This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Performance and Learning Review (PLR) system'.




 
G Harrison 
Cafcass National Office 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx  
3rd Floor 
21 Bloomsbury Street 
 
London 
Your ref: CAF 18-119 
WC1B 3HF 
Our ref: Gov/CAF 18-119 
 
Tel   0300 456 4000 
 
 
13 November 2018 
 
Dear G Harrison 
 
Re: Freedom of Information Request 
 
Thank  you  for  your  email  of  26  October  2018  You  made  the  following  requests  for 
information:  
 
Thank  you  for  providing  those  details.  It  is  great  to  hear  that  you  have  moved  to  a 
better PLR system. 
 
In  your  response  you  say  that  the  new  Cafcass  PLR  includes  a  "Self-assessment 
form for staff to complete to better inform assessment and support;" 
 
1. Please provide a copy of that form 
 
Cafcass is unable to provide a copy of the self-assessment form as it is built into the 
SharePoint system for each individual member of staff, it is not a separate document. 
 
However, the attached guidance document for staff on the PLR system sets out how 
the  self-assessment  form  should  be  completed  and  includes  images  of  the  form 
(pages 2 – 8). 
 
2.  Please  confirm  how  often  PLRs  are  undertaken  for  each  employee:  monthly, 
quarterly, annually etc 
 
Please  see  our  Supervision  Policy  which  sets  out  the  frequency  for  PLRs  by  role 
(section 2.0). 
 
 
Edward Timpson CBE Chair 
Anthony Douglas CBE Chief Executive 
 
Cafcass, the Children and Family Court Advisory and Support Service, is a non-departmental body of the Ministry of Justice 
Cafcass National Office, 3rd Floor, 21 Bloomsbury Street, London, WC1B 3HF 




 
3. Please confirm how many PLRs have been completed since you launched the new 
Cafcass  PLR.  Ideally  you  would  provide  this  data  by  unique  employee  count  and 
preferably broken down by month.  
 
A  total  of  8,201  PLRs  have  been  completed  on  the  new  CafcassPLR  site  since  its 
launch  in  September  2017.  The  below  table  displays  the  total  number  of  PLRs 
completed in each month since launch. 
 
2017 
2018 
Total 
 
Sep  Oct  Nov  Dec  Jan  Feb  Mar  Apr  May  Jun  Jul  Aug  Sep  Oct 
 PLRs completed 
345  642  637 
505  719  555  619  676 
584 
591  645  545 
584  554 
8201 
on CafcassPLR 
 
4. Please confirm how many employees have still not had a PLR on the new Cafcass 
PLR since you launched it. 
 
In  Cafcass  currently,  there  are  1,905  staff  who  are  eligible  to  have  had  a  PLR 
completed on CafcassPLR since its launch. Of these, 1,870 (98.2%) staff have had at 
least  one  PLR  completed,  and  35  (1.8%)  have  not  had  a  PLR  completed  on 
CafcassPLR. 
 
5.  Please  confirm  that  the  Cafcass  PLR  applies  to  all  employees  within  Cafcass, 
preferably broken down by employment or contractual relationship type, and confirm 
that this includes all employees up to and including members of Cafcass Board.  
 
As stated in our Supervision Policy, each member of staff (employed and temporary) 
will have PLRs held at suitable intervals.  
 
Cafcass  Board  members  do  not  have  PLRs.  However,  they  are  subject  to  annual 
appraisals  by  the  Chair  of  the  Board  as  per  the  terms  of  their  appointment  with 
Cafcass. 
 
6.  Please provide  a  copy  of  your  internal  HR  (or  other)  guidance for  Managers  and 
others on how to evaluate any employee PLR and what actions to take once the PLR 
is complete 
 
Please  see  the  attached  guidance  document  for  staff  on  the  PLR  system,  this 
includes guidance for managers. 
  
7. Please provide an up to date copy of your disciplinary procedure 
 
Edward Timpson CBE Chair 
Anthony Douglas CBE Chief Executive 
 
Cafcass, the Children and Family Court Advisory and Support Service, is a non-departmental body of the Ministry of Justice 
Cafcass National Office, 3rd Floor, 21 Bloomsbury Street, London, WC1B 3HF 




 
 
Cafcass disciplinary  procedures are  outlined  in  Cafcass’  Employee  Relations Policy 
(section 5). 
 
8. Please provide an up to date copy of your PLR guidance for employees 
 
Please see the attached PLR guidance for staff. 
 
9.  Please  confirm  whether  your  new  PLR  system  includes  integrations  with  your 
Soutron Library Management System and which Soutron reports and data it supports 
 
Cafcass PLR does not integrate with the Cafcass Library Management system. 
 
10.  Please  confirm  whether your  new  PLR  system  includes an  integration  with  your 
elearning system and which reports and data it supports 
 
Cafcass PLR does not integrate with the Cafcass eLearning system. 
 
We hope that you feel your question has been answered effectively. If you are unhappy with 
the  decisions  made  in  relation  to  your  request,  you  may  ask  for  an  internal  review  to  be 
undertaken.    If  you  are  dissatisfied  with  the  way  the  internal  review  is  handled  or  with  the 
final decision made at that review about the information released, you are free to contact the 
Information Commissioner’s Office (https://ico.org.uk/): 
 
Post    
 
 
 
 
 
 
            Fax 
Information Commissioner's Office   
 
 
 
01625 524 510 
Wycliffe House, Water Lane,  
 
 
 
 
Tel 
Wilmslow,  
 
 
 
 
 
 
 
0303 123 1113 
Cheshire 
 
 
 
 
 
 
 
E-mail 
SK9 5AF 
 
 
 
 
 
 
 
xxxxxxxx@xxx.xxx.xx 
 
 
Yours sincerely, 
 
Governance Team 
Cafcass 
xxxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx.xx 
 
 
 
Edward Timpson CBE Chair 
Anthony Douglas CBE Chief Executive 
 
Cafcass, the Children and Family Court Advisory and Support Service, is a non-departmental body of the Ministry of Justice 
Cafcass National Office, 3rd Floor, 21 Bloomsbury Street, London, WC1B 3HF 




 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Edward Timpson CBE Chair 
Anthony Douglas CBE Chief Executive 
 
Cafcass, the Children and Family Court Advisory and Support Service, is a non-departmental body of the Ministry of Justice 
Cafcass National Office, 3rd Floor, 21 Bloomsbury Street, London, WC1B 3HF