This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Adult Social Services Referrals'.


1 | P a g e                                                                             I n f o r m a t i o n   S h a r i n g   P o l i c y  
 
 
     Information Sharing 
 
 
 

Policy 
 
1.6  Why  do  we  share  information  with  other 
1.   Introduction 
organisations?  
Key  information  is  shared  with  other 
 
organisations to:  
1.1  Sharing  information  across  organisational  and 
•  Assess  need,  service  delivery  and 
professional  boundaries  can  bring  many  advantages, 
treatment;  
not least to ensure effective  co-ordination, integration 
•  Assure and improve the quality of care and 
of services and multi-agency working 
treatment;  
 
•  Protection  of  Children  and  Adults  at  risk 
1.2  Information  sharing  does  of  course  present  risks  and 
Monitor, report and protect public health;  
these need to be managed correctly.  It is important to 
• 
have  a  clear  framework  in  place  which  adopts  good 
Manage and plan future services;  

practice.    We  are  committed  to  sharing  information 
  Facilitate  commissioning  of  services; 
where it is appropriate to do so, whilst ensuring that this 
Manage risks;  

is done in a fair and transparent way which is in line with 
  Comply with court orders;  
rights and expectations of service users.   
•  Prevent  of  crime  or  disorder;  Investigate 
 
complaints or potential legal claims;  
1.3  Sharing can take the form of:  
•  Comply  with  medical  reports  /  insurance 
•  a reciprocal exchange of data;  
requests; 


  one or more organisations providing data to a third 
  Audit agencies’ accounts and performance;  
party or parties;  
•  Comply  with  statutory  notification  of 
•  several  organisations  pooling  information  and 
births, deaths and infectious diseases;  
making it available to each other;  
•  Provide  data  for  medical,  health  or  social 
•  several  organisations  pooling  information  and 
care research (subject to ethical approval);  
making it available to a third party or parties; 
•  Support  the  evacuation  and  care  of 
•  different  parts  of  an  organisation  making  data 
vulnerable  residents  during  emergency 
available to each other; or  
incidents  


  exceptional,  one-off  disclosures  of  data  in 
  For statutory returns and requests. 
unexpected or emergency situations. 
•  Council Framework  
 
•  The council has an overarching Partnership 
1.4 Why do we share information within the Council?  
Information Sharing Protocol [LINK] which 
•  Key information is shared within a defined structure 
outlines  our  commitment  to  ensuring  the 
to: Improve knowledge of and access to information 
security,  privacy  and  lawful  sharing  of 
and data;  
personal data.   
•  Eliminate duplication in the process; Enhance value 
•  Signatories to this document are required 
for money;  
to  meet  the  best  practice  standards 
•  Improve service provision as services can be better 
outlined  in  the  document.  We  actively 
aligned to needs;  
promote  and  encourage  our  key  partners 
•  Improve joint service provision;  
who  we  routinely  share  information  with, 

to  sign  up  to  our  protocol  to  facilitate 
  Improve  targeting  and  ability  to  divert  resources 
where they are needed. 
better 
collaborative 
working 
and 
 
information sharing. 
 



2 | P a g e                                                                             I n f o r m a t i o n   S h a r i n g   P o l i c y  
 
 
2. Important To Know? 
•  Information  Sharing  Policy  examines 
secure  ways  in  sharing  information  with 
 
other organisations and individuals.  
2.1 Understand  when  information  should 
•  Surveillance & CCTV Policy examines the 
be shared. 
use of privacy invasive technology such as 
2.2 Use the two checklists as a handy step 
CCTV 
by  step  guide  through  the  process  o f 
deciding  whether  to  share  personal 
data.  One  checklist  is  for  systematic 
4. Who Does This Policy Apply To? 
data  sharing,  the  other  is  for  one  off 
 
requests to share personal data 
4.1  Remember,  ALL  officers  working  for  the 
https://ico.org.uk/media/for-
Council or partners/ agency staff, contractual 
organisations/documents/1067/data_s
third party suppliers and agents and partners 
haring_checklists.pdf 
working on behalf of the council must abide 
by  all  our  Information  Management 
 
Framework  policies  or  an  IMT  approved 
3. Want To Know More? 
equivalent  standard  when  dealing  with  any 
council  information.    Failure  to  comply  with 
•  Information Management Policy sets 
the  Data  Protection  Act  or  this  policy  could 
out the information management 
result in disciplinary action.  
framework and all the key documents  
 
•  Information Lifecycle Policy sets out 
practical guidance on managing the 
5.  Who Does What? 
information lifecycle from creation, 
 
maintenance and disposal of information   
•  Public Access to Information Policy   sets   
out how the public may request access to 
information held by the Council 
 
•  Data  Protection  &  Privacy  Policy     
examines  how  we  should  protect  an    
individual’s  privacy  against  the  need  to 
fulfil and maintain public functions 
See Roles and Responsibilities Information 
Management Team 

•  Information  Security  Policy    looks  at 
measures  we  can  all  take  to  protect  See Roles and Responsibilities, specific functions 
information  held  and  Information  to this policy include: 
Systems Access policy which defines how  •  Collation and oversight of the corporate 
user access to networks and systems are 
Information Sharing Register 
administered 
•  Review and approval of al  Information 
Sharing Agreements and Protocols 
•  Working  flexibly  in  or  out  of the office   
Working  out  of  the  office  or  at  home, 
think  about  what  extra  measures  you  Information Asset Owners 
need to take when handling information. 
 


3 | P a g e                                                                             I n f o r m a t i o n   S h a r i n g   P o l i c y  
 
 
See Roles and Responsibilities, specific functions 
6. How is this policy reviewed? 
to this policy include: 
•  Identify staff who have justified purpose to 
This policy will be reviewed annually or more 
access Service User Identifiable Data and 
frequently if required eg by changes in 
obtain authorisation from the Caldicott 
legislation.  
Guardian 
Performance measures for this policy will include: 
•  Organise the removal of staff rights to SUID 
•  Routine checks of ISA’s will be undertaken 
where access is no longer justified 
to ensure they remain up to date and fit for 
 
purpose  
Information Management Governance Groups 
See Roles and Responsibilities, specific functions 
 
to this policy include: 
Document Control 
•  The IMGG is responsible for ensuring that 
ISAs are put in place where required within 
Title 
Information Sharing policy 
their service areas. 
Document 
Document which provides and 
•  They are responsible for ensuring they are 
Description  overview with regards to 
appropriately reviewed in a timely manner 
Information Sharing.   
and the corporate Information Sharing 
Version 
V.2.0 
Register is kept up to date. 
Date 
March 2018 
 
Created 
Caldicott Guardian 
Status 
Draft 
Document 
1) Information Management 
See Roles and Responsibilities, specific functions 
Owner 
Team 
to this policy include: 
2) Richard carter 
•  The Adults and Communities Caldicott 
xxxxxxx.xxxxxx@xxxxxx.xxx.xx  
Guardian and Family Services Caldicott 
Last Review  March 
Next 
March 
Date 
2018 
Review 
2020 
Guardian are responsible for review and 
Date 
authorisation of ISAs that relate to service 
Approval 
IMGG 
Date 
25 
user identifiable information  
Chain: 
Approved 
May 
 
2018 
Managers 
 
See Roles and Responsibilities, specific functions 
Version Control 
to this policy include: 
 
•  Ensuring team members are aware of 
Version 
Date 
Author 
Reason 
Information Sharing responsibilities 
number 
for New 
•  Ensure all Information Sharing arrangements 
Version 
are formalised through the creation of 
V1.0 
Feb 2011  Lucy 
Initial 
Information Sharing Agreements. 
Wicks 
draft 
 
 
V2.0 
Mar 
Richard 
New 
 
2018 
Carter 
policy 
 
format 
 


4 | P a g e                                                                             I n f o r m a t i o n   S h a r i n g   P o l i c y