This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'List, notes and minutes of meetings held with Highways England and/or others in relation to Stonehenge A303 road scheme'.

A303 Communications Meeting 
13th December 2016 
 
Consultation Communications Plan (Including Launch): 
•  Consultation material to include corridor case, scheme case, consultation booklet (including 
junctions along route), feedback form, factsheets and technical documents 
•  VIP preview of public exhibition material in Winterbourne Stoke on 13th January in the 
Manor Barn. Event intended for members and key stakeholders. Exhibition material wil  
include reference to reduced rat running routes 
•  Presentations planned for Amesbury and South West Wiltshire Area Boards 
•  Deposit points at Trowbridge, Salisbury and Amesbury libraries – wil  be able to pick up and 
deposit feedback forms plus view hardcopies of all consultation material, including technical 
•  100+ locations for posters i.e. churches, supermarkets, schools etc. 
•  Direct mailing planned to 17k+ addresses 
•  35 service stations to contain advertising / screen displays 
•  Launch event planned on 9th January at Stonehenge and potential mid-consultation event. 
Ministerial launched requested from DfT 
 
Public Exhibition Schedule: 
•  14th January – Winterbourne Stoke 
•  18th January – Amesbury 
•  20th January - Shrewton 
•  21st January – Durrington 
•  24th January – Larkhill 
•  28th January – Salisbury 
•  4th February – Mere 
•  6th February – London 
•  8th February - Amesbury 
 
•  KJ – Check dates above against South Wiltshire Planning Committee Meetings 
 
Discussion on Joining Up Communications: 
•  Heritage partners concerned about holding launch event at Stonehenge, infers supportive of 
the route being taken to consultation before they’ve had a chance to officially consider it 
•  Wiltshire’s Cabinet meeting is on 14th March, so won’t have a decision on its position until 
then – KJ to check whether Council can participate in launch and mid-consultation 
communications and check message preferred 
•  If use byways, need to ensure that activity does not impact upon survey (borehole) work 
also planned for that time 
 
ICOMOS and UNESCO Mission and Implications: 
•  Heritage bodies won’t be able to comment on consultation until after the ICOMOS and 
UNESCO visit so not seem to pre-empt anything that comes out of that 
 
Next Steps: 
•  Council working with customer service staff and planning to ensure staff are able to address 
any approaches made directly to the Council. Intend to get messages on website and 
planning and consultation portals