This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Alternative remedy'.

 
Caseworker to complete 
 
  
 
Manager to complete 
 
DECISION FORM 2.0 
Caseworker 
Auto populated 
 
Decision 
Assessment decision 
Put proposed decision here 
Provisional views 
Put proposed views here 
Final decision 
Put proposed decision here 
 
Case details 
Case reference 
Auto populated 
Person(s) affected 
Auto populated 
Representative(s) if 
Personal: Auto populated  
person affected is not 
 
complaining on their 
Professional/Organisation:  Auto populated 
own behalf 
 
Organisation(s) 
 
complained about 
Named person(s) 

Professional registration number if applicable:  
Named persons guidance  Representative:  
Theme(s) 
 
Casework themes 
 
guidance 
 
Category 
 
Casework categories 
 
guidance 
 
 
Risk and mitigation plan 
Assessing Risk Section 1 – Service Model General Guidance 
1 
Using the risk matrix as a guide explain: Casework risk assessment tool 
Description of type of risk/s: explanation including if no risks identified:  
 
Description of  the impact: 
(delete as applicable) People/Financial/ 
Reputational/Political /Customer Service/Legal 
 
Severity of the impact on risk:
(delete as applicable) Minor/Moderate/Critical 
Explanation:  
 
Likelihood of risk occurring: (delete as applicable) Unlikely/Likely/Highly likely 
Explanation: 
 
 

 
What is the initial risk rating? (delete as applicable) – Low/Medium/High 
 
Mitigation plan:
 Explain if and what we can do to mitigate the risk and to what extent 
this will reduce likelihood and impact.  
 
Overall risk rating, in light of mitigation? 
Low/Medium/High 
 
 
 
Summary of complaint 
2 
Claimed failings: 
Repeat for each organisation/named person 
 
Impact the complainant claims flows from each claimed failing/category of claimed 
failings:
 
Repeat for each organisation/named person 
 
Outcomes the complainant wants: 
Repeat for each organisation/named person 
 
 
Assessment planning and complaint background 

Give details or delete where applicable.  
 
Background/chronology: 
 
Assessment planning considerations:  
 
Key evidence required and impact on the assessment:  
 
Named people: 
 
Contract arrangements (for primary care): 
 
 
Can we investigate the complaint? 

Is the complaint in remit?  Remit guidance 
 
Is the organisation complained about in remit? 
Yes / No  (give details then proceed to 19) 
 
Is the subject matter complained about in remit? 
Yes / No (give details then proceed to 19) 
 
If answer cannot be found in the service model guidance please contact:  
 
 

Is this case joint working? Joint working guidance 
 
No / Yes (If yes, give details and email 
 to obtain approval 
from JWA decision makers to transfer the case) 
 

 

Is the complainant suitable? Suitable complainant guidance 
 
Yes (give details) / No (give details) 
 
Representative used?  
Consent confirmed
?  

Is the complaint premature? Premature guidance 
 
No / Yes (If yes, give details and proceed to 19. If yes and also out of time, please 
manage the complainant’s expectations) 

Time consideratioTime consideration guidance 
  Date of complaint to us (health): 
  Date of complaint to MP (parliamentary):  
  Date of events: 
  Date of knowledge: give details 
  By how long is the complaint out of time? 
 
The complaint is: out of time (proceed to 9) / in time (proceed to 10) 
 

If out of time, the caseworker should make these considerations according to the 
circumstances of the case.
 Out of time guidance 
 
Complainant's explanation for the delay
 
Time taken for local resolution to be completed
 
Scale of the injustice
 
Wider public interest:  
 
Is an investigation practical/how available is the evidence: 
 
Any other factors to consider
 
Conclusion
 
We should: Put the time limit to one side / decline as out of time (proceed to 19) 
 
10 
Does, or did the complainant have an alternative legal remedy available to them?  
ALR guidance  Also SeeLegal briefing note  
 
No (give details and proceed to 12) / Yes (fully or partly?)  
 
Explain ALR considerations, including whether it is available for all the issues complained 
about or just some of them. 
 
 

 
11 
Is it reasonable for the complainant to pursue ALR? 
ALR guidance Also See: Legal briefing note 
 
Factors you may wish to consider if relevant to the case: 
 
-  Is or was the legal route the only way to obtain outcome sought? 
-  Is the amount of financial remedy the person wants proportionate to legal costs?  
-  Would legal action achieve all of the outcomes sought? 
-  Can the complainant obtain the relevant funding for making the claim? 
-  How difficult would be for the complainant to make the claim due to the complexity 
of the legal action required? 
-  Does the complainant not want to pursue legal action and is there is a good reason 
why. (E.g. very intimidated or frightened of attending court)? 
-  The age and particular circumstances of the complainant. 
-  The time that the complainant would need to pursue legal action. For example, does 
the complainant have a terminal illness and we can achieve the outcome they want?  
 
Conclusion:(give details) 
 
Decision: Not reasonable to pursue ALR / Decline as reasonable to pursue ALR (proceed 
to 19) 
 
Precedent check 
Precedent checks guidance 
12 
Precedent check completed? Yes/No 
Outcome: 
 
 
Should we investigate the complaint? 
13 
Is there another dispute resolution forum that is reasonable for the complainant to 
 
pursueAnother dispute resolution forum guidance 
 
Forum available 
GMC / NMC / ICO / Other (please specify) / None (proceed to 14) 
 
Give details including whether this addresses all issues raised and provides full outcome 
sought 
 
Is it reasonable for the complainant to pursue it? 
Yes (explain why and proceed to 19) / No (explain why more suitable for us) 
14 
Are there any indications of maladministration or service failure?  
Indications of maladministration guidance 
 
Yes / No (proceed to 19) 
Address each head of complaint 
 
 

 
15a  Indications of injustice? Indications of injustice guidance 
 
Is there an indication of the claimed impact? 
Give details. Include consideration for each claimed impact. 
 
Does or might it flow from an indicated failing? 
Give details. Include consideration for each claimed impact. 
 
Are there any indications of an injustice flowing from the maladministration or 
service failure? 
Yes / No (proceed to 19) 
 
15b  Is the injustice still unremedied? Unremedied injustice guidance 
 
Has the organisation already acknowledged the claimed injustice
 
What has the organisation done to put right the claimed injustice
 
Is this enough? 
 
16 
Have you agreed a resolution?  Resolution guidance 
 
Yes (give details and proceed to 19) / No (give details) 
 
17 
Are there any other reasons to decline to investigate? E.g. cannot achieve outcome 
sought
Any other reason to decline to investigate guidance 
 
Yes (give details & proceed to 19) / No (give details) 
 
 
Material evidence for assessment decision 
Material evidence (Assessment) guidance 
Please speak with our DP Team for any advice you may need on sharing material evidence 
externally: xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx 
Documents 
 
Activities 
 
 
 
 Assessment  
Case discussion notes 
18 
Complex/Senior/Caseworkers: (Where applicable) Record key points of discussion with 
OM/AD and rationale for assessment decision.   
Complex Caseworkers: If proposing to investigate, use this discussion to agree the scope 
and focus of the investigation with OM/AD. 
 
 
Assessment decision summary 
19 
(DELETE AS NECESSARY) 
Approved by OM/AD: 
 
 
Date: 
 
 

 
Adjudicated at assessment 
Reason for closure: (one of the grounds above 1-17) 
 
Action to be taken: (delete as necessary) proceed to 
Resolution agreed 
investigation / transfer to …. team / close with 
 
explanation  
Proposal to investigate 
 
 
Proposed scope 
Proposed scope guidance  
20a  Record the proposed scope with the exact wording
 
 
 
Consideration of comments on proposed scope  
Comments on proposed scope guidance 
20b  Comments received on the proposed scope? Please provide further details 
 
 
20c  Does your consideration of the comments indicate we should amend the scope or we 
should not investigate the complaint for any other reason? Please provide further 
details. 
 
 
Proposed revised scope (where applicable) 
20d  This should take account of any preliminary discussions you have had with a clinical 
  adviser about the organisation’s/individual’s response to the complaint, as well as your 
discussion with the complainant about their key concerns. 
 
 
Agreed scope 
 
Confirming the investigation/agreed scope guidance 
21 
Include claimed failings, injustice and outcomes agreed with all parties
 
 
 
 
 
 
Risk assessment  
 
Confirm the investigation 
22 
A risk assessment is required when we confirm the investigation  
Casework risk assessment tool 
Refer to the considerations recorded at the initial risk assessment and provide details 
of any changes to the risk rating

 
Risk rating: 
Impact 
Likelihood 
Overall rating 
(delete as 
applicable) 
Minor/Moderate/Critical 
Unlikely/Likely/Highly likely 
L/M/H 
 
 
Investigation plan 
 
Investigation planning guidance 
23 
Use the Work Plan at section 31 to record target completion dates for key milestones 
throughout the investigation 
Agreed communication plan with the complainant: 
Agreed communication plan with the organisation

 
 

 
Senior/caseworkers: Use the following sections where applicable. 
Complex caseworkers: Use the following sections as the basis for discussion with your 
operations manager/AD. 
 
Particular issues to be aware of 
Diversity (complaint)
Diversity (complainant/aggrieved)
Human rights
 
Precedent information: Include any relevant precedent information (previous 
investigations into the organisation(s), whether the complaints were upheld, any 
recommendations made for systemic redress and information about recent action by the 
organisation/organisations following those recommendations) 
 
Section 6 – Service Model Main Guidance 
Evidence needed to address the complaint:  
 
Interviewing Interviewing guidance 
Say whether or not you propose to interview the complainant and/or clinical staff and 
give reasons for your proposal. (E.g. whether it is necessary to offer a face to face 
meeting on Skype or in person). Your proposal should take account of whether an 
interview will add value to the investigation, and the risks associated with not 
conducting interviews. 
 
Clinical advice (including proposed questions to the adviser) 
 
Any other advice? (e.g. legal advice) 
 
Specific proposal for discussion at planning meeting Any other specific proposals for  
discussion at the meeting beyond those issues already considered 
 
 
Investigation  
Case discussion and planning notes  
24 
Senior/caseworkers: (Where applicable) Record key points of discussion with OM/AD. 
Complex caseworkers: Use this discussion to agree next steps in the investigation with 
your OM/AD and record the key points. 
 
 
Manager/director agreement to the record of the outcome of the planning meeting 
25 
Approved by OM/AD:   
Date:   
 
 
Analysis of evidence and advice  
Section 7 Service Model Main Guidance 
26 
Provide  analysis  of  the  evidence  and  advice  you  have  received  (where  applicable) 
that you will use in the provisional views report 
 
Consider weighting of evidence: (Clearly evidencing how clinical and/or legal advice has 
had a bearing on reasoning). 
Include any evidence you have not relied on and why. 
Include any clinical/legal advice that you have challenged and why
. 
 

 
 
 
Risk assessment 
Provisional Views 
27 
A risk assessment is required when before we send the provisional views 
Casework risk assessment tool 
 
Refer to the considerations recorded at the initial risk assessment and provide details 
 
of any changes to the risk rating
Risk rating: 
Impact 
Likelihood 
Overall rating 
(delete as 
applicable) 
Minor/Moderate/Critical 
Unlikely/Likely/Highly likely 
L/M/H 
 
Please confirm you are satisfied with the provisional views 
28 
Provisional views:  
(Delete as applicable) Upheld / Partly upheld / Not upheld 
 
Approved by OM/AD:   
Date:   
 
 
Comments on provisional views 
 
Comments on provisional views guidance 
29a  Comments received from organisation / named persons 
Give details and consideration of comments 
 
29b  Comments received from complainant  
Give details and consideration comments 
 
 
Material evidence for investigation decision 
Material evidence (Investigation) guidance 
Please speak with our DPA Team for any advice you may need on sharing material evidence 
externally: xxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx 
Documents 
 
Activities 
 
 
Please confirm you are satisfied with the final decision 
30 
Final decision 
(Delete As applicable) Upheld / Partly upheld / Not upheld  
Approved by OM/AD:   
Date:   
 
 31 
Work plan 
Remember to take account of leave, existing workload and other factors which will 
affect the speed of the investigation. Your manager and director will expect you to 
adhere to the work plan unless stated otherwise. 
Target for confirming scope of investigation to organisation  
DD/MM/YYYY 
Target for confirming scope of investigation to complainant 
 
Target for interviewing complainant 
 
Target for requesting advice 
 
Target for receipt of advice 
 
Target for case conference (if needed) 
 
Target for clinical interviews (if needed) 
 
 

 
Target for sharing provisional views with OM 
 
Target for sharing provisional views with Director (if needed) 
 
Target for sharing provision views with organisation 
 
Target for sharing provisional view with complainant 
 
Target for receiving comments/additional evidence on provisional views 
 
Target for issuing final report 
 
Plan agreed on: 
 
Updates to the work plan  
Provide an explanation for any substantive changes to the work plan here.