This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Prognosis Date guidance - Universal Credit Limited Capability.'.

Health or disability - referring a claimant to a Work 
Capability Assessment 

 
Summary 
How to make a Work Capability Assessment referral or re-referral 
  
Content 
An account developer (AD) may identify that a Work Capability Assessment (WCA) referral or 
re-referral is required for one of the following reasons: 
  
  the claimant can be treated as having Limited Capability for Work (LCW) or Limited 
Capability for Work and Work Related Activity (LCWRA) or LCWRA due to a terminal illness 
(these must be referred immediately) 
  the claimant has reached the 28th day of sickness 
  the claimant failed to return a UC50 and good cause was accepted 
  the claimant didn’t attend a WCA and good cause was accepted 
  a re-referral is required when the claimant is within 2 months of the end of their prognosis 
To complete a WCA referral the AD: 
  makes a referral to the assessment provider - on the Medical Services Referral 
System (MSRS) or clerically as appropriate 
  updates the WCA marker in Work Service Platform (WSP)  
  creates a WSP task for the work coach (WC) task team 
  notifies the claimant 
Making a referral to the assessment provider 
WCA referrals can be made on MSRS and clerically. An AD must use the correct route 
to refer cases. Agents should only send a case clerically in exceptional circumstances (see 
below). 
Introduction and overview of the Medical Services 
Referral System 

The Medical Services Referral System (MSRS) enables Universal Credit to register and 
monitor electronic WCA referrals to the Centre for Health and Disability Assessments (CHDA). 
MSRS is used to: 
  register electronic WCA referrals 
  monitor the progress of WCA referrals to and from the CHDA 
  view cases and WCA referrals and outcomes to action as appropriate 
There is no automatic interface between the Universal Credit Agent Portal and MSRS. Agents 
are required to enter data manually to MSRS. 
In the majority of circumstances, WCA referrals to the CHDA are made electronically through 
MSRS. However, some referrals are made clerically. 
Clerical WCA referrals or re-referrals are only made in the following circumstances: 
  Special Claimant Records 
  severely disabled military personnel 
  miscarriage of justice cases 
  re-work 
  the claimant is within 91 days of State Pension age (except Special Rules cases which 
should be referred as normal) 

For an initial clerical WCA referral, see ’Initial clerical Work Capability Assessment referral’ 
below. 
For a clerical WCA re-referral, see ‘Clerical Work Capability Assessment re-referral’ below. 
For MSRS WCA referrals or re-referrals, see ‘Electronic referrals and re-referrals’ below. 
Initial clerical Work Capability Assessment referral 
The AD locates and prints all the information relating to the claimant’s sickness from th e 
Document Repository System (DRS). Supporting documents may include: 
  the Statement of Fitness for Work (SoFFW) or Return to Work Plan (RtWP) 
  further medical evidence received since the first day of sickness 
  MATB1 
  UC65 relating to the current period of sickness 
  any information regarding reconsiderations or appeals for the current period of sickness 
(recorded on a UC6 and/or tribunal documents) 
  UC50 
The AD completes a UC55 Medical Services Jacket and includes the following information:  
  the Special Indicator/UCB marker with information found in the Unacceptable Customer 
Behaviour (UCB) Portal (the referral will be rejected if the information is not completed  - see 
Staff Protection List for guidance) 
  the benefit type, including Statutory Sick Pay (SSP) and the claimant’s personal details 
found in the Agent Portal Claim admin summary page (the Agent Portal is accessed through 
CAMLite and the Claim admin summary page will show whether appointee details are held 
for the claimant) 
  appointee details, held in the ‘Customer representative’ tab on the Customer details screen 
in CAMLite 
  the name of the owning office and team (if not already known use FIND) 
  the first day of the current period of sickness from the CAMLite task 
  the diagnosed cause of the current sickness and/or disability found in the information 
recorded using the Manual Data Gather Tool (MDGT) stored on DRS (the AD needs to be 
aware there could be more than one reason for sickness and they may need to check the 
SoFFW or RtWP) 
  GP details found in the information recorded using the MDGT 
  the ‘Mental health related disability’ indicator using information from the Incapacity 
Reference Guide (IRG) or the SoFFW or RtWP (see operational guidance ‘Using the 
Incapacity Reference Guide’ - claimants with mental health related sickness are treated 
sensitively during the WCA) 
  the referral details with the referral type (see table below), the date of the referral and if the 
claimant has LCW or LCWRA 
Referral type 
Meaning 

Questionnaire gathering 

File work (transition referral where DWP have already gathered the questionnaire)  

Rework 
ED 
Previously did not attend (sub-type for re-referral) 

TI 
Terminally ill 
CZ 
Reconsideration (sub-type for re-referral) 
CN 
Advice question (sub-type for re-referral) 
LC 
LCWRA only referrals 
  
  completes the ‘Notes’ box with details of whether the claimant has already been treated as 
LCW, LCWRA or LCWRA due to a terminal illness (the reasons why need to be included 
and if the claimant is terminally ill, this needs to be marked clearly) 
The AD identifies which Assessment Centre the referral is to be sent to by accessing DA 
Healthcare Provider addresses. The AD sends the UC55 file in a sealed polylope to the 
nominated HAAS officer at the Health Assessment Advisory Centre (MSC) for their action.  
The AD then returns to this guidance and sends the UC55 and all relevant documents to the 
Assessment Centre via the standard courier process (purple polylope).  
The AD then creates a Work Services Platform (WSP) task, see ‘Creating a Work Services 
Platform task for the Work Coach Task Team’ below. 
Clerical Work Capability Assessment re-referral 
The AD locates the previous UC55 Medical Services Jacket. This will be held on DRS and will 
relate to the claimant’s current prognosis. The AD prints this and any relevant documentation. 
The relevant information must include any medical evidence. 
The AD follows the steps for an initial referral and records or amends the information on the 
UC55 Medical Services Jacket as appropriate. In addition the AD: 
1.  Populates the ‘Support Group applies’ indicator if the CAMLite task states that the claimant 
was previously LCWRA. 
2.  Populates the ‘Previously treated as LCW applies’ indicator if the claimant has previously 
been treated as LCW or the outcome of a WCA was LCW. This information is held in Claim 
admin in the Agent Portal. 
The AD should be aware they can only select one of these 2 tick boxes.  
The AD then goes to ‘Referrals’ below. 
Electronic referrals and re-referrals 
For re-referrals, the AD establishes if the previous Universal Credit WCA referral was made 
clerically. To do this the AD: 
1.  Accesses MSRS. 
2.  Enters the claimant’s National Insurance number (NINO) to establish if an MSRS account is 
held. If there is no account, the following message is displayed: ‘No records found for the 
search parameters’. 
If an MSRS record is found, the AD establishes from the ‘Case details’ field within ‘View client’ 
if the last WCA referral was made by Universal Credit. If so, the AD continues with the re-
referral via the MSRS User Guide. 
If an MSRS record isn’t found, or the previous referral was not made by Universal Credit, the 
AD must retrieve the UC55 Medical Services Jacket to send to the relevant Assessment 
Centre. This is held on DRS and will relate to the claimant’s current prognosis. The AD prints 

this off and any relevant documentation. The relevant information must include any medical 
evidence. 
For all cases, the AD navigates to the MSRS User Guide 
for instructions and returns to either: 
  for initial referrals, see ‘Creating a WSP task for the Work Coach Task Team’ below 
  for re-referrals, see ‘Referrals’ below. 
Referrals 
Where a clerical WCA referral has been made, the AD then creates one of the following 
CAMLite tasks for the return of the referral: 
  for claimants who indicate they may be terminally ill: 
  Task Type: Health Condition 
  Sub Type: WCA Referral 
  Start Task From: 2 working days from the issue of the Fax 
  SLA: 3 days 
  Notes: ‘Claimant considered as terminally ill pending WCA outcome. WCA referral 
made (clerically/via MSRS) on (dd/mm/yyyy). Has WCA referral outcome been 
received?’ 
  Assigned To: UC – WCA 
  for claimants where Universal Credit has established they are ‘treat as LCW/LCWRA:’ 
  Task Type: Health Condition 
  Sub Type: WCA Referral 
  Start Task From: 6 weeks from referral 
  SLA: 3 Days 
  Notes: ‘Claimant considered as having LCW/LCWRA pending a WCA outcome. WCA 
referral made (clerically/via MSRS) on (dd/mm/yyyy)’ Has WCA referral outcome been 
received? 
  Assigned To: UC – WCA 
  for all other claimants: 
  Task Type: Health Condition 
  Sub Type: WCA Referral 
  Start Task From: 12 weeks from issue of WCA referral 
  SLA: 3 days 
  Notes will be either: 
  WCA outcome – claimant reported sick from (dd/mm/yyyy). WCA referral made 
(clerically/via MSRS) on (dd/mm/yyyy). Has WCA referral outcome been 
received? 
or 
  WCA outcome – WCA re-referral made (clerically/via MSRS) on (dd/mm/yyyy). 
Has WCA re-referral outcome been received? 
  Assigned To: UC – WCA 
See CAMLite and Work Services Platform notes. 
  
Updating the WCA marker in the Work Services 
Platform 
In WSP, the AD navigates to the claimant’s record in the Personal section and: 
1.  Changes the WCA action radio button to ‘Yes’. 
2.  Selects ‘Assessment pending’ from the drop-down list. 
3.  Saves and closes the claimant’s record. 
The AD updates CAMLite contact history with the referral details and exits claimant records.   


Creating a Work Services Platform task for the Work 
Coach Task Team 

The AD creates a WSP task for the Work Coach Task Team. 
The task details depends on whether the claimant is terminally ill, treated as having 
LCW/LCWRA or has reached the 28th day of sickness: 
  for claimants who indicate they may be terminally ill: 
  Target: Work Coach Task Team 
  Start: Immediate 
  Notes: ‘Claimant reported sick from (dd/mm/yyyy). Claimant considered as terminally 
ill pending WCA outcome, claimant referred for WCA on (dd/mm/yyyy)‘ 
  for claimants where Universal Credit has established they are ‘treat as LCW/LCWRA’: 
  Target: Work Coach Task Team 
  Start: Immediate 
  Notes: ‘Claimant reported sick from (dd/mm/yyyy). Claimant considered as having 
LCW/LWCRA pending WCA outcome. Claimant referred for WCA on (dd/mm/yyyy)‘ 
  For claimants who have reached the 28th day of sickness: 
  Target: Work Coach Task Team 
  Start : Immediate 
  Notes: ‘Claimant reported sick from (dd/mm/yyyy). 28th day of sickness now reached. 
Claimant referred for WCA on (dd/mm/yyyy)‘ 
See CAMLite and Work Services Platform notes. 
  
Notifying the claimant 
The AD accesses the 
uc35-claiming-universal-credit-when-you-have-a-health-condition-or-
disability.doc Notification letter (located in Supporting documents for sick and disabled), 
completes it and posts to the claimant to inform them they will shortly receive a questionnaire 
to complete as part of their WCA. 
DS1500 received after the WCA referral has been 
made 

If a DS1500 is received after a WCA referral, but before a decision to award LCWRA has 
been made, the WCA AD faxes the DS1500 to the Centre for Health and Disability 
Assessment (CHDA). A decision to award LCWRA from Day 1 will be considered.  
The WCA AD creates the following CAMLite task for WCA DM: 
  Task Type: WCA DM Mandatory Recon 
  Sub Type: Mandatory Recon 
  Start Task From: Immediate 
  SLA: 1 day 
  Notes: `Claimant is terminally ill; DS1500 now received – consider LCWRA from Day 1. See 
MSRS and DRS, UC55 bundle sent to MOU on (dd/mm/yyyy)` 
  Assigned to: UC – WCA DM LCW LCWRA 
 See CAMLite and Work Services Platform notes.