This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Letter re off-payroll from HMRC'.


 
22.3.19 
 
Request under the Freedom of Information Act 2000 (FOIA) - Letter re off-payroll from HMRC 

 
Dear Dave Chaplin, 
 
Thank you for your request made under the FOIA. 
 
You’re Request 
 
From: Dave Chaplin [mailto:xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx] 
Sent: 15 January 2019 06:17 
To: Data Requests xxxxxxxxxxxx@xxx.xx.xx 
Subject: Freedom of Information request - Letter re off-payroll from HMRC 
 
Dear University of West London, 
 
The Off-payroll legislation was introduced in Chapter 10 of the Income Tax (Earnings and 
Pensions) Act 2003, with the new legislation going live from April 6th 2017. This new legislation 
overrode, in the public sector, the existing Intermediaries Legislation (Chapter 8, ITEPA). 
 
The new legislation is here: 
https://www.legislation.gov.uk/ukpga/2017/10/schedule/1/part/2 
 
Around July 2018 HMRC sent your body a letter asking for information related to “Checking 
compliance with the rules from April 2017” 
 
For easy identification, a copy of the letter is as follows: 
 
-- Letter start --  
 
Off Payroll Reform in the Public Sector 
Section 61M Chapter 10 ITEPA 22003 and Regulation 13 Social Security (Miscellaneous 
Amendments No.) Regulations 2017 
 
Following the introduction of chapter 10 ITEPA 2003 and certain amendments to chapter 8 ITEPA 
2003 (“IR35”), new rules apply in relation to off-payroll working in the public sector from 6 April 207. 
Where individuals work and are paid through their own intermediary, public authorities as defined 
in the legislation) are now responsible for deciding whether the rules apply. Where a person is 
assessed as being with the new rules, the public authority agencies and third parties paying the fee 
for the services of the worker must operate tax, NICs and operate the Apprenticeship Levy. 
 
I would like to check your compliance with the new legislation, including any systems you have 
introduced to help you decide whether the offpayroll rules should apply when engaging workers via 
their own intermediary (either directly or via an agency or other labour provider). Such an 
intermediary wil  often be a ‘personal service company’, but as the legislation also applies where a 
worker is engaged via a partnership or another person, I wil  use the terms ‘PSC or other 
intermediary’ and ‘PSC etc’ in this letter. 
 
I have listed the information we need below and would be grateful for your response by 31 August 
2018. If the amount of information I have requested wil  make this difficult, please contact me to 
discuss how this can be managed. 
 
Checking compliance with the rules from April 2017 
 
1. 
Please describe the steps you took prior to April 2017: 


 
i. 
to review the off-payroll engagement of PSCs or other intermediaries, to decide 
whether the off-payroll rules would apply 
ii. 
please include an explanation of any different or additional steps taken in relation to 
PSCs etc that you engaged via an agency or other labour provider. 
 
2. 
If different from 1 above, please describe the systems / processes currently in place to 
decide whether the off-payroll rules apply to PSCs etc, whether you engage them directly or 
via an agency or other labour provider. Please provide a copy of any internal guidance / 
operating procedures for your staff, and comment on: 
 
i. 
who is responsible for carrying out the checks and approving decisions 
ii. 
whether the Check Employment Status for Tax tool (CEST) is used to inform decisions 
as to whether the rules apply, and  
iii. 
how you ensure compliance where the PSC is engaged via an agency or other labour 
provider. 
 
3. 
For the tax year 2107/2018, if you directly engaged with and paid any worker’s own PSC or 
other intermediary, please tell us: 
i. 
the total number of such PSCs etc that you engaged directly 
ii. 
the number of such PSCs etc that you decided were within the scope of the legislation 
iii. 
if different from (i ), the number of such PSCs etc that have been subject to deduction 
of tax and NIC and included in an RTI submission 
iv.  the number of such PSCs etc that you decided were outside the scope of the 
legislation 
v. 
the names, addresses and a brief description of the worker role / nature of services 
provided by the PSCs etc within (iv) above. 
 
4. 
For the tax year 2017/18, if you were invoiced by any agency or other labour provider for 
services via a worker’s own PSC or other intermiary, please provide the name of each such 
agency or other labour provider and, or each of them, please tell us: 
i. 
the total number of such PSCs etc supplied by that agency / labour provider 
ii. 
the number of such PSCs etc that you decided were within the scope of the legislation 
iii. 
whether you told the agency / labour provider that the rules applied for every PSC etc 
within (i ) above and if not, please explain why not) 
iv.  the number of such PSCs etc, that you decided were outside the scope of the 
legislation 
v. 
the name, addresses and a brief description of the worker role / nature of services 
provided by the PSCs etc within iv) above. 
 
5. 
Please identify any workers / PSCs etc that you decided were within the off-payroll rules, 
which have subsequently been engaged / paid via umbrella companies. Do you have any 
policy in place that encourages the use of umbrella companies for those found to be within 
the rules? 
 
6. 
For those not working through umbrella companies, have any workers that previously worked 
through their own PSC etc subsequently entered into employment contracts with your group? 
 
7. 
The offpayroll rules do not apply where a public authority has fully contracted out servicces to 
a third party e.g. an outsourcing company operating under a contract where the workers do 
not personally provide their services to the public authority. If you believe this applies to you, 
please provide an explanation for the affected contract(s). 
 
More information about the check 
 


 
I enclose factsheet CC/FS1c ‘General information about compliance checks into certain large and 
complex businesses’. Please take time to read this, it gives you more information about this type of 
check. I also enclose factsheet CC/FS22 ‘Sending us electronic records’. 
 
If you have any questions, please contact me using the details shown at the top of this letter. 
 
-- Letter end --  
 
Please can you provide: 
 
1. 
Confirmation as to whether you received the letter 
2. 
Confirmation as to whether you responded to the letter to HMRC. 
3. 
Confirmation as to whether you provided ANY or all of the information to HMRC. 
4. 
A copy of your response to that letter with the following direction: Instead of the exact 
answers for 3(v) and 4(v) (which are likely to be confidential) please instead tell us the 
number of items on those lists. 
 
If the FOI time limit of 3.5 hours is such that not all of these records can be obtained in the time 
limit of 3.5 hours, then please provide as much as possible until the time limit is reached. Thank 
you. 
 
Yours faithfully, 
 
Dave Chaplin 
 
Response: 

 
1. 
Please describe the steps you took prior to April 2017: 
i. 
to review the off-payroll engagement of PSCs or other intermediaries, to decide 
whether the off-payroll rules would apply 
ii. 
please include an explanation of any different or additional steps taken in relation to 
PSCs etc. that you engaged via an agency or other labour provider. 
 
Prior to April 2017, the University had an assessment form. 
 
2. 
If different from 1 above, please describe the systems / processes currently in place to 
decide whether the off-payroll rules apply to PSCs etc., whether you engage them directly or 
via an agency or other labour provider. Please provide a copy of any internal guidance / 
operating procedures for your staff, and comment on: 
i. 
who is responsible for carrying out the checks and approving decisions 
ii. 
whether the Check Employment Status for Tax tool (CEST) is used to inform decisions 
as to whether the rules apply, and  
iii. 
how you ensure compliance where the PSC is engaged via an agency or other labour 
provider. 
 
The University uses a third party agency, Qdos Ltd to determine whether off 
payroll rules apply. This is done through an application questionnaire. We did 
not use the CEST tool as it is not an extensive to the Qdos assessment. 
 
Please see attached the flow chart with guidance for internal staff. 
 
3. 
For the tax year 2107/2018, if you directly engaged with and paid any worker’s own PSC or 
other intermediary, please tell us: 
i. 
the total number of such PSCs etc. that you engaged directly – 45. 
ii. 
the number of such PSCs etc. that you decided were within the scope of the legislation 
– 8. 


 
iii. 
if different from (i ), the number of such PSCs etc. that have been subject to deduction 
of tax and NIC and included in an RTI submission – N/A 
iv.  the number of such PSCs etc. that you decided were outside the scope of the 
legislation - 37 
v. 
the names, addresses and a brief description of the worker role / nature of services 
provided by the PSCs etc. within (iv) above. 
 
This information is commercially sensitive. 
 
4. 
For the tax year 2017/18, if you were invoiced by any agency or other labour provider for 
services via a worker’s own PSC or other intermiary, please provide the name of each such 
agency or other labour provider and, or each of them, please tell us: 
i. 
the total number of such PSCs etc. supplied by that agency / labour provider 
 
We do not have this information. 
 
ii. 
the number of such PSCs etc. that you decided were within the scope of the legislation 
 
We do not have this information. 
 
iii. 
whether you told the agency / labour provider that the rules applied for every PSC etc. 
within (i ) above and if not, please explain why not) 
 
Yes 
 
iv.  the number of such PSCs etc., that you decided were outside the scope of the 
legislation 
 
We do not have this information. 
 
v. 
the name, addresses and a brief description of the worker role / nature of services 
provided by the PSCs etc. within iv) above. 
 
This information is commercially sensitive. 
 
5. 
Please identify any workers / PSCs etc. that you decided were within the off-payroll rules, 
which have subsequently been engaged / paid via umbrella companies. Do you have any 
policy in place that encourages the use of umbrella companies for those found to be within 
the rules? 
 
We do not have this information. 
 
6. 
For those not working through umbrella companies, have any workers that previously worked 
through their own PSC etc. subsequently entered into employment contracts with your 
group? 
 
We do not have this information. 
 
7. 
The off payroll rules do not apply where a public authority has fully contracted out services to 
a third party e.g. an outsourcing company operating under a contract where the workers do 
not personally provide their services to the public authority. If you believe this applies to you, 
please provide an explanation for the affected contract(s). - N/A 
 
 
 
 



 
Complaints 
 
If you believe that the University has not dealt with your request in accordance with the FOIA, you 
may raise a complaint in accordance with the complaints mechanism set out in the attached link 
http://www.uwl.ac.uk/about-us/how-university-works/governance/public-information 
 
Kind Regards 
 
 
Ann-Marie Spittle 
Complaints and Appeals Administrator 
Directorate 
University of West London