This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'List, notes and minutes of meetings held with Highways England and/or others in relation to Stonehenge A303 road scheme'.

A303 Communications Meeting 
1st August 2016 
 
•  Minutes from previous meeting circulated and agreed 
 
Project Update: 
•  Due to the number of working groups that are established (or in the process of being 
established), it would be good to have an update from each working group at the Comms 
meeting to make sure that activity is integrated and aligned to the communications plan – 
Andrew / Rachel to take this forward for next meeting 
•  Rachel to circulate diagram of governance structure and working groups to attendees for 
information 
•  SSB meeting to be held on 3rd August 
•  Education group – NT has an education officer who might be able to attend also there is a 
Council Heads Forum which may want to contribute. Stonehenge secondary school is due to 
expand by 400-500 places within 4 years 
•  Currently stil  assessing narrowed down route options fol owing feedback from key 
stakeholders into process and criteria at end of June 
•  ICOMOS visit may move to next year – potential issue with how their views would feed into 
the consultation – need to consider how this would work – escalate to SSB for input 
•  More invasive surveys (bore holes) to start in October – this wil  be very visual and may 
result in people jumping to conclusions on the proposed route 
•  At current time, it is not thought that the UK’s BREXIT decision wil  have an impact on the 
programme as the money is ring-fenced and the 3 schemes are set in law, so it would 
require quite a wholesale shift in Government for this to be changed. SoS for Transport 
confirmed should be treated as business as usual at recent conference 
•  A presentation was delivered at Amesbury Area Board on Thursday 28th July outlining the 
DCO process and timeline for the scheme 
•  Filming and interviews were conducted in the local area on Thursday 28th and Friday 29th 
July, of which the purpose was to articulate the problem from various perspectives.  This 
went well and the traffic congestion made a good back drop 
o  Request to HE to share usage of footage to be made – AW 
o  It was apparent that not a lot of people know the details of the scheme 
o  Timescales – film wil  require approximately 10 days of editing. Intention for film to 
be released in Sept / Oct (linked to launch of project website and social media 
channels) – Council and NT to determine if can publicise on their websites and send 
link to contacts 
•  Currently obtaining approval from Cabinet office for project micro site.  Whilst agreement of 
the project title is still required, working assumption is that it will be: 
www.highwaysengland.gov.uk/A303Stonehenge 
o  Twitter and Facebook feeds will be launched alongside the new website 
o  Council to see if we can boost readership through promotion via our channels – 
likely to be required end August / early September 
•  There will also be a corridor wide newsletter that will be released in conjunction with the 
website 
 
Media Enquiries and Stakeholder Updates: 
•  HE have received no new media enquiries, not even of the impact of the BREXIT decision on 
the programme 
•  Sarah Finney has been appointed as the new Communications Officer for HE on this scheme 

•  HE looking for proactive events that could combine with the survey work – any links with 
school children etc 
o  Event on 10th August with tethered balloon above Stonehenge to celebrate 30 years 
World Heritage Site status and to focus on how the setting has been transformed. A 
competition will also be launched and Paul Clifton (media transport 
correspondence) wil  be in attendance 
o  Big Read over summer holidays at local libraries (Amesbury), Amesbury also has one 
of the largest troops in the SW of guides, but they rarely meet over the summer 
o  Countryfile will be filming on site on 11th August for anniversary of WHS status, 
whilst the content specifics are stil  being finalised there may be an opportunity to 
involve presenters in survey activity if on site at same time. Programme due to air at 
end of month 
o  Council to check what events / activities if any they are planning and inform HE 
•  Council preparing Cabinet report for October to provide Members with an update on the 
A303 project, specifically focusing on the process to be followed and the resources required 
to undertake the Council’s role effectively 
 
Communications Plan: 
•  Intention to fully utilise all channels once up and running 
•  Autumn engagement is to raise awareness of consultation and announcement of 
consultation period dates 
•  Could use Stonehenge Trader / Valley News publications as well as the Military newsletters 
and radio channels 
•  NT launching an ebooklet in the autumn about what Stonehenge means to them 
•  In October, volunteers will also be working on the Stonehenge site to repopulate the grass in 
specific areas 
•  Intention to keep local media engaged from a heritage perspective in November 
•  Possibility to tie in communications with 2nd anniversary of funding announcement in 
December 
•  18/19 November is the WHS conference in Devizes – AW to link with Sarah Simmonds to see 
whether they can input into this 
•  CAA conference in November, which could be seen as their preface to coming out with their 
stance. There was also a recent article in British Archaeology that attendees should read 
•  Should have more tangibles for specific activity for consultation at next meeting 
 
Stakeholder Positions: 
•  SoS wil  want confidence of support from statutory stakeholders and public before he makes 
the preferred route announcement 
•  Wiltshire Council will determine its position once it’s clear what the consultation routes will 
be – our organisational position has not been formulated – we are happy to promote 
consultation 
•  NT wil  engage some proactive media work on which option they are supporting but they 
have decided not to contact their members at the present time 
 
Next Meeting: 
•  AW to undertake a diary poll and then set date – location likely to be Bristol 
•  Sarah Finney to chair from HE