This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Use of Google education products'.



 
Our Ref. 
01/DPO/EG 
 
Your Ref. 
 
 
Contact 
03000 200 291 
 
Email 
xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx 
 
Direct Dial   
 
Direct Fax 
 
 
 
18th May 2018 
 
 
 
Integrated Children's and Family Services  
Aberdeen City Council 
Business Hub 13 
Second Floor North 
Marischal College 
Broad Street 
Aberdeen AB10 1AB 
 
Tel 03000 200 291 
Minicom 01224 522381 
DX 529451, Aberdeen 9 
www.aberdeencity.gov.uk 
Dear Parent/Carer, 
 
GDPR and your data 
The new General Data Protection Regulation comes into force on Friday 25th May, 2018.  
This change to the law gives parents/carers and young people greater control regarding how 
their personal data is used.  
Aberdeen City Council is committed to ful  compliance with these regulations.  From 25th 
May, when you are asked for information by Education Services, we wil  tel  you why we are 
col ecting the information, how long we wil  hold it and the legal basis for gathering this 
information. A privacy notice relating to the information we currently hold about you and your 
child is provided below.  
The information we collect from you 
Aberdeen City Council (ACC) col ects personal data and information about your child in order 
to provide your child with a school education.  
ACC wil  normal y only share information (other than in child protection situations) in order to 
provide services for your child as part of his/her school education. We col ect special 
category data about your child and process this because it is in the substantial public 
interest.  
We have an agreement with Police Scotland, NHS Grampian, Moray Council and 
Aberdeenshire Council which governs how we share data with these partners. ACC’s partner 
agencies can be found on our Education Web Site at https://www.abernet.org/sharing-
information/ with further details of the information that we share with each partner.  
The information held by ACC is used to assess, plan, coordinate, deliver and quality assure 
the education services to your child. The Council does not use an automated process for 
making decisions about your child or the services required; decisions are made with you.  
We wil  keep this information for a period of 5 years from the maximum school leaving age of 
your child, as required to by The Pupils’ Educational Records (Scotland) Regulations 2003, 
unless we have a legal responsibility to keep the information for a longer period of time.  
ROB POLKINGHORNE 
CHIEF OPERATING OFFICER 
 
 
 


ACC wil  keep anonymised data beyond this period for the purposes of auditing service 
provision and quality assurance.  
Your Data, Your Rights  
You’ve got legal rights about the way the Council handles and uses your data, which include 
the right to ask for a copy of it, inaccurate data to be update/amended, and to ask us to stop 
doing something with your data. Please contact the Council’s Data Protection Officer by 
email xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx.xx or in writing at: The Data Protection 
Officer, Legal and Democratic Services, Level 1 South, Marischal Col ege Aberdeen, AB10 
1AU. 
More information about al  of the rights you have is available on our website at: 
https://www.aberdeencity.gov.uk/your-data.  
You also have the right to make a complaint to the Information Commissioner’s Office, 
(www.ico.org.uk). They are the body responsible for making sure organisations like the 
Council handle your data lawful y.  
Legal Basis for Processing  
The Council, as an Education Authority, is legal y required to deliver an education to your 
child under the terms of the Education (Scotland) Act 1980 as amended.  
 
Yours sincerely 
 
Eleanor Sheppard 
Interim Head of Education & Inclusion