This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Computer Assisted Facilities Management system'.






        
 
 
 
Affiliated Teaching Hospital 
 
 
 
Information Governance Department 
 
Rothwell Road 
 
Kettering 
 
Northants 
 
NN16 8UZ 
 
 
 
Main Switchboard: 01536 492000 
 
 
 
 
 
Web: www.kgh.nhs.uk 
 
 
 
 
Our Ref: 20512 
01 March 2019 
Matthew Dickinson  
request-550273-
xxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
 
Dear Matthew 
 
 
Thank you for your Freedom of Information request which was received within the Trust. In 
accordance with S.1 (1) (a) of the Freedom of Information Act 2000 (FOIA), I can confirm that 
we do hold information relevant to your request. 
In order to assist you with this request, I am outlining my query as specifically as possible.  
 
Please can you provide information on the following: 
 
1. 
Does your NHS Trust use a computer assisted facilities management system? - 
 
Yes 
 
2. 
If no, are there ongoing plans to purchase a computer assisted facilities management 
system in the future?  
Not applicable 
 
 
3. 
What is the name of the computer assisted facilities management system (product 
name) and which company is it purchased from?  
Invigilatis 
 
4. 
Provide brief information on the process in use at the NHS Trust to manage reactive 
and planned maintenance work including how this is recorded and scheduled.   
Estates 
  PPM and reactive task management 
  Asset management 
  Room booking 
                                                                                                 
                                                                                                            
 
Chairman: Alan Burns 
 
Chief Executive: Simon Weldon 
 
 
 
    

 
  Helpdesk 
 
5. 
Value of the current contract, date of commencement and date of expiry. 
 
Commenced January 2019 for 12 months 
 
 
 
Section 43(2) 
Public Interest test commercial 
Value of contract.  A public interest test has been undertaken and from the results of that test 
it  is  clear  that  releasing  this  information  would  be  detrimental  to  the  commercial  interest  of 
Kettering  General  Hospital  NHS  Foundation  Trust.    As  a  result  the  Trust  applies  the 
exemption  allowed  to  us  under  the  Freedom  of  Information  Act  2000,  Section  43(2)  – 
Commercial Interest as disclosure would/could: 
a)  Prejudice any contractors competitive edge in contract negotiations with NHS Trusts in 
the future  
b)  Prejudice  the  Trust’s  ability  to  compete  in  contract  negotiations  for  these  services  in 
the future. 
c)  Prejudice  the  position  of  Kettering  General  Hospital  NHS  Foundation  Trust  in 
maintaining its competitiveness as a Public Authority. 
 
6. 
Who is responsible for ensuring the computer assisted facilities management system 
meets the NHS Trust’s requirements? 
Director of Estates and Facilities 
 
 
 
Yours sincerely 
 
Sharleen Matheson 
Interim Information Governance Lead 
 
 
 
You are advised that this information is provided in accordance with the Freedom of Information Act 
2000 and is for your own non-commercial research or private study purposes.  The information may 
also be used for any other purpose allowed by a limitation or exception in copyright law, such as news 
reporting.  Any re-use of this information will be subject to copyright and authorisation from Kettering 
General Hospital NHS Foundation Trust will be required. In the event of any re-use, the information 
must be reproduced accurately and not used in a misleading manner. 
 
Disclaimer.  This  information  should  not  be  used  to  construct  a  database  for  direct  marketing  or 
unsolicited emails infringing the copyright in the material, or otherwise processed in contravention of 
the rights of the individual under the Data Protection Act. 
 
If you are not satisfied with the Trust's response you may ask for an independent internal review by 
writing to the:-  
 
Information Governance Manager 
Kettering General Hospital NHS Foundation Trust 
 
 


 
Rothwell Road 
Kettering 
Northants 
NN16 8UZ 
 
If  you  remain  dissatisfied  after this  internal review  of  the Trust's  decision  you  may  wish  to  make an 
approach to the Information Commissioner. 
 
Information Commissioner 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire,   
SK95 5AF 
 
http://www.ico.gov.uk 
 
Please note that the Information Commissioner is a regulator, not an ombudsman.  He will make an 
assessment as to whether  or  not the provisions  of the Freedom  of Information Act 2000 have been 
complied  with.  He  can  issue  an  enforcement  notice  to  the  Trust  ordering  it  to  comply  with  your 
request.