This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Guidance to IPCC Lead Authors'.




 
 




Confidentiality 
 
Guidance Note for Holders of Functions and Offices in IPCC Working Group I 
 
 
The purpose of this Guidance Note is to address the issue of confidentiality. This Guidance Note provides individuals, who 
hold offices (Co-Chairs, Vice Chairs) and functions (Coordinating Lead Authors (CLAs), Lead Authors (LAs), Review Editors 
(REs)) in WGI or are employed at the WGI Technical Support Unit (TSU) during the AR5 assessment cycle, with a set of 
recommendations  to  facilitate  their  work  for  IPCC,  to  ensure  transparency  and  to  avoid  situations  which  could  endanger 
the integrity of the work.  
 
 
It is the IPCC practice that al  drafts are confidential and should not be cited, quoted or distributed. This principle, which 
must be adhered to, is clearly stated when report drafts are sent out for expert and government review and also applies 
to the review comments and author team responses. However, upon completion of the Report, the review comments and 
responses are made publicly available and are retained in an open archive. 
 
Lead  Author Meetings  are  important  steps  towards  the  preparation  and  finalization  of  the  assessment  documents.  They 
are  therefore  considered  to  be  specific  closed  fora  for  predecisional  discussions.  As  such,  these  discussions  remain 
confidential and related documents including emails and preliminary versions of text or figures are not public; they should 
not be cited, quoted or distributed.  
 
In order to enhance communication among the chapter authors between the meetings, chapter-specific internet fora wil  
be  available  which  are  only  accessible  to  the  members  of  the  chapter  teams  and  confidentiality  is  protected  by  user-
specific passwords. Additional information on the chapter forum, as wel  as other electronic resources provided by the TSU 
in support of the writing process, wil  be presented during the First Lead Author Meeting. 
 
For  direct  conversations  among  two  or  several  chapter  authors,  telephone  conference  facilities  such  as  Skype  are 
recommended. The TSU is looking into the possibility of offering WebEx via the IPCC Secretariat. 
 
As has become customary in the private sector, we also recommend for IPCC-related email traffic to add to the signature 
of  your  email  a  note  that  declares  the  content  of  the  mail  to  be  confidential  and  intended  only  for  the  addressee.  One 
example which is currently being used by the WGI TSU is: 
 
This e-mail including any attachments is confidential and may be privileged. It is intended solely for the addressee. If 
you have received it by mistake, please notify the sender by e-mail and delete this message from your system. Any 
unauthorised use or dissemination of this e-mail in whole or in part is strictly prohibited. 
 
You  may  find  it  convenient  to  define  additional  email  profiles  with  specific  declarations.  You  are  encouraged  to  consult 
with the legal advisors of your institution as to whether this is compatible with prior and local regulations.  
 
 
Bern, 8 October 2010 
 
T. Stocker & D. Qin 
Co-Chairs WGI IPCC