This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Orthoptic Department'.


 
 
 
 
xxxxxx.xxxxxxxxxxxx@xxx.xxx 
 
University Hospitals Plymouth NHS Trust 
Freedom of Information Manager 
Information Governance Team 
Bircham House 
William Prance Road 
Derriford 
Plymouth 
PL6 5WR 
 
01752 431058 
 
www.plymouthhospitals.nhs.uk 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
14/12/2018 
 
 
Our Ref: 18FOI445 
Your Ref: Email received 14/11/2018 
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx 
 
Dear Rachael Morris 
File Reference: 
 
           18FOI445 
 
Date request received: 
 
14/11/2018 
 
Disclosure due date:
        
12/12/2018 
 
Disclosure date:      

 
14/12/2018 
………………………………………………………………………………………….. 
 
Freedom of Information Act 2000 – Response 
 
I refer to your email received 14/11/2018 in which you requested information under 
the terms of the Freedom of Information Act 2000.  As part of our internal quality 
control review process, we have noted that we did not respond within the 
timeframe and for this, we apologise.  If you wish to take the matter further, please 
refer to the satisfaction section of this reply letter. 
 
University Hospitals Plymouth NHS Trust is confirming in accordance with section 
1 (a) of the Act that it holds the information requested and is supplying it in 
accordance with section 1(b) unless otherwise specified. 
 
1 of 7 

For organisational context: University Hospitals Plymouth NHS Trust is the 
largest teaching hospital trust in the South West.  We employ over 6,900 staff 
working in 350 different roles within the Trust.  We offer a full range of general 
hospital services to around 450,000 people in Plymouth, North and East Cornwall 
and South and West Devon.  These include emergency and trauma services, 
maternity services, paediatrics and a full range of diagnostic, medical and surgical 
sub-specialties. 
 
We work within a network of other hospitals to offer a range of specialist services 
to a population of between 700,000 and two million depending on the type of care 
needed. 
 
“Contact us” details are available on the Trust website at 
http://www.plymouthhospitals.nhs.uk/contact-us.  This includes an online enquiry 
form.    
 
You asked  
 

1)  During 2017/18 financial year what is your total number of new patient 
and follow up episodes within the Orthoptic Department?  
 

Month 
Apr  May  Jun  Jul  Aug  Sep  Oct  Nov  Dec  Jan  Feb  Mar  Total 
1718 
Number of 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Orthoptist 
69 
73 
66 
53 
58 
64 
75 
76 
36 
50 
59 
52 
731 
New 
 
Attendances 
Number of 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Orthoptist 
58 
61 
51 
67 
63 
54 
48 
40 
31 
47 
59 
40 
619 
Follow-Up 
Attendances 
 
 

2)  Please advise of your Orthoptic Department Structure, please indicate 
bands and WTE’s 
 
1 x Band 8 = 1.0wte 
1 x Band 7 = 0.91wte 
4 x Band 6 = 3.7wte 
 
3)  Does your Orthoptic Department carry out any of the below specialist 
 

clinics? Yes or no and who carries out these clinics?  
 
a) Low Vision  
 
 
Yes - Performed by Hospital Optometry  
 
 
 
 
 
Dept 
b) Literacy Difficulties  
 
N/A 
c) Stroke  
 
 
 
Yes - Performed by Orthoptic  
 
 
 
 
 
 
Department at University Hospitals  
 
 
 
 
 
Plymouth 
2 of 7 

d) Paediatric Contact Lens 
Yes - Performed by Hospital Optometry  
 
 
 
 
 
Dept 
e) Adult Contact Lens  
 
Yes - Performed by Hospital Optometry  
 
 
 
 
 
Dept 
f) General Adult  
 
 
Yes - Performed by both Optometry and 
 
 
 
 
 
Orthoptic Depts  
g) General Paediatric 
 
Yes - Performed by both Optometry and 
 
 
 
 
 
Orthoptic Depts  
 
4)  What is the allocated Orthoptic appointment slot time for new and 
follow up appointments for the following clinics (in minutes)?  
 
a) Low Vision  
 
 
30 minutes 
b) Literacy Difficulties  
 
N/A 
c) Stroke  
 
 
 
40 minutes 
d) Paediatric Contact Lens  
20 minutes 
e) Adult Contact Lens  
 
20 minutes 
f) General Adult  
 
 
30 minutes/40 minutes 
g) General Paediatric 
 
20 minutes/20 minutes 
 
 

5)  Please can you provide the tariff you receive for the below sub 
specialities, new and follow up, please indicate if multi-disciplined 
(excluding market force factors)?  

 
a) Low Vision  
b) Literacy Difficulties  

 
 
c) Stroke  
d) Paediatric Contact Lens  
e) Adult Contact Lens  
f) General Adult  
g) General Paediatric 
 
The tariffs aren’t structured in such a way that there are different prices for 
those sub-specialties listed. Please see tables below showing the tariff 
charged for opticians and orthoptists for months 1-7 this financial year 
(2018-2019). The tables show what we charge for different types of 
appointments.  
HRG – Healthcare Resources Group 
MFF – Market Forces Factor 
 
Optician 
Tariff  
 
 
HRG 
HRG Description 
£ (excl MFF) 
WF01A  Non-Admitted Face to Face Attendance - Follow-up 
              53  
WF01B  Non-Admitted Face to Face Attendance - First 
            139  
BZ88A 
Retinal Tomography, 19 years and over 
              93  
BZ89B 
Digital Retinal Photography, 18 years and under 
            109  
BZ89A 
Digital Retinal Photography, 19 years and over 
              95  
BZ88B 
Retinal Tomography, 18 years and under 
            109  
3 of 7 

 
Orthoptist 
Tariff  
 
 
HRG 
HRG Description 
£ (excl MFF) 
WF01A  Non-Admitted Face to Face Attendance - Follow-up 
               40  
WF01B  Non-Admitted Face to Face Attendance - First 
               40  
WF02A  Multiprofessional Non-Admitted Face to Face Attendance - Follow-up 
               40  
WF02B  Multiprofessional Non-Admitted Face to Face Attendance - First 
               40  
BZ88A 
Retinal Tomography, 19 years and over 
               93  
BZ88B 
Retinal Tomography, 18 years and under 
             109  
 
 
6)  Do you employee Optometrists who carry out refraction in your 
paediatric doctor led clinics?  
 
Yes 
 
7)  Do you have a clinical pathway for patients to be refracted within high 
street opticians?  
 
No 
 
 a) If yes, what are the clinical criteria? 
 
8)  If you refract the patient do high street opticians invoice you via the 
Hospital Eye Services Prescription Scheme?  
 
Yes 
 
a)  If yes, do you claim this money back from Clinical Commissioning 
Groups or NHS England or part of tariff?  
 
Part of tariff 
 
9)  What is your first line of treatment for occlusion? E.g. 
Atropine/patching?  
 
Patching 
 
10) As part of your tariff do you provide any of the following 
aids/equipment?  
 
a) Prisms
 - Yes 
 
 
b) Planos - Yes 
c) Reusable occlusion patches (Fabric)
 - Yes 
d) Daily occlusion Patches (Sticky)
 - Yes 
e) Magnifier x 2
 - Yes 
f) LED Magnifier x 3
 - Yes 
g) LED Magnifier x 4 and above
 - Yes 
h) Pocket Magnifiers x 3.5 - Yes 
4 of 7 

i) Lanyards for pocket Magnifier - Yes 
j) Other Magnifiers please list - 
Bright field magnifiers, Galilean and 
 
Keplerean telescopes 
k) TV Glasses - Yes  
l) UV filter glasses 
- Yes 
m) Hobby Magnifiers 
- Yes 
n) Replacement for broken Magnifiers 
- Yes 
o) Tinted glasses for visual stress 
- No 
p) Replacement for broken tinted glasses for visual stress
 - No 
q) Any other 

 
11) Do patients pay or financially contribute for any of the following 
aids/equipment?  
 
a) Prisms – N/A 
b) Planos 
– N/A 
c) Reusable occlusion patches (Fabric) 
– N/A 
d) Daily occlusion Patches (Sticky) 
– N/A 
e) Magnifier x 2 
- No 
f) LED Magnifier x 3 
- No 
g) LED Magnifier x 4 and above 
- No 
h) Pocket Magnifiers x 3.5 
- No 
i) Lanyards for pocket Magnifier 
- No 
j) Other Magnifiers please list 
- No 
k) TV Glasses 
- No 
l) UV filter glasses 
- No 
m) Hobby Magnifiers 
- No 
n) Replacement for broken Magnifiers 
- No 
o) Tinted glasses for visual stress
 – N/A 
p) Replacement for broken tinted glasses for visual stress
 – N/A 
q) Any other 

 
12) Do you provide any of the following aids/equipment on a patient loan 
scheme?  
 
a) Prisms – N/A 
b) Planos 
– No 
c) Reusable occlusion patches (Fabric) 
– N/A 
d) Daily occlusion Patches (Sticky) 
– N/A 
e) Magnifier x 2
 – No 
f) LED Magnifier x 3 
– No 
g) LED Magnifier x 4 and above 
– No 
h) Pocket Magnifiers x 3.5 
- No 
i) Lanyards for pocket Magnifier 
- No 
j) Other Magnifiers please list 
- No 
k) TV Glasses 
- No 
l) UV filter glasses 
- No  
m) Hobby Magnifiers 
- No 
n) Replacement for broken Magnifiers
 - No 
o) Tinted glasses for visual stress 
– N/A 
5 of 7 

p) Replacement for broken tinted glasses for visual stress – N/A 
q) Any other 

 
Low vision  
 

13) What is your clinical referral criteria for your low vision service eg 
vision 6/12 or worse?   
 
No specific VA criteria 
 
Literacy Difficulties  
 

14) Do you provide colorimetry assessment as part of your literacy 
difficulties service?  
 
No 
 
 
Attachments included: 
No  
 
If I can be of any further assistance to you please do not hesitate to contact me on 
 01752 431058.   
 
Satisfaction and appeal 
Would you kindly note that if you were unhappy with this response then you have 
the right to complain.  This should be in writing to the address below or preferably 
by email to xxxxxx.xxxxxxxxxxxx@xxx.xxx .  We will then arrange for an independent 
appeal.  
 
University Hospitals Plymouth NHS Trust 
Freedom of Information Manager 
Information Governance Team 
Bircham House 
William Prance Road 
Derriford 
Plymouth 
PL6 5WR 
 
 01752 431058 
 
If you remain dissatisfied with the outcome of the appeal, then you have the right to 
appeal again to the Information Commissioner at: 
 
Information Commissioner’s Office 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
Cheshire 
SK9 5AF 
 
6 of 7 

http://www.ico.org.uk/complaints/getting 
 
Tel: 01625 545 700 
 
Re-use of Public Sector Information Regulations 2015 – General statement of 
compliance 
 
The Trust for its part is happy for you to reuse any of the information supplied to 
you in compliance with the open Government Licence terms: Please click here.  
We do not permit the forwarding or sale of staff/departmental contact details and a 
specific Re-use of Information Regulations request is required for such purposes. 
 
If relevant, you will need the permission of other information owners.  This can 
occur when you receive a document is co-authored or where the ownership is with 
another organisation.  Provision under both the Freedom of Information Act 2000 
and Environmental Information Regulations 2004 does not entitle you to re-use the 
information without appropriate permissions.  Use must be in compliance with an 
open Government licence or other agreed terms.  
 
Yours sincerely 
 
 
Freedom of Information Team 
7 of 7 

Document Outline