This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Information and documents relating to staff wellbeing in higher education'.

     NEWMAN UNIVERSITY 
____________________________________________________________________ 
Flexible Working Regulations Policy 
 
1. 
Introduction 
1.1 
Newman University has a commitment towards the implementation of work-
life  balance  initiatives  for  all  employees.    Work-life  balance  is  about 
employees  having  a  measure  of  control  over  when,  where  and  how  they 
work.  It  is  achieved  when  an  individual's  right  to  a  fulfilled  life  inside  and 
outside  paid  work  is  accepted  and  respected  as  the  norm,  to  the  mutual 
benefit of the individual, institution and society.   
1.2 
The term flexible working includes flexibility in relation to time (e.g. part-time 
work, shift work), location (e.g. home-working), the pattern of hours worked 
or job sharing.  It is acknowledged that as a research active institution, some 
staff are  able to adopt flexibility in their working lives in order to fulfil their 
roles which does not require the implementation of a formal flexible working 
agreement.  
1.3 
The  operational  requirements  of  Newman  University  must  be  taken  into 
account  when  considering  the  needs  of  its  employees,  students  and  other 
stakeholders.    In  order  to  meet  demands  and  ensure  a  good  standard  of 
service  delivery  requires  greater  flexibility  in  the  way  our  working  patterns 
and practices are designed and implemented.  
 
2.  
Statement of Intent 
 
2.1 
Newman  University  accepts  its  employment  obligations  under  the  Flexible 
Working  Regulations  2014  and  in  order  to  achieve  mutual  benefit  for  the 
individual,  institution  and  society,  the  institution  will  act  in  a  fair  and 
reasonable  manner  in  considering  and  approving  applications  for  flexible 
working in relation to these statutory duties.   
 
 
3.  
Policy 
 
3.1 
The scope of the policy and procedures applies to all employees of Newman 
University  and  covers  the  arrangements  for  requesting  and  approving 
applications  for  flexible  working  subject  to  their  eligibility  under  the 
Employment  Rights  Act  1996,  Children  and  Families  Act  2014  and  Flexible 
Working Regulations 2014 (SI 2014 / 1398). 
 
 
Flexible Working Regulations Policy 
Agreed: JNCC June 2016 
Review Date: June 2019    
 
 
 
 
 
 
 
 
  1 

3.2 
All  eligible  employees  may  request  to  work  in  a  more  flexible  way  or  vary 
their  working  patterns.    Agreement  to  the  request  will  be  subject  to  the 
service level demands. 
 
4. 
Eligibility 
4.1 
All  employees  of  Newman  University  who  have  a  minimum  of  26  weeks’ 
continuous service have the right to request flexible working and to have their 
request considered seriously by the institution. 
4.2    To make a request an individual will: 
  be an employee of Newman University  
  have worked with Newman University continuously for     
        at least 26 weeks at the date the application is made   
 
  not be an agency worker 
 
5. 
What Type of Changes Can Be Applied For? 
5.1 
Employees will be able to request: 
  a change to the hours they work  
  a change to the times when they are required to work   
  to work from home  
  a  change  to  working  patterns  such  as  annualised  hours,  compressed 
hours, flexitime, job-sharing and term-time working. 
5.2 
The  Policy  does  not  provide  employees  with  an  automatic  right  to  work 
flexibly as there will always be circumstances when the University is unable 
to accommodate the employee’s desired work pattern. The employee has a 
responsibility  to  carefully  consider  their  request  for  flexible  working  when 
making an application. The University has a responsibility to act reasonably 
and  follow  the  procedure  specified  below  to  ensure  requests  are  given 
serious consideration. 
 
Flexible Working Regulations Policy 
Agreed: JNCC June 2016 
Review Date: June 2019    
 
 
 
 
 
 
 
 
  2 

 
6. 
Procedure 
In summary, the procedure is as follows:  
6.1 
The  employee  makes  a  considered  application  in  writing  to  their  manager. 
Only one application per rolling year may be made. Accepted applications will 
mean a permanent change to the employee’s own terms and conditions of 
employment, unless temporary arrangements are specifically agreed between 
the University and employee. It is important therefore that, before making an 
application, the employee gives careful consideration to the working pattern 
and  any  financial  implications.  Any  request  made  under  this  policy  must 
include: 
  The date of the application 
  The  changes  that  the  employee  is  seeking  to  their  terms  and 
conditions 
  The date on which the employee would like the terms and conditions 
to come into effect 
  What effect the employee thinks the requested change would have on 
the University 
  How, in their opinion, any such effect might be dealt with 
  A statement that this is a statutory request 
  Whether  or  not  the  employee  has  made  a  previous  application  for 
flexible working 
  If  the  employee  has  made  a  previous  request,  when  the  employee 
made that application 
6.2 
Within  28  days  of  receipt  of  the  request, the  line  manager  will  arrange  a 
meeting  with  the  employee  to  explore  the  proposed  work  pattern  in  depth, 
and  to  discuss  how  best  it  might  be  accommodated.  A  representative  from 
Human Resources will be invited to attend the meeting.  Alternative working 
patterns may be discussed should there be problems in accommodating  the 
work  pattern  outlined  in  the  employee’s  application.  The  employee  can,  if 
they  want,  be  accompanied  by  a  workplace  colleague  or  a  Trade  Union 
Representative to the meeting/s.  
6.3 
Within 14 days of the meeting, the line manager with support from Human 
Resources, will write to the employee to either agree a new work pattern and 
a start date; or to provide business grounds why the application has not been 
 
Flexible Working Regulations Policy 
Agreed: JNCC June 2016 
Review Date: June 2019    
 
 
 
 
 
 
 
 
  3 

approved  and  setting  out  the  appeal  procedure.  If  the  request  is  not 
accepted, it will be for one of the following business reasons as set out in the 
legislation: 
  The burden of additional costs 
  An inability to reorganise work amongst existing staff 
  An inability to recruit additional staff 
  A detrimental impact on quality 
  A detrimental impact on performance 
  Detrimental effect on ability to meet student needs or customer                       
demand 
  Insufficient work for the periods the employee proposes to work 
  A planned structural change to the institution 
6.4 
There  is  a  three  month  time  limit,  starting  with  the  date  on  which  the 
application is made, within which the University must make a decision about 
the request but time periods can be extended where both Newman University 
and the employee agree. Any extensions must be recorded in writing by the 
employer and copied to the employee. 
6.5 
Where  an  employee  fails  to  attend  both  a  first  meeting  and  a  rearranged 
meeting, either at the initial decision stage or an appeal stage, without good 
reason, the University may treat the application as having been withdrawn by 
the employee.  The University will notify the employee that it has decided to 
treat their conduct as a withdrawal of the application. 
 
7. 
 Appeal Procedure 
7.1 
An employee has the right to appeal against the University’s decision within 
14 days of notification.  This appeal should be made in writing to the relevant 
senior  manager  (and  a  copy  to  Human  Resources)  and  must  clearly  outline 
the grounds of the appeal. 
7.2 
Human Resources will convene an appeals meeting with all parties, with the 
senior manager (in section 7.1) chairing the appeal meeting. 
7.3 
The  senior  manager  will  hear  the  appeal  and  make  a  final  decision,  with 
support from Human Resources, on the request for flexible working; they will 
outline the reason/s why the application has been approved or rejected. The 
 
Flexible Working Regulations Policy 
Agreed: JNCC June 2016 
Review Date: June 2019    
 
 
 
 
 
 
 
 
  4 

decision  will  be  in  writing  and  given  to  the  employee  within  14  days  of  the 
appeal hearing. 
7.4 
The  employee  has  no  further  recourse  to  appeal  against  the  final  decision 
within the University.  
 
8. 

Policy Review  
 
8.1 
This  policy  will  be  reviewed  3  years  from  the  date  of  implementation  and 
earlier if circumstances or legislation dictates. Any proposed amendments will 
be  subject  to  consultation.  Such  amendments  will  be  notified  to  employees 
through the normal communication channels and/or e-mail. The policy will be 
maintained on the Human Resources site on SharePoint.  
 
 
Flexible Working Regulations Policy 
Agreed: JNCC June 2016 
Review Date: June 2019    
 
 
 
 
 
 
 
 
  5