This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Guidance to IPCC Lead Authors'.


The Registrar 
Professor Ewan McKendrick 
 
University Offices, Wellington Square, Oxford  OX1 2JD 
Tel: +44 (0)1865 270232  Fax: +44 (0)1865 270085 
Email: [email address]  Web: www.ox.ac.uk 
Mr David Holland 
 
Ref. FOI/Holland  
C/ WhatDoTheyKnow.com 
16 March 2011 
Dear Mr Holland, 

Review  of response to  request  for  information  relating  to  IPCC  Lead  Authors  under  the 
Freedom of Information Act/Environmental Information Regulations   

I  am  writing  to  inform  you  of  the  outcome  of  my  review  of  the  University’s  response  to  your 
request for information of 30 November 2010, which you asked me to review in an e-mail dated 
14 January 2011. I apologise for the delay.  
Before  discussing  the  internal  review,  I  should  inform  you  that  Dr  Frame  has  very  recently 
forwarded to the University’s Freedom of Information Officer a large number of e-mails relating 
to his work as a Lead Author for the IPCC’s Assessment Report No.5 (AR5) that the officer had 
not previously seen. We will need to review this material in relation to your request, in particular, 
parts 2 and 3, and come to a view on whether to disclose it, consulting, where necessary, with 
the IPCC. The University’s Freedom of Information Officer will write to inform you of the results 
of our consideration of this ‘new’ material, and, should you be dissatisfied with that response, 
you  would be entitled to request an internal review in relation to it. However, in order to avoid 
further  delay,  I  have  continued  to  carry  out  the  internal  review  that  you  previously  requested, 
based  on  the  material  supplied  by  Dr  Frame  before  his  most  recent  communication  with  the 
University’s Freedom of Information Officer.  
In conducting this review, I have examined the following correspondence: 
a) 
your original request for information, dated 30 November 2010; 
b) 
the University’s first (interim) response, dated 22 December 2010; 
c) 
a letter from Dr Thomas Stocker, Co-Chair of the IPCC’s Working Group 1 (WG1), dated 
22 December 2010; 
d) 
your comments on the University’s first response, dated 24 December 2010; 
e) 
the University’s second response, dated 10 January 2011; and 
f) 
your request for an internal review, dated 14 January 2011. 
 
 



I will address each part of your request in turn, in the order in which they appear in your e-mail 
of 30 November 2010.  
1. Please give me copies of any agreements entered into by the University with the IPCC itself 
or  Working  Group  One  or  any  other  party  limiting  the  disclosure  of  information  regarding  the 
assessment of climate change by the IPCC or WGI. 

I consider that the University’s response is consistent with its obligations under the Freedom of 
Information Act (FOIA) and the Environmental Information Regulations (EIR). The University, as 
an institution and legal entity, has not entered into any agreements of the type described in your 
request. As the information does not exist, the University cannot provide it to you: it is not ‘held’ 
under the FOIA or EIR.  
I have, as you requested,  looked at  Clause 46 of the Code of Practice on the EIR. Clause 46 
stipulates that public authorities should not include in their contracts ‘any terms that purport to 
restrict  the  disclosure  of  environmental  information  held  by  the  authority  and  relating  to  the 
contract  beyond  the  restrictions  permitted  by  the  EIR
’.  This  is  not  relevant  to  your  request, 
because,  as  already  indicated,  the  University  has  not  entered  into  any  agreement  of  the  sort 
specified in your request.  
You have suggested that the University’s response to part 1 of your request is contradicted by, 
or  at  least  inconsistent  with,  its  response  to  part  2,  which  indicated  that  Dr  David  Frame  had 
received three documents from WG1, including one on the subject of confidentiality. I assume 
this is the one you are referring to when you state that Dr Frame has received a document that 
purports  to  impose  very  strict  confidentiality  conditions  of  information  being  received  by  the 
university
…’.  If  it  is  your  contention  that  Dr  Frame’s  receipt  of  this  e-mail  amounts  to  an 
agreement  signed  by  the  University,  I  would  disagree.  The  e-mail  was  not  an  ‘agreement 
entered  into  by  the  University  with  the  IPCC  or  Working  Group  One’  but  simply  an  e-mail 
received by Dr Frame in his role as a Lead Author for AR5. The document on confidentiality is 
on the WG1 website1 
 
2. Please give me copies of any correspondence received by Dr Frame from the IPCC, Working 
Group  One  or  any  source  purporting  to  impose  restrictions  upon  the  disclosure  of  any 
information relating to the IPCC AR5. 

The  University  has  disclosed  three  documents  sent  to  Dr  Frame  by  WG1:  ‘Working  Group  1 
Media  Strategy  for  Lead  Author  Meetings’  and  guidance  notes  on  ‘Confidentiality’  and 
‘Communicating with the Media and Public’. As indicated above, we will examine the additional 
material recently forwarded to the Freedom of Information Officer by Dr Frame in relation to this 
part of your request and inform you of the results of this process as soon as we can.  
 
3. Please send me copies of any other correspondence to or from Dr Frame not covered in 1 or 
2 above which is in relation to the IPCC AR5. 

You  appear  to  suggest  that  the  exemptions  in  sections  27(1)(b),  27(2)  and  27(3)  of  the  FOIA 
and the exception in regulation 12(5)(a) of the EIR – which all concern international relations - 
do  not  apply,  because  WG1  is  not  a  permanent  international  organisation  but  an  ‘ad-hoc 
temporary group of public employees
’.  
 
1 https://www.ipcc-wg1.unibe.ch/guidancepaper/WG1_GuidanceNote_Confidentiality.pdf  



The IPCC website indicates that WG1 is part of the IPCC, and that Dr Stocker is a Co-Chair of 
WG11. Dr Stocker’s letter to the University of 22 December 2010 has an IPCC letterhead.  The 
IPCC meets the definition of an ‘international organisation’ in section 27(5) of the FOIA in that it 
is an international organisation ‘whose members include any two or more States’. WG1 is also 
covered,  since  the  definition  includes  ‘any  organ  of  such  an  organisation’.  Dr  Stocker’s  letter 
states  clearly  that WG1  objects  to  the  release  of  the  information  that  it  sent  to  Dr  Frame  that 
relates to the development of the content of AR5 or the resources provided by WG1 to enable 
Lead  Authors  and  others  to  communicate  with  each  other  during  the  drafting  process.  It  also 
regards such material as confidential.  
In  the  light  of  the  above,  I  am  satisfied  that  the  views  expressed  by  Dr  Stocker  represent  the 
views  of  an  ‘international  organisation’,  and  that  the  FOIA  exemptions  and  the  EIR  exception 
referred to above, relating to international relations, are engaged.  
You  have  also  argued  that  there  can  be  no  claim  to  confidentiality  because  the  principles 
governing the  work  of  the  IPCC  do  not  allow  for  confidentiality.  I  have  two  comments  on  this. 
First,  it  is  for  the  IPCC,  not  the  University,  to  interpret  its  principles,  and  to  decide  how  they 
should be applied to its work. Second, the University has also applied exceptions in the EIR that 
do not depend upon a claim of confidentiality, namely, regulations 12(4)(d) and 12(5)(f)(iii). 
You  have  not  commented  directly  on  the  University’s  application  of  the  public  interest  test. 
However,  I  interpret  your  contention  that  there  can  be  no  valid  claim  of  confidentiality  as  an 
indirect challenge to the arguments put forward by the University in this regard. The University 
considered that the general public interest in transparency would largely be met by publication 
of  the  final  results  of  the  AR5,  including  the  comments  of  the  Expert  Reviewers  and  the 
responses  of  Lead  Authors  to  those  comments.  It  considered  that  the  public  interest  in  the 
disclosure  of  information  that  constitutes  ‘work  in  progress’  was  outweighed  by  the  public 
interest in ensuring that the scientists involved in the preparation of AR5 should be able to carry 
out  their  work  without  the  inhibiting  effect  of  on-going  publicity.  This  seems  to  me  to  be  a 
reasonable and balanced conclusion. The Information Commissioner’s Office (ICO) recognises 
that  those  involved  in  decision-making  need  to  be  able  to  express  their  views  openly  and 
honestly, and that the disclosure of information that reveals internal-thought processes may be 
detrimental to the quality of the decisions taken.2  
As  is  the  case  with  part  2,  we  will  examine  the  additional  material  recently  forwarded  to  the 
Freedom of Information Officer by Dr Frame in relation to part 3 of your request and inform you 
of the results of this process as soon as we can.  
 
4.  Please  let  me  know  what  plans  the  University  has  to  comply  with  EIR  r.4  in  relation  to  the 
IPCC  AR5.n  relation  to  I  have  decided  to  uphold  the  University’s  original  response,  and  the 
reasons for this are explained below. 

The  results  of  research  relevant  to  issues  covered  by  AR5  will  be  published  in  academic 
journals, as and when the research is completed. Where the research is  likely to be of interest 
to  the  public,  the  information  may  be  signposted  on  the  University  website,  so  as  to  make  it 
easily  accessible,  in  accordance  with  EIR  4(1)(a).  A  recent  example  can  be  found  here: 
 
1 http://www.ipcc.ch/working_groups/working_groups.shtml 

http://www.ico.gov.uk/~/media/documents/library/Freedom_of_Information/Detailed_specialist_guides/EFFECTIVECONDUCTOFPUBLIC%20AF
FAIRS.ashx  





http://www.ox.ac.uk/media/news_stories/2011/110216.html.  Some  Oxford  researchers  are  lead 
authors  or  reviewers  for  specific  parts  of  AR5.  Their  contributions  will  be  reflected  in  the  final 
reports published on the IPCC website. 
You  have also disputed the  University’s  argument  that  Dr  Frame’s  work  as a Lead  Author for 
AR5 falls outside his duties as an employee of the University and that this therefore calls into 
question  whether  the  information  requested  is  held  by  the  University  for  the  purpose  of  either 
FOIA or EIR. The University has not relied on this argument; it has responded to your request 
on the assumption that it can be deemed to hold the information under FOIA or EIR. However, it 
has reserved its right to raise this matter with the ICO. Dr Frame’s role as Lead Author does not 
form  part  of  his  official  duties,  and  the question  therefore  arises  as to  whether this  affects the 
application of the FOIA or EIR to any information he holds relating to that role.  
It  is,  of  course,  open  to  you  to  apply  to  the  Information  Commissioner  for  a  decision  as  to 
whether  your  request  for  information  has  been  handled  in  accordance  with  the  Act.  You  can 
contact the Information Commissioner at the following address: 
Information Commissioner 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow  
SK9 5AF 
 
Further  information  on  your  right  of  appeal  to  the  Information  Commissioner  is  at 
http://www.ico.gov.uk/complaints/freedom_of_information.aspx   
 
Yours sincerely 
 
 
 
 
 
 
Professor Ewan McKendrick 
 
EGM/DMT