This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Information regarding planning application 19/00814/FUL'.

CONFIDENTIAL 
 
Options for future management of the former 
Newbury Town Football Club. 
 
 
Background 
 
Currently the pitch is in a very poor condition.  Like other grassed areas and sports 
pitches the recent drought has had an impact.  I have instructed our contractor to 
begin cutting the grass and to irrigate the pitch.  There will however need to be a 
period of restoration/autumn maintenance in advance of a full years use. 
 
The area surrounding the pitch is not safe and there is no possibility of opening the 
site as a Multi-Use Games Area (MUGA) for public use without the area to be used 
for this purpose being fenced off from the rest of the site.  Note however that MUGAs 
almost always have high fencing surrounding the site in order to contain footballs 
and the activities of those using the facility, the following link is an example of a 
range of facilities similar in size to the one proposed for the former NTFC: 
 
http://www.trevormay.co.uk/mugas.asp?gclid=EAIaIQobChMI7em63r-
P3QIVx7HtCh399g70EAAYASAAEgK92_D_BwE 
 
 
The advantage of fencing the MUGA on its perimeter is that the MUGA is then 
isolated from any activities on the surrounding land, so any demolition works, or 
construction works, abandoned equipment and features associated with the former 
football ground can be dealt with whilst the MUGA is operational. 
 
Low fencing is desirable between the 2 pitches. 
 
Current Limitations 
 
Grass pitches clearly are not pre-marked in the same way that artificial surfaces are 
and this presents some difficulties in marking out for a range of sports games; 
netball, 5-a-side, hockey etc.  It’s not impossible to do so, just more difficult, and of 
course more expensive.  It is suggested that we start with 5 a side and then 
determine demand from other sports over time. 
 
There is uncertainty over floodlighting, i.e. the condition of the current floodlights or 
whether there is potential for replacement floodlights to allow use of the site in the 
evenings. Without floodlights the facility can only be used daytime.  Floodlighting 
increases the options for evening use and maximising income generation.  This 
report is based on providing the basic minimum to get the proposal off the ground. 
 
The facility is unmanned, therefore solutions have to be found to allow 
individuals/groups to access the facility.  Solutions are available however.  One such 

solution is Clubspark, an IT solution which allows venues to be booked and access 
provided using unique access codes (operates at Victoria Park tennis Courts): 
 
https://clubspark.com/ 
 
Without a system like this there are security issues to overcome. 
 
 
Options: 
 
There are two possible options, note that both operations require a perimeter fencing 
solution of some kind. 
 
Option 1.   
 
Manage the whole area, currently a football pitch, as a MUGA and open it to the 
public on a ‘free to access’ no booking required, basis. This provides a facility which 
serves the whole community. The MUGA will require suitable fencing at 3m or 4m 
(preferred) high, which allows the MUGA to be self-contained and independent of the 
rest of the site. 
 
The facility can be marked out with 2 no. 5 a side pitches with goals and nets and 
possibly an area for families to sit and watch children play. 
 
The pitch will require ongoing maintenance to include; regular cutting, autumn and 
spring maintenance, irrigation on occasion, pitch marking, daily visits and security 
checks. 
 
Option 2. 
 
As option 1 but the MUGA is booked in advance (preferred).  The facility can be 
hired to clubs for training purposes and for 5 and 6 a side, for all age groups from 
juniors’ upwards.  We will receive an income towards its maintenance and to offset 
other management costs.  There is no wider ad hoc community use. 
 
Access to the site is controlled in a similar manner to the tennis courts at Victoria 
Park. This is operated using a mobile app booking system which provides a unique 
code to access the location. How this operates requires further investigation but it 
appears to be suitable for small, enclosed venues and allows a hands off 
management approach to bookings.  There is an opportunity to discuss this 
requirement with the proposed online booking software provider currently being 
considered by IT colleagues. 
 
There are advantages and disadvantages in both options. 
 
Option 1. 
 
Advantages: Wider community use permitted which fits with the general message we 
discussed regarding this site. 
 

Disadvantages:  It’s going to be difficult to control the use to which it is put.  There 
will be long periods during the daytime on weekdays, when there will be very little 
public use and therefore could attract unwanted antisocial behaviour.  There will 
have to be some security visits daytime and evenings in order to manage activities 
and open and lock the facility.  Actually getting kids out of the facility could be a 
difficulty. 
 
Option 2.   
 
Advantages: The booking system removes any concerns about security and 
antisocial behaviour.  The site will only need occasional security visits in the 
evenings.  The option may well prove to be less expensive to manage.  As the site is 
locked until the user arrives this reduces the security requirement.  there will be 
income from bookings to offset costs. 
 
Disadvantages: Community use is limited to those who book, mostly organised 
teams, with reduced access by the wider community.   
 
Costs; 
 
Feature 
Expenditure (£)  Expenditure (£) 
Income 
 
(one off costs) 
(ongoing 
 
costs/pa) 
Fencing with gates 
60,000 
 
 
@ 3m 
Fencing with gates 
65,500 
 
 
@ 4m. (preferred 
option) 
Goals, nets and 
3000 
 
 
ancillaries for 
maintaining the 
pitch, i.e. hoses 
and watering points  
One off 
300 
 
 
maintenance to 
bring up to 
maintainable 
standard 
Ongoing 
 
4900 
 
maintenance 
annually includes 
pitch marking. 
Clubspark booking 
tbc 
Tbc/annum 
 
system. 
Security: school 
 
tbc 
 
holidays and 
weekends 
 
Potential Income 
 
 
 
costs  

TOTAL 
£68,300 
£4900/annum 
* £10,000 - 
£15,000/annum 

 
 
 
 
* Based on an income of £35 per pitch, max 4 games per day on each.  All 
year use daytime.  Figures given are approximate and allow for periods of 
inactivity. 

 
 
Conclusion 
 
Further work is required on these options.  Should option 2 be preferred then we can 
start out with a bespoke booking system in the short term until a more robust system 
is implemented.