This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Recycling Bins Seized'.


CAB-15-010 
 
 
Name of meeting:   
Cabinet 
Date:   
 
 
28th July 2015 
 
Title of report:
  
 
Reorganisation of Waste Collection Rounds 
 
Is it likely to result in spending or 

Yes - £496k savings per annum 
saving £250k or more, or to have a 
 
significant effect on two or more 
electoral wards? 
 
Is it in the Council’s Forward Plan?
 
Yes 
 
 
 
Is it eligible for “call in” by Scrutiny?
  Yes 
 
Date signed off by Director & name 

Jacqui Gedman - 13.07.15 
 
 
Is it signed off by the Director of 
David Smith - 16.07.15  
Resources? 
 
 
 
Is it signed off by the Assistant 
Julie Muscroft -  16.07.15 
Director - Legal, Governance & 
  
Monitoring? 
 
Cabinet member portfolio 

Cllr Cathy Scott - Housing and the 
 
Relief of Poverty  
 
Electoral wards 
affected: All 
Ward councillors consulted: Party briefings provided prior to Cabinet Date. 
 
Public or private: Public
 
 
1. Purpose of report 
 
The purpose of the report is to seek approval for the introduction of new waste 
collections rounds, working practices, policy change. 
 
2.  Key points 
 
Work  has  been  undertaken  to  develop  a  set  of  proposals  to  deliver  frontline 
waste  collection  services  in  a  more  effective  and  efficient  way.    Studying 
delivery  models  from  neighbouring  and  national  authorities  and  the 
experience  of  industry  bodies  such  as  APSE  and  WRAP  has  provided  the 
opportunity to: 
  
  To  introduce  on-board  technology  to  improve  operational  knowledge 
and  delivery  alongside  developing  the  flow  of  information  from  the 
frontline to Kirklees Direct and ultimately residents 
  Improve  productivity  through  new  working  patterns  and  a  zonal 
approach 

CAB-15-010 
  Enable  better  utilisation  of  our  fleet  through  the  new  working  pattern 
and enhanced vehicle maintenance regimes for Fridays. 
  Aid  in  achieving  budget  reductions  alongside  service  improvements 
with minimal impact on residents 
  Introduces  a  system  that  provides  the  flexibility  to  minimise  the 
workload impact to the council and residents associated with economic 
and housing growth.  
 
This  work  has  involved  the  study  of  the  existing  service  delivery  model, 
neighbouring  and  national  authorities  and  the  experience  of  industry  bodies 
such  as  APSE  and  WRAP.  This  study  has  resulted  in  the  recommended 
operating model within this report, more details can be found within Appendix 
1.  
 
Key aspects of these proposals are: 
 
  A  move  to  a  38  hour,  4  day  bin  collection  services  -  Monday  to 
Thursday. 
  Impacts  will  include  day  of  the  week  and  time  of  the  day  collection 
changes for all residents. 
  Increase in productivity and reduction in resource requirements.  
  The  temporary  collection  of  excess  waste  for  the  first  Grey  Bin 
collection to accommodate residents who may have gone an extended 
period  of  time  between  Grey  Bin  collections  due  to  the  proposed 
change. 
  Clarity on the ongoing Council policy for excess waste and specifically 
heavy bins. 
 
3.  Implications for the Council  
 
The  implications  for  the  Council  are  attaining  a  significant  efficiency  saving 
and  implementing  a  new  operating  model  that  can  adapt  to  future  changes. 
This  can  be  achieved  with  no  compulsory  redundancies,  through  Collective 
Agreement  with  Trade  Unions  and  with  minimal  impact  on  the  residents  of 
Kirklees. 
 
4.  Consultees and their opinions 
 
In preparing this proposal the following have been consulted: 
 
  Suez Environnement: as our PFI provider discussions have taken place 
on  the  implications  of  this  change  on  the  waste  treatment  contract, 
including  aspects  such  as  the  opening  /  closing  times  of  facilities, 
planning  restrictions  and  any  additional  costs.  It  was  confirmed  the 
impact  of  this  change  can  be  accommodated  within  the  existing 
planning  consents  and  the  changes  required  to  the  waste  facility 
operations  will  in  fact  deliver  benefits  for  Suez  Environnement  in 
managing  the  flow  of  waste  through  the  transfer  stations  and  Energy 
from Waste Plant. 
  Workforce: This is a significant change to the current working practices 
for the workforce. As such the workforces have been positively involved 
in developing, refining and ultimately agreeing the operational aspects 
of the proposal.  
 

CAB-15-010 
The new routes and rounds have been provided to crews for comment 
and  feedback,  with  multiple  refinements  and  improvements  to  ensure 
they are robust and deliverable.  
 
  Portfolio Members: Continual updates and progress reports have been 
undertaken  with  Place  Portfolio  Holders  to  enable  robust  discussions 
and  concerns  to  be  surfaced  and  accounted  for  within  the  final 
proposal. 
 
5.  Next steps  
 
The next steps for the introduction of this proposal will include: 
 
  Finalisation  of  prepared  mobilisation  plan  with  agreed  implementation 
date 
  Roll  out  of  communication  and  awareness  campaign  to  inform 
residents of the changes and how these affect them 
  Roll  out  of  on-board  technology  to  coincide  with  and  support  
introduction of new rounds 
  Activation of the changes to terms and conditions of employment  
  Organise excess waste collections 
 
6.  Officer recommendations and reasons 
 
It is recommended that Cabinet: 
 
1.  Approve  the  introduction  of  the  proposals  to  deliver  efficiencies  that 
contribute towards the Medium Term Financial Plan  
2.  Approve  the  collection  of  excess  waste  for  the  first  collection,  post 
change,   to  accommodate residents who may go an extended period 
between collections.  
 
7.  Cabinet portfolio holder recommendation  
 
The portfolio holder, Councillor Cathy Scott, notes the significant financial 
savings that the change in the operational model brings.  The portfolio holder 
welcomes the strategy to reduce the changeover impact to residents and 
improve communication and response. 
 
8.  Contact officer and relevant papers 
 
Will Acornley 
Head of Environment & Greenspace 
Email: xxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx 
Tel: 01484 221000 
 
Appendix 1 provides more detail on the proposal. 
 
9.  Assistant Director responsible  
 
Joanne Bartholomew 
Assistant Director – Place 
Email: xxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx 
Tel: 01484 221000 

CAB-15-010 
 
Appendix 1 
 
The Proposal 
 
In  the  past  we  have  resisted  changing  bin  days  for  residents  in  order  to 
provide  a  top  quality  service  with  continuity  but  this  has  impacted  on 
efficiency, as over time new estates and properties are added to rounds that 
imbalance  them.  We  are  now  at  a  point  where  we  need  radical  change  to 
deliver the most efficient service.  
 
It  is  proposed  to  move  the  workforce  from  a  4.5  day  shift  to  a  4  day  shift, 
working Monday to Thursday, with extended hours. At the same time a zonal 
working  pattern  will  be  introduced  that  will  see  all  crews  working  together  in 
the same area on the same day, this will better able us to cover breakdowns 
and  to  absorb  growth  in  the  future  as  days  will  not  need  to  change  as 
households  can  be  moved  between  rounds  easier.  This  will  result  in  the 
overall removal of three crews. 
 
Longer  days  will  allow  the  vehicle  assets  to  be  worked  harder  and  Fridays 
used to undertake an improved maintenance regime.  
 
This  proposal  is  supported  by  the  separate  investment  in  on-board 
technology.  The  system  will  enable  live  operational  decisions  to  me  made 
quickly  and  efficiently  as  well  as  the  continual  rebalancing  of  rounds  to 
maintain optimum efficiency. The system will also update Kirklees Direct as to 
any  live  frontline  issues  such  as  delays  in  collection  due  to  traffic  or 
breakdowns,  improving  the  level  and  quality  of  information  we  are  able  to 
provide to residents. 
 
Financial Information 
 

 
A  £496k  saving  will  be  realised  from  the  removal  of  three  crews  and  5 
vehicles.  This  includes  10.8  FTEs  and  5  x  26t  Refuse  Collection  Vehicles, 
including 3 Frontline and 2 Spare. These posts are currently being managed 
through  vacancies  and  temporary  staffing  arrangements;  as  such  no 
redundancies are associated with the reduction. Vehicles have also been fully 
depreciated and the replacement cycle has been halted for these to allow for 
disposal. 
 
Comparison to Other Councils 
 
A  review  of  other  councils  was  required  to  ensure  that  proposals  are 
achievable  where  similar  systems  are  being  compared  and  therefore  in  this 
context  it  was  useful  to  examine  neighbouring  authority  Barnsley  which  has 
recently implemented a complete route optimisation project utilising the same 
software used by Kirklees and based on a similar operating model.  
 
The key points of observation were: 
  Crews  work  a  4  day  week  (Tuesday  –  Friday)  of  37  hours  (4  x  9¼ 
hours). 
  Rounds are worked on a zoned basis allowing  work in  an area to be 
completed  collectively  by  the  crews.  For  residual  waste  (the  heaviest 


CAB-15-010 
workload) the operation is similarly worked to that in Kirklees but crews 
in Barnsley are now achieving an average pass rate of 1850 per crew 
per day or 200 properties per hour. Further analysis does indicate that 
crews  are  working  nearly  a  full  shift  and  there  have  been  some 
instances  of  rounds  not  completing  and  there  being  a  requirement  for 
some mopping up and some rebalancing. 
  In-cab  software  was  considered,  but  rejected  on  the  grounds  of  cost. 
The Operations Manager advised that, following their experience, they 
would recommend its utilisation as a support for crews with new rounds 
to enable them to get to know the round. 
 
Making comparisons on the basis of the average number of properties served 
per hour eliminates a number of variables. The chart below shows the current 
and new Kirklees rate compared with some similar authorities and Barnsley; 
 
 
 
Whilst  we  will  see  an overall  increase  in  efficiency  we  are  not  able  to match 
some  Council  efficiency  due  to  the  rural  nature  of  large  parts  of  Kirklees, 
which  result  in  more  travelling  and  less  collecting  time.  The  proposed 
efficiency  level  also  took  into  account  some  of  the  issues  Barnsley  saw  with 
rounds not completing. The decision was also made to introduce the new on-
board  technology  at  the  same  time  as  the  new  rounds  as  recommended  by 
Barnsley’s experience. This will also allow a more robust approach to applying 
Council polices.  
 
Council Policy 
 
The  introduction  of  on-board  technology  at  the  same  time  as  the  rounds 
changes  will  help  support  the  application  of  existing  Council  policy,  for 
example  the  contamination  of  the  Green  Bin  from  waste  such  as  nappies, 
food and black bags. 
 

CAB-15-010 
However, in assessing the impact of longer working days on the workforce it is 
proposed to make the following amendment to policy: 
 
ISSUE  
CURRENT 
NEW POLICY 
CURRENT 
NEW ACTION 
POLICY 
ACTION ON 
ON NON-
NON-
COMPLIANCE 
COMPLIANCE  
Excess / side waste – general waste  
Grey wheeled  No 
excess  No 
excess  Excess  bin  not  Excess / heavy 
bins  
permitted 
-  permitted 
-  collected 
–  bin 
not 
everything  to  everything to be  householder 
collected 
– 
be  contained  contained within  advised 
of  householder 
within the bin   the bin 
waste 
advised 
of 
 
  
minimisation 
waste 
Bins 
Bins  presented  and 
recycling  minimisation 
presented 
with  lid  not  fully  opportunities  
and 
recycling 
with  lid  not  closed 
or   
opportunities  
fully 
closed,  excessively 
Sticker  applied   
to 
be  heavy 
i.e.  to  bin,  to  be  Sticker  applied 
stickered.  
cannot 
be  persuasive, 
to  bin,  to  be 
safely  moved  asking  for  fully  persuasive, 
by one person,  closed  lids  for  asking  for  fully 
to  be  left  and  H&S reasons.  
closed lids and 
stickered.  
explaining 
issues  around 
weight
 for H&S 
reasons. 
 
Method of Introduction 
 
It is possible for some residents to go an extended period of longer than two 
weeks between Grey Bin collections at the point of change. This will occur if a 
resident  is  due  for  a  Green  Bin  collection  the  week  immediately  before  the 
change and is then allocated another Green Bin collection for the week of the 
change. 
 
In order the accommodate this it is proposed to allow the collection of excess 
waste for the first collection of Grey Bins post change for all residents.