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Prejudice to a function of the public authority 
 
The ICO stats that when a public authority is seeking to argue that the 
disclosure would prejudice the exercise of its functions by decreasing 
the amount of information supplied voluntarily from the organisations it 
works with, it will first need to establish that those functions are designed 
for one or more of the purposes specified in section 31(2). It will then 
need to consider the following two aspects: 
1.  whether the disclosure would be likely to have an impact on the 
voluntary supply or free flow of information; and 
2.  if so, would the impact on the voluntary supply of information be 
likely to prejudice a function of the public authority? 
 
1.  Impact on the voluntary supply of information 
In considering whether the disclosure would (or would be likely to) have 
an impact on the voluntary supply of information, the following factors 
will be relevant, depending on the circumstances of each individual 
case: 
•  the content of the information; 
•  the timing of the request, for example, in relation to the stage of 
the investigation being undertaken by the public authority. For 
instance, if information was disclosed under FOIA during the early 
stages of an investigation, it may unfairly expose the voluntary 
supplier of information to adverse publicity or criticism, even 
though a conclusion to the investigation may not have been 
reached. In addition, the potential reputational risk may be likely to 
deter organisations from co-operating on a voluntary basis; 
•  the public authority’s statutory powers to compel engagement in 
the investigatory process (for example, the power to issue 
information notices, sanctions for non-compliance or search 
powers). Although voluntary supply may be affected by disclosure, 
where the public authority has powers to compel engagement, it 
may reduce the likelihood of prejudice to a function occurring. On 
the other hand, the use of formal powers may require the use of 
extra resources, but this will not necessarily prejudice the exercise 
of its statutory function; 
•  incentives that encourage third party engagement; 
•  the nature of the damage caused by disclosure that the third party 
foresees. The more damaging the disclosure, the more likely it will 
discourage provision of information in the future; 
•  whether there is evidence of lower levels of engagement following 
disclosure of information under FOIA; and 
 

 
•  whether there is a statutory bar which prevents the disclosure of 
information provided in circumstances where the provider would 
not expect disclosure. An absence of statutory protection for the 
information implies a greater likelihood of prejudice. 
 
Our assessment is outlined below:  
•  Content of the information – One of the documents being sought 
i.e. the detailed legal argument from CAA to EHRC is of sensitive 
nature to since it contains legal arguments of the ongoing 
investigation.  
•  Timing of the request and stage of the investigation – when we 
received the request, we were still deciding as a regulator whether 
to take the matter forward. The CAA provided evidence a few 
weeks ago and Legal is reviewing it in order to decide the most 
appropriate use of our powers. The likelihood of disclosure 
affecting our ability to gather future information from this 
organisation or another (The Labour Party) is medium.  
•  EHRC’s statutory powers to compel, and incentives that 
encourage, engagement – although the EHRC has limited 
powers to compel organisations to provide information, these are 
only once formal enforcement action has been taken.  S. 6 
Equality Act 2006 makes it an offence for persons to disclose 
information obtained by way of representations in the course of an 
inquiry, investigation, assessment, notice or agreement (unless 
one of the grounds applies).  However, much of the Commission’s 
work as a regulator is conducted informally.  We are very much 
dependent on organisations co-operating with us in this 
way.  There are no or minimal incentives that encourage 
engagement, aside from our formal powers, therefore our fear is 
that publication could deter future co-operations with other 
organisations and indeed co-operation by The Labour Party in this 
situation.  
•  The nature of the damage caused by disclosure that the third 
party foresees. The more damaging the disclosure, the more 
likely it will discourage provision of information in the future – as 
above, the fear is that publication would deter future informal 
cooperation by others and damage the Labour Party’s reputation 
before the investigation is completed. 
•  Level of engagement post-FOIA –we have not seen evidence 
that organisations have been less willing to provide us with 
information since FOIA came into full force in January 2005.  
 
 

 
•  Whether there was a statutory bar to protect information 
supplied –there is no statutory bar preventing the disclosure of 
information supplied voluntarily to the EHRC and therefore this 
increases the likelihood of a negative impact, following disclosure 
under FOIA, on the future supply of information.  
 
Consideration of these factors led to the conclusion that disclosure of the 
requested information may have an impact on the voluntary supply of 
information in the future.  Therefore we considered point 2.  
 
2.  Impact on the voluntary supply of information and whether it 
is likely to prejudice to a function of the public authority  
We considered the following:  
•  The prejudice identified was the potential to slow down to the 
EHRC’s regulatory process, resulting in less timely regulatory 
action.  
•  The concern is that other organisations are less likely to 
communicate or if they do communication, the nature of these 
communications may change. This change could affect the 
EHRC’s formal and informal methods of operation as well as its 
ability to gather and receive wider intelligence.  
•  Given that the EHRC is responsible for regulating all organisations, 
even if only a small percentage altered their behaviour following 
the disclosure under FOIA, there would be a real and significant 
impact on our ability to carry out the functions described at section 
31(2)(f) and (g).