This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'List, notes and minutes of meetings held with Highways England and/or others in relation to Stonehenge A303 road scheme'.



 
 
 
 
 

Action Notes 
A303 Stonehenge 
 
 
Title: 
  Communications Working Group 
Historic England, 1 
Date: 
  21 March 2017 
Time:  12:00 â€“ 
Waterhouse Square 
14:00 
Location:  138-142 Holborn 
London  
Debbie Hickman (Historic England)  
 
Katharine Grice (Historic England) 
Jess Trethowan (English Heritage) 
Michael Murray-Fennell (English 
Heritage) 
Ronnie Jones (National Trust) 
Attendees:    Karen Jones (Wiltshire Council)* 
Al an Clarke (Wiltshire Council)* 
Sarah Walker (Highways England) 
Jacqui Day (Highways England) 
Andrew Weaver (AAJV) 
Martin McCrink (AAJV) 
*Joined by phone 
Apologies:    Dave Roberts (Wiltshire Council) 
 
Chair: 
  Andrew Weaver 
Circulation:    Those present. 
Meeting 
objective(s):    Share lessons learned on public consultation including governance and 
media and agree next steps for communications on the scheme 
 
 
DISCUSSION POINTS 
No.  Item 

Note 
Action 
By 
1.    Introduction 
Introductions by all. 
None 
N/A 
2.    Safety Moment  Safety moment given on child locks on  None 
N/A 
car doors. 
3.    Project update 
AW provided an update on the scheme  None 
 
and in particular on the public 
consultation including numbers of 
attendees at consultation events and 
early indication of number of responses. 
4.    Consultation 
Discussion on governance, roles and 
Continue to work  Summer 
lessons learned  responsibilities on launch of 
together as part 
2017 
 
consultation. Al  agreed that there is a 
of the Working 
desire to ensure there are no surprises 
Group to ensure 
at the next milestone. Also agreement 
no surprises at 
that communications need to be more 
next milestone 
nimble to deal with misinformation put 
(likely to be 
out by campaign groups. 
PRA). 
 
Page 1 of  3 



 
 
 
 
 

Action Notes 
A303 Stonehenge 
 
 
   
Suggestion that DfT media team could 
Highways 
Highways 
benefit from site visit to gain more 
England to 
England - 
understanding of landscape for 
arrange site visit 
Spring 2017 
scheme. 
for DfT media 
team. 
   
Discussion took place on the general 
Heritage groups 
Summer 
themes coming out of consultation. Al  
to consider how 
2017 
agreed that the story needs shifting on 
World Heritage 
post consultation to ensure that people 
Site vision can be 
understand the status quo is not 
best articulated. 
acceptable for the World Heritage Site.  
   
Suggestion that Highways England 
Highways 
Summer 
develop more messages around the 
England to 
2017 
economic benefits of the scheme and 
consider as part 
consider any other third party 
of messaging and 
advocates that could balance 
communications 
discussion on the scheme.   
strategy. 
   
Suggestion that more is done to explain  Highways 
Summer 
the challenges of delivery the â€˜F’ route 
England to 
2017 
at the next milestone. Also develop 
consider as part 
messages around the engineering 
of messaging and 
issues with a longer tunnel. 
communications 
strategy. 
   
Suggestion that the Route Wide 
Highways 
Summer 
Steering Group had submitted a 
England to 
2017 
positive consultation response and 
investigate 
could help promote the economic 
options for 
benefits of the scheme. 
advocacy. 
   
Discussion took place about an 
Consider for next   
appropriate figurehead for the scheme.  meetings. 
Al  committed to considering this 
further. 
5.    Media  
Inside Out wil  be doing a piece on the 
None 
N/A 
scheme, potentially for broadcast on 27 
March. Al  parties to consider 
involvement. 
   
Megalith magazine are keen to do 
Highways 
Deadlines to 
another article on the scheme in the 
England to 
be confirmed 
summer edition. 
contact editor. 
by editor. 
   
Discussion on timing and content of 
Conference 
TBC 
ICOMOS report. Al  agreed to share 
call/meeting to be 
media responses prior to issue. 
set up when 
Report available. 
6.    Next steps 
AW advised of the general timescales 
Arrange Working  TBC 
for the Preferred Route Announcement.  Group meetings 
Al  agreed that further Communications  when required. 
Working Group meetings were needed 
prior to announcement. 
7.    AOB 
None. 
None 
N/A 
 
NEXT MEETING 
 
Page 2 of  3 



 
 
 
 
 

Action Notes 
A303 Stonehenge 
 
 
  TBC following 
Date: 
release of 
Time:   
Location:   
ICOMOS Report 
 
 
Page 3 of  3