This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Admissions information'.


 
Dr James Knapton 
Information Compliance Officer 
 
 
 
 
J Pattison 
 
By email 
 
 
Reference: FOI-2019-341 
10 June 2019 
 
 
 
 
Dear J Pattison, 
 
Your request was received on 10 May 2019 and I am dealing with it under the terms of the Freedom of 
Information Act 2000 (‘the Act’). 
 
You asked: 
 
Please could I have the spreadsheet mentioned in the communication below from Churchill 
College, for the last 2 cycles. Obviously with all names removed but data still intact showing 
criteria of candidates and if they were successful obtaining interview and offer. 
"In the 2019 admissions round, Churchill College did not generate its own spreadsheets for any 
of Economics, English, Law, or PBS to assess if applicants should receive an interview or offer. 
Rather, we used the University's central moderation spreadsheets, which are produced by and 
held at the University of Cambridge Admissions Office. We do not hold copies of these 
spreadsheets on file." 

 
The information you have requested, while held by the University, is exempt under section 40(3A)(a) of 
the Act because its release would breach the first data protection principle (the fair, lawful and 
transparent processing of personal data) as set out in the General Data Protection Regulation. These 
moderation spreadsheets effectively contain the entirety of each applicant’s information transposed into 
a consistent format and, as a result, simply removing names (and, for example, contact details) would 
still leave many individuals identifiable. The disclosure of the spreadsheets accordingly would be a 
manifestly unfair use of their personal data. This part of section 40 confers absolute exemption under 
the Act. 
 
If you are unhappy with the service you have received in relation to your request and wish to make a 
complaint or request an internal review of this decision, you should contact us quoting the reference 
number above. The University would normally expect to receive your request for an internal review 
within 40 working days of the date of this letter and reserves the right not to review a decision where 
The Old Schools 
Trinity Lane 
Cambridge, CB2 1TN 
 
Tel: +44 (0) 1223 764142 
Fax: +44 (0) 1223 332332 
Email: xxx@xxxxx.xxx.xx.xx 
www.cam.ac.uk 
 



 
 
 
there has been undue delay in raising a complaint. If you are not content with the outcome of your 
review, you may apply directly to the Information Commissioner for a decision. Generally, the 
Information Commissioner cannot make a decision unless you have exhausted the complaints 
procedure provided by the University. The Information Commissioner may be contacted at: The 
Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF 
(https://ico.org.uk/)
 
Yours sincerely, 
 
James Knapton