This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Information and documents relating to staff wellbeing in higher education'.

link to page 1 link to page 2 link to page 2 link to page 2 link to page 5 link to page 5 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 18
 
Prevention and Management 
of Work Related Stress 

 
 
CU-SHE-PROC-3.14 
 
 
Contents 

Purpose ..................................................................................................................................... 1 

Scope ........................................................................................................................................ 2 

Definitions of WRS .................................................................................................................... 2 

Responsibilities .......................................................................................................................... 2 

Training and Competency.......................................................................................................... 5 

Procedure .................................................................................................................................. 5 

Records ..................................................................................................................................... 7 

Review ....................................................................................................................................... 8 

References and Links ................................................................................................................ 8 

Appendices List ......................................................................................................................... 8 
10  Document Control .................................................................................................................... 18 
 

Purpose 
1.1 
This procedure outlines the way in which the University will aim to prevent work-related 
stress (WRS) and how this will be managed, should staff experience WRS. 
1.2 
Whilst there is no legislation specifically relating to WRS, the University recognises its 
responsibilities under the Management of Health and Safety at Work Regulations 1999. 
1.3 
The University is committed to minimising the risk of the harmful effects of WRS by:  
  Increasing awareness and understanding of WRS-related issues through training and 
health promotion 
  Identifying workplace stressors and manage the risks that arise from them in order to 
minimise the effects of WRS 
  Providing adequate resources to enable managers to implement the University’s agreed 
WRS management procedures 
Page 1 of 18 
This document is uncontrolled when printed – check for continued validity 

CU-SHE-PROC-3.14 Prevention and Management of Work Related Stress V1.0 
 
  Consulting with Trade Union Safety Representatives on proposed action relating to the 
prevention of workplace stress 
  Providing confidential counselling for individuals affected by WRS or external factors 
which impinge on their work 
  Adopting a risk-based approach to the management of potential stressors in the 
workplace  
  Ensuring all reports of WRS are appropriately dealt with and the possible causes are 
identified 
 

Scope 
2.1 
This procedure applies to all University staff.  Support for students who are experiencing 
difficulties can be sought from the Student Advise Centre. 
 

Definitions of WRS 
3.1 
The University accepts the definition provided by the Health and Safety Executive that WRS 
is the adverse reaction people have to excessive pressures or other types of demand 
placed on them at work. 
3.2 
The University recognises that there is a clear distinction between work pressure which can 
be a motivating factor and WRS, which can occur when this pressure becomes excessive. 
3.3 
There are many causes of WRS-related stress and individuals cope in different ways to 
manage that stress. There are six major categories of WRS identified by the HSE and an 
explanation of these categories is outlined in Appendix 1. They are broadly recognised as: 
  Demands: This includes issues such as workload, work patterns and the work 
environment 
  Control: This relates to how much say a person has in the way they undertake their 
work 
  Support: This includes the encouragement, sponsorship and resources provided by the 
organisation, line management and work colleagues 
  Relationships: This involves promoting positive working to avoid conflict and dealing 
with unacceptable behaviours 
  Role: This takes account of whether people understand their role within the organisation 
and whether the organisation ensures they do not have conflicting roles 
  Change: This embraces how organisational change (large or small) is managed and 
communicated in the organisation 
 

Responsibilities 
4.1 
Vice-Chancellor 
  To actively promote this procedure throughout the University’s Executive Team 
  To report, as required, to Council on the effectiveness of this procedure 
 
 
Page 2 of 18 
This document is uncontrolled when printed – check for continued validity 

CU-SHE-PROC-3.14 Prevention and Management of Work Related Stress V1.0 
 
 
4.2 
Pro-Vice-Chancellors/Directors 
  Active implementation and promotion of the principles and behaviours minimising WRS 
  Alertness to employees’ personal circumstances and offering additional support, where 
appropriate, to members of staff experiencing risks to their wellbeing derived from 
outside work, e.g. bereavement or separation 
  Ensuring effective communication between management and staff 
  In particular, ensuring effective communication where there are organisational and /or 
procedural changes that may give rise to increased levels of WRS in the workplace 
  Where there are organisational changes being planned, ensure that the possible impact 
of these on employee WRS is appropriately assessed 
  Ensuring that bullying, harassment and discrimination are not tolerated in the 
School/Service Unit 
4.3 
Director of Human Resources 
  Provide relevant data and feedback to Cranfield University Health and Safety 
Committee.  This will include appropriate information from the following sources: 
o  Employee Assistance Programme 
o  Sickness absence records 
o  Turnover rates 
o  Exit interviews 
o  Grievance meetings 
  Engage and communicate with staff about this issue and raise awareness 
  Engage effectively with Trade Union Representatives to ensure appropriate workforce 
involvement in change processes 
  Support line managers in managing individuals experiencing stress and helping them 
return to work 
  To work with others, including the Health and Safety Department and line managers, in 
implementing solutions identified by staff and monitoring and reviewing their 
effectiveness 
  Ensuring appropriate policies and procedures are in place and reviewed as required 
  Raise awareness amongst all staff of the importance of work/life balance and the 
opportunities to achieve this with the University 
  Providing appropriate training in relation to the implementation of relevant procedures 
4.3 
Head of Health and Safety Department 
  Act as a champion for the process 
  Assist in the data collection and analysis 
  Work closely with human resource and occupational health advisors 
  Engage and communicate with employees and particularly employee or Trade Union 
Representatives 
  Provide a focus for expertise on undertaking risk assessments 
  Contribute towards training for managers 
4.4 
Managers and Supervisors  
Individual managers and supervisors have responsibility for playing a key role in the 
implementation of this procedure. They will: 
Page 3 of 18 
This document is uncontrolled when printed – check for continued validity 

CU-SHE-PROC-3.14 Prevention and Management of Work Related Stress V1.0 
 
  Ensure good practice in all areas of staff management throughout employment  
  Ensure good communication between management and staff, particularly where there 
are organisational and procedural changes  
  Monitor workloads to ensure, as far as possible that people have a balanced workload.  
One way of addressing this within Schools is through Agresso and the submission of 
time sheets 
  Attend training as required in good management practice and health and safety  
  Ensure that harassment, bullying and issues of discrimination are addressed within their 
area of responsibility 
  Ensure that employees are consulted at all times over all aspects of their employment 
that may cause WRS or impact on their health and wellbeing when changes affecting 
them are planned 
  Ensure that employees receive appropriate training and resources to carry out their 
duties 
  Ensure that staff are provided with appropriate developmental opportunities 
  Manage absence in accordance with the Absence Management Policy 
  Consider workloads to ensure jobs are realistic and manageable 
  Monitor working hours, overtime and holidays to encourage individuals to take breaks as 
required by legislation 
  Familiarise themselves with the Dignity at Work Policy concerning bullying and 
harassment and ensure that employees are aware that this is not tolerated by the 
University 
  Recognise that employees may have experiences in their personal lives that may make 
them vulnerable to pressures at work and which may have a temporary influence on 
their work performance e.g. health issues or personal circumstances 
  Treat all discussions with employees around personal stress as confidential unless it is 
necessary to involve others to deal with the issue and the employee gives 
written/explicit agreement for disclosure 
  Where appropriate engage with Health and Safety, HR Representative or Trade Union 
Representatives to resolve positively any actual or potential case of WRS 
4.5 
Employees 
  Take reasonable care of their own health and safety and co-operate with the University 
in any measures taken to reduce WRS 
  Be committed to avoiding causing health and wellbeing problems for other employees, 
including acting in accordance with the principles of the Dignity at Work Policy 
  Be proactive in identifying occasions when they may be suffering from health and 
wellbeing problems, either work-related or due to external factors and alert their line-
manager to these where appropriate 
  The University recognises that, where the manager may be seen as a cause of WRS, in 
part or in full, concerns over this can be immediately taken to a more senior manager 
  Where employees feel unable to discuss the issues with their managers, they are 
encouraged to discuss it with their HR representative, the Health and Safety department 
or their Trade Union Representative.   
  Take advantage of opportunities for counselling and training when recommended, to 
include making use of the Employee Assistance programme 
  Keep accurate records of working hours, overtime, sickness absence and holidays on 
the appropriate University system and take breaks as required by legislation 
Page 4 of 18 
This document is uncontrolled when printed – check for continued validity 

CU-SHE-PROC-3.14 Prevention and Management of Work Related Stress V1.0 
 
 

Training and Competency 
5.1 
The University has access to an eLearning module on stress awareness.  This provides a 
useful introduction to the issue all staff are able to complete the course through the 
University’s eLearning system by selecting ‘Training Library’ and then selecting the Stress 
Awareness course 
5.2 
The University expectation is for line managers to attend an in-house instructor led session 
on the Prevention and Management of WRS.  It is advisable that this is refreshed every 5 
years. 
5.3 
The University also offers a number of other courses which staff may find of benefit in 
dealing with the causes of WRS and further details can be found on the Learning and 
Development web site. 
 

Procedure 
6.1 
It is recognised that it is best for employees and the University to prevent WRS rather than 
for it to be managed once an employee experiences it.   
6.2 
The University has a number of existing procedures/processes which directly contribute to 
the Management Standards and are designed to support staff and promote a positive 
working environment.  These relate to: 
  Flexible working 
  Maternity and Paternity arrangements 
  Adoption leave 
  Dignity at work (which includes harassment and bullying) 
  Performance Development and Review 
  Whistleblowing 
  Attendance and Absence 
  Drug and alcohol 
  An OHSAS 18001 certified health and safety management system 
6.3 
In addition, the University provides a range of services designed to support staff including: 
  Access to professional occupational health advice 
  Provision of an Employee Assistance Programme and confidential counselling 
 
The University Context 
6.4 
In order to understand the effectiveness of existing support measures and the extent to 
which WRS may be occurring within the institution; the University will use a range of 
measures including: 
  Staff surveys 
  Staff focus groups 
  Review of existing metrics 
Page 5 of 18 
This document is uncontrolled when printed – check for continued validity 

CU-SHE-PROC-3.14 Prevention and Management of Work Related Stress V1.0 
 
6.5 
Information gathered will be used to develop a pan-institutional assessment of the hazards 
that may impact of levels of WRS that staff may experience.  Where the information 
indicates a need, there may also be a need for such assessments to be developed for 
Schools/Service units. 
 
Assessment of Impact of Organisational Change 
6.6 
Whether large or small, changes within the University can result in increased pressure and 
uncertainty for some staff.  As part of the general considerations for these changes, 
attention must be given to the potential for WRS as a consequence. 
6.7 
This assessment must follow the following steps: 
  Identify key risk factors 
  Who is likely to be affected 
  Evaluate the risks 
  Record the findings 
  Review on a regular basis 
  A template is provided at Appendix 2 
6.8 
It is recognised however that even with existing mechanisms in place, staff may still 
experience WRS.  The following information explains the process to be followed where an 
employee is or believed to be experiencing WRS. 
 
Identifying a Symptom or Problem  
6.9 
Managers and supervisors need to be aware that employees whose performance at work 
deteriorates or whose behaviour becomes erratic may be suffering with WRS. 
6.10  Where managers have a concern that an employee may be experiencing WRS, this should 
be discussed at the earliest opportunity with the employee concerned.  Where managers 
require advice on such a discussion they should contact their local HR support. 
6.11  Following the meeting, where there remains a view that an employee may be experiencing 
WRS, the manager will need to consider if a referral for an occupational health opinion is 
required.  It is considered appropriate for the manager (in conjunction with their Human 
Resource Business Partner) to refer the employee to Occupational Health or at the very 
least discuss with Occupational Health or Human Resources, the appropriateness of a 
referral.  This will ensure that correct action can begin to be implemented to support the 
employee. 
6.12  Where an employee is absent from work and it is believed the reason to be related to WRS 
(Fit Note), again it would be appropriate for a referral to be made to Occupational Health.  
All referrals will be in accordance with the University’s Referral to Occupational Health 
procedure. 
 
 
Employee Recognises WRS in Themselves 
6.13  All employees have a responsibility for their own health and safety and that of others.  
Where an employee believes they may be experiencing work-related stress, they should 
bring this to the attention of an appropriate person.  Ideally, in the first instance this should 
Page 6 of 18 
This document is uncontrolled when printed – check for continued validity 

CU-SHE-PROC-3.14 Prevention and Management of Work Related Stress V1.0 
 
be their line manager.  However where this is not appropriate, alternatives may be Senior 
manager, HR Business Partner/Advisor, Occupational Health Advisor, Health and Safety 
Advisor or Trade Union Representative. 
6.14  In order to effectively support staff, any referral to Occupational Health must be through the 
Line Manager and / or the Human Resources Business Partner.  Due to the professional 
code that Occupational Health operates to, they are unable to provide reports to 
management without the employee’s explicit consent.  Also by including line managers and 
Human Resources, relevant information can be provided and questions asked as to how 
best to support the employee. 
 
Identifying the Cause 
6.15  It is accepted that stress can be caused by a variety of factors and these are not mutually 
exclusive, for example, they may not be limited to the duties of an employee but may also 
include factors such as the working environment, perceptions of harassment or bullying. 
6.16  Personal or family problems may also be a significant factor.  The University has a duty-of- 
care, as far as is reasonably practical, to put in place measures to minimise the cause of 
the WRS and to assist the employee to deal with it.  The factors detailed below should be 
taken into consideration.  
6.17  Where a cause/s and or symptoms of WRS have been noted by either the manager or the 
individual, action must be taken to identify the WRS factors.  He/she must take into account 
the recognised causes of WRS (demands, control, support, relationships, role, change), 
and non-work related such as domestic, financial and social stressors when making their 
assessment of the situation.  The manager will be expected to discuss the issues initially on 
a one-to-one basis with the individual with a view resolving the matter before there is an 
escalation. 
6.18  The manager may contact Human Resources for advice and support in handling cases of 
WRS.  At this point there may be a number of routes in managing the situation and the 
manager may refer to other relevant policies and procedures, including referral for an 
Occupational Health opinion. 
6.19  Where there is no resolution, the manager, with the advice and support of Human 
Resources, will be expected to hold a meeting with the employee and where appropriate 
the individual may wish to be accompanied by a workplace colleague or Trade Union 
Representative. The purpose of the meeting is to better understand the causes and effects 
of the stress (work and non-work related) and to agree a mutually acceptable outcome if 
possible.  
6.20  Where an individual does not feel able to meet with their line manager or if the line manager 
is perceived to be a cause of stress or a contributing stressor, the individual may wish to 
refer the matter directly to Human Resources or their Trade Union Representative acting on 
their behalf. 
 

Records 
7.1 
All health and safety records are to be maintained in accordance with the University’s 
health and safety record retentions schedule. 
Page 7 of 18 
This document is uncontrolled when printed – check for continued validity 

CU-SHE-PROC-3.14 Prevention and Management of Work Related Stress V1.0 
 
7.2 
Records that are related to the line management of an employee are to be retained in 
accordance with the Human Resources Record Retention Schedule. 
 

Review 
8.1 
This procedure will be subject to formal review every three years or sooner should there be 
a significant change. 
 

References and Links 
9.1 
HSE Work Related Stress 
 
http://www.hse.gov.uk/stress/index.htm 
 
CIPD Stress in the Workplace 
 
https://www.cipd.co.uk/knowledge/culture/well-being/stress-factsheet 
 
9.2 
Human Resource Policies and Procedures can be found here: 
 
https://intranet.cranfield.ac.uk/hrd/polsprocsforms/pages/default.aspx 
 
10  Appendices List 
Appendix 1 – Management Standards 
Appendix 2 – Work Related Stress Risk Assessment Template 
 
Page 8 of 18 
This document is uncontrolled when printed – check for continued validity 

CU-SHE-PROC-3.14 Prevention and Management of Work Related Stress V1.0 
 
Appendix 1  
Management Standards 
1. 
Demands  
  Is there a high volume of work?  
  Is the workload consistent or does it have peaks and troughs of intensity?  
  Does the work require intense concentration for most of the time?  
  Does a high proportion of the work have to be completed quickly?  
  Are there elements of the work that have to be achieved to strict deadlines that may 
require working beyond normal working hours?  
  Are there serious immediate consequences for the individual/colleagues/the wider unit if 
work is not completed accurately or on time?  
  Is there an expectation/culture that employees will work beyond their contracted hours?  
  Is there any evidence that employees are responding to perceived expectations created 
by local culture rather than actual expectations?  
  Does the work activity require employees to frequently deal with confrontational 
situations/conversations, over the ‘phone, by email or face-to-face?  
  Does the physical environment itself cause additional pressure e.g. through distractions 
such as high noise levels?  
2. 
Control  
  To what extent does the individual manage their own workload?  
  Can the individual prioritise their own workload?  
  Can the individual determine the timing of their breaks?  
  Can the work be delivered through flexible working hours?  
  Can any element of the work be delivered through working from home?  
3. 
 Role  
  Do all employees understand their role – this is particularly relevant following changes to 
the job description, a change to new post for an employee or organisational changes.  
  Is there a generally good understanding by post holders of the way their role supports 
local and organisational objectives?  
4. 
Relationships  
  Is there any existing or previous history of strained working relationships amongst staff 
involved in the work activity (this could either be between colleagues or between staff 
and their line managers or other staff with whom they are required to work closely)?  
  Are any forthcoming changes likely to create the potential for friction between team 
members or between staff and others they work closely with?  
  Have there been any recent formal or informal allegations from staff of perceived 
bullying or harassment?  

Support  
From Managers  
  Are there any managers who are lacking in leadership experience or new to the 
organisation?  
Page 9 of 18 
This document is uncontrolled when printed – check for continued validity 

CU-SHE-PROC-3.14 Prevention and Management of Work Related Stress V1.0 
 
  Have there been any recent formal or informal allegations from staff of perceived 
bullying or harassment, directed at their managers?  
  Do time constraints make it difficult for leaders to prioritise the managerial element of 
their role?  
  Is there any evidence to suggest managers are unfamiliar with key employee-focussed 
policies?  
  Is sickness absence unusually high in certain work teams?  
  Do staff find the work environment encouraging and supportive?  
From Colleagues  
  Have there been recent complaints from staff who feel colleagues don’t “pull their 
weight”?  
  Is there a tendency for employees to operate independently of colleagues, focusing on 
personal goals and targets rather than contributing to wider team/School/PSU 
objectives?  
  Have there been recent incidents or allegations of disrespectful behaviour between 
colleagues?  
6. 
Change (local and wider organisational change)  
  Is there soon proposed to be or has there recently been any substantial local or 
organisational change that potentially impacts directly or indirectly on the role or morale 
of employees?  
  Is such change currently viewed either apprehensively or negatively by a high proportion 
of employees?  
7. 
External Factors for consideration  
  Whilst the predominant focus here is on work-related stressors, it is important to 
consider non-work issues that make individual employees more vulnerable.  These 
could include, for instance:  
 
o  Previous history of mental health issues  
o  Bereavement  
o  Relationship difficulties  
o  Serious illness of individual or a dependant  
o  Severe financial difficulties  
   Clearly these may render an employee less able to cope with even routine work 
pressures.  Obviously, they can only be taken into consideration if the employee 
chooses to make their employer aware of them; if they do, an individual risk assessment 
should be carried out. 
 
 
Page 10 of 18 
This document is uncontrolled when printed – check for continued validity 

Appendix 2 
Work Related Stress Risk Assessment Template 
 
RISK ASSESSMENT DETAILS 
Subject of risk assessment: 
 
(Individual/role/team/location/job type) 
Reason/Trigger for Assessment 
 
Assessors Name/Title 
 
Date of Assessment 
 
GUIDANCE NOTES FOR COMPLETION 
These guidance notes are adapted from the HSE paper ‘Managing the causes of work-related stress’ and provide advice on how to conduct a risk assessment of 
stress at work in five clear stages using this risk assessment form (quotations in the form are direct citations). 
The five steps to a Stress Risk Assessment
1.  Identify the stress risk factors 
The key work-related factors with potential to cause stress-related illness (the risk factors) area) Demands b) Control c) Support d) Relationships e) Role 
f) Change 
2.  Decide who might be harmed and how 
Although some people may be more vulnerable to developing work-related stress illness than others, any individual could be working under conditions that 
could cause undue pressure and so be at risk from work-related stress.  Sources that may be useful in making this assessment include; surveys, sickness 
absence data, staff turnover rates, exit interviews, number of referrals to Occupational Health and information from existing staff forums, as well as standard 
day-to-day meetings and other interactions with staff. 
3.  Evaluate the risks 
4.  Record the findings; develop and implement action plans 
5.  Monitor and review action plans and assess effectiveness 
The Stress Risk Assessment should be reviewed on an ongoing basis, ordinarily through normal line management practices.  Where appropriate, formal 
review dates may be built in. 
Further information can be found in the document ‘Managing the causes of work-related stress’ – http://hse.gov.uk/pubns/priced/hsg218.pdf. Cranfield University’s also has its 
own Prevention and Management of Work-Related Stress Procedure, which should be consulted as part of the assessment process. 
 
Page 11 of 18 
This document is uncontrolled when printed – check for continued validity 

CU-SHE-PROC-3.14 Prevention and Management of Work Related Stress V1.0 
 
WORK RELATED STRESS RISK FACTORS 
 
DEMANDS 
Issues identified and Persons 
Existing Control Measures 
Additional Controls Required 
Responsibility 
Priority level 
Affected 
(H/M/L) and 
Timescale 

For example 
For example: 
 
 
 
  Workload/Deadlines 
  Re-allocate duties (temporary or 
  Hours and patterns of work 
permanent) 
  Individual capabilities 
  Set achievable demands in relation to 
  Impact on others of increased 
workloads and deadlines 
demand 
  Give guidance over prioritisation of tasks 
 
 
 
 
 
 
 
Page 12 of 18 
This document is uncontrolled when printed – check for continued validity 

CU-SHE-PROC-3.14 Prevention and Management of Work Related Stress V1.0 
 
CONTROL (How much say the person has in the way they do their work
Priority level 
Issues identified and Persons 
Existing Control Measures 
Additional Controls Required 
Responsibility 
(H/M/L) and 
Affected 
Timescale 
For example 
For example: 
 
 
 
  Pattern/Pace of work 
  Re-allocate duties (temporary or 
  Setting priorities 
permanent) 
  Opportunities to act on own 
  Set achievable demands in relation to 
initiative 
workloads and deadlines 
  Give guidance over prioritisation of tasks 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 13 of 18 
This document is uncontrolled when printed – check for continued validity 

CU-SHE-PROC-3.14 Prevention and Management of Work Related Stress V1.0 
 
SUPPORT (The encouragement, sponsorship and resources provided by the organisation, line management and colleagues
Priority level 
Issues identified and Persons 
Existing Control Measures 
Additional Controls Required 
Responsibility 
(H/M/L) and 
Affected 
Timescale 
For example 
For example: 
 
 
 
  Staff feel ill-informed about 
  Ensure appropriate communication 
workplace issues 
mechanisms are in place and are operating 
  Staff feel they do not have the 
effectively (individual and group) 
opportunity to raise concerns 
  Refer staff to appropriate existing policies 
  Staff feel isolated or unsupported 
and procedures within the University 
by Management/colleagues 
  Make staff aware of supportive mechanisms 
  Support for disability or illness-
available within department and wider 
related issues (including stress) 
University and how to access them, such as 
  Failure to praise/recognise good 
the Employee Assistance Programme 
performance 
(EAP), the Occupational Health Service. 
  Set up coaching/mentoring within the 
department 
 
 
 
 
 
 
 
Page 14 of 18 
This document is uncontrolled when printed – check for continued validity 

CU-SHE-PROC-3.14 Prevention and Management of Work Related Stress V1.0 
 
RELATIONSHIPS (Promoting positive working to avoid conflict and unacceptable behaviour
Priority level 
Issues identified and Persons 
Existing Control Measures 
Additional Controls Required 
Responsibility 
(H/M/L) and 
Affected 
Timescale 
For example 
For example: 
 
 
 
  Low team spirit 
  Ensure appropriate communication 
  Staff feel bullied, harassed or 
mechanisms are in place and are operating 
victimised 
effectively (individual and group) 
  Staff feel no impartial 
  Encourage staff to communicate verbally 
mechanism exists to enable 
rather than by email 
them to raise issues 
  Consider management intervention to 
  Staff perceive there to be a lack 
resolve specific issues appropriately and at 
of awareness of diversity and 
an early stage 
equality issues 
  Communicate and make reference to 
appropriate existing policies and procedures 
within the University, including complaint 
procedures 
  Seek advice from Human Resources (HR) 
and/or the Occupational Health Service 
  Seek input from University Dignity at Work 
Advisors 
  Consider diversity and equality training if 
appropriate 
 
 
 
 
 
 
 
Page 15 of 18 
This document is uncontrolled when printed – check for continued validity 

CU-SHE-PROC-3.14 Prevention and Management of Work Related Stress V1.0 
 
ROLE (Whether people understand their role within the organisation and whether the organisation ensures that the person does not have conflicting roles) 
Priority level 
Issues identified and Persons 
Existing Control Measures 
Additional Controls Required 
Responsibility 
(H/M/L) and 
Affected 
Timescale 
For example 
For example: 
 
 
 
  Lack of clarity over role 
  Ensure role description clearly defines the 
  Lack of clarity over who 
role, expectations, reporting lines etc. – 
individuals report to 
consider any necessary revisions 
  Perception of being pulled in 
  Ensure appropriate communication 
different directions by conflicting 
mechanisms are in place and are operating 
demands 
effectively (individual and group) 
  Make effective use of PDR discussion and 
core training where applicable (time 
management and effective communication) 
 
 
 
 
 
 
 
Page 16 of 18 
This document is uncontrolled when printed – check for continued validity 

CU-SHE-PROC-3.14 Prevention and Management of Work Related Stress V1.0 
 
CHANGE (How organisational change (large or small) is managed and communicated in the organisation) 
Priority level 
Issues identified and Persons 
Existing Control Measures 
Additional Controls Required 
Responsibility 
(H/M/L) and 
Affected 
Timescale 
For example 
For example: 
 
 
 
  Staff feel ill- informed about 
  Ensure appropriate communication 
changes to their 
mechanisms are in place and are operating 
role/department/University and 
effectively (individual and group) 
how they may be affected by 
  Involve/engage/consult staff in a timely 
them 
manner during key change initiatives, allow 
  Staff feel under-supported 
opportunities for staff to feed in their views 
  Staff feel they do not have a 
  Explain the reasons and benefits for 
voice 
changes,  as well as information on 
timescales 
  Consider training needs 
  Communicate information to staff regularly, 
in a timely manner 
 
 
 
 
 
 
 
 
Page 17 of 18 
This document is uncontrolled when printed – check for continued validity 


CU-SHE-PROC-3.14 Prevention and Management of Work Related Stress V1.0 
 
10  Document Control 
Document title 
Prevention and Management of Work Related 
Stress 
Document number 
CU-SHE-PROC-3.14 
Version number 
V1.0 
Originator name/document owner 
Paul Bradley 
Professional Service Unit/Department 
University Health and Safety Department 
Implementation/effective date 
8th May 2018 
Date of last review and version number 
N/A 
Date of this version 
8th May 2018 
Date of next review 
May 2021 
Standards reference 
OHSAS 18001:2007  
Signature 
 
Name 
Simon Jones  
Title 
Chair of CUHSC  
 
Page 18 of 18 
This document is uncontrolled when printed – check for continued validity