This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'UC Journal and recovery of deleted claimant entries'.

 
 
 
 
DWP Central Freedom of Information Team 
 
 
 
e-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.xxx.xx 
 
 
 
Our Ref: FOI2019/12504 
 
 
23 April 2019 
 
 
 
Dear Frank Zola, 
 
Thank you for your Freedom of Information (FoI) request received on 26 March. You asked:  
 
Thanks for your help and the info disclosed . However, can you advise whether a claimant's 
own UC Journal entries can be deleted by DWP staff such as a 'Coach'? And whether deleted 
text entries can be recovered and disclosed under a Data Protection Act Subject Access 
Request. or whether any of your DWP staff can view deleted entries say for audit or anti fraud 
purposes and how long deleted entries are retained? 
 
Please provide a copy of your guidance, policy and training material for UC journal use by 
Work 'Coaches' and whether a claimant can choose not to consent to being notified of new 
entries via email or sms/text and how a claimant should notify the DWP they no longer 
consent? 
 
Please also disclose a copy of your policy and guidance with regards using the Journal to 
formally notify claimants to attend mandatory Jobcentre or other appointments or face 
sanctions and how use of the Journal can be included in a Claimant Commitment.
 
 
 
DWP Response: 
 
It may be helpful if I explain the role of the Freedom of Information Act. The Act provides a 
right of access to recorded information held by a public authority like DWP (subject to certain 
exemptions). The Act does not provide that a public authority must create new information to 
answer questions; nor does it provide that a public authority give advice, opinion or explanation 
in relation to issues/policies under question.  
 
 
In cases where a customer does ask a question, rather than request recorded information, we 
do our utmost to provide the recorded information that best answers the question. Once the 
public authority has provided the recorded information, it has met its obligations under the Act; 
interpretation of the information provided is left to the requestor. 
 
The information we hold that best explains / answers your questions: 
 
 
 
 


 
‘However, can you advise whether a claimant's own UC Journal entries can be deleted 
by DWP staff such as a 'Coach'? And whether deleted text entries can be recovered and 
disclosed under a Data Protection Act Subject Access Request. or whether any of your 
DWP staff can view deleted entries say for audit or anti fraud purposes  
and how long deleted entries are retained?’ 
 
DWP Work Coaches cannot delete journal messages from claimants. 
 
Please find the attached information about the ‘Deleting journal entries’ and ‘Right of Access 
Request’.
 
 
Deleted text entries can be recovered within the life of the claim and for up to 14 months fol-
lowing claim closure. Only DWP staff with specific privileges can view and recover deleted en-
tries. Deleted entries are retained in line with the whole data set.  Universal Credit (UC) retains 
data for 14 months post claim closure. 
 
‘Please provide a copy of your guidance, policy and training material for UC journal use 
by Work 'Coaches' and whether a claimant can choose not to consent to being notified 
of new entries via email or sms/text and how a claimant should notify the DWP they no 
longer consent?  
 
Please find the attached information about the UC claimant journal. 
 
The service has been designed to ensure notifications reach the claimant when they are 
required to take action or review their claim.  With this in mind it is not optional if we ask the 
claimant to do something and not sending a reminder would not fit with the design of UC. This 
is a deliberate design decision and we have no plans to change this.  
 
Please also disclose a copy of your policy and guidance with regards using the Journal 
to formally notify claimants to attend mandatory Jobcentre or other appointments or 
face sanctions and how use of the Journal can be included in a Claimant Commitment.’ 
 
Section 21 of the Freedom of Information Act allows us to direct you to information that is rea-
sonably accessible to you, as it is already in the public domain. 
 
Universal Credit guidance is published in the House of Commons library and can be accessed 
through the link below: Deposit ref. DEP2019-0465, in the Deposit ref. column click “Show all 
files”. For sanctions see: Deposit papers: ‘Sanctions – V7.0’:  
 
https://www.parliament.uk/business/publications/business-papers/commons/deposited-papers/?fd=2019-03-
28&td=2019-03-28&search_term=Department+for+Work+and+Pensions&itemId=119004#toggle-465 
 
For information, Universal Credit guidance is periodically added to the House of Commons 
library. 
 
Please also see the attached information about the ‘UC claimant journal’. 
 

If you have any queries about this letter please contact me quoting the reference number 
above.   
 
Yours sincerely,  
 
DWP Central FoI Team 
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------- 
 
Your right to complain under the Freedom of Information Act 
 
If you are not happy with this response you may request an internal review by e-mailing freedom-of-information-
xxxxxxx@xxx.xxx.xxx.xx 
or by writing to DWP, Central FoI Team, Caxton House, Tothill Street, SW1H 9NA. Any 
review request should be submitted within two months of the date of this letter.  
 
If you are not content with the outcome of the internal review you may apply directly to the Information 
Commissioner’s Office for a decision. Generally the Commissioner cannot make a decision unless you have 
exhausted our own complaints procedure. The Information Commissioner can be contacted at: The Information 
Commissioner’s Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow Cheshire SK9 5AF 
https://ico.org.uk/Global/contact_us  or telephone 0303 123 1113 or 01625 545745