERING TEAM 
ACCESS & CRITERIA 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
168 
PLACEMENT PROCESS   
 
 
 
 
 
 
 
 
169 
LEVEL 5 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
169 
CRITICAL ILLNESS/CHILD DEATH IN PLACEMENT   
 
 
 
 
170 
SECTION EIGHT - INTENSIVE INTERVENTIONS 
 
RESILIENCE FOSTERING 
 
 
 
 
 
 
 
 
172 
REMAND FOSTERING 
 
 
           
 
 
 
 
 
173 
Last updated August 2018 
 
  4 

 
SECTION NINE - FAMILY & FRIENDS 
FAMILY & FRIENDS TEAM 
 
 
 
 
 
 
 
 
174 
FAMILY & FRIENDS FOSTER CARE   
 
 
 
 
 
 
173 
SUPPORT TO FAMILY & FRIENDS FOSTER CARERS 
 
 
 
 
174 
FINANCIAL IMPLICATIONS 
 
 
 
 
 
 
 
 
175 
DUTIES/SERVICES UNDERTAKEN BY THE FAMILY & FRIENDS TEAM  
 
175 
GUIDING PRINCIPLES & VALUES OF THE FAMILY & FRIENDS TEAM   
 
175 
SECTION TEN - LEGAL TERMINOLOGY 
 
 
 
 
           
177 
APPENDIX A - FOSTER CARER AGREEMENT 
 
 
 
 
 
182 
APPENDIX B - DATA PROCESSOR AGREEMENT   
 
 
 
 
192 
APPENDIX C - FOSTER CARERS GUIDE TO DATA PROCESSOR AGREEMENT 
197 
APPENDIX D - ePEP ACCESS AGREEMENT  
 
 
 
 
199 
APPENDIX E - ENCRYPTING MEMORY STICKS 
 
 
 
 
 
202 
APPENDIX F - USING AN ENCRYPTED MEMORY STICK   
 
 
 
206 
APPENDIX G - SENDING VIA THE SECURE FILE TRANSFER FACILITY 
 
208 
APPENDIX H - RECEIVING VIA THE SECURE FILE TRANSFER FACILITY 
           214 
APPENDIX I - SMOKING   
 
 
 
 
 
 
           
219 
APPENDIX J - OUT OF HOURS PLACEMENT SCHEME 
 
 
 
 
224 
APPENDIX K - INTERNET SAFETY; TEXT ABBREVIATIONS A-Z 
 
 
225 
APPENDIX L - TREASURE BASKETS AND HEURISTIC PLAY 
 
 
 
228 
CONTENTS OF PLASTIC WALLET 
HEALTHY TEETH FOR LIFE - ORAL HEALTH GUIDELINES FOR FOSTER CARERS AND 
SOCIAL WORKERS 
FOSTER CARERS CHARTER 
BLIND CORD AWARENESS 
CHILD SEXUAL EXPLOITATION 
GOOD PRACTICE GUIDES 
ADMISSIONS TO SCHOOL FOR LOOKED AFTER CHILDREN 
ALLEGATIONS AGAINST FOSTER CARERS OR PROSPECTIVE ADOPTERS 
INFORMATION SHARING REQUESTS 
OVERNIGHT STAYS FOR LOOKED AFTER CHILDREN 
PARTNERSHIP WORKING 
RECORDING BY FOSTER CARERS 
REFLECTIVE PRACTICE  
TIMESCALES FOR STATUTORY VISITS TO LOOKED AFTER CHILDREN  
HOW TO SUPPORT CHILDREN & YOUNG PEOPLE WITH THERAPEUTIC NEEDS 
Last updated August 2018 
 
  5 


SECTION 1 
INTRODUCTION 
The vision of Staffordshire County Council Looked After Children & Disability Service is to ensure 
that all children and young people in care are safe, secure and achieve their full potential.  Within 
the  Fostering  Service  we  aim  to  do  this  by  providing  and  supporting  safe,  stable  and  positive 
experiences of care. Our aim is to ensure that each child has a secure identity by making the most 
of educational opportunities, being healthy and emotionally well as wel  as by enjoying a network of 
social relationships within which they feel valued. 
As  foster  carers  you  play  a  vital  part  in  ensuring  that  children  in  care  have  a  safe  and  positive 
experience  whilst  being  cared for.  For  some  children  &  young  people  the  plan  may  be  to  return 
home or be placed with relatives whilst others may move on to adoption or remain in permanent 
foster care. 
This  handbook  contains  a  range  of  information  and  guidance  which  wil   help  &  support  you  to 
achieve good outcomes for children & young people in your care. Where guidance is given this is 
based on the Fostering Service policies and procedures.   
Last updated August 2018 
 
  6 

USEFUL TELEPHONE NUMBERS & ADDRESSES 
ADOPTION & FOSTERING RECRUITMENT AND TRAINING TEAM (STAFFORD) 
Staffordshire Place 1, Stafford ST16 2LP 
Tel: 01785 895363     
 
 
 
 
FOSTER CARER SUPPORT TEAM (NORTH) 
Staffordshire Place 1, Stafford ST16 2LP 
Tel: 01785 278573 
FOSTER CARER SUPPORT TEAM (SOUTH) 
Bird Street, Lichfield, WS13 6PN 
Tel: 01543 512083 
 
 
 
 
 
FOSTERING CENTRAL 
Staffordshire Place 1, Stafford ST16 2LP 
Tel: 01785 278573 
 
 
 
 
 
 
 
FAMILY AND FRIENDS TEAM  
Staffordshire Place 1, Stafford ST16 2LP 
Tel: 01785 895949 (DUTY)   
 
INTENSIVE FOSTERING PROJECT  
Staffordshire Place 1, Stafford ST16 2LP 
Tel: 01785 277332 
 
 
 
 
ADOPTION TEAM 
Red Gables, 59 High Street, Uttoxeter, ST14 7JQ 
Tel: 01889 256400 
 
 
 
 
 
ADOPTION SUPPORT TEAM 
Red Gables, 59 High Street, Uttoxeter ST14 7JQ 
Tel: 01889 256400  
Post Box Contact: 0845 3300401 
THE PLACEMENT SERVICE (DUTY) 
Tel: 01785 277724 
FOSTER CARER & ADOPTER RECRUITMENT & ENQUIRY LINE 
0800 169 2061 
EMERGENCY DUTY SERVICE  
0345 604 2886 
 
 
 
 
 
 
Last updated August 2018 
 
  7 

CAMHS (CHILD AND ADOLESCENT MENTAL HEALTH SERVICE) 
CAMHS – WEST 
Children’s  Services,  The  Bridge,  St  George’s  Parkway,  off  Crooked  Bridge  Road,  Stafford  ST16 
3NE 
Tel: 01785 221665 
 
 
 
Fax: 01785 258556 
CAMHS – BURTON (EAST) 
1ST Floor, Cross Street Clinic, Burton on Trent, DE14 1EG 
Tel: 01283 505820 
 
 
 
Fax: 01283 505810 
CAMHS – LICHFIELD (EAST) 
Holly Lodge, St Michaels Hospital, Trent Valley Road, Lichfield WS13 6EF 
Tel: 01543 414555 
 
 
 
Fax: 01543 442017 
CAMHS - NEWCASTLE 
The Ashlands, 35 North Castle Street, Newcastle, ST5 1AZ 
Tel: 0300 7900235 
 
 
 
Fax: 01782 613619 
CAMHS - TAMWORTH 
Argyle Street Clinic, Tamworth B77 3EW 
Tel: 01827 51183 
 
 
 
Fax: 01827 312098 
CAMHS – LEEK & MOORLANDS 
Eaton House, Buxton Road, Leek ST13 6EG 
Tel: 01782 652660 
 
 
 
SUSTAIN+ 
161 Eccleshall Road, Stafford ST16 1PD  
Tel: 01785 244545  
Email: xxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx 
Weekend Contact Number: 0300 790 7000 
CHILDREN & YOUNG PEOPLE’S VOICE PROJECT  
Rachel Munday-Crates 
xxxxxx.xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx 
01785 253878 
SAFEGUARDING THROUGH ADVOCACY (NSPCC) 
0844 8920273 
COMPLAINTS SERVICE:  
Tel: 01785 278601  
Staffordshire  County  Council,  Head  of  Customer  Feedback  &  Complaints,  Wedgwood  Building 
Tipping Street, Stafford ST16 2DH 
complaints&xxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx 
Joint Finance Unit (Payments Non Mileage) 
01785 277180 
 
 
Last updated August 2018 
 
  8 

 
FOSTERING NETWORK 
Advice & Mediation Worker:  Bethan Houston 
xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx  
01905 622459 
07918684985 
Fosterline: 
 
 
 
0800 0407675 
Legal Advice Line:    
 
0870 164 8020 
TARGETED TEENAGE SUPPORT – TEENAGE PREGNANCY PREVETION 
Alison Rutherford 
01785 895132  
YOUTH OFFENDING SERVICE  
North:  
01782 297615 
South West:  01785 277022 
South East:  01543 510103 
FAMILY RIGHTS INFORMATION 
www.frg.org.uk 
Family Rights Group, Second Floor, The Print House, 18 Ashwin Street, London E8 3DL 
T: 020 7923 2628 
F: 020 7923 2683 
For advice: 
email: xxxxxx@xxx.xxx.xx 
or 
Phone the advice line: 0808 8010366 
Opening hours: Monday - Friday 
9.30am-3.30pm 
GRANDPARENTS ASSOCIATION 
www.grandparents-association.org.uk 
 
The Grandparents’ Association, Moot House, The Stow, Harlow, Essex CM20 3AG 
Advice and information line: 0845 434 9585 
0r email xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
USEFUL WEBSITES 
 
Staffordshire Fostering Service: 
www.care4child.org  
 
Staffordshire County Council: 
www.staffordshire.gov.uk 
 
Fostering Network: www.fostering.net 
 
British Association for Adoption and Fostering (BAAF) www.baaf.org.uk  
Department of Education www.education.gov.uk  (government policies including Every Child 
Matters and the National Minimum Standards) 
Information about the Virtual school: www.education.staffordshire.gov.uk 
Last updated August 2018 
 
  9 

Equality and Human Rights Commission: www.equalityhumanrights.com 
Office for the Children’s Rights Director for England (CRD): www.rights4me.org 
Healthy Lifestyles: www.nhs.uk/Change4Life  
Young people’s information about Staffordshire Young People’s Youth Service: 
www.youthbox.info  
Basic Computer Skills and Information: learn.go-on.co.uk    
 
Information about Bullying: 
www.kidscape.org.uk 
 
Information about Benefits for Care Leavers: www.dwp.gov.uk 
 
Sexual Health Information: 
www.brook.org.uk 
 
Substance misuse information: 
www.talktofrank.com 
 
Information about leaving care: 
www.nyas.net 
 
Information about sexuality: 
www.stonewall.org.uk 
 
Advocacy and children’s rights: 
www.voiceyp.org & www.whocarestrust.org.uk 
 
Staffordshire’s Foster Carers Association: 
www.staffsfca.co.uk 
 
LOOKED AFTER CHILDREN HEALTH TEAM: 
Springfields Health & Wel being Centre 
Off Lovett Court 
Rugeley 
Staffordshire 
WS15 2QD 
Designated Nurse 
Angela Jervis   
Named Nurse 
Sarah Borton:  
01889 571399 
 
 
 
07961 247669 
 
 
 
xxxxx.xxxxxx@xxx.xxx 
Nurse Advisor 
Jacqui Harvey:  
01889 571368 
 
 
 
07791370353 
 
 
 
xxxxxx.xxxxxx@xxxxx.xxx.xx    
 
 
 
 
 
 
Last updated August 2018 
 
  10 

CHILDREN IN CARE EDUCATION CO-ORDINATORS: 
Headteacher, Virtual School for Looked After Children 
Sarah Rivers:   
01785 854195 
 
 
 
07800 544092 
 
 
 
sarah.rivxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx   
Lichfield & Cannock:   
 
Denise Grimshaw 01543 512056 
Tamworth & East Staffordshire: 
Paul Wilkie 01283 239761 
 
LOCAL SUPPORT TEAMS 
Biddulph 
Biddulph ASO, Town Hal , High Street, Biddulph ST8 6AR 
Tel: 01782 297810 
Leek 
Leek ASO, County Services Building, Fountain Street, Leek ST13 6JR 
Tel: 01538 483129 
Kidsgrove 
Kidsgrove Town Hall, Liverpool Road, Kidsgrove ST7 4EL 
Tel: 01782 485262 
 
Madeley 
Civic Office, Merrial Street, Newcastle-under-Lyme ST5 2AG 
Tel: 01782 296290 
Chesterton 
Civic Office, Merrial Street, Newcastle-under-Lyme ST5 2AG 
Tel: 01782 296290 
Uttoxeter 
Red Gables, 59 High Street, Uttoxeter ST14 7JQ 
Tel: 01889 256400 
Paget 
Burton ASO, St Paul’s Square, Burton-on-Trent DE14 2EQ 
Tel: 01283 239617 
Stapenhill 
63 Branston Road, Burton-on-Trent DE14 3BY 
Tel: 01283 239586 
Tamworth 
Tamworth ASO, Marmion House, Lichfield Street, Tamworth B79 7BZ 
Tel: 01827 475555 
Burntwood 
Burntwood ASO, Sycamore Road, Chasetown, Burntwood WS7 4RR 
Tel: 01543 510410 
Last updated August 2018 
 
  11 

Lichfield 
The Old House, Eastern Avenue, Lichfield WS13 7SQ 
Tel: 01543 510100 
Rugeley 
Springvale Office, Walhouse Street, Cannock WS11 0DY 
Tel: 01543 512333 
Cannock - West 
Springvale Office, Walhouse Street, Cannock WS11 0DY 
Tel: 01543 512333 
Cannock - East 
Springvale Office, Walhouse Street, Cannock WS11 0DY 
Tel: 01543 512333 
South Staffordshire - North 
Wolverhampton Road, Codsall WS8 1PX 
Tel: 01902 696575 
 
South Staffordshire - South 
Wolverhampton Road, Codsall WS8 1PX 
Tel: 01902 696575 
Stafford North 
Wedgwood Building, Tipping Street, Stafford ST16 2DH 
Tel: 01785 276800 
Stafford South 
Wedgwood Building, Tipping Street, Stafford ST16 2DH 
Tel: 01785 276800 
 
SAFEGUARDING UNITS 
Biddulph 
Biddulph ASO, Town Hal , High Street, Biddulph ST8 6AR 
Tel: 01782 297810 
Leek 
Leek ASO, County Services Building, Fountain Street, Leek ST13 6JR 
Tel: 01538 483129 
Kidsgrove 
Kidsgrove Town Hal , Liverpool Road, Kidsgrove ST7 4EL 
Tel: 01782 485262 
 
Madeley 
Civic Office, Merrial Street, Newcastle-under-Lyme ST5 2AG 
Tel: 01782 296290 
 
Last updated August 2018 
 
  12 

Chesterton 
Civic Office, Merrial Street, Newcastle-under-Lyme ST5 2AG 
Tel: 01782 296290 
Uttoxeter 
Red Gables, 59 High Street, Uttoxeter ST14 7JQ 
Tel: 01785 256400 
Paget 
Burton ASO, St Paul’s Square, Burton-on-Trent DE14 2EQ 
Tel: 01283 239666 
Stapenhill 
63 Branston Road, Burton-on-Trent DE14 3BY 
Tel: 01283 239440 
Wilnecote 
Tamworth ASO, Marmion House, Lichfield Street, Tamworth B79 7BZ 
Tel: 01827 475555 
Glascote & Rawlett 
Tamworth ASO, Marmion House, Lichfield Street, Tamworth B79 7BZ 
Tel: 01827 475555 
Burntwood 
Burntwood ASO, Sycamore Road, Chasetown, Burntwood WS7 4RR 
Tel: 01543 510410 
Lichfield 
The Old House, Eastern Avenue, Lichfield WS13 7SQ 
Tel: 01543 510100 
Rugeley 
Springvale Office, Walhouse Street, Cannock WS11 0DY 
Tel: 01543 512333 
Cannock - West 
Springvale Office, Walhouse Street, Cannock WS11 0DY 
Tel: 01543 512333 
Cannock - East 
Springvale Office, Walhouse Street, Cannock WS11 0DY 
Tel: 01543 512333 
South Staffordshire  
Wolverhampton Road, Codsall WS8 1PX 
Tel: 01902 696575 
 
Stafford North 
Wedgwood Building, Tipping Street, Stafford ST16 2DH 
Tel: 01785 276800 
Last updated August 2018 
 
  13 

Stafford South 
Wedgwood Building, Tipping Street, Stafford ST16 2DH 
Tel: 01785 276800 
 
CARE PLANNING & COURT TEAM 
Lichfield  
The Old House, Eastern Avenue, Lichfield WS13 7SQ 
Tel: 01543 510100 
Newcastle & Moorlands 
Brackenberry, Cross Heath, Newcastle ST5 9PS 
Tel: 01782 269280 
Stafford 
Wedgwood Building, Tipping Street, Stafford ST16 2DH 
Tel: 01785 276800 
Tamworth 
Tamworth ASO, Marmion House, Lichfield Street, Tamworth B79 7 BZ 
Tel: 01827 475555 
 
THROUGH CARE TEAM 
Central Through Care Team 
Wedgwood Building, Tipping Street, Stafford ST16 2DH 
Tel: 01785 276800 
Burton and Tamworth 
2-3 St Pauls Square, Burton-on-Trent DE14 2EQ 
Tel: 01283 239656 
Stafford and South Staffs 
Wedgwood Building, Tipping Street, Stafford ST16 2DH 
Tel: 01785 895466 or 01785 895275 
Cannock and Lichfield 
Lombard Court, Lombard Street, Lichfield WS13 6DP 
01543 510830 
Newcastle & Moorlands Through Care Team 
Floor 2, The Civic Offices, Merrial Street, Newcastle-under-Lyme ST5 2AG 
01782 485285  
Last updated August 2018 
 
  14 

STATEMENT OF PURPOSE 
1. 
Legislative Framework 
 
1.1  The Fostering Services: Regulations, Guidance and Standards (2011) provide the regulatory 
framework under the Care Standards Act (2000) for the conduct of fostering services.  
 
1.2  The framework is designed to set out the aims and objectives of the service as a whole, and 
the services and facilities which are provided. 
 
1.3  Ofsted wil  undertake inspections of the Fostering Service and may interview or visit foster 
carers as part of the inspection process. 
 
2. 
Introduction 
 
2.1  The Statement of Purpose for Staffordshire County Council’s Fostering Service has been 
compiled in accordance with Standard 16 of the National Minimum Standards for Fostering 
Services (2011).  
 
2.2  The information is intended for a wide audience including children in foster care and their 
parents, prospective and approved Staffordshire foster carers; staff employed by the 
Fostering Service and in Families First, and other agencies and professionals who are 
interested in, or involved in work relating to the Fostering Service. The Statement of Purpose 
can be found on the fostering website www.care4child.org. 
  
A copy of the summary is given to parents by the child’s social worker when their child 
becomes Looked After. 
 
2.3  The Children’s Guide to the Fostering Service sets out the aims of the service; how a child 
can access an independent advocate and how they can make a complaint.  In addition, there 
is an interactive children’s guide which is accessible and user friendly for all children, 
including children with disabilities. This guide is one of a number of documents that can be 
given to children and young people upon becoming looked after. 
 
2.4  Both the Statement of Purpose and the Children’s Guide will be reviewed annually and 
published on the SCC Fostering website.   
 
If you would like this information in large print, Brail e, audio tape/disc, or any other language, 
please ring 01785 278426. 
 
3. 
Aims and Objectives of the Service 
 
3.1  Staffordshire Families First Services’ primary aim is to provide services to children and 
families to promote the health, education and development of children in ways that meet the 
best interests of the child.  For children looked after, our aim is to ensure that they achieve 
their potential by providing and supporting safe, stable and positive experiences of care. 
 
3.2  The Local Authority believes that children are best cared for by their own family.  Where this 
is not possible, or not in the best interests of the child, we believe that children should be 
able to experience family life in a suitable family, on a temporary or permanent basis. 
 
3.3  Our aim is to ensure that children feel secure in their placements with carers appropriately 
trained, supported and capable of providing quality care to meet their needs and maximise 
their life chances. This wil  include ensuring that the child has a secure identity, making the 
most of educational opportunities as well as ensuring the child is healthy, emotionally well 
and enjoys a network of social relationships within which the child feels valued.  Our aim is to 
Last updated August 2018 
 
  15 

promote outcomes for children by providing safe, secure placements and by being 
aspirational and ambitious for them.  
 
3.4  Placement choice and the stability and effectiveness of foster care placements are 
fundamental to children’s long-term life chances. The Fostering Service aims to provide and 
support appropriate family placements, either directly, or by commissioning services from 
other agencies to meet children and young people’s assessed needs and also being 
sensitive to differences such as race, religion, culture, language sexuality, gender and 
disability. 
 
3.5  The Fostering Service works in partnership with children, parents, carers, and all those 
involved and concerned with the child’s welfare and best interests to ensure that the best 
possible outcomes are achieved. 
 
4. 
Principles and Standards of Care 
 
4.1  Staffordshire Fostering Service offers a wide range of placements for children and young 
people of all ages. 
 
4.2  Key Principles: 
 
  Al  applicants to foster for Staffordshire are checked, prepared, assessed and 
approved in accordance with the relevant fostering regulations; guidance and 
standards. 
  The Fostering Panel considers all applications to foster; the first annual review of the 
carer’s approval and subsequent reviews; all changes of approval and reports 
concerning allegations against carers. 
  A foster carer agreement is signed by all carers at the point of approval and reviewed 
annually following the Foster Carer Review. 
  Approved foster carers have a named fostering social worker and are supported and 
supervised in line with the Fostering Supervision and Support Policy and the 
requirements of the placement. 
  Placements are carefully matched, taking into account the needs of the child, the 
experience of the carer and the impact on the fostering household. 
  Foster carers are provided with as much information as possible prior to placement, 
including a comprehensive risk assessment and ‘matching’ document to support the 
placement. 
  Foster carer profiles wil  be shared with the children prior to placement by the child’s 
Social Worker. 
  Foster carers, children in care and their parents wil  have access to the County 
Council’s Complaints Service.  
  Children wil  have access to an advocacy service. 
 
4.3   This Statement of Purpose is underpinned by the principles and standards of expectation set 
out within: 
 
  ‘The Staffordshire 'Pledge' to Looked After Children 
 
  The Foster Carer's Charter 
 
5. 
Management Structure and Staffing Arrangements 
 
 
5.1  The County Manager (Fostering) is the Registered Manager of the Fostering Agency and is 
responsible for the strategic development of the Fostering Service and for ensuring that it 
meets and complies with statutory requirements and national standards. The County 
Manager is supported in this task by the County Manager (Adoption and Kinship Care).  
Last updated August 2018 
 
  16 

County Managers are part of the Families First Looked After Children Service Management 
Group and contribute to the wider strategic planning and development of children’s services, 
ensuring that issues relating to fostering are promoted, and any implications considered.  
 
5.2  The Fostering Service organises some tasks centrally, but the main responsibility for the 
delivery of individual support to foster carers and children is with six fostering teams
 
5.3  Al  teams are managed by a Team Manager, who each hold a relevant social work 
qualification and either already have a management qualification, or have undertaken 
management and leadership training. 
 
5.4  The Fostering Service Social Workers are registered the Health & Care Professions Council 
(HCPC).  Each social worker has a recognised social work qualification (BA (Hons) in Social 
Work, CQSW, CSS or DipSW).  25 Social Workers also hold the full PQ Award and 11 are 
working towards it. Newly Qualified Social Workers (NQSW) undertake a programme of 
training, supervision and support that is directed by the Principal Social Worker for 
Staffordshire.   
 
5.5  Al  staff members are experienced in working with children and families and are skil ed in 
undertaking needs led assessments.    
 
5.6  Al  teams members have access to PCs, email facilities and are supported by a dedicated 
administrative team. Some staff have access to a pilot mobile-working programme enabling 
mobile access to the Families First records management system. The aim of the service is 
that all staff wil  have access to mobile working arrangements. 
 
 5.7  Team Meetings are held regularly and are used to promote development; to share 
information, consult and to obtain feedback on issues relevant to the Service.   
 
5.8   Service days are held at regular intervals to ensure that all staff are involved in discussions 
about new developments, performance management issues and key changes in legislation, 
regulations and innovations.  
 
5.9  The Management Team meets on a fortnightly basis to discuss all business relating to the 
Fostering Service, to ensure the standardisation of service delivery across the teams, 
consider developments, both internal y and in nationally, and to review and evaluate the 
overall performance of the Fostering Service. 
 
 Fostering Teams: Roles and Functions  
 
6.   The Adoption and Fostering Recruitment, Training and Reviewing Team: 
 
6.1  This team consists of a team manager, social workers, and senior family support workers, a 
qualified marketing and recruitment officer and business support staff. The team has 
countywide responsibility for the following functions: 
 
  Development and implementation of a comprehensive recruitment strategy in order to 
attract a range of applicants to foster. 
  Production of recruitment and publicity material. 
  Responding to initial enquiries about fostering and adoption and undertaking initial 
assessment visits.  
  Delivery of the ‘Foundations to Foster’ preparation course. 
  Delivery of preparation training for prospective adopters. 
  Co-ordination and delivery of a comprehensive post approval training package for all 
foster carers.  
  Responsibility Training Support and Development Standards for Foster Carers. 
Last updated August 2018 
 
  17 

  Managing and chairing the Annual Reviews of foster carers. 
  Co-ordination of support groups for foster carers, including additional groups for male 
foster carers. 
  Co-ordination of the Countywide Foster Carers’ Forum held twice a year. 
  Support to the Foster Carers’ Advisory Group. 
  Co-ordination of a support group for sons & daughters of foster carers.  
  Production of newsletters for foster carers and for children in the foster home – one 
edition per school term. 
  Organisation of social events, including the summer barbeque, Christmas parties and 
individual awards events for foster carers and fostered children. 
  Maintenance of the website www.care4child.org and the electronic foster care forum. 
 
7.  
Assessment, supervision and support of general foster carers 
 
 7.1 
There are two fostering teams covering Staffordshire. These teams are based in Lichfield 
and Stafford and each has a team manager, social workers, family support workers and 
business support staff.   
 
7.2 
The Fostering Central Team undertakes panel functions and advice, fostering 
assessments (including Task Centred, IFA Transfer and Supported Lodgings) and fostering 
sufficiency.   
     
 7.3 
The Fostering North Team is responsible for the supervision and support of the foster 
carers in the North of the County including the supervision of Family & Friends regulated 
placements. The Fostering South Team is responsible for the supervision and support of 
the foster carers in the South of the County including the supervision of Family & Friends 
regulated placements. These teams are responsible for the following fostering activities: 
 
  Providing regular and consistent individual supervision and support to fostering 
households. 
  Undertaking annual reviews of foster carers’ continued suitability to foster. 
  Management and development of carer’s skil s through the implementation of the 
TSD Standards, Personal Development Plans and support of foster carers; the aim 
being to increase the carer’s expertise and to improve outcomes for children.  
  Promoting the aim of the Payment for Skil s appraisal scheme for foster carers. 
  Contribution to the Placement Service and placement matching. 
  Providing effective fostering support plans, that promotes individual children’s 
placement plans. 
  Family finding systems to search for appropriate permanent placements for children 
through in-house resources or external providers. 
  Promoting and supporting carer’s attendance at foster carer support groups. 
  Provision of essential equipment and developmental toys for carers. 
  Undertaking support carer assessments. 
  Undertaking long- term fostering and special guardianship assessments of approved 
foster carers. 
 
8. 

The Intensive Interventions Team  
 
8.1 
This team consists of a team manager, team co-ordinator, social workers, senior family 
support workers and business support staff. The team supports placements providing 
intensive interventions.  
 
 
 
 
 
Last updated August 2018 
 
  18 

This includes:   
 
8.2 
The Resilience Project whose remit is to recruit and assess foster carers to provide single 
placements for young people aged 10-15 years, moving from residential care into a family 
setting, or where residential care would be the only other option.  Psychological screening 
is used to identify those best placed to care for these most chal enging young people, whilst 
the young people are screened to identify those who would benefit from the resilience 
model of care.   Carers recruited to the scheme wil  already have some relevant 
professional childcare experience, either as an established foster carer with a proven track 
record of sustaining and supporting a child with complex needs; or who have worked with 
children in a professional capacity, e.g. as a residential social worker. Resilience foster 
carers’ work with young people usually aged between 10-15 years who are currently placed 
in a residential setting.  
 
8.3 
The Remand Scheme which provides family-based placements to young people placed in 
custody on a remand basis.  
 
8.4 
Wrap Around Support. The (WRAP) team is made up of senior family support workers 
with diverse skil s and experience including, a family therapist, specialist education, youth 
offending and residential experience. The team includes a team co-ordinator and business 
support worker. WRAP offers support to all existing fostering households (including Family 
& Friends) who are experiencing chal enging and difficult placements.  The Team Co-
ordinator is responsible for chairing stability meetings which may lead to a referral path to 
WRAP for time-limited (up to 12 weeks) focussed and identified work.  The WRAP 
Programme uses the model of Social Learning Theory Intervention.  
  
9. 
The Family & Friends Team   
 

9.1 
The team offers the full range of fostering services to family & friends carers; assessment, 
supervision and support.  Family & friends carers also access (alongside general carers) all 
central activities and support provided by the Recruitment & Training Team. 
 
9.2 
The team is involved in the care planning process, preparing reports for court and 
foster/permanence panels and promoting permanence through special guardianship or 
long-term fostering.  
 
9.3 
The team provides induction training and support groups for kinship carers. 
 
9.4 
The team works closely with Families First’s Targeted Services to provide individual 
support to families moving onto special guardianship arrangements. 
 
9.5 
Additionally, the team works closely with specialist safeguarding colleagues and is 
responsible for the assessment and supervision of private foster carer arrangements. 
 
10
The Disability Fostering Team  
 
10.1  The Family Link Team offers short-term breaks to disabled children.  Children are matched 
with carers who have the skil s and abilities to meet their individual needs and who offer 
regular, planned breaks, often over many years.  Additionally, the team is responsible for 
the supervision and support of approved fostering households who are looking after 
children on a full-time basis and who have a permanent and substantial disability or 
complex health needs. 
 
10.2  Staffordshire County Council has a duty to provide short stay services under the Children & 
Young Person’s Act (2008).  These services are available to any person under the age of 
18 and who are, therefore legally defined as a child (CA, 1989).  Each child must meet 
Last updated August 2018 
 
  19 

Staffordshire’s disability eligibility criteria and wil  therefore have a permanent and 
substantial disability or complex health needs. 
 
10.3  The team consists of a team manager, social workers, an occupational therapist and a 
senior family support worker. The team provides a county-wide service and has an office 
based in Lichfield. 
 
10.4  The team works closely with Independent Futures (Staffordshire’s all age disability service). 
Referrals to the service for short stays are processed through the two Disability Resource 
Panels, both of which meet on a monthly basis and are managed by Independent Futures.  
Time limited or emergency placements can be agreed by the IF Team Manager. 
 
10.5   The service was established to create family-based placements for children, who were 
most in danger of exclusion from services. Level 5 short stays are based on a single 
placement at any one time with up to six children being matched, dependent upon their 
needs and the size of the support package to the child.  Some of the households are 
adapted properties and make use of adapted vehicles.  
 
10.7  Additionally, the team has a full-time occupational therapist that is able to provide clinical 
assessments children referred, as well as assessments of all homes of approved family link 
carers.  The resource assists with the matching of children and stability of placements. 
 
11. 
As part of Families First, Looked After Children & Disability Service, the Fostering Service 
works in close, day-to-day partnership with the following:  
 
  The Placement Service: This team has a service co-ordinator; a placement officer 
and clerical support.  Their remit is to deal with all emergency and urgent requests 
for new or alternative foster placements, including the search for placements 
through the independent sector and for ensuring al  placements are risk assessed 
and matched, as far as is possible. The Fostering Service works as part of the 
Placement Service to make effective use of internal and external resources. 
 
  Supported Lodgings is run by the Fostering & Adoption Recruitment & Training 
team who are responsible for the recruitment, assessment, training and support of 
supported lodgings’ placements.  The aim is to match 16-18 year old care leavers 
with suitable households to support them to develop independence skil s, before 
they move into their own accommodation. 
 
12. 
Conflict of Interest 
 
12.1  The Children Act (1989) Guidance & Regulations Vol. 4 (4.12) allows for foster carers, or for 
a member of their household to work for the Fostering Service; however, care is taken to 
avoid any actual or perceived conflict of interest.  
 
12.2  In general terms, anyone working within the Fostering Service will not be considered as a 
foster carer.  Staff working within the County Council in areas that have traditionally been 
referred to as Children’s Social Care; wil  also normally not be considered, as a conflict of 
interest may occur.  However, all cases will be considered on an individual basis and judged 
on merit and in the child’s best interests by the County Managers for Fostering and Adoption 
and Kinship Care. 
 
 
 
 
 
 
Last updated August 2018 
 
  20 

13. 
Placements  
 
13.1  Staffordshire Fostering Service offers the following placements: 
 
Task Centered:  These foster carers provide emergency (same day) and planned 
placements arranged by the Placement Team. The placements are carefully matched and 
are for a time-limited period. The carers wil  contribute to the assessment of the child’s long-
term needs and be involved with preparing and supporting a child to return home or move to 
a permanent placement, in line with the Permanency Plan agreed for the child at the 2nd 
Statutory (Looked After) Review. 
  
Long-Term:  These carers provide permanent or long-term placements with foster carers, 
who are committed to caring for children until they reach independence, and for providing 
ongoing support into adulthood.  For children who are aged 12 and under, the match with 
foster carers is made by the Best Interest Panel. 
 
Resilience:  These carers provide single placements for young people aged 10-15 making 
the transition from residential care into a family setting, until they reach independence. 
 
Remand:  
The remand scheme provides family-based placements to young people placed 
in custody on a remand basis.  
 
Family & Friends: These carers provide placements for a child or young person who is a 
relative or friend, (a ‘connected person’) and who is approved as a foster carer specifically for 
them.  These foster carers have equal access to support and training opportunities. 
 
Emergency Duty:  These are foster carers whose approval is extended to take emergency 
placements outside office hours for a maximum of 72 hours (excluding bank holidays). 
 
Disability Short Break/Stays:  The Family Link Scheme links disabled children with carers 
who can provide them with short stays on a regular basis. This can be anything from a few 
hours a week to a few days a month with the same carer.   
 
Short Break: 
These carers provide short breaks for children in care. The short-term 
placements are planned to support the aims of the child’s Care Plan either for a return home 
or to support the child’s main placement. 
 
Mother and Baby:  These foster carers provide placements to young people in care and their 
baby.  These carers wil  support the needs of both the young person and their baby. The 
Foster Carer wil  work in partnership with the young person and the children’s Social Workers 
to provide care, support and assessment, as required.  
 
Supported Lodgings: Provides supported lodgings’ placements within families, for 16-18 
year old care leavers 
 
Support carer’s arrangements (back-up carers). These arrangements are assessed and 
the ‘arrangement’ is agreed as appropriate to support exiting, approved fostering households. 
The support carers are identified from within the foster carer’s support network. The support 
carers can provide short-stays to support a fostering household for anything from day-care 
through to regular overnight stays and holidays.  
 
14.   Recruitment 
 
14.1   Sufficiency: The Fostering Service wil  continue to recruit more foster carers for children in 
our care to ensure there is sufficient placement choice to enable children to be 
appropriately matched with foster carers, and to ensure that our carers reflect the diverse 
population of Staffordshire. 
Last updated August 2018 
 
  21 

 
14.2  The Fostering Service wil  also ensure that it has sufficient numbers of supervising social 
workers for foster carers; to offer advice, support and supervision.   We wil  ensure that any 
vacancies are recruited to without undue delay and that interim measures are put in place 
so that carers are supported. 
 
14.3   Recruitment: The Fostering Service will with the County Council Communications Team to 
ensure that we have a strong market presence and effective recruitment and campaigning 
plans. Our comprehensive and targeted recruitment strategy is supported by:  
 
  A dedicated recruitment and marketing officer for fostering and adoption.  
  Its staff being trained in a cultural value, modes marketing model 
  A strong web presence.  
  An active Facebook site and Twitter feeds.  
  Targeted and locality campaigns e.g. shared care week; fostering fortnight, and 
Staffordshire Day.  
  Partnership with local commercial initiatives. 
  A regional recruitment campaign with neighbouring local authorities. 
  Extensive advertising on radio, backs of buses, and bil boards. 
  Advertising in professional publications and local newspapers. 
  Editorial and articles in local papers. 
  Sponsorship of flower beds. 
  Incentive /sponsorship schemes to encourage applications from foster carers’ own 
network. 
  ‘Reggie’ the recruitment bus which was designed to address some of the unique 
recruitment chal enges that exist in a large geographic County. This enables 
recruitment messages to reach all communities in Staffordshire, including those on 
the extremities of the County. 
  Open, twice monthly recruitment information meetings.  
 
14.4  Enquiries: all initial enquiries are received by the Recruitment & Training team.  Enquiries 
can be made via a free-phone number with an answer phone facility out of hours. Enquiries 
can also be made on the www.care4child.org website. The team also takes initial enquiries 
regarding the Foundations Scheme. 
 
14.5  An information pack is sent within one working day with invitations to attend an 
Information Meeting.  Information meetings are held fortnightly and following the meeting, 
if potential foster carers are interested they are asked to complete a detailed information 
record. 
 
14.6  Enquirers wil  be offered an appointment for a home visit within 5 
working days. The visit enables the potential applicant to obtain more information about 
fostering, after which they will be invited to participate in the Preparation Training – 
Foundations to Fostering’.  ‘Foundations to Fostering’ is made up of an ‘Introduction to 
Fostering
 for Staffordshire’ workshop, and then 10 follow-on modules.   
14.7  In two-carer households, both carers wil  complete the training.  After the ‘Introduction to 
Fostering’ workshop, applicants must complete the Notice to Proceed’ before their ‘Form F’ 
assessment can start.   
14.8  Approved foster carers, who are transferring from another agency, would also complete the 
‘Introduction to Fostering for Staffordshire’, although this does not need to be completed 
prior to their assessment commencing. 
 
 
 
Last updated August 2018 
 
  22 

15.   Assessment Process (not including family & friends foster carers):  
15.1   When a person applies to become a foster carer, the Fostering Service may assess their 
suitability to foster.  There is a two-stage assessment process, and the allocated Social 
Worker wil  arrange to visit the applicants within 10 working days from receipt of the 
notice to proceed. 
 
15.2   At Stage 1, Staffordshire Fostering Service will obtain the following information from the 
applicants:  
 
  The applicant’s full name, address and date of birth. 
  Details of the applicant’s health, supported by a medical report. The applicants wil  be 
given (Coram BAAF) Form AH to arrange a medical examination through their GP, the 
cost of which will be covered by the Local Authority.  Completed medicals are sent to 
the Medical Advisor for comments about the applicant’s fitness, and their suitability to 
foster.   
  Particulars of other adult household members.  
  Particulars of children in the applicant’s family (whether or not they are members of 
the household) and any other children in the household. 
  Particulars of the household’s accommodation. 
  The outcome of any request or application made by the applicant, (or any member of 
the applicant’s household), to foster or adopt children, or for registration as an early or 
later year’s provider, under Part 3 of the Child care Act (2006), including particulars of 
any previous approval or refusal of approval to foster.  
  The name and address of any fostering service that the applicant has been an 
approved foster carer for, in the preceding 12 months. 
  Names and addresses of four persons who wil  provide personal references for the 
applicants; (three, if a single applicant) and one extended family member for each 
applicant; who will be asked to complete a pro-forma reference and be interviewed by 
the Assessing Social Worker.  The referees must know the applicants well and be 
able to comment upon all aspects of their lives. 
  In relation to the applicant and each member of their household aged 16 or over, an 
enhanced Disclosure and Barring Service (DBS) Certificate.  Fol owing receipt of a 
positive DBS check, a manager’s positive DBS Disclosure Risk Assessment pro-forma 
wil  be completed and considered by the County Manager (Fostering). 
  Details of any current and any previous marriage, civil partnership, or similar 
relationship. 
  Consultation with the Local Authority in whose area the applicant lives, if this is 
different to the Fostering Service.  
  Staffordshire will also request references and wil  undertake a visit to previous 
partners with whom the applicant has parented; also any significant partners. 
 
15.3  Stage 1 is completed, 10 days following all the above information becoming available to the 
Fostering Service.  If at any point during Stage 1 of the assessment process, the Fostering 
Service’s Agency Decision-maker (County Manager), decides that the applicant is not 
suitable to foster, they must write to the applicant, informing them of this decision and 
giving full reasons for it. The applicants wil  be advised about how to make a complaint. 
 
 15.4   Stage 2 of the assessment may be carried out in parallel to Stage 1 in order to avoid 
unnecessary delay.  Staffordshire uses the ‘Form F’ (Coram BAAF) assessment report to 
present the findings of the full assessment.  The assessment requires the full participation 
Last updated August 2018 
 
  23 

of the applicants, and social workers will complete an assessment plan with the applicants 
and arrange to visit, as required (usually 8-10 visits are needed). The assessment plan and 
agreement wil  identify dates for visits and the areas to be covered, including information to 
be provided by the applicants and a planned date to attend the Fostering Panel. 
 
15.5  The assessment wil  collate information about the applicants and their family’s motivation to 
foster, as well as their capability to foster.  The assessment wil  take into account: 
 
  Lifestyle 
  Mental, physical and emotional well-being  
  Ability to be resilient and flexible  
  Understanding of the fostering task and the needs of children in care 
  Ability to manage and care for a child in care and to work with birth families and the 
team supporting the child. 
  Ability to meet cultural, ethnic ,religious, health, and educational needs 
  Ability to provide suitable accommodation  
  Impact of fostering on the family  
  Ability to provide safe and stable care  
  Ability to understand confidentiality and to keep clear and accurate records. 
 
15.6 Preparation training wil  run in parallel with the assessment.  The  
preparation training 
marks the start of ‘portfolio building’ for the ‘Training Support and Development Standards 
for Foster Carers’
 (TSD Standards).  Al  foster carers are supported to complete the TSD 
Standards within 12 months of approval (18 months for family & friends carers).  
Applicants will begin to accumulate evidence for their  portfolio during this training and 
assessment period.  
 
15.7 Assessment Form F reports must be completed and have a panel recommendation within 
eight months from the date of the application. Staffordshire aims to complete the assessment 
within 20 weeks.  
 
15.8  Family & Friends assessments follow a similar process. Applicants will be contacted 
immediately and a referral for either a ‘viability assessment’ or a full assessment wil  be 
made by the child’s Social Worker. A fostering social worker from the Family & Friends 
Team wil  also be allocated, and a full assessment is completed within 12 weeks of the 
referral being received. Family & Friends applicants are given an information pack and 
guidance on the assessment and approval process. 
 
16.   Fostering Approval (Including Family and Friends)  
16.1  The completed assessment report wil  be shared with the applicants and presented to the 
fostering panel with a recommendation whether the applicant is suitable to foster, and what 
the terms of their approval should be. The recommendation to panel will set out the type of 
placement, number and age range of children to be placed. Or, approval may be limited to 
specific children (for example, family & friends approvals).  
 
16.2  The Fostering Panel meets on a weekly basis to consider all applications.  The fostering 
panel is made up of children’s social care representatives and independent representatives 
who have a relevant background and experience that support their role (e.g. fostering, care 
experience, health, education etc.)   
 
16.3  Applicants are invited to attend the fostering panel with the assessing social worker and if 
applicable the child’s social worker.  Written information about the Panel’s role and function 
wil  be available beforehand and applicants wil  meet the Chairperson prior to attending the 
panel meeting.  
Last updated August 2018 
 
  24 

 
16.4  The Fostering panel wil  make a recommendation about the suitability of the applicant to 
foster and the terms of their approval. 
 
16.5  The County Managers for Fostering and Adoption and Kinship are the Agency Decision 
Makers and receive the recommendation of the panel. Al  information including the Panel 
minutes will be made available to the Agency Decision Maker to enable them to make a 
considered decision within 7 days of receipt of the recommendation and final set of 
minutes
.  
 
16.6  The foster carer or prospective foster carer wil  be informed orally of the decision within 
two working days and in writing within five working days, clearly stating the terms of 
the approval.  Carers wil  be required to sign the Foster Carer Agreement before they can 
take a placement.   
 
16.7  In circumstances where the agency decision maker is minded not to approve an applicant, 
the  applicant  can  either  make  representation  to  the  agency  or  through  the  Independent 
Review  Mechanism  (IRM)  and  wil   be  given  information  regarding  the  process  to  be 
followed.   
 
17. 
Post Approval Support and Supervision  
 
17.1   Approved foster carers wil  receive a hard copy of the Foster Carer Handbook which sets 
out the expectations of and relationship with the division.  An electronic version wil  be 
placed on the website www.care4child.org and wil  be updated at least annually. 
 
17.2  Newly approved foster carers are required to complete the Training, Support & 
Development Standards for Foster Care.  This is part of the framework of induction, core 
training and continuing professional development that will equip foster carers with the 
essential skil s and knowledge to meet the needs of children in their care.  
 
17.3  Carers wil  be expected to evidence that they have met the induction requirements by 
achieving a Certificate of Successful Achievement on completion of a portfolio of 
evidence of competency within the first 12 months of approval (18 months for Family & 
Friends Carers). Foster carers will be expected to annually update and develop their 
knowledge and skil s through their Personal Development Plan which will contribute to the 
foster carer review process. Foster Carers are required to maintain an ongoing ‘portfolio’ of 
training and development which demonstrates how they are meeting the skil s required of 
them by the Fostering Service. 
 
 
17.4  Foster carers’ personal development plans set out how they wil  be supported to undertake 
ongoing training and development that is appropriate to their development needs and 
experience.  
 
17.5  The Fostering Panel considers the foster carers’ annual review and recommends to the 
agency their ongoing approval, variation or de-registration.  Foster carer reviews are 
independently chaired and involve the foster carer and fostering social worker, who provide 
written reports. The views of the children and young people in placement and their social 
workers inform the review. Views of the carer’s own children are also invited. The review 
focuses on the performance of the carer, identifies training requirements and makes 
recommendations for future approval.  
 
18 
Post Approval Training 
 
18.1  The Fostering Service has a strong commitment to the ongoing training of foster carers, 
recognising the valuable contribution it makes to their development, helping them to 
understand the fostering task, increasing their knowledge and skil s, and underpinning the 
Last updated August 2018 
 
  25 

safe and appropriate care of children. This has been further reinforced by the TSD 
Standards’ expectations that carers continue to engage with, and with core and continuing 
professional development training and learning opportunities.  
 
18.2  The training catalogue is reviewed and updated annual y and currently offers 45 titles, 
providing approximately 750 training opportunities to carers. The training can be in the form 
of workshops or courses that take place over one or two days, or more intensive training 
arranged over a number of weeks. The training covers subjects of a general and also 
specialist nature. The fostering service also offers a range of e-learning modules to enable 
carers to access essential information through the internet or via CD/memory sticks. 
 
18.3  Foster carers are also able to access multi-agency child protection and safeguarding 
courses and a range of child care courses, being trained alongside social work staff.  
Bespoke arrangements have been made available to carers to undertake specific, relevant 
courses, the content of which can then be cascaded to others. 
 
 
19. 
Support 
 
19.1  Support for foster carers is given a high priority in Staffordshire and the services available 
to carers include: 
 
  Supervision and support from a named fostering social worker. 
  A Mentoring scheme for foster carers  
  Local support groups who meet on a monthly basis – there are nine groups across 
the county. 
  ‘Men in Foster Care’ Support group. 
  Sons and Daughter Support Group 
  Out of hours support via the Emergency Duty Service. 
  Out of hours support provided by the WRAP team 
  Mentoring  scheme for Sons and Daughters  
  Membership of the Fostering Network. 
  Access to Fostering Network Advice & a Mediation Worker. 
  Provision of equipment, necessary for fostering. 
  Financial support through agreed allowances. 
  Additional insurance cover. 
  Interest  free  loans  towards  adaptations/extensions  to  carer’s  property  and  for  the 
purchase of larger vehicles. 
  Use of a ‘people carrier’ for set periods of time to give support to carers who require 
a larger vehicle due to fostering. 
  Handbook for foster carers. 
  Newsletter for foster carers and foster children. 
  Up to date information through the website and text . 
  A Foster Carers Advisory Group 
  Foster Carer’s Forums. 
 
19.2  In order to improve the life chances for children, the following lists some of the services that 
are available to children in placements: 
 
  SUSTAIN Plus (CAMHS specialist service for children in care): whose aim is to 
provide a timely response to the needs of children and young people looked after 
and their carers, and whose placements are under stress, or in danger of disruption. 
  Head teacher of the Virtual School for Looked After Children, and education co-
coordinators and mentors, linking into specific education services. 
  Named Nurses for Looked After Children. 
  Access to drugs advisory workers.  
Last updated August 2018 
 
  26 

  The Voice Project.  
  Advocacy Service. 
  Access to SOVA mentors.  
  ’Celebration of Achievements’ evening. 
  Teenage Pregnancy Support. 
 
20. 
Staying Put  
 
20.1   Staffordshire County Council is committed to preventing social exclusion among care 
leavers and has developed a ‘Staying Put’ policy in order to ensure that, when appropriate, 
they can continue to live with former foster carer(s) after their 18th birthday and make the 
transition to independent living at a pace that suits their needs.   
 
20.2  The primary aim of the policy is to allow young people to remain with their carers past their 
18th birthday to promote a gradual transition from care to independent living.  This 
recognises that many young people in care experience delayed maturity, and that their 18th 
birthday may be an inappropriate point to leave foster care.  
 
 
 
20.3   The Staying Put Good Practice Guide 2014 provides information, for practitioners and 
managers, in making and supporting staying put arrangements.  The provision of financial 
support is available designed to enable a staying put carer to meet the aims and objectives 
of the arrangement.   
 
21.   Comments, Compliments and Complaints 
 
21.1  Staffordshire County Council welcomes feedback on the services it provides to children, birth 
parents and foster carers, to enable improvements to be made. 
 
21.2  There is a complaints procedure which is accessible to all service users and carers, and there 
are three stages to the procedure: 
 
Stage 1 - Local Resolution: 
The complaint is addressed at the point of service delivery by the responsible Team 
Manager.  There is a 10 working day timescale for responding to Stage 1 complaints with the 
option to extend to 20 working days with the agreement of the complainant. 
 
Stage 2 – Investigation:  
If the complainant remains unhappy with the Stage 1 outcome they can request to proceed to 
Stage 2. This must be made to the Head of Customer Feedback and Complaints, advising 
why they remain unhappy and the desired outcome from the investigation.  A Complaints 
Investigating Officer (CIO) or an external Investigating Officer (IO) wil  be assigned to the 
complaint and an Independent Person (IP) wil  work alongside the CIO to ensure an 
independent and objective view.  There is a 25 working day timescale for completing the 
investigation although this can be extended to 65 with the agreement of the complainant.  A 
response wil  provided by the relevant Strategic Lead following consideration of the reports. 
 
 
Stage 3 - Review Panel: 
If the complainant remains unhappy with the outcome of the investigation at Stage 2 they can 
request an independent Stage 3 Review Panel.  The complainant must outline in writing why 
they remain unhappy and the desired outcome from the panel.  The Panel is made up of 
three independent people who wil  review the investigation undertaken. 
 
 
 
 
 

Last updated August 2018 
 
  27 

22. 
Contact Details for Further Information 
 
 
For further information contact: 
County Manager Fostering Service, 
Looked After Children Services (Families First) 
Staffordshire Place 1 
Stafford 
ST16 2LP 
 
 
For a complaint or representation re the Fostering Service contact: 
Staffordshire County Council 
Complaints and Representations 
Staffordshire Place 1 
Stafford 
ST16 2LP 
Tel: 01785 278601 
 
 
For Ofsted contact: 
 
Piccadil y Gate 
 
Store Street 
 
Manchester 
 
M1 2WD 
xxxxxxxxx@xxxxxx.xxx.xx 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Last updated August 2018 
 
  28 

FOSTERING  SERVICES  REGULATIONS  AND  NATIONAL  MINIMUM 
STANDARDS FOR FOSTERING SERVICES 
 

Fostering Services operate within the legal framework of the Fostering Services Regulations and 
National  Minimum Standards for Fostering April 2011. The National Minimum Standards and the 
Fostering  Service  Regulations  2011  form  the  basis  of  the  regulatory  framework  under  the  Care 
Standards Act 2000 for the conduct of the Fostering Service. 
Ofsted regularly inspect all Fostering Agencies to ensure that these standards are being met. 
 
NATIONAL MINIMUM STANDARDS 2011 (NMS) 
The underpinning values of the NMS are:- 
  The child’s welfare, safety and needs are at the centre of their care.  
  Children  should  have  an  enjoyable  childhood,  benefiting  from  excellent  parenting  and 
education, enjoying a wide range of opportunities to develop their talents and skil s leading 
to a successful adult life.  
  Children are entitled to grow up in a loving environment that can meet their developmental 
needs 
  Every child should have his or her wishes and feelings listened to and taken into account.  
  Each  child should  be  valued as an  individual  and given  personalised  support  in line  with 
their individual needs and background in order to develop their identity, self confidence and 
self-worth.  
  The  particular  needs  of  disabled  children  and  children  with  complex  needs  wil   be  fully 
recognised and taken into account  
  The significance of contact for looked after children, and of maintaining relationships with 
birth  parents  and  the  wider  family,  including  siblings,  half-siblings  and  grandparents,  is 
recognised, as is the foster carer’s role in this.  
  Children  in  foster  care  deserve  to  be  treated  as  a  good  parent  would  treat  their  own 
children and to have the opportunity for as full an experience of family life and childhood as 
possible, without unnecessary restrictions.  
  The  central  importance  of  the  child’s  relationship  with  their  foster  carer  should  be 
acknowledged  and  foster  carers  should  be  recognised  as  core  members  of  the  team 
working with the child. Foster carers have a right to full information about the child. 
  It  is  essential  that  foster  carers  receive  relevant  support  services  and  development 
opportunities in order to provide the best care for children.  
  Genuine  partnership  between  al   those  involved  in  fostering  children  is  essential  for  the 
NMS  to  deliver  the  best  outcomes  for  children;  this  includes  the  Government,  local 
government, other statutory agencies, fostering service providers and foster carers.  
 
1)   
The child’s wishes and feelings and the views of those significant to them  
  Children’s  views,  wishes  and  feelings  are  acted  upon,  unless  this  is  contrary  to  their 
interests or adversely affects other members of the foster care household.  
  Children understand how their views have been taken into account and where significant 
wishes or concerns are not acted upon, they are helped to understand why.  
  Children communicate their views on all aspects of their care and support.  
Last updated August 2018 
 
  29 

  The views of the child, the child’s family, social worker and Independent Reviewing Officer 
are sought regularly on the child’s care (unless in individual cases this is not appropriate).  
  Children have access to independent advice and support from adults who they can contact 
directly  and  in  private  about  problems  or  concerns,  which  is  appropriate  to  their  age  and 
understanding. Children know their rights to advocacy, how to access an advocate and how 
to contact the Children’s Rights Director.  
  Children can take up issues in the most appropriate way with support, without fear that this 
wil   result  in  any  adverse  consequences.  Children  receive  prompt  feedback  on  any 
concerns or complaints raised and are kept informed of progress.  
  The  wishes,  feelings  and  views  of  children  and  those  significant  to  them  are  taken  into 
account in monitoring foster carers and developing the fostering service.  
 
2) 
 Promoting a positive identity, potential and valuing diversity through individualised 
care. 

  Children  are  provided  with  personalised  care  that  meets  their  needs  and  promotes  all 
aspects of their individual identity.  
  Foster carers are supported to promote children’s social and emotional development, and 
to enable children to develop emotional resilience and positive self-esteem.  
  Foster carers meet children’s individual needs as set out in the child’s placement plan as 
part of the wider family context. 
  Children exercise choice in the food that they eat, and are able to prepare their own meals 
and snacks,  within the  context  of  the foster family’s  decision  making  and  the  limits that  a 
responsible parent would set.  
  Children exercise choice and independence in the clothes and personal requisites that they 
buy and have these needs met, within the context of the foster family’s decision making and 
the reasonable limits that a responsible parent would set.  
  Children  develop  skil s  and  emotional  resilience  that  wil   prepare  them  for  independent 
living.  
  Children receive a personal  allowance appropriate to their  age and understanding  that  is 
consistent with their placement plan.  
 
3)   
Promoting positive behaviour and relationships 
  Foster carers have high expectations of all of the foster children in their household.  
  Foster  carers  provide  an  environment  and  culture  that  promotes,  models  and  supports 
positive behaviour.  
  Children are able to develop and practice skil s to build and maintain positive relationships, 
be assertive and to resolve conflicts positively.  
  Children  are  encouraged  to  take  responsibility  for  their  behaviour  in  a  way  that  is 
appropriate to their age and abilities.  
  Foster carers respect the child’s privacy and confidentiality, in a manner that is consistent 
with good parenting.  
  Foster  carers  have  positive  strategies  for  effectively  supporting  children  where  they 
encounter discrimination or bul ying wherever this occurs.  
  Foster carers receive support on how to manage their responses and feelings arising from 
caring  for  children,  particularly  where  children  display  very  challenging  behaviour,  and 
understand how children’s previous experiences can manifest in challenging behaviour.  
Last updated August 2018 
 
  30 

  Al  foster carers receive training in positive care and control of children, including training in 
de-escalating  problems  and  disputes.  The  fostering  service  has  a  clear  written  policy  on 
managing  behaviour,  which  includes  supporting  positive  behaviour,  de-escalation  of 
conflicts and discipline. 
  Each foster carer is aware of all the necessary information available to the fostering service 
about  a  child’s  circumstances,  including  any  significant  recent  events,  to  help  the  foster 
carer understand and predict the child’s needs and behaviours and support the child within 
their  household.  The  fostering  service  follows  up  with  the  responsible  authority  where  all 
such necessary information has not been provided by the authority.  
  The fostering service’s approach to care minimises the need for police involvement to deal 
with challenging behaviour and avoids criminalising children unnecessarily.  
 
4)   
Safeguarding Children 
  Children’s  safety  and  welfare  is  promoted  in  all  fostering  placements.  Children  are 
protected  from  abuse  and  other  forms  of  significant  harm  (e.g.  sexual  or  labour 
exploitation).  
  Foster carers actively safeguard and promote the welfare of foster children.  
  Foster carers make positive relationships with children, generate a culture of openness and 
trust and are aware of and alert to any signs or symptoms that might indicate a child is at 
risk of harm. 
  Foster carers encourage children to take appropriate risks as a normal part of growing up. 
Children are helped to understand how to keep themselves safe, including when outside of 
the household or when using the internet or social media.  
  The service implements a proportionate approach to any risk assessment. 
  Foster  carers  are  trained  in  appropriate  safer-care  practice,  including  skil s  to  care  for 
children  who  have  been  abused.  For  foster  carers  who  offer  placements  to  disabled 
children, this includes training specifically on issues affecting disabled children.  
 
5)   
Children Missing from Care 
  The care and support provided to children, minimises the risk that they wil  go missing and 
reduces the risk of harm should the child go missing.  
  Foster  carers  know  and  implement  what  the  fostering  service  and  the  responsible 
authority’s policy is in relation to children going missing.  
  Foster carers are aware of, and do not exceed, the measures they can take to prevent a 
child leaving without permission under current legislation and Government guidance.  
  Children who are absent from the foster home without consent, but whose whereabouts are 
known  or  thought  to  be  known  by  carers  or  staff,  are  protected  in  line  with  the  fostering 
service’s written procedure.  
  The  fostering  service  and  foster  carers  take  appropriate  action  to  find  children  who  are 
missing, including working alongside the police where appropriate.  
  Children are helped to understand the dangers and risks of leaving the foster home without 
permission  and  are  made  aware  of  where  they  can  access  help  if  they  consider  running 
away.  
 
 
 
Last updated August 2018 
 
  31 

6)   
Promoting good health and wellbeing 
  Children’s physical, emotional and social development needs are promoted.  
  Children  understand  their  health  needs,  how  to  maintain  a  healthy  lifestyle  and  to  make 
informed decisions about their own health.  
  Children  are  encouraged  to  participate  in  a  range  of  positive  activities  that  contribute  to 
their physical and emotional health.  
  Children have prompt access to doctors and other health professionals, including specialist 
services, when they need these services.  
  Children’s health is promoted in accordance with their placement plan and foster carers are 
clear about what responsibilities and decisions are delegated to them and where consent 
for medical treatment needs to be obtained.  
  Children’s  wishes  and  feelings  are  sought  and  taken  into  account  in  their  health  care, 
according to their understanding, and foster carers advocate on behalf of children.  
  Foster  carers  receive  sufficient  training  on  health  and  hygiene  issues  and  first  aid,  with 
particular emphasis on health promotion and communicable diseases.  
  Foster  carers  receive  guidance  and  training  to  provide  appropriate  care  if  looking  after 
children with complex health needs.  
  Medicines kept in the foster home are stored safely and are accessible only by those for 
whom they are intended.  
  Foster carers are trained in the management and administration of medication. Prescribed 
medication is only given to the child for whom it was prescribed, and in accordance with the 
prescription. Children who wish to, and who can safely keep and take their own medication, 
do so.  
  Foster  carers  keep  a  written  record  of  all  medication,  treatment  and  first  aid  given  to 
children during their placement.  
  Any physical adaptations or equipment needed for the appropriate care of the children are 
provided to foster carers.  
 
7)   
Leisure activities 
  Children develop their emotional, intellectual social, creative and physical skil s through the 
accessible  and  stimulating  environment  created  within  the  foster  home.  Children  are 
supported to take part in school based and out of school activities. 
  Children  pursue  individual  interests  and  hobbies.  They  take  part  in  a  range  of  activities, 
including leisure activities and trips.  
  Foster  carers  understand  what  is  in  the  child’s  placement  plan  and  have  clarity  about 
decisions they can make about the day to day arrangements for the child, including such 
matters as education, leisure activities, overnight stays, holidays, and personal issues such 
as hair cuts. 
  Foster  carers  are  supported  to  make  reasonable  and  appropriate  decisions  within  the 
authority delegated to them, without having to seek consent unnecessarily.  
  Children have permission to take part in age appropriate peer activities as would normally 
be granted by a reasonable parent to their children, within the framework of the placement 
plan. Decision-making and any assessment of risk to the child should be undertaken on the 
same basis as a reasonable parent would do.  
  Children are encouraged and enabled to make and sustain friendships, which may involve 
reciprocal arrangements to visit friends’ homes.  
Last updated August 2018 
 
  32 

  Children  can  stay  overnight,  holiday  with  friends,  or  friends  and  relatives  of  their  foster 
carer, or go on schools trips, subject to requirements of the care/placement plan, if foster 
carers  consider  it  appropriate  in  individual  circumstances.  CRB  checks  are  not  normally 
sought as a precondition.  
 
8)   
Promoting educational attainment 
  Children,  including  pre-school  children  and  older  children,  have  a  foster  home  which 
promotes a learning environment and supports their development.  
  Children  have  access  to  a  range  of  educational  resources  to  support  their  learning  and 
have opportunities beyond the school day to engage in activities which promote learning. 
  Children are supported to attend school, or alternative provision, regularly.  
 
  Children are helped by their foster carer to achieve their educational or training goals and 
foster  carers  are  supported  to  work  with  a  child's  education  provider  to  maximise  each 
child's achievement and to minimise any underachievement.  
  Foster  carers  maintain  regular  contact  with  each  child’s  school  and  other  education 
settings, attending all parents’ meetings as appropriate and advocating for the child where 
appropriate.  
  Foster carers engage and work with schools, colleges and other organisations to support 
children’s education, including advocating to help overcome any problems the child may be 
experiencing  in  their  education  setting.  Foster  carers  have  up-to-date  information  about 
each child’s educational progress and school attendance record. 
 
9)   
Promoting and supporting contact  
  Children  are  supported  and  encouraged  to  maintain  and  develop  family  contacts  and 
friendships, subject to any limitations or provisions set out in their care plan and any court 
order.  
  Foster  carers  are  given  practical  help  to  support  appropriate  contact,  including  financial 
help  where  needed,  alongside  support  to  manage  any  difficult  emotional  or  other  issues 
that the child and foster carer may have as a result of contact.  
  When  deciding  whether  to  offer  a  placement,  the  fostering  service  works  with  the 
responsible  authority  in  giving  consideration  to  how  the  child’s  contact  with  family  and 
significant others wil  be supported, particularly where a child is placed at a distance from 
home.  
  Foster carers understand what decisions about contact are delegated to them, in line with 
the child’s care plan, and make those decisions in the child’s best interests.  
 
10) 
Providing a suitable physical environment for the foster child 
  Foster carers  are  trained in health and safety  issues  and have guidelines  on  their  health 
and  safety  responsibilities.  Avoidable  hazards  are  removed  as  is  consistent  with  a  family 
home.  
  Foster  carers  understand  the  service’s  policy  concerning  safety  for  children  in  the  foster 
home  and  in  vehicles  used  to  transport  foster  children.  The  service’s  policy  is  regularly 
reviewed in line with the most recent guidance from relevant bodies.  
 
 
Last updated August 2018 
 
  33 

11) 
Preparation for a placement 
  Children  are  given  free  access  to  the  household  facilities  as  would  be  consistent  with 
reasonable arrangements in a family home. Foster carers explain everyday household rules 
and expectations to children.  
  Foster carers are supported to maintain links with children moving on, consistent with their 
care plan.  
 
12)  
Promoting independence and moves to adulthood and leaving care 
  Children are supported to:  
a. establish positive and appropriate social and sexual relationships;  
b. develop positive self-esteem and emotional resilience;  
c. prepare for the world of work and or further or higher education;  
d. prepare for moving into their own accommodation;  
e. develop practical skil s, including shopping, buying, cooking and keeping food, washing 
clothes,  personal  self-care,  and  understanding  and  taking  responsibility  for  personal 
healthcare;  
f. develop financial capability, knowledge and skil s;  
g.  know  about  entitlements  to  financial  and  other  support  after  leaving  care,  including 
benefits and support from social care services.  
  Foster carers contribute to the development of each child’s care plan, in collaboration with 
the child, including the pathway plan for an “eligible” child, and work collaboratively with the 
young person’s social worker or personal adviser in implementing the plan.  
  The  fostering  service  ensures  there  are  comprehensive  arrangements  for  preparing  and 
supporting young people to make the transition to independence. This includes appropriate 
training  and  support  to  foster  carers  caring  for  young  people  who  are  approaching 
adulthood. Arrangements are consistent with the young person’s care plan, including their 
placement  plan,  pathway  plan  and transition  plan for  children with disabilities and special 
educational needs 
  The  fostering  service  has  a  policy  and  practical  arrangements  which  enable  children  to 
remain with their foster carer(s) into legal adulthood, for example so that s/he may develop 
appropriate life skil s before being required to move to more independent accommodation. 
Any such decisions are agreed with foster carers at a placement meeting and are detailed 
in a child’s placement plan.  
 
13) 
Recruiting  and  assessing  Foster  Carers  who  can  meet  the  needs  of  children  and 
young people in care  

  The fostering service recruits, assesses and supports a range of Foster Carers to meet the 
needs  of  children  they  provide  care  for  and  is  proactive  in  assessing  current  and  future 
needs of children.  
 
14) 
Foster Care Panels and the Fostering Service’s Agency Decision Maker  
  The Foster Care Panel and Agency Decision Maker make timely, quality and appropriate 
recommendations/decisions  in line  with the  overriding  objective to promote  the  welfare  of 
children in foster care.  
 
 
Last updated August 2018 
 
  34 

15) 
Matching the child with a placement that meets their assessed needs  
  The  responsible authority  has  information and support from  the fostering  service  which it 
needs to facilitate an appropriate match between the Carer and child, capable of meeting 
the  child’s  needs  and consistent  with the  wishes  and feelings  of the  child,  so maximising 
the likelihood of a stable placement.  
 
16) 
Statement of purpose and children’s guide  
  Children, their parents, Foster Carers, staff and the responsible / placing authority are clear 
about  the  aims  and  objectives  of  the  fostering  service  and  what  services  and  facilities  it 
provides.  
  The  fostering  service’s  operation  meets  the  aims  and  objectives  in  the  Statement  of 
Purpose.  
 
17) 
Fitness to provide or manage the administration of a fostering service  
  The  fostering  service  is  provided  and  managed  by  those  who  are  suitable  to  work  with 
children and have the appropriate skil s, experience and qualifications to deliver an efficient 
and effective service.  
 
18) 
Financial viability and changes affecting business continuity  
  The fostering service is financially sound.  
  Where a service is to close or substantially change, there is proper planning, to make the 
transition for children, Foster Carers and staff as smooth as possible.  
 
19) 
Suitability to work with children  
  There is  careful  selection of  staff, fostering  households,  volunteers  and the  central  list  of 
persons considered suitable to be members of a Foster Care Panel and there is monitoring 
of  such  people  to  help  prevent  unsuitable  people  from  having  the  opportunity  to  harm 
children.  
 
20) 
Learning and development of foster carers  
  Al  new foster carers receive an induction.  
  Al  foster carers, including all members of a household who are approved foster carers, are 
supported  to  achieve  the  Children’s  Workforce  Development  Council’s  Training,  Support 
and Development Standards for Foster Care. Short break carers who are approved foster 
carers are supported to achieve the Training Support & Development Standards for Short 
Break  Carers.  Family  and  friends  foster  carers  are  supported  to  achieve  the  Training, 
Support and Development Standards for Family and Friends Foster Carers7.  
  Foster carers are able to evidence that the Training, Support and Development Standards 
have been attained within 12 months of approval (or within 18 months for family and friends 
foster carers).  
  Foster carers maintain an ongoing training and development portfolio which demonstrates 
how they are meeting the skil s required of them by the fostering service.  
  Foster carers’ personal development plans set out how they wil  be supported to undertake 
ongoing  training  and  development  that  is  appropriate  to  their  development  needs  and 
experience  
Last updated August 2018 
 
  35 

21) 
Supervision and support of foster carers 
  The fostering service supports their foster carers to ensure they provide foster children with 
care that reasonably meets those children’s needs, takes the children’s wishes and feelings 
into  account,  actively  promotes  individual  care  and  supports  the  children’s  safety,  health, 
enjoyment, education and preparation for the future.  
  The  fostering  service  ensures  foster  carers  understand  the  nature  and  level  of  support 
which wil  be provided to them by the fostering service.  
  There is an effective out of hours advice and support service for foster carers.  
  Peer  support,  foster  care  associations  and/or  self  help  groups  for  foster  carers  are 
encouraged and supported.  
  Foster carers are provided with breaks from caring as appropriate. These are planned to 
take account of the needs of any children placed.  
  Al   foster  carers  have  access  to  adequate  social  work  and  other  professional  support, 
information and advice, to enable them to provide consistent, high quality care to the child. 
This includes assistance with dealing with relevant services, such as health and education. 
Consideration is given to any help or support needed by the sons and daughters of foster 
carers.  
  The role of the supervising social worker is clear both to the worker and the foster carer.  
  Each approved foster carer is supervised by a named, appropriately qualified social worker 
who  has  meetings  with  the  foster  carer,  including  at  least  one  unannounced  visit  a  year. 
Meetings have a clear purpose and provide the opportunity to supervise the foster carer’s 
work,  ensure the foster  carer  is  meeting  the  child’s  needs,  taking  into  account  the  child’s 
wishes and feelings, and offer support and a framework to assess the carer’s performance 
and develop their competencies and skil s. The frequency of meetings for short break foster 
carers should be proportionate to the amount of care provided.  
  Current and prospective foster carers are able to make a complaint about any aspect of the 
service  which  affects  them  directly.  Records  are  kept  of  representations  and  complaints, 
how  they  are  dealt  with,  the  outcome  and  any  action  taken.  These records  are  reviewed 
regularly so that the service’s practice is improved where necessary.  
 
22) 
Handling allegations and suspicions of harm 
  Al  foster carers, fostering service staff and volunteers understand what they must do if they 
receive an allegation or have suspicions that a person may have:  
a. behaved in a way that has, or may have, harmed a child;  
b. possibly committed a criminal offence against or related to a child; or  
c.  behaved  towards  a  child  in  a  way  that  indicates  he  or  she  is  unsuitable  to  work  with 
children.  
The fostering service ensures that the required actions are taken, or have been taken, in 
any relevant situation of which it is aware.  

  A copy of the fostering service provider’s child protection procedures is made available to 
foster carers 
  As soon as possible after an investigation into a foster carer is concluded, their approval as 
suitable  to  foster  is  reviewed.  There  is  a  clear  policy  framework  which  outlines  the 
circumstances in which  a foster  carer  should be  removed  as one of  the  fostering  service 
provider’s approved foster carers, in the interests of the safety or welfare of children. This is 
available to foster carers.  
Last updated August 2018 
 
  36 

  Investigations  into  allegations  or  suspicions  of  harm  are  handled  fairly,  quickly,  and 
consistently in a way that provides effective protection for the child, and at the same time 
supports  the  person  who  is  the  subject  of  the  allegation.  Fostering  services  follow  the 
framework  for  managing  cases  of  allegations  of  abuse  against  people  who  work  with 
children as set out in Working Together to Safeguard Children.  
  Fostering  services  ensure  that  a  clear  distinction  is  made  between  investigation  into 
allegations  of  harm  and  discussions  over  standards  of  care.  Investigations  which  find  no 
evidence  of  harm  should  not  become  procedures  looking  into  poor  standards  of  care  - 
these should be treated separately.  
 
 23) 
Learning, development and qualifications of staff  
  Children and Foster Carers receive a service from staff, volunteers and Foster Care Panel 
members and decision makers who have the competence to meet their needs.  
 
24) 
Staff support and supervision  
  Staff and volunteers are supported and guided to fulfil their roles and provide a high quality 
service to children.  
 
25) 
Managing effectively and efficiently and monitoring the service  
  The fostering  service is  managed  ethically,  effectively  and efficiently,  delivering  a service 
which meets the needs of its users.  
 
26) 
Records 
  Information  about  individual  children  is  kept  confidential  and  only  shared  with  those  who 
have a legitimate and current need to know the information, and to those parts of a child’s 
record or other information that they need to know.  
  Entries  in  records,  decisions  and  reasons  for  them,  are  legible,  clearly  expressed,  non-
stigmatising,  distinguish  between  fact,  opinion  and  third  party  information  and  are  signed 
and dated.  
  Information about the child is recorded clearly and in a way which will be helpful to the child 
when they access their files now or in the future. Children are actively encouraged to read 
their files, other than necessarily confidential or third party information, and to correct errors 
and add personal statements  
  The  foster  carer  understands  the  important  supporting  role  they  play  in  encouraging  the 
child to reflect on and understand their history. The child, subject to age and understanding, 
is encouraged to keep appropriate memorabilia (including photographs) of their time in the 
placement.  The  fostering  service  makes  this  role  clear  to  their  foster  carers  and  ensures 
they  can  record,  and help children make a record of  (subject  to age and  understanding), 
significant life events.  
 
27) 
Fitness of premises for use as fostering service  
  The  premises  and  administrative  systems  are  suitable  to  enable  the  service  to  meet  the 
objectives of its Statement of Purpose.  
 
 
 
Last updated August 2018 
 
  37 

28) 
Payment to Carers  
  Payments to Foster Carers are fair and paid in a timely way.  
  Foster Carers are clear about the fostering service’s payment structures and the payments 
due to them  
 
29) 
Notification of significant events  
  Al  significant events relating to the health and protection of children in fostering placements 
are notified by the registered person to the appropriate authorities.  
 
30) 
Family and Friends as Foster Carers  
  Family  and  Friends  Foster  Carers  receive  the  support  they  require  to meet  the  needs  of 
children placed with them.  
 
31) 
Placement Plan and Review 
  The fostering service supports foster carers to play an active role in agreeing the contents 
of each child’s placement plan, in conjunction with the responsible authority.  
  The foster carer is given a copy of the child’s placement plan as soon as this is provided. 
  The foster carer is supported to contribute effectively to the review of their care plan, which 
includes the placement plan.  
  The  foster  carer  is  supported  to  assist  the  child  to  put  forward  their  views,  wishes  and 
feelings as part of each review process, and the fostering service helps to ensure that these 
are fully taken into account by the child’s responsible authority.  
  Foster  carers  are  supported  to  explain  the  child’s  care  plan,  and  any  changes  to  those 
plans, to the child.  
  Children are assisted to secure an independent advocate to support them in providing their 
views, wishes and feelings to statutory reviews.  
 
(Standards  2.5  /  2.7  /  9  and  12  do  not  apply  in  the  case  of  the  short  break  care  provided 
under the Disability Fostering Team) 

Full copies of the regulations and standards can be found on the internet; 
http://www.education.gov.uk/childrenandyoungpeople/families/fostercare/a0071234/regs 
 
 
 
 
 
 
 
Last updated August 2018 
 
  38 

THE FOSTER CARER’S CHARTER 
The government introduced the Foster Carer’s Charter in March 2011 alongside the introduction of 
the new National Minimum Standards for Fostering.  As part of this Staffordshire County Council 
was asked to produce it own local Foster Carer’s Charter a copy of which is below:- 
Children Come First 
 
In  order  to  demonstrate  that  children  and  young  people  come  first,  Staffordshire  County 
Council, the Fostering Service, Foster Carers and all members of the team supporting the 
child will:  

 
Ensure that services are provided to children and their families that enable young people to 
fulfil  their  potential  regardless  of  their  economic  or  social  background,  home 
circumstances, ethnicity, gender, ability or health. 
 
Our over-riding objective is to work together with children, young people, their family and 
their foster carers to ensure positive outcomes are achieved.  
 
Children and young people in foster care shall experience as full a life as possible as part of 
a loving foster family. Foster carers will be supported to make everyday decisions as they 
would for their own children, so that children in care feel part of the foster family and do not 
stand out as looked after children. 
 
Children and young people must be given every support to develop their own identities and 
aspirations,  fulfil  their  potential  and  take  advantage  of  all  opportunities  to  promote  their 
talents  and  skills.  Above  all,  children  and  young  people  should  be  listened  to  and  their 
views acted on. 
 
Staffordshire County Council and the Staffordshire Fostering Service Must: 
 
Recognise  that  the  child’s  relationship  with  their  foster  family  can  make  the  biggest 
difference in the child’s life. 
 
We will: 
 
Listen to what foster carers say, respect their views, take them into account and include them in 
decision making. 
 
Support foster carers to contribute their views. 
 
 
Ensure that our services to foster carers meet all the requirements of the regulations and National 
Minimum Standards. 
 
Value foster carers skil s and their expertise equal y to those of other professionals. 
 
Treat carers with respect as a colleague and respect their confidentiality. 
 
 
Make  sure  foster  carers  and  fostered  children  are  empowered  to  be  active  and  informed 
participants in all placement and care planning decisions.  
 
We will: 
 
Provide  comprehensive  information  for  foster  families  and  fostered  children  about  each  other 
before placements are made. 
 
Support  foster  carers  and  fostered  children  getting  to  know  each  other  before  placements  are 
made. 
Last updated August 2018 
 
  39 

 
Make sure foster families have all the information they need to provide safe care.  
 
Provide foster carers with good quality, reliable and current information on all financial matters. 
 
Provide all foster carers with an up to date Fostering Handbook. 
 
Provide foster carers with access to all relevant policies and procedures.  
 
 
Placement  information  records will  be  clear,  comprehensive  and  of  a  high  quality.  Foster 
carers and fostered children will be fully aware of the detail of the child’s care plan. 
 
We will: 
 
Make sure that, other than in exceptional circumstances, a placement plan wil  be drawn up and 
agreed with foster carers and fostered children before a placement is made. 
 
Written copies of the care plan will be provided prior to placement and regularly updated. 
 
Support  carers  to  attend  all  statutory  reviews,  permanency  planning  meetings  and  any  other 
relevant meetings. 
 
Make sure placement plans include contingency planning arrangements.  
 
 
Staffordshire foster carers will be respected by all professionals involved as a core member 
of the team around the child 
 
We will: 
 
Make sure that foster carers are fully informed about the plans for the foster child, are invited to 
meetings and their contribution valued. 
 
Promote  the  role  of  the  foster  carer  as  an  active,  competent  and  essential  member  of  the  team 
around the child. 
 
 
Make sure that foster carers are supported to make reasonable and appropriate decisions 
on behalf of their foster child.  
 
We will: 
 
Make sure that all plans for the child are clear from the beginning of a child’s placement so that 
everyone understands who is responsible for what. 
  
Support a foster carer to make day to day decisions for foster children so that foster children are 
not treated differently to their peers and can feel part of the foster family. 
 
 
 
 
 
 
 
 
Last updated August 2018 
 
  40 

Provide foster families with high quality support, learning and development opportunities to 
ensure that every placement can evidence good outcomes for children and young people. 
 
We will:  
 
As a minimum provide foster carers with high quality supervision, monthly visits and weekly phone 
contact from their supervising social worker. 
 
Value and support sons and daughters who foster.  
 
Provide access to an experienced mentor.  
 
Provide out of hours support from a qualified social worker.   
 
Review support needs regularly and act on all requests for additional support in a timely manner. 
 
Formally  review  carers  support  needs,  progress  and  achievements  on  an  annual  basis  and 
regularly provide honest and open feedback, chal enging practice where necessary.   
 
Provide up to date Personal Development Plans.  
 
Promote higher learning opportunities and provide a comprehensive catalogue of training events, 
activities and local support groups including sons and daughters groups and activities.  
 
Support  carers  to  achieve  their  CWDC  (Children’s  Workforce  Development  Council)  Training, 
Support  and Development  Standards for  Foster Care  certificates of  successful  completion within 
set timescales. 
 
Hold Foster Carer Forums to disseminate Best Practice. 
 
Support the consultation role of Foster Carers’ Advisory Group and promote carers participation in 
the future development of services for children in care. 
 
Develop carers fostering career pathways within a Payment for Skil s framework. 
 
Make sure all allowances and fees are paid in a timely manner. 
 
 
Recognise  that  foster  carers  have  a  right  to  be  treated  fairly  no  matter  what  the 
circumstances. 
 
We will: 
 
Provide comprehensive and clear information to foster carers within the Foster Carers Handbook 
about Dealing with Al egations, Complaints and Concerns. This wil  include information about what 
happens with allowances and fees if you are not able to foster.  
 
Provide  independent  advocacy  and  support  for  all  foster  carers  to  ensure  they  have  access  to 
external supports. 
 
Be clear about timescales and be clear and open in all discussions with carers. 
 
Consult with carers before any changes to the terms and conditions of their fostering approval is 
made. 
 
 
Last updated August 2018 
 
  41 

Facilitate open and honest, two way, dialogue with foster carers as the basis of our working 
partnership.
 
 
We will: 
 
Consult with you in a meaningful way on matters that affect you. 
 
Give you timely feedback from our consultations. 
 
Facilitate  regular meetings  between foster  carers’  representatives,  council ors  and senior  officers 
within Staffordshire County Council.  
 
 
Foster Carers Must: 
 
Treat the foster child as they would their own child and be a ‘pushy parent’ in advocating 
for all aspects of the child’s wellbeing, health and development. 
 
They will: 
 
Work as an integral part of the team around the child. 
 
Seek to resolve problems quickly using all their available support networks, formal and informal. 
 
Advocate for the child’s best interest at all times and ensuring good quality information is shared, 
confidentiality is maintained and by chal enging any disadvantage. 
 
Ensure  the  foster  child  feels  part  of  the  foster  family  by  including  them  as  appropriate  in  family 
decision making and supporting their inclusion in all the family’s activities. 
 
 
Respect fostered children and young people and promote the Staffordshire Pledge to young 
people  and  children  in  care  in  respect  of  their  education,  diversity  and wellbeing,  leaving 
care opportunities and family relationships. 
 
Work  in  partnership  with  all  members  of  the  team  around  the  child  and  the  fostering 
service. 
 
They will: 
 
Always prioritise the needs of the children and actively seek support to do so. 
 
Inform the supervising social worker and Childs social worker of achievements and success. 
  
Inform the supervising social worker and child’s social worker about any difficulties and concerns 
that arise promptly and seek to resolve any difficulties in partnership.  
 
Adhere to all conditions within the Foster Carer agreement. 
 
Meet the standards set out in Fostering Regulations and Guidance, National Minimum Standards 
for Foster Care. 
 
Comply with policy and procedures and guidance.  
 
 
Last updated August 2018 
 
  42 

Access  learning  and  developmental  opportunities  throughout  their  fostering  career  and 
make sure that they have the skills and knowledge required to develop practice in order to 
transform the lives of the children they foster. 
 
They will: 
 
Maintain  an  effective  and  relevant  Personal  Development  Plan  continually  reflecting  on  learning 
needs. 
 
Undertake a range of training and learning opportunities for at least 21 hours each year. 
 
Attend support groups.  
 
Where  possible  attend  the  Foster  Carers’  Forum  events  access  the  Foster  Carer  forum  website 
and attend the Fostering Service celebration events.  
 
 
Maintain open and honest dialogue with Staffordshire County Council. 
 
They will: 
 
Support consultation and discussions to inform the development of the fostering service. 
 
Support the work of the Foster Care Advisory Group.  
 
Representatives wil  meet with council ors to give an account of the chal enges and achievements 
of being a Staffordshire Foster Carer. 
Last updated August 2018 
 
  43 

CHILREN IN CARE PLEDGE 
This  Pledge,  or  set  of  promises,  was  developed  with  children  and  young  people  who  are  in  the 
care  of  Staffordshire  County  Council.  This  pledge  wil   commit  both  the  Council  and  its  staff  and 
foster carers to delivering the key promises.  
 
Staffordshire’s Pledge to Children & Young People in Care. 
The pledge is a set of promises made to children in the care of Staffordshire County Council. Al  
adults who work for and with the Council have a duty to make sure you are safe and happy. This 
Pledge shows how we promise to do this. This Pledge has been written by Staffordshire’s Children 
in Care Council. 
 
Keeping You Safe: 

  We wil  do everything we can to keep you safe and protected from harm so you feel valued, 
cared for and supported. 
 

Your Health & Wellbeing: 
  We  wil   do  everything  we  can  to  support  you  to  be  physically  and  emotional y  healthy. 
Where appropriate we wil  ensure you have access to high quality emotional or therapeutic 
support. 
 
Your Views, Wishes & Feelings: 
  We wil  offer you opportunities to share your views, wishes and feelings and we promise to 
listen to them and tell you how they have influenced the decisions we make. 
 

Your Education & Learning: 
  We  wil   do  everything  we  can  to  ensure  you  have  the  very  best  education  and  training 
possible, so you can reach your full potential where you can get a good job and have high 
aspirations for later life; where you are able to explore your passions & interests. 
 
Where You Live: 
  We wil  do everything we can to make sure you have a home where you feel safe, happy 
and healthy, and where you feel cared for and supported. 
 
Places To Go & Things To Do: 
  We wil  provide you with opportunities to take part in new experiences and activities which 
you  enjoy  whilst  giving  you  the  support  to  learn  new  talents  and  hobbies  where  you  can 
aspire to be the very best. 
 
Leaving Care: 
  We wil  prepare you for independence where you feel safe, happy, healthy and where you 
wil  feel you are able to confidently live independently as part of the community. 
 
 
 
Last updated August 2018 
 
  44 

Throughout Everything We Do: 
  Every  looked  after  Child,  Young  Person  or  Care  Leaver  wil   be  treated  fairly.  We  wil  
respect and treat you as an individual. We wil  do everything to support and inspire you to 
reach your full potential. 
  Through  everything  we  do  we  will  support  you  to  develop  strong  and  meaningful 
relationships with your family, friends, carers and relevant others so you have the very best 
support available.  
 
If  you  would like  further  information  please  contact  the  Children  &  Young  People’s  Voice 
Project  on  01785  253878  or  email  xxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx.
  You  can  also  find  more 
information on our website www.staffordshire.go.uk/cvp 
 
 
Last updated August 2018 
 
  45 

STRUCTURE OF THE SERVICE 
WHERE DOES THE FOSTERING SERVICE FIT IN THE COUNTY COUNCIL? 
 
Staffordshire  Fostering  Service  is  managed  as  part  of  Staffordshire  County  Council’s  “People”  portfolio.    “People”  comprises  services  including, 
education, services for older adults, services for adults with disabilities and services considering children’s health and Families First. The Families 
First Service is a new way of working that brings together the full range of County Councils professionals that help children, young people and their 
families.   
 
Fostering is part of the Looked After Service within Families First. Families First also includes Safeguarding and Targeted  Services which includes 
Local Support Teams and Early Years provision to support children, young people and families who need advice and assistance but who do not need 
intensive social work support. 
 
 
 
 
Head of Families First 
 
 
 
 
 
  
Partnership & Development 
Strategic Lead -  
Strategic Lead – Looked After 
Strategic Lead -  
 
Specialist Safeguarding 
Children Services 
Targeted Services 
 
Delivery 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Last updated August 2018 
 
  46 

Families First - Targeted Services  
 
 
Strategic Lead 
  
Targeted Services 
 
 
 
 
 
 

Cou
 
nty 
County 
County Manager  
Ma
  nager 
Manger  
Educational 
W
  est 
East 
Psychology Service 
Ta
  rgeted 
Targeted 
Se
  rvices 
Services 
 
 
 

District  
Early Help 
 
Leads 
Assessment 
 X 4 
Development 
 
Officer 
District 
 
Leads 
Hearing 
Senior 
Senior 
Senior 
Senior 
Impaired 
 
Educational 
Educational 
Educational 
Educational 
X 4 
 
Psychologist 
Psychologist 
Psychologist 
Psychologist 
 
Loca lity Co-
Visual 
X1 
X1 
X1 
X1 
Impaired 
Burton 
Stafford  
Lichfield 
Newcastle 
ordina
  tors 
 

  
ASSIST 
BRFC  
 
FIP 
Locality  
 
Co-ordinator  
Co-ordinators  
 
X 4 
X 11 
 
 
 

Last updated August 2018 
 
  47 

Families First - Specialist Safeguarding Delivery  
 
 
 
 
Strategic Lead for  
 
Specialist 
 
Safeguarding 
 
Delivery  
 
 
 
 
 
  County Manager 
County Manager 
County Manager 
County Manager 
County Manager 
 
Specialist 
Specialist 
Specialist 
Responsive 
Youth Offending 
  Safeguarding 
Safeguarding 
Safeguarding 
Services 
Service 
 
Units 
Units 
Units (Mid Staffs) 
(MASH) 
 
(East Staffs) 
(North Staffs) 
 
 
 
 
Specialist 
Specialist 
Specialist 
CAMHS 
First  
Risk  
EDS  
YOS 
 
Safeguarding 
Specialist 
Safeguarding Unit 
Safeguarding 
Team  
Response 
Management 
Team 
Area  
Safeguard  ing 
Unit 
Managers  
Unit Manager  
Manager  
Team  
Co-ordinator 
Manager 
Manager 
Developm  ent 
Managers  
Manager 
X 5 
X 6 
X 1 
Manager 
X 2 
 
X 7 
 
 
 
 
 
Education 
 
YOS 
Effective 
CAMHS 
Safeguarding 
 
Werrington Social 
Assistant 
Practice 
Social  
Officers 
Area 
 
Family 
Co-ordinator 
Worker X 2 
Worker 
X 2 
Manager X3 
 
Group 
 
Conferencing 
X 8 
Last updated August 2018 
 
  48 

Families First - Looked After Children & Disability 
 
 
 
Strategic Lead 
 
Looked After Children Services  
 
 
 
 
 
Virtual 
 
County 
County 
County 
County Manager 
County 
County 
Manager 
Manager 
Manager 
Adoption  
Manager 
Manager 
Headteacher 
 
Throughcare 
Care Planning 
Care Planning 
&  
Fostering 
Prevention  
 
& Court Team 
& Court Team 
Kinship 
&  
 
(East) 
(West) 
Placement 
 
 
 
 
Care 
Care 
Team 
Team 
Virtual School 
Placement Service 
 
Planning 
Planning 
 
Managers 
Managers  
Disability Resource 
 
Education  
and 
and Court 
X 5 
X 5 
Centres X 2 
Co-ordinator X 2 
Court Team 
Team 
 
The Alders 
 
Manager 
Manager  
 
Shaping Futures 
Education 
X 2 
X 2 
Transition  
Intensive 
 
 
Co-ordinator X 2 
Prevention Service 
 
 
Education Mentor 
 
X 4 
 
Social  
Throughcare 
Central 
 
Work  
Team 
Leaving 
Practice -  
Manager 
Care Team  
Ev  
olve YP 
X 3 
Manager 
   
 
 
 
 
 
Last updated August 2018 
 
  49 

 
Families First - Partnership & Development 
 
 
 
 
Business 
County Manager 
Service 
Business 
Development & 
Resources & 
Development & 
Improvement & 
Sustainability 
Business Support 
Principal Social 
Development 
Manager 
Worker 
Manager 
 
 
 
 
Workforce 
SSM 
 
Business 
Development Team 
Team Manager 
ICC/IRO Business 
Improvement & 
OD/Engagement 
(SAP Social Care) 
Manager X 2 
Development 
Communications 
Office Manager 
Team 
Trading & Business 
Accommodation 
Development 
Officer 
Last updated August 2018 
 
  50 

EQUAL OPPORTUNITIES POLICY 
The  County  Council  operates  an  Equal  Opportunities  Policy,  foster  carers,  social 
workers  and  all  staff  in  the  County  Council  are  expected  to  promote  the  Equal 
Opportunities Policy. The Policy states that:- 

We acknowledge our responsibility to address the imbalances caused by discrimination and 
disadvantage.  In  doing  so,  we  wil   ensure  that  all  communities  have  opportunities  to  work 
with us, access our services and be involved in what we do. We will pursue this aim through 
continuously striving to improve the way in which we: 
  Recruit, employ and develop our employees; 
  Provide services; 
  Involve communities; 
  Work with our partners. 
 
The Public Sector Equality Duty, of the Equality Act 2010, requires public authorities to; 
  Eliminate discrimination, harassment, victimisation 
  Advance equality of opportunity  
  Foster good relations   
  Remove or minimise disadvantages  
  Encourage people to participate in public life where their participation is low 
 
The  Equality  Act  2010  introduces  a  term  called  “protected  characteristics”.  These  are; 
age, disability, gender, gender reassignment, race, religion and belief, sexual orientation, 
civil  partnerships  and  pregnancy  and  maternity.  Public  bodies  need  to  ensure  that  no 
one is discriminated against and address these areas, when redesigning or developing a 
new  service  or  policy.  Al   employment  practices  need  to  be  transparent  and  internal 
practices such as promotion, training and development opportunities is must be fair and 
consistent.  
 
We will do this by: 

  Meeting all our responsibilities for equality and diversity in the relevant legislation and 
codes of practice 
 
  Mainstreaming equality and diversity into everything we do; policies, strategies, plans 
and practices 
 
  Chal enging discrimination and tackle all forms of bul ying and harassment 
 
Providing services – we will; 
  Deliver  services  throughout  the  County  to  people  who  need  them,  without 
discrimination and in ways that are tailored to needs  
 
  Every customer will be treated in a professional manner, with courtesy and respect 
 
  Make sure our employees are properly trained and supported to deliver high quality 
customer service in line with this policy 
 
  Make  sure  that  our  services  meet  the  needs  of  our  diverse  communities  by  
presenting written information in plain English 
 
  Provide interpretation and translation services as appropriate 

A Full copy of the policy is available on the council’s website: 
http://www.staffordshire.gov.uk/community/equalopportunities/equalopportunitiespoli
cy/home.aspx 

Last update August 2018 
 
51 

SECTION TWO 
FOSTER CARERS 
 
FOSTER CARER APPROVAL 
Fol owing  preparation  and  assessment  you  have  been  approved  as  a  Foster  Carer  for 
Staffordshire County Council. Your approval wil  include details of the category of fostering, 
the  numbers,  age  range  and  gender.  Your  approval  is  reviewed  initial y  after  the  first  6 
months and thereafter annual y.   
 
FOSTER CARER AGREEMENT 
The  Foster  Carer  Agreement,  which  you  signed  following  your  approval  at  panel,  outlines 
your responsibilities and those of the Department. You wil  receive and sign an updated copy 
each year following your Annual Review or when a change has been made to your approval. 
A full copy of the Foster Carer Agreement can be found in Appendix A.  
The Foster carers agreement states that carers should notify us of the following: 
 
Any intended change of address  
 
Any change to the composition of the household, arrivals and departures.  
 
Any further request by carers to foster or adopt  
 
Any pending court cases, convictions or cautions of any nature relating to any member 
of  the  household  over  10  years  of  age,  or  anyone  who  is  a  regular  visitor  to  the 
household.  
 
Any intended child-minding  
 
Any other changes in personal circumstances and any other event affecting the foster 
carers capacity to care for any children placed, or the suitability of the carers household.  
Can  you  please  inform  your  supervising  social  worker  of  any  changes  to  your 
household or those who are frequent visitors including:
 
 
Convictions including custodial sentences  
 
Alcohol and drug misuse  
 
Mental health diagnosis  
 
Concerns in respect of adult children’s birth children  
 
Domestic violence 
 
DISCLOSURE & BARRING SERVICE (DBS) & MEDICAL UPDATES 
DBS  checks  on  everyone  in  your  household  aged  16  plus  are  updated  every  3  years. 
Children  who  are  placed  with  you  as  a  looked  after  child  or  move  onto  Staying  Put 
arrangements do not require a DBS check, even if they are over 16. 
Medical  updates  are  completed  every  3  years  via  your  GP  or  where  there  have  been 
significant changes to your health; this does not usual y require a medical examination.  
 
 
Last update August 2018 
 
52 

PAYMENT FOR SKILLS  
Staffordshire operates a Payment for Skil s scheme. The basis of this scheme is that Foster 
Carers should be paid by reference to their skil s and fostering experience rather than to the 
chal enges  &  complexities  presented  by  individual  children  placed  with  them.  For  more 
information please refer to Section Six of this Handbook.  
 
SUPERVISION & SUPPORT OF CARERS 
The role of the Fostering Social Worker 

 Al   Foster  Carers  are  al ocated  a  named  Fostering  Social  Worker  whose  role  is  to  offer 
support and supervision.  
The Fostering Social Worker must have monthly contact and visit regularly (monthly) whilst a 
child is in placement and keep in regular contact when there is no placement.  
The Fostering Social Worker is there to ensure that you have sufficient information about a 
child and are supported in your role as a Foster Carer. They also act as a liaison between 
the Child’s Social Worker and you. It is important to understand that a child’s needs remain 
the first priority for all those involved.   
If,  for  any  reason,  your  Fostering  Social  Worker  is  unavailable  you  are  able  to  access 
support  from  another  worker  in  their  team  if  you  need  this.    This  is  referred  to  as,  “office 
cover”.  
If  your  social  worker  is  absent  for  an  indefinite  period  the  Team  Manager  wil   make 
arrangements with you to agree who wil  support you in their absence.  
 
SUPERVISION POLICY 
What is Supervision? 

Supervision in the Fostering Service is a formal arrangement for meetings between Carers 
and their allocated Social Worker.  It is a policy of Staffordshire’s Fostering Service that all 
Foster  Carers  have  the  right  to  regular  supervision,  as  this  is  part  of  our  commitment  to 
creating a full and responsible partnership between carers and the Department. 
Supervisory visits are distinct from support visits and have a set agenda.  It focuses on the 
care that you are providing to children and young people and the progress they are making 
in placement. It also focuses on your household, identifying support/training needs and any 
other  issues.      Supervision  will  give  you  time  to  consider  and  focus  on  the  outcomes  for 
children in your care.  You and your fostering social worker wil  be able to discuss the ways 
in which what you are doing is improving the health, happiness, success and safety of your 
fostered children.    
The aim is to work with you to develop your fostering skil s so that children’s needs identified 
in relation to the ‘Every Child Matters’ 5 outcomes are met and to ensure that your support 
needs are fully addressed.  
(For  more  information  about  outcome  based  accountability  see  the  good  practice  guide  in 
this folder) 
Supervision is essential y a supportive and enabling two-way process: 
  To  ensure  you  understand  how  you  can  contribute  to  the  Families  First  Services  for 
children and young people 
  To  enable  you  to  contribute  effectively  to  the  plans  for  children  and  young  people  for 
whom you are caring 
  To enable you to be clear about what is expected of you in undertaking this role 
Last update August 2018 
 
53 

  To ensure you understand what is involved and required of you regarding each child you 
care for. 
  To give you appropriate feedback on your work 
  To enable the Department to monitor and review the quality of services to children ‘cared 
for’ in foster care 
  To  support  you  by  providing  advice  and  oversight,  or  making  this  available  from 
elsewhere as appropriate; 
  To support your children by seeking their views on the effects of fostering on them, and 
providing advice and support either directly or making this available via other established 
networks  
  To help you cope with the stresses the work may entail; 
  To  ensure  that  you  are  enabled  to  develop  your  skil s  and  knowledge  by  having  your 
training needs assessed, opportunities for development identified and when training has 
occurred considering how this has aided your understanding 
Supervision  meetings  take  place  between  you  and  your  allocated  Social  Worker.    Where 
partners are jointly approved as Foster Carers, it is expected that both of you wil  be present, 
whenever possible. 
Where appropriate, the meeting may include others within the family network – immediate or 
wider family members. The views of your children are welcomed and these can be shared 
either directly or in a written form. 
What Happens in Supervision? 
Supervision  must  take  place  a  minimum  of  four  times  during  a  year.  They  are  formal 
meetings with an agenda and there will be a written record of what was said and agreed. 
Your  allocated  Social Worker  will  explain  the  arrangements  more  fully  to  you  and  will  ask 
you to sign a supervision agreement which specifies: 
  Frequency of meetings 
  Duration of meetings 
  Venue of meetings 
Supervision  is  an  opportunity  for  you  to  think  about  the  work  you  are  doing  as  a  Foster 
Carer,  to  raise  problems  or  difficulties,  and  to  find  opportunities  for  developing  your  own 
skil s  and  experience.    It  can  be  an  opportunity  for  any  of  your  children  to  talk  about  how 
‘fostering’ is for them. 
Issues and matters raised within supervision meetings can be reflected in your annual Foster 
Carer Review. You wil  receive a copy of the written record of the meeting and a copy will be 
held on your foster carer file. If requested foster carers can be provided with an immediate 
copy of the main points and agreed actions from their formal supervision.  
Supervision  creates  possibilities  to  help  you  develop  and  grow  in  the  work  you  do.    Any 
areas  of  learning  and  training  needs  wil   be  identified  and  a  plan  agreed  as  to  how  to 
address these. 
 
YOUR  OWN  SUPPORT  WITH  CHILD  CARE  -  USING  BABYSITTERS  AND  DAY 
CARE  
When using baby-sitters, you should use the same person/people, either a relative, close 
friend or another Foster Carer who have been DBS checked, so that the children know who 
is going to be looking after them. Baby-sitters need to be responsible adults over the age of 
18 years. 
Last update August 2018 
 
54 

Where day care is needed, it is best for children if they receive it informally from people who 
have a relationship with them and who have an understanding of the fostering task. This will 
usually be a member of the Foster Carer’s own network. 
Ofsted has informed agencies that for day care arrangements for children 0-8 payment can 
only be made with registered child care providers, which does not include approved Foster 
Carers. However carers are able to make reciprocal arrangements with other Foster Carers 
or use other members of their own networks, as long as no payment is made. 
In some situations, some fostered children wil  access paid child care for example through a 
child  minder  or  day  nursery.  This  must  be  part  of  the  plan  for  the  child  and  set  out  in  the 
Childs Placement Plan. These arrangements are agreed by the children’s team only and are 
made to support the outcomes of the Childs Care Plan. 
In  addition  to  this,  there  are  other  circumstances  where  Day  Care  is  appropriately  sought 
such as:  
  Attendance at meetings; e.g. court, planning meetings, training events  
  Support to the placement if a child is out of school or there are additional pressures 
due to behaviour or health 
Al  Foster Carers should  
  Work  with  their  Fostering  Social  Worker  to  help  them  to  identify  the  Day  Care 
supports within their own local network  
  Foster Carers will be encouraged to form local  networks with other foster carers to 
build reciprocal support networks 
In circumstances where a Foster Carer has been unable to identify anyone from their own 
network  and may  need  to  access  a  registered child  care  provider,  this  must  be  discussed 
with their fostering social worker ahead of time who will try to assist in finding a solution.  
Any funding would need to be agreed by the relevant fostering team manager prior to 
the arrangement taking place. 

 
SUPPORT CARERS 
In some circumstances, Foster Carers are able to identify members of their support network 
(for example a family member or close friend) who can offer more regular child care support 
than would ordinarily be the case with a babysitter.  The agreement to this kind of support 
wil  depend on the needs of the children in placement.  These Support Carers wil  need to 
be  assessed  to  consider  their  suitability  to  undertake  this  role  and  the  outcome  of  the 
assessment is presented to the Fostering Panel for their consideration. Support carers are 
not  approved  as  foster  carers.    The  use  of  support  carers  rather  than  respite  has  many 
advantages  in  that  they  wil   be  people  known  to  the  child  or  children  in  placement.  The 
support  offered  can  be  for  a  particular  child  with  the  carer  or  the  support  carer  can  be 
assessed  to  offer  respite  to  any  child  in  that  foster  home.    If  you  would  like  this  kind  of 
support and can identify an appropriate support carer for your household please talk to your 
Fostering Social Worker.  
 

SUPPORT GROUPS  
Attending  support  groups  is  an  important  part  of  all  Foster  Carers  development.  You  can 
attend  whichever  group  you  like  or  more  than  one.  They  are  held  regularly  and  are  on 
different  days  so  you  can  choose  what  suits  you;  we  also  offer  the  men’s  groups  in  the 
evening. 
As well as being a forum to exchange views, to share ideas, learn from each other and to 
gain  invaluable  support  from  your  peers,  support  groups  also  provide  an  opportunity  to 
develop  your  knowledge  and  skil s.  Al   of  the  support  groups  throughout  the  county  are 
Last update August 2018 
 
55 

different and it is important that Foster Carers are able to devise the agenda for their group 
according to the individual group’s priorities. Alongside this there is a general agenda which 
all of the support groups wil  cover which includes visiting speakers such as the Virtual Head 
Teacher, Health Col eagues etc. 
Details of the current support groups can be found in the training catalogue, Foster Carers 
Newsletter and on the website via the Foster Carers Forum. 
Dates and venues for groups can be found in the training catalogue. 
Family  &  Friends  Carers  are  also able  to access  specific  support  groups  as can  Disability 
Short  Breaks  Carers.  Please  contact  your  Fostering  Social  Worker  or  Disability  Fostering 
Social  Worker  for  details  however  any  carer  is  welcome  to  attend  the  general  support 
groups.  
Some  carers  have asked to be  supported  in arranging  informal  support groups with fellow 
carers in their local area.  If you are interested in arranging such a group please speak in the 
first instance to your Fostering Social Worker. 
Foster carers are expected to attend support groups. 
 
SONS AND DAUGHTERS 
Training and support is also available to the Sons and Daughters of Foster Carers.  There is 
a preparation training course available through the training and recruitment team, details of 
which are in the training catalogue.  In each school holiday sons and daughters also have an 
opportunity to attend a support group.  This usual y lasts for around 4 hours and comprises 
an  opportunity  to meet with others  to talk  about  issues  related  to being part  of  a fostering 
household along with the opportunity to participate in some fun activities. 
 
FOSTER CARER’S ADVISORY GROUP 
This is a group of carers who meet regularly in a variety of locations throughout the county 
usually  in  the  evening.    The  group  is  involved  in  discussions  around  developments  in  the 
service along with feeding back issues to the Fostering Service Management team.  If you 
are  interested  in  getting  involved  in  the  Advisory  Group  please  speak  to  your  Fostering 
Social Worker. 
 
KEEP AND KEEP SAFE 
Staffordshire Fostering Services are excited to be included in the national roll out of KEEP 
training across the Fostering Workforce. KEEP has been developed by the Oregon Social 
Learning Centre and has proved to be a popular and successful intervention since its 
introduction into the UK in 2010. 
The KEEP programme; (Keeping Foster and Kinship Parents Supported and Trained.) is 
designed for mainstream foster carers and Friends and Families carers with children aged 
between five and twelve years. It is a 16 week foster carer group which aims to increase the 
parenting skil s of foster and kinship parents, decrease the number of placement disruptions, 
improve child outcomes, and increase the number of positive placement changes.  KEEP 
Safe is a 20 week foster carer group. 
KEEP is open to applications from all Staffordshire Foster Carers or Friends and Family 
carers who have a child in placement aged between 5 and 12 at the start of the training and 
anticipate that child remaining in placement with them for at least 1 month. 
KEEP Safe is open to applications from all Staffordshire Foster Carers or Friends and Family 
carers who have a child in placement aged between 12 and 17 at the start of the training and 
anticipate that child remaining in placement with them for at least 1 month. 
Last update August 2018 
 
56 

Fol owing the completion of the course, a monthly support group is offered to ensure the 
training is embedded and carers are supported. 
If you are interested in this training, please discuss in the first instance with your Fostering 
Social Worker as there is an application and shortlisting process. For more 
information, contact Mandy Taylor-Mellor, KEEP Lead Facilitator at the Fostering and 
Adoption Recruitment and Training Team, Tel. 01785 895009 or via e-mail. 
 
FOSTER CARER’S FORUMS 
Once or twice a year you wil  be invited to attend a Foster Carer’s Forum.  These day events 
are  intended  to  provide  an  opportunity  to  discuss  developments  in  Fostering  along  with  a 
chance to meet with your Fostering Colleagues. The forum is supported by a wide range of 
colleagues within Families First and our partners. The forum aims to share views about the 
new developments, initiatives and local and national changes to practice.  
 
FOSTER CARER ASSOCIATION 
A  foster  care  association  is  a  voluntary  organisation  i.e.  one  that  is  set  up  and  operates 
because  the  people  involved  want  to,  rather  than  being  set  up  by  law.    Associations  are 
independent, fully constituted organisations, run by foster carers for foster carers. 
Staffordshire  Fostering  Service  supports  the  setting  up  of  Foster  Carer  Associations  and 
seeks to work with those in operating in our local area.   
Information about local Foster Carer Associations can be found on the Foster Carers Forum 
http://care4child 
or on the Fostering Network website: 
http://www.fostering.net/england/our-work/foster-care-associations 
 
TRAINING & DEVELOPMENT 
Training & Development  
Training plays a vital role in developing your knowledge base and extending your skil s. The 
details of all the training that is offered for Foster Carers both core training and continuing 
professional development training events are contained in the most recent training catalogue 
which is posted out to carers each year, or at the point of approval. The catalogue can also 
be accessed on the website via the Foster Carers Forum.  
 
Induction 
Induction training 'Introduction to Fostering for Staffordshire' is a mandatory course for all 
new applicants to be completed after a successful Initial Visit or approval at panel for Family 
and Friends carers. The workshop is run on a four week rolling program including weekends, 
evenings and daytime training.  Prospective applicants wil  be given the access code to the 
electronic Handbook. 
At the point of approval, you will receive an induction visit from a Fostering Social Worker. At 
this visit we wil  ensure that you have been given a copy of this handbook along with giving 
you an opportunity to ask any questions and seek advice. 
 
 

Last update August 2018 
 
57 

Children’s Workforce Development Council Standards (CWDC) 
The training programmes and activities that have been developed for Foster Carers, support 
the Children’s Workforce Development Council’s (CWDC) implementation of The Training 
Support and Development Standards for Foster Care. These are referred to in the training 
catalogue as the TSD Standards. The training catalogue sets out in detail all of the 
standards and their requirements. 
Al  newly approved Foster Carers wil  be expected to complete the TSD Standards within 12 
months of approval and attend induction training. Family and Friends foster carers and 
Disability Foster Carers have TSD Standards tailored to their specific roles. They are 
required to complete these within 18 months of approval.   Carers wil  be supported to 
complete the TSD standards and produce a portfolio of evidence showing that they have met 
the requirements. On the completion of this induction stage Foster Carers wil  be awarded a 
Certificate of Successful Completion
Those carers who have completed their CWDC / TSD standards via another fostering 
agency wil  be asked to compile a portfolio detailing their knowledge and understanding of 
Staffordshire’s policies and procedures within 6 months of their approval. Details of those 
standards to be included in this portfolio wil  be provided to you by your Fostering Social 
Worker. 
Personal Development Plans 
Al  Foster Carers wil  have a Personal Development Plan (PDP), which the Foster Carer and 
their Social Worker wil  agree. Al  Foster Carers should have a Personal Development Plan 
within  six  weeks  of  approval.    The  PDP  will  be  reviewed  at  each  supervisory  visit  and 
updated annually at the Foster Carers Annual Review. Each Foster Carer will have a PDP 
based on their individual support and development needs. 
The  PDP  will  consider  each  carer’s  development  needs  and  agree  the  most  appropriate 
actions  to  address  these  needs.    Development  needs  wil   differ  from  carer  to  carer.    For 
newer carers they are likely to centre around the core training and TSD standards.  For other 
carers  they  may  be  more focussed  on  the  specific  needs  of  children  and  young  people  in 
placement.    Agreed  actions  wil   also  differ  between  carers  and  be  dependent  on  their 
learning style and preferences.  Actions might be attendance at a formal training course but 
could  also  include  other  types  of  learning  such  as  E-learning,  guided  individual  learning, 
research, guided reading, accessing Government internet sites or professional discussions.  
The  PDP  wil   consider  and  agree  timescale  for  completion  of  any  actions  identified.   
Learning  from  sources  outside  those  provided  by  the  Fostering  Service  can  also  be 
considered  such  as  attendance  at  talks  and  briefings  at  schools  or  activity  clubs  or 
transferrable learning from employment outside fostering. 
It is a requirement that all Foster Carers should evidence their training and learning at the 
level and frequency that is agreed within their Personal Development Plan.  
 
Post Approval Training 

All Foster Carers will be required to undertake no less than the equivalent of 3 days 
(or 21 hours) development activity per year
 
Information about post approval training courses offered is found in the training 
catalogue. This includes information about E-learning which can be accessed through the 
Training and Recruitment team. In addition to these courses Foster Carers are also able to 
access training offered by Staffordshire County Council’s People directorate and 
Staffordshire Safeguarding Children Board. More information about those courses can be 
provided by the Training and Recruitment Team or your Fostering Social Worker. 
Last update August 2018 
 
58 

Each Foster Carer is required to complete of the Foundations to Fostering programme or 
demonstrate that they have completed a suitable alternative. Those subjects covered in this 
programme are listed in the training catalogue. Many carers will cover this programme 
through attendance at core training events. Some aspects of the programme can also be 
covered by E-learning. The Team Manager of your Fostering Social Worker wil  verify when 
the programme is completed. For those carers who wish to have learning from sources 
outside the Fostering Service verified as covering Core Training they should provide details 
of this to their Fostering Social Worker. These will then be passed to the Team Manager who 
can verify whether these meet the core training requirement. 
In addition to the Core Training Programme it is highly recommended that all male carers 
attend training on Men in Foster Care, all carers working with teenagers attend training 
on Caring for teenagers and preparing them for adult life and all carers attend training on 
Managing Conflict / chal enging behaviour. 
In addition to these courses, a wide range of subjects is offered in the training 
catalogue. These are referred to as Continuing Professional Development and specialist 
courses. 
 
Foster Carer’s Online Forum 
Staffordshire Foster Carers have access to www.care4child.org forum. To access the forum, 
carers  are  allocated  a  Login  and  Password.  They  then  follow  an  easy  process  to  change 
their  password  to  something  more  familiar  to  themselves.  On  the  forum  they  are  able  to 
access  information  on  Fostering  &  Adoption,  carers  are  able  to  post  information  on  the 
forum, respond to information posted by other carers or staff.  Access information, policies, 
procedures, training information, sons and daughters group. If you have difficulty accessing 
the forum contact the Recruitment & Training Team on 01785 895363. 
 
MENTORING SCHEME 
Staffordshire recognises that the role of a Foster Carer is complex and demanding. 
The purpose of the mentoring scheme is to provide an enhanced support service to Foster 
Carers,  with  the  aim  of  developing  the  skil s  and  understanding  of  the  fostering  task,  and 
thereby sustaining placements and improving outcomes for children. 
 
The Mentor 
The Mentor is an experienced Foster Carer who wil  provide one to one support and advice 
to carers in assessment, newly approved and existing Foster Carers through identified tasks. 
The Mentor will:- 
  Maintain regular contact 
  Promote awareness of the fostering task 
  Encourage and reassure 
  Raise self-esteem and confidence 
  Encourage the development of skills 
  Enhance the quality of care to children 
  Increase knowledge base 
  Improve the retention of Foster Carers 
  Promote team work 
 
Last update August 2018 
 
59 

The Mentee 
Al   fostering  applicants  wil   be  matched  with  a  Mentor.  Regular  meetings  between  Mentor 
and  Mentee  will  be  agreed.  The  Mentor  will  help  the  Mentee  settle  into  the  role  by:-
Introducing  the  Mentee  to  support  groups  and  training,  assisting  with  the  completion  of 
CWDC  TSD  Standards  Portfolio  and  assisting  with  familiarisation  with  the  Families  First 
Service. 
Experienced  Foster  Carers  are  able  to  access  the  Mentoring  Service  via  their  own  Social 
Worker when extra support is required for a specific issue. 
 
 
Allocating a Mentor 
The Mentoring Scheme Co-ordinator wil  match Foster Carer to Mentors following a referral 
from the Mentee’s Fostering Social Worker. 
A range of criteria will be used to ensure a successful match, e.g. fostering experiences of 
the Mentor, geography, personality and learning styles. Should the match not be successful 
the co-ordinator wil  seek an alternative Mentor. 
 
Confidentiality under Mentoring Scheme 
The relationship between the Mentor and Mentee requires trust and understanding around 
the  issues  of  confidentiality.  A  confidentiality  agreement  wil   be  signed. Personal  details  of 
the discussions wil  not be disclosed without permission of the other party. This commitment 
wil  continue following the conclusion of the mentoring. However, if the information received 
discloses  an  il egal  act  or  serious  concerns  of  potential  risks  to  children,  adults  or  the 
service, the Mentor and Mentee will be under an obligation to break this confidentiality.  
It is hoped the Mentoring Scheme wil  assist in raising the skil s and development of Foster 
Carers  in  our  service  which  wil   compliment  the  role  of  Social  Workers  and  improve 
outcomes for children and young people.  
 
EMERGENCY DUTY SERVICE (EDS) 
Outside office  hours  you  can  access  support through EDS  who  wil   pick  up  on  issues that 
cannot  wait  until  the  next  working  day.  This  is  a  generic  service  with  a  limited  number  of 
personnel covering all of Staffordshire. They wil  offer telephone support and only visit if they 
consider the situation warrants it. 
 
CHILD AND ADOLESCENT MENTAL HEALTH SERVICE - CAMHS 
Child  and  Adolescent  Mental  Health  Services  (CAMHS)  are  a  comprehensive  range  of 
services  available  within  local  communities,  towns  or  cities,  which  provide  help  and 
treatment  to  children  and  young  people  who  are  experiencing  emotional  or  behavioural 
difficulties, or mental health problems, disorders and il nesses.  
The  teams  provide  a  range  of  specialist  mental  health  services  to  children,  young  people 
and their  families or  carers. They  can  help  with  emotional  and behaviour  problems, family 
relationship problems, effects of traumatic experiences, bul ying, eating disorders, sleeping, 
toileting problems, anxiety and stress.  
Some of these services are based in National Health Service (NHS) settings such as Child 
and Family Consultation Services, in-patient and outpatient departments of hospitals, in GP 
Surgeries  and  Health  Centres.  Others  are  based  in  educational  settings  such  as  schools, 
colleges  and  universities  or  in  youth  centres,  walk-in  centres  for  young  people  and 
counsel ing services.  
Last update August 2018 
 
60 

For those with concerns about a child or a young person's mental health it might be helpful 
to speak to any of the following: your GP, a teacher, Head Teacher or Head of Year, School 
Nurse, Health Visitor, Social Worker or Youth Counsel ing Service for advice and referral for 
specialist help within these services.  
CAMHS contact details: 
STAFFORD:    
01785 259449 
 
 
BURTON: 
 
01283 505820 
 
 
 
CANNOCK:   
01543 576967 
 
 
 
LICHFIELD:   
01543 414555 
 
 
NEWCASTLE: 
01782 719615 
 
 
 
TAMWORTH:  
01827 51183   
 
 
MOORLANDS: 
01782 652660  
 
SUSTAIN+  (CHILD  &  ADOLESCENT  MENTAL  HEALTH  SERVICE  –  CAMHS  – 
FOR CHILDREN IN CARE) 
Children who come into care have often experienced trauma and neglect. Moving from one 
home  to  another  can,  in  itself,  be  traumatic  for  a  child.  Children  who  have  had  these 
experiences  can  often  appear  distressed  or  display  chal enging  behaviour.  They  can 
sometimes be difficult to get close to and their behaviour can appear designed to push you 
away.  
SUSTAIN+  is  a  health  resource  service  that  works  directly  with  Staffordshire foster  carers 
and other professionals and with children and young people who are looked after. The work 
of  the  therapist  at  SUSTAIN+  is  strongly  influenced  by  attachment  systemic  and 
developmental ideas and theories.  
SUSTAIN+ provide therapy and consultation to help, support and maintain placements, by 
offering time and space to think about and make sense of children’s behaviours and feelings. 
This  thinking  develops  in  the  context  of  taking  account  of  the  children’s  very  traumatic, 
neglectful  and  abusive  early  experiences,  which  often  have  a  continuing  impact  on  the 
children and on their relationships with their carers and families.  
SUSTAIN+  has  bases  in  Burton,  Stafford  and  Newcastle  which  cover  the  whole  of 
Staffordshire. 
SUSTAIN+  offers  training  and  workshops  to  carers  which  are  included  in  the  Training 
Catalogue. This includes; Making Sense of Behaviour and Fostering Attachments. 
SUSTAIN+ also runs groups for carers details of which can be obtained from your Fostering 
Social Worker. 
SUSTAIN+  will  take  referrals  from  you,  your  Fostering  Social  Worker,  the  Child’s  Social 
Worker or the child themselves.  
 
What can you expect from SUSTAIN+? 
Before  seeing  a  child  SUSTAIN+  often  finds  it  useful  to  have  an  information  gathering 
meeting  with  you  and  other  professionals  involved  with  the  child.  This  helps  to  decide  the 
best way forward. 
Sometimes  you  may  find  it  useful  to  have  several  sessions  without  the  child  present  to 
discuss your relationship with the child and to talk through strategies that may help. 
Often  the  child  is  invited  to  attend  therapy  sessions.  You  may  be  asked  to  join  in  these 
sessions as SUSTAIN+ realise how helpful it is for you to know what is being talked about 
and to be there to comfort the child if necessary. 
Last update August 2018 
 
61 

SUSTAIN+ carries out the strengths and needs assessment for all children over the age of 
18 months who become cared for.  
SUSTAIN+ contact details: 
161 Eccleshall Road, Stafford ST16 1PD  
Tel: 01785 244545  
Email: xxxxxxxx@xxxxx.xxx.xx 
Weekend Contact Number: 0300 790 7000 
 
NSPCC 
Within Staffordshire, the NSPCC run therapeutic services that can be accessed by children 
in  foster  care.    These  are;  “letting  the  future  in”,  a  therapeutic  service  for  children  who 
have  experienced  sexual  abuse,  “face  to  face”  providing  independent  emotional  support, 
brief  solution  focused therapy  and direct  work  to  children in  care.  NSPCC  also provides  a 
service to undertake therapeutic work with children and young people who display sexually 
harmful  behaviour.    
These  services  are  not  generally  accessible  to  children  and  young 
people  who  are  accessing  other  therapeutic  intervention.    Foster  carers,  social  workers  or 
young people themselves can make a referral to the NSPCC on 0844 892 0273. 
 
FAMILY RIGHTS GROUP 
The  Family  Rights  Group  provides  specialist  advice  for  families  who  have  children  in  the 
Children in Care system. 
www.frg.org.uk 
Family Rights Group, Second Floor, The Print House, 18 Ashwin Street, London E8 3DL 
T: 020 7923 2628 
F: 020 7923 2683 
For advice: 
email: xxxxxx@xxx.xxx.xx 
or 
Phone the advice line: 0808 8010366 
Opening hours: Monday - Friday 
9.30am-3.30pm 
 
GRANDPARENTS ASSOCIATION 
The  Grandparents  Association  provide  services  which  include  an  advice  and  information 
line,  welfare  benefits  advice,  publications,  support  groups,  and  Grandparent  and  Toddler 
groups and mediation.   
www.grandparents-association.org.uk 
 
The Grandparents’ Association, Moot House, The Stow, Harlow, Essex CM20 3AG 
Advice and information line: 0845 434 9585 
Or email xxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
 
 
Last update August 2018 
 
62 

FOSTERING NETWORK 
Al  Foster Carers in Staffordshire are members of the Fostering Network. 
As  a  member  you  will  receive  the  quarterly  magazine,  Foster  Care,  which  gives  useful 
information about fostering and developments across the country.  
There is a local Advice and Mediation Officer who can help to keep you informed or in the 
event of an allegation offer support and advice. Her name is: Bethan Houston 
www.fostering.net 
Telephone : 01905 622459 
e-mail: xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx 
Members  also  receive  comprehensive  legal  protection  insurance  to  cover  legal  expenses 
that may arise as a result of fostering and  access to 24 hour helplines providing legal and 
medical advice, as well as stress counselling  
 
No longer fostering? 
As a retired foster carer (someone no longer fostering) it is real y important to make sure that 
you continue to be insured against the risk of allegation. A child that has been fostered by 
you in the past can make an allegation at any time, regardless of whether or not you are stil  
fostering, and you must be insured at the time the allegation is made in order to qualify for 
legal support. 
For  just  £18.50,  our  retired  foster  carer  membership  ensures  you  are  covered  by  the 
Fostering  Network’s  Legal  Benefits  Insurance  Policy.  This  insurance  provides  you  with 
continued legal protection insurance as well as access to a 24-hour legal helpline. Applicants 
must currently be foster carer members of the Fostering Network who are retiring and retired 
membership must commence on the day after your foster carer membership ceases. 
(Please  note–  retired  membership  does  not  give  you  access  to  any  other  membership 
benefits.) 
How to join 
You can download and complete a form then email it to xxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx or post 
to Membership, The Fostering Network, 87 Blackfriars Road, London SE1 8HA. 
If you have any questions, contact us on 020 7620 6400. 
 
FOSTER CARER ANNUAL REVIEW 
It is a requirement that all Foster Carers are reviewed at intervals  of no more than 1 year. 
The review  is  to ensure  that  you  continue to meet  the  standards required  and to  take  into 
consideration any changes in your lives. It takes into account the views of the foster family, 
the Fostering Social Worker, the child and their Social Worker about how the previous year’s 
fostering  has  gone.  Everyone  involved  is  expected  to  complete  written  information  for  the 
review meeting. 
The  review  is  chaired  by  a  Fostering  Social  Worker  who  does  not  have  any  direct 
responsibility for your family. 
The  review  evaluates  your  fostering  experience  and  can  recommend  changes  in  your 
approval category. The review wil  identify any training and support needs.  
Fol owing  the  review  you  will  receive copies of  all  the  contributions  and a summary  of  the 
review meeting, including recommendations.   
Al  reviews are presented to Foster Panel for them to consider your continued approval as 
Foster Carers. Fol owing Panel you wil  receive a letter of confirmation of the panel outcome 
and a new Foster Carer Agreement. 
Last update August 2018 
 
63 

 
DE-REGISTRATION - CEASING TO FOSTER 
When a foster care decides to stop fostering either because they are retiring or because of a 
change  in  their  personal  circumstances  they  must  notify  their  fostering  social  worker  and 
team manager in writing. This letter wil  be presented to the fostering panel with a brief report 
from  their  social  worker.  A  letter  wil   be  sent  to them  confirming  that  their  name has  been 
removed from the Register of Foster Carers. A resignation in writing from a foster carer has 
to be accepted within 28 days of receipt of the letter.  
 
FOSTERING PANEL 
The  Fostering  Regulations  2011  requires  each  Local  Authority  to  have  a  Fostering  Panel. 
The function of the Panel is to consider new applications to foster and any changes to the 
approval  of  existing  foster  carers.  Recommendations  are  made  to  the  Agency  Decision 
Maker  who  wil   make  the  final  decision.  Panel  wil   consider  suitability  to  foster  and 
recommend  the  approval  details  including  the  number,  type,  age  range  and  gender  of 
children to be placed. 
Staffordshire has a central list of Panel Members that include independent members as well 
as representatives from the Families First Service. The independent members all come from 
within  the  Staffordshire  community  and  have  a  range  of  relevant  experience.  Al   panel 
members  have  signed  a  Confidentiality  Agreement  and  have  been  checked  through  the 
Criminal Records Bureau. 
The panel meet on a weekly basis. The Fostering Panel Administrator also attends to take 
minutes  of  the  meeting  and  sometimes  there  may  be  an  observer  present.  The  panel  is 
supported  by  a  Panel  Advisor.  They  are  there  in  an  advisory  capacity  only  and  do  not 
influence the panels recommendations.  
Your Fostering Social Worker will attend with you. If you are a Family & Friends Carer, the 
Social Worker for the child/ren that you are caring for already or plan to care for will also be 
invited to attend.  
Al   new  applicants  and  approved  carers  following  their  first  review  are  invited  and 
encouraged  to  attend  Fostering  Panel.  The  meeting  is  a  formal  one  where  there  is  an 
opportunity  for  the  Panel  to  ask  questions  and  clarify  any  issues.  You  can  also  ask  any 
questions  of  the  Panel  Members  present.  The  Fostering  Panel  Members  feel  that  it  is 
important  that  applicants  and  existing  carers  attend  so  that  they  can  contribute  to  the 
discussion that wil  ultimately make recommendations regarding approvals. Carers who have 
attended  the  Fostering  Panel  have  valued  the  experience  of  being  able  to  represent 
themselves  and  Panel  Members  always  welcome the  opportunity  to  meet  prospective  and 
existing foster carers.  
The Fostering Panel make a recommendation to the Agency Decision Maker. However they 
wil   normally  inform  you  at  the  end  of  the  discussion  of  their  recommendation.  You  wil  
receive written confirmation of the Agency Decision within 10 working days.  
The  Agency  Decision  Maker  may  not  agree  with the  panel’s  recommendation.  You  will  be 
informed of this in the letter. In circumstances where the Agency Decision Maker does not 
agree to an applicant being approved as a foster carer the reasons for this decision will be 
set out in the letter. This is known as a Qualifying Determination. 
 
QUALIFYING DETERMINATION 
When  the  letter  of  Qualifying  Determination  is  sent,  in  circumstances  where  the  Fostering 
Service has concerns about a foster carers continued suitability to foster a full report of the 
circumstances  wil   be  given  to  the  carers  and  presented  to  the  Fostering  Panel.  In  these 
circumstances foster  carers  will  be  able  to  provide  their  own  report  and  have  someone  to 
Last update August 2018 
 
64 

support them at Panel. Foster carers can attend the Fostering Panel. Fol owing the Panels 
recommendation  the  Agency  Decision  Maker  wil   either  agree  or  overturn  the  Panels 
recommendation. 
The foster carer wil  receive a letter giving a full account of how the Agency Decision Maker 
has reached their decision. This is known as a Qualifying Determination.  
If  you  do  not  agree  with  the  recommendation  of  the  Foster  Panel  and  the  decision  of  the 
Agency  Decision  Maker  relating  to  your  approval  (e.g.  deregistration,  or  not  agreeing  to  a 
change in approval). 
 
1.  You  may  make  representation  to  the  Fostering  Service  to  review  the 
recommendation 
or 
2.  Apply  to the  Independent  Review Mechanism (IRM) for  a  review  of  the Fostering 
Service recommendation 
You wil   have 28  days  from  the  date of the  Fostering  Service letter  to make your  decision 
and to notify either the Fostering Service Manager if you are going through option 1, or the 
Contract Manger at the IRM for option 2. 
You wil  receive a leaflet informing you of both of these options with the letter. 
 
INDEPENDENT REVIEW MECHANISM (IRM) 
The IRM is a review process which prospective or existing foster carers can use if they do 
not  agree  with  the  Qualifying  Determination  (the  Agency  Decision  and  the  reasons  for 
making the decision).  
The  IRM  is  a  review  panel  which  is  independent  of  Fostering  Service  Providers.  The  IRM 
can review your suitability as a prospective foster carer to foster a child, review any changes 
proposed to your terms of approval and can make new recommendations to the agency on 
your suitability and term of approval. 
For more information contact: 
www.independentreviewmechanism.org.uk 
 
CHANGES TO YOUR HOUSEHOLD/NEW PARTNERS 
It is vital that you keep your Fostering Social Worker updated about any significant changes 
to your household.  This wil  include friends or family moving in and out as wel  as significant 
information about the health and circumstances of members of the household. 
This  is  particularly  significant  where  single foster  carers  are  establishing  relationships  with 
new partners.  In establishing relationships and introducing partners to your fostered children 
you are reminded that it is important to maintain stability for fostered children.  You are also 
reminded  that  fostered  children  can  be  particularly  vulnerable  and  that  it  is  important  to 
maintain safer caring principles.   
When a relationship is first established and the new partner becomes a regular visitor to the 
home,  a  CRB  check  wil   be  initiated.    Should  the  relationship  progress  and  a  decision  be 
made that the partner would like to move into the fostering household you should formally 
notify your Fostering Social Worker in writing.   Checks and references will then be taken up 
and  the  new  partner  wil   be  assessed  to  become  a  Foster  Carer  alongside  you.    Partners 
cannot live in your home with you without being approved as a Foster Carer.   
Last update August 2018 
 
65 

 
ACCESS TO YOUR FOSTER CARER FILE  
Your file is stored electronically within a secure electronic recording system.  Those carers 
for  whom  there  are  records  dating  from  before  this  system  was  initiated  in  2006  wil   also 
have a paper file.  These paper files are stored securely in the office in which your Fostering 
Social  Worker  is  located.    Your  file  contains  all  records  relating  to  your  contact  with  the 
Department and complies with the Data Protection Act 1998. 
As with anyone involved with the Department, you have a right to see your file. There is a 
procedure which outlines the access to files process and information.  Information about this 
can be found on the internet:- 
 
http://www.staffordshire.gov.uk/health/childrenandfamilycare/yourdata/Yourdata.aspx 
 
You  can  also  request  this  information  from  your  Fostering  Social  Worker.  Where  your  file 
contains  information  about  another  individual,  consent  to  release  the  information  must  be 
given by that person (known as the third party).   If consent is not obtained the information 
wil   not  be  released.   Agencies  who  provide  information  to  the  Department  about  you  are 
also contacted to ascertain their views on the information they have provided being released. 
 
Foster Carers’ Files are retained in archives for 25 years after ceasing to foster. 
 
COMPLIMENTS 
Foster  Carers  are  frequently  complimented  by  Children’s  Social  Workers,  other 
professionals and parents.  Al  compliments are noted on your file and can be used in your 
development portfolio. 
 
COMPLAINTS 
On receipt of a complaint made in writing or verbally, the matter must be forwarded to the 
Customer Feedback and Complaints Team for consideration.   
 
 
1. 
Complaints from Foster Carers: 
 
1.1  Foster carers who wish to complain about the service they receive from Families First 
are entitled to access the Statutory Complaints Procedure.  
 
2. 
Complaints against Foster Carers: 
 
2.1  Complaints  about  foster  carers  may  be  made  by  the  child,  parents,  teacher,  social 
workers any other professionals, or they can be anonymous. 
 
3. 
Safeguarding: 
 
If the complaint contains concerns regarding the welfare of a child, the matter will be 
reported  immediately  to  the  First  Response  Team  or  to  the  appropriate  County 
Manager.   
 
4. 
Allegations,  Complaints  and  Cause  for  Concern  about  Foster  Carers  and 
Prospective Adopters: 

 
Last update August 2018 
 
66 

4.1  Where a complaint is with regards to an allegation, as defined under Section 47, the 
procedure  set  out  in  Part  Five,  Section  1  -  Al egations  about  Foster  Carers  Policy 
should be followed. 
 
5. 
Statutory Complaints Procedure: 
 
5.1  The  Local  Authority  has  a  statutory  obligation  to  operate  a  complaints  and 
representations procedure which is in line with the Children Act (1989) Representation 
Procedure (England) Regulations (2006) and the accompanying guidance ‘Getting the 
Best from Complaints’ (2006).   
 
5.2  The procedure has 3 stages: 
 
  Stage 1 – Local Resolution (Timescale 10 - 20 working days). 
 

The  complaint  is  addressed  by  the  Team  Manager/County  Manager  of  the  service 
which is the subject of the complaint. 
 
Once  the  complaint  has  been  accepted  into  the  procedure,  the  Customer  Feedback 
and Complaints Team wil  forward the complaint to the relevant Team Manager/County 
Manager with instructions for investigating and responding to the complaint. 
 
  Stage 2 – Investigation (Timescale 25 – 65 working days) 
 
An  Independent  Investigating  Officer  is  appointed  to  investigate  the  concerns.    In 
addition,  an  ‘Independent  Person’  wil   work  alongside  the  Officer  to  ensure  the 
investigation is fair and thorough.  A report wil  be produced by the Investigating Officer 
together with a report from the Independent Person.  Both reports wil  then be sent to 
the  appropriate  Strategic  Lead  who  wil   consider  the findings  of the  investigation  and 
produce a response to the complainant from the Local Authority. 
 
  Stage 3 – Complaints Review Panel 
 
If  the  complainant  remains  dissatisfied  following  the  Stage  2  investigation  they  can 
request that their complaints are reviewed by a Complaints Review Panel.  The panel 
is  comprised  of  3  independent  people  and  their  role  is  to  review  the  investigation  at 
Stage  2  to  see  if  the  investigation  was  carried  out  fairly  and  thoroughly.    The  panel 
does not re-investigate the complaints. 
 
The Customer Feedback and Complaints Team operate a screening process which is 
applied to all complaints and representations that are received.  This process involves 
establishing  the  eligibility  of  the  complainant  to  access  the  Statutory  Complaints 
Procedure, defining the complaints and desired outcomes. 
 
Al   complaints  are  recorded  on  the  Customer  Feedback  and  Complaints  Team 
database,  including  the outcome  of  the  investigation and organisational  learning  and 
service  improvements  which  have  resulted  from  a  complaint.    Recommendations 
made  following  Stage  2  and  Stage  3  of  the  process  are  closely  monitored  by  the 
Customer Feedback and Complaints Team via an ‘action plan’ to ensure that they are 
completed in a timely manner with evidence to support the completion. 
 
6. 

The Local Government Ombudsman: 
 
6.1 
The  complainant  has  the  right,  at  any  time  during  the  procedure,  to  refer  their 
complaint to the Local Government Ombudsman for consideration. 
 
 
Last update August 2018 
 
67 

6.2 
The aim of the Statutory Complaints Procedure is to: 
 
  establish a fair and accessible process 
  ensure a swift and satisfactory resolution at local level 
  monitor the Local Authority’s complaints handling 
  learn from complaints, and use this learning to inform service improvements. 
 
7. 
Complaints against Independent Foster Care Agencies: 
 
7.1 
A  complaint  regarding  Independent  Foster  Carers  should  be  sent  to  the  relevant 
manager  for  that  agency  in  order  for  matters  to  be  addressed  and  responded  to 
under their own procedure.   
 
 
8. 
Complaints made on behalf of a child or young person: 
 
8.1 
The Looked after Children ‘U Packs’, issued to all children who are looked after, will 
contain information and contact numbers explaining how a complaint can be made. 
 
8.2 
Foster Carers can also make a complaint to the Customer Feedback and Complaints 
Team on behalf of the child or young person. 
 
8.3 
The NSPCC offers an advocacy service for children and young people.  An advocate 
can  act  on  behalf  of  the  child  or  young  person  and  can  provide  independent  and 
confidential information, advice and support in making a complaint. 
 
 
9. 
Further Information: 
 
9.1 
Further information about the complaints procedures can be obtained by phoning the 
Customer Feedback and Complaints Team – 01785 278601). 
 
RECORDING, SAFE USE OF COMPUTERS & STORAGE OF INFORMATION 

Confidentiality Statement 
 
As part of the Foster Care Agreement, you will have signed the Foster Carer Data Processor 
Agreement and Confidentiality Disclaimer (Appendix B). In signing these you have agreed to 
keep  all  information  relating  to  children  in  your  care  and  their  families  confidential.  This 
relates  to  both  the  disclosure  and  storage  of  information.  A  guide  to  the  Data  Processor 
Agreement can be found in Appendix C. 
 
 
Recording 
 
1. 

Introduction 
 
1.1 
Foster carers are increasingly being asked to provide information about fostered 
children as part of their fostering role. This information will contribute towards 
maintaining a history of a child’s placement and assessments. These records are 
being made as part of the child’s file and should be viewed and written in that way.  
 
1.2 
The key role that foster carers play in recording is highlighted in the Fostering 
Services National Minimum Standards (2011) which state: 
 
‘The foster carer understands the important supporting role they play in encouraging 
the child to reflect on and understand their history. The child, subject to age and 
Last update August 2018 
 
68 

understanding, is encouraged to keep appropriate memorabilia (including 
photographs) of their time in the placement. The fostering service makes this role 
clear to their foster carers and ensures they can record, and help children make a 
record of (subject to age and understanding), significant life events’. (NMS 26.7) 
 
 
1.3 
This policy and guidance aims to: 
 
  Identify the types of information and records that carers hold. 
  Recognise who the records belong to.  
  Clarify how the records should be stored. 
  Describe what should be recorded. 
  Explain how it should be recorded. 
 
 NB: Children and young people’s records are retained for 75 years.   
 
Adults, who have grown up in care, wil  reflect on their care experiences, 
 
especially at key transition life stages, such as when they become parents 
 
or grandparents. It could be many years before children wish to, or feel 
 
able to access their records  It is therefore, important that foster carers 
 
take into account that, however chal enging living with a fostered child may 
 
be, there are always ‘positives’ to be celebrated and recorded.   
 
2. 
Records and Confidentiality 
 
2.1 
The Fostering Service wil  provide foster carers with a lockable, portable filing box in 
which to store confidential information.  Foster carers should keep the box and its 
contents safe and the Fostering Social Worker will check the contents as part of their 
supervisory role.  
 
2.2 
For the duration of their registration foster carers should keep: 
 
  Information about fostering in general.  This information is not confidential but 
foster carers should have access to it in order to assist them with the task of 
fostering;   
  Information about themselves as foster carers which should be stored 
confidential y. 
  Records about the children currently in placement which should always be 
stored confidentially  
 
2.3 
Foster carers are expected to record electronically and to enable these records to be 
stored safely   the service will provide an encrypted memory stick to all carers (see 
Section 5). 
 
3. 
Types of Recording and Information  
 
3.1 

Fostering Service information:  
 
  Recruitment information,  
  Preparation (for fostering) material,  
  Induction information,  
  Foster Carer Handbook,  
  Fostering Network information,  
  Training materials,  
  Newsletters/leaflets  
 
Last update August 2018 
 
69 

3.2 
Records about themselves as foster carers:  
 
  Copy of the Form F Assessment;  
  Disclosure and Barring Service return,  
  Foster Care Agreement,  
  Supervision notes,  
  Foster Carer Annual Review, 
  Agency decisions and Foster Panel minutes 
  Training invitations/arrangements,  
  Certificates,  
  Correspondence,  
  Health and Safety check,  
  Pet Questionnaire,  
  Safer Caring Policy. 
 
3.3 

Records about the child: 
 
  Copy of the child’s Placement Plan  
  Copy of the child’s Care Plan,  
  Copy of the child’s Personal Education Plan (PEP) 
  Copy of the child’s current Health Plan/Review, Health Record (Red Book),  
  Placement Planning Meeting minutes,  
  Child Specific Fostering Support and Safe Care Plan, 
  Request for Service/Risk & Match document, 
  Statutory (Looked After) Review report / minutes,  
  Weekly log/records,  
  Child's passport,  
  Correspondence relating to specific children,  
  Incident Notifications,  
  Life-story work, 
  Risk Assessment for the child,  
  Pathway Plan, Transition Plan, 
  Photos and memorabilia. 
 
4. 
Purpose and Content of Foster Carer’s Recording 
 
4.1 
Foster carers must keep separate records for individual children. It is not acceptable 
to keep collective records when fostering two or more children.  
 
4.2 
These records are required for the following purposes: 
 
  To accurately recal  behaviour or incidents related to the child and provide a 
balanced picture of events;  
  To assist in looking at the progress of a placement over time and developing 
a picture of the child’s pattern of behaviour; 
  To inform decision-making at reviews, planning meetings and conferences;  
  To help the foster carer to review and reflect on their practice;  
  To provide information needed for court proceedings;  
  To support an application for additional help for the child e.g. therapy;  
  To reduce any risk to foster carers and their families while the child is placed, 
and, in some cases, after the child has moved on.  
 
4.3 
Staffordshire Foster carers should use the specific template provided by the 
Fostering Service, which will be provided by their Fostering Social Worker.  
Last update August 2018 
 
70 

 
4.4 
When updating records, foster carers should consider the following basic guidelines: 
 
  The language used should be simple and jargon-free;  
  The record should not be overly long but with sufficient information to be able 
to recal  the event accurately;  
  A daily log is required that is submitted on a weekly basis; 
  Facts should be recorded, rather than opinions.  If personal opinions are 
recorded then carers should make it clear that it is opinion and not fact. This 
is important as records may be read by a young person or their birth family, 
who may choose to access information at a later date; 
  The record should be made as near to the time of the event as possible and 
signed and dated. If any information is changed or added later this should be 
clear from the record.  
 
5. 

What to record/Where to record it? 
 
5.1 
For the duration of each placement foster carers wil  keep information about each 
child placed in their care.  Any information about children and their families must 
always be kept confidential, and remains the property of the Local Authority. 
 
5.2 
Foster Carer’s Diary: 
 
5.2.1  The foster carer should keep a diary for appointments and dates of activities. 
 
  Dates of meetings / visits by social workers and other professionals;  
  Dates of reviews, or any other meetings concerning the child. 
  Dates of any school, or education meetings e.g. PEP reviews 
  Dates of any health appointments, any treatments and immunisations for the 
child. 
 
5.3 
Weekly Log: 
 
5.3.1  The following is a guide to what can be relevant to record in the foster carer’s weekly 
log: 
 
  Information about health appointments, with a list of who was there and any key 
decisions made. 
  Details of any contact visits with the child's family, or relatives and any significant 
interactions including phone calls, texts, letters etc.  
  Child's reaction to family contact, remembering to be factual and avoiding 
opinion. Record any other observations e.g. what the child’s mood or 
presentation was like before and after the contact visit; how the child responded 
to family members; how the parent interacted with them; how the ending was 
managed; what the child’s response was like. 
  Details of when the child is away from home, visiting family or friends, or if they 
are missing.  
  Details of times when alternative care is given, including baby-sitting 
arrangements. 
  Details of any specific incidents, accidents or injuries. Describe what, when, 
where and how the incident/accident happened and what follow up action was 
taken. Record when it was reported to which social worker.  
  Details of any theft or wilful damage caused by the foster child.  
Last update August 2018 
 
71 

  Details of any behaviour or comments from the child that give rise to concern, 
with a note of any actions taken. This may help to identify any triggers for such 
behaviour and what brings it to an end. 
  Details of any involvement with the Police, noting the date(s), which Police 
officer(s) were involved, and the reason(s) for the involvement. 
  Details of any request made to the agency for support and any difficulties 
reported, including the date of the request, the response and when it was 
received. 
 
 
5.4 
Incident Notifications: 
 
5.4.1  Fostering Regulations require that certain incidents in a fostering household are 
recorded, specifically by the Fostering Service.  For these, Foster Carers should 
complete an Incident Notification Form. 
 
5.4.2  Carers should continue to let the child’s Social Worker and their Fostering Social 
Worker know of incidents that take place, over the phone. 
 
5.4.3  The forms should be submitted to the Fostering Social Worker and the child’s Social 
Worker by email as soon as practicable after the incident (ideally within 24 hours).  
This is in addition to the completion of weekly recordings. 
 
5.4.4  The Incident Notification Form must be completed when the following events have 
taken place: 
 
  Carers have physically intervened with a child for their protection, or the 
protection of others 
  A child has gone missing from care 
  A serious illness or accident has occurred 
  A serious infectious disease has developed 
  There is has been involvement, or suspected involvement in child sexual 
exploitation (CSE) 
  There has been a serious incident involving the police 
  There has been an incident of bul ying towards a foster child, whether it 
has taken place in school, the foster home or in the community. 
 
5.4.6  On receipt of the form, a discussion will take place with the Foster Carers, the child’s 
Social Worker and Fostering Team Manager about any actions which may need to 
be taken to reduce any risk to the carers, the child and other members of the family. 
For example, where a child keeps going missing, a meeting wil  need to be called to 
discuss the risks and how they can be reduced. 
 
5.5 
Medication Guidance: 
 
5.5.1  When a child is placed, foster carers will receive a set of Looked After Children 
paperwork, including a signed copy of the child’s Placement Plan, which gives 
delegated consent to carers to seek medical treatment for fostered child(ren). This 
document wil  also include details of any medication a child is currently prescribed. 
 
5.5.2  Foster carers are expected to record all medication administered to fostered children 
on the Fostering Medication Chart See Appendix 2.  This includes both medication 
prescribed by a health professional and medication which is available over the 
counter.   
 
5.6 

Financial Information: 
Last update August 2018 
 
72 

 
5.6.1  There is no legal requirement for carers to record financial expenditure however, 
Staffordshire County Council asks carers to keep records of financial expenditure 
carried out for children placed with them.  Carers should review essential expenditure 
with their Fostering Social Worker and use of the Fostering Al owance will be 
discussed as part of the carer’s regular supervision.  Most carers wil  find it helpful to 
keep receipts for items directly purchased for the child e.g. clothing.  Carers will be 
encouraged to use their discretion on how this is recorded e.g. keeping a separate 
account or stapling individual receipts in their fostering diaries.  
 
5.7 
Pocket Money: 
 
5.7 
The personal allowance for children in fostering placements includes a set allowance 
for pocket money which should be given to the child with support from the foster 
carer to help the child manage their money and make positive choices. Carers should 
keep a record of the pocket money given to the child in their weekly log. 
 
6. 

e-Recording 
 
6.1 
The expectation is that foster carers will record ‘electronically’ and email their records 
on a weekly basis to their Fostering Social Worker and to the child’s Social Worker.   
 
6.2 
In exceptional circumstances, where carers hand-write their recordings, this should 
be given to their Fostering Social Worker at every visit and the Social Worker wil  
issue a receipt.  The Social Worker wil  then arrange for the recording to be scanned 
onto the carer’s file and sent to the child’s Social Worker. 
 
6.3 
Al  foster carers will need to use an encrypted memory stick which has been issued 
by the Fostering Service to store their recordings. For more information, see the 
Foster Carer’s Handbook. 
 
6.4 
Where photographs are taken of the child, they should be stored on a secure CD/pen 
drive and handed to the child's social worker. The foster carer must not store these 
photographs on their own computers or upload them onto social media sites such as 
Facebook.   
 
7. 

Life-Story Records 
 
7.1 
Records made by foster carers are also used to provide a picture of family life for the 
child, to help them create a clear sense of their care experience and to recall key 
events while they are looked after. Foster carers play a crucial role in meeting the 
needs of children separated from their birth families, by preserving their memories, 
giving them information, helping to promote their identity, preparing for life changes 
and building their self-esteem through a positive image of themselves and their birth 
families. 
 
7.2 
To support this, carers should develop a ‘memory box’ to keep tangible items such as 
certificates, reports, concert programmes, cinema stubs, drawings, holiday leaflets, 
locks of hair, first shoes etc. 
 
7.3 
Carers should also keep a photo album to record a photographic journal of a child’s 
‘looked after’ experience.  This may include pictures of everyday places or things e.g. 
photos of the home, local shops, nursery, family car etc. 
 
 
 
Last update August 2018 
 
73 

8. 
Retaining/Returning the information 
 
8.1 
On ceasing to be a foster carer the following arrangements apply: 
 
  Any information that falls into the category of ‘general fostering’ may be kept 
by the foster carer. However, care should be taken not to share information 
about other foster carers that may be contained within newsletters (e.g. 
addresses of carers running local support groups);  
  Foster carers may keep any information that they have been given about 
themselves. 
  Any information about a foster child held by the foster carers, whether it has 
been provided for them, or if they have made the record themselves, must be 
returned to Families First once the placement has ended, or if the foster carer 
ceases to foster.  
 
8.2 
If a child’s placement ends, the Fostering Social Worker is responsible for retrieving 
any documents relating to the child. This should include checking the lockable box to 
ensure that all the information is retrieved.  
 
8.3 
The Fostering Social Worker should ask the carer to sign the ‘Receipt for Foster 
Carer Records Returned, which should list all the documents returned. See Appendix 
4. 
 
8.4 
The Fostering Social Worker should pass the information retrieved from the carer to 
the child's Social Worker who should file the information on the child’s file. Any 
duplicate information should be destroyed. 
 
8.5 
Foster carers may have some concerns about returning all the child-based 
information to the Local Authority, feeling it may leave them vulnerable to potential 
allegations. However, Staffordshire Fostering Service and all carers must comply with 
the Data Protection Act (1998) which specifies who can store personal information 
about another person and the principles that apply to information storage.  
 
8.6 
Foster carer files are kept for a minimum of 10 years after they cease to be carers.  
 
8.7 
Information kept on the Looked After Child’s case record must be kept until the 75th 
anniversary of their date of birth, or 15 years from the date of death, if a child dies 
before the age of 18. 
 
8.8 
The Fostering Network advises that foster carers are entitled to retain their own 
‘personal diaries’. This is an acknowledgement that, for safe caring purposes, carers 
retaining certain key facts about events that could lead to allegations, is seen as 
good practice. Personal diaries are not checked as part of the monitoring of the 
placement, and are therefore, not removed at the end of the placement.  If carers do 
keep a personal diary they must ensure that only children’s initials are used and that 
they cannot be identified if the diary is mislaid.  
 
8.9 
Fol owing approval, recording issues wil  be discussed on an ongoing  
basis during supervision and at the Foster Carer Annual Review. Foster carers 
should be made aware that they can contact their Fostering Social Worker if they 
have any queries or concerns about recording.  
 
 
 
 
 

Last update August 2018 
 
74 

INCIDENT NOTIFICATION FORMS  
 
Incident  Notification  Forms  must  be  used  to  let  us  know  of  any  accidents,  incidents  of 
bul ying, when a child goes missing or where physical intervention has taken place. Separate 
contact,  medication  or  notification  sheets  need  to  be  used  for  each  child  in  placement  to 
maintain confidentiality  and to enable information to go  with the  child when they  move on. 
Recording  should  begin  from  the  first  day  a  child  is  placed  with  you.    At  the  end  of  the 
placement,  recording  should  be  given  to  the  child’s  social  worker  to  add  to  their  file.    For 
children in placement for longer periods the return of recording to children’s files should be 
reviewed annually in discussion with your Fostering Social Worker.  
 
There  is  useful  information  about  recording  in  the  good  practice  guide  on  Foster  Carer 
recording included in this folder. 
 
 
Internet Safety and Storage of Information Electronically 
 
 

All Foster Carers* need to provide suitable access to I.T for children in their care.  
 
All Foster Carers need to complete (B)e SAFE – Embrace Modern Media. All 
 
Foster Carers to visit the CEOP site and to look at the SSCB E safety toolkit. 

This guidance is compiled in accordance with the Data Protection Act 1998. It concerns all 
computers within the foster home and the safe storage of confidential information. 
 
Introduction 
 
Over the last few years, advances on the internet have changed completely the way we 
communicate with each other, share and store information, expand our knowledge, go 
shopping, book holidays and build and expand friendship networks. 
 
For parents and carers, the internet is stil  a novelty – for children growing up now, the 
internet is a fact of life and their lives wil  be increasingly ‘web’ based, whether on personal 
computers, games consoles, mobile telephones, at home or at school.  While the benefits it 
can offer, with regards to education and learning are immeasurable, it can also pose risks 
and possible harm for young people.  Staffordshire County Council believes that families and 
households should work together to understand safe care and responsible internet use. 
 
Children in Foster Care may be particularly vulnerable.  They may be at risk from contact 
from friends and family members, when it may not be in their best interests to be contacted.  
There is a chance that revealing their care status may make them particularly exposed to 
inappropriate behaviour, grooming or online bul ying.   
 
Principles 
 
Foster Carers are expected to provide computing equipment to enable children & young 
people in their care to have access to information technology, which can be of great 
educational and social value. It is important that children and young people are safeguarded 
from potential abuse via the internet and carers must take steps to protect them. Any 
information stored relating to children and young people in their care must be protected in 
line with the Data Protection Act, this includes accessing and contributing to web site forums 
etc. If in doubt please liaise with the Foster Care team for guidance. 
 
 
 
                                            
1 *The exception is for Foster Carers who only care for babies – this should be discussed and agreed with 
the Supervising Social Worker. 
Last update August 2018 
 
75 

Safeguarding Children Using Computers 
 
As the internet changes, the basic principles of what young people go on line for and the 
basic principles of staying safe remain almost unchanged.  For the vast majority of children, 
participating online allows them to chat, message, network and game.  We don’t expect 
foster carers to become computer experts, but it is helpful if you speak to young people in 
your home and find out what they are getting out of the internet. 
 
  Children and young people can be vulnerable when using the internet through meeting 
people in chat rooms and accessing inappropriate material. 
  Some adults use the internet to manipulate children and young people which can lead to 
emotional, sexual or physical abuse. 
  Carers need to take action to prevent children and young people from accessing 
inappropriate and dangerous websites. 
  Personal information should never be given out or displayed online – age, gender, 
address, telephone numbers, passwords and PIN numbers. If you need to use personal 
information to purchase goods online, only use a trusted and secure website. 
 
  Language – chat users wil  abbreviate and shorten words to make it quicker to 
communicate.  For example POS Parent over shoulder.  Sites such as 
www.thinkuknow.com have glossaries of chat speak. 
 
Child Exploitation and Online Protection (CEOP) 
 
CEOP works with child protection partners across the UK and overseas to identify the main 
threats to children and coordinates activity against these threats to bring offenders to 
account. They protect children from harm online and offline, directly through NCA led 
operations and in partnership with local and international agencies.  Al  Foster Carers should 
regularly access this website. For more up to date information and some useful videos and 
materials access the CEOP website http://ceop.police.uk/  
 
What can you do to protect children in your care using computers? 
 
  Familiarise yourself with the internet, perhaps by getting the child or young person to 
show you or by taking an IT course at college. You can get help getting started by 
accessing http://www.bbc.co.uk/webwise. If you need further advice you can also contact 
the Recruitment and Training Team. More information can be accessed here: 
http://www.staffsscb.org.uk/Professionals/Key-Safeguarding/e-Safety/e-Safety-
Toolkit/Internet-Safety-Training/Internet-Safety-Training.aspx 

  Al  Foster carers should complete the  (B)e SAFE – Embrace Modern Media training for 
Foster Carers.  Discuss this with you Fostering Social Worker and contact the 
Recruitment and Training team. 
  Al  Foster Carers should access the  E-Safety Toolkit can be accessed on the 
Safeguarding Children’s Board website.  http://www.staffsscb.org.uk/Professionals/Key-
Safeguarding/e-Safety/e-Safety-Toolkit/e-Safety-Toolkit.aspx 

  Develop your own home computer policy to include length of time spent on internet;  
online games and what sites can be visited etc.  Where any website registration is 
required children and young people must ask your permission and assistance to do so. 
  Each child and young person should have their own password to use the computer. 
  Do not have a computer with internet access in the child’s or young person’s bedroom. 
Always place it in a family room.  Exceptions should be agreed as part of the young 
persons placement plan. 
Last update August 2018 
 
76 

  Monitor everything that children and young people access, ensuring that ‘private areas’ 
of chat rooms are not accessible. Always monitor anything to be downloaded. 
  Ensure that any unsuitable sites are blocked. Periodically check the computer history for 
sites accessed by children or young people. 
  Encourage children and young people to tell you if they receive frightening or bul ying e-
mails or anything they consider unacceptable. 
  Never allow children and young people in your care to meet up with anyone they have 
met on the internet 
  Children must be supervised at all times when on the internet. Remember you are in 
control. 
 
Sexting 

What is sexting? 
Sexting generally refers to the sending of sexual y explicit images via text, email, MSN or 
through social networking sites. For example, this could be a picture of a boy or young man 
exposing himself or a young woman in a state of undress. 
There could be many reasons why young people would want to take these sorts of pictures 
and send them to someone else. It could be that two young people who are in a relationship 
want to prove their love or commitment to each other; it could be that someone is looking to 
start a relationship with someone else or it could be that they simply want to show off. 
Background 
Most young people today are entirely comfortable with recording their entire lives online – 
much like other generations used to do in a diary. 
These days though, this often includes uploading and sharing photos, status messages on 
what has been happening in their lives or how they are feeling, and texting back and for. 
While this ‘finger on the pulse, share all’ culture has some benefits, it can also create an 
environment in which teenagers and young people make impulsive decisions without 
thinking through the possible consequences. Often times, they are only a click away from 
doing something digitally that they would not normally do in the real world. 
Consequences 
While sending sexual y explicit messages or pictures carries enough problems of its own, it 
can have real consequences if the content is shared with others – either by people 
forwarding it on using messages or emails or by uploading it onto a social networking site or 
website. This could result in immediate consequences, possibly within the school 
environment, or more serious consequences for later in life such as if a prospective college, 
university or employer were to see it. 
Top Tips: 
  Talk to children about sexting and the consequences - don’t wait for something to 
happen. We know it isn’t always easy to talk about sex, dating and relationships with 
teenagers – but it is better to talk about these issues before something happens.  
  Remind children that once an image is sent, there is no getting it back. Stress to the 
children that once they have sent an image, or posted it online, they no longer have 
control of it and it could end up anywhere. Ask them how they would feel if their 
teachers, parents, or their whole school saw what they had sent.   
  Address peer pressure. Peer pressure can be a formidable force so make sure that 
children know that you understand that they could be pushed into sending 
Last update August 2018 
 
77 

something. Talk to them about making positive decisions and be sure they 
understand that no matter how great the pressure becomes, the potential social 
humiliation could be a hundred times worse. Also let them know that they can talk to 
you about this pressure and how they can go about dealing with it.   
  Make sure they take responsibility. Make sure your child understands that they are 
responsible for their actions. That includes what they choose to do if they receive a 
sexual y explicit photo. Have them understand that if they do receive one, they need 
to delete it immediately. Tell them that if they do send it on, they're distributing 
pornography -- and that they could get into trouble with the police.  
 
Sexting can happen for lots of reasons. 
 

  Feel like 'everyone else is doing it' and want to fit in with in with friends - especially if 
they are boasting about sending or having photos on their mobile phone  
  Worry about being seen as 'not sexy', 'frigid' or 'shy' and go along with things you're 
uncomfortable with  
  Feel under pressure to sext as a way of ‘proving’ your sexuality  
  Feel harassed, threatened or blackmailed into sending pictures  
  Feel it's easier just to ‘give in’ to somebody who keeps asking for things  
  Think you ‘owe’ your boyfriend or girlfriend or made to feel guilty if you don’t do what 
they ask you for  
  Be in love with the person and trust them completely and feel like it’s okay  
  Have a long distance or online relationship with someone and want to have a sexual 
relationship with them  
  Feel proud of your body and want to share it with other people. 
Further information about sexting can be found on: 
https://www.childline.org.uk/explore/onlinesafety/pages/sexting.aspx  
Did You Know? 
  38% of 13-18 year olds have received a sexual y explicit message. 
  39% admit sharing intimate images. 
  40% do not see anything wrong with sending topless images. 
  56% are not aware of instances where images and videos were distributed further 
than the intended recipient. 
  70% knew the sender; the majority were peers or current girlfriends or boyfriends. A 
small minority were from known adults.* 
 
*Survey conducted by ‘South West Grid for Learning’ (SWGfL) & University of Plymouth over 
500 13 – 18 year olds. 

Further information about sexting can be found on: 
http://www.parentsprotect.co.uk/sexting.htm  
 
 
 
 
 

Last update August 2018 
 
78 

Gaming 
 
  Time – one of the main issues concerning online gaming, is the amount of time that 
players spend online.  Unless limited too much time spent on gaming could encroach on 
school work, family time and socialising.  You should always set appropriate limits. 
  Be aware that your young people may form strong attachments to other gamers without 
actually knowing who they are.  
  Age appropriateness – many games now are aimed at an adult market, with strong 
language, sexual content, violence or references to substance misuse and criminal 
activity.  Games are given ratings, similar to DVD’s and foster carers should ensure that 
children in their household are not exposed to content unsuitable for their age group and 
abilities.  Al  consoles now have parental controls, which can be password set to limit 
time spent playing, the types of game played and the online contact list for the user. 
  If you have a game console in your house read the instruction.  Parental controls and 
filters are straightforward to use and Microsoft, Nintendo and Sony have excellent easy 
to understand websites offering support and guidance. 
 
Computers and Health and Safety 
 
Using a computer for long periods of time can cause pains in your arms, neck and back. 
Eyes can also be affected by constant focus on the screen. Ensure the following:- 
 
  Adjust seating position for each user and place laptops on a flat firm surface. 
  Sit facing the screen. Lower arms should be approximately horizontal to the keyboard. 
  Take a break every 20 minutes or so. 
 
Security of Information 
 
Only store information that is directly relevant to the children and young people currently in 
your care.  Al  the information stored should be in accordance with the requirements of this 
policy. Firstly ensure that you follow the Council’s good practice guidance when it comes to 
your password. 
 
Good Practice for Use of a Password: 
 
  Do not write your password down and do not share your password with anyone 
  Change your password if you suspect that it has been compromised 
  Passwords should contain a mix of letters, special characters/punctuation and numbers 
  Do not use passwords which are easy to guess, such as your name, pet names, 
favourite footbal  team, etc. 
  Do not use word or number patterns like AAAbbb, Qwerty123 or 12345ABCD 
  Do not use birthdays and other personal information such as addresses or phone 
numbers 
 
Storing Confidential Information 
 
Hard copies of written information e.g. Looked After Children (LAC) or ICS paperwork or 
individual recording about children and young people must be stored securely in the lockable 
box provided by the Department. Diaries should be used to record appointments, meetings, 
reviews etc. not for detailed information about individual children. Evidence produced for 
foster carers’ portfolios must be suitably anonymised and the portfolio stored securely. 
Confidential information relating to children and young people must not be given to or 
accessed by anyone else, unless agreed by the appropriate officer; for example Social 
Last update August 2018 
 
79 

Worker, Team Manager or County Manager depending on the nature of the information to be 
disclosed.  
 
Storing Confidential Information on a Memory Stick 
 
To ensure that suitable security measures are in place, all documents must be stored on the 
encrypted memory stick provided which must not be accessible to anyone else and must be 
stored in the lockable box provided by the Department when not in use. Information must 
not be stored on your computer.
 Advice on how to encrypt a memory stick and how to use 
a memory stick can be found in Appendices C and D respectively. 
 
Transfer of Information 
 
Do not use the internet based email such as Hotmail or Gmail to transfer any confidential 
information. Either print a paper copy and hand it to your intended recipient or if you have a 
requirement to e-mail a document you must use the Secure File Transfer (SFT) solution. 
 
Secure File Transfer 
 
The Recruitment and Training Team wil  create an account for you and guidance on how to 
send and receive documents via the SFT can be found in Appendices E and F respectively. 
There are numerous ways in which a foster carer can communicate with their social worker 
and other foster carers, including text messaging, emails and online forums. Foster carers 
are reminded that personal and/or confidential information should not be discussed using 
these mediums. 
 
Good Practice for Sending Electronic Documents 
 
Ensure that you follow the Council’s good practice guidance when it comes to 
sending electronic documents: 
 
You should
 
  check the message and think how the person wil  react to it, or how you would feel if you 
received it, before you send it; 
  make sure you use correct and up-to-date e-mail addresses; 
  file mail when you have dealt with it and delete any items that you do not need to keep. 
 
You should not
 
  print out messages you receive or send unless you need a hard copy; 
  send an e-mail that contains indecent, inappropriate, offensive or profane content; use 
jargon, abbreviations or symbols if the person who receives the e-mail may not 
understand them. 
 
Digital Photos 
 
Electronic files must be closed after use and written information should be locked away. 
Digital photos of children or young people who are or have been in your care must be saved 
to the encrypted memory stick provided and deleted from the memory of the camera / phone 
used to take them; they can be printed for display around the home, but must not be 
uploaded to photo-sharing sites on the internet or put on Facebook or any other social 
network sites. 
 
 
 

Last update August 2018 
 
80 

Deleting Information 
 
Information relating to young people held on electronic media must be securely disposed of 
when it is no longer required, please consult with the Adoption & Fostering Recruitment & 
Training Team for guidance (via ICT).  When you are due to dispose of your computer you 
must ensure that no data remains on the device and it must therefore be cleaned. 
Unfortunately, it is not enough to just delete the files as this does not irretrievably remove 
them from the system. Whilst Staffordshire County Council cannot recommend specific 
products, the following applications are leaders in secure deletion software; Media WIPE, 
Blanco and Drive Erase Pro. Solutions such as these will permanently erase files and 
overwrite data so they cannot be recovered. 
 
Access to the Internet on Devices Other than PCs 
 
The following is not an exhaustive list, but includes points to be aware of and sensible 
precautions to take to avoid unsupervised access to the internet on devices other than PCs 
 
  Modern games consoles can access the internet in the same way as computers and be 
used for browsing the web. Nintendo 3DS, PS3, PS4, Wi , Xbox 360 and Xbox one 
consoles can connect to wireless networks, therefore it is sensible to ensure that if you 
have a wireless enabled router it is protected with a password to prevent unwanted 
connections. 
  Games consoles will stil  work if they are not connected to the internet, but they wil  not 
be able to download updates or play multiplayer games online. If in doubt you should 
prevent any wireless internet access by setting a password for the network that only you 
know. This is usually a simple process to achieve, but if in doubt consult the 
manufacturers guidance issued with your router or modem. 
  Try to ensure that you know what is connected to your network; ensuring that the ports 
on any routers are kept hidden away or checked regularly for any unwanted connections 
should help to prevent unwanted internet access. 
  Try looking at the website for the manufacturer of your Router or Modem, many of them 
provide FAQ sections and areas with advice on how to best protect young people online. 
  Modern mobile phones can often connect to the internet via a 3G, 4G or GPRS network. 
Often this access is part of a phones standard contract and can be difficult to disable. 
The newest generation of smartphones often have the ability to connect to wireless 
networks to facilitate free internet access; this means that there is a high likelihood of 
fast, unfiltered internet access being available to young people with modern phones. 
  Preventing phones from connecting to the internet is often tricky and only possible with 
the help of the network operator or contract provider for the phone, if in doubt ask them 
for help. 
  Just because some games consoles and mobile phones can connect to the internet does 
not mean that they have to, they wil  stil  work without internet access. 
  Regularly check for other wireless networks that may be available, sometime neighbours 
do not have passwords on their wireless connection. Enabling wireless devices that are 
close enough to connect to the internet.  
 
Training  
 
Al  foster carers with a computer in their household should attend our training (B)e SAFE – 
Embrace Modern Media 
training details can be found in the training catalogue or contact 
the training and recruitment team for more information. 
 
Last update August 2018 
 
81 

Additional Support - Buddies 4 FC set up by Staffordshire Foster Carers they are happy to 
give support and advice around internet safety; http://www.buddies4fc.org.uk/  
 
 E Safety information is constantly being updated. Foster Carers are kept informed via 
the Newsletter, the Foster Carers Forum, Training Events and Support Groups. It is 
 very important that you ensure your information on E Safety is current. If you are in 
doubt please discuss this with your Fostering Social Worker. 
  
*Please see Appendix K for Text Abbreviations A-Z 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Last update August 2018 
 
82 

KEEPING CHILDREN AND YOUNG PEOPLE SAFE AGAINST 
RADICALISATION AND EXTREMISM - ADVICE FOR FOSTER 
CARERS 

The carer/child relationship is the foundation to keeping children safe and supporting their social 
development and educational attainment.  Maintaining a positive relationship can sometimes be 
difficult as children develop and seek an identity that may be different from that of their own 
family.  Children and young people have a natural curiosity.  
 
You will already know that your children can be vulnerable to risks both inside and outside the 
home, and wil  have taken steps to protect them so they can grow, learn and develop to their 
fullest potential. Protecting your children from radicalisation and extremism is similar to protecting 
them from the other harms you may be more familiar with, such as drugs, gangs and sexual 
exploitation. This information sets out how to help keep children and young people safe and 
explains how you should respond if you have a concern. 
 
Is my foster child vulnerable to radicalisation?  
Children and young people can be vulnerable to a range of risks. They may be exposed to new 
influences and potentially risky behaviours, influence from peers, influence from older people or 
the internet as they may begin to explore ideas and issues around their identity. 
 
Young people may be drawn towards extremist ideologies for a number of reasons, for example: 
 
• 
They may be searching for answers to questions about identity, faith and belonging 
• 
They may be driven by the desire for ‘adventure’ and excitement 
• 
They may be driven by a need to raise their self-esteem and promote their ‘street cred’ 
• 
They may be drawn to a group or individual who can offer identity, social network and 
support 
• 
They may be influenced by world events and develop a sense of grievance resulting in a 
need to make a difference  
 
How do people become radicalised?  
‘Radicalisation’ describes the process of an individual engaging with and being drawn into an 
extremist ideology. There is no single route to radicalisation, as every person is different and the 
process is unique to each individual.   
 
Online 
Children and young people may spend a lot of time on the internet while studying and they use 
other social media and messaging sites such as Facebook, YouTube, Twitter, Instagram, Vine or 
Whatsapp. These can be useful tools but we need to be aware there are powerful programmes 
and networks that use these media to reach out to young people and can communicate extremist 
messages. 
 
Peer interaction 
Children and young people at risk may display extrovert behaviour, start getting into trouble at 
school or on the streets and mixing with other children who behave badly. However, this is not 
always the case.  Sometimes those at risk may be encouraged, by the people they are in contact 
with, not to draw attention to themselves. As part of some forms of radicalisation, parents may 
feel their child’s behaviour seems to be improving: children may become quieter and more 
serious about their studies; they may dress more modestly and mix with a group of people who 
seem to be better behaved than previous friends. 
 
TV and media 
The media provide a view on world affairs. However, this is often a very simple version of events 
which are in reality very complex.  Therefore children and young people may not understand the 
situation fully or appreciate the dangers involved in the views of some groups. 
 
Last update August 2018 
 
83 

What are the warning signs?     
There are a number of signs which may indicate that a young person may be at risk. These 
include:  
 
• 
Out of character changes in dress, behaviour and peer relationships 
• 
Secretive behaviour 
• 
Losing interest in friends and activities 
• 
Showing sympathy for extremist causes 
• 
Glorifying violence 
• 
Possessing il egal or extremist literature and / or accessing extremist websites  
 
Remember that there could be all sorts of reasons for the behaviours listed above and 
radicalisation is just one of these. It is important to recognise and respond to concerns to make 
sure that the young person gets the appropriate support. If you have concerns, it is important for 
you to discuss these with your social worker or your child’s social worker.  
 
How can I support children and young people to stay safe? 
There are many practical things you can do to help your foster child stay safe:  
 
• 
Know where your child is, who they are with and check this for yourself 
• 
Know your child’s friends and their families 
• 
Keep lines of communication open, listen to your child and talk to them about their 
interests 
• 
Encourage them to take up positive activities with local groups that you can trust 
• 
Talk to your child about what they see on the TV or the internet and explain that what 
they see or read may not be the whole picture 
• 
Al ow and encourage debate and questioning on local and world events and help them 
see different points of view 
• 
Encourage your child to show an interest in the local community and show respect for 
people from all faiths and backgrounds 
• 
Help your child to understand the dangers of becoming involved in situations about which 
they may not have the full information 
• 
Teach them that expressing strong views and trying to change things for the better is fine 
but they should not take violent action against others or support those that do 
• 
Be aware of your child’s online activity and update your own knowledge 
• 
Know what social media and messaging sites your child uses 
• 
Remind your child that people they contact over the internet may be pretending to be 
someone else or telling them things that are not true 
• 
Explain that anyone who tells them to keep secrets from their family or teachers is likely 
to be trying to do them harm or put them in danger 
• 
If you are concerned that your child may be at risk of travelling abroad, you might want to 
consider taking the precaution of locking their passport in a safe place. Some young 
people think they need to use a passport for confirming their age. They do not – they can 
apply for an identification card. To obtain an official photo ID for the UK visit: 
www.validateuk.co.uk. Also consider what access the young person has to money.  
 
What do I do if I am concerned about my foster child in relation to 
radicalisation and extremism?  
If you have any concerns about your foster child in relation to extremism (or any other 
safeguarding issue) you should discuss this with your social worker and/or the child’s social 
worker who wil  help you access the appropriate support.  
 
You can also talk to your child’s class teacher or another person in the school that you trust. 
They wil  be able to help and can access support for you and your child. 
 
Last update August 2018 
 
84 

If you / the child does not have an allocated social worker, and you have concerns for the safety 
or wellbeing of a child or young person, you can contact: 
 
First Response Service 
Our First Response Service works in partnership with colleagues in the Multi-Agency 
Safeguarding Hub (MASH) to make prompt decisions regarding referrals made by the public or 
by professionals to Children's Social Care. Qualified social work staff are available in the MASH 
to provide advice and guidance to referring agencies, family members or members of the public. 
  
Tel:  
0800 1313 126 (In an emergency, outside office hours, please call 0845 6042886) 
08:30am - 5:00pm, Monday to Thursday 
08:30am - 4:30pm Friday 
 
Fax:   01785 854223 
Email: xxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
  
Where can I get more information?   
 
http://educateagainsthate.com - gives information about how you can help to protect your 
child/ward from extremism and radicalisation  
 
There is lots of information, advice and resources which can be used to help children stay safe 
online. Useful websites include:  
  
www.internetmatters.org  
www.childline.org.uk   
www.cybersmile.org   
www.childnet.com   
www.ceop.gov.uk - The Child Exploitation and Online Protection Centre (CEOP) works with child 
protection partners across the UK and overseas to identify the main threats to children and 
coordinates activity against these threats to bring offenders to account, protecting children from 
harm online and offline. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Last update August 2018 
 
85 

HEALTH & SAFETY ADVICE AND GUIDANCE FOR FOSTER 
CARERS 

Prior to becoming a foster carer, your preparation course covered a wide range of subjects. 
This  document  is  to  provide  further  Health  and  Safety  help  and  guidance  for  supporting 
children in foster care.  
 
Fire Safety 
 

  Have an agreed evacuation plan with your family 
  In  the  event  of  a  fire  dial  999.  Keep  the  door  to  the  room  where  the  fire  is 
located/suspected closed. Get the family out of the house and do not re-enter until a 
fire officer says it is safe to do so. 
  The  Royal  Society  for  the  Prevention  of  Accidents  (RoSPA)  recommends  that 
approved  smoke detectors  are fitted  on  each floor  of  a home. These can  be  either 
battery  operated  (with  a  long  life  10  year  battery)  or  linked  to  the  mains  circuit.  In 
some circumstances it may be difficult confirming whether the battery is long  life or 
not. In this and all cases, it is good practice that carers ensure they test their smoke 
detectors on a weekly basis.  
  Local Fire Service may supply these free of charge. 
  Do not store aerosols on window sills. 
  Do not leave lighted candles unattended. 
  Do  not  leave  remote  controls  for  televisions/hifi  equipment  etc  down  the  side  of 
chairs and furniture as the buttons can remain activated and they can overheat and 
cause a fire. 
  Do not leave electrical appliances on ‘standby’ over night, as they create a higher risk 
of fire. 
  If a chip pan is still used consider replacing it with an electric deep fat fryer or have 
an appropriate fire blanket in the kitchen  
  Ensure chimneys are swept regularly, to ensure safe operation. 
 
Electricity 
 

  Ensure your electrical installation and equipment is in safe working order. 
  If you are in any doubt about the condition of an electrical appliance, take it out of 
use  immediately  and  either  arrange  repair  of  the  item  by  a  competent  person,  or 
dispose of the item. 
  Ensure that the electrical appliance and the electric socket are both switched off prior 
to plugging in. 
  Keep electrical items away from sources of water. Never handle electrical equipment 
with wet hands. 
  Do not fil  kettles or irons with water without unplugging them first. 
  Visual y check electrical appliance prior to use for damage to the item, damaged or 
scorched mains cable and plug,  cracked  plug  casing  and loose or  protruding  wires 
from the plug. 
  Do not overload sockets. Use a multiple gang extension block if necessary. Adaptor 
sockets  are  not  recommended.  Extension  blocks  should  not  be  plugged  into  one 
another to create a daisy chain.  
  Ensure there are no trailing cables which could cause a trip hazard. 
  Use a Residual  Current Device (RCD)  (circuit  breaker),  when using  electrical  hand 
tools or outdoor electrical equipment such as lawn mowers and strimmers. 
  If a fuse activates in the fuse board and the fault cannot be identified, ask a qualified 
electrician to check the electrical installation. 
  Switch off and unplug all non-essential electrical devices that are not in constant use. 
Last update August 2018 
 
86 

  Use child safety socket covers to prevent small children sticking fingers in sockets. 
The Royal Society for the Prevention of Accidents (RoSPA) actively discourages the 
use  of  decorated  socket  covers  which  are  attractive  to  young  children.  It  is  always 
preferable for children to be discouraged and learn not to tamper with plug sockets. 
  Carers are advised that when using a child appealing night light plug socket that a 
risk assessment should be undertaken. This is because for some children the use of 
such a night light may attract them to tamper with the plug socket.  
  Ensure  all  electrical  appliances  are  used  in  accordance  with  the  manufacturer’s 
instructions. Check for signs of wear and tear e.g. fraying fabric, scorch marks, worn 
flex or loose connections and do not use if any of these defects are present. Do not 
use if in any doubt. 
 
Gas 

 
  If you smell gas and suspect it could be a leak, report it to National Grid on 0800 111 
999 immediately. 
  Do not operate any electrical switches or appliances, as they can create a spark. 
  Do not light a match or use a lighter. 
  If  you  suspect  a  gas  leak,  open  windows  to  ventilate  the  area  and  lead  the  family 
outside for fresh air. 
  Install a carbon monoxide detector that is constructed to the standard BSEN 50291. 
  Ensure the gas central heating system is serviced annually by a competent Gas Safe 
registered engineer. 
  It  is  not  appropriate  for  a  gas  boiler  to  be  located  with  a  bedroom  that  is  used  for 
fostering. 
 
Heating 
 
  Paraffin/Gas heaters should be wel  maintained and fil ed with fuel in a well ventilated 
area  to  prevent  a  build  up  of  fumes.    Always  follow  the  manufacturers  operating 
instructions. 
  Do not store items on top, or in front of heaters. Do not place portable heaters in front 
of beds, or other furnishings, or use them to dry items of clothing. 
  Position portable heaters where they will not be knocked or tipped over. 
  Always  use  a fire guard  with  portable  heaters  and  open  fires. When  using  with  an 
open fire, ensure it is fixed to the wall. Never place flammable items on the guard. 
 
Smoking 
 
  Due to the known effects of passive smoking, you should not smoke whilst children 
are about. 
  It is suggested that you have a designated area for smoking that is well ventilated 
  Never  leave  smoking  paraphernalia  unattended  and  ensure  cigarettes  are  fully 
extinguished and disposed of in a bin. 
   Always keep lighters and matches out of the reach of children. 
 
 
Kitchen 
 
  Do not fil  a chip pan more than half way or leave unattended. 
  Where a fire blanket is in place be familiar with the manufacturer’s instructions.  
  Do not leave items such as hot drinks, glasses or iron near the edge of a table where 
they can be grabbed by young children. 
  Ensure saucepan handles do not over hang the cooker. 
  Do not allow young children in the kitchen area unsupervised 
  Ensure knives and other sharp utensils are kept out of the reach young children. 
Last update August 2018 
 
87 



  Ensure plastic bags are stored and disposed of safely, and that children do not have 
access to them. 
  Do not leave small items such as bottle tops where children can place them in their 
mouths. 
  Do not place metal items in the microwave. 
 
Food Safety 
 
  Wash hands thoroughly before and after handling food. 
  Cover all cuts with a waterproof dressing. 
  Clean area’s where food is prepared, before and after use. 
  Do  not  leave  peanuts  and  other  foods  unattended  that  may  cause  an  allergic 
reaction, should a child place it in their mouth. 
  Ensure leftover perishable food is refrigerated and kept covered. 
  Keep raw food and ready-to-eat food separate and store ready-to-eat food above raw 
food in the fridge. 
  Keep your food in the refrigerator below 8o Centigrade and your freezer below -18o 
Centigrade. 
  Keep pets out of food preparation areas. 
 
Household Chemicals  

 
  Store  all  household  chemicals  out  of  reach  of  children,  including  containers  with  a 
child resistant top. 
  Ensure tops on containers are properly secured. 
  Wear appropriate protective clothing when handling/using chemicals. 
  Any contaminated clothing should be laundered where necessary. 
  Always  use  chemicals  either  in  quantities  recommended  by  the  manufacturer  or 
diluted to levels recommended. 
  Never mix chemicals (e.g. toilet cleaner and bleach/chlorines urine and bleach, lime 
scale remover with any other product).They can give off chlorine gas or other fluids 
which can burn the skin and cause damage to the lungs. 
  Never decant chemicals into inappropriate, unmarked containers. 
  Seek medical assistance immediately if the child becomes or you suspect they have 
been  contaminated  with  a  hazardous  chemical  by  direct  contact  (which  cannot  be 
dealt  with by  washing),  ingestion,  through the  eyes,  or  by  inhalation resulting  in an 
adverse  health  effect.  If  medical  assistance  is  required,  follow  the  County  Councils 
procedures for reporting incidents.  
 
 
Warning signs that may be found on container labels. 

 
                                                
Toxic / Very 
Dangerous for the 
Toxic 
environment 
                                                   
  
Last update August 2018 
 
88 








Contains Gas 
Corrosive 
under pressure 
                                                   
 
Very / Highly 
Explosive 
Flammable 
                                                   
  
Refers to less serious 
health hazards such as 

Oxidising 
skin 
irritancy/sensitisation and 
applies to many 
circumstances where the 

          
X     
  
       
mbol   
        
s app   
li     
ed.  
             
 
 
Reflects serious longer term 
health hazards such as 
carcinogenicity and respiratory 
sensitisation 
 
 
 
 
 
Infection Control 
 

  Disposable powder-free gloves must be worn when giving personal care or when in 
contact  with  bodily  fluids.  These  must  only  be  used  once  and  disposed  of 
appropriately. 
  Cover any minor cuts with a waterproof dressing. 
  Use separate cleaning cloths for kitchens and toilets. 
  Wash hands thoroughly before and after tasks, even if you have worn gloves. 
  Rubber gloves should be washed in warm soapy water after use. 
  Toothbrushes and razors should not be shared. 
  Spil ages  of  bodily  fluids  should  be  cleared  up  as  quickly  as  possible,  using  paper 
towels or similar and disposed of in a plastic bag prior to placing in the outside bin. 
Dispose of continence pads in the same way. 
  Areas affected by a spillage should be cleaned thoroughly with soap/hot water and 
disinfectant. 
  Do not wear sharp jewellery when providing personal care tasks. 
 
 
 
Last update August 2018 
 
89 

Hand preparation increases the effectiveness of decontamination.  You should: 
  Keep nails short, clean and polish free 
  Avoid wearing jewellery, especially rings with ridges or stones 
  Avoid artificial nails 
  Any cuts and abrasions should be covered with a waterproof dressing. 
 
Remove  your  wristwatch  and  any  bracelets  and  roll  up  long  sleeves  before  washing  your 
hands. 
 
First Aid 

 
  A well stocked First Aid kit for minor injuries should be readily available.  
  A well stocked First Aid Kit should consist of the following items: 
  A leaflet giving general guidance on first aid 
  Individually wrapped sterile adhesive dressings (assorted plaster sizes) 
  Sterile eye pads 
  Individually wrapped triangular bandages (which should be sterile) 
  Safety pins 
  Medium  sized  (12cm  x  12cm)  individually  wrapped  sterile  un-medicated  wound 
dressings 
  Large (18cm x 18cm) sterile individually wrapped un-medicated wound dressings 
  Non latex powder free disposable gloves. 
  Your  local  GP’s  surgery  telephone  number  should  be  kept  with  the  First  Aid  kit  or 
another suitable location for quick easy access. 
  If you suspect a broken bone or spinal injury, never try to move a child unless he/she 
is in danger. 
  You should not attempt to give First Aid for which you have not been trained. 
(First Aid training is a core training requirement for all foster carers) 
 
Medication Policy 
 

  Al  Foster Carers should have written information from the County Council 
indicating when they are allowed to give consent for medical treatment.  
  Foster Carers have a right to a full description of the medical needs of the 
child. 
  Foster Carers will have a written health record for the child, which wil  be 
sent with the child as they move and a copy of the child’s Health Plan.  
  Foster  Carers  are  to  be  given  clear  guidance  about  roles  and 
responsibilities for consent to treatment. 
  Unless  the  child  is  of  the  appropriate  age  to  consent  to  a  health 
assessment  being  undertaken,  their  parent(s)/  guardians  will  be  asked  to 
sign  the  Consent  to  Health  Assessment  form,  agreeing  to  the 
assessment being completed. 
  Children are entitled to seek medical treatment without the consent of their 
foster carers or social worker, age appropriate. 
  The child can choose to attend the Health Assessment alone or with their 
parent(s)/Carer. 
  Failure  to  obtain  consent  from  the  young  person/  child’s  ‘birth  parents(s)’ 
wil  not be allowed to override their need for health care.  
  Where  written  information  is  supplied,  this  may  be  made  available  in  an 
appropriate language or format if required. 
  Foster Carers are to receive basic training on health issues, with particular 
attention given to issues around Hepatitis B, Hepatitis C and HIV infections. 
  Foster  Carers  wil   ensure  that  medication  is  stored  and  appropriately 
labelled in line with the County Councils policy.  
Last update August 2018 
 
90 

  Al  medication must be in a suitably labelled container as dispensed by the 
pharmacist. 
  Foster  carers  wil   complete  the  relevant  documentation  in  line  with  the 
County Councils policy.  
  Details  of  medication  are  to  be  recorded  on  SW  145  (Prescribed 
Medication chart and SW146 Over the counter (Homely) medication chart.  
  If  a  mistake  occurs,  then  this  must  be  IMMEDIATELY  reported  to  the 
child’s GP so as to prevent any harm to the young person.   
  Al   Foster  Carers  and  members  of  their  family  can  access  immunisation 
against Hepatitis B through their GP. 
 
Manual Handling  
 

  Ensure good back care principles followed when lifting. 
  Extra  care  and  consideration  for  posture  is  required  when  manual  handling  in 
confined spaces, and using unwieldy items. 
  When  attending  to  a  child’s  needs,  eating  and  bathing  etc,  try  to  maintain  a  good 
back posture.  
  Moving  and  handling  equipment  that  is  supplied  by  the  County  Council  or  Health 
Authority  is  only  to  be  used  after  suitable  instruction  has  been  given.  Al   lifting 
equipment  issued  by  the  County  Council  will  be  safety  checked  and  serviced  at 
regular intervals. 
 
Personal Safety 
 

  Check the identity of all unknown callers to your home. 
  Fit a safety chain to the front door and locks or restrictors to the windows. 
  Always put the safety chain on prior to opening the door to unknown caller. 
  Consideration for the installation of outside security lights. 
  Be  aware  of  your  surroundings  when  out  in  the  community.  Stay  away  from 
unfamiliar,  unpopulated  poorly  lit  areas.  Carry  a  personal  alarm  with  you  and  a 
charged mobile phone where possible in case of emergencies.  
  Dial 999, or 112 (European Emergency Number) for Emergency Services.  
  If confronted in an aggressive manner, remain calm and try not to do anything that 
could  escalate  the  situation.  If  possible  attempt  to  diffuse  the  situation  in  a  non-
aggressive manner. 
  Never touch or place your hand on someone who is angry. 
  Withdraw from the situation as soon as possible, and report the incident to the Social 
Worker and/or Police. 
 
Pets 
 

  Pet Questionnaire to be completed as necessary and reviewed on an annual basis. 
  Foster carers must inform their allocated social worker when they have a new pet. 
  Be aware of any risks that animals and pets pose to children. 
  Ensure children wash their hands after handling animals. 
  Keep children away from aggressive or dangerous animals. 
  Wash hands thoroughly after clearing up animal waste. 
  Pet questionnaire to be completed where necessary.  
 
Accident Reporting 
 

  Al   accidents  and  incidents  need  to  be  reported  in  line  with  the  County  Councils 
procedures for reporting incidents as soon as possible. Al  significant il nesses also 
need to be reported to the Social Worker as soon as possible. 
 
Last update August 2018 
 
91 

Cycling 
 

  Only use a cycle helmet that has a CE mark, and displays a normal safety standard 
such e.g. BS683:1989, A.S.2063, ANSI., IZ.90.4 SNELL, B90 or B95. 
  Ensure the helmet is comfortable and fitted correctly.  
  If a cycle helmet is involved in a serious accident or fall then replace it. 
  If cycling whilst it is dark, a white light is to be fitted to the front and a red light to the 
rear of the bicycle by law.  
  Children aged 14+ should access a Bike Ability course 
For further advice on cycling, contact Sustrans (0117) 929 0888, visit their website at 
www.sustrans.org.uk  
 
Transporting Children & Young People 
 

  Staffordshire  County  Council  has  guidance  and  documentation  to  assist  in  the 
management  of  child  car  seats.  This  contains  advice  and  guidance  on  legal 
requirements and the suitability of the various types of child car seats for the different 
stages in the child’s development.  
  Like all responsible parents, Foster Carers are responsible for driving within the law 
and  they  wil   find  this  information  useful.  Carers  need  to  ensure  the  car  seat  is 
installed  correctly  and  it  is  good  practice  to  visual y  check  the  seat  for  damage, 
frayed belts etc prior to each use.  
  The Foster Carer’s Social Worker is expected to ensure that carers understand their 
role  and  responsibilities  when  transporting  children  and  young  people.  If  they  have 
any  concerns  about  which  seat  to  purchase  for  the  child,  they  should  gain  advice 
from a reputable retailer who has expertise in this area, or they should be advised to 
contact Staffordshire County Council’s Strategic Heath & Safety Service. 
  Further information can also be found by looking at the Families First ‘Transporting 
Children & Young People Policy’. 
  Ensure  that  the  child  can  be  secured  safely  in  your  vehicle.  If  a  child  car  seat  is 
required inform your fostering social worker who wil  ensure that you are supported to 
acquire an appropriate child seat. 
  Vehicle drivers are responsible for ensuring children they are transporting are 
appropriately restrained with a correctly fitted seat belt. Where child car seats are 
used, drivers are responsible for ensuring the child car seat is fitted correctly, is the 
correct type for the child’s height and weight and also that the child is safely 
restrained in it via the appropriate harness and/or seat belts. Further information and 
guidance on the use of child car seats can be found at the following SCC link. 
http://www.intra.staffordshire.gov.uk/healthsafetywel being/healthsafety/guidance/chil
d.aspx 

  RoSPA have developed a series of videos explaining the law, how to install and safe 
use of child car seats. This can be used as useful reference material in addition to 
any advice carers receive from the child car seat retailer. Please see link below. 
http://www.rospa.com/roadsafety/resources/videos/child-car-seats.aspx 
 
 
General Advice 
 

  Slips, Trips and Fal s are a common cause of injury in the home. Check that there 
are no trailing cables, toys on the floor, loose carpets and other items causing a trip 
hazard. 
  Be  aware  of  children  climbing  on  chairs  and  other  objects  to  gain  access  to  light 
switches, door handles and windows, climbing into freezers and on the stairs. 
  Fit safety glass or cover with a transparent safety film on all low level glazing. 
  Soft  furnishings  and  children’s  equipment  and  toys  must  conform  to  the  relevant 
British Safety Standards and possess a CE mark. 
Last update August 2018 
 
92 

  Al  cords on window blinds must be cut or stowed out of reach of babies and young 
children  so  that  they  do  not  present  a  strangulation  hazard.  See  also  Child  Death 
Overview Panel Newsletter regarding Blind Cord Awareness. 
  Where  young  children  are  being  cared  for,  install  a  stair  and/or  kitchen  gate  as 
necessary. 
  Use appropriate access equipment such as a kick stool or step ladder when reaching 
for items up high or changing a light bulb. 
  Keep stairs and landing free from trip hazards. 
  Be aware that hot taps and hot radiators present higher risks to children than adults. 
Where necessary, consideration for the installation of radiator covers. 
  Cover  or  restrict  children’s  access  to  garden  ponds  and  pools,  and  never  leave  a 
child unattended near water. 
  Ensure  gardening  equipment,  tools  and  chemicals  are  safely  locked  away  out  of 
reach of children. 
  Ensure the garden is secure and that the child cannot wander. 
  Ensure  that  your  vehicle  is  roadworthy  and  that  appropriate  safety  checks  and 
servicing are carried out on a regular basis. 
  Store keys out of reach of children. 
  Be aware  of  what  children are  accessing  on  the  internet,  and install  security  filters 
where  necessary  to  ensure  they  are  not  accessing  sites  which  are  not  suitable  for 
their age. 
  Have  an  Emergency  Plan.  Know  where  your  gas  isolation  valve,  electric  isolation 
switch and water services stop cock locations are. Have an escape plan in the event 
of a fire. 
  Keep Emergency telephone numbers in a prominent place for easy access. 
  Firearms must be stored safely and in accordance with the Firearms Act.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Last update August 2018 
 
93 

POLICY  &  GUIDANCE  FOR  STAFF,  FOSTER  CARERS  AND 
CHILDREN/YOUNG PEOPLE ON SMOKING IN FOSTER CARE 
Introduction 
The Government smoking ban, set out in the Health Act 2006, came into effect in England 
on the 1st July 2007, and made it  il egal to smoke in any public place, with exemptions for 
certain  residences,  including  prisons,  care  homes  and  psychiatric  units.  Under  the  Act, 
Children’s Units are considered to be public places.  
Although Foster Carer’s homes are not regarded as a workplace it is essential that the rights 
of carers to smoke are balanced against the rights of children in care to be healthy.  
The health risks from smoking and passive smoking are well known, with smoking being the 
single  greatest  cause  of  preventable  il ness  and  premature  death  in  the  United  Kingdom 
(Appendix I). 
Most children wil  have experimented with tobacco by the age of 16 and this is a key age at 
which  behaviour  can  be  shaped  and  influenced.  Research  does  suggest  that  smoke  free 
environments,  promoting  non  smoking  as  the  cultural  norm  and  providing  children  with 
information about the dangers of smoking does help to prevent young people from starting to 
smoke. Providing positive non smoking role models and support to stop smoking can help 
them to quit. 
The ‘Every Child Matters’, Change for Children Agenda, has a clear framework of improved 
outcomes for  children,  one  of  which is  that  children  are  healthy  i.e.  physically  healthy  and 
living healthy lifestyles. 
It  is  important,  therefore,  that  the  authority  establishes  a  smoke-free  policy  which  includes 
residential staff, Foster Carers and the children they care for. 
Foster Carers 
It is important that Foster Carers understand and are made aware of the detrimental effect of 
smoking and passive smoking on their health and that of other people in their household.  
During the recruitment, assessment and preparation process discussions wil  take place with 
applicants  regarding  the  department’s  expectations  and  requirements.  Carers  will  be 
provided with information as to where they can access help and be supported to reduce or to 
give up smoking, if they are motivated to do so.  
At  each  stage  the  department  wil   be  clear  that  any  Carer  who  smokes  or  lives  in  a 
household where people smoke cannot be approved to take a child under the age of five. In 
addition any child or young person with known middle ear or respiratory tract infections, or 
who is prone to asthma and bronchitis, will not be placed in a smoking household, although 
exceptions may be made where it is in the child’s best interests. 
The issue wil  be raised regularly with all approved carers who smoke and reinforced through 
regular supervision, the safe care plan and the provision of guidance and training on Health 
&  Safety  issues  and  Healthy  Care.  Support  is  crucial,  particularly  as  smoking  can  be  a 
response to stress, and consideration needs to be given to ways of minimising the level of 
stress experienced. 
The  supervising  Fostering  Social  Worker  wil   agree  a  smoke  free  plan  with  the  carers  to 
include the following: 
  Carers and other members of the household, including visitors, wil  not smoke in the 
company  of  children  of  any  age,  in  the  home  or  in  the  car  and  wil   promote  non-
smoking as the norm  
  Smoking  wil   take  place  outside  the  home  or  in  wel   ventilated  rooms  that  are  not 
used by children 
  Tobacco products, matches  or lighters wil  not be left lying around or accessible to 
children 
Last update August 2018 
 
94 

This wil  form part of the Safe Care Plan, which is reviewed and updated regularly and for 
each new placement. 
 
Families First – Interim Guidance on Smoking (Fostering & Adoption) 
Staffordshire  County  Council  (Fostering  and  Adoption  Services)  acknowledges  the  proven 
skil s  and  abilities  of  its  carers/adopters  who  smoke,  however  the  overriding  priority  in 
fostering and adoption is the welfare of the child who is being placed.  Staffordshire County 
Council always aims to provide a safe, loving and positive environment for the child, helping 
to improve their chances of being happy and healthy as they grow older.  It is therefore in the 
best  interests  of  all  children,  to  be  raised  in  smoke  free  homes,  ideally  by  non-smoking 
carers/adopters. 
  The  service  believes  that  a  smoking  environment  should  be  avoided  in  the  best 
interests of children who are placed away from home. 
  Children,  under  five  years  old,  wil   not  be  placed  with  carers/adopters  who  smoke 
1tobacco-based products.  
  Al   children  with  a  disability,  with  respiratory  problems  such  as  asthma,  and  those 
with heart disease or glue ear should not be placed with families who smoke 
  Applications to adopt, or to foster children under 5 years old wil  not proceed unless 
the applicants have been tobacco-free for 6 months. 
  During the recruitment and assessment process discussions about smoking wil  take 
place with applicants regarding the agency’s expectations and requirements.  
  The  issue  wil   be  raised  regularly  with  all  approved  foster  carers  who  smoke  and 
reinforced through the annual review, supervision and the Safe Care Plan. 
The use of e-cigarettes: 
  BAAF are continuing to monitor research on the use of e-cigarettes and following the 
Public  Health  England  report  (2014)  have  recommended that  agencies  consider  e-
cigarettes as different from tobacco. 
 
  Staffordshire County Council recognises the low risk to children and wil  not see the 
use  of  e-cigarettes  as  a  reason  to  preclude  foster  carers/adopters,  purely  on  this 
basis.  The applicant’s use of e-cigarettes will be assessed in the initial visit, as well 
as during the full prospective carer/adopter assessment.  
  Prospective  carers/adopters  who  use  e-cigarettes  will  need  to  demonstrate  in  the 
Risk Assessment/Health & Safety Plan, what steps they wil  take to minimise any risk 
to the child.  This should include details about where and how often e-cigarettes are 
used and how e-cigarettes and their components are stored. 
  Approved  carers/adopters  who  use  e-cigarettes  wil   be  encouraged  to  restrict  their 
usage to outside of their home, and it will be expected not to use e-cigarettes in front 
of children.  
  In the best interests of the child, the use of e-cigarettes wil  be discussed as part of 
the carer’s/adopter’s personal plan to cease the use of tobacco/nicotine indefinitely.  
 
Children/Young people   
It is il egal for retailers to sell any tobacco products to anyone below the age of 18. In the 
same way foster carers wil  not be permitted to provide children or young people under 18 
with tobacco products. 
Some young people may start smoking or be smokers at the point of becoming looked after. 
It is important to work with young people to actively discourage them from smoking by giving 
them information about the harmful effects and helping them to access support to reduce or 
Last update August 2018 
 
95 

give  up  smoking.  The  role  of  health  professionals,  including  the  Looked  After  Children 
Designated  Nurse,  is  crucial  in  addressing  this  issue  through  the  child  or  young  person’s 
Initial Health Assessment, Health Plan and reviews.  Information about where help can be 
found is in Appendix I. 
The  parent  or  person  with  parental  responsibility  for  the  child  or  young  person  will  be 
informed of the department’s policy on smoking and involved in discussions about action that 
wil   be  taken  by  the  Foster  Carer.  Any  arrangements  agreed  must  be  recorded  in  the 
Placement  Plan,  and  communicated  in  writing  to  the  parent  or  person  with  parental 
responsibility.  
In  situations  where  a  child/young  person  already  smokes  it  is  reasonable  to  expect  the 
Foster  Carer  to  have  an  agreed  place  to  store  any  smoking  products  whilst  the  child  or 
young person is in the foster home and for the child or young person to hand them over to 
the  carer.  This  will  be  explained  to  the  child/young  person  and  their  Social  Worker  and 
recorded in the  child/young  person’s  individual  safe care plan. The  child/young  person  wil  
be expected to comply with the smoke free plan for the foster home.   
This  arrangement  wil   also  apply  to  smoking  products  given  to  the  child  or  young  person 
during  contact  with  the  parent  or  person  with  parental  responsibility.  The  Child’s  Social 
Worker will discourage the parent or person with parental responsibility from smoking during 
contact and return any smoking products given to the child or young person to them. 
The  Statutory  6  monthly  review  of  the  child  or  young  person’s  care  plan  wil   look  at  any 
arrangements that are in place in relation to smoking. 
This  policy  and  guidance  was  developed  by  a  small  working  group  made  up  of  young 
people,  foster  carers,  Looked  after  Children’s  Nurse,  Children’s  Commissioner,  Children’s 
Voice  Project  worker  and  Area  and  Fostering  staff.  The  policy  was  widely  consulted  upon 
and amended to try to reflect the many views expressed. 
It is a working document which wil  be subject to regular review and revision to ensure that 
any changes in legislation, regulations or good practice are included.   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Last update August 2018 
 
96 

GUIDANCE ON YOUNG PEOPLE’S CONSUMPTION OF ALCOHOL 
Principles  

  Foster carers have a crucial role in promoting the health of any child or young person 
in their care.  
  Children and young people may have experienced trauma and abuse associated with 
alcohol  consumption  or  have  existing  patterns  of  alcohol  abuse  themselves.  It  is 
therefore vital that carers have full background information about each child. 
  Foster carers need to be sensitive to the child or young person’s perceptions of adult 
drinking patterns and behaviour. 
  Whilst  it  is  legal  for  children  over  5  years  to  drink  alcohol  in  their  home  the 
Department  of  Health  guidance  advises  that  children  should  have  an  alcohol  free 
childhood

The law in England, Scotland and Wales 
Under  5  It  is  il egal  to  give  an  alcoholic  drink  to  a  child  under  5  except  in  certain 
circumstances (e.g. under medical supervision). 
Under 14 A young person under 14 cannot go into the bar of a pub unless the pub has a 
‘children’s certificate’. If it does not have one, the child/young person can only go into parts 
of licensed premises where alcohol is either sold but not drunk (e.g. an off-licence or a sales 
point away from the pub), or drunk but not sold (e.g. a garden or family room). 
14 or 15 14- and 15-year-olds can go anywhere in a pub, but they cannot drink alcohol. 
16 or 17 16- and 17-year-olds can buy (or be bought) beer or cider (and wine in Scotland) as 
an accompaniment to a meal, but not in a bar (i.e. only in an area specifically set aside for 
meals). 
Under  18  Except  for  16-  or  17-year-olds  having  a  meal,  it  is  against  the  law  for  anyone 
under 18 to buy alcohol in a pub, off-licence, supermarket, or other outlet; or for anyone else 
to buy alcohol in a pub for someone who is under 18. 
 
By-laws and police action 
In the UK some towns and cities have local by-laws banning the drinking of alcohol in public 
places.  The  police  also  have  authority  to  confiscate  alcohol  from  those  under  18  who  are 
drinking  it  in  a  public  place  and  can  arrest  anyone  who  tries  to  prevent  them  confiscating 
what they believe to be alcohol. 
 
Support to foster carers 
  The foster carer should be made fully aware of any concerns relating to the health of 
the  young  person.  This  includes  having  full  background  information  relating  to  any 
history of drug/alcohol or substance use by the young person or their family.  
  Any  risks  to  the  child  or  young  person  need  to  be  clearly  recorded  and  a  risk 
assessment put in place. 
  The Placement Plan wil  record agreed strategies for managing behaviour within the 
placement. 
  The Fostering Social worker wil  identify any specific support required by the foster 
carer, such as further training for the foster care, and will review this support through 
supervision or at more frequent intervals if appropriate. 
 
Last update August 2018 
 
97 

  The  foster  carer  should  notify  the  child’s  or  young  person’s  social  worker  and  the 
fostering  social  worker  of  any  concerns  about  the  child  or  young  person’s  use  of 
alcohol, drugs or substances. 
  The foster carer should seek the advice of the child social worker and the fostering 
social worker as required.  
  The fostering social worker should ensure that the foster carer has access to relevant 
core training and continuing professional development activities as necessary. 
 
Use of alcohol in the foster home 
Carers should be aware that many children and young people in care have had negative 
experiences of alcohol including violence and abuse. Carers therefore need to be sensitive 
to the young person’s perception of adults drinking and how this might vary from their own 
children’s experience. 
 
Foster carers have a responsibility for modelling the sensible use of alcohol. When using 
alcohol foster carers need to consider and understand that alcohol reduces concentration 
and impairs responses that may lead to unprofessional conduct. 
 
Carers need to ensure that they are alcohol free if they wish to drive a child anywhere. If in 
an emergency a child needs to be taken somewhere and a carer has consumed alcohol then 
an alternative driver needs to be found or a taxi called. 
 
Foster carers should keep themselves informed of official health guidelines for “sensible 
drinking”. Further information can be found at http://www.nhs.uk. 
 
Under no circumstances should foster carers buy alcohol for young people or encourage 
them to use alcohol. 
 
Further related guidance from British Association for Adoption & Fostering  
What you can do if your child starts drinking? 
  Talk to your child about the dangers of alcohol before they start drinking  
If your child is drinking 
If your child is drinking alcohol, or intends to, you should talk to them about it.   
 
Make it clear that you disapprove.  
 
Don't shout  at  your  child. This  wil   make them  defensive and could make  the  situation 
worse. Instead, stay calm and firm.  
 
Make it clear that you’re there for them if they need you, and answer any questions they 
have.  
 
Talk  to  your  child  about  how  alcohol  affects  judgment.  Drinking  too  much  could  lead 
them to doing something they regret, such as having unprotected sex, getting into fights 
or drink driving.  
 
Warn your child about the dangers of drink spiking and how to avoid it.  
 
Make  sure  your  child  has  a  plan  for  getting  home  safely  and  tells  you  where  they’re 
going.  If  they’re  planning  to  drink,  make  sure  they're  with  friends  who  can  look  after 
them.  
Further information about children, young people and alcohol can be found on:- 
http://www.nhs.uk 
http://www.dh.gov.uk 
Last update August 2018 
 
98 

 
SAFE CARE PLAN 
The  first  priority  of  any  foster  home  is  that  it  should  be  a  safe  place  for  all  its  members, 
particularly any child or young person coming into it. The objectives of safe caring practices 
are: 
  To keep the foster child safe from abuse by adults 
  To keep children in the foster home safe from abuse by other children in the household 
  Keep members of the foster family safe from false allegations of abuse 
Each foster home is asked to develop a Safe Care Plan through discussion with your family 
members  and  your  Fostering  Social  Worker.    This  plan  wil   be  reviewed  with  every  new 
placement and if any previously unknown risks are identified.  Alternatively, the plan will be 
reviewed annually if no changes have taken place within the household during that period.   
The  Safe  Care  Plan  is  designed  to  cover  many  different  situations  including  fire  plan, 
computer use, behavioural management etc. 
In addition to the Safe Care Plan for the household, each child and young person placed wil  
have an individual safe care plan detailing safer caring issues specific to them.  This wil  be 
compiled in discussion with you, your Fostering Social Worker, the Child’s Social worker and 
the child (dependent on their age and understanding) at the placement agreement meeting.  
It  wil   be  reviewed  if  previously  unknown  risks  are  identified  or  if  no  such  issues  arise 
annually. 
Every  foster  home  wil   receive  a  copy  of  Fostering  Network’s  book  entitled  ‘Safer  Caring’, 
which wil  inform any discussions in relation to Safe Care issues.  
 
Safe Care on Holiday or Trips Away  
 
While many of the elements of a household’s safe caring guidelines will be about behaviour 
and  therefore  relevant  at  all  times,  some  wil   relate  to  the  environment  in  which  the 
household is at a particular time. 
 
Safe  care  must  always  be  at  the  forefront  of  foster  carer’s  minds,  even  at  times  when 
boundaries are more relaxed e.g. on holidays, trips away or leisure activities  
It is important that carers inform both children’s and fostering social workers of their intended 
holidays or breaks away from home and the proposed sleeping arrangements. 
 
The Fostering Service bedroom sharing policy is clear that each child living in the 
foster home, whether they are a child of the foster family, or a child in care, should 
have a bedroom of their own. In some circumstances it may be appropriate for  
sharing to take place. For carer’s own children it is a matter for the family to agree, 
but for children who are fostered, (whose history we cannot fully know), any sharing 
must be risk assessed. 
 
The policy is clear that sharing may be appropriate in the following circumstances:  
 
  Siblings of the same gender and where sharing has been risk assessed, and in the 
case of older children, they are in agreement. 
  Siblings  of  different  genders  up  to  the  age  of  six  may  share,  as  long  as  the  risk 
assessment indicates this is appropriate. 
 
In a foster carers home unrelated children should not share a bedroom, unless there 
are exceptional circumstances, e.g. children of the same gender and aged three and 
under; and where the placement has been matched and risk assessed; or there are 
strong supporting factors that indicate a significant benefit to the children for who the  
Last update August 2018 
 
99 

bedroom share is proposed. 
  
In exceptional circumstances such as holidays where children and young people are sharing 
a room or sharing a room with an adult and this has not previously been risk assessed a risk 
assessment  needs  to  be  completed  prior  to  the  holiday.  The  risk  assessment  must  be 
completed  with  the  involvement  of  the  Foster  Carer,  the  child’s  Social  Worker  and  the 
Fostering Social Worker, and signed off by the relevant Team Manager. 
  
The Risk Assessment must detail any strategies proposed to minimise risks and 
indicate the foster carer’s views on their abilities to implement the strategies  
effectively.   
 
Last update August 2018 
 
100 

SECTION THREE 
FOSTER CHILDREN 
 
PLACING CHILDREN WITH YOU 
If at all possible introductions wil  take place prior to placement and wil  involve the child or 
young  person,  current  carers  and  those  with  parental  responsibility.  Where  this  is  not 
possible, the social worker for the child who is moving into placement with you, wil  receive a 
copy  of  your  profile. The child’s  social  worker wil   discuss your  profile with the  child/ren  to 
help them to be informed about the proposed placement. 
It  is  the  Childs  Social  Worker’s  responsibility  to  ensure  that  you  are  provided  with  all  the 
appropriate information and documentation relating to the child which has been appropriately 
signed and dated. 
There  are  a  number  of  documents  relating  to  children’s  care  planning  that  you  should 
receive a copy of.  The following is a summary:- 
Placement Information Record:   
To be given at or before the point of placement.  Some information may be added following 
the placement agreement meeting. 
Child or Young Person’s Care Plan: 
Usual y agreed at the first statutory review meeting for the child.  Outlines different aspects 
of the plan for the child whilst in placement along with the overall aims of the placement. 
Statutory Care Plan Review: 
The  outcomes  of  the  child  and  young  person  care  plan  is  reviewed  every  6  months  (or 
earlier if the care plan is changed) and changes to the care plan are agreed.  
Assessment and Progress Records:  
These give an overview of the child and young person and are completed over the time they 
are with you. 
Pathway Plan:  
This is completed as the young person moves towards independence and considers the plan 
for their transition into adulthood. 
Risk & Match: 
In addition to these documents  which  will  be  provided by  the  child’s  social  worker  you  will 
also receive a copy of the Risk and Match Document from placement referrals.  These are 
sent either by email, post or through the secure transfer portal. The document identifies any 
immediate risks that the placement service (duty) has been made aware of at the time that 
the placement was requested.  A more comprehensive risk assessment should be discussed 
at the Placement Planning Meeting. This document also evaluates the impact the placement 
may have on your household and make recommendations to support you.  
Well Being Plan: 
For households in which there are children with disabilities and complex needs, in addition to 
the  completion  of  the  risk  and  matching  document  a  Wel   Being  Plan  for  the  child  wil   be 
completed  to  consider  the  overall  impact  of  the  care  needs  of  each  of  the  children  in  the 
household.   
 
 
Last update August 2018 
 
101 

Individual Safer Care Plan: 
An Individual Safer Caring Plan must be completed for each child in placement, taking into 
account the specific needs of the child and everyone else living in the foster home.   
Risk Assessment: 
Where  there  are  significant  risks  in  a  placement  a  Risk  Assessment  wil   be  drawn  up 
between yourselves, your Fostering Social Worker and the child’s social worker.  
Placement Plan: 
Placement Planning Meeting, to agree the day to day arrangements of the placement, 
must take place either before the placement or within 3 working days. A Placement Plan wil  
be completed at this meeting and wil  set out the department’s expectations of your role and 
responsibilities. If a child moves placement a new Placement Planning meeting will be held. 
Initial Health Assessment: 
At  this  early  stage  the  Initial  Health  Assessment  should  be  discussed  and  arrangements 
made for it to take place, either through your GP or another medical professional - See the 
‘Being Healthy’ section for more information.  
It may be appropriate for you to have additional documents, such as court reports; copies of 
minutes  of  family  conference  meetings  and  previous  review  documents  during  the  last  12 
months or earlier if this is relevant.   
All confidential information must be kept in the lockable metal box provided to you by 
the Fostering Service. 

 
BEDROOM SHARING 
Each child living in the foster home, whether they are a child of the foster family or a child in 
care  should  have  a  bedroom  of  their  own.  However,  in  some  circumstances  it  may  be 
appropriate for sharing to take place. For carers own children, it is a matter for the family to 
agree. For children who are fostered, any sharing must be risk assessed. Sharing  may be 
appropriate in the following circumstances: 
 
  Siblings of the same gender and where sharing has been risk assessed, and in the 
case of older children, they are in agreement. 
  Siblings  of  different  genders  up  to  the  age  of  six  may  share,  as  long  as  the  risk 
assessment indicates this is appropriate. 
 
Unrelated children should not share a bedroom unless there are exceptional circumstances; 
e.g. children of the same gender and aged three and under; and where the placement has 
been  matched  and  risk  assessed;  or  there  are  strong  supporting  factors  that  indicate  a 
significant benefit to the children for whom the bedroom share is proposed. 
 
Where  it  is  known  that  a  child/young  person  has  abused  or  significantly  harmed  another 
child, or where the risk assessment identifies that a child’s behaviour is likely to be harmful 
to other children, then a bedroom share will not be agreed. 
 
Babies  aged  between  0  –  24  months  (maximum)  can  sleep  in  a  cot  in  a  foster  carer’s 
bedroom.    The  Fostering  Service  will,  therefore,  only  place  babies  aged  between  0  –  12 
months with foster carers, who have no other appropriate bedroom available, unless it is for 
planned respite. If a baby is 6 months old or more, at the time of placement, and it is known 
that the placement duration is likely to be for 12 months or more, then the baby wil  only be 
placed with a foster carer who wil  have a suitable bedroom available at the time appropriate 
for the baby to move into a bedroom. 
 
 
Last update August 2018 
 
102 

DELEGATED AUTHORITY 
The  revised  statutory  framework  for  fostering  and  care  planning  which  came  into  force  in 
April 2011 and the Foster Carers Charter outline the importance placed by the Government 
on foster carers being able to take a greater range of decisions about day to day aspects of 
the lives of the children and young people they care for. Delegated Authority is the term used 
when the responsibility for making day to day decisions about a child has been passed to the 
foster  carer.  This  can  include  decisions  about  activities,  haircuts  and  overnight  stays 
amongst  other  things.  Children  &  young  people  have  told  us  that  they  feel  different  when 
their carers have to seek permission for day to day things such as school trips. It is important 
that children have the experience as much as possible of being part of family life, Delegated 
Authority  is  very  important  to  ensure  that  children  and  young  people  achieve  good 
outcomes.  
Foster  Carers  should  be  given  the  maximum  appropriate  flexibility  in  making  decisions 
relating to children in their care. The types of decisions that you are able to make will vary 
with each placement.  It wil  also vary over time, for example you are likely to have more say 
over decisions for children who have lived with you for a longer time than those who have 
only recently left home. The delegation of decisions to you must be done in consultation with 
anyone  who  holds  parental  responsibility  for  the  child  and  must  be  in  line  with  the  law.  
Decisions  about  the  delegation  of  authority  will  be  made  at  the  placement  agreement 
meeting  and reviewed  at  each  statutory  review.  The  Placement  Plan  will  record the  areas 
where decisions are delegated to you. Training about delegated authority is available in the 
training catalogue. 
 
U-pack Information Guides 
When children are placed with you they  wil  be  able to find information from the online 'U-
pack Information Guides' which contains important and easy to read information about being 
in  care.  These  packs  are  called  'Living  Away  from  Home  U-packs'  and  are  split  into 
different age groups (years 7 and under; years 8-13; and years 14 and over) to ensure that 
all  children  and  young people are  receiving  appropriate  information  for  their  age. Details 
about the pack can be found on the County Council's website here. You can ask the Child’s 
Social Worker about the U-packs and you should help and support the child or young person 
to know what  information is contained in the U-pack as this will assist them to understand 
more about being in care. 
 
Children’s Guide to Fostering 
The 'So what's this Fostering Thing All About' guide can be found on the same web 
page  and  you  should  support  children  and  young  people  to  know  what  is  in  this 
guide too.  
The Social Care Institute for Excellence has recently launched a website that helps 
looked  after  children  and  young  people  understand  their  rights  and  entitlements 
while  they  are  in  care.  It  includes  first  hand  experiences  and  presents  animated 
information on key topics such as health, education, changing placements, keeping 
in  touch,  identity  and  moving  to  independence.  You  can  find  out  more  at: 
www.info4carekids.org.uk   
 
CHILDREN’S REVIEWS 
A review is held within 28 days of a child’s placement. A further review is held at 4 months 
from  the date  of  placement.  Reviews  are  then held at  6 month  intervals. Where  there is  a 
placement  change  the  established  reviewing  process  will  continue  and  only  start  afresh 
where there is a change to the child’s ‘Care Plan’. 
Last update August 2018 
 
103 

In  preparation  for  each  child’s  review,  Foster  Carers,  children  and  parents  wil   receive  a 
consultation document to complete.  This wil  be part of the discussion at the review.  
Children  aged  over  4  years  are  encouraged  to  participate  in  their  reviews  and  to 
communicate  their  wishes  and  feelings  about  their  care  arrangements.  Foster  carers  are 
expected  to  support  and  encourage  children  and  young  people  to  get  involved  in  the 
meetings. It can also be helpful to support them in completing their consultation booklet.  It is 
important  that  all  children  and  young  people  are  supported  to  participate  in  the  decision 
making processes that affect their lives.  
Reviews wil  take place in your home, unless it is inappropriate to do so.  
 
CONTACT 
The  Local  Authority  has  a  legal  duty  to  promote  contact  unless  it  is  not  reasonably 
practicable or consistent with the childs welfare. 
Children  in  foster  care  wil ,  where  appropriate,  have  good,  regular  and  consistent  contact 
with their family and friends. Contact can be crucial to reuniting children with their family. 
Contact can be through meetings, phone calls or letter with specific members of the family. 
Meetings can be unsupervised or supervised by social workers, foster carers, family support 
workers or other professionals, family members and friends.  
Contact  arrangements  must  be  agreed  from  the  start  of  the  placement  and  set  out  in  the 
Placement Plan. Venues for contact vary. Some children may go home for visits; a neutral 
venue  may  be  necessary  or  contact  may  be  arranged  in  the  foster  home  with  your 
agreement. Meetings can take place at different dates and times regularly or occasionally.  
A  Risk  Assessment  will  be  carried  out  by  the  Child’s  Social  Worker  and  Carers  will  be 
advised of any known risk. 
Where supervision of contact is necessary, either due to concern about risk to the child or for 
purposes  of  assessment,  the  Social  Worker,  Family  Support  Worker  or  other  appropriate 
person should always be present.  If there are court proceedings ongoing, contact may be 
directed by the court.  Al  contact arrangements must be discussed with you, especially if the 
request for contact is in your home or you are being asked to help with transport.   
Contact arrangements wil  be considered at the child’s review.  You cannot change contact 
arrangements  without  consultation  with  the  Child’s  Social  Worker.  It  is  important  you 
positively encourage contact and be available after contact to provide support to the child. 
Sometimes  children  may  return  from  time  spent  with  parents  or  their  family  confused  and 
upset.  You  can  support  the  child by helping  them  to talk  about  their feelings  and realising 
that the child needs time to readjust.  
If you have any concerns about the contact arrangements that are taking place, contact the 
child’s social worker and discuss your concern with your fostering social worker.  
 
INDEPENDENT VISITOR 
In some situations an Independent Visitor may become involved with a young person in your 
care. An Independent Visitor is checked and approved by the Department to offer additional 
support  to  a  young  person  who  has  limited  or  no  contact  with  their  own  family.  They  are 
appointed with the young person’s agreement and are independent of the Local Authority.   
 
CHILD’S SOCIAL WORKER 
Visiting Pattern 

Last update August 2018 
 
104 

There are minimum requirements for Social Worker visits to children who are cared for by 
the  Local  Authority.  These  visits  should  take  place  as  often  as  the  circumstances  of  the 
individual child and placement require, but at the very least: 
(a) 
Within one week of the beginning of placement 
(b) 
Then at intervals of not more than 6 weeks during the first year 
(c) 
Thereafter  at  intervals  of,  no  more  than  6  weeks  (or  three  months  if  it  has  been 
agreed that the placement is to last until the child or young person is 18 years old). 
A visit must also be made following a reasonable request from the carer or the child.  
If  a  child  is  placed  with  a  Family  &  Friends  carer  (Connected  Person)  with  temporary 
approval visits must take place at least once a week until the first review and thereafter of 
intervals  no  more  than 4 weeks. When the  carer  is fully  approved  visiting  patterns are the 
same as all other placements. 
The above also applies in the event of the child moving placement. 
The  child  wil   usual y  be  seen  alone  as  well  as  with  the  carers.  This  may  be  outside  the 
foster home, as this can help a child and their Social Worker to get to know each other, build 
up  a  relationship  of  trust  and  to  ascertain  that  the  child  is  feeling  safe  in  their  placement.  
The child’s social worker will also want to see the child’s bedroom.  
  
Unannounced visits 
Both  Fostering  Social  Workers  and  Children’s  Social  Workers  have  a  duty  to  make 
unannounced  visits  to  your  home, to  understand  what  day  to  day  life  is  like.  Sometimes a 
child’s  bedroom  will  be  seen.  Occasionally  visits  will  take  place  when  all  the  members  of 
your household are at home.   
 
POSITIVE OUTCOMES FOR CHILDREN 
The  aim  of  all  foster  placements  is  to  provide  a  safe  and  caring  family  experience  for  all 
children to enable them to develop and grow.  
The  Government  initiative  Every  Child  Matters  2004  identified  5  key  areas  for  achieving 
positive outcomes for children. These are: Being Healthy; Stay Safe; Enjoying & Achieving; 
Making a Positive Contribution & Achieving Economic Wel being.   
As a service, our aim is promote positive outcomes for children and young people in foster 
placements.  Foster carers have a central role in this.  At every stage of your time as foster 
carers  we  wil   discuss  with  you  what  difference  your  care  is  making  to  these  outcomes.  
There wil  be particular focus on this during supervision and annual reviews. 
 
BEING HEALTHY  
An important part of your role as a Foster Carer is to help a child or young person in your 
care  to  understand  the  importance  of  maintaining  good  health  i.e.  physical,  psychological, 
emotional  and sexual  well  being.  You  wil   be  seen  as a role model  by  children  and young 
people and it is important that you demonstrate and model a healthy lifestyle and make them 
aware of the dangers of drug and alcohol misuse, smoking, and unsafe sexual behaviours. 
We  have  become  increasingly  aware  of  the  dangers  of  smoking  and  effects  of  passive 
smoking  and the  need  for  children to  be  raised  in  smoke free  environments.  The  policy  & 
guidance for  carers  and  children/young  people on  smoking  in foster care can  be found  on 
Pages 92 and in Appendix I. 
As a Foster Carer you must ensure that all children:- 
  Are registered with a G.P.  
Last update August 2018 
 
105 

  Know who their named Health Visitor, School Nurse or Looked After Children nurse is 
  Are registered with a dentist and attend for regular checkups. If you have difficulty finding 
an NHS Dentist you can contact the Looked after Nurse (number in the directory at the 
beginning of the handbook) to seek advice or you can discuss this with your Fostering 
Social  Worker.  For  further  information  on  oral  health  please  see  the  Oral  Health 
Guidelines for  Foster  Carers  &  Social Workers in the  back  of  this folder. This  provides 
information and guidelines for accessing dental services for children in care, how to find 
an  NHS  dentist,  promoting  good  oral  health,  dental  treatment  and  consent  to  dental 
treatment. 
  Are enabled to attend routine and specialist appointments. 
  Have regular eyesight checks at an optician of your choice.    
  Have  regular  routines  of  eating  and  going  to  bed  i.e.  eating  healthy  meals,  having 
adequate sleep for their age and regular routines for getting to school on time. 
  Have adequate time for play and exercise and are encouraged to be active. 
  Are  discouraged  from  smoking  and  misusing  alcohol  and  drugs  and  given  information 
about the risks of these behaviours. 
  Are encouraged to read or have stories read to them in order to aid the development of 
speech, reading and listening skil s. 
  Are allowed time for talking and discussion of everyday topics and personal issues e.g. 
sitting at a table for meals is an opportunity for family conversations, information sharing 
and development of social skil s. 
 
Every child/young person, on becoming looked after, has an Initial Health Assessment which 
should be done by a doctor and from which a health plan is developed. A review of the plan 
and  the  child/young  person’s  health  should  be  carried  out  by  the  named  Health  Visitor, 
School  Nurse  or  Looked  After  Children’s  Nurse  every  6  months  if  under  5  years  or  every 
year over 5 years. This is called a Review Health Assessment.  If a child or young person is 
being seen by a Community Paediatrician for existing health issues it may be more relevant 
for the review to be carried out by that Doctor. 
Fol owing  these  assessments  you  should  receive  a  copy  of  the  recommendations  made.  
This wil  ordinarily be sent to you by the health professional who undertook the assessment.  
If you have not received a copy of the health assessment or Reviewed Health Assessment 
and Plan please inform your Fostering Social Worker and the child’s social worker who will 
chase this up for you.  
You wil  have access to the Looked After Children Nurses Team who can give advice and 
assist you in accessing health services or information. Contact details are below: 
Springfields Health & Wel being Centre 
Off Lovett Court 
Rugeley 
Staffordshire 
WS15 2QD 
Designated Nurse 
Angela Jervis   
Named Nurse 
Sarah Borton:  
01889 571399 
 
 
 
07961 247669 
 
 
 
xxxxx.xxxxxx@xxx.xxx 
Nurse Advisor 
Jacqui Harvey:  
01889 571368 
 
 
 
07791370353 
Last update August 2018 
 
106 

 
 
 
xxxxxx.xxxxxx@xxxxx.xxx.xx    
There are also Teenage Pregnancy Support Workers based in each of the Targeted Youth 
Support  teams.  These  workers  support  the  government  target  to  reduce  the  number  of 
teenage pregnancies. The service has two strands: 
  Prevention service which offers training and resources to those agencies or people who 
already work with young people. 
  Support  service  for  young  women  who  become  pregnant.  This  service  makes  contact 
with  young  women,  many  of  whom  are  referred  by  their  midwife,  teacher  or  self  refer. 
Once contact has been made the service, wil  provide an individually tailored package of 
support in relation to benefits and housing, return to education or training and sometimes 
more intensive support around parenting, relationships and social opportunities. 
If you want to know more please contact the Looked After Children’s nurses. 
 
STAYING SAFE 
Children who are cared for are often vulnerable and you, as Foster Carers, play a major role 
in keeping them safe and helping them to develop strategies to protect themselves. 
Children may be at risk from
  maltreatment, neglect, violence and sexual exploitation 
  accidental injury and death 
  bul ying and discrimination 
  crime and antisocial behaviour 
Developing  relationships  and  open  communication  can  help  children  understand  the  risks 
they may expose themselves to and enable them to talk to you about their concerns. 
Al   Foster  Carers  are  required  to  establish  a  Safe  Caring  Plan  in  conjunction  with  your 
Fostering  Social  Worker  which  is  reviewed  annual y  and  with  every  new  placement.  Risk 
Assessments are completed on all placements and strategies are put into place to minimise 
any known risks. The Health & Safety checklist which was completed during the assessment 
process is updated annually or where there are significant changes.  
Guidance on dealing with ‘Bullying’, ‘Children who go missing’ and ‘Safe use of computers’ 
all  help  to  ensure  that  children  are  protected  and  are  enabled  to  protect  themselves.  The 
Youth  Offending  Service  offers  multi-agency  support  which  is  available.  Information  about 
these services can be found elsewhere in this Handbook. 
There are a number of post approval training courses that wil  inform and guide you.  
 
ENJOYING & ACHIEVING  
This  outcome  can  also  look  at  educational  outcomes,  (please  also  refer  to  a  separate 
section on education page 106) 
We are also aware that many foster children may not have had the opportunity to develop 
interests and hobbies, which can play an important part in building confidence, social skil s 
and  positive  self  esteem.  You  need  to  talk  to  children  about  what  they  enjoy  doing  and 
encourage them to gain new experiences. You wil  need to make sure they have access to 
age  appropriate  toys  that  wil   stimulate  and  encourage  their  personal  development. 
Developing your own links with local groups and organisations wil  help you to identify age 
appropriate activities for children.  
There are a number of sources of information about activities in your local area.  Libraries, 
local newspapers, small ads and leisure centres often provide information.  The internet also 
has a number of useful websites including:- 
Last update August 2018 
 
107 

http://www.nhs.uk/change4life  
http://www.youfind.me.uk 
http://www.dayoutwiththekids.co.uk 
http://www.under-fives.org 
http://www.askamum.co.uk/Family/Search-Results/Days-out/Kids-Days-Out-and-Activities-
in-Staffordshire/ 
 
MAKING A POSITIVE CONTRIBUTION 
Children  need  to  be  encouraged  to  engage  in  decision  making  about  their  own  lives.  The 
Children’s Review presents them with an opportunity to participate in this process and you 
can encourage and support them to express their wishes and feelings.  
 
As part of this decision making it is also important that they are able to develop resilience 
through taking appropriate risks.  This is a normal part of growing up and wil  both help them 
to develop resilience and prepare them for adult life.  As a foster carer, you can encourage 
them in this along with giving them support and advice to ensure they are kept safe.  
   
Children  need  to  be  helped  to  develop  a  sense  of  community  responsibility,  to  be  law 
abiding,  to  develop  positive  relationships  and  to  have  concern  for  others  and  the 
environment.  Through  talking  to  children  and  introducing  them  to  a  variety  of  experiences 
you can encourage them to think about others. 
 
As a Foster Carer you play a key role in helping children to develop a sense of self worth 
and be able to deal with the significant changes and chal enges life presents. You can help 
them build self confidence and resilience, to maximise their opportunities in life.  
 
ACHIEVING ECONOMIC WELLBEING 
It is crucial for lifelong economic wel being that children are encouraged in further education, 
employment or training on leaving school. You wil  work alongside Throughcare Services to 
achieve this (see Leaving Care information page 113). Staffordshire Young People’s Service 
(SYPS – formerly Connexions) provide support for young people aged between 13 and 19 
giving advice and guidance around higher and further education and career options.  They 
are based in schools, col eges, libraries and youth centres.  It is important that you develop 
and maintain links with this service. 
Preparation  for  independence  can  begin  much  earlier.  Even  young  children  can  be 
encouraged to develop independence skil s and make age appropriate choices. For example 
be involved in choosing clothes, managing their weekly pocket money, become familiar with 
making choices about money and encouraged to save for things they want and be involved 
in their Reviews etc. Consideration should also be given to the opening of a bank account. 
More information about Every Child Matters can be found on the Department of Education 
website 
www.education.gov.uk 
 
POCKET MONEY 
The personal allowance for the child or young person in your care includes a set allowance 
for pocket money (see Finance Section 6) which you should arrange to give to the child and 
support them to manage their pocket money and make positive choices. You should keep a 
record of the pocket money given to the child or young person in your daily recording file.  
 
Last update August 2018 
 
108 

 
PROMOTING POSITIVE BEHAVIOUR 
Fostering Services Regulations 2011 state that:- 
The  fostering  service  provider  must  prepare  and  implement  a  written  policy  on  acceptable 
measures  of  control,  restraint  and  discipline  of  children  placed  with  foster  parents.  The 
fostering service provider must take all reasonable steps to ensure that: 
 
  no form of corporal punishment is used on any child placed with a foster parent 
 
  no child placed with a foster parent is subject to any measure of control, restraint or 
discipline which is excessive or unreasonable, and  
 
  restraint is used on a child only where it is necessary to prevent injury to the child or 
other persons, or serious damage to property. 
 
National Minimum Standards for Fostering 2011 state that:- 
 

  Foster carers receive support on how to manage their responses and feelings arising 
from  caring  for  children,  particularly  where  children  display  very  chal enging 
behaviour,  and  understand  how  children’s  previous  experiences  can  manifest  in 
chal enging behaviour.  
 
  Al   foster  carers  receive  training  in  positive  care  and  control  of  children,  including 
training  in  de-escalating  problems  and  disputes.  The  fostering  service  has  a  clear 
written policy on managing behaviour, which includes supporting positive behaviour, 
de-escalation of conflicts and discipline. 
.     Each foster carer is aware of all the necessary information available to the fostering 
service about a child’s circumstances, including any significant recent events, to help 
the foster carer understand and predict the child’s needs and behaviours and support 
the child within their household. The fostering service follows up with the responsible 
authority  where  all  such  necessary  information  has  not  been  provided  by  the 
authority.  
 
  The fostering service’s approach to care minimises the need for police involvement to 
deal with challenging behaviour and avoids criminalising children unnecessarily.  
This  guidance  is  aimed  at  helping  you  to  achieve  these  standards  by  setting  clear 
expectations and offering some practical advice.  
Children who are placed in foster care may have experienced abuse, neglect, rejection and 
loss  and  others  may  have  experienced  inconsistent  boundaries  which  often  impacts  upon 
their  behaviour.  It  is  an  important  aspect  of  fostering  that  you  manage  behaviour 
appropriately and that any measures of control take into account a child or young person’s 
history. However this cannot include corporal punishment which is forbidden and within your 
Foster Carer Agreement you have signed to abide by the County Council’s policy.  
Many of you are experienced parents with your own views on discipline. However the bonds 
and  attachments  you  have  developed  with  your  own  children  since  birth  wil   not  exist 
between  you  and  foster  children.  Tried  and  tested  methods  of  discipline  which  have  been 
effective with your own children may not be appropriate or effective with foster children and 
you may need to develop alternatives.  
The use of sanctions by a Foster Carer is a matter of choice but should take into account the 
age,  understanding  and maturity  of the  child.  Al   sanctions  must  be  appropriate, related  to 
the  situation,  strictly  time  limited  and  flexible  enough  to  be  reviewed  and  changed  at  any 
Last update August 2018 
 
109 

time. The sanction needs to be clear so that a child knows both what is  expected of them 
and when it will end.  
WHAT CAN I DO? 
  Discuss appropriate behaviour management with the Child’s Social Worker so that you 
can  identify  what  sanctions  to  take.  This  can  be  set  out  in  the  Placement  Plan  and  in 
more detail in a Risk Assessment depending upon the nature of the behaviour and action 
to be taken.   
  Set  limits  and  boundaries;  with  some  children  this  may  need  to  be  reinforced  many 
times! 
  Reward positive behaviour through praise or treat. 
  Where appropriate used planned ignoring, all the time ensuring a child’s safety. 
  Distract through humour and activities. 
  Show affection through holding a hand or giving a cuddle. 
  Use time out for short periods in a designated area (usually not the bedroom), to give the 
child a chance to reflect on their behaviour (this does not include locking doors etc). 
  Increase supervision by insisting that the child doesn’t go out without you. 
  Use ‘grounding’ to reinforce house rules but remember to limit the period of grounding for 
maximum effect as well as your own sanity! 
  Restrict visits to and from friends but contact with family cannot be restricted. 
  Foster Carers are required to give children pocket money and minimum amounts are set 
out  in  the  financial  section  of  the  Handbook.  Pocket  money  may  be  delayed  or  an 
amount deducted for restitution for damage. There are several ways of doing this: 
-  If you provide a higher level of pocket money you can then deduct the difference as a 
consequence 
-  You may hold back pocket money for a period of time (no longer than 4 weeks) which 
wil  then be returned to the child either as actual money or in kind 
-  Pocket money can be deducted to pay for deliberate damage or loss; this needs to 
be  at  a  reasonable  level  taking  into  account  the  level  of  pocket  money  the  child 
receives and how long it  would take to recompense.  It is advisable to discuss this 
with the child’s social worker. 
  Appropriate  removal  of  possessions  such  as  TV,  toy,  computer  time/game,  music 
system,  bicycle  for  a  period  of  time,  particularly  if  they  have  been  misusing  these  or 
acting  dangerously  with  them.  This  must  be  done  in  a  planned  way  and  following 
discussion with the Child’s Social Worker. 
This list is not exhaustive and you may have other ideas which can be  discussed with the 
Social Workers and other professionals involved with the child and agreed in the Individual 
Safe Care Plan/Risk Assessment. 
Al  sanctions must be recorded on the contact sheets in your foster carer file. This wil  enable 
you  to  monitor  behaviour,  what  has  been  tried  and  whether  it  was  successful,  which  can 
then be shared with both the Child’s Social Worker and your Fostering Social Worker. 
There  are  training  courses  to  help  you  develop  new  skil s  and  strategies  in  managing 
behaviour.  Your  fostering  social  worker  wil   discuss  this  with  you  to  inform  your  Personal 
Development Plan.   
 
 
 

Last update August 2018 
 
110 

 
PHYSICAL INTERVENTION 
The  use  of  physical  intervention  is  a matter  of  skil   and judgement  and there is  a thin line 
between restraining a child and assault or false imprisonment which is legal y unacceptable.  
Before a situation develops to a level at which physical intervention may become necessary 
you may find there are indicators or triggers which you become aware of. Techniques such 
as  making  eye  contact,  adopting  a  calm  tone  and  voice  level,  gentle  touch,  diversion  or 
moving away from the area may diffuse the situation which is always preferable. You will be 
given  training  on  what  to  do  on  the  ‘Managing  Conflict  /  chal enging  behaviour’  course. 
Remember as you get to know a child you wil  get to know what may be successful. 
If these approaches have not worked and a child is at risk of hurting themselves or others or 
of causing serious damage to property you may have to physically intervene.  
Remember  to  keep  calm  and  stay  in  control  of  your  actions.  Use  the  minimum  force 
necessary and try to ensure help is at hand. Under no circumstances must children be asked 
to assist in physically intervening with another child. 
Once the child has calmed down it is important to check that no-one is hurt and to give an 
opportunity for things to settle before any attempt is made to understand what triggered it. 
Where Foster Carers have acted in the best interests of the child to prevent harm they wil  
be fully supported by the local authority. 
 
ACTION FOLLOWING AN INCIDENT OF PHYSICAL INTERVENTION 
Al   episodes  must  be  recorded  in  your  file  and  the  Incident  Notification  Form  should  be 
completed and sent to your Fostering Social Worker within 24 hours.  
You  must  also  immediately  report  the  incident  to  the  Child’s  Social  Worker  so  that  a  risk 
assessment meeting can be convened to draw up either a new one or to amend an existing 
one. The risk assessment may identify the need for further training and where this is felt to 
be appropriate you wil  be offered a place on a suitable course. 
Strategies can also be set out in the child’s Individual Safe Care Plan, completed with your 
Fostering Social Worker and agreed with the Child’s Social Worker.  
In some instances an episode of physical intervention may need to be investigated further 
and a strategy meeting called if it is deemed to have been used inappropriately. This would 
be convened under the Al egations, Complaints and Cause for Concern about Foster Carers 
and Prospective Adopters.   
 
WHAT YOUR FOSTERING SOCIAL WORKER WILL DO 
The aim is to support you in the task of fostering through regular meetings to listen to your 
concerns and issues and to help you work out what to do.  
Supervision  visits  wil   also be  used to share your  recording,  review  and  monitor  both your 
Safer Caring Plan and the individual safe care plans for children in placement and to reflect 
upon things that have happened (what worked and what didn’t). 
It may be necessary to call a risk assessment meeting with the Child’s Social Worker and 
other  professionals  to  set  out  clearly  how  specific  issues  should  be  handled.  In  some 
instances this may be chaired by a Team Manager, depending upon the complexity. You wil  
receive a copy of the written document.   
Additional support may be needed through referral to SUSTAIN or CAMHS and you will be 
helped  to  access  these  services  by  the  Child’s  Social  Worker  and  your  Fostering  Social 
Worker.  Upon  receipt  of  a  Notification  form  your  Fostering  Social  Worker  wil   notify  their 
Team Manager who wil  monitor the incident.   
 
Last update August 2018 
 
111 

 
PROTOCOL TO REDUCE THE PROSECUTION OF LOOKED AFTER CHILDREN 
The links between being a looked after child and offending behaviour are wel  established. It 
is  important  to  recognise  that  many  of  the  risk  factors  associated  with  pathways  into 
offending  behaviour  also overlap  with the  factors  identified for  children who  enter  the care 
system, for example 
  Conflict within the family 
  Poor parental supervision 
  Attachment problems 
  Living in relative poverty/deprivation  
  Low achievement and low commitment to education  
  Negative influence of their peer group 
As  a  corporate  parent  Staffordshire  County  Council  wants  the  best  possible  outcomes  for 
children  in  care  and  this  includes  reducing  the  likelihood  of  their  becoming  involved  in 
offending  behaviour.  We  are  committed  to  a  multi-agency  approach  to  achieve  good 
outcomes and divert children and young people away from criminal and anti social behaviour 
to  prevent  reoffending  and  escalation  of  offending  and  to  prevent  them  from  being 
inappropriately criminalised. 
There is a joint protocol to reduce the prosecution of looked after children, 
The  full  protocol  can  be  made  available  by  your  social  worker  (Families  First  Policies  & 
Procedures Part 8) 
Requirement for police involvement  
Staff  and foster  carers  need to consider the  nature  and seriousness  of the  incident  before 
deciding  whether  to  involve  the  police  either  immediately  or  at  a  later  stage  or  whether  to 
involve them at all. 
It  is  crucial  that  communication  between  staff,  foster  carers  and  the  police  is  clear  and 
evidence based. 
The following are some situations where police involvement may be requested. 
For full information refer to the protocol as above or ask your fostering social  worker for a 
copy.  
Violence by a child or young person on another 
In considering attendance at an incident the police service will consider the following: 
  Wishes of the victim 
  Severity of the injury sustained or threat received by the victim 
  Probability of a repeat incident 
  Previous relationship between victim and offender 
  Potential impact on the child or young person following formal police involvement 
  Effectiveness of police action court proceedings 
  Future best interest of both parties 
  Message sent to other young people 
  Availability  of  alternative  courses  of  action  e.g.  restorative  approaches  with  the 
consent of the victim 
  Previous behaviour of offending bul ying/peer pressure/duress 
Last update August 2018 
 
112 

 
 
 
Violence to staff or foster carers by a child or young person 
This can vary from verbal threats to physical acts amounting to assault. Whilst carers have 
the responsibility of care towards young people, their welfare needs to be balanced with the 
rights of staff and carers not to be subjected to violence in the course of their duties. 
Such  incidents  are  affected  by  factors  similar  to  these  listed  above  and  staff  and  carers 
should be encouraged to report any incidents that cannot be dealt with through restorative 
approaches and behavioural management strategies.  
This  can  include  a  referral  to  a  Prevention  Worker  and  for  Neighbourhood  Police  Officer 
which wil  give consideration to the necessary intervention. If the young person is currently 
supervised  by  the  Youth  Offending  Service  information  should  be  shared  with  the  Youth 
Offending  Team.  This  does  not  remove  the  individual’s  right  to  involve  the  police.  Any 
decision to involve the police in such circumstances needs to be carefully thought through to 
ensure it achieves the best outcome for the staff member, carer and the young person. 
In  all  cases  foster  carers  should  report  the  incident  to  the  child’s  social  worker  and  the 
fostering social worker and record the incident on the Incident Notification Form.  
Fol owing such incidents the fostering social worker should visit the carer. Risk Assessment 
and Behaviour Management strategies should be updated.  
Criminal Damage within the placement 
Factors to consider are 
  Level/value of damage caused 
  Previous incidents of a similar nature by the same child/young person 
  Suitability or effectiveness of police involvement 
  Impact of police involvement of the childs overall care plan 
  Message sent to other young people if applicable 
  Availability of alternative courses of action, for example, appropriate consequences 
addressed by the carer. 
Theft within the placement 
The full factors should be considered in the context of a restorative approach 
  Wishes of the victim 
  Nature and seriousness of the allegation 
  Requirement of formal investigation e.g. insurance claim requires a crime reference 
number 
  Strategies identified to manage the child/young persons behaviour 
If a child or young person placed with you steals either from you or another member of your 
household this can be very distressing for everyone involved.   It is often possible to reduce 
the  risk  of  this  through  simple  practical  steps  such  as  not  leaving  money  or  valuables  in 
communal areas of the home.  Fol owing safer caring guidelines in relation to young people 
not spending time in one another’s rooms will also assist in preventing stealing.   
 
 
 
Last update August 2018 
 
113 

 
Foster carers categories of response 
The following is a guide to support foster carers considering contacting the police. 
 
INCIDENT 
SERIOUS 
NON SERIOUS 
INTERNAL 
Immediate 
No Immediate 
No police 
response 
response 
response 
required 
required 
required 
Example: 
Example: 
Example: 
Person at 
No risk of harm 
Young person 
imminent risk 
or further harm, 
misbehaving, 
of serious 
to anyone, theft 
testing 
assault or 
or damage  
boundaries, 
serious 
minor damage 
damage to 
Action: 
Action: 
Action: 
Foster Carer to contact 
Incident reported to the 
Foster Carer manages 
Police on 999 if required. 
Child/Young Person’s 
situation and decides on 
Incident recorded on file 
Social Worker and 
necessary sanctions. 
and reported to 
Fostering Social Workers 
Incident recorded on file 
Child/Young Person’s 
on every occasion, 
and reported to 
Social Worker and 
recorded on file. EDS 
Child/Young Person’s 
Fostering Social Workers, 
informed if out of hours 
Social Worker and 
or EDS if out of hours 
Fostering Social Worker, 
or EDS is out of hours 
Risk Assessments updated following any incidents by 
Child/Young Person’s Social Worker, Fostering Social 
Worker and Foster Carer. Liaison with police by Child/Young 
Person’s Social Worker 
Foster Carer supported 
Police investigation. 
in any action taken in the 
Primarily by the 
foster home, with no 
Neighbourhood Police 
police action 
Officer, and any action 
recommended 
resulting in a 
prosecution to be 
determined by the CPS 
 
In all cases you should notify the child/young persons social worker and discuss the incident 
fully with your fostering social worker.  
Last update August 2018 
 
114 

 
TRAINING COURSES/WORKSHOPS THAT HELP YOU TO PROMOTE POSITVE 
BEHAVIOUR 

The following post approval training courses/workshops are available to Foster Carers and 
details can be found in the Foster Carer Training Catalogue: 
  Managing conflict / chal enging behaviour 
  Promoting Positive Behaviour 
  Making Sense of Children’s Behaviour 
  Safer Caring 
  Attachment (Part 1 and 2) 
  Impact of Domestic Violence on Children 
  Keeping Foster Parents Trained and Supported (KEEP and KEEP Safe) 
  Managing Complex Emotions 
  Understanding and Dealing with Secondary Trauma 
Information about these courses and workshops can be found in the Training catalogue. 
BULLYING  
What is bullying? 

Bullying  is  a  complex  social  behaviour  and  is  difficult  to  define  in  a  precise  way.  In 
Staffordshire we have adopted the Anti-bul ying Al iance definition: 
Bullying is a subjective experience and can take many forms, making it extremely difficult to 
define.  Children,  young  people  and  adults  can  instigate  bul ying.  The  nature  of  bul ying  is 
changing and evolving as technology develops. 
Bullying  can  take  many  forms  including  cyber-bul ying,  racist  bul ying  and  homophobic 
bul ying. 
Bullying  usually  fits  into  one  of  two  categories  either  emotionally  or  physical y  harmful 
behaviour.  This  can  include  name  calling,  taunting,  mocking,  making  offensive  comments, 
kicking,  hitting,  pushing,  taking  belongings,  text  messaging,  emailing,  gossiping,  excluding 
people from groups and spreading hurtful and untruthful rumours.  
Bullying can take place in many settings e.g. on the way to and from or in school, in youth 
clubs, leisure facilities, in the street, in the park and at home.  
Children in care or children with disabilities can be particularly vulnerable to bullying. 
What can carers do? 
You  need  to  respond  quickly  and  appropriately  to  any  incident  of  bul ying  or  where  you 
suspect that a child in your care is being bul ied. Children who are bul ied may be unable to 
tell  you  but  changes  in  behaviour  e.g.  reluctance  to  go  to  school  or  participate  in  regular 
activities may be an indication of this. Some children may become withdrawn or aggressive. 
There are many reasons for changes in behaviour however it is important that you consider 
bul ying as a possibility. 
You must inform the child’s Social Worker if you suspect bul ying so that action can be taken 
to address it. 
When an incident of bul ying has taken place you must inform the child’s Social Worker and 
complete an Incident Notification Form and forward it to your Fostering Social Worker. 
Last update August 2018 
 
115 

As Foster Carers you have a responsibility to chal enge bul ying and it is important for the 
safety  and  well  being  of  all  children  that  you  have  a  clear  expectation  in  your  home  that 
bul ying will not be tolerated. Bullying wil  be addressed within both your Safer Caring Plan 
and the child’s individual safe care plan and you wil  develop strategies for dealing with this.  
KIDSCAPE produces very useful information and can be accessed through their website:  
www.kidscape.org.uk/  
 
CHILDREN WHO GO MISSING  
Children in foster care are significantly more likely to run away than those living at home and 
when they do they can be particularly vulnerable. Children who run away are at a heightened 
risk  of  being  victims  of  crime,  sexual y  exploited,  involved  in  substance  misuse  or  of 
becoming involved in crime and disorder.  Additionally, research shows that the level of risk 
to  the  individual  child  escalates  with  each  episode  they  go  missing  and  repeat  episodes 
have been identified as a significant indicator of high risk to the child or young person.  
 
When  thinking  about  a  child  or  young  person  going  missing  from  home  it  is  helpful  to 
consider  the  factors  that  can  lead  to  this  behaviour.    These  are  often  divided  into  push 
factors 
and pull factors. 
 
Push factors could be:- 

  Problems  at  home  -  ranging  from  arguments  with  parents  to  long-term  abuse  or 
maltreatment. 
 
  Family break-up - young people drawn into their parents’ conflicts are less likely to do 
wel  at school and more likely to truant or to run away from home. 
 
  Mental health problems - a disproportionate number of young people who run away 
from home have mental health problems. 
 
  Bullying  -  children who  are  being  severely  bul ied are  more  likely  to run  away  from 
school and home or care. 
 
  Teenage  pregnancy  -  some  young  women  run  away  or  are  forced  to  leave  home 
because  they  become  pregnant  (or  fear  that  they  may  be  pregnant). 
 
Pull Factors could be:- 
1.  Running to be near friends or family. 
 
2.  Grooming for potential sexual exploitation or child trafficking - young people may run 
away or go missing following grooming by adults who wil  seek to exploit them.  
Every  time  a  child  or  young  person  goes  missing  it  should  be  considered  to  be  serious.  
Some  instances  are  considered  to  be  Unauthorised  Absence.    This  is  usually  where  the 
child  or  young  person  is  not  considered  to  be  at  immediate  risk.    On  other  occasions  the 
young person will be considered to be Missing. Children and Young people on remand or 
participating in the intensive fostering scheme may also be considered to be  Absconders.  
The  decision  as  to  whether  a  child  or  young  person  is  missing  will  be  subject  to  a  risk 
assessment.    This  wil   usually  be  undertaken  by  a  social  worker,  possibly  within  the 
Emergency Duty team in consultation with you.   
Last update August 2018 
 
116 

Factors  that  wil   inform  the  assessment  of  whether  a  child  or  young  person  is  considered 
missing are:- 
 
  The circumstances of the absence. 
  The child or young person's care plan.  
  The age of the child or young person 
  The maturity of the child or young person. 
  Any physical or cognitive disability of the child or young person. 
  Any continuing or urgent need for the child or young person to have medication or 
other medical treatment. 
  The legal status of the child or young person. 
  Previous behaviour and history of the child or young person. 
  Danger posed by the child to themselves or others. 
  General vulnerability of the child or young person. 
  The child or young person’s disposition towards drug/substance abuse. 
  Whether  the  child  or  young  person  is  perceived  as  running  to,  or  running  from, 
someone or something. 
  Any circumstances within the placement, say with carers or other residents that may 
be relevant to the absence. 
  The risk of offending. 
  The influence of peer groups, families or friends. 
  Predatory  influences  on  the  child  or  young  person.    These  may  relate  to  others 
wanting to use the child or young person for crime, sex or drugs. 
  Any known risk of abduction. 
  Environmental factors including weather, time of year, community events or tensions. 
 
The length of time needed before you should consider reporting a child or young person 
missing will vary according to all these factors.  In some circumstances it wil  be appropriate 
to report them missing immediately whereas in others some time may pass before their 
absence gives cause for concern.  Unless there is an immediate risk identified, and parents/ 
carers are in a position to do so, they are expected to undertake the following basic 
measures before reporting a missing child/young person:  NB: if parents/carers are unable to 
undertake the following e.g. they are the only adult at home/in the care setting etc. they 
should ensure that the call-taker is alerted to this.  
 
  Search bedroom/house/grounds/outbuildings/vehicles; 
  Ascertain if any clothing, cash, mobile phones and/or medication etc. are 
missing; 
  Speak to any other people at the house who may know where they are; 
  Contact known friends and relatives where the child may be; 
  Visit locations that the child is known to go, if safe to do so; 
  Check social media sites. 
If a child or young person has been missing before this will not reduce the level of risk they 
are  exposed  to.    A  child  or  young  person  wil   always  be  considered  missing  after  a 
maximum of 6 hours or if their whereabouts are unknown overnight. Once there is cause 
for concern you should contact the child’s Social Worker, their Manager or Duty Officer, or, if 
outside office hours, EDS on 08456 042 886 and Police.     
The Social Worker must notify the child’s parents, unless there are reasons connected to the 
child’s  welfare  making  this  inappropriate,  or  different  arrangements  are  made  in  the  Care 
Plan.  This is the responsibility of the Social Worker not the Foster Carers.  Once the 
assessment  has  been  made  if  the  child  is  considered  to  be,  “missing”,  you  will  need  to 
provide the following information if possible.   
Last update August 2018 
 
117 

  A description of the child 
  When the chid was last seen and with whom 
  A recent photograph (if available) 
  Family addresses 
  The name and address of the child’s GP and dentist. 
  Circumstances which increase the risk to the child. 
  Any other relevant information known acquaintances and addresses frequented 
  Any previous history of being missing and circumstances where found 
  Mobile phone number of child or young person, email and bank account details (to help 
with tracking) 
You should also contact the police to report the child missing.  The contact number is 0300 
1234455.
  You  should  keep  in  contact  with  the  child’s  social  worker  and  police  for  the 
duration of the time the child is away to keep everyone informed.    
You  must  keep  a  record  of  all  episodes  with  detailed  information  recorded  on  individual 
contact  sheets.  You  should  inform  the  child’s  Social  Worker  and  Fostering  Social  Worker 
and complete an Incident Notification Form and forward this to your Fostering Social Worker 
within 24 hours.  
A monitoring form will be completed by the child’s Social Worker for all episodes categorised 
as missing,  absconded or unauthorised absence.  The Social Worker wil  record details on 
the child’s file, with a copy being placed on your file. 
Within  72  hours  of  their  return  children  wil   be  offered  an  independent  interview  called  a 
Return Interview.  This wil  often be undertaken by their social worker. 
Where a particular young person has been missing on a number of occasions (3 times in 90 
days or 4 – 6 times in a year) a strategy meeting wil  be held to consider what action needs 
to be taken to keep them safe.  These meetings may also be held where there have been 
fewer episodes of going missing if the risks to the young person are considered sufficiently 
significant.  
Where children and young people are thought to be at risk of going missing, it is important 
that they are supported to understand the dangers and risks that this can cause.  Both you 
and their social worker can be involved in doing this. 
 
OVERNIGHT STAYS – SLEEPOVERS  
Overnight  stays  with friends  play an  important  part  in some  children’s  lives.  It  is  important 
that  children  in  foster  care  are  able  to  experience  this  in  the  same  way  as  their  peers. 
Children  in  care  should  experience  the  same  opportunities  to  stay  overnight  with  friends, 
when  carers  consider  the  arrangement  appropriate,  in  the  same  way  as  for  their  own 
children 
There is no requirement for friends’ parents to be CRB checked for overnight sleepovers. 
Government  guidance  expects  foster  carers  to  make  the  same  judgements,  in  giving  or 
refusing  permission  on  each  occasion,  as  parents  would  normally  make,  based  on  a 
reasonable assessment of any known risks in staying in a particular household or in staying 
overnight. Carers are not required to refer this decision to the Department unless there are 
exceptional  circumstances  or  where  there  are  restrictions  on  overnight  stays  from  a  court 
order or are included in the child’s Care Plan and Placement Plan. 
Decisions  on  overnight stays  should in most  circumstances be  delegated to Foster  Carers 
and arrangements for such decisions written into the Placement Plan. 
The  guidance  expects  Foster  Carers  to  make  the  same  judgements  in  giving  or  refusing 
permission  on  each  occasion  as  parents  would  normally  make,  based  on  reasonable 
assessment  of  any  known  risks  in  staying  in  a  particular  household  or  staying  overnight. 
Last update August 2018 
 
118 

Carers  are  expected  to have  contact  details  of  the  household,  to  make contact  to  confirm 
arrangements and ensure that the foster child has their contact details. 
Whilst carers are not expected to seek permission from parents or Social Workers if children 
do  have  overnight  stays,  it  is  important  to  inform  parents,  if  appropriate  and  the  Social 
Worker that these have taken place.   
 
HOLIDAYS 
Taking holidays is part of family life and there is an expectation that if you are going away on 
holiday you wil  take foster children with you unless there are extenuating circumstances. It 
is expected that children wil  not miss school to go on holiday. 
It is essential that you inform your Fostering Social Worker and the child’s Social Worker well 
in advance of any holidays.  If the child is ‘accommodated under Section 20 of the Children 
Act 89,’ you will need the consent of the birth parents and anyone else that holds parental 
responsibility, whether the holiday is in this country or abroad. 
If you plan to go abroad and the child needs a passport you need to discuss this with the 
child’s  Social  Worker  well  in  advance  of  the  date  to  allow  sufficient  time  for  this  to  be 
processed. You wil  need to have a letter signed by a Senior Manager giving permission for 
the child to leave the country. 
It is important that you discuss your holiday plans with foster children, to prepare them for 
going away and to reassure them that, where appropriate, they wil  be able to keep contact 
with their parents.  
A set Holiday Al owance is paid annually and is provided to assist you in taking the child on 
holiday. If you are not going on holiday you must talk to your fostering social worker about 
how the money wil  be  used to provide activities, outings or events for the child during the 
summer  holidays.  In  situations  where  no  additional  activities  are  provided  the  holiday 
allowance wil  be recouped. 
If you experience problems on holidays please call the child’s Social Worker and EDS if out 
of office hours. 
There may be situations when it is not possible to take foster children with you on holiday. 
You must discuss this with your Fostering Social Worker and the child’s Social Worker well 
in advance so that alternative arrangements can be made.   
EDUCATION 
Education is vital for all children to improve their life chances and as Foster Carers you play 
an important role.  
As a result of their early life experiences many children in foster care may not have received 
a  consistent  and  positive  educational  experience.  As  a  carer  you  will  need  to  ensure  that 
children  attend  school  regularly  and  that  you  become  involved  in  school  e.g.  attending 
parent’s  evenings  and  other  events,  offer  significant  support  to  the  child  with  school  work 
and at times act as an advocate. 
You  play  a  vital  role  in  helping  children  and  young  people  to  achieve  their  potential  in  all 
areas of education, including achieving national standards (SATS) and gaining qualifications.  
PERSONAL EDUCATION PLAN 
Al  children living in foster care wil  have a Personal Education Plan (PEP).  The PEP will 
ensure  that  the  child  whom  you  are  responsible  for  wil   be  receiving  the  best  possible 
education available to them. 
 When a child comes to live with you, if the child is of compulsory school age and they are 
already in care - you should ask for a copy of the current PEP or PEP Review for the child – 
or ask for an expected date when the PEP is to take place. 
Last update August 2018 
 
119 

For younger children at the Foundation Stage - there is the Early Years Personal Education 
Plan  -  for  pre-school  children  attending  a registered  child care  provision,  continuing  to the 
end of the Reception Year in school, the process is the same. 
If the child or young person has not been in care before  they  will require a PEP  within 10 
days (14 school days) of becoming cared for (to inform the 28 day statutory review) and the 
PEP should be reviewed regularly as outlined below; 
 - First PEP within 10 days (14 school days) to inform 28 day statutory review. 
 
- PEP review in time to inform 4 month statutory review. 
 
- PEP review – thereafter – 6 monthly minimum to inform statutory reviews. 
Where there are significant changes to a child’s schooling e.g. change of school, change of 
placement  or  change  of  key  stage  the  full  PEP  rather  than  the  PEP  review  should  be 
undertaken.  The child or young person’s Social Worker should initiate the PEP process and 
inform  the  Designated  Teacher  for  Children  in  Care  in  the  child's  school  that  the  child  or 
young person is in care. The Social Worker should arrange the PEP meeting and set a date 
with the Designated Teacher.  As the child’s foster carer you should be invited to the PEP.  It 
is important that you attend. 
As Foster Carers you have a huge opportunity to make the difference with regard to PEPs. 
You  need  to  be  driving  them  in  the  sense  that  you  ask  to  see  PEPs  and  ask  the  Social 
Worker for the date of the next PEP for the child or young person in your care. 
 
VIRTUAL SCHOOL 
The virtual school has been set up to support schools and social  workers in achieving the 
best possible educational outcomes for looked after children.  It is made up of a headteacher 
and  4  Education  Co-ordinators  providing  support  across  the  county  (contact  details  at  the 
front of the handbook).  They work closely  with schools, offer advice and training to foster 
carers  and monitor  the educational  progress  of Staffordshire’s  looked  after  children.   They 
also provide some direct educational mentoring in schools through the Education Mentors.   
Education  Co-ordinators  can  be  contacted  to  give  support  and  advice  including  around 
funding available to support the education of looked after children. 
More Information can be found on  
www.education.staffordshire.gov.uk 
The training catalogue offers a number of courses to help carers achieve positive learning 
and development outcomes for children and young people. 
The  Fostering  Service  is  currently  working  with  the  Head  teacher  of  the  Virtual  School  to 
develop  a  dedicated  special  interest  group  for  foster  carers  to  help  promote  children’s 
learning  outcomes.  This  group  links  to  Virtual  School  arrangements.  You  can  contact  the 
Recruitment  &  training Team for  more information on  01785 895363  or  contact  the Virtual 
Head Teacher directly on 01785 845195.  
 
 
Last update August 2018 
 
120 

Staffordshire Virtual School 
for Looked After Children 
‘Staffordshire’s Virtual School for 
Looked After Children provides 
‘Foster Carers will be 
support for Foster Carers, to 
Policy for 
supported to provide a 
ensure that education is promoted 
Supporting 
home which promotes a 
and valued, at each key stage of a 
learning environment’. 
child’s educational journey’. 
Looked After 
[Fostering NMS 8.1] 
[DfE Fostering Regulations 2011] 
Children to 
Achieve their 
Educational 
‘The Virtual School will 
Potential 
‘Foster Carers will be 
support Foster Carers in 
encouraged to help 
providing children with access 
children achieve their 
to a range of additional 
individual educational 
educational resources to 
goals’. 
support their learning’.  
[Fostering NMS 8.4]  
‘The Virtual School 
[Fostering NMS 8.2] 
will support Foster 
Carers in doing 
everything possible to 
‘Foster Carers will be 
‘Foster Carers will be encouraged 
avoid exclusion of a 
supported to engage with 
to attend PEP meetings, parent’s 
looked after child’. 
schools, and will receive up 
evenings and to advocate for 
[Fostering NMS 8.3] 
to date information about 
individual children’. 
each child’s progress’. 
[Fostering NMS 8.6] 
[Fostering NMS 8.7] 
 
Last update August 2018 
 
121 

“Staffordshire  is  committed  to  achieving  the  best  possible  educational  outcomes  for  its  looked  after  children.    Schools  are  at  the  heart  of 
providing  an  education  for  them  that  will  unlock  a  brighter  future.    The  Virtual  School  supports  foster  carers  to  achieve  the  best  possible 
outcomes for Looked After Children - together we can make a difference”. 
Headteacher  
Virtual School for Looked 
After Children 
Sarah Rivers 
Virtual School  
Virtual School  
Virtual School  
Education Co-ordinator 
Education Co-ordinator 
Education Co-ordinator 
Moorlands, Newcastle & 
East Staffs, Tamworth & 
Lichfield, Cannock &  
Stafford North 
Stafford South 
South Staffordshire 
Eamonn Fitzpatrick 
Paul Wilkie 
Denise Grimshaw 
 
 
Virtual School  
Virtual School  
Virtual School  
Education Mentors 
Education Mentors 
Education Mentors 
 
 
Headteacher:  
xxxxxxxxxxx.xxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx     01785 85 4195   
 
 
 
Education Co-ordinators: 
xxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx             01782 297524 
xxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx             01283 239761 
xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx    
01543 512056   
 
Visit our webpage:  www.education.staffordshire.gov.uk/lookedafterchildren    
  
 
Last update August 2018 
 
122 

PARENT PARTNERSHIP 
Staffordshire  Parent  Partnership  Service  provides  services  to  children  with  Special 
Educational Needs.  These include:- 
  Helpline support with educational issues 
  Support at meetings and home visits where appropriate 
  Access to a trained Independent Parental Supporter 
  Leaflets and parent packs on a variety of topics 
  Books and resources available to borrow 
  A termly newsletter full of useful information 
  Regular coffee mornings around the county 
  Support if a child is excluded from school 
  Parent  training  events  through our  Skil share project funded by  the  Big  Lottery 
Fund. 
 Their contact details are: 
 
Telephone: 01785 356921 
Email:  
xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx 
Website:  
www.staffordshire.gov.uk/spps 
 
OTHER EDUCATION 
Outside of school you can take children to the library, encourage them to choose their own 
books,  read  with  and  to  them  as  part  of  your  routine.  Help  them  with  maths  and  basic 
subjects,  such  as  telling  the  time,  and  the  use  of  money.  Above  all  make  learning  fun!  
Consideration should also be given to the use of computers and the internet- see pages 68-
72. 
 
EMPLOYMENT OF CHILDREN 
According to national legislation, a child is someone who is of compulsory school age.  This 
means until the last Friday in June of year 11 (at school) if they are 16 years of age or will be 
before the end of August that year, they can not be employed in the following instances       
  Where the child is under 14 years of age 
  During school hours on school days 
  For more than two hours on school days 
  Before 7am or after 7pm any day 
  For more than 2 hours on a Sunday 
  In a bar or betting shop 
  Where  the  job  requires  them  to  lift,  carry  or  move  heavy  objects  that  could  cause 
injury, or to use “dangerous machinery” 
  In  any  industrial  undertaking,  vessel,  ship  or  boat  (seek  further  advice here  as the 
rules are complex)   
 
Last update August 2018 
 
123 

The law does cover children “assisting in a trade or occupation carried on for profit” even if 
they are not paid e.g. a child helping out in the family business.  Children should not work in 
petrol  stations  and  there  are  separate  rules  governing  the  employment  of  children  in 
entertainment.   
Children may be employed by their parents in a limited range of farming tasks.  Your Local 
Authority will also operate bye-laws which vary from area to area.  These may impose extra 
restrictions.    Check  with  your  local  authority  (Education  Welfare  Department)  for  further 
advice.  An employer who ignores Local Authority by-laws is guilty of a criminal offence. 
Young People under School Leaving Age 
The law generally states the following: 
Age 
Work Levels Al owed 
Under 14 yrs 
Not allowed to work (other than occasional light agricultural work 
for parents). 
Age 14 years 
Light  work  only  which  is  specifically  permitted  by  the  Local 
Authority and of a kind which is not prohibited 
 
Agricultural work 
 
Newspaper delivery 
 
Work in a shop, café, salon, office 
 
Domestic work in hotels 
 
Riding stables work 
 
Car wash by hand in a private residential setting 
Prohibited employment usual y includes: 
  Cinemas,  discos,  clubs,  pubs,  betting  offices,  kitchen,  fairgrounds,  arcades, 
slaughterhouses, butchers 
  Factories, mines, construction, transport, manufacturing, quarries 
  Selling/delivery milk, alcohol, fuel, oils 
  Refuse collection 
  Work involving exposure to adult material 
  Telephone sales 
  Work  at  heights:  (The  Work  at  Height  Regulations  2005  states  that  no  one  should  be 
working where there is a risk of a fall liable to cause personal injury)  
  Handling dangerous loads, cleaning machinery, exposure to chemicals 
  Door to door selling, canvassing, money collection 
  Personal care e.g. residential homes (unless under adult supervision) 
  Street trading (may be allowed for those 14 year olds employed by parents) 
  Any work at night 
 
 
Last update August 2018 
 
124 

Day Type 
Eligible Hours 
Any day 
No work before 7am or after 7pm 
School days 
No work  during  school hours/before end one hours  work  before 
school (only certain areas – check by-laws) 
No more than two hours per day 
Saturdays 
No more than 5hrs total (under 15 years) 
No more than 8hrs total (15 years or more) 
Sundays 
No more than 2hrs total 
School holidays 
No more than 5hrs total per day (under 15 years) 
No more than 8hrs total per day (15 years or more) 
No more than 25 hrs total per week (under 15 years) 
No more than 35 hrs total per week (15 years or more) 
Rest 
Breaks  No more than 4hrs without a rest break of at least one hour 
entitlement 
Holidays entitlement 
Two weeks at least which must be work and school free 
ALWAYS CHECK LOCAL BY-LAWS FOR ADDITIONAL RESTRICTIONS 
 
Sixth Formers/Students and Young Workers 16-18 Years 
In general, this group of young people are subject to National Employment Legislation with 
some exceptions:- 
  Special Health & Safety requirements 
  Minimum 30 minute rest breaks (work over 4.5 hours) 
  2 days off per week, 12 hrs consecutive rest per day 
  Health and capabilities assessment before undertaking night work 
  Excluded from universal minimum wages 
  Redundancy rights only applicable after 2 years continuous employment 
For  further  access  to  guidance  on  the  employment  of  children  you  can  view  the  following 
website information 
www..education.gov.uk/publications 
 
 
 
 
 
Last update August 2018 
 
125 

PRESERVING MEMORIES  
For many children in foster care their memories are very important and may be all they have 
to  remind  them  of  the  past.  It  is  important  that  information  about  a  child  is  kept  safe  and 
treated with great respect, to prevent it from being lost. 
Some  children  return  to  their  birth  families  and  others  move  on  to  permanent  families 
(usually adoptive). You need to help a child to remember the time spent with you and your 
family.  
From the point a child comes to you it is important that you set up a ‘memory box’ and start 
to  collect  items  such  as  photographs  (it  is  a  good  idea  to  put  dates  on  photographs), 
drawings, school reports, significant outings/souvenirs etc.  
The Family and Friends Team can offer specialist advice for Family and Friends Carers who 
may have specific needs around life story work and preserving memories.  
Life books can help children understand their past and to move forward. Foster carers will 
need  to collect  important  information  which  will  be  passed  on to the  Child’s  Social Worker 
who wil  be responsible for preparing the child. In some instances you could be involved in 
direct work with the child and you wil  be offered guidance on an individual basis. 
Life work needs to go at the child’s pace as it can be distressing for some children. 
There are Post Approval courses which address preserving memories and helping children 
to move on. 
 
MOVING ON 
A child’s placement may end for a variety of reasons: 
(a) 
return home to family 
(b) 
move  to  another  placement,  including  adoptive  family,  or  long  term  fostering  or 
special guardianship 
(c) 
move to independence 
(d) 
placement disruption 
The  aim  of  all  involved  is  for  children  to  move  on  in  a  planned  and  positive  way  with 
minimum disruption to the child. You may be involved in a variety of meetings such as life 
appreciation  meetings,  introduction  planning  meetings,  maintenance  and  disruption 
meetings.  
If children are moving on to permanent placements i.e. adoption or long term foster care you 
wil  play a key role in the process of introducing the child to a new family. This wil  involve the 
carers spending time in your home getting to know the child. 
A child may have to move, for a variety of reasons, before the care plan has been achieved.  
Where  it  is  identified  that  the  foster  placement  is  under  pressure  and  may  come  to  an 
unplanned end, a Maintenance Meeting wil  be held to explore the strengths and difficulties 
of the placement along with the supports that are in place. This meeting should be held at an 
early stage in the placement getting into difficulty in order that supports can be identified and 
put  in  place  promptly.  The  meeting  wil   also  explore  what  would  assist  in  maintaining  the 
placement.  Over the course of a placement there may be a number of these meetings held.  
It is often possible to work through the difficulties and, with additional supports, continue the 
placement  to  a  positive  conclusion.  Wherever  possible  supports  should  be  identified  to 
enable  a  child  to  move  on  from  you  in  a  planned  and  positive  way.  The  maintenance 
meeting  wil   usual y  be  held  in  your  home.  It  wil   involve  yourself,  your  Fostering  Social 
Worker and the child’s social worker. It can be chaired by either a Senior Practitioner or a 
Last update August 2018 
 
126 

Team  Manager  in  the  Fostering  Service.  It  is  sometimes  helpful  if  the  young  person 
participates  in  the  meeting  or  if  others  involved  such  as  SUSTAIN  are  also  invited.  It  is 
expected that a maintenance meeting wil  have taken place prior to any unplanned move for 
a child unless there are exceptional reasons why this has not been possible. 
Where it  has  not  been possible to identify  supports to maintain a placement  a  Disruption 
Meeting  
wil   be  held.  In  some  circumstance,  a  disruption  meeting  can  occur  immediately 
after  a  maintenance  meeting.  The  disruption  meeting  will  consider  the  reasons  why  a 
placement  has  come  to  an  unplanned  end  along  with  planning  for  how  the  child  wil   be 
moved to a new placement. Reflections on the ending will inform future planning for both the 
young person and the carers.   
Do  share  any  concerns  you  may  have  about  the  placement  with  your  Fostering  Social 
Worker  and  the  Child’s  Social  Worker  at  an  early  stage.  This  may  avoid  an  unplanned 
ending. 
If you are caring for a young person preparing for independence you will be involved with the 
Throughcare  Teams  who  are  providing  leaving  care  services  for  young  people  who  leave 
care. 
 
THROUGHCARE TEAMS  
Services  for  young  people  leaving  care  are  integrated  into  the  Throughcare  Teams.  The 
purpose  of  these  services  is  to  offer  preparation  and  support  to  young  people  who  are 
leaving care, to ensure that they have the skil s to live independently in the community. 
When  a  young  person  in  care  reaches  the  age  of  16  they  wil   be  al ocated  a  Personal 
Advisor from the Throughcare team to begin to consider their Pathway Plan.  As part of this 
planning  they  wil   work  with  the  young  person  and  you  to  identify  the  needs  of  the  young 
person to be addressed to prepare them for independence.   The  Pathway Plan must be in 
place by the time the young person is 16 years & 3 months. This plan is reviewed every 6 
months  and wil   be  in place  until  they  reach  the  age  of  21  years  or  up to 25  if they  are  in 
education at 21.  
The Pathway Plan details the young person’s current position and long term aims in relation 
to  personal  support;  accommodation;  education  &  training;  employment;  family  &  social 
relationships;  practical  &  other  skil s;  financial  support;  health  needs  and  wil   develop  a 
contingency plan. 
The role of the Personal Advisor is to work with key professionals; build a network of support 
for the young person; monitor progress through close discussion with the young person; link 
them to Staffordshire Young People’s Service; take responsibility for reviewing the Pathway 
Plan and help them open a bank account if required. 
As  a  Foster  Carer  you  play  a  vital  role  in  the  preparation  of  a  young  person  for 
independence. This begins at an early age, encouraging children to acquire age appropriate 
skil s,  in  preparation  for  them  to  take  on  responsibility  for  budgeting,  cooking,  shopping, 
cleaning etc when they leave care. 
In addition to the work undertaken by the local Throughcare teams, support is also offered 
by the Central Throughcare Team.  This team is based in Stafford but operates throughout 
the county (contact details are in the front of this handbook)  The team provides a specialist 
service  to  assist  Social  Workers  and  Personal  Advisors  to  improve  outcomes  for  care 
leavers.  It includes specialists in employment, welfare benefits and youth inclusion as well 
as providing social work support to unaccompanied asylum seeking children.  The team also 
have extensive knowledge of accommodation options for care leavers.   
 
Last update August 2018 
 
127 

The central throughcare team are also responsible for distributing a CD rom entitled, “Get 
Ready for Adult Life”.  
This is a selection of questions and exercises that young people can 
work through independently or with the support of yourselves and their PA to prepare them 
for moving towards independence. 
 The Leaving Care training course provides a wide range of information about provision for 
young people leaving care. Al  Foster Carers involved  with  young people aged 14+ wil  be 
expected to attend this course. 
Young people cannot legally remain “looked after” beyond their 18th birthday and so cannot 
remain  in  foster  care  past  that  date.    Arrangements  can,  however,  be  made  for  them  to 
remain  with  their  foster  carers  after  they  have  turned  18.  This  would  be  on  the  basis  of  a 
Supported Accommodation Placement.  This wil  be considered if:- 
  They were in foster care or a Supported Accommodation Placement at age 16 /17 
  They have asked to remain with their carers past 18 
  Their pathway plan recommend that it is appropriate for them to do so 
  They  are  continuing  education  or  undertaking  vocational  training/apprenticeship  or 
plan to go to University 
If young people are in employment their circumstances wil  be assessed individually.   
Where  plans  to  remain  in  placement  are  made  these  should  be  based  upon  the  young 
person’s  assessed  needs  and vulnerability.    The  legal  status  of  the  placement  will  change 
and there will also need to be alterations in the nature of the care provided to them.  Carers 
providing support to young people over 18 wil  be asked to do so on the basis that they are 
supporting  their  transition  into  adulthood.  They  wil   be  asked  to  enable  them  to  develop 
independence skil s and to practice these skil s.    
If there is a proposal for young people to remain in placement the carers wil  be assessed by 
the  Supported  Accommodation  Officer  4  months  prior  to  the  young  person’s  18th  birthday.  
Who will meet with the carers, their fostering social worker and the young person’s PA. If the 
foster carer wil  cease fostering on continuing the placement, support for this wil  transfer to 
the Supported Accommodation Officer.   
There  will  be  an  alteration  of  funding  for  a  placement  post  18.  The  young  person  wil   be 
offered  welfare  benefits  advice.    They  will  then  be  asked  to  pay  the  carer  housing  benefit 
plus an element from any other benefits of £26.67 per week. These payments wil  be topped 
up  to  make  the  total  received  £180.60.  This  will  apply  to  all  placements  regardless  of  the 
carers’ payment for skil s level. 
Transitions  arrangements  for  some  young  people  with  disabilities  will  be  different  as  they 
may become eligible for support from adults services.  In some circumstances this can result 
in them being eligible for adult placements.  If you feel this may apply to the young person 
you  are  caring  for  please  discuss  with  the  child’s  social  worker  as  well  as  your  Fostering 
Social Worker.   
 
 
 
 
 
 
 
Last update August 2018 
 
128 

NYAS (NATIONAL YOUTH ADVOCACY SERVICES) 
As you may be aware we tendered the Children & Young People Advocacy Service and now 
have a new provider - the National Youth Advocacy Service which wil  provide a service 
across Staffordshire & Stoke-on-Trent. 
The NYAS runs a national advocacy helpline for the following groups: 
  Looked After Children 
  Children with emotional wel being/mental health issues (Staffordshire only
  Children subject to a Child Protection Plan  
  Children & young people with Learning Disabilities 
  Children & young people with Special Educational Needs and Disabilities (SEND) 
This may, on occasion, include children and young people living/placed outside the 
Staffordshire County and Stoke-on-Trent City Council boundaries. The Service will be 
available to children and young people from the above groups between the ages of 5 – 18 
years, and up to the age of 25 for those with SEND or for Care Leavers. The Service wil  
also deliver a small additional element of an Independent Visitor programme for children 
and young people from Stoke-on-Trent. 
You can contact NYAS in the following ways: 
  Freephone Helpline (some mobile networks may charge): 0808 808 1001 (9am-
8pm Monday - Friday & 10am-4pm Saturday) 
  Chat Room: www.nyas.net 
  Email: xxxx@xxxx.xxx 
  Writing: Write NYAS Freepost on an envelope 
FOSTER CARERS WISHING TO ADOPT CHILDREN IN PLACEMENT 
For some children in foster care it can be a positive outcome to be adopted by their foster 
carers.    Staffordshire  supports  the  application  of  foster  carers  to  become  adopters  for 
fostered children.  Should you wish to be considered as an adopter for a child in your care 
you should discuss this with both the child’s social worker and your Fostering Social Worker.  
Once  the  child’s  plan  has  been  confirmed  you  can  then  formally  notify  the  department  of 
your wish to be considered in writing.  You wil  then be assessed in relation to your suitability 
to become an adopter for that child. 
FOSTER CARERS WISHING TO BECOME SPECIAL GUARDIANS 
For  some  children  in  foster  care  it  can  be  a  positive  outcome  for  foster  carers  to  take  on 
special  guardianship.    If  you  are  interested  in  becoming  the  special  guardian  of  a  child  in 
your care, you should discuss this with your Fostering Social  worker and the child’s social 
worker.  The social workers can share with you information about the consequences of this 
change  of  status  and  the  supports  that  you  might  be  able  to  access  under  Special 
Guardianship.  Should this plan be pursued the Fostering Service will undertake a Special 
Guardianship assessment and support you through the court process. 
STAFFORDSHIRE YOUNG PEOPLE’S SERVICE (SYPS)  
SYPS work with young people aged 13-19 and up to 25 years for young people with learning 
difficulties or disabilities. They offer information, advice or guidance to help a young person 
Last update August 2018 
 
129 

choose options for study and careers. They wil   also offer support with accessing personal 
development opportunities e.g. sport, art or voluntary work. 
SYPS Advisors wil  also support you by keeping you up to date with the changing world of 
education, training and employment. 
You can contact SYPS on 01785 356656 or e-mail xxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx  for advice or 
information 
 
STAFFORDSHIRE YOUTH OFFENDING SERVICE  
The Youth Offending Service is part of Staffordshire Young People’s Service within Families 
First.  It is made up of social workers, Police, Probation & Health. Its roles are: 
  Look after the interests of all young people between the ages of 10-17 who are involved 
with the criminal justice system. 
  Undertake restorative justice programmes with young people convicted of offences. 
  Undertake programmes to reduce youth offending 
  Supervise court orders and write reports for courts 
  Provide an appropriate adult for police interviews and courts where necessary 
The  Youth  Offending  Service  work  closely  with  Intensive  Interventions  in  relation  to  the 
provision  of  Foster  Placements  both  for  those  children  remanded  to  the  care  of  the  Local 
Authority via the Youth Courts and those children placed in the Intensive Fostering Scheme 
as part of their sentence.  (More information about these schemes can be found in Section 8 
of this handbook) 
If your foster child is involved  with the police you must notify their Social Worker and your 
Fostering Social Worker. If it happens out of office hours you should let EDS know.  At no 
time must you act as an appropriate adult
 in an interview situation as this role requires 
training and wil  be undertaken either by a worker from the Youth Offending Service or the 
EDS worker. 
 
END OF PLACEMENT REPORTS  
When  a  placement  ends  you  and  the  child’s  social  worker  wil   be  asked  to  complete 
questionnaires about how the placement has gone. This can provide important information 
about  how  you,  your  Fostering  Social  Worker  and  the  child’s  social  worker  have  worked 
together to meet the needs of a child and to achieve the care plan.  
 
PROMOTING EQUALITY AND DIVERSITY 
The  Fostering  Service  aims  to  ‘ensure  that  children  feel  secure  in  their  placements  with 
carers  appropriately  trained,  supported  and  capable  of  providing  quality  care  to  meet  their 
needs and maximise their life chances. This wil  include ensuring that the child has a secure 
identity,  making  the  most  of  educational  opportunities  as  wel   as  ensuring  the  child  is 
healthy, emotionally wel  and enjoys a network of social relationships within which the child 
feels valued’. 
 
To be able to do this Foster Carers need to build on the foundation training provided by the 
Introduction to Fostering Course which introduced you to the importance of a child or young 
person  developing  a  positive  sense  of  identity  and  the  impact  of  prejudice,  unfair 
discrimination and racism on children in the care system. 
 
Last update August 2018 
 
130 

Al  Foster Carers are required to undertake the Core Training Programme modules ‘Valuing 
Diversity’’ and “Children with Additional Needs”. “Valuing Diversity” enables  foster carers to 
develop their understanding of the different types of prejudice and discrimination which can 
affect children and young people. It will develop your understanding of why it is important to 
provide  care  which  respects  and  preserves  each  child’s  ethnic,  religious,  cultural  and 
linguistic background and will help foster carers to demonstrate how they can support and 
encourage children and young people to develop skil s to deal with discrimination, enhance 
self  worth  and  make  a  positive  contribution.    “Children  with  Additional  Needs”  provides  
Foster Carers  with an understanding of the needs of children with disabilities, the similarities 
and differences between these and the needs of children without disabilities and the social 
model  of  disability.    Foster  carers  development  needs    can  be  met  further  by  attending 
continuous  professional  development  modules  such  as  “Identity”,  ‘Sexuality  Awareness’, 
“introduction  to  Special  Educational  Needs”,  “Introduction  to  Autism”  and  “Introduction  to 
Epilepsy”  
 
It is vitally important that all foster carers are able to recognise and chal enge prejudice and 
discrimination and that foster carers can confidently support children and young people who 
experience prejudice and discrimination and are able to help them to develop their own skil s 
to deal with discrimination. Foster carers need to be confident about accessing advice and 
support to ensure that they are able to meet the care needs of a child or young person who 
has a different racial, cultural or religious background to their own. A child’s needs should be 
clearly  identified  within  their  Care  Plan  and  The  Foster  Placement  Plan  and  Agreement 
should identify any support you need. This should be regularly reviewed with your Fostering 
Social Worker in supervision. 
 
For more information about equality and diversity follow these links 
 
Staffordshire County Council Equality and Diversity 
www.staffordshire.gov.uk/community/equalopportunities  
 
Equality and Human Rights Commission  
www.equalityhumanrights.com 
 
Office for the Children’s Rights Director for England (CRD) 
www.rights4me.org 
 
Also further information can also be found on Staffordshire’s Foster Carers Forum,  
www.care4child.org  
 
 
THE CHILDREN & YOUNG PEOPLE’S VOICE PROJECT  
The Children and Young People’s Voice Project ensure that young people who are looked 
after by Staffordshire County Council are consulted on various projects and issues relating to 
them  and the  wider  community. We encourage young  people to fully  participate in current 
initiatives which affect both them as young people looked after and individually.  
The Team covers many areas of work including:  
  Young Peoples Forums  
  Children in Care Council  
  Young people's interview panels  
  Workshops for young people/professionals  
Last update August 2018 
 
131 

  Partnership working with local agencies  
  Consult8  
Young People's Forums  
The  Children  and  Young  People's  Voice  Project  runs  young  people's  groups  across 
Staffordshire  called  the  Young  People's  Forums.  Al   looked  after  young  people  aged  10 
years and over can attend their local Forum. The groups are held monthly in various venues 
including youth and community buildings.  
Children in Care Council  
The Children in Care Council is made up of 10 young people who meet once a month to look 
at  the  Care  Matters  agenda.  The group works  alongside  the Corporate Parenting  Panel  to 
involve young people in planning and developing services and their care.  
Consult8  
Consult8 is Staffordshire's way of consulting with children and young people who are in care 
and  who  live  in  residential  units,  foster  care  and  independent  placements.   The  Consult8 
Facilitator visits young people and goes through a set of questions which are linked with the 
five  'Every  Child  Matters'  Outcomes.  Consult8  brings  attention  to  issues  surrounding  care, 
health,  education,  leisure, and equality  and  diversity.  Any  issues  or  concerns  raised  are 
immediately  followed  up  and  resolved  by  a  Social  Worker,  Team  Manager  or  Head  of 
Service. Positive feedback is shared with staff and/or carers.  
If  you  want  more  information  please  contact  01785  253878  or 
email 
xxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
NSPCC ADVOCACY SERVICE 
The  NSPCC  in  Staffordshire  run  an  independent  advocacy  service  for  al   children  in  care.  
This  service  offers  advice,  information  and  representation  for  all  looked  after  children,  in 
accordance  with  legislation.  They  offer  support  to  children  ensuring  that  their  wishes  and 
feelings in respect of decisions that effect them are heard and taken into consideration. If a 
child requests representatives from the NSPCC are able to attend their statutory reviews and 
meetings. Anyone can make a referral on behalf of a child but the service would not become 
involved  unless  the  child  was  in  agreement  with  this.  A  leaflet  about  this  service  can  be 
found in the U Pack provided to the child when they come into care. 
NSPCC can be contacted on 0808 800 5000 
 
 
 
Last update August 2018 
 
132 

 
SECTION FOUR 
SAFEGUARDING 
Safeguarding  children and young  people  in  your  care  wil   have many  aspects.    Several  of 
these are covered elsewhere in this handbook.  These include:- 
Safer Caring Guidance and Safer Caring plans 
Health and Safety 
Keeping safe on the internet 
Safeguarding children who go missing from care 
Risk assessments and risk and matching documentation  
Other safeguarding issues are covered in this section.  
  
PROTECTING CHILDREN & ADULTS 
Many  of  the  children  you  wil   care  for  have  experienced  abuse  or  neglect  and  all  wil   feel 
sadness and loss at leaving their families, whatever the circumstances. This can make them 
very vulnerable to further abuse and as a Foster Carer you have a responsibility to protect a 
child whilst they are in your care. 
If you have reason to be worried or concerned about a foster child, it is your duty to share it 
with the Child’s Social Worker and your Fostering Social Worker.  
If the Child’s Social Worker is not available, ask to speak to a Duty Social Worker or a Team 
Manager. If out of office hours contact the Emergency Duty Service. 
You must always report the following immediately: 
If a child: 
  Has bruises or scratches with no obvious explanation 
  Has an accident whilst in your care 
  Is accidentally hurt by you or someone in your household 
  Complains that somebody has hurt or threatened them, including bul ying 
  Goes missing 
You wil  have developed a Safe Caring Plan (see page 85) in which you have set out how 
you  and  your  family  wil   protect  everyone  in  your  household  to  minimise  risk  and  the 
potential for an allegation. This plan is updated with every new placement in conjunction with 
the child’s individual safe care plan). 
Remember to record all incidents in detail on the day they have happened so that you can 
give details to anyone who requires them. There are some rare occasions when your written 
records may be requested by the police or by a court. 
 
 
 

Last update August 2018 
 
133 

DISCLOSURES 
As a foster carer, it is likely that at some time a child in your care may disclose information 
about what has happened to them either to you or a member of your support network.   
If a child does disclose information to you there are some important things to remember: 
  Never prompt the child or ask questions. Disclosures are a source of evidence;  
 
  Let them say everything they have to say in a caring environment; 
 
  Comfort the child if they are distressed;  
 
  Do not be judgmental;  
 
  Record the details as soon as possible. Keep recording factual;  
 
  Reassure the child that they have done the right thing;  
 
  As soon as it is possible report the disclosure to the child’s social worker and your 
fostering social worker;  
 
  A foster carer should maintain normal family routine 
 
ALLEGATIONS AGAINST FOSTER CARERS 
It  is  recognised  by  the  department  that  carers  are  increasingly  required  to  look  after 
particularly  vulnerable  children  who  can  present  difficulties  for  their  carer.  Some  of  these 
children may make an allegation against their carer or anyone else in the household. 
An  allegation  is  where  a  carer  is  accused  of  neglecting  a  child;  sexual  abuse;  emotional 
abuse  or  physical  abuse.  Al egations  of  this  nature,  as  defined  under  Section  47  of  the 
Children  Act  1989,  are  investigated  under  child  protection  procedures  and  can  be  made 
against  a  carer,  or  any  member  of  their  household,  concerning  any  child  within  that 
household.    This  can  include  children  who  are  currently  or  have  been  previously  fostered 
and indeed the  carer’s  own  children.  Allegations  may  originate from  a number  of  sources, 
including, schools, foster children, parents, neighbours and the Internet. 
The  allegations  that  can  be  made  against  people  who  work  with  children  (including  foster 
carers) are listed as: 
  Harmed or may have harmed a child 
  Has committed a criminal offence against or related to a child 
  Behaved  towards  a  child  or  children  in  a  way  that  indicates  unsuitability  to  work 
with/care for children 
There is a difference between allegations and general concerns.  If an allegation is made 
and the decision is that it wil  be treated as a concern rather than an allegation, issues wil  be 
dealt with by the social worker for the child and the Fostering Social Worker rather than an 
investigation taking place under child protection procedures. 
 
 
Last update August 2018 
 
134 

INVESTIGATION PROCESS 
When  information  regarding  an  allegation  is  received  the  following  procedure  wil   be 
followed.   
A discussion (known procedurally as a ‘strategy discussion’) will take place between the 
fostering  service,  the  children’s  team  and  the  Local  Authority  Designated  Officer  (LADO) 
who is located in the First Response Team. The information is assessed and a decision is 
then  reached  (regarding  any  further  action,  if  any,  required)  by  the  professionals  involved 
based on the nature and seriousness of the allegation.   
If  it  is  decided  at  this  stage  that  there  is  sufficient  concern  to  instigate  child  protection 
procedures,  information  gathering  wil   commence  and  the  outcomes  shared  at  a  strategy 
meeting
  to  which  carers  are  not  invited.  This  meeting  will  include  the  police  and  other 
agencies  and  should  be  held  within  2  working  days.  The  meeting  is  chaired  by  a  County 
Manager or may be delegated to a team manager. 
The meeting wil  decide  if further investigation is required and if so whether it wil  be done 
jointly  with the police or  as a ‘single agency investigation’ by the children’s team. A Social 
Worker independent to the case wil  be identified to conduct the investigation unless there is 
good reason why it should be done by the Child’s Social Worker.  
The  strategy  meeting  wil   also  consider  what,  if  any,  are  the  risks  to  other  children  in  the 
household, including your own children. In situations where a carer works with or is involved 
with groups of children the meeting must also consider whether any risk is posed to them. 
Only if there is any risk to those children will the employer or organisation be informed about 
the allegation.  
Once  this  meeting  has  taken  place  the  investigation  can  start.  If  the  Police  are  not 
involved 
you wil  immediately be informed of the allegation, the process that will be followed 
and this will be confirmed to you in writing. You wil  also be given a copy of the procedure for 
dealing  with  allegations  by  your  Fostering  Social  Worker.  If  the  Police  are  involved, 
however, we may not be able to tell you about the allegation until they have conducted their 
interviews.   
Further  meetings  may  take  place  to  consider  the  findings  of  the  investigation  and  at  any 
point if there is evidence to show that the allegation is false the investigation can be ended 
and the allegation withdrawn. 
When  all  the  investigations  have  been  completed  a  ‘resolution  meeting’  will  take  place.  
This should take place within two weeks of the conclusion of the investigation unless there 
are exceptional circumstances resulting in a delay. 
In general terms there are three potential outcomes to any investigatory process: 
 
 
The  allegation  is  Substantiated  –  the  range  of  concluding  actions  may  include 
criminal prosecution, report for the Foster/Adoption and Permanency Panel, referral 
to  the  Independent  Safeguarding  Authority.  Occasionally  al egations  maybe  be 
substantiated but the assessed level of risk allows less formal concluding activity. 
 
 
The allegation is Unfounded - The term ‘unfounded’ means that there is no evidence 
or  proper  basis  which  supports  the  allegation  being  made,  or  there  is  evidence  to 
prove that the allegation is untrue. There is the possibility that the allegation may be 
malicious (see below), but it might also indicate that the person making the allegation 
had misinterpreted the incident or was mistaken about what he/she saw, or was not 
aware of all the circumstances. 
 
 
Last update August 2018 
 
135 

 
The allegation is Unsubstantiated - An unsubstantiated allegation means that there 
is  insufficient  identifiable  evidence  to  prove  or  disprove  the  al egation.  The  term, 
therefore, does not imply guilt or innocence. In these situations it wil  necessary for 
careful professional judgments to be made on ‘the balance of probabilities’  
 
The term ‘malicious’ implies that an allegation, either whol y or in part, has been made with a 
deliberate  intent  to deceive  or  cause harm  to the person  subject  to the allegation.   For  an 
allegation to be  classified as malicious,  it  will  be  necessary  to have evidence to prove the 
intention to cause harm. Care should be taken in dealing with such allegations as some facts 
may  not  be  whol y  untrue.  Where  there  can  be  sufficient  confidence  to  conclude  that  an 
allegation has been made with malice then it is appropriate fro the LADO to refer the matter 
to the Police for their consideration.   
 
Where the allegation is either substantiated or unsubstantiated the fostering/adoption service 
shal  make an assessment of the situation with regards to the carer’s continued suitability to 
care for a child or children. Where there are concerns regarding suitability a report must be 
presented to the respective panel to review and make recommendation about future status.  
 
SUITABILITY PROCESS 
The  Foster  Panel  must  consider  a  report  of  the  allegation  investigation  no  later  than  3 
months after  the  date of  the  resolution meeting. The  Foster  Carers  wil   have received  this 
report at least 4 weeks prior to the panel meeting to enable comments to be made and for 
them to attend panel if they choose. 
Panel can recommend the following options: 
  Continue as approved 
  Change of approval 
  Re-assessment of carers 
  No longer suitable to foster 
If the outcome is ‘no longer suitable to foster’ and the Agency Decision Maker agrees with 
that recommendation the carers wil  be notified and given 28 days to make representation. 
This can be done in one of two ways:  
  Either  through  application  to  the  Independent  Review  Mechanism  for  a  review  of 
decision (fostering agency then has to consider this review information when making 
the final recommendation)  
or  
  You  may  make  representation  to  the  foster  panel  with  information  provided  by 
yourselves for them to consider.  
See page 62-63 
Last update August 2018 
 
136 

SUPPORT FROM FOSTERING SERVICE 
The Fostering Service understands that carers naturally feel anxious when an allegation is 
made.  Your  Fostering  Social Worker  is  there  to offer  you  support  throughout  the  process. 
They wil  not, however, be able to comment on the nature of the allegation, or say that they 
believe your description of events.  What the Fostering Social Worker can do is to listen to 
your  feelings  and  concerns  and  keep  in  regular  contact.    They  will  keep  you  informed  of 
progress of the  investigation as far  as possible and also try  to ensure  that  your  views  are 
represented.   
The Fostering Social Worker’s first priority is always the welfare of the child and information 
shared by carers will be recorded and placed on file. 
 
INDEPENDENT SUPPORT 
The  Department  has  contracted  Fostering  Network  to  offer  independent  advice  and 
mediation  to  Staffordshire foster  carers.  Their  Advice  &  Mediation  worker  can  support  you 
through the allegations process and be available to attend foster panel if requested. 
Bethan  Houston  can  be  contacted  on  01905  622459  or  via  e-mail  at 
xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx 

Fostering Network also operates a Foster Carers’ advice line called Fosterline on 0800 
040 7675  

You may wish to talk through the allegation with a trusted friend or fostering colleague but 
choose carefully as there may be implications for confidentiality. 
The making of an allegation is traumatic for all concerned and you will feel a wide range of 
emotions. You may wish to seek medical advice which could include counselling.   
 
FINANCIAL IMPLICATIONS 
Fol owing the strategy meeting where a decision has been made to either remove any foster 
children or where there are no children in placement and the household has been placed on 
hold,  the  Foster  Carer  wil   be  paid  the  fee  element  of  Payments  for  Skil s  only  for  the 
suspended placement/s. This will continue to be paid until the resolution meeting has made 
a decision about the return of the child or continuation of fostering. 
In circumstances where future fostering is to be decided by the Foster Panel the fee element 
wil   be  paid  until  the  Agency  Decision  Maker  has  made  their  decision.  If  the  foster  carer 
makes  further  representation  to  either  the  Fostering  Service  or  the  Independent  Review 
Mechanism  the  fee  element  wil   continue  to  be  paid  until  the  conclusion  of  the  process  is 
reached.  
 
CONCLUSION 
As a Fostering Service our priority is to protect children in care and those carers who look 
after them. It is not possible to eliminate all risk but by offering good support, supervision and 
training  to  carers,  and  developing  comprehensive  Safer  Caring  Plans,  the  risks  can  be 
reduced. However, when an allegation is made the affects can be devastating for all those 
concerned, irrespective of how long they may have fostered. 
There  is  further  information  about  the  al egations  process  in  the  Good  Practice  Guide 
included in this handbook.    
It is expected that you discuss the allegations procedure with your Fostering Social Worker 
and also arrange to attend the Safer Caring training course. 
Last update August 2018 
 
137 

SECTION FIVE 
MEDICAL MATTERS 
As part of the five outcomes, be healthy, we suggest carers adopt a healthy lifestyle with a 
balanced diet and regular exercise. 
As part of the Core Training - Foundations to Fostering you must attend training on basic 
first aid, this must be reviewed every three years. Information can be found in the training 
catalogue. 
Useful hints tips, recipes and more can be found at the Change4life website  
It is advisable that you are immunised against Hepatitis B, which is available to you through 
your GP. 
The County Council does have an infection control policy relating to blood borne diseases, 
you can access this policy and other related policies on the Foster Carers Forum website. 
It is essential prior to fostering any child that you are fully informed about the child’s health, 
including allergies, and any medical problems. This should be detailed in the Placement Plan 
and updated in the review health assessments and at the Child’s Reviews. 
 
CONSENT TO TREATMENT 
Make  sure  that  you  have  a  signed  copy  of  the  Placement  Plan  which  gives  delegated 
consent to you to seek medical treatment for your foster child. Please be aware each child 
placed  wil   need  to  have  an  initial  health  assessment  within  the  first  month  of  placement, 
(paperwork  should  be  provided  by  the  child’s  social  worker)  this  is  then  reviewed  every  6 
months for under fives and annually for older children.  Where older children feel a medical 
is not appropriate for them, they are able to access the Looked After Children’s nurse for an 
individual consultation in their placement. 
Any young person aged 16+ is able to seek medical advice & treatment without the consent 
of  parents,  Foster  Carers  or  Social Workers. This  also applies to any  young  person  under 
the age of 16, who is deemed able or have sufficient understanding of what is proposed.  
 
MEDICATION GUIDANCE 
Any medication prescribed by the child’s doctor must be in the original container and clearly 
labelled with the child’s name and dosage. It must be stored securely. It may be appropriate 
for the child’s individual safe care plan to include details about storage and disposal. 
Medication must  be  administered in accordance with the  GP/Pharmacist’s  instructions and 
recorded on the Medication Record.  There are two parts to the Medication record – one for 
prescribed  medication  (SW145)  and  another  for  over  the  counter  (or  homely)  medication 
such as  Calpol, paracatomol etc. (SW 146) If a mistake occurs which could have a major 
impact  on  the  child’s  health,  medical  advice  must  be  sought  immediately  and  the  Child’s 
Social Worker informed.   
Your  Fostering  Social  Worker  will  discuss  the  medication  records  with  you  at  each 
supervision  session.  Medication  records  need  to  be  completed  for  each  child  placed  who 
receive medication. 
Al   health  information  recorded  for  the  foster  child  wil   need  to  go  to  new  carers  or  social 
workers when the child leaves.  
Last update August 2018 
 
138 

Please  note  Disability  Short  Breaks  Carers  will  need  to  discuss  medication  policy  in  more 
detail with their worker and other professionals as well as the child’s family. 
Information about Administering Medication is included in the Healthy Care Course.  Carers 
who regularly administer medication for children in their care are encouraged to attend the 
training course, “Administration of Medication” 
 
SELF ADMINISTRATION OF OVER THE COUNTER MEDICINES  
  
If a child has the mental capacity to choose and wishes to buy their own remedies for minor 
ailments  they  should  be  supported  in  this  decision,  and  encouraged  to  speak  to  a 
pharmacist.  
 
This  is  included  in  the  Delegated  Authority  Section  of  the  Care  Plan  and  should  be 
discussed at the Placement Planning Meeting and subsequent reviews when appropriate.  
 
SELF MANAGEMENT OF MEDICATION 
 
If a child or young person in foster care is assessed as being capable of looking after and 
administering  their  own  medication,  foster  carers  should  monitor  that  they  keep  the 
medicines with them or store them in a lockable space.  
 
Medication policies of the child’s school, where relevant, should be requested by the child’s 
social worker or foster carer by agreement.  
 
If there is concern about a child or young person’s ability to administer their own medicines 
safely, the foster carer together with the young person should consult with the social worker 
and the child’s parent(s) if possible and agree how much responsibility the young person is 
able to undertake. Where it is assessed as safe to do so, the young person should be given 
charge of their own medicines for a trial period. A risk assessment should be put in place.  
  
After  this,  the  foster  carer  should  check  whether  or  not  the  young  person  has  taken  the 
medicine as prescribed and a decision should be made by the involved professionals (e.g. 
GP or consultant) and recorded in the child’s personal file as to whether or not they can cope 
with their medicines in the long term. The child or young person’s ability to administer their 
medicines should be reviewed on a regular pre-planned basis. A risk assessment should be 
put in place.  
 
The  age  at  which  children  are  ready  to  take  care  of,  and  be  responsible  for,  their  own 
medicines, varies. There is no set age when this transition should be made, and there may 
be circumstances where it is not appropriate for a child of any age to self-manage. 
 
In  all  situations  discuss  the  management  of  medication  in  supervision  with  your  fostering 
social worker who wil  be able to support you. Also in all cases you should seek consultation 
of the Looked After Children Nurse as in some cases it may be appropriate for them to meet 
and discuss self-medication with the young person.  
 
 
 
 
 
Last update August 2018 
 
139 

ACCIDENTS AND EMERGENCIES 
In  the  event  of  an  accident  or  medical  emergency  you  must  take  appropriate  action  to 
access treatment either through your GP, A & E or the emergency services. 
Al  accidents must be reported to the Child’s Social Worker or, if they are not available, their 
Team Manager, your Fostering Social Worker and, if out of office hours, to the Emergency 
Duty Service. Record all accidents in your Foster Carer’s Folder record. Complete Incident 
Notification Forms within 24 hours and forward to your Fostering Social Worker 
 
HIV AND HEPATITIS 
Blood-borne viruses are infectious agents that some people carry persistently in their blood. 
They  can  cause  severe  disease  in  some  cases,  and  few  or  no  symptoms  in  others.  The 
virus can be spread to another person and this may occur whether the carrier of the virus is 
il  or not.  
The main blood-borne viruses of concern are:  
• Human Immunodeficiency Virus (HIV) which causes acquired immune deficiency syndrome 
(AIDS);  
 
• Hepatitis B virus (HBV) and hepatitis C virus (HCV).  
 
Blood-borne  viruses  are  spread  by  direct  contact  with  the  blood  of  an  infected  person. 
Certain other body fluids may also be infectious e.g. semen, vaginal secretions and breast 
milk. It should be noted that blood-borne viruses are not spread by normal social contact and 
daily  activities  e.g.  coughing,  sneezing,  kissing,  hugging,  holding  hands,  or  sharing 
bathrooms, swimming pools, toilets, food, cups, cutlery and crockery.  
 
HIV  
HIV attacks the body’s immune system making it vulnerable, over time, to infections that a 
healthy  immune  system  would  fight  off.  However,  people  with  HIV  do  not  necessarily 
have symptoms or feel unwel .  
When  a  person  with  HIV  infection  contracts  other  opportunistic  infections  that  take 
advantage of the already damaged immune system they may be diagnosed as having AIDS 
(acquired  immune  deficiency  syndrome).  There  is  as  yet  no  cure  for  AIDS  but  there  are 
antiretroviral drugs that can improve the quality of life/extend the lifespan of people with HIV 
as  well  as  prophylactic  drugs  that  prevent  them  from  contracting  opportunistic  infections 
and keep them in good health.  
The vast majority of HIV-infected children in this country have acquired HIV infection through 
mother to child transmission. Infection may pass from the mother to the unborn child in the 
womb  during  pregnancy,  during  delivery  of  the  baby  or  after  birth  through  breastfeeding. 
Children with HIV should be referred to a specialist HIV paediatrician for assessment.  
How is HIV spread?  
•  By sexual intercourse with an infected person without a condom (i.e. unprotected sex);  
•  By sharing blood-contaminated needles or other equipment for injecting drug use;  
•  From an infected mother to her baby during pregnancy, while giving birth or through breast 
feeding.  
•  By unprotected oral sex with an infected person;  
•  Through  a  blood  transfusion  where  blood  donations  are  not  screened  for  HIV  (all  blood 
donations in the UK are screened for HIV);  
Last update August 2018 
 
140 

•  By invasive medical/dental treatment using non-sterile instruments/needles;  
•  By tattooing, cosmetic piercing or acupuncture with unsterilised needles or equipment;  
•  By  sharing  razors  and  toothbrushes  (which  may  be  contaminated  with  blood)  with  an 
infected person. 
 
Hepatitis A 
 
Hepatitis A is caused by the hepatitis A virus (HAV).  The virus is found in the stool (faeces) 
of HAV infected people.  It is uncommon in the UK, but certain groups are at increased risk.  
This includes travellers to parts of the world with poor levels of sanitation, men who have sex 
with men, and people who inject drugs.  Hepatitis A can be unpleasant, but it’s not usually 
serious and most people make a full recovery within a couple of months. 
 
Hepatitis B  
Hepatitis  B  is  a  viral  infection  that  may  damage  the  liver  and  cause  serious  long-term 
consequences. People with acute hepatitis B infection do not necessarily have symptoms or 
feel unwell, but some do get a short “flulike il ness, often with jaundice (yellowing of the skin 
and eyes and dark urine), nausea, vomiting and loss of appetite. Infection without symptoms, 
and il ness without jaundice, occurs particularly in children. Children with persistent hepatitis 
B infection should be referred for assessment by a specialist clinician. Drug treatments may 
be available.  
Hepatitis C  
Like hepatitis B, hepatitis C is a viral infection that may damage the liver. Many people with 
hepatitis C infection have no symptoms and are often unaware that they have been infected. 
Some people wil  experience tiredness, nausea, loss of appetite, abdominal pain and flu-like 
symptoms. They may also develop jaundice (yel owing of the skin and eyes and dark urine), 
but this is unusual.  
How do hepatitis B and C spread?  
Hepatitis B and C are spread by blood-to-blood contact with an infected person’s blood or 
other  body  fluids  if  they  are  contaminated  with  blood.  The  main  routes  by  which  the 
infections  are  spread  are  the  same  as  HIV  but  there  is  no  proven  association  between 
breastfeeding and hepatitis B & C transmission.  
You do not get hepatitis B from sneezing, coughing, kissing or holding hands. 
 
Immunisation against hepatitis B  
Hepatitis B infection can be prevented by immunisation.  
Immunisation of Foster Carers 
 
The  need  to  offer  immunisation  to  other  foster  carers  should  be  based  on  a  risk 
assessment by the local authority making the placement.  
 
 
Last update August 2018 
 
141 

STRENGTHS AND NEEDS ASSESSMENT 
Recent research has found that children in care are fives times more likely to suffer from a 
mental  health  problem  compared  to  children  living  at  home,  and  that  many  of  these 
problems  often  go  unnoticed  and  undiagnosed.  Therefore,  SUSTAIN  have  been 
commissioned to assess all children in Staffordshire who become cared for.  
Once a child, over the age of 18 months, has come into care and remains cared for when 
they reach their 4 month review the Strengths and Needs process wil  be initiated. SUSTAIN 
ask  all  Social Workers  to  complete  a  SUSTAIN  Strengths  and  Needs  referral  form  for  the 
child  and  send  a  copy  of  the  Child’s  Core  Assessment  to  them.  SUSTAIN  also  request 
Social Workers to obtain written consent from the child’s parent, or whoever holds parental 
responsibility. 
Once SUSTAIN have received all documents they  will contact you, the child’s teacher and 
parent to complete some questionnaires. For children over 4 years old SUSTAIN wil  make 
an  appointment  to  assess  the  child  directly.  This  wil   require  the  child  to  complete  some 
questionnaires and quizzes. 
The  areas  the  assessment  wil   cover  are:  Emotions  and  Behaviour,  Trauma,  Attachment, 
Thinking Planning and Performing and Understanding Other People. 
Once the assessment has been completed SUSTAIN will provide the Child’s Social Worker 
with a written report of their findings, along with any recommendations, and you wil  be made 
aware of this. 
The  assessment  wil   make  future  recommendations  for  the  childs  care.  The  child’s  social 
worker wil  discuss this with you.  
 
HEALTH BOOKLET FOR CHILDREN IN CARE 
Al   children  and  young  people  wil   be  issued  a  Health  Booklet.  This  record  of  health 
assessment  reviews  the  child’s  health  and  immunisation  history  and  is  an  important 
document and should be made available at al  health appointments. Separate guidance wil  
be issued with the booklet for foster carers to follow. Discuss this with your social worker for 
further information.  
 
Last update August 2018 
 
142 

SECTION SIX 
FINANCIAL 
FOSTERING ALLOWANCES 
 
 
1.1 
The table below sets out the allowances paid to all Foster Carers to cover the cost of 
caring for a looked after child.  The minimum amount to be paid has been determined by 
the Department for Education (DfE) and Staffordshire County Council now pays the 
same, or more than that rate. 
 
AGE RANGE 
WEEKLY ALLOWANCE 
0-1 
127.05 
2-4 
130.06 
5-10 
143.01 
11-15 
171.08 
16+ 
191.03 
 
Guide to what allowances cover and how it should be allocated 
 
1.2 
The fostering allowances paid to foster carers covers the cost of caring for a child at 
home.  The percentage guidance chart below gives an indication to the foster carers of 
the way this allowance is made up, and the amount of money allocated to each element. 
This is intended as a helpful guide for foster carers and to assist them in the use of the 
allowance. 
 
TRANSPO
PERSONAL/ 
AGE 
FOOD 
CLOTHING 
TOTAL 
RT 
HOUSEHOLD 
 
34% 
22% 
8% 
36% 
100% 
0 – 1 
£43.20 
£27.95 
£10.16 
£45.74 
£127.05 
 
 
34% 
22% 
8% 
36% 
100% 
2 – 4 
£44.22 
£28.61 
£10.40 
£46.83 
£130.06 
 
32% 
26% 
7% 
35% 
100% 
5 – 10 
£45.76 
£37.18 
£10.01 
£50.06 
£143.01 
11 – 15 
32% 
26% 
11% 
31% 
100% 
years 
£54.75 
£44.48 
£18.82 
£53.03 
£171.08 
16 + 
30% 
26% 
9% 
35% 
100% 
years 
£57.31 
£49.66 
£17.19 
£66.86 
£191.03 
 
 
 
 

Last update August 2018 
 
143 

The following lists the items that the allowance is expected to cover. It is a 
guide only and not an exhaustive list. 
 
  Food costs 
  School dinners/lunch money 
  Clothing/footwear (including replacing regular school uniform items) 
  Costs of clubs’ clothing (e.g. Cubs, Brownies etc) 
  Nappies and other baby items 
  Personal self-care items 
  Pocket money and savings 
  Toys/books/games etc 
  Education material costs 
  Leisure/family day trips/hobbies/activities/entertainment 
  School trips/activities 
  Life-story work materials and costs 
  Transport costs to attend school, support contact and attend meetings 
  Household costs, utilities e.g. additional gas, electric, washing 
  Household wear and tear e.g. to furniture, carpets and household items 
  Luggage costs. 
 
Clothing 
 
There is an expectation that the clothing element of the allowance is fully spent on the child, 
ensuring that they are well clothed while with the foster carer(s), and when they leave their 
care. 
 
When the child/young person has sufficient clothing, the allowance should be placed in a 
saving’s account for future needs.  This should also be discussed with the child/young 
person depending on their age and understanding. 
 
The clothing allowance indicated is the minimum that can be used flexibly to purchase items 
directly by foster carer(s) as necessary for young children and be provided to older children 
and young people on a weekly/monthly basis, or as agreed. 
 
It is expected that in order to encourage young people to develop budgeting skil s that they 
should be given more responsibility for spending some or all of their clothing allowance.  
When funds for children and young people’s basic clothes have been purchased (or funds 
allocated) e.g. underwear, shoes, school uniform, the young person should be allowed to 
purchase their own clothes.  It is expected that carers should monitor this by seeing receipts 
or at least, verifying that clothes have been bought and by recording the purchase in the 
daily records. It is recommended that foster carers set up a separate bank account for the 
clothing money.  Foster carers should retain receipts of purchases. 
 
Pocket Money and Savings 
 
Pocket money should be given to children for their own use and not to pay for regular 
entertainment, clothes or personal toiletries.  
 
It is recommended that foster carers record on their daily log when they have given a child 
pocket money and the amount given .They may also wish to record what this money has 
been spent on, particularly in the case of younger children. 
 
Last update August 2018 
 
144 

Primary school aged children would be expected to be paid their pocket money weekly, 
preferably on a set day. Older children may prefer to receive their pocket money and any 
other allowances given to them for personal toiletries and entertainment and clothing, 
monthly and paid into their personal savings account. They may also wish to do this with 
some of their birthday and Christmas allowances. This wil  depend on their maturity and 
should be discussed with them and their social worker. 
 
The amount of pocket money must be clarified at the start of a placement and discussed at 
the placement planning meeting. .Although the minimum amounts for each age group have 
been defined (see table below), foster carers are free to pay additional pocket money if they 
wish to.  An increase in pocket money should be linked to the child or young person’s 
birthday to mark their increasing age. 
 
Pocket money (weekly payment) and birthday allowances for children at school or 
unemployed 
 
Age 
Pocket Money 
Age 
Birthdays and Festivals 
0 – 1 
£127.05 
0 – 4 
£2.10 
2 – 4 
£130.06 
5 – 6 
£2.35 

£2.60 

£2.85 
5 – 10 
£143.01 

£3.15 
10 
£3.40 
11 
£3.95 
12 
£5.05 
13 
£6.00 
11 – 15 
£171.08 
14 
£7.20 
15 
£8.60 
16 
£10.30 
16 – 17 
£191.03 
17 and over 
£11.85 
 
When a child or young person has a short break there is an expectation that the short break 
carer will pay the child’s pocket money (pro rata). If the amount is paid monthly into a 
savings account, then some discussion will need to occur as to who is responsible for 
payment or part payment. 
 
Foster carers are expected to put aside weekly amounts of the personal al owance for the 
child as savings.  Foster carers should support children to open a savings/bank account in 
their own name for this purpose from the age of seven, when they wil  be able to open an 
account without an adult sponsor.  It is expected that all children would have a bank account 
by their 14th birthday. Once a young person reaches 18, they are entitled to access their 
own saving’s account and it is expected that carers wil  offer the young person advice on 
how to use these savings. 
 
The following weekly saving’s amounts are recommended: 
 
  Up to 10 years old 
-   £5.00 per week 
  11 – 15 years old 
-   £10.00 per week 
  16 / 17 years old 
-   £15.00 per week 
 
 
Last update August 2018 
 
145 

Initial Placement Expenses 
A payment of £25.00 to cover initial placement expenses is made for those children being 
admitted into foster care.  This wil  enable carers to purchase essential items.  The money 
wil  be brought at the point of placement by the placing social worker and wil  not be 
deducted from the weekly maintenance allowance or any subsequent clothing allowance.  
 
Supplementary Payments 
When children are placed and additional needs have been identified within the child’s 
placement plan, supplementary payments may be authorised. Supplementary payments 
are discretionary and need to be authorised through the child’s social worker/team 
manager.
 
 
1.  Food      
Any special dietary requirements should be discussed at the Placement Planning Meeting 
and included in the child’s Placement Plan and agreement reached if a supplementary 
allowance is required. 
 
2.  Clothing 
Children may not have suitable clothes when they first come into care and an initial clothing 
allowance may be available. The child’s Social Worker and Team Manager are responsible 
for  the  approval  of  a  supplementary  clothing  allowance.  Approval  and  authorisation  of  the 
amount  agreed  must  be  in  place  before  any  supplementary  items  are  purchased.    This 
should  be  agreed  as  part  of  the  placement  planning  meeting  and  included  in  the  child’s 
Placement  Plan.  Foster  carers  should  ensure  that  unrealistic  standards  are  not  set  for 
children  returning  home,  e.g.  the  purchase  of  expensive/designer  clothes.  As  a  guide, 
children  should  have  the  following  items  as  a  minimum  requirement.    The  placement 
planning  process,  at  the  beginning  of  the  child’s  placement,  provides  an  opportunity  to 
discuss and agree if supplementary items of clothing are required. 
 
Minimum Clothing Standards: 
Babies
: 6 vests, 5 daytime outfits, 6 sleep suits, 3 cardigans, 6 pairs socks, 1 pair gloves, 1 
warm hat, warm outdoor suit. Supplementary clothing allowance – up to £120 
 
Toddlers: 6 vests, 6 pants, 6 socks, 5 daytime outfits, 2 jumpers/cardigans, 1 pair shoes, 1 
pair trainers or sandals, hat, gloves, coat, 3 pairs of pyjamas/nightdress, 1 dressing gown, 1 
pair slippers. Supplementary clothing allowance – up to £150 
 
Children aged 5-10 years: coat or waterproof, 6 pants, 6 vests or T-shirts, 6 pairs socks, 5 
daytime outfits,3 pairs pyjamas/nightdress, 1 dressing gown, 1 pair slippers, 1 pair shoes, 1 
pair trainers, 1 pair of Wellingtons, gloves, hat, PE kit including swimwear, school uniform, 1 
suitcase/holdal . Supplementary clothing allowance – up to £180 
 
Young people aged 11-16 years
: 7 pairs pants, 3 bras, 6 pairs socks/tights, 6 T-shirts, 5 
daytime outfits, 1 coat/jacket, 1 pair shoes, 1 pair trainers, 3 pairs pyjamas/nightdress, 1 
dressing gown, 1 pair slippers, gloves, hat, PE kit including swimwear, school uniform, 1 
suitcase/holdal  Supplementary clothing allowance – up to £220 
 
In exceptional circumstances the placement planning meeting may identify that an additional 
resource is required based on the individual needs of the child being placed. Any additional 
resource requires the agreement of the child’s Team Manager before purchasing. 
 
 
 
 

Last update August 2018 
 
146 

School Uniform: 
School  uniform,  where  needed,  should  be  considered  over  and  above  the  initial  clothing 
allowance.  A  supplementary  allowance  can  be  agreed  by  the  child’s  social  work  Team 
Manager to cover some additional school uniform expenses. 
 
As a guide, an additional allowance will be paid to cover the expense of providing uniform for 
children  recently  placed  with  foster  carers  and/or  when  children  need  to  move  to  a  new 
school. 
 
It is expected that foster carers wil  be able to provide standard items of school clothing and 
footwear  for  children  who  have  been  placed  with  them  for  over  three  months.    The 
supplementary  allowance  is  intended  to  pay  for  the  more  expensive  items  required  by 
individual  schools  e.g.  items  such  as  blazers,  school  logo-branded  items  of  clothing  and 
sport’s kits, if required. 
 
Transport: 
The personal allowance covers all normal family mileage to see friends, attend clubs, routine 
doctors/dental appointments etc.  For school and contact- related journeys that the child 
needs to attend and that take place outside the foster carer’s locality, a supplementary 
mileage allowance wil  be paid at 40p a mile.  This should be agreed in advance and be 
recorded as part of the Placement Plan agreement with the child’s Social Worker and Team 
Manager. Additionally, when the foster carer is required to attend meetings regarding the 
child that are outside the foster carer’s locality/school catchment area, mileage will be paid at 
40p a mile.  
 
Personal Items: 
The child’s weekly personal allowance covers personal items such as toys and toiletries as 
wel  as leisure activities such as swimming, gymnastics and other activity groups.  For 
African or African/Caribbean children and young people, an additional allowance of £5.00 
(12 years and under) and £7.00 (13 years and over) wil  be paid per week, to purchase 
creams/oils for skin care. 
 
Household Equipment: 
The personal allowance covers extra electricity, gas or other fuel, normal wear and tear on 
household items, maintenance and redecoration of the foster child’s bedroom. Basic 
equipment for the use of children and young people is provided to foster carers by the 
Fostering Service. The equipment that can be provided with the agreement of the Fostering 
Social Worker and Team Manager is as follows: 
 
For babies and infants: 
 
  Cot and mattress 
  Buggy and cover 
  Stairgate x2 
  Fireguard 
  Highchair 
  Bedding: 6 cot sheets, 3 cot blankets 
  Car seat 
  Feeding equipment 
  Bath and bath set, changing mat 
  Two towels 
  Baby monitor 
 
Last update August 2018 
 
147 

Other children/young people: 
 
  Bed 
  Bedding: 2 pil ows, duvet, 2 sheets, 2 duvet covers, 4 pil owcases, waterproof cover,  
  Two bath and two hand towels 
  Chest of drawers,  
  Wardrobe,  
  Desk and chair. 
 
NB: This is considered a ‘start-up package’ to assist foster carers and they would then be 
expected to appropriately maintain equipment.  Consideration wil  be given at each new 
placement as to whether additional items are required. This would need to be agreed at the 
Placement Planning meeting; or in exceptional circumstances, with the Fostering Team 
Manager.   
 
The funding of the ‘start-up package’ wil  be based on the most cost-effective purchases 
available at the time.  The Fostering Social Worker wil  need discuss with their Team 
Manager about the agreed set cost.  
 
In some circumstances, foster carers may wish to purchase a more expensive item and fund 
the difference in price themselves.  The fostering team manager has the discretion to 
consider such requests on an individual basis.  This would not be agreed for some items 
which can be re-used in other placements.  
 
Birthday/Festival/Holiday Payments: 
 
Birthday: 
A grant, equal to one week’s child’s allowance payment appropriate to the age of the child 
wil  be made automatically for a child’s birthday.  The birthday allowance is provided to 
enable foster carers to purchase a gift(s) and to provide a contribution towards the cost of 
celebrations. 
 
Christmas/Festivals 
A grant equal to one week’s child allowance payment appropriate to the age of the child will 
be made at Christmas, and payable for al  children in foster placements.  The 
Christmas/Festival Al owance is provided to purchase a gift(s) and to provide a contribution 
towards to cost of celebrations.  If the allowance is required for an alternative religious 
festival, a request should be made via the child’s Social Worker. 
 
Holiday Grant: 
An annual holiday grant is paid equivalent to two weeks’ personal allowance per child (age 
related) and is provided to the foster carer as a contribution towards a holiday or for an 
equivalent number of day trips. 
 
Family holidays are important social events that can build lifelong memories, and foster 
carers are expected to include the children that they foster when planning their family 
holidays.  The County Council recognises that families have different priorities and family 
budgets when choosing holidays and this holiday grant is reflective of the available 
resources and the need to set appropriate budgets within Families First.  Foster carers 
should take this into account when planning their holidays and activities.  The holiday 
allowance is paid in advance to foster carers and should there be circumstances where this 
allowance is not fully used e.g. due to the child returning home or moving placement, then 
the foster carer should return the holiday allowance. 
 
Last update August 2018 
 
148 

Adoption Introductions 
A supplementary payment can be agreed up to £5.00 per day (maximum of £30 per week), 
hospitality payment when foster carers facilitate introductions between children and adoptive 
parents. This payment wil  be discussed and agreed by the Fostering Team Manager. 
 
In exceptional circumstances, further expenses can be agreed to facilitate unusual 
arrangements that will promote the introductions and the needs of the child.  This wil  be 
agreed by the Team Manager to support the requirements of the child’s plan. 
 
Educational Trips: 
The child’s personal weekly allowance covers educational and social events, for example, 
school day trips, school discos etc. 
 
In exceptional circumstances, the responsible County Manager for the child’s social work 
team may agree to fund certain educational events such as field trips, where for example, 
this is part of the young person’s curriculum and/or course work. Details should be discussed 
by the foster carers with the child’s social worker in advance of the submission dates. 
Additionally, the County Manager may also agree to pay for one major school trip in the 
course of a child’s school life. The child’s social work Team Manager must seek the County 
Manager’s approval beforehand. 
 
Miscellaneous 
With the prior agreement from the child’s social work Team Manager, funding can be agreed 
for: 
 
  Essential documents including a child’s passport and birth certificate 
  School photographs. 
 
In exceptional circumstances a nursery/after school placement may be funded if this had 
been agreed by the child’s social work Team Manager as part of a child’s placement plan. 
PAYMENT FOR SKILLS - OUTLINE OF THE SCHEME 
 
INTRODUCTION 
The  Payment  for  Skil s  scheme  was  introduced  in  2001  and  is  designed  to  recognise  the 
range  of  knowledge;  competency  and  experience  that  foster  carers  possess,  with  carers 
paid an additional fee for each child in placement by reference to their competency. 
 
The  acquisition  and  subsequent  maintenance  of  the  necessary  skil s  in  relation  to  higher 
levels  of  payment  is  assessed  by  the  allocated  fostering  social  worker  by  reference  to 
detailed examination of the evidence of competency level required. 
 
Foster  carers  are  required  to  demonstrate  and  maintain  evidence  of  their  competency 
through  the  collection  of  practice  evidence  presented  within  a  personal  portfolio.    Foster 
carer’s portfolios are regularly and consistently audited by the supervising social worker and 
their manager. 
 
There are four levels of payment three of which involve payment of a higher rate over 
and above the basic maintenance allowance: 
 
Level  1  Foundation  Level:  The  carer  receives  the  fostering  allowance  for  the  child  in 
placement. 
 
Last update August 2018 
 
149 

Level  2  Accredited  Level:  The  carer  receives  the  fostering  allowance  for  the  child  in 
placement and an additional fee for the carer’s skil s 
 
Level  3  Advanced  Level:  The  carer  receives  the  fostering  allowance  for  the  child  in 
placement and a higher level additional fee for the carer’s skil s. 
 
Level  4  Advanced+  Level:  The  carer  receives  the  fostering  allowance  for  the  child  in 
placement and a higher level additional fee for the carer’s skil s. The additional fee is paid to 
carers who care for children aged 10 year and over. 
 
STANDARDS AND LEVELS OF PAYMENT 
 
Everyone  who  applies  to  Staffordshire  County  Council  to  foster  children  undertakes  the 
preparation course, ‘Introduction to Fostering’, as wel  as a home assessment.  This offers 
basic  preparation  for  the  task  of  foster  caring.    Expectations  of  a  new  carer  cannot  be  as 
great  as  a  carer  who  has  many  years  experience  in  fostering  and  who  has  undertaken 
relevant post approval training and development activities. 
 
The baseline expectations for all carers, and the starting point for new carers on approval, 
are  set  out  later  in this section.  Typically  new  foster carers  wil   be  approved  on  the  basis 
that  there  is  confidence  that  they  will  meet  these  expectations,  even  though  the  evidence 
that they do meet them may not be complete.  Collection of evidence wil  begin from the start 
of the preparation to foster. 
 
Level 1  
Newly approved Foster Carers wil  be paid at Level 1 Foundation Skil s Level. Exceptionally, 
newly  approved  foster  carers  with  previous  fostering  or  demonstrable  relevant  experience 
may be approved to start above Level 1.  
 
Level 2  
Progression to level 2 will depend on the foster carer meeting the following requirements: 
 
A minimum of six months fostering experience  
 
A  positive  first  annual  review  that  identifies  that  the  carers  are  working 
towards and are on target for the completion of the Certificate of Successful 
Completion within a year of their approval 
 
Their portfolios of evidence contain 2 completed Standards which have been 
presented  to  the  Standardisation  Panel  for  Feedback  and  have  met  the 
required standard. 
If  these  criteria  are  met  the  level  2  payments  can  be  made  to  the  foster  carers  with  the 
proviso that their Certificate of Successful Completion is achieved within 12 months of their 
approval.  On  achieving  the  Certificate  of  Successful  Completion  foster  carers  wil  
automatically be awarded level 2 accredited skil s level and paid accordingly  
 
When Foster Carers have achieved The Certificate of Successful Completion they may work 
towards achieving Level’s 3 and 4 Payment for Skil s by working to develop their skil  level to 
an  Advanced/Advanced  +  level  by  evidencing  the  required  Standards  against  the  PFS 
criteria. 
Level 3/4 
To  achieve  the  Advanced/Advanced  +  levels  foster  carers  will  be  required  to  submit 
portfolios  detailing  evidence  at  an  advanced  level  of  competency  against  a  number  of  the 
Last update August 2018 
 
150 

CWDC  training,  development  and support  standards for foster  care.   These  standards are 
referred  to  by  the  Staffordshire  Fostering  Service  as  Higher  Level  Learning  Indicators  and 
are  documented  in  the  Staffordshire  Fostering  Service  CWDC  Training  Support  and 
Development Standards for Foster Carers Policy. 
Carers should submit portfolios of evidence that demonstrate advanced knowledge and skil  
against these standards to the Standardisation Panel who wil  confirm that the requirements 
have  been  met.  In  addition  to  meeting  these  competencies  at  the  advanced  levels  foster 
carers wil  be required to meet the following performance criteria  
Performance requirement for Level 3 
Foster carers should demonstrate that they: 
 
Support and are involved with the Fostering Service recruitment activities; for 
example,  they  are  contributing  to  others  learning  by  participating  in  ‘Reggie 
the recruitment bus events, information evenings, supporting preparation and 
other training events. 
 
Have a 70% attendance record at support groups 
 
Produce  verbal  and  written  reports  to  a  high  standard  about  the  child  and 
young person in placement  
 
Have  worked  and  continue  to  work  successfully  and  positively  with  parents 
and professionals 
 
Have a positive experience of direct work with children with complex needs, 
for  example  children  with  communication  difficulties,  ADHD,  life  story  work 
with children with a disability. 
 
Work  closely  and  successfully  with  Sustain  in  direct  work/behaviour 
modification programmes with children  
 
Have completed core training activities and can demonstrate participating in 6 
certified  training  activities  within  a  2  year  period  including  developmental 
activities such as e – learning and guided learning programmes.  
 
Have worked with children and young people in reducing the incidence of high 
risk behaviour. 
 
Have positive annual reviews 
 
Have  demonstrated  they  have  developed,  enhanced  and  consolidated  their 
knowledge, understanding and skil s in the higher level learning indicators to a 
level  3  advanced  level  standard  and  this  has  been  verified  by  the 
Standardisation Panel. 
A  written  submission  will  be  required  by  the  Fostering  Social  Worker  and  will  show  how 
these expectations have been met. This report, the carer’s portfolio and the current Personal 
Development Plan/Review wil  be verified by the relevant Team Manager who wil  sign and 
date  the  social  work  report  and  submit  it  to  the  Fostering  Service  Manager  for  agreement 
that the skil s level has been met. The Fostering Service Manager wil  confirm in writing to 
the carer that the skil s level has been met. Payment wil  begin from the date verification was 
made  by  the  Team  Manager.  The  Fostering  Social  Worker/Team  Manager  will  then  notify 
the Finance Section of the change in circumstances.  
Last update August 2018 
 
151 

Performance requirement for Level 4 
Foster carers should demonstrate that:  
 
They meet the performance criteria for Level 3 
And additionally that:   
 
That  they  take  a  lead  role  in  the  development  of  the  Fostering  service,  for 
example, being a champion for a particular area of the service such as TSD 
Standards,  recruitment,  support  groups,  health  and  educational 
developments. 
 
They co – facilitate and support training and development activities 
 
Their  personal  development  review  shows  evidence  of  their  participation  in 
advanced  continuing  professional  development  training  activities.  Carers 
should have attended a minimum of 6 certified development activities within a 
2 year period.  
 
They  undertake  the  role  of  formal  mentor  to  new/less  experienced  carers 
and/or undertake the role of learning mentor to support other carers personal 
development 
 
They are pro active in their own continuing professional development keeping 
evidence  within their portfolio up to date. Their portfolio should be assessed 
as current and at an advanced plus level standard. 
 
They  should  demonstrate  that  they  have  developed,  enhanced  and 
consolidated  their  knowledge,  understanding  and  skil s  in  the  higher  level 
indicators to a Level 4 Advanced Plus skil  level. This should be verified by the 
Standardisation Panel 
 
They should be able to demonstrate that they have worked with young people 
aged 10 – 18 years with high tariff behaviour and complex needs 
 
One carer must be available at all times and therefore not in paid employment 
 
They should be able to demonstrate that they have engaged with therapeutic 
work. For example, planned risks approach under appropriate supervision and 
support.  
 
Have positive annual reviews 
A  written  submission  will  be  required  by  the  Fostering  Social  Worker  and  will  show  how 
these expectations have been met. This report, the carer’s portfolio and the current Personal 
Development Plan/Review wil  be verified by the relevant Team Manager who wil  sign and 
date the report and submit it to the Fostering Service Manager for agreement that the skil s 
level has been met. The Fostering Service Manager wil  confirm in writing to the carer that 
the skil s level has been met. Payment will begin from the date verification was made by the 
Team  Manager.  The  Fostering  Social  Worker/Team  Manager  wil   then  notify  the  Finance 
Section of the change in circumstances.  
Maintenance of the current PFS Level 
In  all  cases,  the  evidence  contained  in  a  Foster  Carers  portfolio  must  be  current.    Foster 
Carers  need  to maintain  current  and reliable  evidence  within  their  portfolio  and  be  able  to 
demonstrate  the  required  performance  criteria  for  their  PFS  level.  For  example,  it  is 
Last update August 2018 
 
152 

understandable  that  some  carers  may  have  other  commitments  that  prevent  them  from 
working to achieve the criteria required to meet the advanced levels, in these circumstances 
carers  wil   need  to  maintain  their  portfolios  at  their  current  level  by  ensuring  that  the 
evidence of the skil s and knowledge they have acquired remains current and reliable.  
Fostering Social Workers wil  assess Foster Carers portfolios on a regular basis. Fostering 
Social Workers will submit the Foster Carers portfolio for review with their Team Manager on 
an annual basis.  
It  is  expected  that  the  Social  Worker  and  Carer  regularly  review  the  requirements  for  the 
PFS  levels  within  the  supervisory  meetings.  Carers  should  be  informed  within  Supervision 
meetings about the requirements to maintain or progress their PFS level. 
Carers  may  move  between  PFS  levels  according  to  whether  they  meet  the  competencies 
and  criteria  for  a  particular  level.  If  a  carer  is  no  longer  performing  at,  or  meeting  the 
competencies and criteria of their current level they will be moved to a lower level.   
Fol owing  the  annual  review  of  the  evidence  by  the  Fostering  Social  Worker  and  Team 
Manager, and where a Carer has been assessed as unable to maintain the current skil  level 
criteria,    the  Team  Manager  wil   notify  the  Fostering  Service  Manager  of  the  changed 
circumstances  and  recommend  the  appropriate  skil   level.  Following  verification  by  the 
Fostering  Service  Manager  the  Carer  wil   then  be  notified  in  writing  of  the  change  in 
circumstances  with  details  of  the  proposed  Payment  for  Skil   Level.  The  PFS  level  will  be 
altered to the new level 28 days following the letter being sent to the Carer. The Fostering 
Social  Worker/Team  Manager  wil   notify  the  finance  section  to  make  the  appropriate 
changes. 
There  may  be  some  circumstances  where  Carers  are  unable  to  maintain  the  required 
performance criteria due to unforeseen temporary events, for example, significant personal 
circumstances or  il   health. In such circumstances  reasonable allowances  should be made 
and the PFS level may be maintained. The Team Manager will regularly review these cases 
with  the  Fostering  Social  Worker  and  timescales  for  the  maintenance  of  the  performance 
criteria should be recorded within the Carers Personal Development Review. 
RESPONSIBILITY FOR ASSESSMENT 
Responsibility for the assessment needed to progress from one level to another is divided as 
follows 
 
A Fostering Social Worker wil  be assigned to each Foster Carer and wil  be 
responsible for home visits, supervision meetings and all necessary interviews 
as required.  
 
 
It  is  the  responsibility  of  the  Foster  Carer  to  demonstrate  that  they  have 
achieved  the  required  competency  (standard  or  higher  level  indicator)  and 
performance.  The  role  of  the  Fostering  Agency  and  the  Supervising  Social 
Worker is to empower and enable Foster Carers to do this.  
 
Last update August 2018 
 
153 

 
The Fostering Agency has a responsibility to provide Foster Carers with the 
tools  and  an  appropriate  and  reasonable  level  of  support  to  enable  them  to 
demonstrate their  underpinning  knowledge,  skil s  and learning  and meet  the 
required performance expectations. 
 
 
It is the responsibility of the Foster Carer to ensure that they are meeting the 
targets  set  within  their  Personal  Development  Plan/Review  and  their 
supervision  records  and  that  they  are  participating  fully  in  developmental 
activities agreed within their PDP/Review.  
 
 
It  is  the  role  of  the  Fostering  Social  Worker  to  assess  whether  the  Foster 
Carer  has  met  the  competency  requirements  (standards  or  higher  level 
indicators) and performance criteria. 
 
 
It is the role of the Team Manager to monitor the work of the Fostering Social 
Worker  and  verify  and  endorse  the  evidence  produced.  It  is  the  role  of  the 
Team  Manager  to  endorse;  where  appropriate  the  recommendations  made 
and subsequently report to the Fostering Service Manager. 
 
 
It  is  the  role  of  the  Team  Manager  to  review  evidence  with  the  Fostering 
Social Worker on an annual basis to ensure that Carers are maintaining and 
developing their skil  level. It is the Team Managers role to monitor and review 
individual  cases  on  a  regular  basis  where  the  performance  criteria  and/or 
portfolio  evidence  is  not  being  met  and  to  agree  the  support  plan  and 
timescale for resolution. 
 
 
The Fostering Service Manager will consider the recommendations made and 
confirm the outcome. 
 
AREAS OF DISPUTE 
Areas of dispute may arise regarding the outcome of decisions by both The Standardisation 
Panel  and the  final  outcome  regarding  the  Payment for  Skil   level.  In these circumstances 
the representation process (see 2.5) should be undertaken. Alternatively Carers may choose 
to  make  a  complaint  by  using  Staffordshire  County  Council,  Vulnerable  Children’s  Service 
Complaints procedure (see separate policy).  In all cases Carers should be advised of the 
Complaints Procedure. 
 
REPRESENTATION PROCESS 
 
Grounds for making representation  
Foster  Carers  may  make  representation  regarding  the  decisions  made  in  circumstances 
where  they  believe  that  the  assessment  process  and  procedure  were  not  properly  carried 
out. This is the only ground for representation. 
 
How to make representation  
Foster Carers should put their request in writing, providing detailed information in support of 
their case. This letter should be sent to the Fostering Service Manager. 
 
Time scale  
The letter of representation from the Foster Carer should be received no later than 21 days 
following the receipt of the notification of the outcome of the decision. 
 
 
 

Last update August 2018 
 
154 

Acceptance  
The Fostering Service Manager wil  consider whether the issues raised in the letter meet the 
grounds for representation. The Fostering Service Manager will write to the Foster Carer to 
indicate whether or not the appeal has been accepted. If accepted the matter wil  be referred 
to  the  Fostering  Panel.  The  Carer  wil   be  notified  when  their  representation  wil   be 
considered  by  Panel  which  wil   take  place  within  2  months  of  the  receipt  of  the 
representation. 
 
Fostering Panel Consideration  
The Fostering Panel wil  consider the representation, specifically, 
 
 
Whether or not the assessment procedures and process  were carried out 
 
The reasons for the Standardisation Panel’s decision and/or the outcome of 
the Payment for Skil s decision. 
  
 
The  Carer  will  be  given  the  opportunity  to  put  his  or  her  case  to  the  Fostering  Panel  in 
person 
 
The  main  focus  of  the  representation  process  is  to  consider  whether  the  assessment  of 
evidence has been conducted in accordance with the relevant policies and procedures. 
 
Representation Outcomes  
The recommendation of the Fostering Panel in matters of representation can be either  
 
 
The representation is UPHELD. 
 
 
The representation is NOT UPHELD  
 
In  both  cases  panel  wil   detail  the  reasons  for  their  decision.  The  recommendation  wil   be 
considered by the Agency Decision Maker who wil  notify the carer of the outcome in writing 
no more than 5 working days from the date of Panel.  
 
Financial Consideration  
In circumstances where the representation is made regarding a change in the Payment for 
Skil   level  to  a  lower  level,  the  higher  level  payments  wil   be  maintained  until  the 
Representation Process has been completed.  
 
FOSTER CARERS WITH RELEVANT PREVIOUS EXPERIENCE WHO JOIN THE 
STAFFORDSHIRE FOSTERING SERVICE  
An experienced Independent Foster Carer transferring to the Staffordshire Fostering Service 
to  care  for  children  aged  10+  may  come  in  at  Level  4.  They  wil   be  given  12  months  to 
produce  their  portfolio  of  evidence  for  the  Higher  Learning  Indicators  and  to  demonstrate 
they meet the performance criteria. Any transfer wil  be in accordance with the protocol for 
transfer between agencies. For those wishing to take children under the age of 10 Level 3 
payments may be made dependent upon experience. 
  
NEW APPLICANTS WITH RELEVANT PROFESSIONAL EXPERIENCE  
An  experienced  foster  carer  who  fosters  for  an  independent  fostering  agency  and  who  is 
transferring  to  Staffordshire  Fostering  Service  to  care  for  children  aged  10+  can  be  paid 
Level  4  fee  from  approval  providing  they  are  able  to  evidence  their  experience  and  skil s.  
They will be given 12 months to produce their portfolio of evidence for the payment for skil s 
scheme and to demonstrate they meet the performance criteria.  For those wishing to take 
children  under  the  age  of  10,  level  3  payments  may  be  made  dependent  upon  their 
experience.    Arrangements  for  the  proposed fee  level  will  be  made  with  the  carer  prior  to 
Last update August 2018 
 
155 

approval.  When  foster  carers  transfer  to  Staffordshire  and  continue  to  care  for  a  child  in 
placement  there  should  be  no  detriment  to  the  allowance  and  fee  that  the  foster  carers 
previously received for that child prior to the transfer.  Any transfer wil  be in accordance with 
the protocol for transfer between agencies. 
 
NEW APPLICANTS WITH RELEVANT PROFESSIONAL EXPERIENCE 
For  new  applicants  with  relevant  professional  experience,  entry  at  Level  3  can  be  agreed 
with  the  foster  carer  who  wil   then  have  6  months  to  produce  a  portfolio  of  evidence  to 
demonstrate they can meet the requirements of the payment for skil s scheme. 
 
 
FOSTERING RATES 2018/19 PAYMENT FOR SKILLS 
 
Level 1 
 
AGE RANGE 
WEEKLY ALLOWANCE 
WEEKLY FEE 
TOTAL 
0-1 
127.05 

127.05 
2-4 
130.06 

130.06 
5-10 
143.01 

143.01 
11-15 
171.08 

171.08 
16+ 
191.03 

191.03 
 
Level 2 
 
AGE RANGE 
WEEKLY ALLOWANCE 
WEEKLY FEE 
TOTAL 
0-1 
127.05 
43.61 
170.66 
2-4 
130.06 
44.45 
174.51 
5-10 
143.01 
51.66 
194.67 
11-15 
171.08 
70.98 
242.06 
16+ 
191.03 
81.13 
272.16 
 
Level 3 
 
AGE RANGE 
WEEKLY ALLOWANCE 
WEEKLY FEE 
TOTAL 
0-1 
127.05 
106.47 
233.52 
2-4 
130.06 
107.45 
237.51 
5-10 
143.01 
126.70 
269.71 
11-15 
171.08 
164.22 
335.30 
16+ 
191.03 
182.49 
373.52 
 
Level 4 
 

AGE RANGE 
WEEKLY ALLOWANCE 
WEEKLY FEE 
TOTAL 
0-9 
Level 4 not paid for 
 
 
children under 10 
10-15 years 
171.08 
283.29 
454.37 
16+ 
191.03 
321.02 
512.05 
 
 
 

Last update August 2018 
 
156 

 
Intensive Fostering Fee Levels: 
 
Fees paid to carers who are approved to provide placements for specific intensive fostering 
programmes  –  resilience  care,  fostering  disability  full-time  short  break  fostering  and  the 
Thrive placement schemes. 
 
A  fostering  fee  is  paid  at  a  higher  rate  is  outside  the  Payment  for  Skil s  scheme.    The 
programme  offers  solo  placements  to  children  and  young  people  who  require  intensive 
support.  Each programme has individual criteria that the carers are required to meet. 
 
AGE RANGE 
WEEKLY ALLOWANCE 
RETAINER 
TOTAL 
10 
171.08 
477.61 
648.69 
11-15 
171.08 
477.61 
648.69 
16+ 
198.03 
477.61 
675.64 
 
PAYMENT FOR SKILLS – ADDITIONAL PAYMENTS: 
 
In addition to the Payment for Skil s, the directorate wil  make additional payments. 
 
For carers on Payment for Skil s only, the following payments apply: 
 
  A  payment  of  £25  to  cover  initial  placement  expenses  will  be  made  for  those 
children  being  admitted  from  their  own  home  into foster  care.    This  will  enable 
carers  to  purchase  essential  items.  The  money  wil   be  brought  at  the  point  of 
placement by the child’s Social Worker and wil  not be deducted from the weekly 
maintenance allowance or any subsequent clothing allowance. 
  Where a carer takes a sibling group of three an additional payment of  £30 per 
child per week will be made.  For four children or more the fee will be £150 for 
the
 whole sibling group
  For  carers  who  have fostered for  more than two  years,  and have cared for  a 
child/children for more than 250 days in the year, a loyalty bonus of £300 will 
be paid. The year will run from 1st April to 31st March and the payment wil  be 
made the following April/May. 
 
 
JOINT FINANCE UNIT (VCPT) – PAYMENT DETAILS   
 
TIMING OF PAYMENTS 
The payment period runs from Sunday to Saturday, so a payment advice or cheque received 
on a Friday/Saturday will be in respect of the fortnight ending that Saturday. 
 
Al owances wil  continue to be paid when a child has an unplanned absence from placement 
for three days or less. There wil  be a deduction of this allowance when the absence is pre – 
agreed.     
Child benefit is not payable to foster carers who are in receipt of a weekly fostering 
allowance. 
 
Last update August 2018 
 
157 

Payment of all fostering allowances ceases the day before the young person reaches the 
age of 18 years. Fostering allowances are paid fortnightly, in arrears, by either BACS (a 
credit direct into your bank account) or by cheque posted on Thursdays, which should arrive 
on a Friday or Saturday. 
 
BACS payments are available for withdrawals to be made from Friday.  Cheques will take up 
to three days to clear through a bank account, or longer through a Building Society account. 
 
Carers presently paid by cheque can opt to be paid directly into their bank/building society 
account by phoning 01785 277180. 
 
CHECKING ALLOWANCES/ENTITLEMENT 
Carers should look carefully at the payment they receive to ensure that they are getting all 
the  allowances  they  are  entitled  to.    Please  contact  Staffordshire  County  Council,  Joint 
Finance Unit (VCPT), with any payment queries, or Tel: Stafford (01785) 277182 or 277180.   
 
Alternatively, you can email: xxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx or  
xxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx  
 
Where  young  people  are  moved  at  short  notice,  then  the  balance  of  any  part  weekly 
payments wil  not be expected to be returned. This practice does not automatically apply to 
Special Initiative Payments
 
Please be advised that it is a legal requirement that all remittance advices be retained for a 
period of six years.  This complies with the Statute of Limitations and meets both VAT and 
Tax compliance rules.  
 
CHANGE IN CIRCUMSTANCES 
The  child’s  Social  Worker  must  inform  Adult’s  and  Children’s  Financial  Services  (ACFS) 
immediately  of  any  change  in  circumstances.  The  carer  should  also  contact  ACFS 
immediately should a placement end to try and avoid any overpayments.  Any overpayments 
wil   be  re-claimed  by  deducting  25%  of  the  total  allowance  each  pay  run  until  the 
overpayment is cleared.   
 
OVER PAYMENTS 
 
Every  effort  will  be  made  to  ensure  that  the  overpayments  of  fees  or  allowances  do  not 
occur.    However,  foster  carers  have  an  individual  responsibility  to  check  all  payment 
information received and to contact the payment’s team immediately if an overpayment does 
occur.  In the event of an overpayment, the payments team will recover the full amount.   
 
Prompt arrangements for repayment should be formally agreed as soon as possible. 
The County Managers (Fostering and Adoption) will be notified by the payments team 
and  authorise  a  repayment’s  schedule  if  required  according  to  County  Council 
Financial policy and procedures.
 
Last update August 2018 
 
158 

INCOME TAX AND NATIONAL INSURANCE 
Foster carers are treated as self-employed for tax purposes. There is a specific tax scheme 
foster  carers  can  use  called  qualifying  care  relief.  The  scheme  calculates  a  tax  threshold 
unique to the fostering household which determines if a foster carer has to pay any tax from 
their fostering. 
Anyone who is self-employed must register to pay Class 2 National Insurance Contributions. 
If a foster carer’s taxable profit from self-employment is nil or below £5,965 (2015-16) they 
automatically qualify for the Small Profit Threshold (SPT) and wil  be exempt from paying the 
contributions. The individual circumstances of the foster carer will determine if this is the best 
option for them or whether they have to make other arrangements to maintain their national 
insurance record. 
Further  information  about  tax  and  national  insurance  is  available  on  HM  Revenue  and 
Customs website 
BENEFITS 
Foster carers are approved rather than employed by their fostering service, and this status 
has  a  particular  effect  on  means  tested  benefits.  In  the  main,  fostering  payments  when  a 
child  is  placed  with  a  foster  carer  are  disregarded  when  calculating  welfare  benefits.  
Alternatively,  foster  carers  may  be  able  to  claim  Working  Tax  Credit  because  fostering  is 
regarded  as  ‘work’  by  HMRC  when  they  have  a  child  in  placement.  However  it  is  also 
important to also remember that the benefit system can often change at short notice. 
Additional information in regard to Tax and Benefits can be found on the Fostering Network 
website in the finance section at  
https://www.thefosteringnetwork.org.uk  or by phoning 020 7620 6400 
If foster carers are stil  unsure about any of the above, they should speak to their fostering 
social worker. 
DISABILITY LIVING ALLOWANCE 
There are a number of benefits that foster carers can apply for on behalf of the 
children and young people they care for, including Disability Living Allowance (DLA).  
It is advisable that carers seek guidance from the Department for Work and 
Pensions (DWP) and the child’s Social Worker before applying for any benefits for 
the child. 
 
Disability Living Allowance (DLA) is a non-means tested benefit paid by the 
Department for Work & Pensions (DWP) to individuals who are disabled in order to 
provide financial support to meet the additional needs that they have as a result of 
their disability.   
 
Disability Living Allowance for disabled or terminally ill children may help with the 
extra costs of looking after a child who:  
 
  Is aged under 16 
  Has difficulties walking, or needs more looking after than a child of the same 
age who doesn’t have a disability. 
 
Last update August 2018 
 
159 

The current DLA rate depends on the level of help the child needs which may be 
informed by the undertaking of an assessment. 
 
Eligibility:  
 
Entitlement to DLA is subject to meeting all the eligibility criteria stipulated by the 
Department for Work and Pensions (DWP).  
 
Claims for a child under 16 are only paid when the child's disability means that they 
have substantial / additional needs above those of an average child of the same age. 
 
To qualify for DLA, a child must need additional help, above those of an average 
child of the same age, during the day and/or with everyday living tasks such as: 
 
•  Getting in and out of bed 
•  Going to the toilet 
•  Washing and bathing 
•  Extra help at school 
•  Dressing or undressing 
•  Playing and learning 
•  Eating and drinking 
•  Taking medicines 
•  Climbing stairs 
•  Turning over in bed 
•  Communicating with other people and learning social skills.   
 
For example, the child may need someone with them to: 
 
•  Stop the child from hurting themselves, or other people, because of 
behavioural difficulties 
•  Protect the child from dangers of which the child is unaware 
•  Prevent accidents. For example, children with learning disabilities or with 
autism and with poorer road sense could be at risk outdoors 
•  Guide a hearing impaired or partially sighted child to walk outdoors safely; 
•  Support a child with mental health problems to avoid becoming anxious and 
panicked in group/crowd situations.   
 
DLA is paid in two parts – the mobility component and the care component and is 
paid at different rates according to the child’s needs.  A child may receive one or 
both components. 
 
The care component is paid at a low, medium and high rate and may be payable to a 
disabled child from the age of three months, once the child’s needs have been 
assessed. 
 
The mobility component is paid at a low or high rate (i.e. higher? rate from age three 
and higher rate from age five).   
   
Any adult caring for a disabled or terminally ill child, providing the child is not in 
hospital or residential care for more than 28 days, can apply for this benefit. Although 
Last update August 2018 
 
160 

the foster carer does not need the permission of the parent to apply for DLA, it would 
be good practice for the child’s Social Worker to inform the parent of the foster 
carer’s intentions. 
 
If a child is in receipt of DLA prior to becoming looked after, the child’s Social Worker 
should be involved in discussions with the parent concerning the transfer of the DLA 
to the foster carer. The parent must notify the DWP that the child is no longer in their 
care and the foster carer must be advised by their Fostering Social Worker to make 
an application to the DWP to receive it. In the same way, if a child moves placement 
from one foster carer to another, the foster carer must notify the DWP. 
www.dwp.gov.uk 
 
Carers should seek advice from the DWP and must tell their Fostering Social Worker 
that they have applied for DLA, if they haven’t already spoken with their FSW.  
 
DLA is paid every four weeks to the child, not the carer. Normally, if the child is 
under 16 the carer acts as an appointee, otherwise, the young person, providing they 
are capable, can have the benefits paid to them directly into their own bank 
accounts. 
 
Foster carers should set up a separate bank account in the foster carer’s name into 
which the DLA will be paid. For young people aged over 16, the foster carers should 
set up a bank account in the child’s name. 
 
DLA expenditure 
 
The child's social worker and foster carer should agree the manner in which the DLA 
is to be spent, and this agreement should be recorded on the child's record, 
placement plan and reviewed during statutory visits to the placement.  The Fostering 
Social Worker should review the agreement in supervision with the carer.  
 
DLA should be spent by the foster carer in securing services and to support the 
child's additional needs. DLA is intended to support everyday living, and can be 
spent on a range of activities and equipment to meet the child's additional needs, 
e.g.: 
 
• 
Activities that are costly e.g. horse riding, sensory sessions (Please note that 
all escorts or helpers must have a current CRB check to ensure their 
suitability) 
•  Provision of an escort to enable social events to be attended 
•  A special holiday for the child, which could (in exceptional circumstances and 
prior to agreement) include covering the family’s expenses 
•  Extra support including child sitting, using DBS-checked sitters 
•  Individual equipment such as a computer or communication aids 
•  Specialist and/or replacement clothing, where there is excessive wear and 
tear on clothing, 
  
  
DLA should not be saved for the child to use in later years as this could result in 
them being penalised. For example, for a child reaching 16, a sum of between £6000 
Last update August 2018 
 
161 

and £16000 in their own bank account will affect their claim for income support and 
housing benefits. 
 
The child's bank statement details should be kept by the foster carer, along with 
records and details of expenditure. These records should be entered onto the child's 
record as a financial document, on a three-monthly basis by the child's Social 
Worker.  
 
Although foster carers are not expected to produce receipts, it would be good 
practice to do so to show how money is being used for the benefit of the child. Foster 
carers are expected to record how the DLA is used to promote the child’s outcomes 
within the placement. A record sheet (Appendix 1) is available to enable carers to 
evidence how DLA has been used.   
 
Personal Independence Payment (PIP) 
 
Disabled children aged over 16 can make an application for a Personal 
Independence Payment (PIP) which has replaced DLA for anyone aged 16-64 years.  
In order to confirm eligibility for a PIP, applicants will be required to undergo an 
assessment. 
 
If a child is in receipt of DLA and is approaching 16 years, they will automatically 
receive an application pack for PIP, approximately 28 days before their 16th 
birthday.  Personal Independence Payment (PIP)  
 
Further information: 
For further information on the appropriate use of DLA, contact the DLA Helpline on 
0345 712 3456, Monday to Friday, 8am to 6pm who will offer clarify. 
 
Claiming benefits - advice for members 
https://www.thefosteringnetwork.org.uk/advice-information/finances/claiming-
benefits/claiming-benefits-advice-members 
 
Disability Living Allowance (DLA) for children: 
https://www.gov.uk/disability-living-allowance-children/overview 
 
NATIONAL INSURANCE 
Al  foster carers who receive a reward from fostering are required to pay National Insurance 
contributions  as  self-employed  people,  which  wil   provide  benefits  e.g.  pension.  This  does 
not apply to Level 1 and Level 2 carers.  
 
Those  carers  whose  reward  payment  is  below  the  threshold  level  for  National  Insurance 
payments need a ‘Certificate of Small Earnings Exception’ from their local DSS office.  This 
does not, however, give entitlement to benefits nor give credit towards a pension. 
 
Carers at Levels 3 and 4 will need to register as self-employed and pay National Insurance 
contributions.    They  have  three  months,  from  the  time  they  become  liable  to  pay  tax,  in 
which to apply. 
 
 
Last update August 2018 
 
162 

PENSIONS: HOME RESPONSIBILITY PROTECTION 
Home Responsibility Protection (HRP) was made available to foster carers from 2004.  HRP 
protects the basic retirement pension position of people whose opportunity to work is limited 
because they are caring for children, or a sick or disabled person.  It also helps with 
bereavement benefits.  It is designed to have the simplest of qualifying criteria - namely as a 
'passport' entitlement based on the receipt of appropriate benefits.  For carers of children, 
Child Benefit is the trigger. 
 
Foster carers are not employees of the local authority and the allowance they receive for 
caring for a child is not normally subject to National Insurance or tax.  ‘Reward payments’ 
are made in certain circumstances, which are classed as earnings from self-employment and 
are liable for NI payments, but few foster carers receive these and some of them are granted 
exception from NI liability on the ground of low earnings. 
 
As the children cared for by foster carers are technically in the care of the local authority, 
foster carers are not entitled to Child Benefit for them.  Consequently, they are not covered 
by the HRP provisions for periods of foster caring unless they have children under 16 of their 
own. 
 
HRP has been extended to foster carers for each full tax year for which they are registered 
as an approved foster carer.  This means that they will be covered for periods when they are 
awaiting a placement and will benefit emergency foster carers who are ready to take in a 
child at any time.   
 
How HRP works 
The amount of basic (Category A) retirement pension a person is entitled to will depend on 
the number of qualifying years (i.e. years covered by national insurance contributions or 
credits) they have built up during their working life.  The working life runs from age 16 until 
state pension age.  In order to receive a full basic pension, 9/10ths of the working life 
normally needs to be covered by qualifying years.  The working life is currently 49 years for 
men and 44 years for women.  Therefore, for a full basic pension, a man needs 44 qualifying 
years and a woman 39. 
 
HRP reduces the number of qualifying years needed for a full basic pension.  However, it 
cannot reduce that number below 20.  The provisions apply equal y to men and women. 
 
The current maximum number of HRP years is 24 for men and 19 for women. When state 
pension age is equalized at 65 in 2020, both men and women will need 44 qualifying years 
for a full pension and HRP wil  cover a maximum of 22 years. 
 
The broad intention of HRP is to protect a person's pension over substantial periods of home 
responsibilities, not short periods of a few weeks or months; the legislation therefore applies 
to complete tax years during which a person satisfies the conditions. 
 
What has to be done? 
Foster carers need to complete claim form CF411, which they can get from social security or 
Inland Revenue offices and send it to the Inland Revenue.  They will need to enclose a letter 
of confirmation that they have been approved as a foster carer throughout the previous tax 
year.  This letter wil  need to be provided by the Local Authority which has approved them.  
Provided everything is in order, they wil  have their entitlement to HRP for that tax year noted 
on their National Insurance account. 
 
Last update August 2018 
 
163 

INSURANCE 
Foster Carers must inform both home and car insurance companies that they foster. They 
must have appropriate home insurance and fully comprehensive car insurance with business 
use for fostering.  If the companies impose an extra charge, i.e. for business use, this should 
be discussed with their Fostering Social Worker. Where a foster child has caused damage to 
a foster carer’s property, the carer should initially contact their insurance company.  Families 
First  have  an  insurance  policy,  which  covers  foster  carers  in  circumstances  where  an 
insurance claim cannot be met. 
FOSTER CARER INSURANCE – GUIDANCE NOTE 
The following insurance is provided in respect of Foster Carers, including those involved in 
the  Disability  Short-Break  scheme;  those  of  children  under  remand  from  the  Court,  and 
lodgings  providers  registered  with  Staffordshire  County  Council  and  involved  in  the 
Supported Lodging Scheme. 
 
Property Insurance 
 

 
Insurers: Travelers Insurance 
 
Policy Number: UCPOP 398807 
Indemnity Limit: £300,000 Buildings / £15,000 Contents any one household 
 
This  policy  provides  cover  to  all  property  belonging  to  persons  appointed  as  foster 
parents/supported  lodgings  provider  in  respect  of  damage  (wilful  or  otherwise)  caused  to 
Foster  Carer/Supported  Lodgings  Provider’s  property  by  the  foster  child  residing  with  an 
Insured Foster Parent/Supported Lodging Provider. 
 
It  is  a  contingent  policy  that  would  only  pay  if  no  other  policy  is  in  force  or  if  the  policy  in 
existence fails to pay out for some reason. Carer’s property is defined as follows: ‘Buildings 
and Contents belonging to an Insured Foster Parent/ Supported Lodging Provider’. 
 
The following is not covered under this policy: 
 
1. Theft of money 
2. Damage to Motor Vehicles (whether being driven or not) 
 
Where such damage or theft has occurred, the foster carer should discuss recompense with 
the fostering social worker. The policy is on a reinstatement basis and provides cover on a 
new for old basis. 
 
The  policy  would  cover  Foster  Carer/Support  Carers/Supported  Lodgings  Provider’s  own 
children’s  property  provided this  property  is  within the  Carer’s  home and forms  part  of  the 
household’s contents. The policy is subject to an excess of £100, which wil  be met by the 
Fostering  Service.    Standard  policy  terms  and  conditions  wil   apply  to  this  cover,  and  it 
should be noted that all claims should be reported to the Insurance Company within 30 days 
of the loss. 
 
Liability Insurance: 
 
Insurers: QBE Insurance (Europe) Ltd 
Policy Number: Y097981QBE0116A 
Indemnity Limit: £5,000,000 
Excess: nil 
Last update August 2018 
 
164 

 
This  policy  indemnifies  individual  Foster  Parents/Support  Carers  /Supported  Lodging 
Provider approved by Staffordshire County against any claim made by a third party against 
the  Foster  Parents/Supported  Lodging  Provider  arising  out  of  the  fostering  by  them  of 
children in care of Staffordshire County Council. 
 
The policy provides retrospective cover for Foster Parents arising out of claims made during 
the  currency  of  the  policy  in  respect  of  injury,  il ness,  loss  or  damage,  which  occurred, 
between  1st  April  1964  and  16th  June  1989  when  Policy  TP-2A004-0183  was  effected.  
During  this  period  of  cover,  the  Indemnity  Limit  was  £1,000,000  and  not  as  stated  above.  
Cover for period 16th June 1989 to 30th April 1998 provided under policy TP-02A004-0183 
with  Indemnity  Limit  of  £1,000,000.  Standard  policy  terms  and  conditions  wil   apply  to  this 
cover. 
EQUIPMENT 
Equipment is provided through the Fostering Social Worker via the issue of an official order 
giving details of the items to be purchased and maximum amount to be spent. The type of 
equipment  that  family  placement  provide  is  detailed  in  1.  In  exceptional  circumstances 
permission wil  be given for carers to make the purchase and for money to be reimbursed on 
submission of the receipt. 
 
DISABILITY SHORT BREAK PAYMENTS 
When a link has been set up the child’s Social Worker will complete a SW734 and 
forward it to JFU. Payments for each session or series of sessions are initiated by 
the Fostering Social Worker who will complete the Form SW807 for each date the 
child is in placement. 
 
Payment is as follows: 
 
Intros/Meetings 
£15.85 
Up to 84 hours 
£185.50 
Up to 6 hours 
£31.60 
Up to 96 hours 
£205.25 
Up to 12 hours 
£47.40 
Up to 108 hours 
£224.95 
Up to 24 hours 
£63.20 
Up to 120 hours 
£244.70 
Up to 36 hours 
£94.70 
Up to 132 hours 
£264.50 
Up to 48 hours 
£126.30 
Up to 144 hours 
£284.20 
Up to 60 hours 
£146.00 
Up to 156 hours 
£303.95 
Up to 72 hours 
£165.80 
Up to 168 hours 
£323.65 
 
Where agreement has been given by the area social work team to cover transport 
costs, the mileage will be paid at the rate of 40p per mile. 
 
Any equipment required will be provided through the Family Placement Social 
Worker, in conjunction with the specialist OT services. See previous sections for 
details of equipment, insurance, tax etc. 
REMAND PAYMENTS  
 
Payments  to  remand  foster  carers  are  initiated  by  the  child’s  social  worker  through 
submission of a SW734 to JFU (VCPT). 
 
Last update August 2018 
 
165 

Remand carers receive a payment of £450.00 per week or £65 per day for periods of less 
than one week. 
 
 
EMERGENCY DUTY SERVICE FOSTERING 
 
Foster  carers  wil   be  available  on  a  rota  to  accept  placements  made  by  the  County 
Emergency  Duty  Service  Social  Workers  (EDS)  outside  normal  office  hours.    This  wil  
increase placement choice, reduce the need to use residential emergency beds and enable 
siblings to be placed together. 
EDS Incentive Fee: Carers will receive £50 for one child, £75 for two children and £100 for 
three  or  more,  in  addition  to  payment  of  the  appropriate  for  skil s  level  (paid  pro  rata).  
Placement should be until the next working day only. 
LOANS TO FOSTER CARERS 
Staffordshire County Council may authorise the provision of a loan to Foster Carers under 
duties set out in Section 23 Children Act 1989, to provide accommodation and maintenance 
for children they are looking after. 
Applications for loans for conversion or extension to the carer’s property, or for the purchase 
of  a  larger  vehicle,  will  be  considered  by  the  Directorate,  for  carers  approved  by  the 
Authority.  This  is  to  enable  carers  to  be  supported  in  the  fostering  task  through  providing 
additional accommodation for fostering or a larger vehicle where it is necessary due to the 
number  of  people  in the  family  or  an  adapted  vehicle  when  caring  for  a  severely  disabled 
child.  
Al   loans  exceeding  £4,999  wil   be  secured  through  a  legal  charge  against  the  carer’s 
property  and  will  be  repayable  by  instalments  over  an  agreed  period  of  time.    Should  the 
carers cease to foster for the Authority, the outstanding balance of the loan wil  be repayable 
in full.  
Loans of £4,999 or less wil  remain unsecured but will be subject to a clause in the contract 
requiring repayment of the loan in full should the carer cease to foster for the authority.  
Loans  wil   be  re-paid  through  instalments  by  standing  order  /  direct  debit  payable  to 
Staffordshire County Council. 
The  provision  of  a  loan  will  be  subject  to  the  standard  terms  set  out  below,  unless 
exceptional  circumstances apply,  and agreed by  the  Service Manager (Fostering  services) 
or  Head  of  Provider  Services  (Looked  after  Children),  dependent  upon  the  amount  and 
whether secured. 
 
STANDARD TERMS 
Parties
: Staffordshire County Council and Foster Carers approved by Staffordshire. Special 
Guardians and Adoptive parents where children have been placed by Staffordshire. 
Security: Al  loans of £10,000 and above to be secured by way of a legal charge against the 
carer’s  property,  in  favour  of  Staffordshire  County  Council.  The  outstanding  balance  will 
become repayable in full should the carers cease to foster for Staffordshire. Where the loan 
required is for less than £10,000, there will be a clause in the contract requiring repayment in 
full should the carer cease to foster for Staffordshire. 
Should the borrower miss any two payments in any six month period they will be required to 
repay in full the outstanding balance, and the contract will come to an end. 
Last update August 2018 
 
166 

Amount  to  be  advanced:  Loans  of  less  than  £30,000  to  be  determined  by  the  County 
Manager following application to, and positive recommendation from Resource Panel. Loans 
above £30,000 require a positive recommendation from resource Panel and the agreement 
of Strategic Lead Looked After Children Services. 
Period  of loan: the  maximum  period wil   be  the date of the  18th  birthday  of  the  youngest 
foster child at the point of the agreement for long term placements or for an agreed number 
of  years.  Relocations/extended  loan  periods  may  be  considered  in  exceptional 
circumstances 
Repayment  of  loan the  borrowers  wil   make monthly  payments  by  standing  order /  direct 
debit to Staffordshire County Council. 
Early termination of the agreement: wil  occur when the loan is repaid in full or where the 
borrower ceases to foster for Staffordshire. There will be no penalty for early repayment. 
Interest: loan to be interest free. 
 
PROCEDURE  
1.1  
Families First is committed to providing the right support to our families and carers. 
Sometimes this requires agreeing financial support to assist with home adaptations in 
order to provide suitable accommodation for children being placed, or growing older 
in their placements; or in order for a household to purchase a larger vehicle to meet 
their needs as carers.  
 
1.2 
This type of financial support is agreed under duties set out in Section 23 (Children 
Act 1989), to provide accommodation and maintenance for children they are looking 
After (Special Guardianship Orders Regs 2016)  
 
1.3  
Al  loans over £10,000 wil  be secured through a legal charge against 
the carer’s property and wil  be repayable by instalments over an agreed 
period of time. If the carers cease to foster for the Local Authority, the 
outstanding balance of the loan will be repayable in full. 
 
1.4  
Loans of £10,000 or less will remain unsecured but wil  be subject to a 
clause in the contract requiring repayment of the loan in full should the 
carer cease to foster for the Local Authority. 
 
1.5  
Loans will be repaid through instalments by standing order / direct debit 
payable to Staffordshire County Council. 
 
1.6 
Recipients of loans must understand that they are legally bound by the conditions of 
the contract issued by Staffordshire County Council to repay any loan amount in full.  
 
1.7 
Where the recipient of a loan is experiencing difficulty maintaining their repayments, 
they should contact Staffordshire County Council Order Payments team at the 
earliest opportunity.  
 
1.8 
Decisions in relation to changes in the terms of repayment schedules will be passed 
to the Resource Panel for consideration and agreement. 
 
1.9 
Where the recipient of a loan has defaulted and the Resource Panel is not satisfied 
that an effective repayment plan is in place, the outstanding debt will be passed to 
Staffordshire County Council’s Debt Recovery Team. Legal action wil  be instigated 
to recover outstanding debt where required.    
Last update August 2018 
 
167 

 
1.10   The provision of a loan wil  be subject to the standard terms set out below, 
unless exceptional circumstances apply, and agreed by either the County Manager 
(Adoption/Fostering Services) or the Strategic Lead, Looked After Children Services. 
 
 
2. 
Procedure for Home adaptions 
 
2.1 
Al  practitioners are reminded that, in their discussions with carers and potential 
carers, they must remain realistic about the provision and availability of this type of 
financial support. It is not fair to unrealistically raise cares/prospective carer’s 
expectations before the outcome of a fair and transparent assessment and decision-
making process.  
 
2.2 
 All practitioners share a responsibility to manage carers/prospective carer’s 
expectations. 

 
2.3 
When considering issues around the need for home adaptations the following must 
be considered: 
 
  Is this absolutely essential in order to meet the needs of the child being 
placed/in placement? 
  Have all possible solutions to meet the identified needs been explored? 
  Is this an immediate or future need (if it’s a future need can we consider other 
options like support with rehousing)?   
  What is the most cost-effective way to achieve a good enough outcome in 
order to meet the child/ren’s needs? 
 
2.4 
Al  requests for financial support must be raised with the Team Manager.  
2.5 
The Team Manager can decide to reject the request or support the request from their 
own team budget (e.g. S.17) for up to £1,000. 
2.6 
For higher cost arrangements, the Team Manager can consider supporting a request 
to the Families First Resource Panel. 
2.7 
Before supporting a referral to the Resource Panel, the Team Manager must meet 
with the carers/prospective carers and undertake a visual inspection of the home, 
taking into account the principles set out above. 
2.8 
The Team Manager should make a key decision supporting the need for financial 
support to be considered by the Resource Panel and include this when booking onto 
Panel. 
2.9 
The carers/prospective carers must be informed that there is stil  a process to go 
through and their expectations must be managed. They will be required to provide 
detailed information about their household finances and costings in relation to any 
work proposed. They need to remain open to critical chal enge/creative thinking 
about ways to achieve the outcomes needed in the most cost-effective way. 
 
2.10  Resource Panel wil  only consider applications for loans where they are in receipt of 
all information. 
 
2.11  Where required, Resource Panel will make time available to discuss potential 
applications with team managers and practitioners in order to arrive at ‘in principle’ 
decisions to help support early decision-making/care planning. 
 
2.12  No indication of a decision should be given to carers/prospective carers before this is 
formally agreed at Resource Panel.  
Last update August 2018 
 
168 

 
2.13  Applications to the Resource Panel for home adaptations from Care Planning & 
Court and/or Safeguarding Team Manager’s wil  be considered. NB: Panel wil  not 
consider any other applications for funding outside of Regulated Services.  
 
 
3. 
Procedures for accessing car loans 
 
3.1 
Car loans to carers should only be provided where there has been an assessed need 
that the household require a larger/different vehicle in order to meet the needs of the 
children who have been placed. 
 
3.2 
Requests should not exceed £12,000 unless exceptional circumstances have been 
identified.  
3.3 
Social Workers supporting requests for car loans must take into account the carer’s 
current and future commitment to their role and the carer’s ability to repay the loan 
without it impacting adversely on the children in placement. 
 
4. 

Resource Panel Process  
 
4.1  
With the agreement of their Fostering Social Worker, carer’s must complete the 
application form for Home Adaption/Extension or Purchase a Larger/Adapted 
Vehicle, 
attaching the necessary estimates/quotes. 
 
4.2 
Panel wil  consider ‘in principle’ decisions, where this is required. 
 
4.3 
The Team Manager wil  review the application and make a decision re progression to 
Resource Panel. Team Managers are required to complete the applications re home 
adaptions over £1000. 
 
4.4 
The completed ID1 Application form and estimates will be forwarded to the Resource 
Panel Administrator. 
 
4.5 
The Resource Panel wil  consider all applications for loans between £1,000 and 
£30,000 and make a decision, setting out clearly the basis upon which the loan has 
been agreed. 
 
4.6 
Any unsecured loans and/or secured loans exceeding £30,000 wil  be considered by 
Resource Panel and a recommendation made. These will then be escalated to the 
Strategic Lead, Looked After Children Services, who wil  consider the application and 
the Panel recommendation and make a decision, setting out the basis upon which 
the loan has been made. 
 
4.7 
The signed application form will be forwarded to Legal Services who will arrange 
through Property Services, in cases where the loan is to be secured against the 
carer’s property, for the property to be surveyed to establish whether there is 
sufficient equity to absorb a legal charge. Where there is insufficient equity, the 
County manager (Adoption/Fostering Service) will consider whether the request is 
exceptional so as to justify an unsecured loan in excess of £10,000 being made. 
 
4.8 
Legal Services wil  liaise directly with the carer to explain the process, 
the proposed agreement. 
 
4.9 
Legal Services wil  draw up and execute the contract, ensuring that any 
Last update August 2018 
 
169 

legal charge is set against the property. 
 
4.10  The application form wil  be forwarded to the Joint Finance Unit (JFU) by 
Legal Services in order for the finances to be released on the agreed date 
 
4.11  The carer wil  provide proof of purchase to the JFU to confirm the loan has been 
used to purchase the vehicle for which it was agreed. 
 
4.12  For extensions to properties, the carer will send a copy of the Building 
Regulation’s Certificate to the Resource Panel as proof that the building works have 
been completed and to a satisfactory standard. 
 
4.13  Recipients of loans are contractual y obliged to inform the Local Authority where 
these circumstances change. Where required, fostering social workers wil  inform the 
Families First Finance Manager where circumstances arise that may impact upon the 
full repayment of the loan. 
 
5. 

Financial Matters:  
 

5.1 
Once a signed legal contract is received from Legal Services, the 
following action will be taken by Families First Joint Finance Unit: 
 
a)  Issue loan payment to the carers in accordance with the above legal document 
ensuring that loan repayments are calculated exactly to ensure that that the total 
amount to be repaid equates to the contract sum and the standing order / direct 
debit mandate. 
 
b)  A Sales Order will be raised against the carers, where applicable, with all 
paperwork being forwarded to the FF Debt Recovery Officer. 
 
c)  The FF Debt Recovery Officer will send a letter to the carers informing them of 
their repayment obligations as outlined in the approved contract. 
 
d)  On receipt of the returned signed standing order / direct debit bank mandate 
form, the FF Debt Recovery Officer will forward this completed document to the 
carer’s bank. 
 
e)  A copy of the Building Regulation’s Certificate will be sent to JFU by the carer as 
proof that the building work has been completed and to a satisfactory standard. In 
the case of purchase of a vehicle proof of purchase will be sent to JFU. 
 
f)  In the event of any two payments not being made in any six month period, the FF 
Debt Recovery Officer wil  liaise with the child’s social worker and Legal Services 
with a view to terminating the contract and seeking immediate recovery of the 
outstanding balance of the loan. Should this amount not be paid by the borrower 
on request, the FF Debt Recovery Officer wil  instigate normal debt recovery 
procedures. 
 
g)  The FF Debt Recovery Officer will notify Legal Services when loans have been 
fully repaid that have been secured against the carer’s property. 
 
h)  The register of loans maintained by the JFU wil  be reviewed on a 6 monthly 
basis by the FF Finance Manager and forwarded to the relevant County 
Last update August 2018 
 
170 

Manager, (Adoption and/or Fostering) for identification and notification to the JFU 
of any breaches in the carer’s contractual obligations. 
 
JDU wil  notify Legal Services and the Fostering Social Worker when the loan has been fully 
re-paid. 
 
Last update August 2018 
 
171 

SECTION SEVEN 
DISABILITY FOSTERING TEAM 
 
Disability  Fostering  is  a Short-Break  Service,  which  links  families  of  disabled  children  with 
individuals  and  families  who  can  provide  their  children  with  short-term  care  on  a  regular 
basis. 
 
ACCESS AND CRITERIA (for children and young people who access the service) 
 
The aim of the service is to promote the upbringing of the children and young people within 
their own families. The careful matching process when placing a child/young person adheres 
to  working  in  partnership  with  the  young  person  and  their  parent/carer  along  with  other 
agencies to provide the best possible individual service to all.  
 
When  foster  care  is  provided  as  a  short  term  break  for  a  child,  arrangements  should 
recognise that the parents remain the main carers for the child. The parents remain central 
to the promotion of the child’s health and education at all times. 
 
The  series  of  short  term  placements  to  which  this  regulation  applies  may  be  treated  as  a 
single placement. 
 
Al  Disability Fostering referrals are processed through the two Disability Resource Panels, 
East & West.   
 
  Disability Fostering is a planned service. 
 
  The referral for Disability Fostering is an agreed referral made in conjunction with the 
family and child/young person. 
 
  The child is aged between 3 and 16 years at the time of referral. Children outside this 
age range will need to seek guidance from the relevant Disability Resource Panel. 
 
  The  referral  to  the  service  is  in  line  with  Staffordshire’s  Children  with  Disabilities 
Services  Eligibility  Criteria  for  which  the  Matrix  of  Need  is  used.  The  Disability 
Fostering Team will be accessed at level 2 or level 3 of the Matrix of Need. 
 
  The quantity of service provided will be up to a maximum of 29 overnight stays per 
year.  Additional  stays  must  be  agreed  by  the  Head  of  Service  or  through  the 
Disability Resource Panel. 
 
  To  meet  the  needs  of  the  child  efficiently,  it  is  essential  for  a  social  worker  to  be 
allocated to a child to access and maintain the service.  
 
 
 
 
 
 
 
 
Last update August 2018 
 
172 

PLACEMENT PROCESS 
 

  Monthly  Service  meetings  are  held  to  discuss  resources  and  potential  links  for 
children awaiting a placement. 
 
  Once a possible match has been identified, the child’s social worker and Disability 
Fostering  Social  Worker  will  discuss  the  proposed  placement  in  greater  detail. 
Meetings  will  take  place  between  the  Parent/Carer,  Disability  Short  Breaks  Carer, 
Child, Child’s Social Worker and Disability Fostering Social Worker.   
 
  A Risk assessment wil  be completed prior to placement.  
 
  Once the link has been agreed by everyone, in addition to the mandatory placement 
paperwork,  the  Child’s  Social  Worker,  family  and  child  wil   complete  the  child’s 
passport containing details of the child’s needs and wishes.   
 
LEVEL 5 FOSTER CARE FOR DISABLED CHILDREN (Contract Care) 
 
In  line  with  guidance  through  “Aiming  High  for  Disabled  Children”  which  states  that  “the 
570,000  disabled  children  in  England  around  100,000  of  whom  have  complex  care  need, 
need support from a wide range of services.” 
 
Our remit under ‘Aiming High’ is to recruit five households to meet the needs of the following 
groups of children:   
1.  Children  and  young  people  with  Autistic  Spectrum  Disorder  (likely  to  have  other 
impairments) 
 
2.  Children and young people with complex health needs 
 
3.  Children and young people with moving and handling needs 
 
4.  Children  and  young  people  where  chal enging  behaviour  is  associated  with  other 
impairments 
 
Level  five  carers  are  paid  a  weekly  fee  plus  allowances  in  recognition  of  the 
complexity of the Children’s needs  
 

EXPECTATIONS OF LEVEL 5 CARERS  
   This will provide 230 placement nights with the child in placement plus 10 days 
allowed covering training, reviews etc. 
 
  Carers  would  be  expected  to  work  a  minimum  of  30  weekends  per  year  and  be 
available for placement for the majority of the school holidays. 
 
  Sick leave - carers would be expected to submit a letter from the GP after 2 weeks if 
they were unable to care because of sickness. The fee would continue to be paid for 
one calendar month, should the sickness continue the fee would reduce to half for 2 
months.  Should  this  exceed  3  months  and  prevent  them  from  caring,  their  fitness 
would have to be assessed with the help of their GP or consultant. 
 
  Resignation - a three month notice period would be expected from carers to enable 
an alternative provision to be arranged. 
 
Last update August 2018 
 
173 

CRITICAL ILLNESS/CHILD DEATH IN PLACEMENT 
 
Guidance for Foster carers of children who have no Advanced Care Plan 
(An  Advanced  Care  Plan  is  drawn  up  by  family/carers  and  health  professionals  involved 
when it is clear that a child has a life threatening or life limiting condition, it is led by Health) 
 
When a child is critically ill in placement 
 
Why procedure is required 
 
Local  Safeguarding  Children  Boards  have  responsibilities  set  out  in  statutory  regulations 
when 

child 
dies 
(Working 
Together, 
Chapter 
7, 
2010). 
http://www.staffsscb.org.uk/NR/rdonlyres/B423F1E7-9E1E-4C51-BF56-
364932A39B59/152049/10AOverviewDocument.pdf 
 
 
Purpose of Document 
 
This  document  provides  details  of  the  procedure  which  is  to  be  followed  in  the  event  of  a 
critical il ness or child death in placement, and includes guidance and information for foster 
carers. 
 
The  procedure  to  follow  if  a  child  is  in  placement  with  foster  carers  and  is  taken 
critically ill or appears lifeless, then the foster carer will take the following action: 
 
1.  The foster carer is to stay with the child.  If alone, take the phone to the child and phone 
999.  Give details of the child and il ness to the operator, plus any details of open access 
to a hospital ward.  
 
2.  The  foster  carer  is  to  follow  the  Health  care  plan  guidance  in  carrying  out  CPR  as 
appropriate to the child. 
 
3.  The  Emergency  Operator  wil   stay  on  the  phone  and  guide  you  until  the  ambulance 
personnel  or  paramedic  arrives  to  take  over.  The  foster  carer  wil   collect  the  child’s 
emergency file, medication and most recent medication chart for the hospital. They wil  
require details of the last medication given.   
 
4.  On the arrival of the paramedics/ambulance personnel, the foster carers wil  be guided 
by them as to when it is appropriate to contact the child’s parents and inform them of the 
situation.  The paramedics wil  guide the foster carer as to whether the child is taken to 
hospital and if so, which one.  
 
5.  The  foster  carer  wil   inform  the  child’s  social  worker  as  soon  as  practicably  possible.  
After this the foster carer will contact their supervising social worker or the relevant team. 
 
6.  If out of hours, contact the duty social worker  Tel No. 01785 354030, or 0845 6042 886  
 
7.  Medical personnel wil  be available to take charge at the hospital.  They wil  require the 
following details:-  medication sheet, full name, date of birth, address, names of parents, 
contact details, diagnoses, any recent  il ness, allergies, names of consultants if known, 
or which hospital they are seen at.  They may also need the child’s current medication. 
 
8.  At the first opportunity, the foster carer is to record the child’s health and behaviours prior 
to the incident.  This is information which may clarify the onset of the il ness 
 
Last update August 2018 
 
174 

9.  The  child’s  social  worker  and  Medical  staff  are  responsible  for  following  statutory 
procedures which may lead to an investigation. 
 
10. The child’s sudden death may lead to an investigation.  If so, information collated by the 
Foster  carer  will  be  removed  at  the  earliest  opportunity.    Foster  carers  may  also  be 
required to be interviewed by the Police 
 
Procedures for Children in Placement with Advanced Care Plan 
 
1.  Foster  carers  are to be informed  where a child is  in placement  with an  advanced  care 
plan, or where such a plan is made during a child’s placement.  
 
2.  The advanced care plan wil  be discussed with foster carers either during the placement 
meeting or at the time of drawing up the advanced care plan. 
 
3.  The  foster  carers  wil   have  a  copy  of  the  advanced  care  plan  to  give  to  medical 
personnel as necessary. 
 
4.  In  case  of  critical  il ness  or  death,  Advanced  Care  Plan  recommendations  are  to  be 
followed. 
 
Carer support 
 
1.  The  Supervising  Social  Worker  or  colleague  wil   contact  the  carer  on  the  same  day  if 
require or on the next working day at the latest, and will visit within two working days in 
order to clarify support needed. 
 
2.  Appropriate times wil  be arranged to collect the child’s belongings, files equipment etc 
 
3.  Support  wil   be  offered  from  the  fostering  social  worker  to  attend  the  funeral  and  an 
ongoing support plan wil  be agreed. 
 
4.  Ongoing  contact  with  the  child’s  family  and  other  implications  to  be  discussed  in  the 
Foster carers’ supervision. 
 
5.  Additional contact numbers 
 
      Fostering Network - Bethan Houston – 01905 622459 
                                       Email - xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx  
 
 
 
Last update August 2018 
 
175 

SECTION EIGHT 
INTENSIVE INTERVENTIONS 
 
Working together with specialist staff from social care, mental health and the youth offending 
service,  our  Intensive  Interventions  foster  carers  provide  different  types  of  specialist 
placement for exceptionally hard-to-reach young people who often require a solo placement. 
 
RESILIENCE FOSTERING (LEVEL 5)
 
 
Resilience Fostering (Level 5) is a family finding project delivered jointly by the Staffordshire 
Fostering  service  and  the  North  Staffordshire  Combined  Healthcare  NHS  Trust  and  is 
located within the Intensive Interventions arm of the fostering service. The approach in this 
model is centred upon resilience theory.  
 
Young people entering these solo foster placements are usually aged 10-13 and do so from 
the  residential  sector  where,  following  a  period  of  preparation,  consultation  with  their  birth 
family and with the consent of the young person they are provided a solo foster placement 
within a long term family unit. 
 
Applicants for Resilience Fostering are usually professionals with a knowledge of the social 
care system (residential workers, police officers, foster carers, nurses, teachers and so forth) 
who commit to the usual Form F assessment but also an additional psychological screening 
(the Attachment Style Interview) to ensure their suitability for this chal enging work. Carers 
are paid a high professional fee in addition to the fostering allowance and receive 36 days 
paid respite annually.  
 
Close  support  to  these  placements  is  guaranteed  via  a  network  which  includes  a  clinical 
psychologist,  social  workers,  learning  mentors,  respite  foster  carers  and  education  tutors. 
This team meets with the foster carer weekly to ensure the plan for the young person is on 
track and working well for everyone. The Resilience Fostering social workers also offer out 
of hours support 24/7. 
 
The rationale 
 
Evidence from research tells us that children are best able to overcome adversities if they 
have  a  strong  support  network,  positive  school  experiences,  a  belief  that  their  own  efforts 
can  make  a  difference,  opportunities  that  promote  competence/emotional  maturity  and 
exposure to chal enges that develop problem solving and emotional coping skil s. 
 
The  single  most  important  factor  in  promoting  resilience  in  children  is  a  secure  and 
supportive  family.  Securing  and  supporting  the  resilience  of  their  foster  carers  is  just  as 
important to the success of a placement.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Last update August 2018 
 
176 

REMAND FOSTERING 
 
New  legislation  introduced  in  May  2012  (the  Legal  Aid,  Immigration  and  Sentencing  of 
Offenders Act) wil  mean some young people age 10-17 involved in court proceedings who 
were  formerly  remanded  to  secure  custody  may  now  instead  be  offered  the  support  of  a 
foster  family  whilst  they  await  their  court  appearance.  In  only  some  cases  might  these  be 
solo placements; many other young people may benefit from joining a larger family, including 
where  other  foster  children  may  be  present.  The  placement  match  is  risk  assessed  and 
undertaken in full consultation with the providing family and their supervising fostering social 
worker. Remand foster carers (irrespective of their payment for skil s level) receive a fixed 
high  professional  fee  in  addition  to  the  usual  fostering  allowance  for  the  duration  of  the 
placement.  
 
This  is  a  welcome  development  as  sending  young  people  to  custody  to  await  court  has 
proved highly detrimental for many young people, the majority of whom research shows will 
abandon their offending behaviour post-adolescence. 
 
Time  spent  in a foster family  and away  from  negative peers  can  be  used constructively  to 
counsel  them,  educate  them,  model  pro-social  behaviours  and  introduce  new  positive 
choices for young people. 
 
A typical period of remand is 12 weeks, during which time the foster carer ensures the young 
person  attends  any  legal  meetings  or  court  appearances,  the  remand  social  workers 
undertake  a  timetable  of  direct  sessions  with  the  young  person  and  the  education  worker 
ensures the young person’s education or training obligations are fulfil ed.    
 
A  suite  of  materials  are  available  to  inform  the  public  and  enquiring  professionals 
about  Resilience  Fostering  (Level  5),  Intensive  Fostering  and  Remand  Fostering. 
Information 

can 
be 
sought 
via 
www.care4child.org/fostering-in-
staffordshire/fosteringlevel5.php  
 
Or for further information and a discussion on any of the above contact: 
 
Brian Johnson, 
Programme Manager,  
Intensive Interventions 
Tel:   01785 277368 
Mob:  07969 242584 
xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Last update August 2018 
 
177 

SECTION NINE 
FAMILY & FRIENDS 
 
 
Family & Friends Team 
When parents have difficulties at home and their child is suffering as a result, s/he may need 
to  be  looked  after  by  someone  else,  for  example  a  relative,  friend  or  other  person  who  is 
connected  with  the  child.  These  arrangements  can  be  made  directly  between  parents  and 
their relatives or friends or a social worker may be involved because they are concerned that 
the child is suffering significant harm and do not believe it is safe for the child to remain in 
the parents’ home.  
When  a  social  worker  is  involved  the  child  becomes  a  ‘looked  after  child.’  Staffordshire 
County Council is committed to placing children with a relative, friend or connected person to 
the child, before considering placing them with unrelated foster carers, unless that is not in 
the child’s best interests. This can be a short term arrangement or may be on a permanent 
basis; it can also be done in an emergency. 
If  you  are  a family  member,  friend  or  other  connected  person  and  the  child  is  placed  with 
you, when they are ‘looked after’, you will be assessed by the Family and Friends Team.  
 
Family & Friends Foster Care:  
Children who reside in Family and Friends foster care are under 18 and are either subject of 
a care order, or who are accommodated voluntarily.  These placements are made following 
an assessment by the Local Authority who having made the decision that the child should be 
‘looked  after’  have  a  legal  responsibility  to  provide  accommodation  in  an  approved 
placement, which may be a placement with a Family & Friends Foster Carer. 
The assessment involves a social worker from the Family and Friends Team talking with and 
gaining information from the prospective carer and child/ren, to establish if the placement is 
in  the  child’s  best  interests.    The  Family  and  Friends  social  worker  wil   also  undertake 
relevant checks, including CRB checks, health checks and undertake visits to referees. 
Fol owing  this,  all  the  information  is  gathered  and  a  report  is  presented  to  the  Fostering 
Panel, who make a recommendation on whether to approve the carers as foster carers (see 
information on Fostering Panel on page 61). 
To be approved as a Family and Friends foster carer, there are a number of regulations and 
standards that have to be met, to ensure the child/ren wil  receive all the support they need 
to be happy and safe. 
 
Support to Family and Friends Foster Carers: 
Fol owing  approval  as  foster  carers,  Family  and  Friends  Team  will  continue  to  provide 
support, information, advice and guidance to carers and children to ensure that they are able 
to make informed decisions about the options available to them. 
 
 
 

Last update August 2018 
 
178 

Support Groups:  
There are also a number of Family and Friends foster carer support groups which are held 
County wide on a monthly basis.  The support groups provide carers with an opportunity to 
meet people in similar situations, share good practice, support one another over a cup of tea 
and listen to guest speakers. 
 
Additional Support:  
Al  Family & Friends foster carers are provided with the same level of support as other foster 
carers approved by Staffordshire Families First, Looked after Children - Fostering Services, 
which  includes  membership  to  the  Fostering  Network  access  to  the  ful   range  of  training 
opportunities afforded to other approved foster carers. 
Family & Friends foster carers are required to complete the  CWDC ‘Training, Support and 
Development’ - Standards for Foster Care within 18 months of the approval. 
Family  &  Friends foster carers  have an  allocated  social  worker from the  Fostering  Service 
who wil  visit on a regular basis, making scheduled and unannounced visits.  They wil  also 
review the approval of the foster carers, at least on an annual basis. 
 
Financial Implications:   
Accountability  for  the  placement  of  Looked  after  Children  resides  with  the  Local  Authority.  
Al   Family  &  Friends  foster  carers  are  paid  a  level  of  allowance  in  line  with  Families  First 
Fostering Service’s Finance Policy. 
 
Duties/Services undertaken by the Family and Friends Team: 
The Team has a broad remit which can be summarised within the following areas: 
  Undertaking  Viability  Assessments  (these  are  the  initial  assessments  to  establish 
whether the placement appears to be in the child’s best interests) 
  Undertaking  Ful   Assessments  (including  those  following  placements  made  under 
Regulation 24 CPPR 2010) 
  Regulating and supporting approved family and friends foster carers 
  Undertaking Special Guardianship Reports 
  Supporting  Special Guardians 
  Undertaking Private Fostering Assessments and statutory undertakings 
  Regulating and supporting Private Fostering Arrangements 
  Providing a county wide daily duty service to colleagues  
  Promoting good care planning and advice in respect of regulatory requirements. 
  Providing social workers in court with urgent access to advice/ information re process 
and timescales 
 
Guiding Principles and Values of the Family and Friends Team: 

  The welfare of the child is of paramount importance, and wherever possible children 
and  young  people  should  be  brought  up  by  their  wider  families  and  friends,  if  they 
cannot remain with their parents. 
Last update August 2018 
 
179 

  In  order  to  promote  a  child’s  welfare,  support  wil   be  based  on  the  needs  of  child, 
rather than their legal status.    
  Family and friends carers will be provided with support to ensure that children do not 
become, or remain in care longer than is needed. 
  Where  children  live  in  family  and  friends  care,  the  Family  and  Friends  Team  will 
provide  support,  information,  advice and guidance  to carers  and children  to ensure 
that they are able to make informed decisions about the options available to them. 
  Parents  will  be  supported  to  retain  their  responsibilities  and  to  remain  closely 
involved with their child(ren), even if their child(ren) cannot live at home with them. 
  The Family and Friends Team will consult with children about their care, involve them 
in all decisions made about them, and take their wishes and feelings into account in a 
way which is appropriate to their age and understanding. 
  Staffordshire Families First Specialist Services wil  ensure it meets its legal duties in 
relation to family and friends placements. 
 
For further information please contact: 
Tracey Hussain 
Team Manager 
Family and Friends Team 
Staffordshire Place 1 
Stafford 
ST16 2LP 
Tel: 01785 895363 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Last update August 2018 
 
180 

SECTION TEN 
LEGAL TERMINOLOGY 
 
BEING LOOKED AFTER; CHILDREN IN THE CARE OF THE LOCAL AUTHORITY 
Children  who  are  ‘looked  after’  (children  in  care)  by  a  local  authority  may  be 
‘accommodated’, subject of a court order or remanded/detained  
 
CHILDREN AND YOUNG PEOPLE ACCOMMODATED  
This  means  that  a  child  under  16  may  only  be  accommodated  with  the  consent  of  the 
parent(s) or those with parental responsibility. It is entirely voluntary. There is no court order. 
It means that social services provide somewhere for a child to live if: 
  there is no one who has parental responsibility for the child, or 
  the child has been lost or abandoned or has been thrown out of home, or 
  the person caring for the child cannot provide accommodation or care either temporarily 
or permanently, or 
  the child might suffer il -treatment from another person, or 
  the police or the court has asked Social Services to provide accommodation for the child. 
 
EMERGENCY PROTECTION ORDER
 (EPO) (Section 44 Children Act 1989) 
This is an order from the court that allows Social Services to remove a child from home and 
grant Social Service parental responsibility.  The court wil  only make this order if it believes 
the child is suffering or is likely to suffer significant harm if not removed into local authority 
accommodation or does not stay in the place they are currently being cared for example a 
foster placement. The order cannot be stopped or chal enged within the first 72 hours. After 
that it may be chal enged in court providing the parent or carer was not present at the initial 
hearing. It can last up to eight days and then be extended for a further seven days. 
 
INTERIM CARE ORDER (Section 38 Children Act 1989) 
This order will often follow an EPO and gives the court time to collect more information. An 
interim care order is made initially for not more than eight weeks. Further interim care orders 
are  renewable  at  regular  intervals  until  the  directions/final  hearing.  An  Interim  care  order 
awards parental responsibility to the local authority. Parents and legal guardians retain their 
parental responsibility.  
Fol owing  the  application  to  Court  there  is  usually  a  series  of  Interim  Care  Orders  while 
further investigations and assessments of the situation are carried out before any final orders 
are made by the court. 
 
 
 

Last update August 2018 
 
181 

CARE ORDER (Section 31 Children Act 1989)  
This order gives Social Services parental responsibility jointly with the parents or guardian.  
A care order gives the local authority the power to determine the extent to which a parent or 
guardian  of  the  child  may  meet  his  parental  responsibility.  For  example  the  local  authority 
can  make  decisions  for  the  child  about  where  they  live  and  with  whom  they  live  and  who 
they  have  contact  with  (however  they  have  a  responsibility  to  make  any  decisions  after 
appropriately consulting with the child, their parent or any significant person to the child).  
A Care Order is made if the court thinks the child might be suffering significant harm or is 
likely to suffer significant harm and  
A)  The  harm  is  attributable  to  the  care  given  to  the  child  and  is  not  what  it  would  be 
reasonable to expect a parent to give or  
B) The child is beyond the parent(s) control 
It lasts until one of the following happens: 
  the young person reaches the age of 18 
  the child is adopted 
  a supervision order, a residence order or a special guardianship order is made 
  the court stops the order 
  the child, their parent(s), Social Services or the person with parental responsibility asks 
the court to stop the order and the court agrees 
There are some things that the local authority cannot agree to such as, agreeing for the child 
to be adopted, causing the child to be brought up in any religious persuasion other than that 
which they would have been brought up in if they had remained with their parents/guardian 
and  allowing  the  child  to  live  outside  the  UK  for  more  than  28days  without  the  consent  of 
everyone with parental responsibility for the child or a court order.  
 
CONTACT
 
The local authority has a duty to promote a reasonable level of contact between a child who 
is cared for and their parent, guardian and family. What is reasonable can sometime be an 
area of dispute and the court can be asked to make specific directions about how and when 
contact should occur. 
If the local authority wants to suspend or stop contact for a period longer than 7 days they 
need to obtain a court order to do so. 
 
SUPERVISION ORDER (Section 31 Children Act 1989) 
These orders are made on the same basis as a care order i.e. a child is suffering or is likely 
to  suffer  significant  harm.  These  orders  do  not  give  parental  responsibility  to  the  local 
authority but where an order is in force the local authority has a duty to advise, assist and 
befriend the child and take steps that are reasonably necessary to give effect to the order. 
Directions may be specified by the court such as directing where a child should live, directing 
the child to meet with a social worker or to participate with certain activities. An order lasts 
one year but can be extended by the court for a maximum of three years.  
 
 

Last update August 2018 
 
182 

SPECIAL GUARDIANSHIP ORDER (Adoption and Children Act 2002) 
This is an order made by the court that places a child or young person to live with someone 
permanently and gives legal status to non parents who wish to care for that child or young 
person in a long term secure relationship. The Adoption and Children Act 2002 introduced 
this order with the intention of creating a permanent home for a child who does not live with 
his or her parents. If adoption is not suitable or not in the child’s best interest then a special 
guardianship order should be made  
It is a court order similar to a residence order and gives a child a permanent, legally-secure 
family. It means that: 
  the child must live with whoever is specified in the order and that person wil  be given 
parental responsibility that can be exercised to the exclusion of everyone else, which a 
residence order does not 
  it does not remove parental responsibility from the child’s parents but does prevent them 
from using it whilst the special guardianship is in place 
  Foster Carers are able to apply if they have cared for the child for 12 consecutive months 
or have the consent of the local authority 
 
RESIDENCE ORDER
  
This is a court order stating with whom the child must live and it means that: 
  the child must live with whoever is specified in the order and that person wil  be given 
parental responsibility if they haven’t got it already 
  the child cannot leave the country for more than a month (nor can the child change his or 
her surname) without the written permission from whoever has parental responsibility or 
the court 
  any interested party can apply to have it stopped at any time 
It lasts usually until the child is sixteen but occasionally until the young person is eighteen  
The following people can apply for a Residence Order: A parent, a guardian, a step parent, 
any other person who has the consent of all those with parental responsibility, any person 
who, if the child is in care, has the consent of the local authority, people with the permission 
of  those  who  already  have  a  residence  order  for  the  child,  anyone  who  has  lived  with  the 
child for at least 3 years, a local authority foster carer if the child has lived with them for at 
least 1 year immediately  proceeding the application, people who have leave of the court to 
apply. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Last update August 2018 
 
183 

PARENTAL RESPONSIBILITY 
The following people have or can acquire parental responsibility: 
A married couple who have children together both automatically have parental responsibility. 
Parental responsibility continues after divorce. 
Mothers automatical y have parental responsibility.  
Where parents are not married, the unmarried father has parental responsibility if: 
  His name is registered on the birth certificate – this is the case for births registered 
after 1 December 2003. Fathers can re-register if their names have not been placed 
on the birth certificate before this date. 
  He later marries the mother. 
  Both parents have signed an authorised parental responsibility agreement. 
  He obtains a parental responsibility order from the court. 
  He obtains a residence order from the court. 
  He becomes the child’s guardian. 
The Local Authority acquires PR if the court makes a care order. The parent(s) stil  retain PR 
so  the  parents  and  local  authority  both  have  it  jointly.  If  there  is  a  dispute  then  the  local 
authority’s  PR  overrides  the  parent(s)’  PR.  Foster  Carers  do  not  have  PR  but  may  have 
some day to day responsibility delegated to them by the parent(s) and/or local authority.   
 
CHILDREN’S GUARDIAN  
The Children’s Guardian is appointed by the court and does not work for the Local Authority. 
A Guardian is a person who looks after a child’s interests if someone has applied for a court 
order. Guardians do the following: 
  Listen to what a child wants now and in the future 
  Talks to the child, parents, grandparents and anyone else who is important to the child 
  Talks to Teachers, Social Workers, Health Visitors and anyone else who can give advice 
or help 
  Reads reports about the child and family 
  Works out what’s best for the child 
The Guardian will choose a suitable solicitor who wil  be able to explain what is best for the 
child to the court 
 
POLICE PROTECTION POWERS (Children Act 1989)  
In some circumstances where children are considered to be in need of protection the police 
have emergency powers to remove them to a safe place.  This lasts for up to 72 hours and 
these powers are only used in exceptional circumstances where there is not enough time to 
seek  an  emergency  protection order  or for  reasons relating to the  immediate  safety  of the 
child.  
 
 
 
Last update August 2018 
 
184 

APPENDIX A  
FOSTER CARER AGREEMENT 
                                                                                                SW620 (Version.2018) 
                                                                                          
SW & Office: NAME & OFFICE      
Foster Care Agreement 
                               
Issued in accordance with Regulation 27(5)(b) of The Fostering Services (England) 
Regulations 2011 
 
Name: 
 
 
Name: 

 
 
Address:
 
 
 
 
 
1.  Approval 
 
You were first approved as Foster Carers/a Foster Carer by Staffordshire County 
Council with effect from: 
 
2.  Date first approved: DATE 
 
The approval specified below is with effect from: 
 
3.  Date of signing: DATE ADM SIGNS (Date of Panel: ) 
 
The terms of your current approval are: 
 
APPROVAL DETAILS 
 
Both the terms of Approval and this Agreement will be subject to Review within a 
maximum of 12 months. This will usually take the form of a Review meeting held 
at the foster home. The recommendations of the Review, and any changes to the 
terms of approval that result, will be considered by the Fostering Panel.  
 
Foster  carers  are  required  to  achieve  the  TSD  Standards  Certificate  of 
Successful  Completion  within  12  months  of  approval.  With  the  exception  of 
Family  and  Friends  carers  who  have  18  months  to  achieve  their  Certificate  of 
Successful Completion 
 
 
 
 
 
 
 

Last update August 2018 
 
185 

The  primary  aim  of  Staffordshire’s    Families  First  Service  is  to  ensure  that  the 
needs of children,  young people  and families across Staffordshire are  identified 
early, the right help is put in place.  Families First  believes that children are best 
cared  for  by  their  own  family.  Where  this  is  not  possible  or  not  in  the  best 
interests of the child, we believe that children should be able to experience family 
life in a suitable family, on a temporary or permanent basis, wherever possible. 
 
 
4.  The Fostering Service  
 
Staffordshire County Councils Fostering agency will provide supervision, support 
and development opportunities to all foster carers. 
 
We will do this through providing: 
 
An  allocated  fostering  social  worker  whose  role  is  to  undertake  the  supervision 
and support of foster carers, enabling them to provide safe care of a high quality 
for children who are looked after, taking into account the needs of every member 
of the household. 
 
An allocated children’s social worker who has primary responsibility for each child 
in placement. The child’s social worker will wish to see the child alone. 
 
An independent advice and mediation worker employed by the Fostering Network 
to support carers as required. 
 
Financial support paid promptly and reviewed regularly. 
 
 Essential items of equipment. 
 
An initial clothing allowance to meet  the needs of the child upon first  becoming 
looked  after.  Ongoing  maintenance  of  clothing  is  provided  through  the  weekly 
allowance for the child paid to foster carers. 
 
Essential  items  of  equipment  to  meet  the  needs  arising  from  any  disability  the 
child may have. 
 
Insurance  
 
The Department carries insurance cover for exceptional use by foster carers.     
 
It is expected that all foster carers purchase household insurance that will provide 
appropriate cover for them for their fostering tasks  and fully comprehensive car 
insurance with business use for fostering. 
 
 
 
Last update August 2018 
 
186 

Details  of  the  Department’s  insurance  policy  and  procedures  will  be  provided 
during the foster carer’s induction and is included in the Foster Carer Handbook 
in the Finance Section. 
 
5.  Requirements of Foster Carers when caring for children 
 
Foster carers are required to:  
 
Support all children by: 
 
Being responsible for the care of children placed by the authority 
 
Working  with  the  agency  and  all  those  involved  in  helping  children  fulfil  their 
potential. 
 
Taking    part  in  implementing  the  child’s  care  plan,  and  supporting  the  child  to 
achieve good outcomes specifically linked to Health, emotional health, behaviour 
and development, identity,  self-care  skills, social presentation,  education, family 
and social relationships, hobbies and activities.  
 
Promoting  contact  with  birth  family  members  and  other  people  important  to  the 
child. 
 
Ensuring that children are looked after as if they were a member of the family and 
their sense of belonging is promoted. 
 
Ensuring  children  have  a  positive  understanding  of  their  heritage  and  meet  the 
needs of the child placed arising from his/her culture, race, religion and language. 
In the case where the child’s background differs from that of  the foster carer, to 
promote specified actions necessary to meet a child’s needs. 
 
Being aspirational for the children in their care. 
 
Ensuring that children are kept safe from harm and abuse. 
 
Taking  children  to  family  events  and  on  family  holidays  unless  there  are 
exceptional circumstances 
 
Not taking children out of school during term time. 
 
Wherever possible carers should transport children to school 
 
Carers should transport children who attend school in the local community 
 
Comply with policy and procedures by:  
 
Not administering any form of physical sanction or corporal punishment, including 
smacking, pushing or shaking. 
 
Last update August 2018 
 
187 

Complying  with  the  terms  of  the  care  plan,  placement  agreement,  delegated 
authority and safe care plan in respect of each child placed. 
 
Notifying the County Council immediately of any serious illness or other serious 
occurrence  concerning  the  child,  including  incidents  where  a  child  is  subject  to 
physical intervention for their own safety or that of others, is being bullied or goes 
missing. 
 
Complying  with  Families  First  policies  including  the  protection  of  children  from 
abuse or neglect, acceptable measures of behaviour management, discipline and 
control and unauthorised absences / missing of a child from a foster carer’s home 
 
Allowing  the  child  to  be  removed  from  the  foster  carers’  home  in  a  manner 
consistent with the welfare of the child and the carers by the responsible placing 
local authority or Staffordshire County Council. 
 
Allowing the supervising fostering social worker and child’s social worker access 
to their home at any reasonable time. 
 
Comply  and  co-operate  with  inspections  undertaken  by  Ofsted  who  are  an 
independent inspectorate for standards in education and children’s services. 
 
Comply  with  the  Fostering  Services  policies  and  guidance  in  respect  of  social 
media, e-safety and data protection. 
 
 Participate in training and development by:  
 
Attending  identified  training  courses  and  completing  learning  and  development 
activities relevant to placements and their own personal development. 
 
Following the terms of the Payment for Skills policy. 
 
Participate in Supervision:  
 
It is  expected that  all approved foster carers participate in  supervision sessions 
with  the  fostering  social  worker  on  a  three  monthly  basis  supervision  meetings 
are distinct from general support meetings.  
 
 
The supervision meetings are  recorded and copies held by the department and 
carers. 
 
Supervision  will  involve  all  members  of  the  household,  including  children  and 
young  people  as  appropriate.  All  improved  carers  within  the  household  should 
participate in supervision. 
 
Supervision  will form part of the information gathered for the annual review 
 
Last update August 2018 
 
188 

For  further  information  please  refer  to  the  foster  carer  handbook  and 
supervision template 

 
 Recording: 
 
Foster carers are required to: 
 
Complete  daily  recordings  that  should  be  submitted  electronically  on  a  weekly 
basis  to  their  fostering  social  worker  and  the  child’s  social  worker  for  safe 
storage.  
 
All records that carers make in relation to a child placed with them remains the 
property of Staffordshire County Council.  
 
All records held in relation to a child must be returned promptly when not required 
and/or at the end of each placement. 
 
Foster  carers  must  comply  with  the  Data  Recording  policy,  procedures  and 
guidance. 
 
6.  Unplanned endings  
 
Foster  carers  are  expected  to  work  with  children’s  social  workers  and  fostering 
social workers to ensure that children are supported to remain in their placement  
 
Foster  carers  are  expected  to  notify  their  social  worker  immediately  of  any 
challenges  to  the  placement  and  fully  participate  in  stability  meetings  and  any 
follow up meetings. 
 
In the unlikely event of an unplanned ending the foster carer will be expected to 
participate in a meeting to consider all aspects of why the placement ended and to 
comply with any actions identified at the meeting. 
 
7.  Foster Carers Training and Development.  
 
All  foster  carers  will  have  a  Personal  Development  Plan  (PDP)  which  will  be   
reviewed as part of the foster carers review process.  
 
All foster carers are expected to achieve the targets within the timescales set out 
within their PDP. 
 
All  foster  carers  will  be  expected  to  undertake  all  foundation  training  as  agreed 
within their PDP within 18 months of approval.  
 
All foster carers are expected to undertake a minimum number of hours in training 
and development  activities  which  will be specified in  the PDP  and should  be no 
less  than  21  hours  annually.  Such  activities  include  attending  support  groups, 
foster carer forums, briefings, events, training, E learning, guided learning, reading 
and professional discussion. 
Last update August 2018 
 
189 

 
All approved foster carers are expected to achieve the Training Development and 
Support Standards for Foster Care, Certificate of Successful Completion within 12 
months  of  approval  (18  months  for  Family  and  Friends  carers)  and  will  be 
expected to produce a portfolio of evidence that meets the areas of competency 
required. 
 
Subsequent to achieving the Certificate of Successful Completion all foster carers 
will be expected to keep their working portfolio of evidence up to date. This will be 
reviewed on an annual basis.(see TSD policy) 
 
8.  Notification 
 
Carers are to give immediate written notification to the authority, with full 
particulars of: 
 
  All  referrals  made  to  children’s  services  regarding  their  own  family 
members. 
  Any  Safeguarding  concerns  within  the  household  or  extended  family 
network 
  Any intended change of address 
  Any change to the composition of the household, arrivals and departures. 
  Any further request by carers to foster or adopt 
  Any  pending  court  cases,  convictions,  arrests,  police  interviews  or 
cautions of any nature relating to any member of the household or anyone 
who is a visitor to the household. 
  Any intended childminding 
  Any  other  changes  in  personal  circumstances  and  any  other  event 
affecting the foster carer’s capacity to care for any children placed, or the 
suitability  of  the  carer’s  household.eg  significant  illness,  bereavement  or 
separation . 
  Any disciplinary action by an employer. 
  Any new relationship that has regular contact with the household 
  Any new relationship with a potential partner 
  Any issue that would have an adverse impact on the fostering household 
e.g. bankruptcy, family conflict, priority need of family members.  
 
9.  Confidentiality      
 
Normally Families First will not divulge information about foster carers outside of 
the authority without their consent.  An exception may be made if this affects the 
safety of children and others. 
 
Foster carers are to ensure that any information passed to them relating to any 
children  placed,  or  their  families,  is  not  disclosed  to  any  person  without  the 
consent of the responsible authority. 
 
Foster  carers  are  to  treat  as  confidential  the  content  of  all  meetings  they  may 
attend in relation to the children they care for. 
Last update August 2018 
 
190 

 
Foster  carers  are  to  be  familiar  with  the  department’s  policies  in  relation  to 
secure records as detailed in the Foster Carers Handbook.  
 
Foster carers  need to follow the policy in relation to the safe and secure storage 
of records which includes electronic data. 
 
10. Conflict of Interest  
 
The Children Act 1989 Guidance & Regulations Volume 4 (5.35) allows for foster 
carers or a member of their household to work for the fostering service but care 
must be taken to avoid any actual or perceived conflict of interest 
 
Any interest from employees of Staffordshire County Council will be considered 
on an individual basis to determine whether there is a conflict of interest.  
 
In  general  terms  anyone  working  within  the  fostering  service  will  not  be 
considered a foster carer. Neither will staff working in a managerial, social work 
or other professional role within the Families’ First Service.  
When foster carers are employed by Families First the conflict of interest will be 
considered by the agency decision maker as they may be need to resign. 
 
11. Foster Carer Review 
 
Foster carer review meetings will be held at least annually as a minimum and 
whenever there is a significant change of circumstances.  It is expected that the 
review is attended by all approved carers in the household. 
 
The review will consider that all necessary regulatory checks are in date e.g. 
DBS, medicals, local authority and media checks.  These will be updated every 3 
years. 
 
Each review meeting will consider placements made since the last review, the 
outcomes for children that have been achieved, identified learning and 
development needs of carers and the extent to which these have been met.  
 
Foster carers are required to complete their annual review questionnaire. If this 
is not received this may affect their continued suitability to foster.  
 
Any changes to the household will also be considered as well as any changes 
required to the foster carers terms of approval.  
 
The review will make a recommendation regarding carers continued suitability to 
foster as well as the terms of their approval. 
 
All reviews are presented to the Fostering Panel and the Agency Decision Maker 
who  will  decide on  the  ongoing  suitability  of  the  carers  to foster as  well  as  the 
terms of their fostering approval.  
 
Last update August 2018 
 
191 

Following  the  panel  recommendations  being  agreed  by  the  Agency  Decision 
Maker a new foster care agreement is provided which you are required to sign 
and return. 
 
You  will  be  allowed  28  calendar  days  from  receipt  of  the  letter  to  either  make 
further  representation  to  the  Fostering  Panel  or  the  Independent  Review 
Mechanism.  
 
The names and addresses of all foster carers approved by Staffordshire County 
Councils fostering agency or for whom Staffordshire is the responsible authority, 
will be entered on the Staffordshire foster carer register. 
 
12.  Delegated authority and Placement agreement  
 
Delegated  authority  for  all  placements  will  be  clearly  detailed  in  the  placement 
agreement  for  each  child  in  placement  and  reviewed  at  their  looked  after  child 
review. 
 
Foster carers should abide by the delegated authority policy guidance. 
 
13.  Placement of children 
 
When children are placed, foster carers will receive: 
 
  A placement plan 
  Risk and match documentation  
  Child specific fostering support and safer caring plan. 
 
The  placement  plan  will  be  completed  at  the  point  of  placement  and  will  detail 
those  decisions  that  will  be  delegated  to  the  foster  carer  and  detail  any  extra 
support available to meet the child’s needs.  
 
When  the  placement  plan  highlights  any  significant  risk  to  the  child  a  risk 
assessment will be completed. 
 
The fostering social worker will complete the  child’s fostering support and safer 
care plan at the point of placement. 
 
At  the time of placement  the vulnerability and associated risks of  a child going 
missing or absconding must be considered. Children who are known to behave 
in this way must have a risk assessment completed. 
 
This  risk  assessment  will  consider  the  need  to  involve  the  police  or  any  other 
person in the search when children go missing. 
 
If  a  child  does  go  missing,  Foster  carers  will  be  required  to  provide  full  details 
about the child including;  
  Full description of the child including clothing 
Last update August 2018 
 
192 

  When the child was last seen 
  Family and friends addresses 
  Previous history of going missing 
  Legal status 
  Any circumstances which increase the risk to the child. 
 
If the appropriate documents and information have not been given by the time of 
placement the foster carer should notify the fostering social worker immediately. 
 
14.  Allegations, Concerns and Complaints  
 
 Information regarding allegations and concerns can be found in the foster carers 
handbook  and  the  allegations,  complaints  and  cause  for  concern  about  foster 
carers and prospective adopters 
policy 
 
Any  allegations  that  a  foster  carer  has  caused  significant  harm  to  a  child  in    
their care will be dealt with according to Families First procedures. In the event 
that  foster  carers  are  not  permitted  to  accept  further  placements  pending 
investigation,  the  carers  will  receive  written  notification from  the  relevant  Team 
Manager. 
 
The  Fostering  Service  will  ensure  that  foster  carers  are  provided  with    
information  and  support  in  respect  of  any  such  allegations,  including  the 
assistance of the independent Fostering Network Mediation and Advice Service. 
 
15.  Complaints comments and concerns 
 
Foster  carers  with  general  queries,  concerns  or  suggestions  concerning  the 
operation  of  the  fostering  service  are  advised  to  speak  to  their  supervising 
Fostering Social Worker or Team Manager, in the first instance. 
 
Carers  with  comments  or  concerns  in  relation  to  the  Care  Plan  for  any  child 
placed  should  contact  the  child’s  social  worker  or  Team  Manager  in  the  first 
instance. 
 
Foster  carers  who  wish  to  make  specific  representations  or  complaints  about 
Families First its staff or services will be directed to the Departmental Complaints 
Procedure as detailed in the Foster Carers Handbook  
 
16.  Resignation  
A foster carer may, at any point, give written notice that they wish to resign from 
the role. 
The foster carer’s approval is automatically terminated 28 days after receipt of 
the notice 
by the Fostering Service Reg 28(13).   
 
 
 
Last update August 2018 
 
193 

I  /  We  acknowledge  our  willingness  to  be  bound  by  the  terms  of  this  Foster  Care 
Agreement. 
 
Signed                                                                       Date: 
(Foster Carer) 
 
Signed                                                                       Date: 
(Foster Carer) 
 
 
Signed on behalf of the Fostering Service 
 
 
County   Manager, Fostering Services 
Date: 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Last update August 2018 
 
194 

APPENDIX B 
DATA PROCESSOR AGREEMENT 
This data processor agreement (“agreement”) is between 
Staffordshire County Council (“the data controller”) 
and 
Foster Carers (“the data processor”) 
 
Whereas:  
 
(A)  This  agreement  is  provided  in  addition  to  any  other  separate  agreement  entered  into 
between the parties and introduces further contractual requirements to ensure the protection 
and security of data passed from Staffordshire County Council (“the data controller”) to the 
foster carer (“the data processor”) for processing.  
 
(B)  Where  personal  data  is  to  be  processed  by  a  data  processor  on  behalf  of  a  data 
controller paragraph 12 of Schedule 1 part II of the Data Protection Act 1998 requires that 
processing  is  carried  out  under  a  contract  and  requires  data  processors  to  comply  with 
obligations equivalent to those imposed on a data controller by the seventh principle. For the 
purposes of Schedule 1 part II, this agreement constitutes a contract. 
 
(C) The conditions laid out in this agreement apply to short term2 access to data controlled 
by Staffordshire County Council by foster carers  
 
Definitions: 
 
1. “Data” covered by this agreement may be manual or electronic, stored on media of any 
kind  and  processed  in  any  way.  Data  includes  but  is  not  limited  to  “personal  data”3  as 
defined in the Data Protection Act 1998 (“DPA”). 
 
2.  “Systems”  covered  by  this  agreement  may  be  any  system  which  holds,  processes, 
displays, transfers or otherwise makes data available. 
 
3.  “Processing”  covered  by  this  agreement  may  be  any  operation  which  is  performed  on 
personal  data,  (whether manual  or  electronic)  including  collection,  recording,  storage,  use, 
disclosure, erasure or destruction.  
 
4.  The  conditions  in  this  agreement  wil   apply  at  all  times  to  both  raw  data  and  any  data 
produced  by  further  processing  by  the  Council,  the  foster  carer,  the  “data  subject”4  (as 
defined in the DPA) or any other party. 
 
Application: 
 
1. This agreement shal  apply to al  data processed as part of the foster care agreement for 
the period of time that the placement requires.  
 
2.  The  foster  carer  wil   be  required  to  undertake  appropriate  training  which  wil   be  made 
available through the Adoption and Fostering Recruitment and Training Team. 
 
                                            
2 Short term refers to the length of time the foster child is in the care of the foster carer 
3 Personal data is any information which relates to an identifiable living individual 
4 Individual to which the personal data relates 
Last update August 2018 
 
195 

3. The foster carer wil  be required to sign the confidentiality agreement which can be found 
in Schedule A of this agreement. 
 
Purpose of processing: 
 
1.  Data  controlled  by  the  Council  may  only  be  accessed  by,  and  released  to,  “authorised 
persons”5 and may only be processed for the business purposes of the Council as outlined 
in the Foster Care Agreement or where permitted by law and authorised by the Council. 
 
Security and confidentiality of data 
 
1. Foster carers must comply with any procedures, standards or confidentiality requirements 
specific  to  the  work  area.  If  the  foster  carer  believes  that  these  requirements  may  conflict 
with something else that they have been advised to do, they should refer the matter to the 
Fostering  County  Manager  who  wil   discuss  the  issue  with  the  Head  of  Information 
Governance. 
 
2.  Al   use  of  Council  data  must  be  compliant  with  relevant  legislation  including,  but  not 
limited to, the General Data Protection Regulation (GDPR) the Data Protection Act 1998, the 
Regulation of Investigatory Powers Act 2000, the Freedom of Information Act 2000 and the 
Environmental  Information  Regulations  2004.    There  may  be  occasions  when  the  Council 
requires assistance from foster carers in order to ensure compliance with this legislation. 
 
3.  The  foster  carer  shal   treat  all  information  belonging  to  the  Council  as  confidential  and 
shal   safeguard  it  accordingly.  Confidential  information  should  be  afforded  the  highest 
sensitivity and security.  
 
4.  Al   confidential  written  communication  between  the  parties  should  be  sent  securely  by 
secure  file  transfer  (that  wil   be  provided  by  the  Council),  delivered  by  hand  or  sent  via 
special delivery.  
 
5.  Any  credentials  that  are  provided  to  a  foster  carer  or  authorised  person  to  facilitate 
access,  i.e.  usernames,  passwords  or  physical  means  of  authentication,  must  be  kept 
secure and must not be disclosed or provided to unauthorised persons. Passwords should 
not  be  shared  with  any  other  person.  If  physical  means  of  authentication  have  been 
provided, these must be returned once they are no longer required. 
 
6. Where the foster carer or authorised person may select their own password they should 
refer  to  the  Council’s  guidance  on  password  management  which  can  be  found  in  the  IT 
security section of the Foster Care Handbook. 
 
7. No copy of the data may be made except for any copies required to carry out the foster 
care  role.  No  data  may  be  retained  by  the  foster  carer  once  the  placement  has  ended  or 
used in any way which is not required for the foster care role without the written consent of 
the Council. 
 
8. The foster carer must not, under any circumstances, attempt to bypass security systems 
or controls. 
 
9.  Any  advice  provided  by  the  Council  must  be  followed  to  ensure  that  electronic  data 
processed  on  behalf  of  the  Council  does  not  become  compromised,  i.e.  infected  with 
malicious code or viruses. 
                                            
5 An authorised person is any person deemed by the Council to be authorised 
 
Last update August 2018 
 
196 

 
10. The Council reserve the right to inspect any equipment used to carry out this work. 
 
11.  The  foster  carer  should  return  all  data  relating  to  the  foster  child  (whether  manual  or 
electronic) to the Council upon completion of the foster care placement. Foster carers should 
check that information has not accidentally been saved to the PC, and if any information is 
found, it should be wiped. Advice on how to do this securely can be found in the IT security 
section of the Foster Care Handbook. Continuing to hold this information after the placement 
is complete may be a breach of data protection legislation.  
 
12. The foster carer must comply  with licensing restrictions on software and data to which 
they are given access. 
                                                                                                                                  
13.  The  foster  carer  shal   safeguard  the  data  from  unauthorised  or  unlawful  processing  or 
accidental loss, destruction or damage. Al  personal data wil  be kept with adequate security; 
electronic data should be stored on an encrypted memory stick issued by the Council which 
should  be  stored  in  a  locked  receptacle  when  not  in  use.  Manual  data  wil   be  stored  in  a 
locked receptacle when not being actively processed.  
 
14. Where  data must  be  transferred,  moved  or  copied  to another  location  this  must  be  by 
suitably secure means and only to authorised locations and persons.  
 
15. As data may only be made available to foster carers and authorised persons, care must 
be taken not to allow any unauthorised person to see it on a screen, as a hard copy or hear 
its content discussed in a conversation. 
 
16. The requirements of this agreement apply to any security backup copies of Council data.  
 
17. Any potential or actual security incidents that occur must be reported to the Adoption and 
Fostering Recruitment and Training Team as soon as it has been realised. 
 
18. The foster carer must provide the necessary assistance to the Council when dealing with 
requests  for  information,  complaints  and  investigations  in  to  alleged  security  incidents  to 
ensure compliance with corporate and statutory timeframes. 
 
Liability  
 
1.  Al   rights  are  reserved  by  the  Council  and  no  rights  or  obligations  other  than  those 
expressly stated in this agreement are granted or to be implied from it.  
 
2. The Council provides no warranty in respect of the data or systems that the foster carer is 
allowed access to.  
 
3. If a foster carer is in breach of any of the terms contained in this agreement, they may be 
in breach of the Data Protection Act 1998, and in some cases, committing an offence. 
 
Termination: 
 
1.  Any  changes  to  this  agreement  must  be  approved  in  writing  by  the  Fostering  County 
Manager and the Head of Information Governance. 
 
2.  Either  party  may  terminate  this  agreement  through  retirement,  resignation  or  de-
registration upon giving the appropriate notice as outlined in the Foster Care Handbook. 
 
 
Last update August 2018 
 
197 

Jurisdiction: 
 
1. This agreement shal  be governed by and interpreted in accordance with English law and 
the parties submit to the jurisdiction of the courts of England. 
 
Schedule A
 
 
CONFIDENTIALITY AGREEMENT 
Information relating to Children in Care which is controlled by Staffordshire County Council 
wil  contain sensitive personal data and may be restricted and/or confidential.  
 
No  unauthorised  person  is  permitted  to  access  the  information  and  anyone  deliberately  or 
recklessly accessing or attempting to access the information may be committing a criminal 
offence. No information is to be used in a manner that is incompatible with this agreement or 
not approved explicitly by Staffordshire County Council.  
 
Declaration: 
I have read, understood and agree to the above.  
 
Signed (foster carer):   
-------------------------------------------------------------------------- 
 
Print name (foster carer): 
-------------------------------------------------------------------------- 
 
Date:   
 
 
-------------------------------------------------------------------------- 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Last update August 2018 
 
198 

Declaration (to be completed by the Allocated Fostering Social Worker) 
 
 
 
 
Ful   name  First 
 
Middle   
Surname   
of 
foster  name 
Initial 
carer 
 
Address 
 
 
Telephone 
 
number 
 
Email 
 
address 
 
I understand that I am acting on behalf of Staffordshire County Council in ensuring that the 
foster  carer  named  above  understands  this  agreement  and  that  the  foster  carer’s 
compliance with it wil  be monitored. I will ensure that the foster carer has access to any 
policy,  procedure  or  standard  that  is  relevant  and  that  any  Council  assets,  i.e.  memory 
stick, information, equipment, etc that are provided to the foster carer are recorded. I will 
review  implementation  during  supervising  visits  and  wil   report  any  security  incident  that 
arises as a result of this agreement to the Information Governance Unit. 
 
Ful  
name 
of   
Al ocated 
 
Al ocated  Fostering 
Fostering Social 
Social Worker  
Worker 
 
signature 
Location 
 
 
Date 
 
 
Telephone number 
 
 
Declaration (to be completed by the foster carer) 
 
I have read the information in this agreement and agree to comply with this and all policies 
and  standards  that  Staffordshire  County  Council  makes  me  aware  of.  I  realise  that  the 
Council  may  record,  for  management  use,  information  about  my  use  of  information  and 
information systems and keep a record of any network activity including the transmission or 
receipt of any kind of file or message. I know that violation of this agreement could amount to 
a breach of the Data Protection Act 1998, and in some cases, an offence.  
 
Foster carer signature: 
 
Signed: ………………………………………  Date: ……………………………………… 
If  you  require  any  further  information  about  this  agreement  or  do  not  fully  understand  the 
terms, please contact the Adoption and Fostering Recruitment and Training Team who wil  
advise accordingly.
 
 
 
 
 
 
Last update August 2018 
 
199 

APPENDIX C 
 
FOSTER CARERS GUIDE TO THE DATA PROCESSOR AGREEMENT 
 
Background of the agreement 
Al   organisations  that  handle  personal  data  are  required  to  comply  with  data  protection 
legislation.    When  an  individual  or  organisation  is  carrying  out  a  function  for  that 
organisation, i.e. providing care for a foster child, that organisation may need to pass some 
of that personal data to the individual or organisation to allow them to carry out the role.  
When this happens the Data Protection Act requires that the organisation that is providing 
the  information  puts  in  to  place  an  agreement  between  themselves  and  the  other  party 
(whether that is an individual or organisation).  
The agreement acts like a contract but relates specifically to information and how it wil  be 
handled in a secure manner. 
As  the  agreement  is  produced  in  line  with  legislation  it  is  difficult  to  avoid  using  technical 
legal  language  which  can  sometimes  be  difficult  to  understand  and  interpret.  Therefore 
foster carers should be assured that there is nothing contained within the agreement that is 
designed to trip them up and the Adoption and Fostering Recruitment and Training Team are 
putting mechanisms in to place to aid foster carers compliance with the agreement. 
This document is a designed to act as a guide to the data processor agreement for foster 
carers  in  terms  of  what  they  should  and  shouldn’t  be  doing  with  information  relating  to 
Children in Care. 
 
DO: 
1.  Attend  the  training  relating  to  data  protection,  information  security,  confidentiality  and 
privacy.  
2.  Ensure  that  you  understand  and  sign  the  data  processor  agreement  and  confidentiality 
agreement (which is documented in Schedule A) of the agreement. 
3.  Comply  with  any  procedures  and/or  standards  that  the  Adoption  and  Fostering 
Recruitment and Training Team have made you aware of. 
4. Send confidential documents securely either by hand delivering them, sending them via 
special delivery or by using the Secure File Transfer facility. 
5. Select a strong password. Advice on how to do this can be found in the IT security section 
of the Foster Care Handbook. 
 
 
Last update August 2018 
 
200 

6. Return all data relating to the foster child to the Council once a foster care placement has 
come to an end. 
7. Check that no information has accidentally been saved to your PC. If any information is 
found,  this  should  be  securely  wiped.  Advice  on  how  to  do  this  can  be  found  in  the  IT 
security section of the Foster Care Handbook. 
8. Comply with any licensing restrictions that are in place.                                                                                                                                
9. Keep information secure by storing electronic information on an encrypted memory stick 
and manual information in a locked receptacle.  
10.  Report  any  potential  or  actual  security  incidents  to  the  Adoption  and  Fostering 
Recruitment and Training Team as soon as possible after they have been identified. 
11.  Provide  the  Adoption  and  Fostering  Recruitment  and Training  Team  with  assistance  if 
they require information from you. 
12. Contact the Adoption and Fostering Recruitment and Training Team if you are unclear 
about anything. 
 
DON’T: 
1.  Give  access  to  information  to  any  unauthorised  person.  If  you  are  unsure  as  to  who  is 
allowed access, contact the Adoption and Fostering Recruitment and Training Team. 
2.  Use  the  information  for  purposes  other  than  those  required  to  carry  out  the  foster  care 
role. 
3.  Disclose  usernames  and/or  passwords  to  anyone.  If  you  think  that  your  password  has 
been  compromised,  you  should  change  it.  Advice  on  choosing  a  strong  password  can  be 
found in the IT security section of the Foster Care Handbook. 
4. Make copies of data unless it is necessary to carry out the foster care role. 
5. Attempt to bypass any security systems that have been put in to place. 
6. Talk about personal and/or confidential information with unauthorised persons. 
7. Al ow unauthorised persons to view personal and/or confidential information on a screen 
or as a hard copy. 
8. Infer anything from the agreement which has not been specifically stated. 
 
Penalties: 
It  is  important  that  foster  carers  understand  the  importance  of  looking  after  information 
relating to Children in Care and the potential implications of failing to do so. The Council can 
be fined up to £500,000 for breaches of data protection legislation: however there are also 
individual offences which can be committed by individual members of staff and foster carers. 
An  offence  can  be  committed  by  an  individual  when  they  either  deliberately  or  recklessly, 
without the consent of the Council, obtain, disclose or sell personal data. 
Last update August 2018 
 
201 

APPENDIX E 
ePEP ACCESS AGREEMENT 
Introduction 
 
Information  Governance  allows  an  organisation  to  manage  its  information  in  an  efficient, 
effective  and  secure  way  whilst  maintaining  the  balance  between  confidentiality  and 
openness. 
 
Information Governance processes allow this by ensuring: 
 
-  records  are  only  kept  for  the  appropriate  period  of  time  and  that  they  are 
confidential y destroyed when no longer required. 
-  access  to  records  is  suitably  managed  and  maintained  so  that  requests  for 
information can be dealt with in a timely manner. 
-  the appropriate privacy and security is applied to information and/or systems whilst in 
transit and storage. 
 
Any organisation handling data, especially personal data, has a responsibility to ensure that 
it complies with Information Governance requirements. 
 
This  document  intends to set  out the  responsibilities of  all  parties to ensure  that  everyone 
understands what is expected of them when handling data. 
 
Section 1: Data Controller  
 
Staffordshire County Council wil  be the sole data controller and data owner for all 
information uploaded to the e-PEP system.   
 
Al  data processed wil  be used solely for the purpose of delivering Personal Education 
Planning and Pupil Premium Plus to Staffordshire County Council Looked After Children. 
 
Staffordshire County Council wil  be responsible for the technical and organisational security 
of the e-PEP system, including:  
  Management, provision and removal of access rights 
  Ensuring the individual does not have the ability to access any other systems and 
information other than that required.  
 
SCC  will then be solely  responsible for any subsequent decisions in relation to processing 
the transferred data, including retention and secure destruction. 
 
Al  decisions relating to requests for access to information, including Freedom of Information, 
Data Subject Access Rights and third party personal data requests, wil  be dealt with by the 
SCC e-PEP administration team. 
 
Section 2: Foster Carers 
 
As these may require access to data owned by the County Council they wil  be required to 
sign an agreement (Appendix A) to confirm that:  
 
-  They  have  received  appropriate  training  regarding  handling  data  and  their 
responsibilities  relating  to  Data  Protection,  Confidentiality  and  Information 
Security. 
 
Last update August 2018 
 
202 

-  They  have  read,  understood  and  signed  the  County  Council’s  Acceptable  Use 
Policy.  
-    
-  They  have  been  made  aware  of,  and  work  in  line  with  this  e-PEP  access 
agreement. 
 
-  They understand that the County Council reserves the right to restrict or remove 
access  to  data  and/or  systems  where  non-compliance  is  evident  or  where  a 
threat,  or  potential  threat,  is  identified.  Where  il egal  or  criminal  behaviour  is 
suspected or identified SCC wil  refer the matter to the Police. 
 
Users wil  be responsible for the ensuring that all data uploaded is accurate and up to date, 
as far as reasonably possible. 
 
Users  wil   not  be  provided  SCC  accounts  nor  provided  with  access  to  any  other  SCC 
systems as part of this process, therefore Third Party Access Agreements are not required.  
 
Users  wil   need  to  ensure  that  SCC  data  is  only  accessed  when  required  and  that  it  is 
accessed only by those who are authorised to access it. Users must not share the data with 
any other party unless agreed by the e-PEP administration team. 
 
Any  user  that  believes  that  a  security  incident  has  occurred  relating  to  data  belonging  to 
SCC,  within  2  working  days  of  the  security  incident  being  discovered.  The  e-PEP 
administration  team  must  pass  this  on  to  the  Information  Governance  Unit  using  the  SCC 
information security incident reporting process. 
 
Users must inform the e-PEP team immediately they are no longer responsible for the care 
of a child. 
 
Last update August 2018 
 
203 

 
 

Staffordshire County Council – ePEP Access Agreement 
 
Confidentiality Statement 
 
By being provided access to the e-PEP system as a Service Provider/Foster Carer, I agree 
to the following statements: 
 
1.  I have received appropriate training regarding handling of information and am aware 
of my obligations and responsibilities relating to, but not limited to, Data Protection, 
Confidentiality and Information Security 
2.  I have been made aware of, and understand that I must work in line with, the e-PEP 
Information Governance Reference Document. 
3.  I understand that I must inform the e-PEP administration team immediately I cease to 
provide care for a child and my access to that child’s record wil  be removed from the 
system. 
4.  I understand that Staffordshire County Council reserve the right to restrict or remove 
access to data and/or systems where failure to comply with the above is established 
or where any threat or potential threat is identified. 
 
 
Name: 
 
 
Organisation (if applicable) 
 
 
Signature 
 
 
Date 
 
Email Address 
 
 
Name of Looked After 
 
Children (if applicable) 
 
 
 
Once completed please return to xxx.xxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx The Virtual School 
 
 
Last update August 2018 
 
204 



APPENDIX E 
ENCRYPTING MEMORY STICKS 
 
Your Social Worker or Support Worker will bring your USB memory stick with them which wil  
need to be set up with a password of your choice. They wil  run through a series of screens 
with you as follows: 
 
When the memory stick is inserted in the laptop the following screen will appear: 
 
 
 
 
To encrypt the device select “Yes” and the following screen wil  appear: 
 
 
 
 
 
Last update August 2018 
 
205 


 
There are a number of fields to be completed. 
 
The  “Volume  label”  enables  you  to  give  the  device  a  name  when  it  is  displayed  in  My 
Computer, it is not necessary to do this. 
 
The  “Authentication”  password  fields  do  need  completing,  this  is  where  you  need  to  enter 
and confirm a password to access your memory stick when it is encrypted. 
 
Do not click on the “Authentication certificate” button. 
 
Passwords need to conform to the following structure: 
 
• At least seven characters long 
• Contain at least three of the following; uppercase letter, lowercase letter, numerals, 
special character e.g. *$!£&*%*
 
 
Once you have completed this it is strongly recommended that you check the box marked 
“Recovery questions” otherwise if you forget your password you will not be able to retrieve 
your data. 
 
Once selected the screen below will appear: 
 
 
 
It  is  important  that  you choose questions  you  know  the  answers  to without  having to write 
them down and which would be difficult for other people to know or guess the answer to.  
 
Last update August 2018 
 
206 



You should also note that the answers are case sensitive. Therefore if you use capital letters 
at this stage you must use them when you recover the contents in the event of you forgetting 
your password. 
 
If you do not choose this option you wil  be prompted with the message below asking you to 
choose the recovery option. 
 
 
 
Once you have completed all the fields select “Initialize” and the screen below wil  appear.  
 
You wil  not be able to select initialize until you have entered a password. In addition if you 
have chosen to have recovery questions you wil  not be able to select initialize unless all five 
questions and answers are completed. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Last update August 2018 
 
207 


Once  this  is  complete  the  following  message  wil   appear  and  your  device  wil   now  be 
encrypted: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Last update August 2018 
 
208 



APPENDIX F 
USING AN ENCRYPTED MEMORY STICK 
 
This guidance was produced using Microsoft Office 2010 and Windows 7, if the software or 
operating system that you use is different to this; please follow the manufacturer’s guidance 
for using your device.  
 
Once  you  have  plugged  the  memory  stick  into  your  PC  and  followed  the  encryption  login 
process, you will have an icon that looks similar to this: 
 
 
 
For the purposes of this guidance the memory stick that is being used here is called ‘TEST 
1’  and  it  has  been  assigned  the  drive  letter  F:  by  the  computers  operating  system.  Your 
memory stick may be allocated a different letter, but it will not affect the way that it works. 
 
1. Moving existing files to your memory stick 
If you have existing files saved on your computer that you want to move onto the memory 
stick, there are various ways to do this. The simplest way is to use the “Send to” function. 
 
Go  to  the  place  on  your  PC  where 
the files are stored and right click on 
the  file  you  want  to  move.  This  wil  
open  the  ‘Context  Tab’  where  you 
are  presented  with  a  number  of 
options. 
 
Click  on  ‘Send to’  and it  wil   open  a 
list  of  destinations  where  you  can 
move the file to. 
 
Select  your  memory  stick  from  the 
list. A copy of the file wil  be moved 
to the memory stick. 
 
 
 
Last update August 2018 
 
209 



2. Saving files directly to your memory stick 
You  can  also  save  files directly  to  your  memory  stick.  Open  the  file  or  document  that  you 
want to save, go to the “File” menu and select ‘Save As’ and you  will be presented with a 
screen similar to the one below: 
Your  memory  stick  wil   appear  in 
the  list  of  available  drives  to  be 
saved to. 
 
Select  the  drive  that  you  want  to 
save to by double clicking on it. 
 
You  wil   be  able  to  tell  that  the 
drive is selected as it wil  show in 
the file path. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3. Retrieving a document from the memory stick 
If you want to open a file/document on your memory stick to update it, you can do this in the 
same way that you would for a file that is saved on your computer. You can open files on the 
memory  stick  directly,  or  by  browsing  to  the  file  using  the  software  that  created  it,  i.e.  by 
clicking on “File” in Microsoft Word. When you click save, it will update the file on the stick 
with the changes that you have made.  
 
4. Deleting a document from the memory stick 
In order to delete a document from your memory stick, right click on the document and select 
“delete” from the list of options that appears. 
 
Do not remove the memory stick without properly disconnecting it, otherwise remove it when 
the PC is switched off. 
  
Last update August 2018 
 
210 


APPENDIX G 
SENDING DOCUMENTS VIA THE SECURE FILE TRANSFER FACILITY 
There has been a request for you to have a Secure File Transfer account by an employee of 
Staffordshire County Council. This is so that you can receive or send confidential information 
or a large attachment.  

The SFT application is used to store the information to be sent. It uses HTTPS protocols to 
ensure files are being transmitted encrypted between sender and receiver.  

It can also be used to send large files (up to 1 GB) that cannot be emailed due to the size 
restriction of 20MB.  

When  your  account  has  been  setup  you  wil   receive  an  email  asking  you  to  change  your 
password.  

This  is  a  brief  guide  to  il ustrate  how  to  use  the  SFT  facility  to  send  data  securely  to 
recipients.  
 
Click on the following link to access the appliance: https://filetransfer.staffordshire.gov.uk/ 
and you wil  be presented with the screen below: 
 
         
Enter the email address that you provided to the Council (i.e. hotmail, yahoo, Gmail) and the 
password that was sent to you.  
 
Do not tick the box which states “Remember me” 
 
Once  you  have  logged  in you  wil   see  the  screen below.    Fill  in  the  fields as you  would  a 
normal email message. 
Ensure the message is protectively marked if it contains sensitive information 
This  security  level  must  be  included  in  the  subject  field  and  can  be  one  of  the 
following  

SCC USE 
 
 RESTRICTED      
CONFIDENTIAL  
 
 
 
 
Last update August 2018 
 
211 



 
Be  sure  to  double  check  that  the  correct  email  address  has  been  entered  before  the 
message is sent. 
 
Click  on  the  “Add  Files”  button  to  locate  and  attach  the  document  that  you  would  like  to 
send.  Only  information  which  is  attached  to  the  email  is  considered  secure  and  no 
confidential information should be included in the body of the email.
  
 
Private Message Option  
Ticking the “private message” box will ensure that any message you send, alongside 
any attachment, will only be viewable by the recipient by clicking on a link.  

Leaving  this  box  un-checked  will  leave  the  text  you  type  visible,  but  encrypt  the 
attachment only.  

 
 
 
 
By  default the  document  wil   remain on  the  appliance for  two weeks  and  the  date that  the 
message will expire is shown on the right hand side of the screen.   
 
If you want to alter this date, you can do so by clicking in the box containing the date and 
you can alter the date here. 
 
On this date the data wil  no longer be available to download.  
 
When all of the fields have been completed, click on the “Send” button. 
 
A  message wil   appear  that  states  the message has  been  successfully  sent  which gives a 
unique message ID, subject, expiry date, and specified access restrictions.  
 
Last update August 2018 
 
212 


You  can  then  click  on  the  “cog”  button  which  is  situated  in  the  top  right  hand  corner  and 
select “Logout” to exit the appliance. 
 
 
 
When  the  recipient  downloads  the  document  that  you  have  sent,  you  (as  the  sender)  will 
receive an email to inform you of this. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Last update August 2018 
 
213 






APPENDIX H 
RECEIVING DOCUMENTS VIA THE SECURE FILE TRANSFER FACILITY 
There has been a request for you to have a Secure File Transfer account by an employee of 
Staffordshire County Council. This is so that you can receive or send confidential information 
or a large attachment.  

The SFT application is used to store the information to be sent. It uses HTTPS protocols to 
ensure files are being transmitted encrypted between sender and receiver.  

It can also be used to send large files (up to 1 GB) that cannot be emailed due to the size 
restriction of 20MB.  

When  your  account  has  been  setup  you  wil   receive  an  email  asking  you  to  change  your 
password.  

Once you have changed your password, logged onto the application and downloaded your 
attachments, the sender wil  receive an email to say the data has been downloaded.  

For You, The Recipient  
You  wil   receive an  email  informing  you  that  there is  a secure file transfer  waiting  for  you. 
This wil  contain the following information  

 
 
 
 
 
When someone first sends you a file via SFT you wil  receive an email in to the inbox of your 
personal mailbox.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Last update August 2018 
 
214 



When you open the email you wil  see the following screen and contained within it wil  be a 
link which wil  take you to the SFT site.   
 
 
 
When you click on that link you wil  see the following screen: 
                            
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Last update August 2018 
 
215 



Enter  your  email  address  in  the  box  marked  “Email”  and  click  “Authorize”  you  wil  
automatically see the following screen: 
                               
 
 
Enter the password that you have been provided with in the box marked “password”. 
 
Do not tick the box which states “Remember me” 
 
Once you have entered your password, you wil  see the email message that has been sent 
to you. It wil  look similar to the following: 
                               
 
 
 
 
 
Last update August 2018 
 
216 



To  open  the  attachment  you  wil   need  to  link  on  the  link  next  to  the  “Attached  files”  field, 
where you will be presented with the following screen: 
                              
 
 
 
Here, you are asked whether you want to open or save the document.  
 
Click on the arrow next to save and choose ‘Save As’  
 
 
 
 
 
 
Last update August 2018 
 
217 


Make  sure  that  you  save  the  document  to  your  encrypted  memory  stick  as  shown  below. 
You  wil   need  to  connect  your  memory  stick  before  you  download  the  document.  Do  not 
save the document to your home PC.
 
 
Once  your  memory  stick  is  inserted  and  you  have  selected  the  “Save”  option,  you  will  be 
presented with the following screen: 
 
 
 
 
Click on the memory stick and select “Save”.  
 
Do not remove the memory stick without properly disconnecting it, otherwise remove it when 
the PC is switched off. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Last update August 2018 
 
218 

APPENDIX I 
Foster Carers’ Smoking Policy 
 
1. 

Introduction: 
 
1.1  The  Local  Authority  has  reviewed  its  existing  policy  in  relation  to  smoking  in  light  of 
legislation and national  guidance  published by  BAAF and in response to a joint  brief 
‘Foster  Care,  Adoption  and  Smoking’  –  published  in  July  2014  by  the  Fostering 
Network and ASH (Action on Smoking and Health). 
 
1.2  The smoking ban, set out in the Health Act (2006), came into effect in July 2007 and 
made  it  il egal  to  smoke  in  any  public  place,  with  exemptions  for  certain  residences, 
including prisons, care homes and psychiatric units.  
 
1.3  Although foster carer’s homes are not regarded as a workplace, it is essential that the 
rights of carers to smoke are balanced against the rights of looked after children to be 
healthy. 
 
1.4  The  health  risks  from  smoking  and  passive  smoking  are  well  known,  with  smoking 
being the single, greatest cause of preventable illness and premature death in the UK. 
(See Appendix A). 
 
1.5  Most children wil  have experimented with tobacco by the age of 16 and this is a key 
age  at  which  behaviour  can  be  shaped  and  influenced.  Research  suggests  that 
smoke-free environments, promoting non-smoking as the cultural norm and providing 
children  with  information  about  the  dangers  of  smoking,  does  help  to  prevent  young 
people from starting to smoke. In addition, providing positive, non-smoking role models 
and support to stop smoking can help young people to quit. 
 
1.6  It  light  of  the  above,  it  is  important  that  smoking  is  actively  discouraged  in  all  foster 
placements, including family & friend’s placements. 
 
2. 
Applicants and Approved carers: 
 
2.1  New applicants should be advised from an early stage that their smoking habits wil  be 
considered  prior  to  and  during  the  assessment  and  these  habits  wil   impact  on  their 
approval  and  matching.  Placing  social  workers  may  be  more  likely  to  choose  non-
smokers for preference. 
 
2.2  Additionally, young people should be able to have the choice of being placed in a non-
smoking  environment,  if  consistent  with  their  age  and  understanding.  Birth  parents, 
who  request  that  their  child  be  placed  in  a  non-smoking  household  should,  where 
possible, also have their wishes adhered to. However, in some situations the wellbeing 
and health needs of the child may override the wishes of the children/parents. 
 
2.3  It  is  important  that  foster  carers  understand  and  are  made  aware  of  the  detrimental 
effect of smoking and passive smoking on their health and that of other people in their 
household. 
 
2.4  During  the  recruitment,  assessment  and  preparation  process  discussions  will  take 
place  with  applicants  regarding  the  agency’s  expectations  and  requirements.  Carers 
wil  be provided with information as to where they can access help to give up smoking, 
if they are motivated to do so. 
Last update August 2018 
 
219 

2.5  Where people inform us they have given up smoking and wish to foster children under 
the age of 5 years, we would ideal y need to ensure that they have given up for at least 
a year (where possible by being tested at their GP surgery and providing evidence of 
this).  If  carers  have  a  child  under  5  years  placed  with  them  and  are  subsequently 
found to be smoking, a risk assessment needs to be carried out outlining the steps the 
carer  wil   be  taking  to  minimise  risk  to  the  child  in  placement  .Once  that  child  has 
moved  on,  the  carer  wil   need  to  show  they  have  ceased  smoking  for  a  year  before 
children under 5 years can be placed.  
 
2.6  At  each  stage  the  agency  wil   be  clear  that  any  carer  who  smokes  or  lives  in  a 
household where people smoke cannot be approved to take a child under the age of 5 
except  in  exceptional  circumstances,  for  example  where  relatives  or  friends  become 
carers  at  short  notice.  In  these  circumstances  a  plan  to  cease  smoking  needs  to  be 
agreed between the carer and assessing social worker and presented to the Fostering 
Panel alongside the assessment. The Fostering Panel may recommend it is in the best 
interests of a child to remain there. In addition, any child or young person with known 
middle ear or respiratory tract infections, or who is prone to asthma and/or bronchitis, 
or has heart disease wil  not be placed in a smoking household, although exceptions 
may be made where it is in the child’s best interests. Additional consideration needs to 
be given to long term placements as the risks of exposure to passive smoking increase 
with time. 
 
2.7  The issue will be raised regularly with all approved carers who smoke and reinforced 
through the annual review, regular supervision, the Safe Care Plan and the provision 
of guidance and training on health & safety issues and healthy care. Support is crucial, 
particularly  as  smoking  can  be  a  response  to  stress,  and  consideration  needs  to  be 
given to ways of minimising the level of stress experienced. 
 
2.8  The supervising Social Worker will agree a smoke free plan with the carers to include 
the following: 
 
  Carers and other members of the household, including visitors, wil  not smoke in the 
company  of  children  of  any  age,  in  the  home  or  in  the  car  and  wil   promote  non-
smoking  as  the  norm.  Carers  should  also  not  expose  children  to  smoking  when 
visiting friends and relatives.  
 
  Smoking wil  take place outside the home. If carers are smoking this should be in an 
area where children cannot see them. 
 
  Tobacco products, matches or lighters will not be left lying around or accessible to 
children. 
 
  This will form part of the Safe Care Plan, which is reviewed and updated regularly, 
and for each new placement. 
 
3. 
Children and Young People: 
 
3.1  It is il egal for retailers to sell any tobacco products to anyone below the age of 18. In 
addition, foster carers are not permitted to provide children or young people under 18 
with tobacco products. 
 
3.2  Some young people may start smoking or be smokers at the point of becoming looked 
after.  It  is  important  to  work  with  young  people  to  actively  discourage  them  from 
smoking  by  giving  them  information  about  the  harmful  effects  and  helping  them  to 
Last update August 2018 
 
220 

access  support  to  give  up  smoking.  The  role  of  health  professionals,  including  the 
Looked after Children Designated Nurse, is crucial in addressing this issue through the 
child  or  young  person’s  Initial  Health  Assessment,  Health  Plan  and  Health  Plan 
Review. Information about where help can be found is in Appendix C. 
 
3.3  The child/young person’s parent or person with parental responsibility wil  be informed 
of the local policy on smoking and will be involved in discussions about action that wil  
be  taken  by  the  foster  carer.  Any  agreed  arrangements  must  be  recorded  in  the 
Placement Information Record (Placement Plan), and communicated in writing to the 
parent or person with parental responsibility. 
 
3.4  In  situations  where  a  young  person  already  smokes  it  is  reasonable  to  expect  the 
foster  carer  to  have an agreed place to store  any  smoking  products  while the  young 
person is in the foster home and for the young person to hand them over to the carer. 
This wil  be explained to the young person and their social worker and recorded in the 
Safe  Care  Plan.  The  young  person  will  be  expected  to  comply  with  the  smoke  free 
plan for the foster home. 
 
3.5  This arrangement will also apply to smoking products given to the young person during 
contact with the parent or person with parental responsibility. The child’s social worker 
wil   discourage the  parent  or  person  with parental  responsibility  from smoking  during 
contact and return any smoking products given to the young person to them. 
 
3.6  The child’s Statutory Review wil  look at any arrangements that are in place in relation 
to smoking.  
 
4. 

Electronic (e-cigarettes)  
 
A new joint brief has been produced by ASH and the Fostering Network (July 2014) – ‘Foster 
Care,  adoption  and  electronic  cigarettes’  and  is  endorsed  by  the  Fostering  Network.    The 
BAAF advice in regards to e-cigarettes is as follows: 
 
  E-cigarettes  are  not  regulated  as  a  tobacco  product  or  as  a  medicine  in  the  UK.  
While research evidence suggests that the use of e-cigarettes is effective in helping 
people to stop using traditional tobacco cigarettes, there is little evidence to suggest 
that it is encouraging smoking.   
 
  The  Fostering  Network  considers  the  current  research  evidence  provides  no 
compelling  reasons  for  restricting  the  use  of  e-cigarettes.    Therefore,  foster  carers 
should not be prevented from fostering or applying to foster because of their use of e-
cigarettes. 
 
  However,  the  Fostering  Network  also  advise  that  it  is  good  practice  not  to  use  e-
cigarettes in front of children and young people until more evidence is gained about 
the role modelling effect of this on the smoking behaviour of children more generally.   
 
  Health  professionals  should  not  recommend  the  use  of  e-cigarettes  as  a  smoking 
cessation  aid  or  a  lower  risk  option  than  continuing  to  smoke  due  to  a  lack  of 
evidence of their safety and efficacy 
 
 
 
 
Last update August 2018 
 
221 

5. 
Further Information 
 
5.1  For more information about this policy, please contact the Business Improvement and 
Development Team - 01785 277024/278426. 
 
Links to both documents can be found here: 
 
Ash.org.uk - Foster Care, Adoption and Smoking/e-cigarettes 
 
Appendix A:  Additional Information 
 
In the UK, 42% of children live in a home where someone smokes.  Despite nearly 60% of 
smokers admitting they disapprove of smoking cigarettes with a child present in a room or 
car, 28% continue to do so
 
What’s wrong with second-hand smoke? 
 
Tobacco  smoke  contains  poisonous  gases,  tar  and  thousands  of  toxic  chemicals.  These 
poisons get into the bodies of children who live in smoky atmospheres. As children are more 
sensitive to smoke than adults, due to their bodies stil  developing, it is not safe for children 
to be  in a room  where someone  is  smoking,  even  if  the  room  is  odourless and not  visibly 
smoky. 
 
How does second-hand smoke harm children? 
 
Babies and children who are exposed to a smoky atmosphere are: 
 
•  Twice as likely to have asthma attacks and chest infections 
•  More likely to need hospital care in their first year of life 
•  Off sick from school more often 
•  More likely to get coughs, colds and wheezes. 
 
Medical research also shows they have: 
 

•   Much higher risk of cot death than the children of non-smokers 
•  Increased risk of meningitis 
•  More chance of getting ‘glue ear’, which can lead to partial deafness. 
 
What can you do to protect babies and children? 
 
You  can  help protect them  by  keeping  their  playing,  sleeping  and eating  areas  completely 
smoke-free. 
 
What can I do if my family and friends are smokers? 
 

  Let them know before they visit that you are keeping your home smoke 
free for your children’s health 
  Ask if they would not smoke while visiting you 
  Explain 
that 
children 
can 
get 
il  
through 
second-hand 
smoke. 
 
Useful tips: 
 

•  Always smoke outside, wel  away from children. 
•  When out and about with the family, try to find non-smoking or smoke-free areas. 
Last update August 2018 
 
222 

The benefits of giving up smoking: 
 

•  After 20 Minutes - Blood pressure and pulse return to normal. 
Circulation improves, especially to hands and feet. 
 
•  After 8 Hours - the oxygen level in your blood increases to a 
normal level. Chances of a heart attack start to fall. 
 
•  After 24 Hours - Carbon monoxide leaves the body. The lungs start 
to clear out mucus and debris. 
 
•  After 48 Hours - Nicotine is no longer found in the body. Senses of 
taste and smell improve. 
 
•  After 72 Hours - breathing becomes easier. Energy levels increase. 
 
•  After  2  to  12  Weeks  -  Circulation  improves  throughout  the  body.  Walking  and 
exercise become easier. 
 
•  After  3  to  9  Months  -  Breathing  problems,  coughing,  shortness  of  breath  and 
wheezing improve. Lung efficiency increases by 5-10% 
 
•  After 4 Years – The risk of having a heart attack falls to about half that 
of a smoker. 
 
•  After 10 Years – The risk of lung cancer falls to around half that of a 
Smoker; the risk of a heart attack also falls to about the same as someone who has 
never smoked. 
 
Smoking Cessation Services: 
Talk to your GP or Pharmacist: 
 
Many people don't realise that their GP can help them quit smoking. Your doctor  can do a 
lot,  such  as  enrolling  you  in  a  'stop  smoking'  clinic  and  prescribing  nicotine  replacement 
therapy  such  as  patches  and  gum,  or  prescribe  a  stop  smoking  medication  such  as 
Champix.  
 
Get a free 'Quit Kit' 
 
This  kit  is  packed  with  practical  tools  and  advice  to  help  you  stop  smoking,  including  a 
'tangle' to keep hands busy, a wall chart to keep track of your progress, stress-busting apps, 
information  on  medicines  that  can  help  you  stop  smoking  and  exercises  to  improve  your 
wil power.  
Join an NHS Stop-Smoking Service
The  NHS  has  stop-smoking  services  staffed  by  trained  stop  smoking  advisers  all  over  the 
country in a range of venues at times to suit you. You can join a group where local smokers 
meet once a week or have one-to-one support if you prefer. You usually go for a few weeks 
and work towards a quit date. Find your nearest NHS Stop Smoking Service from the NHS 
Smoke free website, 
or call 0800 022 4332.  
 
Last update August 2018 
 
223 

APPENDIX J  
OUT OF HOURS PLACEMENT SCHEME 
The  Emergency  Duty  Service  (EDS)  provides  placements  for  vulnerable  children  outside 
office  hours  with  experienced  foster  carers  who  have  been  approved  through  the  foster 
panel process. 
Carers  on  the  EDS  rota  can  be  extended  or  exempted  to  take  EDS  placements  if  the 
placement falls outside the terms of their approval or placement availability.  
Any  extension  or  exemption  wil   only  be  for  the period  of  the  emergency  placement  which 
wil  be up to 5pm on the next working day (Longer for weekends and Bank Holiday periods).  
As from 8.30am on the next working day the child’s social worker together with Placement 
Referrals will be responsible for identifying a further placement. 
In exceptional circumstances carers may be asked to offer a placement for a longer period, 
where they have a vacancy or with the agreement of the Fostering Service Manager, on an 
extension or exemption. 
When  a  placement  is  required  EDS  wil   contact  available  carers  to  check  out  suitability  to 
place, taking into account other children already living there.  If a carer is named as available 
on the rota they wil  be expected to offer a placement when requested to do so, unless they 
consider their household to be “at risk”.  
EDS  wil   inform  Placement  Referrals  of  all  placements  made,  including  where  a  carer  has 
found it necessary to refuse a placement. 
Carers  wil   be  given  all  available  information  including  appropriate  Looked  after  Children 
documents  at  the  time  of  placement.    Outside  office  hours  the  information  may  be  very 
limited, however EDS must ensure that carers have basic details and are clear about who to 
contact on the next working day. 
Availability  wil   be  for  a  7  day  period  Monday  to  Monday  (or  Tuesday  if  a  Bank  Holiday 
Period). Carers can stay on the rota for successive weeks if carer is in agreement. 
Children  can  only  be  placed  on  the  scheme  via  EDS.    In  exceptional  circumstances, 
placements  may  be  made  during  office  hours  but  only  by  Placement  Referrals,  with  the 
agreement of the Fostering Service Manager. 
Placements cannot be made by the Children’s social workers or managers and carers must 
not accept placements without an approach from EDS or Placement Referrals. 
It is a requirement of the scheme that one carer is at home and available to care for the child 
in placement until 5pm the next working day, unless previously agreed. 
 
PAYMENT 
In addition to a pro rata rate of the fostering allowances, foster carers will receive £50 as a 
one off payment.  If a carer takes a sibling group they wil  receive the following payment: £75 
for two siblings and £100 for 3 siblings or more. 
Placement Referrals is responsible for liaising with carers and their Fostering social worker 
and drawing up a rota to send to EDS.  The rota wil  be updated weekly. 
Placement Service Telephone Number: 01785 277724 
Email Address: xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 
 
Last update August 2018 
 
224 

APPENDIX K 
INTERNET SAFETY; TEXT ABBREVIATIONS A-Z 
Below are some common abbreviations: 
 
Abbreviations A to Z 
2moro  
Tomorrow 
2nte 
Tonight 
AEAP 
As Early as Possible 
ALAP 
As Late as Possible 
ASAP 
As Soon as Possible 
ASL 
Age / Sex / Location? 
B3 
Blah, Blah, Blah 
B4YKI 
Before You Know it 
BFF 
Best Friends, Forever 
BM&Y 
Between Me and You 
BRB 
Be right Back 
BRT 
Be right There 
BTAM 
Be that as it May 
C-P 
Sleepy 
CTN 
Cannot talk now 
CUS 
See You Soon 
CWOT 
Complete Waste of Time 
CYT 
See You Tomorrow 
E123 
Easy as 1, 2, 3 
EM? 
Excuse Me? 
EOD 
End of Day 
F2F 
Face to Face 
FC 
Fingers Crossed 
FOAF 
Friend of a Friend 
GR8  
Great 
HAK 
Hugs and Kisses 
IDC 
I Don't Care 
IDK 
I Don't Know 
ILU / ILY 
I Love You 
IMU 
I Miss You 
IRL 
In Real Life 
J/K  
Just Kidding 
JC 
Just Checking 
JTLYK 
Just to Let You Know 
Last update August 2018 
 
225 

KFY 
Kiss for You 
KMN 
Kill Me Now 
KPC 
Keeping Parents Clueless 
L8R  
Later 
 
 
MoF 
Male or Female 
MTFBWY 
May the Force be with You 
MYOB 
Mind Your Own Business 
N-A-Y-L 
In a While 
NAZ 
Name, Address, ZIP 
NC 
No Comment 
NIMBY 
Not in my Backyard 
NM 
Never Mind / Nothing Much 
NP 
No Problem 
NSFW 
Not Safe for Work 
NTIM 
Not that it Matters 
NVM 
Never Mind 
OATUS 
On a totally Unrelated Subject 
OIC 
Oh, I See 
OMW 
On My Way 
OTL 
Out to Lunch 
OTP 
On the Phone 
P911 
Parent Alert 
PAL 
Parents are Listening 
PAW 
Parents are Watching 
PIR 
Parent in Room 
POS 
Parent over Shoulder 
Proper Respect / Proper 
PROP(S) 
Recognition 
QT 
Cutie 
RN 
Right Now 
RU 
Are You 
SEP 
Someone else's Problem 
SITD 
Still in the Dark 
SLAP 
Sounds like a Plan 
SMIM 
Send Me an Instant Message 
SO 
Significant Other 
TMI 
Too Much Information 
UR 
Your / You are 
Last update August 2018 
 
226 

W8 
Wait 
WB 
Welcome Back 
WYCM 
Will You Call Me? 
WYWH 
Wish You Were Here 
XOXOXOX 
Hugs, Kisses, ... 
 
Last update August 2018 
 
227 



APPENDIX L 
TREASURE BASKETS AND HEURISTIC PLAY 
 
ABBEY MONK AND ANDREA CHEESEMAN 
EARLY YEARS QUALITY SUPPORT CONSULTANTS 
 
Brain Growth 
 
 
 
 
 
 
? 
 
  At Birt  h 25%  
 
             1 Year ?%   
 
 
     
     Adult 100% 
Key Points: 
•  The below diagram emphasises the short period of time where maximum brain 
development takes place 
•  Children want to communicate as well as to explore the world physically and 
research shows that the prime areas of learning relate to the developing brain from 
the earliest age, this is why the EYFS has a sharp focus on these areas. 
•  Skil s in these areas  are time sensitive and if not securely placed by the age of 5 
they wil  be more difficult to acquire and their absence may hold back learning in all 
areas…. 
So there is a very small window of opportunity to build that brain with all the necessary tools 
and a huge responsibility for us as early years practitioners, particularly if you have that child 
for long periods of most days. 
Key words: 
• Brain 
• EYFS 
 
Last update August 2018 
 
228 



 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Last update August 2018 
 
229 


 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Treasure Baskets 
The use of a treasure basket is one way that we can ensure a richness in the babies 
experience when the brain is ready to receive, to make connections and so to make use of 
this information 
(Goldschmeid and Jackson, 2004) 
 
 
 
Last update August 2018 
 
230 



 
Door wedge 
Bowls 
Dolly pegs 
Kitchen utensils; spoons, spatulas, 
whisks etc. 
Curtains rings 
Mug tree 
Kitchen roll holder 
Egg cups 
Wooden eggs 
Lengths of dowel 
Wooden bricks 
 
 
 
 
Sieves and strainers 
Bowls 
Measuring spoons 
Lemon squeezer 
Pans 
Tins and containers 
Jar lids 
Whisk 
CD’s 
Sparkly glitter bal  
Mirrored ornament 
Teaspoon 
Serving spoon 
Bells 
Metals bracelets 
Keys 
Watering can 
Lengths of chain 
Colanders 
 
 
 
 
Last update August 2018 
 
231 



 
 
Bark 
Pumice stone 
Coconut shel  
Orange/lemon 
Large pebbles/stone 
Fir cones 
Sea shel s 
Corks 
Natural sponge 
Rope 
Loofah 
Large seeds and pods 
 
 
 
 
 
Scrubbing brushes 
Pastry brush 
Hair brush 
Nail brush 
Various sized paint brushes 
Shaving brush 
Toothbrush 
Make up brushes 
 
 
 
Last update August 2018 
 
232 


 
Leather key ring 
Knitted toy 
Crochet squares 
Bean bags 
Flannel 
Velvet 
Ribbon 
Pom poms 
Lace 
Fur fabric 
Sponge 
Velcro 
Elastic 
Sequin waste 
Knitted gloves 
Fabric puppet 
Netting 
Shiny fabric 
 
 
 
Heuristic play is rooted in young children’s natural curiosity. As babies grow, they move 
beyond being content to simply feel and ponder objects, to wanting to find out what can be 
done with them. Toddlers have an urge to handle things: to gather, fil , dump, stack, knock 
down, select and manipulate in other ways. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Last update August 2018 
 
233