This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Pupil data: Alternative Provision Data Protection Impact Assessment'.


 
Schedule to the Agreement for the permitted use of NPD Data 
Data Sharing Approval Panel (DSAP) No: N/A 
NPD Data Request (DR) reference No: DR171219.01 
 
DfE contact name 
 
DfE contact e-mail address  
xxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.xx 
 
 

Name of requesting organisation 
Education Policy Institute 
Contact name 
 
Address 
6th Floor 
27 Queen Anne's Gate  
London  
SW1H 9BU 
Telephone number 
 
Contact e-mail address 
 
Data Protection Officer name 
 
Data Protection Officer address 
 
, 6th Floor, 27 Queen Anne's Gate, 
London SW1H 9BU 
Data Protection Officer telephone 
02073401160 
number 
Data Protection Officer e-mail 
 
address 
Commencement date 
22 June 2018 
Applicant’s licence end date 
01 May 2019 
 
 

NPD data 
Re-use of data already held: 
T4 KS1 2005/06-2016/17 
T4 KS2 Pupil 2005/06-2016/17 
T4 KS4 Pupil 2005/06-2016/17 
 
T4 EYFSP 2012/13-2016/17 

 
New data: 
T4 Autumn, Spring and Summer School Census 
2005/06-2016/17 (plus T1 and T2 listed) 
T4 EYFSP 2006/07-2011/12 
T4 PRU census 2009/10-2012/13 (plus T1 and T2 listed) 
T4 AP census 2007/08-2016/17 (plus T1 and T2 listed) 
T4 Absence data 2005/06-2016/17 (plus T1 and T2 
listed) 
T4 Exclusions 2005/06-2016/17 (Table 3) (plus T1 and 
T2 listed) 
T1 CIN 2008/09-2016/17 (variables listed) 
T1 CLA 2005/06-2016/17 (variables listed) 
2014 primary preference data (i.e. primary level 2014 
application and offer process, for applicants requesting a 
school place for entry in September 2014); 
2014 secondary preference data (i.e. secondary level 
2014 application and offer process, for applicants 
requesting a school place for entry in September 2014). 
2015 primary preference data (i.e. primary level 2015 
application and offer process, for applicants requesting a 
school place for entry in September 2015); 
2015 secondary preference data (i.e. secondary level 
2015 application and offer process, for applicants 
requesting a school place for entry in September 2015). 
2016 primary preference data (i.e. primary level 2016 
application and offer process, for applicants requesting a 
school place for entry in September 2016). 
2016 secondary preference data (i.e. secondary level 
2016 application and offer process, for applicants 
requesting a school place for entry in September 2016). 
 
School IDs to be included. 
Tier 1 variables (where applicable): 
Language_[term][yy] 
ServiceChild_[term][yy] 
PrimarySENtype_[term][yy] 
SecondarySENtype_[term][yy] 
PRU_Language_SPR[yy] 
PRU_PrimarySENtype_SPR[yy] 
PRU_SecondarySENtype_SPR[yy] 
AP_ServiceChild 
Termly/Annual reasons for absence 
PrimarySENtype_ex[yy] 
SecondarySENtype_ex[yy] 

Reason for exclusion 
InCare_ex[yy] 
 
CIN 
CIN_PupilMatchingRefAnonymous 
CIN_CIN_LA 
CIN_LA 
CIN_LA_LGR 
CIN_Disability  
[n_Census_CIN_Child table] 
CIN_CategoryOfAbuse 
CIN_InitialCategoryOfAbuse 
CIN_LatestCategoryOfAbuse 
CIN_NumberOfPreviousCPP 
CIN_CINReferralDate 
CIN_PrimaryNeedCode 
CIN_CINClosureDate 
CIN_ReasonForClosure 
CIN_ReferralNFA 
CIN_Disability 
 
CLA 
cla_PupilMatchingRefAnonymous 
cla_CLA_LA 
cla_PROCESSING_YEAR 
cla_UASC_STATUS 
cla_POC_START 
cla_POC_LENGTH 
cla_CAT_NEED 
cla_DATE_EPI_COMM 
cla_DATE_EPI_CEASED 
cla_LEGAL STATUS 
cla_REC 
 
Tier 2 variables (where applicable) : 
AgeAtStartofAcadYear 
YearOfBirth_[term][yy] 
MonthOfBirth_[term][yy] 
EthnicGroup_[term][yy] 
EthnicGroupMinor_[term][yy] 

FSMeligible_[term][yy] 
EVERFSM_6_[term][yy] 
EVERFSM_6_P_[term][yy] 
LanguageGroup_[term][yy] 
LanguageGroupMajor_[term][yy] 
EntryDate_[term][yy] 
LeavingDate_[term][yy] 
PartTime_[term][yy] 
Boarder_[term][yy] 
SENprovision_[term][yy] 
SpecialProvisionIndicator_[term][yy] 
SENUnitIndicator_[term][yy] 
ResourcedProvisionIndicator_[term][yy] 
EYPPE_[term[yy] 
EYPPBF_[term][yy] 
TopUpFunding_[term][yy] 
MobilityInd_[term][yy] 
DistCurrSch_[term][yy] 
DistNearSch_[term][yy] 
NearSchLAEstab_[term][yy] 
LSOA01_[term][yy]  
LLSOA_[term[yy]] 
LSOA11_[term][yy] 
IDACIScore_[term][yy] 
IDACIRank_[term][yy] 
PRU_YearOfBirth_SPR[yy] 
PRU_MonthOfBirth_SPR[yy] 
PRU_EthnicGroupMinor_SPR[yy] 
PRU_FSMeligible_SPR[yy] 
PRU_LanguageGroupMajor_SPR[yy] 
PRU_EntryDate_SPR[yy] 
PRU_LeavingDate_SPR[yy] 
PRU_PartTime_SPR[yy] 
PRU_Boarder_SPR[yy] 
PRU_SENprovision_SPR[yy] 
PRU_DistCurrSch_SPR[yy] 
PRU_LLSOA_SPR[yy] 
PRU_IDACISCORE_SPR[yy] 
PRU_IDACIRANK_SPR[yy] 
AP_YearOfBirth 

AP_MonthOfBirth 
AP_EthnicGroupMinor 
AP_FSMeligible 
AP_EYPP 
AP_EYPPeligible 
AP_EYPPBFF 
AP_EYPPReason 
AP_SENProvision 
AP_LSOA11 
EthnicGroup_ex[yy] 
EthnicGroupMinor_ex[yy] 
CensusSEN_ex[yy] 
LatestSEN_ex[yy] 
FSMeligible_ex[yy] 
LLSOA_ex[yy] 
LSOA01_ex[yy] 
LSOA11_ex[yy] 
SENprovision_[n]_ex[yy] 
 
In SPSS format. 
De-identified personal level data 
Classification of the Data Share 
Sensitivity level (B,C,D,E) 
Expected timescale for delivery of 
3 weeks 
NPD Data (from receipt of this 
signed Schedule) 
Permitted use 
The purpose of this research is to investigate school 
mobility and develop estimates of the quantity of 
unofficial exclusions, including managed moves, 
placement into offsite alternative provision and illegal 
exclusions. We will additionally examine and contrast the 
prevalence of official and unofficial exclusions by pupil, 
school and area-level characteristics. We aim to 
generate a better evidence base around school mobility, 
including unofficial exclusions, in order to work with 
policy makers to address potential perverse incentives in 
the system which could be jeopardising the life chances 
of the most vulnerable pupils. As an initial step, we plan 
to produce a working paper and seek public feedback on 
our estimate methodology. 
Permitted intended outputs 
Academic research paper  
Internal publication or report 
Permitted user(s) 
EPI: 
 
 

 
 
 
 
 
 
via Egress from DfE 
Legal gateway relevant to this data 
The law which governs the sharing of NPD data with 
share 
named bodies and third parties is the Education 
(Individual Pupil Information) (Prescribed persons) 
(England) Regulations 2009 and to other bodies who, “for 
the purpose of promoting the education or well-being of 
children in England are conducting research or analysis, 
producing statistics or providing information, advice or 
guidance”.  This is cited in the relevant privacy notices for 
pupils and workforce in schools, for local authorities and 
for children in need and children looked after. 
Conditions for processing data 
Necessary for public interest reasons or for controller to 
carry out legal functions.  
Our basis in law for public interest status is the Secretary 
of State's power to collect and share pupil data with 
'persons conducting research into the educational 
achievements of pupils and who require individual pupil 
information for that purpose', set out in the The Education 
(Individual Pupil Information) (Prescribed Persons) 
(England) Regulations 2009. 
 
Our additional conditions for processing special 
categories data are that the processing is necessary for 
archiving/scientific/historical research purposes; 
And, in the case of ethnicity, first language, SEND and 
disabilities data, that the processing is necessary for 
public interest reasons, based in law: 
DPA 2018 SCHEDULE 1 PART 2 SUBSTANTIAL 
PUBLIC INTEREST CONDITIONS 
Equality of opportunity or treatment for the following 
specified categories of personal data, and for the 
purposes of identifying and keeping under review the 
existence or absence of equality of opportunity or 
treatment: 
Personal data revealing racial or ethnic origin   
Data concerning health People with different states of 
physical or mental health. 
To rely on these additional conditions, EPI is updating its 
data protection policies to confirm that personal data are 
only processed for research where necessary to that 
research, and that the processing must not result in 
decisions with respect to individuals whose data are 
processed, or in potential damage or distress to those 
individuals. 

Disclosure control 
A working paper on the methodology used should be 
made available when the results of the research are 
published. 
Any published NPD figure(s) at a local level must be 
based on no fewer than 3 cases or else suppressed (e.g. 
replaced with an X, with a note “* in this table means the 
figures have been suppressed due to small numbers”. 
Zero is allowed).   
Any published NPD figure(s) at a school level from 2011 
onwards must be based on no fewer than 6 cases or else 
suppressed (e.g. replaced with an X, with a note “* in this 
table means a figure less than 6”. Zero is allowed).   
Any published figures at school level for years prior to 
2011 must be based on no fewer than 11 cases or else 
suppressed (e.g. replaced with an X, with a note “* in this 
table means a figure less than 11”. Zero is allowed).   
Even if only one cell requires cell suppression, you must 
suppress at least one other component cell (the next 
smallest) to avoid calculation of suppressed values from 
the totals.  
Any published CLA or CLA matched with NPD figures at 
a local level must be based on no lower than 6 cases or 
else suppressed (eg replaced with an x, with a note “x in 
this table means the figures have been suppressed due 
to small numbers”). National and regional figures should 
be rounded to the nearest 10 and Local Authority figures 
should be rounded to the nearest 5. Percentages less 
than 0.5 % should not be shown (eg replaced with “-“ 
with a note to say the % is negligible). Percentages 
should be rounded to whole numbers but where the 
numerator is five or fewer or the denominator was 10 or 
fewer, they should be suppressed and replaced by a 
cross (x). 
For CLA data zero is allowed. For CLA matched with 
NPD data, zero is not allowed.  
Even if only one cell requires cell suppression, you must 
suppress at least one other component cell (the next 
smallest) to avoid calculation of suppressed values from 
the totals. In this case the next smallest number less than 
20 should also be suppressed. 
Special conditions (if any) 
The Department for Education does not publish any 
school level Early Years Foundation Stage Profile 
(EYFSP) information in any format due to the fact that it 
was agreed that schools can’t be held to account for their 
performance at the EYFS, as stated in the EYFS 
handbook. Therefore, the requester has been made 
aware of and agrees that no attempt should be made to 
hold schools to account for their performance at the 
EYFS, and no EYFSP data can be made publically 
available in any format at an individual school or provider 
level. 
The Requester shall not reproduce the data or include 
secondary analysis of the data within any publication 
without the prior written consent of the Data Controller 
unless such reproduction / publication is included within 


the Permitted Use.