This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Information regarding planning application 19/00814/FUL'.

OPERATIONS BOARD 
 
EXTRACT FROM THE MINUTES OF THE MEETING HELD ON 
THURSDAY, 4 OCTOBER 2018 
 
Councillors  Present
:  Dominic Boeck,  Graham Bridgman,  Jeanette Clifford,  Hilary Cole, 
James Cole, Lynne Doherty, James Fredrickson, Graham Jones and Rick Jones 
 
Also Present: Bill Bagnell (Manager - Special Projects), Iain Bell (Revenues and Benefits 
Manager), Catalin Bogos (Performance Research Consultation Manager), Nick Carter (Chief 
Executive), Mary-Anne Cosgrove (Service Manager), Andy Day (Head of Strategic Support), 
Tandra Forster (Head of Adult Social Care), Sally Kelsall (Housing Strategy and Operations 
Manager), Gary Lugg (Head of Development & Planning) and Andy Walker (Head of Finance 
and Property), Linda Pye (Principal Policy Officer) 
 
Apologies: John Ashworth, Councillor Anthony Chadley and Councillor Marcus Franks 
14. 
Future Use of Faraday Road Sports Pitch 
Bill Bagnell presented a report which updated on progress made to date on the future 
management and rationalisation of the Newbury football ground as a community asset. 
Proposals were an interim measure until the football club land is required as part of 
the redevelopment of London Road Industrial Estate (LRIE).  
Officers were seeking authority to convert the current football pitch and a small margin 
around the perimeter as a MUGA for sports and community use. Capital funding of 
£88k  was  being  sought  to  close  up  and  secure  the  old  clubhouse  and  adjacent 
structures which included the removal of existing fencing, the supply and erection of a 
perimeter fence 4m high in order to allow the facility to operate and the making secure 
of existing buildings so that these could be safely managed independently of any other 
activity relating to the rest of the site.  
Bill  Bagnell  advised  that  the  National  Planning  Policy  Framework  (NPPF)  and 
paragraph 97 in particular, in relation to existing open space, sports and recreational 
buildings and land, stated that these sites should not be built on unless it was surplus 
to requirements or that it would be replaced by equivalent or better provision. It would 
therefore  be  necessary  to  demonstrate  that  thought  had  gone  into  replacing  this 
facility. The report did not include the possibility of using Northcroft as an alternative 
site but if the development of the London Road Industrial Estate went ahead then other 
options, such as Northcroft, would need to be considered.  
Bill  Bagnell  advised  that  the  pitch  would  be  a  grassed  pitch  and  not  artificial  turf. 
Hungerford Town Football Club had expressed an interest in the stand.  
Councillor James Cole felt that this was a good plan for the present  time and if  the 
Council did nothing then that would create a PR issue. Bill Bagnell confirmed that it 
would be an informal MUGA and therefore anyone would be able to organise sport on 
a  maintained  pitch.  A  MUGA  usually  had  three  sports  pitches  overlaid  in  different 
colours.  Councillor  James  Cole  stated  that  it  would  be  useful  if  the  pitch  could  be 
marked up for a full-sized football pitch but Bill Bagnell responded that it was more 
likely that it would be marked up for five a side football.  

Councillor Hilary Cole queried why the Council were boarding up the club house and 
not demolishing it. There was a worry that it would be tempting for rough sleepers in 
the area to break in and use it as a squat. Bill Bagnell agreed but stated that there was 
a due process which had to be followed. The aim would be to eventually demolish the 
buildings but planning permission would be required. He assured Members that the 
building would be secure and therefore it would not be possible to break in.  
Councillor James Fredrickson referred to the PR angle and stated that the last press 
release  had  mentioned  that  an  assessment  of  the  site  would  be  undertaken  by 
September and this was now late. There was a lot of detail around the situation with 
the  football  club  and  it  was  only  if  people  understood  the  detail  that  they  would 
understand the position the Council was taking. He therefore suggested removing the 
Executive Summary from the report and publishing it along with the Condition Survey. 
However, Bill Bagnell felt that it would be better to publish the whole thing or just the 
Condition Survey.  Councillor Fredrickson was of  the opinion that  it was essential to 
provide  detail  in  this  case.  Councillor  James  Cole  agreed  and  felt  that  there  was  a 
need to go back to basics and to explain the issues. However, Councillor Hilary Cole 
stated that  this had been explained when discussions had first  taken place with St. 
Modwen.  
Nick Carter asked if this could be agreed by delegated authority or whether it needed 
to go to the Executive for sign off. Andy Walker advised that it had not been included 
in the Capital Programme and therefore an Executive decision would be required.  
Nick Carter referred to Paul Anstey’s wider leisure vision around Northcroft and he 
queried whether there would be any merit in making links to that. Paul Anstey stated 
that if the land on which the Faraday Road pitch was located then it made no sense 
and it would be better to focus on Northcroft and to concentrate sport within that area 
particularly as the land was owned by the Council. Councillor Fredrickson said that the 
logic  had  always  been  that  the  Council  would  not  replace  like  for  like.  Nick  Carter 
replied that the Council had initially sought to find an alternative site for the Football 
Club and had even considered a share arrangement. However, the development of 
the Leisure Strategy provided a further opportunity to look at the provision of a site. 
Bill Bagnell pointed out that the NPPF had also been beefed up and it was therefore 
necessary  to  demonstrate  reasonable  history  and  it  would  not  be  right  if  the  issue 
around  a  site  was  not  revisited.  It  made  sense for  the  Council  to  look  at  Northcroft 
particularly if it involved an income generation opportunity. Councillor Fredrickson felt 
that if it was a viable option to include it as part of the Leisure Strategy then that would 
be  a  good  way  forward.  However,  Bill  Bagnell  reminded  Members  that  there  would 
also  be  a  number  of  people  who  would  not  be  in  favour  of  a  football  pitch  on  the 
Northcroft site.  
Councillor Hilary Cole advised that Paul Anstey had made great progress in respect 
of leisure and she felt that the Faraday Road project should be included in the leisure 
offer.  
Councillor Lynne Doherty felt that £88k seemed to be a large amount for fencing off a 
MUGA  pitch.  However,  Councillor  James  Cole  stated  that  the  MUGA  pitch  would 
provide  income  for  the  Council.  Bill  Bagnell  added  that  it  was  necessary  to  erect  a 
good quality fence for security purposes.  
Discussion took place on the level of detail which should be made public at this stage. 
It was noted that there would need to be some publicity around the Leisure Strategy 

in any event. Paul Anstey stated that Sport England were about to publish guidance 
in relation to leisure strategies and funding.  
Andy  Walker  pointed  out  that  Paul  Anstey  had  a  leisure  centre  capital  budget  and 
various other capital projects and he would therefore investigate whether it would be 
possible to cover off the funding for the fencing without going to the Executive.  
Actions: 
  It was agreed that a press release would be drafted in respect of the Football 
Club; 
  The Leisure Strategy would be introduced at the Newbury Vision Conference 
on 29th October 2018; 
  Andy Walker to investigate whether capital funding of £88k could be made 
available  to  fund  the works  required  to make  the  football  ground  safe  and 
appropriate for public use; 

  The report would be held for a week until a discussion took place following 
Budget  Board  on  11th  October  2018  around  how  to  take  this  forward.  The 
attendees at the meeting would include Councillors James Fredrickson, Rick 
Jones,  Graham  Jones,  Nick  Carter,  Paul  Anstey,  Bill  Bagnell  and  Peta 
Stoddart-Crompton.