This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Operation of your Twitter account.'.

CARDIFF BUS 
 
JOB DESCRIPTION 
JOB TITLE: 
 
 
Shared Services Advisor  
DEPARTMENT:   
 
Shared Services Department 
RESPONSIBLE TO: 
 
Shared Services Leader  
 
  
PLACE OF WORK: 
Sloper Road 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Main Function: 
As part of a team, perform a range of administrative functions for the organisation; dealing 
with both the internal and external customer communications. You will handle queries and 
requests  received  from  internal  and  external  customers,  demonstrating  a  high  level  of 
customer service and best practice in everything you do.  
Responsibilities:  
1.  Process  and  deal  with  queries  and  requests  received  from  internal  and  external 
customers and suppliers, within the appropriate deadlines.   
 
2.  Responsibility for seeing queries and requests to an acceptable conclusion. 
 
3.  Deal with various methods of communication - telephone, email, letter, in person and 
online, within the agreed timescales and to an agreed format. 
 
4.  Process  and  monitor  the  facilities  website  ensuring  jobs  are  actioned  within  the 
agreed  priority  timeframes.  Tasks  will  include  placing  jobs  with  contractors, 
monitoring the progress of jobs, escalation of jobs outside approval limitation and 
completing  all  paperwork.    Follow  up  on  the  facilities  website  after  the  job  is 
complete. 
 
5.  Receive and deal with incident reports and ensure these are forwarded to the relevant 
parties, which includes insurance companies. 
 
6.  Deal  with  CCTV  requests  ensuring  that  they  are  downloaded  within  the  correct 
timescale and monitor the performance of the system. 
 
7.  To  deal  and  respond  to  all  methods  of  communication  eg  letters  and  emails,  in  a 
professional  manner,  which  would  include  those  received  from  solicitors  and  third 
parties. 
 
8.  Deal with driver queries in relation to areas such as uniforms, car parking permits and 
staff travel passes and other requests. 
 
9. 
Use of key operating systems, including but not limited to, EP Morris, Mix Telematics, 
Freeway, CMS, Sharepoint, Ticketer, FLM Web and CRM. 

 
 
10. To  manage  on-line  communication  with  our  passengers  through  updating  and 
maintaining our social media sites, to include Twitter and Facebook. 
 
11. To deal with on-line ticketing issues and resolving them with the customer. 
 
12. Attend customer campaigns and roadshows as an ambassador of Cardiff bus. 
 
13. Deal  with  a  range  of  administrative  functions  for  the  whole  organisation,  some  of 
which include: incident reporting, requesting and maintaining CCTV files, processing 
of  lost  property,  iff  card,  direct  debit  applications,  receiving  and  investigating 
customer  feedback/complaints,  letters,  MOT  and  taxing  of  vehicles,  Freeway  fleet 
maintenance administration and accident costs. 
 
14. To cover reception duties at our Sloper Road site involving tasks such as answering the 
telephone, distributing the mail, greeting visitors, directing contractors to outstanding 
jobs logged on facilities and any other admin work required on the day. 
 
15. Produce information graphs and dashboards for internal and external customers. 
 
16. Communicate with customers and suppliers in response to feedback they have given 
to Cardiff Bus demonstrating excellent customer service and best practice. 
 
17. To  undertake  all  duties  within  the  Shared  Service  Centre  as  and  when  required, 
including training and coaching all team members. 
 
18. To assist in any other duties and projects as and when required. 
 
The function is to cover all aspects of our administration and therefore the employee will 
be required to be flexible in terms of work and tasks. 

 
Signed......................................................................Name........................................................................
 
 
Date...................................................