This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Mixing console procurement'.

 
British Broadcasting Corporation Room BC2 A4 Broadcast Centre White City Wood Lane London W12 7TP  

Telephone 020 8008 2882 Email xxx@xxx.xx.xx 
 
  
 
Information Rights 
bbc.co.uk/foi 
bbc.co.uk/privacy 
 
Mike Leeves 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
02 April 2019 
 
Dear Mr Leeves, 
 
Freedom of Information Request - RFI20190492 
 
Thank you for your request to the BBC of 15 March 2019 seeking the following information 
under the Freedom of Information Act 2000 (‘the Act’):   
 
Mixing console procurement - Please can you provide me with the following documents if you 
hold them: 
 
1 - Template scoring criterions for selection 
2 - Completed scoring 
3 - A list of staff travel and claimed expenses for this procurement 

 
On 19 March 2019 the BBC wrote to you asking for clarification on this request as there 
wasn’t enough information for us to establish which procurement this was for. You replied on 
25 March 2019 with the following: 
 
This is in relation to you Maida Vale complex.  
  
Response 
 
Question 1:-  
 
Stage 
Documentation Required 
Weighting 
Form completed once per Supplier, common 
Supplier Evaluation 
20% 
questions applicable to all Lots. 
Form completed once per product submission, per 
Technical Evaluation  Lot. A maximum of two product submissions is  40% 
permissible per Lot.  
Products scoring at least Satisfactory in each category, and overall Stage 1 score at least 36/60 
will be eligible to progress to Stage 2. 
 

Site visit (June/July 2018) once per product 
Hands-On Evaluation 
40% 
submission, per Lot. 
Products scoring at least Satisfactory in each category, and overall Stage 1 & 2 score at least 
60/100 will be eligible to progress to Final. 
 
 
Question 2:- 
 
Lot 1 Large Sound Desks 
Lot 2 Rock & Pop 
 
Hands on eval 
Hands on eval 
Hands on eval 
Hands on eval 
excl. 
incl. 
excl. 
incl. 
Bidder A 
41.80% 
51.80% 
41.80% 
50.20% 
Bidder B 
24.35% 
N/A 


Bidder C 
29.10% 
N/A 
25.95% 
N/A 
Bidder D 
51.85% 
86.65% 


 
Note: where the bidder did not meet minimum score, they did not qualify for hands on 
evaluation. The above does not include Whole Life Cost evaluation. 
 
Question 3:-  
 
The Act does not require us to comply with a request if to do so would exceed the 
appropriate limit as set out in the Freedom of Information and Data Protection (Appropriate 
Limit and Fees) Regulations 2004 (SI 2004/3244). The appropriate limit has been set at £450 
(equivalent to two and a half days work, at an hourly rate of £25). In order to respond in full 
to your request we estimate that to carry out this search would take BBC Staff more than 
two and a half days.  
 
This is because it is difficult to determine what expenses, if any, directly relate to the 
procurement process for these mixing desks. To identify any relevant information would 
require us to go through all the procurement team’s claims to check what they were for and 
then follow up with individuals. Therefore, under section 12 of the Act, we are refusing to 
handle the request as it would exceed the appropriate limit.   
 
We are mindful of our duty under section 16 of the Act to provide reasonable advice and 
assistance to you, and specifically to advise how you might narrow your request so that it 
complies with the time limit.  However, due to the nature of your request and the records 
not being held in a readily accessible and extractable format, we are unable to suggest a way 
in which to refine your request in order to obtain the information you are interested in 
within the cost limit. 
 
Appeal Rights 
 
If you are not satisfied that we have complied with the Act in responding to your request, you 
have the right to an internal review by a BBC senior manager or legal adviser. Please contact 
us at the address above, explaining what you would like us to review and including your 
  2 

reference number. If you are not satisfied with the internal review, you can appeal to the 
Information Commissioner. The contact details are: Information Commissioner's Office, 
Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF, Tel: 0303 123 1113 or see 
https://ico.org.uk/.  
 
 
Yours sincerely 
 
 
Information Rights 
 
  3