This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Guidance to IPCC Lead Authors'.


 
University of Oxford 
University Offices, Wellington Square, Oxford OX1 2JD 
 
 
10 January 2011 
Reply to request for information under Freedom of Information of Act  
Your Ref:  E-mail dated 30 November  2010 
Address:  WhatDoTheyKnow.com 
Request 
Your  Dr  David  Frame  of  the  Smith  School  of  Enterprise  and  the 
Environment has been appointed a Lead Author (LA) for Chapter 

1  of  the  Intergovernmental  Panel  on  Climate  Change  (IPCC) 
Working Group One (WGI) for the Fifth Assessment Report (AR5). 
The  First  meeting  of  WGI  LAs  was  held  at  Kunming  (China) 
between 8 and 11 November 2010. 
1.  Please  give  me  copies  of  any agreements  entered  into by the 
University with the IPCC itself or Working Group One or any other 
party  limiting  the  disclosure  of  information  regarding  the 
assessment of climate change by the IPCC or WGI. 
2.  Please  give  me  copies  of  any  correspondence  received  by  Dr 
Frame  from  the  IPCC,  Working  Group  One  or  any  source 
purporting  to  impose  restrictions  upon  the  disclosure  of  any 
information relating to the IPCC AR5. 
3. Please send me copies of any other correspondence to or from 
Dr Frame not covered in 1 or 2 above which is in relation to the 
IPCC AR5. 
4.  Please  let  me  know  what  plans  the  University  has  to  comply 
with EIR r.4 in relation to the IPCC AR5. 
 
On 22 December 2010, I sent you an interim reply that responded to parts 1, 2 
and 4 of your request, as detailed above. As regards part 3, I informed you that I 
was  not  yet  in  a  position  to  reply,  but  would  endeavour  to  do  so  as  soon  as 
possible after the Christmas and New Year break. I am now able to respond to 
part 3. In your e-mail of 24 December 2010 you made a number of comments on 
the interim reply. I will respond to those separately.  
  
Before addressing the specific content of your request, I would like to reiterate 
the point made in the University’s interim reply that Dr Frame’s contribution to 
the  Fifth  Assessment  Report  (AR5)  does  not  form  part  of  his  official  duties  for 
the University. It is questionable therefore whether any information that he has 
received  or  created  in  his  private  role  as  a  Lead  Author  for  AR5  is  held  by the 
Tel: 01865-270000 
Fax: +44 (0)1865-270222 E-Mail: [University of Oxford request email] Web: www.ox.ac.uk 
 

– 2 – 
University  for  the  purpose  of  either  the  Freedom  of  Information  Act  (FOIA)  or 
the  Environmental  information  Regulations  (EIR).  However,  in  order  to  be  as 
helpful  as  possible,  but  without  prejudice  to  any  future  discussions  that  might 
arise with the Information Commissioner’s Office, I have proceeded on the basis 
that the information requested is held by the University. 
 
Part 3 of your requests asks for ‘any other correspondence to or from Dr Frame 
not covered in 1 or 2 above which is in relation to the IPCC AR5’
. I confirm that 
up  to  the  date  of  your  request  (30  November  2010)  Dr  Frame  had  received 
correspondence,  in  his  capacity  as  a  Lead  Author,  from  the  IPCC’s  Working 
Group One (WG1) on matters other than those mentioned in the interim reply. 
This other correspondence relates to: 
a)  the development of the content of AR5, and  
b)  the  resources  available  to  enable  Lead  Authors  and  others  to 
communicate with each other during the assessment process e.g. mailing 
lists and arrangements for the exchange of draft documents.  
 
The University has considered the disclosure of this information under the FOIA 
and  the  EIR.  (It  is  appropriate  to  refer  to  both  pieces  of  legislation,  since  it  is 
unclear  whether  all  the  information  covered  by  your  request  meets  the 
definition of ‘environmental information’.)  
 
FOIA 
Section 27(1)(b) of the FOIA exempts from disclosure information that would, or 
would  be  likely  to,  prejudice  relations  between  the  United  Kingdom  and  any 
international  organisation.  In  addition,  Section  27(2)  exempts  the disclosure  of 
confidential  information  obtained  from  an  international  organisation.  Section 
27(3)  provides  that  information  is  confidential  if  the  terms  on  which  it  was 
obtained require it to be held in confidence or if the circumstances in which it 
was held make it reasonable for the international organisation to expect that it 
will be so held.  
The  WG1  has  written  to  the  University  in  terms  that  indicate  clearly  that  it 
regards the information under a) and b) above as confidential information that 
should  not  be  disclosed.  The  exemption  under  Section  27(2)  is  therefore 
engaged.  Given  this,  disclosure  would  be  likely  to  prejudice  relations  between 
the UK and the IPPC. Consequently, the exemption in Section 27(1)(b) and 27(3) 
is also engaged. 
 
Section  40(2)  of  the  FOIA  enables  a  public  authority  to  withhold  third  party 
personal  data  where  disclosure  would  breach  one  of  the  principles  of  the  Data 
Protection  Act  1998.  This  is  an  absolute  exemption  under  FOIA.  Some  of  the 
information under b) above comprises the contact details of Lead Authors and 
other  participants.  The  individuals  involved  were  assured  by  WG1  that  these 
details  would  be  shared  only  with  other  members  of  the  author  team. 
Disclosure  would  breach  the  requirement  of  the  first  data  protection  principle 

– 3 – 
that  personal  data  shall  be  processed  fairly,  since  the  data  subjects  have  a 
reasonable  and  legitimate  expectation  that  their  contact  details,  where  not  in 
the public domain already, will not be published. 
 
EIR 
Regulation  12(3)  provides  that  personal  data  of  which  the  applicant  is  not  the 
data subject shall not be disclosed otherwise than in accordance with Regulation 
13. Regulation 13 stipulates, amongst other things, that such data shall not be 
disclosed if it breaches any of the data protection principles.  
 
Regulation 12(4)(d) enables a public authority to refuse a request if the request 
relates  to  material  that  is  still  in  the  course  of  completion  or  to  unfinished 
documents.  
 
Regulation  12(5)(a)  enables  a  public  authority  to  refuse  a  request  if  disclosure 
would adversely affect international relations. 
 
Regulation 12(5)(f)(iii) enables a public authority to refuse a request if disclosure 
would  adversely  affect  the  interests  of  the  person  who  provided  the 
information, where that person has not consented to its disclosure. (A ‘person’ 
may  be  an  individual,  a  company, the  public  authority  itself  or  any  other  legal 
entity.)  
 
As regards Regulation 12(3), some of the information under b) above (relating to 
the  resources  to  enable  Lead  Authors  to  communicate  with  each  other) 
comprises  the  contact  details  of  Lead  Authors  and  other  participants.  The 
individuals  involved  were  assured  by  WG1  that  these  details  would  be  shared 
only  with  other  members  of  the  author  team.  Disclosure  would  breach  the 
requirement  of  the  first  data  protection  principle  that  personal  data  shall  be 
processed  fairly,  since  the  data  subjects  have  a  reasonable  and  legitimate 
expectation that their contact details, where not in the public domain already, 
will not be published. 
 
As regards Regulation 12(4)(d), the information under a) above (concerning the 
development  of  the  content  of  the  AR5)  relates  to  material  that  is  still  in  the 
course of completion and to a document (AR5) that is unfinished.  
 
As regards Regulation 12(5)(a), disclosure of the information under either a) or 
b)  would  be  a  breach  of  confidence,  and  adversely  affect  the  interests  of  the 
IPCC (see below). It would therefore prejudice the UK’s relations with the IPCC. 
 
As  regards  Regulation  12(5)(f)(iii),  the  WG1  has  not  given  its  consent  to 
disclosure  of  the  information  under  a)  and  (b)  above,  and  has  informed  the 
University  that  disclosure  would  have  an  adverse  effect  on  its  interests.  Apart 
from the outline approved by the IPCC Plenary, which is available on the WG1 
and IPCC websites, existing material relating to the development of the content 
of  AR5  is  incomplete,  and  in  the  nature  of  a  draft,  which  is  subject  to  further 

– 4 – 
development. The conduct of an independent and unbiased assessment without 
external interference would be impaired if such information were to be released 
prematurely and outside the procedures instituted by the IPCC Panel.  
 
In addition, disclosure of the personal data included under b) above would have 
an  adverse  effect  on  the  reputation  and  integrity  of  the  WG1,  since  it  would 
breach  the  specific  undertaking  that  it  gave  to  Lead  Authors  and  other 
participants.  
 
Public interest 
The  exemptions  in  Sections  27(1)  and  (2)  of  the  FOIA  and  the  exceptions  in 
Regulation  12  of  the  EIR  are  subject  to  a  public  interest  test  that  requires  the 
public  authority  to  weigh  the  public  interest  in  favour  of  disclosure,  which  is 
presumed  under  FOIA  and  EIR,  against  the  public  interest  in  withholding  the 
information.  
 
As regards the information under a) above, relating to the development of the 
content of AR5, the University recognises that there is a public interest that the 
results of the AR5 should be available for public scrutiny. However, it  considers 
that this need will be met largely through the future publication of the final AR5, 
together with the comments of the Expert Reviewers and the responses of the 
Lead  Authors  to  those  comments.  It  sees  little  or  no  public  interest  in  the 
release of  information  relating  to  what  is  very much  work  in progress. Indeed, 
disclosure could harm the quality of the drafting process by inhibiting the free 
and frank expression of opinion. The scientists involved in AR5 need to feel that 
they  can  develop  and  refine  their  views  without  the  pressure  of  public  discussion  at 
each  and  every  step of the  process.  Disclosure  of the  information  requested,  and 
any consequent publicity, would be likely to inhibit the frankness of their views 
and deliberations, and  to make them more cautious and less candid than they 
would otherwise be. This would not be in the public interest. Nor would it be in 
the public interest to deter scientists from participating in this type of work or to 
reduce  the  breadth  of  scientific  expertise  available  to  the  IPCC  or  other 
international organisations involved in climate change.  
 
It  is  in  the  public  interest  that  UK  scientists  should  be  able  to  contribute  their 
expertise to AR5. However, disclosure would be likely to harm their ability to do 
so,  because  of  the  strain  that  would  be  caused  to  the  UK’s  relations  with  the 
IPCC.  
 
As regards the information under b) above, relating to the resources available to 
enable  Lead  Authors  and  other  participants  to  communicate  with  each  other, 
the University considers that the considerations set out above in relation to free 
and frank discussion also apply here, since the resources are intended to protect 
the private working space of the author teams.   
 
For these reasons, the University considers that the public interest in disclosure 
is outweighed by the public interest in maintaining the exemptions/exceptions.  

– 5 – 
INTERNAL REVIEW 
If you are dissatisfied with this reply, you may ask the University to review it, by 
writing to the Registrar at the following address: 
University Offices 
Wellington Square 
Oxford 
OX1 2JD 
Alternatively, you may request a review by e-mailing [University of Oxford request email]. 
 
THE INFORMATION COMMISSIONER 
If,  after  the  internal  review,  you  are  still  dissatisfied,  you  have the  right  under 
FOIA/EIR to apply to the Information Commissioner for a decision as to whether 
your request have been dealt with in accordance with the Act. The Information 
Commissioner’s address is: 
Information Commissioner 
Wycliffe House 
Water Lane 
Wilmslow 
SK9 5AF 
Tel:  0303 123113 
Further information for submitting complaints to the Information Commissioner 
is available at http://www.ico.gov.uk/complaints.aspx 
FOI OXFORD