This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Information regarding planning application 19/00814/FUL'.


9 July 2019 
Mr John Stewart 
Strategic Support 
By email: request-573724-
Council Offices 
xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
Market Street  Newbury 
Berkshire  RG14 5LD 
Our Ref:  FoI/IR/2019/10 
Your Ref:   
Please ask for: The FoI Reviewing 
Officer 
Direct Line:  01635 519441 
e-mail:  xxx@xxxxxxxxx.xxx.xx  
Dear Mr Stewart, 
 
Internal review of FOI request: Planning Application 19/00814/FUL 
 
Following receipt of your email of 11 June 2019 addressed to Suzi Kenchington, 
Information Compliance Officer, a review has been undertaken of the Council’s 
handling of your request received on 3 May 2019, for information under the 
Environmental Information Regulations (EIR), which was as follows:- 
 
‘Regarding planning application 19/00814/FUL, please can you send me all 
documents, meeting minutes and correspondence relating to the following: 
 
1. The business case which justifies developing this site. 
2. The council's strategy and policies this development complies with. 
3. The consultation process and consultees. 
4. The stakeholders in the council, sporting bodies and the community. 
5. The organisations which the council expects to use the facility and the sports 
involved. 
6. The cost of this work and the nature/costs of further related work. 
7. The long-term funding, financial forecast, budget and operating costs. 
8. The business plan including how long the facility is expected to exist.’  

 
On 25 April 2019 you were provided with the following response by Suzi 
Kenchington, Information Compliance Officer:- 
 
‘1. The business case which justifies developing this site. 
 
The following is an extract presented to the Executive Committee on Thursday 
30th May; 
 
In terms of business case, the use of the old football ground as a MUGA is not an 
attempt to find a more commercially beneficial use but a way of making this asset 
available  for  continued  public  use  until  the  land  is  required  for  possible 
redevelopment  and  make  that  use  available  by  not  again  entering  into  a  new 


 

lease. The previous lease arrangement earned the Council an income of £4,500 
per annum.  As and when redevelopment might come forward, the Council needs 
to  retain  freedom  of  action  which  is  not  well  served  by  entering  into  another 
agreement  similar  to  the  previous  lease  which  expired  in  June  2018  and  which 
the Council made clear for some time it would not renew.  After set up costs, the 
aim is for the MUGA to be cost neutral where maintenance costs are covered by 
income.                     
 
2. The council's strategy and policies this development complies with. 
 
The following is an extract that was presented to the Executive Committee on 
Thursday 30th May.  
 
The  MUGA  development  is  related  to  the  Council’s  long  term  plans  for 
regenerating  the  London  Road  Industrial  Estate.  Regeneration  of  the  London 
Road Industrial Estate, including the football ground, has been a publicly known 
aspiration  of  the  Council  via  the  Newbury  Vision  (first  published  Oct  2005)  and 
the issue has been addressed at the last three Vision Conferences.  In addition to 
this the Council held meetings with interested parties back in 2016 explaining its 
intentions to regenerate the London Road Industrial Estate, including the football 
ground, and that it would not enter into a new lease with another organisation in 
order  for  the  Council  to  take  back  control  of  the  land  and  thereby  maximise  its 
freedom  of  action  should  development  come  forward.   Strategically  the  Council 
believes  that  the  wider  public  benefit  of  regenerating  the  whole  LRIE,  including 
the  football  ground,  will  substantially  outweigh  the  loss  of  the  ground  on  the 
LRIE.  The Council fully understands it will have to make that case as and when 
any planning application goes in for the LRIE regeneration. 
 
3. The consultation process and consultees’ 
 
In relation to the redevelopment of the London Road Industrial Estate, the 
Council held public consultation meetings and wrote to tenants of the industrial 
estate to update them and invite them to meet the developer. In addition to this 
the Council held meetings with interested parties back in 2016 explaining its 
intentions to regenerate the London Road Industrial Estate, including the football 
ground, and that it would not enter into a new lease with another organisation in 
order for the Council to take back control of the land and thereby maximise its 
freedom of action should development come forward. 
 
In regards to planning application 19/00814/FUL, consultation is taking place via 
the normal planning process, whereby members of the public can submit 
comments to the Council.  
 
Documents relating to this can be found on the Council’s website here; 
https://publicaccess.westberks.gov.uk/online-
applications/applicationDetails.do?activeTab=summary&keyVal=PPDK17RD04Z
00 
 

 

 
4. The stakeholders in the council, sporting bodies and the community. 
 
It is not clear from this question what information you are requesting.  
 
Please can you clarify what you mean by ‘all documents, meeting minutes and 
correspondence relating to the stakeholders in the council, sporting bodies and 
the community’? 
 
5. The organisations which the council expects to use the facility and the sports 
involved. 
 
This is not a request for recorded information. 
 
6. The cost of this work and the nature/costs of further related work. 
 
Current costs to date- £2,400 
 
£1520 for a general clean up and removal of some metal barriers round the pitch, 
and boarding up of windows and doors on the clubhouse. 
 
£462 for the planning application fee 
 
£440 for security. 
 
7. The long-term funding, financial forecast, budget and operating costs. 
 
There is no recorded information to respond to this question at this time, as the 
Council is currently going through the procurement stage in relation to the 
maintenance costs for this site. Therefore, the Council does not record the 
construction and other capital costs at this stage. 
 
8. The business plan including how long the facility is expected to exist. 
 
The Council does not hold a business plan for the site, as it is not intended to be 
an income generator. Any income received will go towards the maintenance 
costs for this site. The site will remain open until the land is required for 
redevelopment.’ 

 
Following receipt of the above response, you sent the email below to Suzi 
Kenchington on 11 June 2019:- 
 
‘1. The business case which justifies developing this site.  
 
The FOI request did not ask about the old lease. Your response makes no 
attempt to provide any documents or minutes that a business case was actually 


 

provided in preparation for and in support of planning application 19/00814/FUL. 
 
If there is no business case and no supporting documentation please confirm that 
this is in fact the case. 
 
In your response you state that, “After set up costs, the aim is for the MUGA to 
be cost neutral where maintenance costs are covered by income”, so if that is the 
case please provide the following information that supports these assertions: 
 

  what are the “set up costs” that your statement is based on? 
  what are the “maintenance costs” that your statement is based on? 
  what is the “income” forecast that your statement is based on and what 
source / evidence did you use to determine this income forecast? 
 

The only relevance of old lease is to serve as a benchmark. As you say the 
previous lease provided the Council with a guaranteed income of £4500 pa with 
no associated costs. If a business case has been produced it should detail what 
new income will replace the old, by whom and by when. 
 
I would expect that a business case should cover at the least the following key 
points: 
 

  Overview and objectives of the project, the strategic context, key drivers for 
the council, options considered, evidence utilised, external factors and why 
the particular option was chosen over alternatives. 

  Contain well developed costings (upfront and ongoing) and potential 
source of revenue (who will use the facility, what will they pay, how often 
will it be used etc.) 

  Contain clear estimates of timescales involved. 
  Identify the benefits that will be delivered (hard and soft benefits). 
  Outline the most suitable procurement route.  
 
The request to you was to provide to me with all documents, meeting minutes 
and correspondence relating to the business case which justifies developing the 
Faraday Road Football Ground as defined in planning application 19/00814/FUL.  
 
In response to this request you have not provided any documents, meeting 
minutes and correspondence. The only thing you have provided is information 
held in a previous lease which we already know and reference to an extract of a 
transcript made by Cllr Rick Jones to a public question at the Executive Meeting 
held on 30th May 2019. With respect to the Cllr Jones transcript he also stated 
that the set-up cost would be £88,000? When it was pointed out to him that this 
£88,000 was for a prior MUGA proposal he seemed a bit uncertain. In fact the 
£88,000 figure was originally provided by Cllr Hilary Cole to a much smaller 
MUGA proposal (originally from Cllr James Fredrickson) in Executive Q&As on 
20 December 2018. Cllr Jones confirmed that the £88,000 was for the March 


 

2019 planning application. Are WBC really stating that it is just a coincidence that 
both schemes as responded to by Cllrs Cole and Jones for two totally different 
schemes at least 6 months apart are exactly the same in terms of set up costs?  
 
Also please can you explain why you have not provided any details / 
correspondence under my FOI request pertaining to the £88,000 as referenced 
by Cllr Jones on 30th May 2019? 
 
2. The council's strategy and policies this development complies with.  
 
Again, this was part of the public answer at the above mentioned meeting; I am 
expecting to see some written references to core strategy, green infrastructure 
and how this MUGA, in some way, justifies retaining the area as a sports ground 
complying with Sport England policies. 
 
3. The consultation process and consultees.  
 
The multi-sports ground idea is nearly 2 years old, so I am asking what 
consultation has occurred. Clearly those consultation facts mentioned in your 
initial response to the above are for the LRIE and pre-date any concept of there 
being some kind of sports ground open (the council’s idea was to stop the 
tenants playing there and get vacant possession). 
 
4. The stakeholders in the council, sporting bodies and the community.  
 
What I mean is who at WBC (Councillors and staff) was involved with the 
decision to propose a MUGA, which sporting bodies (e.g. Sport England), 
professional advisors (sporting consultancies) and local clubs/organisations did 
they talk to – notes from meetings, letters supporting/against etc. 
 
5. The organisations which the council expects to use the facility and the sports 
involved.  
 
What evidence has been relied on that a MUGA facility at Faraday Road will 
actually be used? If no evidence has been sought by WBC then please state this 
is the case. If evidence has been used please provide documentary details. 
In WBC’s plan, there must be evidence of who this MUGA is aimed at and that it 
is actually needed? What clubs/organisations will WBC target and publicise to? 
Otherwise, how do you know anyone will use it? 
 
6. The cost of this work and the nature/costs of further related work.  
 
Are you saying that £2400 is the TOTAL amount that WBC has spent on the 
Faraday Road ground since the lease was ended in June 2018 up to May 2019? 
If yes, please provide the evidence.  
 


 

The FOI request specifically asks you to provide all documents, meeting minutes 
and correspondence relating to planning application 19/00814/FUL which you 
have failed to do. 
 
Also there is no reference in your response to the £88,000 quoted by Cllr Rick 
Jones on 30th May and by Cllr Hilary Cole’s statement about the £88,000 
estimate cost from the Executive Meeting on 20 December 2018 – see public 
question (n) on 
http://decisionmaking.westberks.gov.uk/documents/b15953/Questions and 
Answers 20th-Dec-2018 17.00 Executive.pdf?T=9 
 
As stated above we know that the £88,000 relates to a previous proposal for a 
MUGA submitted in December 2018 and not for the planning application in March 
2019 which specifies fencing, gates, floodlights and pylons. The estimated cost of 
purchasing and erecting these must be many times the £88,000 mentioned at the 
above meeting (but omitted in your reply). Please provide evidence that the 
£88,000 budget is for the previous MUGA option and not for the planning 
application submitted in March 2019 or whether the total should be raised to take 
it into account. 
 
7. The long-term funding, financial forecast, budget and operating costs.  
 
Are you confirming that no business case with associated costings has been 
produced for planning application 19/00814/FUL? 
 
8. The business plan including how long the facility is expected to exist. 
 
Rather like item 1, the council doesn’t seem to know who is, or how many people 
are, going to use it so saying there is no information implies that there are no 
written planning meeting minutes which justify this expenditure. Surely this can't 
be right?’ 
 
Consequently I have carried out an internal review of the handling of your request, 
and I have been mindful of the Council’s duties under the EIR 2004 and guidance 
issued by the Information Commissioner’s Office (ICO). 
 
I will start by reviewing the number of other communications the Council has had with 
you on this subject, which are detailed below:-  
 
(i)  An FOI request was submitted to the Council on 31 August 2018 for 
correspondence leading up to and relating to Hungerford Town Football Club's 
application to demolish the stand at Newbury Football Ground, Faraday Road 
(case number 18/02046/DEMO). 
 
(ii)  An FOI request was submitted to the Council on 15 October 2018 regarding 
ownership of the spectator stand at Faraday Road Football Ground Newbury. 
 

 

(iii)  A complaint was submitted to the Local Government and Social Care 
Ombudsman (LGO) on 3 November 2018 following a Stage One complaint 
submitted to the Council on 4 June 2018 and a Stage Two complaint on 20 July 
2018.  I am also aware that the LGO provided the following draft decision on 1 
February 2019 and their final decision is currently awaited:- 
 
‘The Council was not at fault in its actions up to and including the eviction of a 
football club – which Mr B and Mr C represent – in June 2018. It warned the club 
in advance, properly explained its reasons, and provided some assistance to 
identify alternative arrangements. Although Mr B and Mr C made several 
complaints about how the Council will use the land containing the football ground 
in future, this has not yet been through the planning application process. Mr B 
and Mr C will have the opportunity to raise concerns about the plans as part of a 
future public consultation.’ 

 
In addition, information is provided on the Council’s website on the London Road 
Industrial Estate Regeneration Project, which includes a Frequently Asked Questions 
section with information on the football club and the stand.   
 
Therefore it is evident that a considerable amount of officer time has already been 
spent trying to provide you with information on this subject and this current request 
could be perceived as being manifestly unreasonable.  However, I will now respond 
to the points you have raised in this EIR request. 
 
1. The business case which justifies developing this site.  
 
You have complained that the response did not provide any documents or minutes to 
show that a business case was provided in support of planning application 
19/00814/FUL. 
 
I have identified a report submitted to Operations Board on 4 October 2018, which 
sets out progress on the future management and rationalisation of the Newbury 
football ground as a community asset and this is attached at Appendix 1. The 
Operations Board is an internal group formed of Executive Members and senior 
officers. I have also attached at Appendix 2 a copy of the minute from this Operations 
Board meeting, which confirms approval of the arrangement. These documents were 
submitted to the LGO during their review of your complaint and therefore they may 
have already been shared with you.  In addition, Paul Hendry has provided me with 
an options paper that was discussed with senior Council officers prior to the report 
mentioned above being submitted to Operations Board, and the concept of the 
MUGA was developed from this.  A copy of this is also attached at Appendix 3. 
 
There was no requirement for the Council to develop a business case as the 
development of the MUGA is an interim measure in order to make the football ground 
available for continued public use, until the land is required for the possible 
redevelopment 

 

 
You have also asked whether it was a coincidence that the set-up costs for the 
MUGA of £88,000 were provided by Councillors Rick Jones and Hilary Cole for what 
you claim are two totally different schemes.  
 
I have discussed this with Paul Hendry, Countryside Manager, and he has advised 
that the cost of £88,000 was a rough verbal estimate provided by a company that 
develops MUGAs when the concept was first proposed and is based on the 
dimensions of the football ground.      I can therefore confirm that the reference to a 
set cost of £88,000 stated by both Councillors Jones and Cole does refer to the same 
site, as it has not been subject to any market testing.  Therefore there is no 
correspondence pertaining to the £88,000 estimate available. 
 
2. The Council's strategy and policies this development complies with.  
 
You have stated that you would expect there to have been some written references 
to the Core Strategy, showing how the MUGA justifies retaining the area as a sports 
ground in compliance with Sport England policies.   
 
My understanding is that as the proposal to utilise the area as a MUGA is an interim 
measure until the London Road development plan commences, there is no need for it 
to comply with any Council strategies or policies.  Therefore there is no 
documentation available. 
 
3. The consultation process and consultees.  
 
There has been no requirement to date for any consultation on the proposal to take 
place and it will now form part of the planning process for application 19/00814/FUL. 
 
4. The stakeholders in the Council, sporting bodies and the community.  
 
You have stated that this question related to the names of the Councillors and staff, 
sporting bodies, professional advisors etc involved with the MUGA proposal and I 
would refer you to the report, minute and options paper provided in response to 
question 1. 
. 
5. The organisations which the Council expects to use the facility and the sports 
involved.  
 
You have asked for a copy of the evidence to show that a MUGA facility at Faraday 
Road will be used.  
 
I can confirm that there is no specific documentation setting this out as it has been 
based on anecdotal evidence that there is a demand for training facilities in the 
Newbury area.  This is because it is currently not possibly to meet this demand at 
other sports facilities such as Henwick, due to concerns about over use of the pitches 
to the detriment of match play. 

 


 
6. The cost of this work and the nature/costs of further related work.  
 
You have asked for evidence that £2400 is the total amount that the Council has 
spent on the Faraday Road ground since the lease ended in June 2018 up until May 
2019.  The expenditure has now increased to £3302 and a photoshot of the budget 
that has been set aside for this is attached at Appendix 4.   
 
7. The long-term funding, financial forecast, budget and operating costs.  
 
You have asked for confirmation of whether a business case and associated costings 
have been produced for planning application 19/00814/FUL.   
 
I can confirm that it is not possible to calculate accurate costs until the MUGA design 
has completed the planning process and therefore, there is no documentation 
currently available. 
 
8. The business plan including how long the facility is expected to exist. 
 
There is currently no documentation available providing this information as the 
demand for the facility has been based on anecdotal evidence, resulting from the 
Council’s experience of managing sites elsewhere in the district. 
 
This completes my review of your request. If you are not content with the outcome of 
the internal review, you have the right to apply directly to the Information 
Commissioner for a decision. The Information Commissioner can be contacted at 
Information Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire 
SK9 5AF www.ico.org.uk  
 
Yours sincerely 
 
Rachel Craggs 
Principal Policy Officer (Information Management) 
 
Attachments: 
 
Appendix 1:   Report submitted to Operations Board on 4 October 2018. 
Appendix 2:  Minute from the Operations Board meeting of 4 October 2018. 
Appendix 3:  Options paper for the future management of the former Newbury Town 
Football Club. 
Appendix 4:  Photoshot of the budget set aside for the MUGA.